MØTEPROTOKOLL Kommunestyret Sted: Rakkestad kulturhus, Kommunestyresalen Dato: 11.02.2016 Tid: 18.30 20.00 Til stede på møtet Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører Ellen Solbrække Varaordfører Lars-Kristian Holøs Pettersen Knut-Magne Bjørnstad Roger Olstad Kjersti Skartveit Tina Ødegård Holt Jan Lie Kenneth Veiby Dawood AlKaiysi Peder Harlem Karoline Fjeldstad Martin Hereid Kristiansen Dagfinn Søtorp Helen Graarud Gunnar Line Elise Lilletorp Lien Undis Bærby Holt Karl Gunnar Westad Iselin Bjørnstad Magne Bjørnstad Sølvi Brekklund Sæves Knut Ruud FO Vidar Storeheier Hans Jørgen Fagereng Jan Ståle Lintho Varamedlem Ove Gundersen Knut Ruud Administrasjonen Rådmann Alf Thode Skog, møtesekretær May-Britt Lunde Nordli, kommunalsjef Anne Sofie Andersen, kommunalsjef Jon Ådalen, personalsjef Steffen Tjerbo, Behandlede saker F.o.m sak 1/16 - t.o.m. sak 4/16 Protokoll Merknader Godkjent i møte. Publisert på Rakkestad kommunes nettside. Det var ingen bemerkninger til innkalling eller saksliste, og det var ikke innkommet spørsmål til Folkets spørretime.
Det var innkommet en interpellasjon fra representanten Vidar Storeheier (H) vedr. fremtidig kommunestruktur. Ordføreren besvarte interpellasjonen. Følgende hadde ordet under behandlingen: Vidar Storeheier (H), ordfører Ellen Solbrække (Ap), Peder Harlem (Sp). Etter at møte i kommunestyret var avsluttet presenterte ordføreren resultatet av gjennomført innbyggerundersøkelse vedr. fremtidig kommunestruktur. Side 2 av 13
11. februar 2016 - Interpellasjon fra representanten Vidar Storeheier (H) Framtidig kommunestruktur Prosessen knyttet til framtidig kommunestruktur er et politisk spørsmål som i varierende grad vil ha betydning for alle Rakkestad kommunens innbyggere. I lys av det faktum at det er relativt kort tid til at saken skal realitetsbehandles, ser Rakkestad Høyre det som meget viktig at kommunestyret informerer løpende, sett i et samfunns- og demokratiperspektiv. I denne delen av prosessen bør Rakkestad kommunestyre, se det som sin primæroppgave være å informert, for å skape mest mulig engasjement og meningsutveksling, der så mange som mulig blir aktive deltakere i prosessen. Med bakgrunn i overnevnte ber vi ordføreren om å besvare følgende spørsmål: Kan ordføreren redegjøre for hva som er gjennomført i Rakkestad, med utgangspunkt i tidligere vedtak for arbeid med kommunereformen? Og Vil ordføreren ta initiativ til å få en aktiv prosess, knyttet til en framtidig kommunestruktur, med hovedvekt på løpende informasjon og vurderinger i kommunestyret? Rakkestad Høyre Vidar Storeheier 11. februar 2016 Ordfører Ellen Solbrækkes svar på interpellasjon fra Vidar Storeheier (H) Redegjøring for hva som er gjennomført med utgangspunkt i tidligere vedtak? Kommunestyret vedtok i juni 2014 tre retninger vi skulle utrede. Bestå som egen kommune, bli en del av Indre kommuner eller bli en del av Sarpsborg kommune. Strategisk analyse av Rakkestad kommune, den oppsummerer det som er utført frem til september i 2015. Strategisk analyse ble behandlet i formannskapet 23. september 2015 og i kommunestyret 7. oktober 2015. På folkevalgtopplæringen i januar i år i Fredrikstad, så foretok jeg en oppsummering av det som har vært gjort, med tanke på nye kommunestyremedlemmer. Det ble videre redegjort for de prosesser som nå har startet, med 4K Indre Øst og prosessen med Sarpsborg. Det er forhandlingsutvalget, ansattes representanter som deltar på disse møtene og det skal være en samling med formannskapene fra de fire kommunene 31. mars og en tilsvarende samling med formannskapet i Sarpsborg den 6.april. Side 3 av 13
