Saksframlegg til styret Møtedato 15.11.12 Sak nr: 8/ Sakstype: Beslutningssak Sakstittel: Trykte vedlegg: AML brudd status, styring og videre oppfølging Styringsinformasjon Bakgrunn for saken Sykehuset i Vestfold har problemer med å overholde Arbeidsmiljølovens krav, og antall brudd på loven er for høyt. Arbeidstilsynet varsler landsomfattende tilsyn, og alvoret i saken illustreres eksempelvis ved at Arbeidstilsynet har anmeldt administrerende direktør på Sykehuset Østfold for brudd på loven. Samtidig erkjenner direktøren at saksfeltet er komplekst og sammensatt, samtidig som det er utfordrende å få til kompenserende tiltak for å sikre døgnkontinuerlig sykehusdrift. Ledergruppen og HAMU har behandlet AML-brudd ved flere anledninger de siste to årene. Sykehuset i Vestfold har ikke innfridd kravet, til tross for at administrerende direktør i ekstraordinært ledermøte.03.11 besluttet følgende:det er nulltoleranse for brudd på arbeidsmiljøloven. Adm direktør forventer at ledere på alle nivåer tar ansvar for at praksis i strid med arbeidsmiljøloven opphører umiddelbart. Saken gir styret en orientering om utvikling av situasjonen, hva som er kompleksitetene i sakene og hvordan det er fulgt opp siste halvannet år. Forslag til konklusjon: 1. Det er ikke akseptabel utvikling i reduksjon av AML brudd. Styret er tilfreds med at administrerende direktør legger større innsats i at ledere tilegner seg nødvendig kompetanse og benytter styringsmuligheten for å få ned andelen AML brudd 2. Videre oppfølging av AML brudd vil skje hvert tertial ved Ledelsens gjennomgang Tønsberg, 15.11.12 Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 8
Faktabeskrivelse Sykehuset i Vestfold har problemer med å overholde Arbeidsmiljølovens krav, og antall brudd på loven er for høyt. Arbeidstilsynet har varslet tilsyn, og alvoret i saken illustreres eksempelvis ved at Arbeidstilsynet har anmeldt administrerende direktør på Sykehuset Østfold for brudd på loven. Samtidig erkjenner SiVdirektøren at saksfeltet er komplekst og sammensatt, samtidig som det er utfordrende å få til kompenserende tiltak for å sikre døgnkontinuerlig sykehusdrift. Hva er brudd på Arbeidsmiljøloven Reglene om arbeidstid finnes i Arbeidsmiljøloven (kap 10) og Overenskomstene ( A2) I GAT ligger det muligheter for å ta ut rapporter på 8 ulike bruddtyper. SiV har prioritert å følge utviklingen på 3 av disse; Dagregel siden januar, også Ukeregel og Ukefri siden april. Bruddtyper: Dag-regel: Samlet arbeidstiden skal ikke overstige 13 timer i løpet av 24 timer. AML 10-4 (2) Uke-regel, 4-ukers-regel, Års-regel: Overtidsarbeidet må ikke overstige 10 timer i løpet av sju dager, 25 timer i fire sammenhengende uker og 200 timer innenfor en periode på 52 uker. AML 10-6 (4) Helger på rad: Arbeidstaker som har utført søn.- og helgedagsarbeid skal ha arbeidsfri følgende søn. og helgedag. AML 10-8(4) Maks planlagte timer pr. uke: Kun de planlagte timene -AML 10-5 (1) og (2). Grensen på 48 timer i løpet av sju dager, der arbeidstiden gjennomsnittsberegnes over en periode på max åtte uker. AML 10-5 (3) og AML 10-6 (8) Ukefri: Arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpet av sju dager. AML 10-8 (2) Gj.snittsberegning helger: Arbeidsgiver og arbeidstaker kan skriftlig avtale en arbeidstidsordning som i gjennomsnitt gir arbeidstaker arbeidsfri annenhver søn- og helgedag over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentlige fridøgn minst hver tredje uke faller på en søn- eller helgedag. AML 10-8 (4) Kobles opp mot helger på rad. Særskilt for leger: Reglene for leger finnes i overenskomstene ( A2) - 3.5.3. Vernebestemmelser : Arbeidstiden for leger skal ikke overstige 19 timer i løpet av 24 timer og 60 timer pr. uke, hvis ikke annet er avtalt. Ukentlig fritid minimum 28t sammenhengende fri. Når oppstår brudd på Arbeidsmiljøloven Ved gjennomgang av AML sakene siste halvannet år er det ulike årsaker som angis for AML-brudd. De mest vanlige er sykdom på kort varsel, høyt sykefravær som er vanskelig å dekke opp, uforutsett mye å gjøre, krav til særskilt kompetanse, høyt aktivitetsnivå, høyt belegg, dekning av feriefravær. I tillegg legges flere vaktordninger for leger opp til at enhver utrykning fra bakvakt resultaterer i brudd på 19 timers regelen. Det fremkommer også at private bytter og personlige ønsker generere brudd. Hvem står for bruddene: Side 2 av 8
