Møtebok for Tid: Tirsdag 12. september 2017, kl. 19.00 20.45 Sted: Kirkekontorene, Festplassen 1 Fremmøtt: Kjersti Nordberg nestleder Aage Tovan medlem Tor Einar Ljønes medlem Siv Randi Ostrø medlem Hildur Austrheim medlem Sissel Blandehoel medlem Vidar Nergård varamedlem Øystein Myklestul varamedlem Tormod Westermoen sokneprest Kari Stray Nordberg diakon (til sak 38/2017) Forfall: Nils Rune Wennevold, Jane-Mari Kjær, Lars Peter Raknes Saker behandlet: SMR 35/2017 41/2017 Lørenskog, den 12. september 2017 Nils Rune Wennevold, leder (sign) Olav M. Bjørnsen, sekretær (sign) MØTEDATOER FREMOVER: 10. oktober (Arbeidsutvalg 25. september) 14. november (Arbeidsutvalg 30. oktober 12. desember (Arbeidsutvalg 27. november) Side 1/5
SMR 35/2017: GODKJENNING AV SAKSLISTE OG INNKALLING. SIGNERING AV MØTEBOK Saksliste og innkalling skal formelt godkjennes. Møtebok fra menighetsrådsmøtet 13. juni skal signeres av rådets medlemmer. 1. Innkalling godkjennes 2. Saksliste godkjennes SMR 36/2017: KIRKEBAKKEFESTEN 2017 Menigheten har for andre år på råd arrangert Kirkebakkefest. Dette er en stor satsning som krever mye av staben og de frivillige. Den umiddelbare responsen fra de involverte i år var at også dette årets gjennomføring var en suksess. Vi hadde bra med tilslutning til gudstjenesten, og flere som kom innom etter gudstjenesten. Mer enn 300 personer. Det var fin flyt i samtaler mellom de som var til stede, underholdningen fra scenen ble satt pris på, og det aller meste av maten forsvant, noe av den kanskje litt raskere enn hva man hadde forventet. Alle tilbakemeldinger så langt har vært positive. Alle slike store tiltak bør evalueres etter hver gjennomføring. Både for å se på svake sider som bør forbedres og sterke sider man bør ta med videre, men også for å se på om tiltaket bør utvikles, endres eller justeres på andre måter. Om en evaluering skulle konkludere med at tiltaket ikke videreføres, eller skal endres markant, bør dette også vedtaksføres. Ved første gjennomføring i 2016 ble tiltaket som helhet en stor suksess, men det ble også notert en del punkter som kunne forbedres til neste gjennomkjøring. Rammene for arrangementet var noe annerledes i år, og vi har også denne gang funnet noen punkter vi kan bli bedre på. Staben evaluerer arrangementet i sitt stabsmøte den 6. september, evaluering fra denne vil tas med til menighetsrådsmøtet. 1. takker staben for planlegging og gjennomføring av et særdeles vellykket arrangement 2. støttet videreføring av arrangementet og vil sette av midler til dette i budsjett for 2018 SMR 37/2017: STRATEGIARBEID Skårer menighet har vedtatt et Strategidokument som legger føringer for menighetens strategiske arbeid. Utover dette dokumentet fikk menigheten etter Bispevisitas i februar 2017 en del konkrete utfordringer man skulle følge opp. Administrasjonens vurdering er at fokus per nå bør være å følge opp disse utfordringene, om ikke for andre årsaker fordi disse utfordringene vil følges opp, samt at disse også i stor grad er i samsvar med de punkter som er nedfelt i Strategiplan. Kort om hvilke arbeidsfelt som er berørt og status for oppfølging: Å arbeide for å øke oppslutningen om dåp Staben driver en satsning på dette arbeidsfeltet som spenner over flere tiltak: - Alle våre medlemmer som får barn får tilsendt en brosjyre hvor de inviteres til dåp. - Det er nå mulig å melde inn dåp via våre nettsider Side 2/5
