Meeting Book: (06.12.2017) Date: 2017-12-06T09:00:00 Location: Formannskapssalen Note: Dato: 06.12.2017 kl. 9:00 12:00 Møtestad: Formannskapssalen Meld fråfall til marianne.lundeberg@temark.no eller pr.tlf: 90114543 Innkallast: Sak 25/17 Helse og omsorgssjef Kari Dalen Sak 26/17 Plan og økonomisjef Gry Åsne Aksvik Kl: 09:00 Kl: 09:45
Saksliste Møteinnkalling 5/17 Godkjenning av møteinnkalling 06.12.2017 3 Møteprotokoll 5/17 Godkjenning av protokoll 25.10.2017 4 Saker til behandling 25/17 Vidare oppfylging av sak -Sakshandsaming og datasikkerhet ved legekontor - Vinje kommune 12 26/17 Orientering om Vinje kommune sitt budsjett 2018 13 27/17 Orientering frå revisor 06.12.2017 - Vinje kommune 2017 14 28/17 Møte- og arbeidsplan 2018 for 15 29/17 Referatsaker 06.12.2017 17 30/17 Eventuelt 06.12.2017 18
5/17 Godkjenning av møteinnkalling 06.12.2017-17/00042-20 Godkjenning av møteinnkalling 06.12.2017 : Godkjenning av møteinnkalling 06.12.2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/00042-20 Saksgang 06.12.2017 Godkjenning av møteinnkalling 06.12.2017 Møteinnkalling 06.12.2017 vert godkjend. Saksopplysningar: Møteinnkalling 06.12.2017 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Møteinnkalling 06.12.2017 1
5/17 Godkjenning av protokoll 25.10.2017-17/00042-32 Godkjenning av protokoll 25.10.2017 : Godkjenning av protokoll 25.10.2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/00042-32 Saksgang 06.12.2017 Godkjenning av protokoll 25.10.2017 Protokoll 25.10.2017 vert godkjend. Saksopplysningar: Protokoll 25.10.2017 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Protokoll 25.10.2017 1
5/17 Godkjenning av protokoll 25.10.2017-17/00042-32 Godkjenning av protokoll 25.10.2017 : Protokoll 25.10 Møteprotokoll Dato: Stad: Arkivsak: 25.10.2017 kl. 17:00 21:00 Morgedal hotell 17/00042 Til stades: Leiar Oscar Johan Garnes, nestleiar Eva Gulbrandsen Flatland, medlem Sigrid Nykos, medlem Svein Rorgemoen, sekretær, oppdragsrevisor Birgitte Lindtner Bøen Møtande varamedlem: Fråfall: Bjørn Arne Lindskog Andre: TKR IKS v/ Dag Oftung, Kvito AS v/ Svend Helge Aanonsen og Olav Godtland Protokollførar: Sakskart Side Møteinnkalling 4/17 17/00042-22 Godkjenning av møteinnkalling 25.10.2017 3 Møteprotokoll 4/17 17/00042-21 Godkjenning av protokoll 13.09.2017 4 Saker til behandling 23/17 16/13023-6 Selskapskontrollrapport - Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS og forvaltningsrapport - sjølvkost på feietenester - Vinje kommune 5 24/17 17/14426-1 Orientering frå Kvito AS 7 1
5/17 Godkjenning av protokoll 25.10.2017-17/00042-32 Godkjenning av protokoll 25.10.2017 : Protokoll 25.10 Morgedal, 25.10.2017 Kontrollutvalsleiar Sekretær Oscar Johan Garnes 2
5/17 Godkjenning av protokoll 25.10.2017-17/00042-32 Godkjenning av protokoll 25.10.2017 : Protokoll 25.10 Møteinnkalling 4/17 Godkjenning av møteinnkalling 25.10.2017 Handsama av 1 25.10.2017 Møteinnkalling 25.10.2017 vert godkjend. Møtehandsaming Møteinnkalling 25.10.2017 blei lagt fram for godkjenning. Votering Samrøystes. Vedtak Møteinnkalling 25.10.2017 vert godkjend. 3 Saknr 4/17
5/17 Godkjenning av protokoll 25.10.2017-17/00042-32 Godkjenning av protokoll 25.10.2017 : Protokoll 25.10 Møteprotokoll 4/17 Godkjenning av protokoll 13.09.2017 Handsama av 1 25.10.2017 Protokoll 13.09.2017 vert godkjend. Møtehandsaming Protokoll 13.09.2017 blei lagt fram for godkjenning. Votering Samrøystes. Vedtak Protokoll 13.09.2017 vert godkjend. 4 Saknr 4/17