Det er hovedsaklige blant leger og sykepleiere bruddforekomsten er størst og særlig der det er behov for særskilt kompetanse. Blant personell hvor ledere lar bytte av vakter skje på tross av at brudd utløses. Hvor oppstår bruddene: Det er hovedsakelig spesialavdelinger som er såbare for kompetanse og personell hvor omfang av brudd er størst, men også i seksjoner som har vaktordninger som utløser brudd ved hver eneste utrykning, oppstår omfang av AML brudd. Kompleksiteten i saken: Klinikkene har det siste året påpekt at årsakene til AML brudd har dreid seg om såbarhet ift kompetanse og tilgjengelighet av særskilt personell, særlig i helger og ferier. Leger og spesialsykepleiere har vært trukket fram, men også sykepleiere og andre yrkesgrupper er en del av det. Det er avgjørende for oversikt og kontroll over omfanget av saken at det er lagt inn riktig regelsett i arbeidsplansystemet GAT og at eventuelle avtaler er lagt inn slik at AML brudd fremkommer kun der det er reelt. Det er fortsatt mangler på det. Det er fortsatt et potensiale i å forbedre arbeidstidsplanleggingen, fordele personalressursene og sikre at det ved akutt fravær vurderes bedre hvem som skal dekke opp vakten. Det kan se ut til at det i mange sammenhenger fortsatt er enkleste løsninger som velges, samt at personlige ønsker og valg hensyntas, selv om det utløses brudd. Det er et lederansvar å ta nødvendige initiativ, planlegge godt, sikre kvalifisert bemanning og styre ressursene innenfor lovens rammer. Fagorganisasjonene bidrar med sin særskilte rolle i å foreslå løsninger og kunne avtale unntak fra lovens rammer der loven gir grunnlag for det, der det er formålstjenlig for driften og uten at det går utover ansattes helse eller forsvarlig pasientbehandling. Organisasjonene gjør i så måte svært ulike vurderinger. F.eks har allerede legeforeningen unntak fra vernebestemmelsene i overenskomsten og er i tillegg positive til å avtale ytterligere unntak fra begrensning på 60 timers uke evt 19 timers arbeidsdag. Det forutsettes at noe av tiden i vakten er passiv og at utrykningsfrekvensen ikke er for høy. Dette for også imøtekomme egne medlemmers ønske om bl.a. sjeldnere helgevakter og derfor ønskes det å samle arbeidstiden i perioder. NSF på sin side er svært restrektiv og ville blant annet ikke inngå avtale om dispensasjon fra dagregelen sist sommer, når det oppstår behov på kort varsel, selv om hviletid ble foreslått innarbeidet i avtalen. Dermed utløste doble vakter brudd i og med en slik vakt innebærer 2 timer lengre arbeidstid en lovens begrensning. I inngikk vi avtale om unntak om å kunne arbeide inntil 15 timer og samme arbeidstid ble altså ikke brudd. Vurdering Det viser seg 18 måneder etter at omfanget av AML brudd ble avdekket, er det fortsatt AML brudd. Lovbrudd er ikke akseptabelt. Dette har administrerende direktør tydeliggjort fra det ble klart at antall brudd hadde et uakseptablet omfang. Det er ingen god forklaring at det ved oppstarten av uttak av forekomst av AML brudd, nok ligger flere feilkilder enn det gjør nå. Med økt kunnskap på området fremkommer samtidig kompleksiteten og faktiske forhold om hvor lite som skal til før man kan bryte loven både to og tre ganger for samme hendelse. Både de klinikkvise AMU og HAMU har fulgt utviklingen siden dette ble klart i. Det er relativt store variasjoner i foretaket, og noen seksjoner i de største klinikkene står for mange av bruddene. Utfordringene hoper seg opp særlig knyttet til ferieavvikling. Helseforetakets store samfunnsansvar innebærer å trygge befolkningen om at spesialisthelsetjenesten opptrer med stor respekt for lov og avtaleverk. Samtidig er det slik at med en aktivitet som svinger Side 3 av 8
