Informasjon til prosjektledere ved oppstart av forskningsprosjekt I henhold til gjeldende rutine for ansvars- og oppgavefordeling i forskningsprosjekter er styringslinjen for forskningsprosjekter: Administrerende direktør Viseadministrerende direktør Direktør for forskning og innovasjon Divisjon/klinikkdirektør Forskningsansvarlig i divisjon/klinikk Avdelingssjef Prosjektleder. Alle forskningsprosjekt skal ha en prosjektledersom har doktorgradskompetanse. Prosjekter som administreres fraandre institusjoner, men hvor Ahus er samarbeidspartner skal ha en lokal prosjektansvarlig ansatt på Ahus som skal sikre interne godkjenninger. Prosjektleder er faglig og administrativt ansvarlig for planlegging, gjennomføring og avslutning av et forskningsprosjekt. Prosjektleder skal som hovedregel ha et ansettelsesforhold ved Ahus. Unntak fra dette gjelder UiO ansatte som rapporterer via divisjonen i samsvar med gjeldende samarbeidsavtale mellom UiO og Ahus. Prosjektleder skal: sørge for at prosjektet planlegges, gjennomføres og avsluttes i samsvar med anerkjente etiske prinsipper, lovpålagte plikter, interne rutiner og avtaler sørge for at prosjektet er godkjent i linjen og har de nødvendige økonomiske og ressursmessige rammer ha oversikt over om forutsetningene for de økonomiske rammene blir overholdt slik at prosjektet går i balanse sikre at personvernombudet for forskning har anbefalt prosjektet før oppstart sørge for at eksterne godkjenninger i forhold til relevante myndigheter (REK, SLV, Datatilsyn etc), er innhentet før prosjektet igangsettes påse at alle prosjektmedarbeidere har tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre tildelte oppgaver i prosjektet rapportere til relevante instanser sikre forsvarlig plan for behandling av forskningsdata og humant biologisk materiale i forskning, i samsvar med godkjenning av det enkelte prosjekt (informasjonssikkerhet og personvern) Forskningsansvarlig ved Ahus: Direktør for forskning og innovasjon Hilde Lurås (hilde.luras@ahus.no) Forskningsstøtte: Avdelingssjef Karin Vassbakk (karin.vassbakk@ahus.no) Organisasjonsnummer, Ahus: 983 971 636 Legal entity (Pic Code - EU prosjekter): 96 56 72 346 Bankopplysninger, Ahus: Bankkontonummer: 1503 27 07499 Banknavn: DnB Bank ASA, Stranden 1-0021 OSLO IBAN: NO9415032707499 BIC (swift) DNBANOKKXXX Business tax identification no: 983 371 636 Business tax account no: 14271-30 21.12.2015 1
Adresse: Akershus universitetssykehus HF Postboks 1000 1478 Lørenskog Nyttig informasjon: Mer informasjon om forskning og forskningsstøtte på Ahus finnes på våre nettsider. Sjekkliste for prosjektleder: Forskningsadministrasjon kan bistå med råd og praktisk hjelp, til budsjettering, utlysninger, ansettelser, regnskap, økonomioppfølging mm. Forankring av prosjektet: Prosjektleder er ansvarlig for at prosjektet er godkjent i avdelingen og i divisjonen/klinikken før oppstart. Meldeskjema: Alle forskningsprosjekter skal godkjennes av Personvernombudet (PVO) på Ahus (personvernombud@ahus.no) før oppstart. Prosjektleder må fylle ut meldeskjema, som du finner på denne siden. I tillegg skal PVO ha tilsendt relevante vedlegg: Prosjektbeskrivelse Samtykkeskjema Informasjonsskriv Godkjenning fra REK (Regional etisk komité) Godkjenning fra SLV (Statens legemiddelverk) Konsesjon fra Datatilsynet Den kliniske studien er registrert (i ClinicalTrial.gov eller lign.). Annen viktig informasjon Arkivering