www.coex.no
Karl-Erik Johannessen, CEO www.coex.no
Hvem er COEX: Lokalisert i Bergen 6 personer i kjerneteam, samarbeid med Head Energy på ressurser, Complér innen administrasjon/økonomi og forretningsutvikling. Sterk eierstruktur og styresammensetning. Trym Jakobsen, (CFO og CEO Nomadic/Green Reefers, div styreverv og rådgiver innen Maritim sektor) Ivar Johannessen (CEO Frank Mohn konsern, CEO Framo Services ++, div styreverv/rådgiver innen marin og maritim sektor) Sterk bransjekompetanse Maritim Marin Bygg og anlegg Energi Strukturerte verktøy. M-Files, FileFacets, RIS metodeverk, implementeringsmodeller, Prosjekt, KPI Tette relasjoner til andre aktører M-Files, Filefacets, Palantir, Marlink, Candidator
AGENDA Hvordan effektivisere arbeidsrutiner i din bedrift. GDPR. En praktisk tilnærming.
Referanser
Hvem er COEX?
Hvem er COEX?
Og et par til! (SOM ER HJEMME.)
Hva gjør vi? Vi gir våre kunder dokumenterte kosteffektive prosesser Sporbarhet og bevis for at de er i samsvar med eksterne og interne krav Redusert risiko.
Hvilke områder dekker vi? Customers vendors, Partners, Agents Document Management Quality - HSEQ Contract Management Incident reporting. Project planning and documentation Auditinspections Certificate management Process and Forms Management Asset management Personell management
Filserver, Sharepoint, Dropbox.
Informasjonsbehandling i virksomheter. 52% 42% av all informasjon kan betegnes som dark data Ingen vet egentlig hva det er. Av all elektronisk lagret informasjon er nyttig for en virksomhet. Datavolum dobles i løpet av 12-15 mnd Source: Veritas Research Study Source: AIIM Market Intelligence Study Source: AIIM Market Intelligence Study
Lete etter dokumenter Skrive på nytt Ringe å be om få docs på nytt. Sende til andre som ikke finner Sjekke om det er rett versjon 30
Kjent problemstilling?
Utfordringen med Mappestruktur Hvor skal jeg lagre dette dokumentet?? Contract for Docking for Rederi AS Laget av KEJ F: (Shared drive, Onedrive, Sharepoint) Tech.Manager Inspector Project Manager Legal Docking 2018 Vessel A Vessel A Voyage Yard Yard A Contracts Yard Vessel B Contract Project plans VO Technical Docking 2018 Docking 2013 Yard B Contract Project plans Meetings Vendors
M-Files metoden! Yard Manager Docking Vessel Vendor Contracts
Selektiv replikering til skip. Yard Manager Docking Vessel Vendor Contracts
New Architecture Easy and Engaging Core ECM Capabilities Unified User Experience Layer Unified User Experience Layer Optimized for Your Device Intelligent Metadata Layer Intelligent Metadata Layer Search Across Repositories Mobile and Offline Enabled Automatic Metadata and Classification Multi-Repository Backend
KUNDER I ALLE STØRRELSER I 100+ LAND
Se på dokumenter og data slik du selv ønsker. Tilgang til dokumenter i en virtuell mappestruktur Lett å bruke Definere oversikter basert på dokumentenes egenskaper Ett dokument kan bli funnet på flere forskjellige måter. Oversikter (Views) er sentralt håndtert. Alle kan lage sine egne private oversikter (views) Traditionell Mappestruktur - utofrdringer: Filer har bare én lokasjon. Flere kopier av filer kan finnes på flere forskjellige lokasjoner
Finn dokumenter umiddelbart. Søkeresultatene er rangert etter relevanse Når dokumentet ble opprettet Hvor mange ganger dokumentet har blitt redigert eller oppdatert. Søk på Metadata OG innhold. Finn dokumentene lynkjapt uavhengig hvor mange dokumenter det er i databasen. Søk også i filvedlegg.
Rediger dokumenter uten at det blir duplisering. Sjekk ut dokumenter for editering. Reserverer dokumentet for editering Hindrer andre I å redigere dokumentet når du har sjekket det ut. Andre kan lese dokumentet mens det er sjekket ut. Sjekk inn dokumentet når du er ferdig Når det er sjekket inn så kan andre redigere dokumentet. Samtidig redigering. Samtidig editere dokumentet som er delt. Samhandle med kollegaer eller eksterne brukere. Se hvem som har gjort endringer og hvilke endringer som er utført.
Industriens mest avanserte adgangskontroll Bruker og brukergruppe rettigheter: Per dokument Per Dokument Klasse. Metadata-relatert adgang. Mulig med automatisk endring av aksess til dokumentene basert på endringer i metadata. Som f.eks når et dokument blir godkjent eller når det er endringer i prosjekt teamet. Enkelt oppsett og administrasjon Active Directory (AD) support
Fleksibel Arbeidsflyt Automatisere forretningsprosesser. Her er et eksempel: Operativ prosedyre. DRAFT VENTER PÅ GODKJENNING GODKJENT AVVIST TIL REVISJON COMPLIANCE APPROVAL STATES REGULAR REVIEW PERMISSIONS
Få varsling om tildelte oppgaver. DOKUMENT EIER v2 DRAFT VENTER PÅ GODKJENNING AVVIST GODKJENT REVISJON NOTIFICATION ASSIGNMENT GODKJENNER BRUKER
Offline Frakoblet Dynamisk synkronisering Sync bare det innholdet du trenger offline Nylig åpnede dokumenter Alle dokumenter relatert til en gitt kunde Dokumenter relatert til et spesifik prosjekt. Basen blir oppdatert umiddelbart når du er online. Synkroniseringen er rask selv ved dårlige linjer.
Lagre i databasen rett fra Outlook. Drag-and-drop emails & filvedlegg til M-Files Smart Folders Smart Folders vet automatisk hva det er og hvem det relaterer seg til Funksjonaliteten er bygget inn i MS Outlook. OUTLOOK INTEGRATION
Mobile Access Mobile app er for iphone/ipad Android enheter. Windows Phone Lese og behandle dokumenter Håndtere arbeidsflyt Electronic signatures Installer App en nå fra: v2
Unified Interface to All Data and Content