5/17 Godkjenning av protokoll 25.10.2017-17/00042-32 Godkjenning av protokoll 25.10.2017 : Protokoll 25.10 Saker til behandling 23/17 Selskapskontrollrapport - Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS og forvaltningsrapport - sjølvkost på feietenester - Vinje kommune Handsama av 1 25.10.2017 Saknr 23/17 Kontrollutvalet tek Selskapskontrollrapporten «Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS Vinje kommune» og forvaltningsrevisjonsrapporten «Sjølvkost på feietenester Vinje kommune» til vitande. Tilråding til kommunestyret: selskapet bør: gjere konkrete vurderingar kor stor del av dei ulike felles administrative kostnadane kan knytast til høvesvis førebyggande arbeid og feietenestene. Vurderingane bør bli dokumenterte. i større grad gi informasjon om grunnlaget for sjølvkostberekninga i selskapet. sjå til at opplysningane om styret i Enhetsregisteret blir oppdatert, at formelle krav om innhald i årsmeldinga blir følgt og at kommunane blir fakturert i samsvar med selskapsavtalen. kommunen bør: Sjå til at berekninga av dei indirekte kostnadene vert rett. vurdere å gjere vedtak i kommunestyret om kva dekningsgrad sjølvkosttenesta skal ha, slik at det er tydeleg korleis eventuelle underskott skal handterast i framtida. stryke memoriakonto som gjeld tidlegare års underskott på sjølvkostområde feiing, og sette overskot på sjølvkostfond. Møtehandsaming Telemark kommunerevisjon IKS v/ Dag Oftung la fram selskapskontrollrapport «433 006 Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS sjølvkost» og forvaltningsrapport «433006-5 Sjølvkost på feietenester - Vinje kommune». Under orientering kom det fram nye opplysningar som førte til at kontrollutvalet ikkje gjekk for forslag til vedtak. Opplysning om at kommunen kan vise til vedtak fra budsjett 2009 om full kostnadsdekning fra 01.01.2010 Kontrollutvalet strøk da punkta: vurdere å gjere vedtak i kommunestyret om kva dekningsgrad sjølvkosttenesta skal ha, slik at det er tydeleg korleis eventuelle underskott skal handterast i framtida. 5
5/17 Godkjenning av protokoll 25.10.2017-17/00042-32 Godkjenning av protokoll 25.10.2017 : Protokoll 25.10 stryke memoriakonto som gjeld tidlegare års underskott på sjølvkostområde feiing, og sette overskot på sjølvkostfond. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet tek Selskapskontrollrapporten «Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS Vinje kommune» og forvaltningsrevisjonsrapporten «Sjølvkost på feietenester Vinje kommune» til vitande. Tilråding til kommunestyret: selskapet bør: gjere konkrete vurderingar kor stor del av dei ulike felles administrative kostnadane kan knytast til høvesvis førebyggande arbeid og feietenestene. Vurderingane bør bli dokumenterte. i større grad gi informasjon om grunnlaget for sjølvkostberekninga i selskapet. sjå til at opplysningane om styret i Enhetsregisteret blir oppdatert, at formelle krav om innhald i årsmeldinga blir følgt og at kommunane blir fakturert i samsvar med selskapsavtalen. kommunen bør: Sjå til at berekninga av dei indirekte kostnadene vert rett. 6
5/17 Godkjenning av protokoll 25.10.2017-17/00042-32 Godkjenning av protokoll 25.10.2017 : Protokoll 25.10 24/17 Orientering frå Kvito AS Handsama av 1 25.10.2017 Saknr 24/17 Saka vert teken til vitande. Møtehandsaming Kontrollutvala i kommunane i Kviteseid, Tokke, Vinje og Nissedal fikk ei orientering frå dagleg leiar Sven Aanonsen i Kvito AS, om framtidsplanar og det daglege virke. Styreleiar Olav Godtland var tilstades i saka. Votering Samrøystes. Vedtak Saka vert teken til vitande. 7