Aktiv prosess løpende informasjon På folkevalgtopplæringen opplyste jeg om, at den 14. april det kommunestyret blir i hovedsak om kommunereform. Da kommer som tidligere orientert, Fylkesmann i Østfold. På samme møte skal vi gå gjennom de grunnlagsdokumentene som nå skal utarbeides både med 4 k Indre Øst og et tilsvarende grunnlagsdokument med Sarpsborg kommune. Den løpende informasjon under prosessen frem til april, skjer to steder. I formannskapet, hvor vi som sitter i forhandlingsutvalget gir status og egne møter med gruppeledere. Jeg hadde et slikt møte med gruppeledere den 3. februar og vi ble enige om at det er en nyttig info kanal og vi skal ha møter fremover ved behov. Vi skal ha et folkemøte, det skal avholdes etter den 14. april. Da skal grunnlagsdokumentene legges frem, samt relevante andre redegjørelser. Det er Rakkestad Næringsråd som har blitt spurt om å være praktisk arrangør. Det vil i nær fremtid bli berammet en dato for info møtet. Vedtaket kommunestyret skal ta, blir den 9. juni. Spørsmål om kommunereform antar jeg skal behandles i de politiske partiene. Når det gjelder informasjon fremover, så hviler det et ansvar på formannskapets medlemmer, spesielt gruppeledere og øvrige gruppeledere. Kontakten med sine egne representanter i kommunestyret og eget parti, det er et ansvar man må ta og det er en selvfølgelighet mener jeg. Oppsummert; det er forhandlingsutvalget som vil delta i de fleste møtene, FSK skal delta en dag, det blir jevnlige møter med gruppeledere og den «magiske datoen» er 9. juni i denne sal. Blir det behov for å sette opp ekstra møte i kommunestyret, vil jeg drøfte det med formannskapet. Inntektssystemet. I den kommune prp som regjeringen la frem i mai 2014, ble det varslet om et nytt inntektssystem. Det forslaget kom rett før jul og er nå på høring. Konsekvensene av forslaget har Rådmann beskrevet, det har også vært omtalt i RA. Slik forslaget er nå, blir Rakkestad «tatt ganske hardt». Rådmann har uttalt at vi må ta ned 30-35 årsverk. Skal vi opprettholde dagens tjenester må vi ha mer inntekt og nivået på E-skatt må legges på maks, 7 promille. Høringssvaret til inntektssystemet skal behandles i et ekstra møte i Formannskapet 17.02. Stortinget skal vedta inntektssystemet i juni 2016. Jeg vet at AP på Stortinget har spurt Statsråd Sanner om svarfristen fra kommunene til Fylkesmann kan utsettes, da fristen 01.07. Side 4 av 13
er uheldig jfr vedtakene som skal gjøres i kommunene. Statsråden har sagt nei til å utsette fristen 01.07. på kommunenes tilbakemelding til Fylkesmann. Vi er i en hektisk, men viktig prosess. Det er mye som skal utredes før grunnlagsdokumentene forelegges kommunestyret den 14. april. Side 5 av 13
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/16 14/2061 RAKKESTAD KULTURSKOLE - LOKALER 2/16 14/2054 HOVEDPLAN VANN OG AVLØP 2015-2025 RAKKESTAD KOMMUNE 3/16 15/1441 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI 2016-2019 FOR RAKKESTAD KOMMUNE 4/16 16/112 VALG - SAKKYNDIG NEMND OG SAKKYNDIG KLAGENEMND - 2015-2019 - EIENDOMSSKATT I RAKKESTAD KOMMUNE Side 6 av 13
1/16 RAKKESTAD KULTURSKOLE - LOKALER Rådmannens forslag til vedtak Saken legges fram uten forslag til vedtak. Behandling Følgende hadde ordet i behandling av habilitet: Magne Bjørnstad (Krf), Sølvi Brekklund Sæves (V), Peder Harlem (Sp). Representanten Magne Bjørnstad (Krf) ba om vurdering av sin habilitet fordi han er ansatt som enhetsleder ved seksjon Kultur i Rakkestad kommune. Ved votering ble representanten Bjørnstad enstemmig erklært inhabil etter forvaltningslovens 6, 2. ledd. Det var ikke innkalt varamedlem. Representanten Sølvi Brekklund Sæves (V) ba om vurdering av varaordfører Lars-Kristian Holøs Pettersen sin habilitet fordi har er ansatt ved Rakkestad ungdomsskole. Vurdert i forhold til forvaltningslovens 6, 2. ledd. Ved votering ble representanten Holøs-Pettersen enstemmig erklært habil til å delta i behandlingen av saken. Saken ble behandlet