av dokumenter: Alle dokumenter (kontrakter, tildelingsbrev med mer) knyttet til forskningsprosjektet blir arkivert i GB (sykehusets arkivsystem) og Einstein (Forskningsstøtte sitt arkivsystem). Dette ivaretas av PVO og Forskningsadministrasjonen. Økonomi: Budsjett: Prosjektleder er ansvarlig for at forskningsprosjektet har nødvendige ressurser før oppstart. Det må settes opp et totalbudsjett som inkluderer lønn med sosiale utgifter, driftsutgifter, utgifter til reiser/konferanser med mer. Eventuell internfinansiering må også inngå i budsjettet og være avklart med linjeleder i divisjonen/klinikken. Opprettelse av prosjektnummer: Når Forskningsadministrasjonen mottar tildelingsbrev om eksterne midler for et prosjekt, opprettes det et prosjektnummer. Prosjektnummeret legges inn i økonomi-, innkjøps- og personalsystemet til Ahus. Prosjektregnskap (QlikLis) Prosjektleder kan til enhver tid innhente regnskapsopplysninger for sitt prosjekt i QlikLis (se bruksanvisning i vedlegget). 21.12.2015 2
Overforbruk på prosjektet: Det kan i noen tilfeller forekomme overforbruk på prosjektet (feks ved svangerskapspermisjon hvor NAV ikke dekker hele beløpet). Ved overforbruk, må prosjektleder kontakte linjeleder og drøfte hvilken avdeling som skal belastes prosjektets overforbruk. Overføring av midler: Prosjektmidler fra HSØ, Norges Forskningsråd og Kreftforeningen kan overføres til neste budsjettår hvis ikke annet er spesifisert i tildelingsbrevet. Interne strategiske forskningsmidler er IKKE overførbare til neste budsjettår, dermed må fakturaer, utgiftsrefusjoner mm leveres innen 1. desember. Reiseregninger følger tidsfrister for lønn via Personalportalen. Tilbakebetaling til finansieringskilden: Dersom det ved prosjektslutt er ubenyttede midler på prosjektet, må prosjektleder sjekke tildelingsbrevet med hensyn til om det skal tilbakebetales til finansieringskilden. Tilbakebetaling til finansieringskilden gjøres i samarbeid med Forskningsadministrasjonen. Revisjon: Noen av de eksterne finansieringskildene krever årlig revidert prosjektregnskap. Forskningsadministrasjon bistår prosjektlederne med dette. Revisor for Ahus: Price Waterhouse Coopers Innkjøp: Alt innkjøp av utstyr, inkludert IT utstyr, skal bestilles via Innkjøpssystemet på Ahus. Husk å oppgi prosjektnummer og kostnadssted. Prosjektleder skal godkjenne alle innkjøp på prosjektet. I de tilfeller prosjektleder utgiftsfører prosjektet selv, skal linjeleder godkjenne utgiften (innkjøp, reiser med mer). Utgiftsrefusjon: Ved refusjon av utgifter som ikke er relatert til reiser/konferanser, eks utgifter til publisering av artikler, kan skjema for utgiftsrefusjon (link) benyttes. Personaladministrasjon: Utlysninger: Prosjektleder utarbeider stillingsutlysning og får denne godkjent i linjen. Deretter oversendes utlysningsteksten til Forskningsadministrasjonen som sørger for utlysning av stillingen. Etter søknadsfristens utløp får prosjektleder tilsendt søknadspapirer elektronisk, samt informasjon om videre forløp for ansettelse. Ansettelser på prosjektet: Ved ansettelse av postdoktorstipendiat og støttepersonell er det viktig å huske på at 4 års regelen gjelder, dvs at arbeidstaker har krav på fast stilling etter å ha vært ansatt i 4 år For doktorgradsstipendiater gjelder ikke 4 års regelen (jfr Arbeidsmiljøloven). Når det er ansatt en medarbeider via prosjektbevilgning, må Forskningsadministrasjonen få tilsendt følgende opplysninger: personalia (navn, personnummer, adresse, telefon og e-postadresse) perioden for ansettelse lønn stillingsprosent tildelt prosjektnummer og kostnadssted for prosjektet 21.12.2015 3