datasikkerhet ved legekontor - Vinje kommune - 17/03269-4 Vidare oppfylging av sak -Sakshandsaming og datasikkerhet ved legekontor - Vinje kommune : Vidare oppfylging av sak -Sakshandsaming og datasikkerhet ved legekontor - Vinje kommune Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/03269-4 Saksgang 06.12.2017 Vidare oppfylging av sak -Sakshandsaming og datasikkerhet ved legekontor - Vinje kommune Saka vert teken til vitande. Bakgrunn for saka: har handsama saken i møte 01.03.2017 sak 2/17 Møtehandsaming Helse og omsorgssjef Kari Dalen og Organisasjon Arkiv og IKT Sten Andersen møtte for å gje ei munnleg orientering i saka på spørsmåla: Kva seier avviksjournalen om nedetid og feil på dataen til legekontora? Kva er rutinane for avviksmeldingar? Er det leiinga sitt inntrykk at rutinane blir fulgt? Kva gjer leiinga for å bøte på problemet? Kontrollutvalet fekk orientring om kommunens arbeid med sakshandsaming og datasikkerhet og ynskjer å følgje opp saka med det vidare arbeidet på området. Vedtak Kontrollutvalet tek saka til vitande. Kontrollutvalet ber om ei ny orientering i saka hausten 2017. Saksopplysningar: Helse og omsorgssjef Kari Dalen møter for å gje ei oppdatera orientering i saka. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram forslag om at saka vert teken til vitande, da orientering vil bli gjeve i møte. 1
26/17 Orientering om Vinje kommune sitt budsjett 2018-17/15607-1 Orientering om Vinje kommune sitt budsjett 2018 : Orientering om Vinje kommune sitt budsjett 2018 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/15607-1 Saksgang 06.12.2017 Orientering om Vinje kommune sitt budsjett 2018 Saka vert teken til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal ikkje handsame forslag til budsjett verken frå rådmannen eller formannskapet, men har sjølvstendig innstillingsrett overfor kommunestyret når det gjelder den delen av budsjettet som gjelder kontroll, tilsyn og revisjon. Detta har kontrollutvalet sendt over til kommunen og det skal følge budsjettsaka via formannskapet til kommunestyret. Det har likevel stor verdi for kontrollutvalet å få ei orientering om korleis rådmanns forslag til budsjett for 2018 er for kommunen, som et ledd i kontrollutvalets ansvar for sjå til at det førast kontroll med at den økonomiske forvaltninga skjer i samsvar med gjeldande bestemmingar og vedtak, jf. Kommuneloven 77 4. Saksopplysningar: Plan og økonomisjef Gry Åsne Aksvik vil orientere om rådmannens forslag til budsjett for 2018. 1
27/17 Orientering frå revisor 06.12.2017 - Vinje kommune 2017-17/00052-3 Orientering frå revisor 06.12.2017 - Vinje kommune 2017 : Orientering frå revisor 06.12.2017 - Vinje kommune 2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/00052-3 Saksgang 06.12.2017 Orientering frå revisor 06.12.2017 - Vinje kommune 2017 Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar: Oppdragsrevisor Birgitte Lindtner Bøen orienterar om revisjonen sitt arbeid i Vinje kommune. Kontrollutvalet hadde spørsmål til revisor i møtet 13/9.2017 sak 18/17 revisor var ikkje tilstades og spørsmålet vert teken opp i detta møte. Møtehandsaming 13/9.2017 sak 18/17 Sekretariatet la fram «Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2017 Vinje kommune». Kontrollutvalet hadde spørsmål om sjølvkost i samband med grøftearbeid. Saka tas opp med revisor i neste møte. 1