med 24 medlemmer. Følgende hadde ordet i saken: Roger Olstad (Ap), Iselin Bjørnstad (Krf), Ove Gundersen (H), Sølvi Brekklund Sæves (V), Karoline Fjeldstad (Sp), Vidar Storeheier (H), Tina Ødegård Holt (Ap), Martin Hereid Kristiansen (Sp), Elise Lilletorp Lien (Sp), Lars Kristian Holøs-Pettersen (Krf). Representanten Sølvi Brekklund Sæves (V) fremmet følgende endringsforslag: - Rakkestad Kulturhus nybygg i eller i nærheten av Kulturhuset. - Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen. - Rakkestad Ungdomsskole Nybygg. Ved votering falt forslaget med 1 mot 23 stemmer. Mindretallet besto av Sølvi Brekklund Sæves (V). Side 7 av 13
Representanten Ove Gundersen (H) fremmet forslag om å fjerne «Rakkestad Ungdomsskole» foran ordet «Nybygg» under investeringsalternativ 2 og etter ordet «Nybygg» i anmodningen i 4. avsnitt i formannskapets inntilling. Forslag blir som følger: Rakkestad kommunestyre tar «arbeidsgruppen for Rakkestad Kulturskole» sin anbefaling for «Rakkestad Kulturskole» til orientering. Investeringsalternativene er: Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen, og ombygging av denne. Nybygg. I samsvar med kommunestyrets budsjett- og økonomiplanvedtak 2016 og 2016-2019, bes byggekomiteen om å få laget et forprosjekt for alternativ 1 «Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen». Rakkestad kommunestyre anmoder videre om at det utarbeides kostnadsoverslag for alternativ 2 Nybygg. Leder og nestleder i kultur- og oppvekstutvalget tiltrer Fast byggekomite i arbeidet med å lage forprosjektet. Til forprosjekt er satt av kr 500 000 i budsjett for 2016. Ved votering falt forslaget med 2 mot 22 stemmer. Mindretallet besto av representantene Vidar Storeheier (H) og Ove Gundersen (H). Ved votering ble formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak Rakkestad kommunestyre tar «arbeidsgruppen for Rakkestad Kulturskole» sin anbefaling for «Rakkestad Kulturskole» til orientering. Investeringsalternativene er: Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen, og ombygging av denne. Rakkestad Ungdomsskole - Nybygg. I samsvar med kommunestyrets budsjett- og økonomiplanvedtak 2016 og 2016-2019, bes byggekomiteen om å få laget et forprosjekt for alternativ 1 «Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen». Rakkestad kommunestyre anmoder videre om at det utarbeides kostnadsoverslag for alternativ 2 Nybygg ved Rakkestad Ungdomsskole. Side 8 av 13
Leder og nestleder i kultur- og oppvekstutvalget tiltrer Fast byggekomite i arbeidet med å lage forprosjektet. Til forprosjekt er satt av kr 500 000 i budsjett for 2016. Melding om vedtak sendt: Leder av Fast byggekomite Dagfinn Søtorp, Leder av Kultur- og oppvekstutvalget Roger Olstad, kommunalsjef Jon Ådalen, kultursjef Grethe Torstensen, Kulturskolerektor Trond Nilsen. 2/16 HOVEDPLAN VANN OG AVLØP 2015-2025 RAKKESTAD KOMMUNE Rådmannens forslag til vedtak 1. Hovedplan vann- og avløp 2015 2025 Rakkestad kommune vedtas. 2. Tiltaksplan for vann og avløp 2015 2025 danner basis for fremtidige budsjettforslag. Behandling Følgende hadde ordet i saken: Vidar Storeheier, ordfører Ellen Solbrække, Magne Bjørnstad, Jan Lie, Karoline Fjeldstad, Hans Jørgen Fagereng, Lars-Kristian Holøs Pettersen. Teknikk-, miljø- og landbruksutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak 1. Hovedplan vann- og avløp 2015 2025 Rakkestad kommune vedtas. 2. Tiltaksplan for vann og avløp 2015 2025 danner basis for fremtidige budsjettforslag. 3. Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget ser med bekymring på at bevilgede midler er lavt for 2016. For ettertiden bør bevilgningene være i tråd med hovedplan for vannog avløp. Melding om vedtak sendt: Saksbehandler for videre oppfølging. Side 9 av 13