Reiser/konferanser: Linjeleder og/eller prosjektleder godkjenner reiser og konferansedeltakelse for ansatte i prosjektet. Linjeleder godkjenner prosjektleders reise. Reiseregning: Reiseregninger skal registreres i Personalportalen. Det er viktig at prosjektnummer og kostnadssted fylles ut korrekt. Husk å laste opp bilagene i personalportalen. Evt kan originalbilagene sendes i internposten til Sykehuspartner HR/lønn. Frikjøp: Frikjøp av timer til forskning skal gi avdelingen kompensasjon for den tiden ansatte i avdelingen bruker på et forskningsprosjekt. Timeprisen er altså ikke en timesats som enkeltpersoner får utbetalt. Frikjøpskjema finner du på denne siden. Ferie/sykdom/permisjoner/annet fravær: Alt fravær meldes som vanlig i linjen, men det må også gis beskjed til Forskningsadministrasjonen som er ansvarlig for at registrering og oppfølging blir korrekt. Rapportering: Prosjektleder er ansvarlig for fremdriftsrapportering, sluttrapportering og økonomirapportering i prosjektet. Adressering: Publikasjoner fra prosjektet skal krediteres Ahus. Nærmere informasjon om rutiner for publisering se link. Internkontroll: For å sikre at rutiner og retningslinjer for forskning blir etterfulgt av prosjektleder kan Ahus i henhold til regelverket foreta revisjon av forskningsprosjektet. Har du som prosjektleder husket dette? Formelle godkjenninger for din studie: Kryss av for utført Prosjektet er godkjent i avdelingen Det er sendt meldeskjema til PVO Det er søkt om godkjenning fra REK Det er søkt om godkjenning fra SLV Det er gitt konsesjon fra Datatilsynet Den kliniske studien er registrert (eks ClincalTrial.gov) 21.12.2015 4
Vedlegg: Mer om prosjektregnskapet Prosjektleder kan ta ut økonomirapportering i QlikLis for sitt forskningsprosjekt. QlikLis viser disponibelt beløp for prosjektene ved utgangen av hver måned. Den viser detaljerte opplysninger om forbruk pr måned og eventuelle nye tilskudd. Du kan nå selv gå inn i QlikLis og sjekke økonomistatus for ditt prosjekt. Har du spørsmål kan du ta kontakt med Reidun Skårerhøgda, telefon 67 96 87 20 eller Karin Vassbakk, telefon 48 09 26 69. Nedenfor finner du en forklaring på hvordan du bruker QlikLis. Vær oppmerksom på: kolonnen helt til høyre som heter Total har ingen funksjon i dag (dette vil forhåpentligvis bli rettet etter hvert). for strategiske forskningsmidlene vises ikke resterende beløp, bare totalt forbruk. Du må da huske hva du har fått tildelt slik at du ikke overskrider bevilget beløp. BRUKSANVISNING: Siden hentes fra Startmenyen på Desktop Intern/Administrative applikasjoner/qliklis Klikk på bildet med diagrammet, eller linken under bildet. Klikk på prosjektinformasjon Du får opp følgende bilde: 21.12.2015 5
Klikk i feltet bak = tegnet og skriv inn prosjektnummer og trykk enter. Dersom nummeret finnes vises detaljer for prosjektet for valgt År. Når prosjektet vises, kan du vise mer/mindre detaljer for de forskjellige konti ved å klikke på + eller - tegnet i tabellen under søkefeltet. Nederst vises alle bilagslinjer/detaljer tilknyttet prosjektet du har valgt. Rapporter/tall kan skrives ut, sendes til Excel/utklippstavlen ved å klikke på ikoner oppe i høyre hjørne av aktuell tabell. 21.12.2015 6