Jølster kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Jølster kommuehus, formannskapssalen Dato: 17.11.2017 Tid: Kl. 09:30-14:00 Faste representantar som møtte: Hildegunn Sølvi Huus Knut Gunnar Fonn Pål Befring Terje Erikstad Torbjørg Grimsbø Eskeland Sakliste Sak nr. Sakstittel 29/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 30/17 Skriv og meldingar 31/17 Forvaltningsrevisjon: Oppfølging av kontraktar - rapport 32/17 Samanslåing av revisjonseiningane i Sogn og Fjordane - uttale 33/17 Orientering om rekneskapsrevisjon for 2017 34/17 Møteplan 2018 for Jølster kontrollutval 35/17 Oppfølgingsliste 5-2017 36/17 Eventuelt Andre som møtte: SEKOM-sekretariat v/audhild Vie Alme KRYSS Revisjon v/charles Litsheim (sakene 29-31/17)og Asgeir Tveit (sakene 29-33/17) Rådmann Ellen Jensen (sakene 30-31/17) og kommunalsjef Thor Ove Farsund (sakene 30/17) Underskrifter: Torbjørg G. Eskeland Terje Erikstad Hildegunn Huus Knut Gunnar Fonn Pål Befring
29/17: Godkjenning av innkalling og sakliste (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent. JØL- 29/17 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 30/17: Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert teke til vitande. Rådmann Ellen Jensen og kommunalsjef Thor Ove Farsund møtte i saka, og informerte om klagesaker for Hjellbrekkefeltet. Dokument som var registert på ulike arkivsaknr vert samla. Ved vidare oppfølging frå Jølster kommune ber kontrollutvalet om kopi av brev. Rådmannen informerte om at økonomi- og personalsjef har 40% stilling, difor utfordringar på økonomikontoret med å dekke opp resterande 60%. Rådmannen delte ut Jølster kommune sitt svar på tilsyn - barnehagemynderolla, brev datert 15.11.2017 til Fylkesmannen. JØL- 30/17 VEDTAK: Skriv og meldingar vert teke til vitande. Side 2
31/17: Forvaltningsrevisjon: Oppfølging av kontraktar - rapport (Saka går vidare til kommunestyret). Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kontraktar Jølster kommune», frå KRYSS Revisjon datert 3.11.2017, og tek den til orientering. 1. Kommunestyret ber rådmannen følgje opp tilrådingane i rapporten slik: samle rutinar for kontraktsoppfølging i eit styringsdokument lage rutiner/prosedyrer for kontraktsbrot få på plass avtale om servicenivå mellom Jølster kommune og SYS IKT 2. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan 1.7.2018 om kva som er gjort i forhold til oppfølging av tilrådingane i rapporten. KRYSS Revisjon v/charles Litsheim møtte i saka, og forvaltningsrevisor gjekk gjennom rapporten. Rådmann Ellen Jensen møtte i saka, og kom med utfyllande kommentarar. Nytt framlegg til vedtak: Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kontraktar Jølster kommune», frå KRYSS Revisjon datert 3.11.2017, og tek den til orientering. 1. Kommunestyret ber rådmannen følgje opp tilrådingane i rapporten slik: bør samle rutinar for kontraktsoppfølging i eit styringsdokument lage rutiner/prosedyrer for kontraktsbrot starte prosessen med å få på plass avtale om servicenivå mellom Jølster kommune og SYS IKT 2. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan 1.7.2018 om kva som er gjort i forhold til oppfølging av tilrådingane i rapporten. Det nye framlegget vart samrøystes vedteke. JØL- 31/17 VEDTAK: Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapport «Oppfølging av kontraktar Jølster kommune», frå KRYSS Revisjon datert 3.11.2017, og tek den til orientering. 1. Kommunestyret ber rådmannen følgje opp tilrådingane i rapporten slik: bør samle rutinar for kontraktsoppfølging i eit styringsdokument lage rutiner/prosedyrer for kontraktsbrot starte prosessen med å få på plass avtale om servicenivå mellom Jølster kommune og SYS IKT 2. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan 1.7.2018 om kva som er gjort i forhold til oppfølging av tilrådingane i rapporten. Side 3