28/17 Møte- og arbeidsplan 2018 for - 17/14670-1 Møte- og arbeidsplan 2018 for : Møte- og arbeidsplan 2018 for Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/14670-1 Saksgang 06.12.2017 Møte- og arbeidsplan 2018 for Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2018 vert godkjend. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. 2018: Onsdagar kl 09:00: 28.02. 30.05. 12.09. 05.12. Saksopplysningar: Sekretariatet legg med dette fram ei eiga sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet. Saka vert vidare lagt fram som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikkje å forstå som ein fullstendig presentasjon av alle dei oppgåver/saker som kontrollutvalet vil handsame i løpet av året, men legg vekt på dei oppgåver som utvalet etter eiga forskrift er pålagt å handsame. Kontrollutvalet i Vinje kommune har fire møter i året, fordelt på to møter på våren og to møter på hausten. Lengda på møta vert avgjort av talet saker/typen saker som skal opp i møtet. Sekretariatet legg fram følgjande forslag til møtetidspunkt og forslag til agenda for 2018: 1
28/17 Møte- og arbeidsplan 2018 for - 17/14670-1 Møte- og arbeidsplan 2018 for : Møte- og arbeidsplan 2018 for Vinje kommune - Kontrollutvalet Møte- og arbeidsplan 2018 Onsdag 28. februar 2018 kl. 09:00 Onsdag 30. mai 2018 kl. 09:00 Melding om andre reviderte rekneskap (skatteoppkrevjaren) Onsdag 12. september 2018 kl. 09:00 Onsdag 05. desember 2018 kl. 09:00 - og arbeidsplan ientering om budsjettet for Vinje kommune Det kan være aktuelt å kalle inn representantar frå administrasjonen for å orientere om aktuelle saker/tema utover dei punkt som er nemnd ovanfor. Det stillas stadig større krav og forventningar til kontrollutvalets kompetanse, både frå det politiske miljø og kommunens innbyggarar. Endra regelverk gjør det naudsynt å leggje til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlem av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalets rolle, oppgåver og lovverk er naudsynt for å utføre dei oppgåver som frem går av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt (haust og vår konferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet inviterast blant anna årlig til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Detta er ei viktige samling for å tilføre kontrollutvalets medlemmer ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå heile landet møtast og drøfter saker og arbeidsmetodar. Det vil bli vurdert avhold felles møter i 2018 saman med andre kommunar ifm rapportar og orienteringar. Framlegging, bestilling og oppfylging av forvaltningsrapportar og selskapskontrollar kjem fortløpande gjennom året. Planen er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp saker og avhalde dei møte dei ynskjer. 2
29/17 Referatsaker 06.12.2017-17/00060-7 Referatsaker 06.12.2017 : Referatsaker 06.12.2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/00060-7 Saksgang 06.12.2017 Referatsaker 06.12.2017 Sakene vert tekne stil vitande. Saksopplysningar: Betraktningar frå Temark sin haustkonferanse 08.11.2017 i Arendal Betraktningar frå fellesmøtet 25.10.2017 Påmeldinger til NKRF sin kontrollutvalgskonferanse 07-08.02.2018 1
30/17 Eventuelt 06.12.2017-17/00067-7 Eventuelt 06.12.2017 : Eventuelt 06.12.2017 Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/00067-7 Saksgang 06.12.2017 Eventuelt 06.12.2017 Saksopplysningar: 1