3/16 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI 2016-2019 FOR RAKKESTAD KOMMUNE Rådmannens forslag til vedtak Rådmannens forslag til Rakkestad kommunes Informasjons- og kommunikasjonsplan 2016 2019 vedtas. Behandling Følgende hadde ordet i saken: Undis Holt (Krf). Representanten Undis Holt (Krf) fremmet følgende endringsforslag av sitt endringsforslag behandlet i Formannskapet den 3.2.2016: Det utarbeides retningslinjer for alle typer grupper på Facebook, og ande sosiale medier, som er opprettet i regi av eller for en kommunal enhet, slik at administrators ansvar tydelig fremkommer. Ved votering ble formannskapets innstilling med Holt sitt endringsforslag enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak Rådmannens forslag til Rakkestad kommunes Informasjons- og kommunikasjonsplan 2016 2019 vedtas. Det utarbeides retningslinjer for alle typer grupper på Facebook, og ande sosiale medier, som er opprettet i regi av eller for en kommunal enhet, slik at administrators ansvar tydelig fremkommer. Det utarbeides retningslinjer for hvordan uoppfordrede tilbud på diverse varer og tjenester som Rakkestad kommune mottar på e-post formidles/ikke formidles videre til sine ansatte. Melding om vedtak sendt: Saksbehandler for videre oppfølging, seksjonsledere, enhetsledere. 4/16 VALG - SAKKYNDIG NEMND OG SAKKYNDIG KLAGENEMND - 2015-2019 - EIENDOMSSKATT I RAKKESTAD KOMMUNE Side 10 av 13
Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre velger i medhold av byskatteloven 4 og 5 eiendomsskattelovens 33 en sakkyndig nemnd og en sakkyndig ankenemnd til å verdsette eiendommer i Rakkestad kommune på grunnlag av forslag av engasjerte besiktigelsesmenn. Den sakkyndige nemnd består av tre medlemmer (leder, nestleder og ett medlem). I tillegg velges tre varamedlemmer. mer: 1 Elsa Eng 2 Tom Boger 3 Bjørn Kultorp Varamedlemmer: 1 2 Jon Reinfjord 3 Bent Cato Kirkeng Den sakkyndige ankenemnd består av tre medlemmer (leder, nestleder og ett medlem). I tillegg velges tre varamedlemmer. mer: 1 Ole Reidar Grimsrud 2 Solveig Reiten 3 Øivind Hansen Varamedlemmer: 1 2 Per Murtnes 3 Kommunestyret velger leder og nestleder for den sakkyndige nemnden og den sakkyndige ankenemnden: Sakkyndige nemnd: Leder: Nestleder: Elsa Eng Tom Boger Sakkyndig ankenemnd: Side 11 av 13
Leder: Nestleder: Ole Reidar Grimsrud Øivind Hansen Behandling Følgende hadde ordet i saken: Ordfører Ellen Solbrække. Ordfører Ellen Solbrække foreslo som varamedlemmer i Sakkyndig ankenemnd: - Hege Buer. Sakkynding ankenemnd: - Ole Harald Bjørnstad. - Andreas Graff. Formannskapets innstilling med ordførers forslag ble enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak Rakkestad kommunestyre velger i medhold av byskatteloven 4 og 5 eiendomsskattelovens 33 en sakkyndig nemnd og en sakkyndig ankenemnd til å verdsette eiendommer i Rakkestad kommune på grunnlag av forslag av engasjerte besiktigelsesmenn. Den sakkyndige nemnd består av tre medlemmer (leder, nestleder og ett medlem). I tillegg velges tre varamedlemmer. mer: 1 Elsa Eng 2 Tom Boger 3 Bjørn Kultorp Varamedlemmer: 1 Heg Buer 2 Jon Reinfjord 3 Bent Cato Kirkeng Den sakkyndige ankenemnd består av tre medlemmer (leder, nestleder og ett medlem). I tillegg velges tre varamedlemmer. mer: 1 Ole Reidar Grimsrud Side 12 av 13
2 Solveig Reiten 3 Øivind Hansen Varamedlemmer: 1 Ole Harald Bjørnstad 2 Per Murtnes 3 Andreas Graff Kommunestyret velger leder og nestleder for den sakkyndige nemnden og den sakkyndige ankenemnden: Sakkyndige nemnd: Leder: Nestleder: Elsa Eng Tom Boger Sakkyndig ankenemnd: Leder: Nestleder: Ole Reidar Grimsrud Øivind Hansen Melding om vedtak sendt: De valgte, seksjonsleder Teknikk-, miljø- og landbruk, enhetsleder Areal, byggesak, landbruk og eiendom, fagleder eiendomsskatt, politisk sekretariat, servicekontoret. Side 13 av 13