- Vi forsøker oss med tre forskjellige varianter av dåp på lørdager dette høstsemesteret - Vi gjennomfører nå månedlige dåpsmøter/samtaler hvor alle prester og trosopplærer er til stede, i stedet for ukentlige dåpsmøter med søndagens prest. Kommunikasjon Menighetsrådet har satt ned et kommunikasjonsutvalg som vil arbeide nærmere på dette feltet. Utvalget har fått tildelt OVF-midler for en konkret satsning som vil gjennomføres dette semesteret. Våre forskjellige typer gudstjenester vil være i fokus, og promoteringsformatet vil være video. Kirkebakkefesten er den første gudstjenesten hvor man filmet materiale som vil brukes i dette fremstøtet. Bruk av Lørenskog kirke Staben har fått rom for å legge noen flere dåpsgudstjenester til Lørenskog kirke. Utover dette er våre muligheter noe begrenset. Delvis fordi kirken ikke er en del av Skårer menighet, og at staben da ikke har råderett over bruk av dette lokalet, og delvis fordi en satsning på større tilstedeværelse der fordrer at arbeidstid for de involverte kan finansieres og at det er rom for dette i den enkeltes arbeidsplan. Gudstjenesteoppslutning En gjennomgående utfordring i hele kirke-norge er at søkningen til søndagens gudstjenester er fallende. Lokalt hos oss registrerer vi at det er mange gudstjenester gjennom året med god oppslutning, og da særlig på gudstjenester som har særskilte elementer som trosopplæringstiltak, høytider og livsmarkeringer knyttet til dem. Konfirmasjonsgudstjenestene er et veldig godt eksempel på dette. Vi ser imidlertid at en del av de vanlige søndagsgudstjenestene har en oppslutning som nok kunne vært bedre. Staben har et ønske om å legge til rette for en sterkere involvering av frivillige og andre man samarbeider med i menighetens gudstjenester. Dette som et tiltak som blant annet vil kunne medføre økt gudstjenesteoppslutning. Kommentarer som fremkom under behandling: - Er staben seg bevisste på hvordan dåpsforeldre kan oppleve at man møter totalt 4 personer som i kraft av sin stilling er autoritetspersoner på dåpsmøtene? - Kunne det være en ide med en form for evaluering/spørreundersøkelse omkring oppleggene for og rundt dåpen? Primært anonymt, i form som eksempelvis «Hvordan opplevede du/dere at.» - Legger staben til rette for at det skal være enkelt å kontakte dem for de mennesker man er i kontakt med i løpet av arbeidsåret? Har man visittkort, «Kontakt meg om» lapper eller lignende utarbeidet? - Vil det være en mulighet for menigheten å dra veksel på ressurser som Lørenskog musikkskole i større grad enn i dag? - Blir alle ressurspersoner i menigheten bedt om å bidra? Staben merker seg de punktene som fremkom under presentasjon av saken i sitt videre arbeid SMR 38/2017: DIAKONIUTVALG Diakon har i sommer arbeidet med å sette sammen et diakoniutvalg. Utvalgets sammensetning legges frem for menighetsrådet slik at det kan godkjennes. Følgende personer har takket ja til å bli medlemmer i menighetens diakoniutvalg: Side 3/5
Margareta Bondevik, Hildur Aune Austrheim, Inger Ystad, Stein Follerås, Petter Dille, Kari Stray Nordberg Et kriterium for Hildur Aune Austrheim er at hun da kan fratre Trosopplæringsutvalget. Diakon har videre utformet et forslag til mandat for diakoniutvalgets arbeid. 1. Diakoniutvalgets sammensetning godkjennes som fremlagt 2. Mandat for Diakoniutvalget godkjennes som fremlagt 3. Trosopplæringsutvalget bes supplere seg selv og legge frem justert sammensetning til menighetsrådet for godkjenning 4. Lokal plan for diakoni bes utarbeidet og lagt frem til behandling i senest innen menighetsrådsmøtet den 12. desember. Planen bør inkludere et punkt om planens varighet og/eller revidering. SMR 39/2017: STILLINGER I TROSOPPLÆRINGSARBEDIET Lørenskog kirkelige fellesråd har meldt inn behov for konkretiserte vedtak fra slik at kontrakter med betalte hjelpere i Trosopplæringsarbeidet kan formaliseres på korrekt vis. Kristine Fjeldheim vil være lønnet vikar for Sunniva Herdieckerhoff og Nora Skavhaug ved behov. 