gjennom døgnet og året, vil det oppstå krevende situasjoner der det oppleves at å forholde seg til flere lovverk er uforenlig. Personalressursene skal styres innenfor lovlige arbeidstidsordninger og overtidsrammer. I lys av kompleksiteten er det klart at det krever lederengasjement og gode rutiner i å forvalte medarbeiderressursene inenfor lovverket. Driften og organiseringen vil i mange sammenhenger kreve avtaler ut over hovedregler i AML, for korte og lengre perioder. I for liten grad søker ledere å inngå avtaler der det er nødvendig, og videre er mangelfull registrering i arbeidsplansystemet GAT. Men det er også eksempel på at organisasjonene benytter dette som et kampmiddel og ikke vil inngå avtale om dispensasjon fra f.eks dagregelen; som NSF holdning var sist sommer. Dermed utløste doble vakter brudd, noe det ikke gjorde sommeren. Løsningsalternativene er sammensatt og krevende. Ledere må forsterke engasjementet, treffe mer effektive tiltak og vurdere faktorerer som kan være utslagsgivende. Der utfordringen er størst, er det mulig at større organisatoriske grep kan være nødvendig. Ledere må i sterkere grad utfordres til å optimalisere ressursstyringen, inngå avtaler og se på organisering av egen seksjon og på tvers. Det forutsettes at det settes av både tid og finnes tilstrekkelig kunnskap i både arbeidstidsplanlegging, avtaleverket, loveverket for å skape reelle forbedringer. Gode rutiner knyttet til arbeidstidsplanleggingen finnes Ressurs- og arbeidsplanprosedyrer (RAPS) og gjennomgang ved hjelp av Brassemetodikk. Det finnes nå gode grunnlagsdata som kan analyseres og vurderes månedlig, med sikte på å sette i verk effektive tiltak. Det vil være naturlig, nå når ledelsesinformasjonen er lett tilgjeggelig, at dette tas med som et ledd i oppfølging av den enkelte avdeling/seksjon for klinikkenes controllere. Side 4 av 8
VEDLEGG: Kvalitetssikring av datagrunnlaget i Personalportalen og GAT - grunnlaget for korrekte AMLoppfølging Det er en forutsetning at det er korrekte registreringer knyttet til arbeidsforholdet i Personalportalen og GAT for at AML-brudd tallene skal bli så riktige som mulig. Det er en forutsetning at alle arbeidsmiljølovens rammer og avtaler er regulert i oppsettet i GAT og Personalportalen. Det betyr at grenser og regler registreres riktig i arbeidsplanoppsettet og under AML dispensasjoner. Videre forutsettes det at ledere har nødvendig kunnskap i lov og avtaleverk, og handlingsrommet for inngåelse av avtaler med den enkelte ansatte, organisasjonene lokalt og sentralt. Ved gjennomgang av AML bruddene der leder oppdager feilregisteringer eller feil i datagrunnlaget i GAT, er det viktig at feilene rettes opp i GAT slik at feilene ikke er tilstede i neste rapport. I hele denne perioden har ledere jobbet med å rette det opp, men det viser seg at det gjenstår en del og at nye feil genereres. Forbedring av styringsinformasjon fra november Fra 01.11.12 er det gjort tilgjengelig ny ledelsesinformasjon på intranett under styringsinformasjon > Personal resultatrapporter i HR-kube > AML-brudd for ved SiV Bemanningsenheten og økonomiavdelingen har i samarbeid utviklet en AML-rapport som viser forekomsten av antall brudd fordelt på de ulike bruddtypene på alle nivåene i organisasjon. Det vil si at man kan se antall pr. ansatt/seksjon/avdeling/klinikk pr. måned og hittil i år. Utviklingen for klinikkene og avdelingene er også fremstil grafisk. I bruken av rapporten kan man velge å se enkelte bruddtyper, på et gitt organisasjonsnivå. Tallene i rapporten er hentet fra GAT og synliggjøres med bakgrunn i det regelsettet og de avtaler som er lagt