32/17: Samanslåing av revisjonseiningane i Sogn og Fjordane - uttale (Saka går vidare til kommunestyret). 1. Handsaminga i kontrollutvalet knyter seg til den delen av saka som gjeld kommunen si revisjonsordning. 2. Kontrollutvalet har ikkje merknadar til «Rapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane til ei revisjonseining» datert 15.9.17. 3. Kontrollutvalet legg til grunn at selskapsendringa skjer innanfor same kostnadsråme som i dag, og skal gi revisjonstenester som i omfang og fagleg nivå vert minst like bra som no. 4. Utvalet legg vekt på at ei eventuell samanslåing ikkje inneber ei endring frå interkommunalt samarbeid til anna revisjonsordning. Dersom andre løysingar vert aktuelle, skal kontrollutvalet etter kommunelova handsame og innstille til kommunestyret i saka. KRYSS Revisjon v/asgeir Tveit møtte i saka, og orienterte om arbeidet og prosessen med samanslåing av revisjonseiningane i Sogn og Fjordane. JØL- 32/17 VEDTAK: 1. Handsaminga i kontrollutvalet knyter seg til den delen av saka som gjeld kommunen si revisjonsordning. 2. Kontrollutvalet har ikkje merknadar til «Rapport om samanslåing av dei tre interkommunale revisjonseiningane i Sogn og Fjordane til ei revisjonseining» datert 15.9.17. 3. Kontrollutvalet legg til grunn at selskapsendringa skjer innanfor same kostnadsråme som i dag, og skal gi revisjonstenester som i omfang og fagleg nivå vert minst like bra som no. 4. Utvalet legg vekt på at ei eventuell samanslåing ikkje inneber ei endring frå interkommunalt samarbeid til anna revisjonsordning. Dersom andre løysingar vert aktuelle, skal kontrollutvalet etter kommunelova handsame og innstille til kommunestyret i saka. Side 4
33/17: Orientering om rekneskapsrevisjon for 2017 (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek orienteringa frå revisor om rekneskapsrevisjonen for 2017 til vitande. KRYSS Revisjon v/asgeir Tveit møtte i saka. Rekneskapsrevisor orienterte om rekneskapsrevisjonen for 2017, og viste kortleis arbeidet vert gjennomført og dokumentert i fagprogrammet Descartes. Nytt framlegg til vedtak: Kontrollutvalet ber rådmannen informere kommunestyre 12. desember om avsetting til pensjon, og kva verknad dette har for budsjett og rekneskap i 2017. Orienteringa frå revisor om rekneskapsrevisjonen for 2017 vert elles teke til vitande. Det nye framlegget vart samrøystes vedteke. JØL- 33/17 VEDTAK: Kontrollutvalet ber rådmannen informere kommunestyre 12. desember om avsetting til pensjon, og kva verknad dette har for budsjett og rekneskap i 2017. Orienteringa frå revisor om rekneskapsrevisjonen for 2017 vert elles teke til vitande. 34/17: Møteplan 2018 for Jølster kontrollutval (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Møteplan for Jølster kontrollutval vert godkjent med møtestart kl. 9:30 på følgjande datoar i 2018: 25. januar 8. mars 4. mai 13. september 14. november Møtedag for fellesmøte med kontrollutvala i Førde, Gaular og Naustdal vil SEKOM-sekretariat kome attende til. Nytt framlegg til vedtak: Møteplan for Jølster kontrollutval vert godkjent med møtestart kl. 9:30 på følgjande datoar i 2018: 11. januar 22. mars 4. mai 13. september 14. november Side 5
Det nye framlegget vart samrøystes vedteke. JØL- 34/17 VEDTAK: Møteplan for Jølster kontrollutval vert godkjent med møtestart kl. 9:30 på følgjande datoar i 2018: 11. januar 22. mars 4. mai 13. september 14. november 35/17: Oppfølgingsliste 5-2017 (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek gjennomgangen av oppfølgingslista til vitande. JØL- 35/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tek gjennomgangen av oppfølgingslista til vitande. 36/17: Eventuelt Kontrollutvalet ynskjer å hoppe over punkt 3. Personalforvaltning og rekruttering i Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og ta punkt 4. Etikk og organisasjonskultur som sitt neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. SEKOM-sekretariat førebur sak om tinging til neste møte 11. januar 2018. JØL- 36/17 VEDTAK: Side 6