1. Sunniva Herdieckerhoff tilsettes i 8% engasjement fra 15.08.17 31.05.18 2. Nora Skavhaug tilsettes i 8 % engasjement fra 15.08.17 31.05.18 3. Mathilde Gresseth Hamre tilsettes i 5 % engasjement fra 15.08.17 31.05.18 4. Daniel Lambert Nilsen tilsettes i 5 % engasjement fra 15.08.17 31.05.18 SMR 40/2017: DISPONERING AV TESTAMENTARISK GAVE har satt ned en arbeidsgruppe som skal se nærmere på hvordan testamentarisk gave etter Hans Feiring skal disponeres, samt å utarbeide retningslinjer for bruken av midlene. Gruppen hadde sitt første møte mandag den 4. september. Gruppen foreslår følgende retningslinjer: 1. Midlene etter Hans Feiring skal benyttes til å styrke eksisterende tiltak som omfattes av beskrivelsen «kulturarbeid for eldre i menighetens regi» 2. All bruk av midlene skal legges frem for menighetsrådet for vedtak. Begrunnelsen for retningslinjene er at menighetens ansatte per dags dato ikke har kapasitet til nye satsninger, samt at det er forbedringspotensialer i eksisterende tiltak som vil kunne utløses med tilførsel av midler. Arbeidsgruppen foreslår at tiltaket andakter på sykehjemmet skal styrkes. I dette arbeidet er menigheten allerede utsatt for en utfordring, ved at Fellesrådets finansiering av musiker for dette arbeidet ble fjernet i en budsjettnedskjæring. Uavhengig av dette, er gruppen innstilt på at man trenger en fast musiker. Ved å tilknytte seg en fast person vil man kunne utvikle dette tilbudet og heve kvaliteten på dette tilbudet. Andakter som utforsker konkrete temaer over flere uker kan nevnes som et eksempel, bedre muligheter til å utvikle og følge opp ønsker fra målgruppen et annet. Gruppen ser for seg at en stillingsprosent på inntil 10% vil være tilstrekkelig for å dekke alle andaktene, samt de større sykehjems-gudstjenestene man har til påske og til jul. Side 4/5
Det vil også være behov for å finansiere musikerressurser for andaktene frem til en fast musiker er tilsatt. Arbeidsgruppen er klar på at finansiering av dette arbeidet må opp til ny diskusjon med Lørenskog kirkelige fellesråd når deres økonomi har stabilisert seg. Finansiering av musiker til andaktene ved bruk av testamentarisk gave må være å anse som en midlertidig løsning. 1. Retningslinjer for bruk av testamentarisk gave etter Hans Feiring er: a. Midlene etter Hans Feiring skal benyttes til å styrke eksisterende tiltak som omfattes av beskrivelsen «kulturarbeid for eldre i menighetens regi» b. All bruk av midlene skal legges frem for menighetsrådet for vedtak. 2. Arbeidsgruppen gis fullmakt til å engasjere en eller flere faste musikere for menighetens andakter på sykehjem og institusjoner 3. Menighetsrådet vil finansiere kostnad til musiker fra og med august 2017 til og med desember 2017 gjennom disponering av testamentariske gavemidler 4. Menighetsrådet vil be om at kostnaden som tidligere, legges inn i budsjettet til Fellesrådet fra 2018. 5. Det sendes forespørsel til Fjellhamar menighet om å dele på kostnaden så lenge denne må betales av menighetene. Kirkevergen orienteres SMR 41/2017: ORIENTERINGER Nytt fra staben Nytt fra grupper og utvalg Nytt fra Fellesrådet Hovedsaker til behandling i menighetsrådet 10., oktober: - Møte med staben - Givertjeneste - Utleie av kirken Side 5/5