inn og vil således ikke bli sendt på runde i klinikkene for å bli bearbeidet eller vasket. Det forutsettes nå at betydningen av riktig regelsett og dokumentasjon på inngåtte avtaler er så kjent i organisasjonene at merarbeidet med slike runder er unødvendige. Rapportene vil være grunnlaget for behandling i lokale AMU og HAMU og vil således erstatte AMLrapportene som frem til nå er sendt månedlig til klinikkene. Denne styringsinformasjonen vil også kunne rapporteres til Styret, Arbeidstilsynet og HSØ, når det etterspørres. Det er også valgt å knytte AML-bruddet til hovedarbeidsforholdet, og ikke nødvendigvis der bruddene oppstår. Dette er aktualisert for ansatte som tar ekstravakter ved andre seksjoner enn sin egen. Dette er valgt med bakgrunn i at ansvaret for oppfølgingen av den enkelte medarbeider er hovedarbeidsgiver, oversikten må tillegges ett sted og grunnlaget for dialogen med den enkelte medarbeider forutsettes å være best hos hovedarbeidsgiver. På listen over dataunderlaget i rapporten vil lederen kunne finne detaljene om hvert enkelt brudd rapportert på sin seksjon.i det ordinære lederopplæringstilbudet er dette presentert og gjennomgått torsdag 1. november. Det kan selvsagt også gjentas ved behov. Utviklingen av brudd på AML: Oversiktene og grafene over AML brudd utviklingen er hentet fra ny generator for styringsinformasjon og viser utviklingen på dagregelbrudd, ukeregelbrudd og ukefribrudd for perioden april tom sept pr kinikkoversikt. Det er viktig å understreke at faktiske feilregistreringer kommer med. En forbedring kan derfor være forårsaket av to forhold; Enten en faktisk forbedring eller også en forbedret regelsetting i GAT. For Side 5 av 8
eksempel er utviklingen i Preshospital et resultat av begge disse forholdene. Videre var det nok en realitet at ved oppstarten benyttet ikke alle seksjoner aktivt GAT og at økningen også kan skyldes at flere har tatt systemet i bruk. Også ajourhold ift å legge inn ekstravakter, merarbeid og overtid er også blitt bedre. Ofte er det dette som utløser brudd og kan være med å forsterke en økende tendens. Registreringen i KPR kom først i gang fra årsskiftet. For KFMR først fra oktober. Antall brudd pr klinikk april september Maks timer pr dag Antall brudd pr klinikk og måned Kilin kk 10 11 12 KPR 134 72 82 67 82 83 101 94 94 MED 93 133 118 116 141 119 138 140 143 153 151 167 123 142 150 176 140 132 KIR 168 229 214 2 231 290 244 236 230 259 248 222 172 218 235 228 245 212 KFMR 5 18 16 21 20 21 17 15 13 13 15 19 KMD 13 23 33 31 37 37 28 25 20 25 23 22 22 33 23 21 23 19 Servic e 6 10 8 6 10 19 9 28 18 25 31 21 17 10 10 11 15 13 Adm 1 4 1 2 2 1 2 1 2 2 4 4 15 7 5 Preho sp 79 120 154 252 211 129 145 137 129 62 63 50 54 50 51 67 52 52 Sum 360 519 528 611 632 594 569 586 557 681 6 587 474 554 569 632 591 546 01 02 03 Antall brudd pr klinikk april september AMLtimer pr uke Antall brudd pr klinikk og måned Kilin kk 10 11 12 KPR 2 1 2 1 1 49 28 26 34 34 25 36 35 32 MED 5 6 11 38 24 8 20 8 16 14 22 20 13 26 26 56 35 20 KIR 7 8 16 65 38 15 13 19 15 6 18 16 5 20 35 68 33 14 KFMR 1 6 13 10 1 1 2 1 KMD 10 3 8 9 3 4 3 1 2 1 8 4 4 2 2 Servic e 1 2 1 2 2 2 3 4 3 1 1 1 2 2 01 02 03 Side 6 av 8
Adm 2 2 5 1 1 2 2 4 7 1 Preho sp 2 33 26 57 40 33 42 59 36 16 4 5 5 5 4 6 1 Sum 25 52 63 171 1 59 80 97 71 90 83 94 76 87 95 179 110 72 Antall brudd pr klinikk april september Ukefri Antall brudd pr klinikk og måned Kilin kk 10 11 12 KPR 29 16 25 27 25 33 52 36 40 MED 20 25 31 42 35 26 31 18 29 23 37 41 30 32 31 64 34 47 KIR 50 51 42 87 62 60 48 60 34 26 43 52 32 45 55 71 45 62 KFMR 2 1 2 1 2 2 3 2 KMD 29 26 20 29 31 25 32 23 15 18 16 14 14 4 22 31 12 14 Servic e 21 20 22 23 21 25 30 28 30 45 32 40 27 21 34 26 27 27 Adm 4 6 6 9 3 7 2 7 4 7 4 8 6 6 5 11 5 6 Preho sp 7 6 10 7 12 9 9 4 5 1 4 3 1 8 10 5 9 Sum 124 135 127 200 159 155 152 145 118 154 151 185 141 136 188 268 166 2 01 02 03 Side 7 av 8
Side 8 av 8