Arbeidsverkstad 14.01.19
1. Innleiing 09.00 Opning og innleiing ved prosjektrådmannen - Presentasjon av nye kommunalsjefar Korleis må denne dagen vere om vi skal få eit best mogleg grunnlag for å levere? v/ Åsbjørn Vetti KS konsulent 10.30 Pause 10.45 Medskaping og nytenking ved Sverre Roos Mangrud frå IML (institutt for medskapande leiing) 12-13 Lunsj 13.00 Medskaping og nytenking held fram 15.15 Pause med kaffimat 15.30 Vidare arbeid og trong for avklaringar fram mot 28.01.19 Aktuelle problemstillingar kan vera: Korleis forstå sentrale omgrep t.d«to-nivå»? Kva kan vi lære av andre samanslåingsprosessar? Mogelegheit for å stille spørsmål 18.00 Avslutning og vel heim
Kva syner utfordringsbiletet?
Berekraftsbrøken -, dvs tal personar i alderen 22-66 år dividert med tal personar i alderen 67 år og over
Kva betyr dette? I 1967 var det 4 yrkesaktive per pensjonist, i dag er det 2,4, medan det i 2050 vil vere 1,7 yrkesaktive per pensjonist. Dette set store krav til oss- samfunnet må omstillast og svaret er ikkje kun meir økonomisk vekst, meir effektivisering og teknologi aleine-> vi må gjere tenestene våre så gode i FELLESSKAP, slik at vi førebyggjer på alle nivå.
Samhandling
Samhandling
Samhandling
Samhandling : Aktørkart - brukaren må vere i sentrum, organiseringa må tilpassast
Relevans for prosessen vi er inne i no? Vi må synleggjere korleis vi skal forbetre samhandlinga og brukaroppleving. Struktur (t.d. organisasjonskart) + Prosesser (aktivitetar) =Resultat for brukarane våre Forventning: At de har svart på mandata, og at resultatet for brukarane vert godt.
Kva krevjer dette av oss? Vi treng leiarar som tør å stå i evt. «gråsoner» mellom dei ulike nivå, og som har vilje til å ta ansvar med dei på «andre sida av gjerdet» Det handlar om å ta ansvar - og for evt. gråsoner og å stå i dette over tid Det handlar om å ta felles ansvar Alle vil fiske i gråsona
2. Prosess vidare - Overordna plan for prosjektet
Framdriftsplan nivå 2, innplassering av stillingar og lokalisering: Vedtak struktur nivå 2 (11.03.19) Leiarstillingar nivå 2 (30.04.19) Innplassering stillingar i ny kommune (innan 21.06.19) Avgjerd om lokalisering (innan 31.10.19)
Korleis få alle tilsette over til Nye Øygarden på ein trygg og forsvarleg måte? Under planlegging Arbeidsmiljølova set råmene Intensjonsavtalen og omstilingsavtalen gir føringar «Rettleiar for overføring av tilsette» er under produksjon med detaljert skildring av korleis skal prosessen skal skje. Rettleiaren skal drøftast med tillitsvalde Informasjonsskriv til alle tilsette om temaet er under produksjon- korleis vil samanslåinga påverke tilsetjingsforholdet mitt? Fokus på rettar og plikter i prosessen Kompetansekartlegging er under førebuing. Digital løysing. Prosessen har nær samanheng med organisasjonskartet.
Leveranse 18.01.19 - Delprosjekt til hovudprosjekt Vedkomande mal for rapport om mål, strategiar osb: De må ikkje vera samd om løysing. Må då stemme over og argumentere skriftleg med føremoner og ulemper ved modellane De kan vise til kartlegginga De må vera konkret, presis og ikkje gå for mykje i detalj
Leveranse 28.01.19 hovudprosjekt til prosjektrådmann Dei nye kommunalsjefane skal vera med å «eige» desse rapportane. Kvar prosjektleiar og ny kommunalsjef finn fram til ei god praktisk løysing for dette saman. Mogleg å legge fram t.d 2 ulike løysingar frå hovudprosjektet.
Kva skjer i februar 28.01.19 28.02.19
Kva skjer i februar? Vi går då over i planleggingsfasen av prosjektet. Her vil det skje fleire ting på ulike nivå:
Nivå Tidsplan Oppgåve Delprosjekt 18.01.19 Forslag til organisering m.m (ref.mandat) Hovudprosjekt 28.01.19 Samordna leveranse frå delprosjekt Medverknad frå HTV og HVO Prosjektrådmann 1.02.19 15.02.19 Samordna leveranse frå hovudprosjekta prosjektrådmann sitt forslag Overordna styringsgruppe 18.02.19 27.02.19 Samordna og drøfte leveranse frå prosjektrådmann -nivå 2 organisasjonskart Fellesnemnda 11.02.19 Sak til FN med hovudprosjekta sine rapporter. Få innspel frå fellesnemnda for vidare arbeid PSU 19.02.19 Sak til PSU med hovudprosjekta sine rapporter. Få innspel frå PSU for vidare arbeid Overordna styringsgruppe 19.02.19 27.02.19 Samordna og drøfte leveranse frå prosjektrådmann -nivå 2 organisasjonskart Prosjektrådmann 28.02.19 Prosjektrådmann tek avgjerd og gir eventuell innstilling til FN Høyring 28.02.19 04.03.19 Høyring arbeidstakarorganisasjonane PSU 11.03.19 PSU Fellesnemnda 11.03.19 Sak til FN om nivå 2 - orientering og prinsipiell avgjerd
Nivå Tidsplan Oppgåve Delprosjekt 29.01.19-28.02.19 - På bakgrunn av leveranse frå konseptfasen 28.01.19 vurderer hovudprosjekta vidare behov for arbeid i delprosjekta. - Nye mandat vert utarbeid av hovudprosjekt for dei som er aktuell å fortsett med. Hovudprosjekt 29.01.19-28.02.19 Hovudprosjekt utarbeider: - prosjektplan og detaljert framdriftsplan basert på leveransar frå konseptfasen. - Forslag til prosjektplan vert levert prosjektrådmann. - Mal for prosjektplan vert utarbeidd. - Avgjerder frå prosjektrådmannen vert innarbeidd i prosjektplanen undervegs. Prosjektrådmann 29.01.19-28.02.19 Samordna prosjektplan frå hovudprosjekta Hovudprosjekt 11.03.19 Justere prosjektplan basert på avgjerd organisering
Oppsummering kva som skal skje i februar Delprosjekt fortsett sitt arbeid basert på hovudprosjekt sin vurdering. Nytt mandat vert gitt av prosjektgruppa med prosjektrådmannen sin godkjenning Hovudprosjekta utarbeida plan for gjennomføringsfasen (som er frå 01.03 til 22.10) tilpassar planen dersom nødvendig etter endeleg avgjerd organisering nivå 2
Nye kommunalsjefar Økonomi - søkjerlista er klar i løpet av nokre dagar
Organisasjon og digitalisering Sissel Iren Nesse (50) - Er i dag einingsleiar for løns-og rekneskapssenteret i Bergen kommune. - Ho tek til i den nye stillinga den 7. mars. - Deltek i arbeid med rapport for kommunalsjefområdet
Line Barmen Helse og velferd
Oppvekst Anne-Merete Vabø Haugane
Råmund Skjold Kultur og samfunn
Korleis må denne dagen vere om vi skal få eit best mogleg grunnlag for å levera? v/ Åsbjørn Vetti KS konsulent