Rutiner for veiledningsmøte, tilrettevisning og skriftlig Versjon: Skrevet av: Åshild Marita Håvelsrud Gjelder fra: 11.10.2018 Godkjent av: Tor Ødegård Dok.type: Prosedyre Sidenr: 1 av 9 Hvilke muligheter har arbeidsgiver til å reagere overfor en arbeidstaker som ikke oppfyller arbeidsgivers forventninger til prestasjoner eller adferd? Innhold Innledning... 2 Rettslig grunnlag:... 2 Oversikt over ulike reaksjonsformer.... 2 Veiledning gjennom møte med arbeidstaker... 2 Tilrettevisning... 2 Skriftlig... 2 Saksbehandlingen... 3 Felles elementer i saksbehandlingen:... 3 Saksbehandling ved veiledning gjennom møte med arbeidstaker... 4 Saksbehandling ved tilrettevisning... 4 Saksbehandling ved skriftlig... 5 Hvor lenge «varer» en reaksjon fra arbeidsgiver?... 5 Mal for møteinnkalling... 7 Mal for Referat... 8
Side : 2 av 9 Innledning Når arbeidstaker ikke oppfyller arbeidsgivers forventninger eller utviser uakseptabel eller uønsket atferd, har arbeidsgiver ulike muligheter for reaksjon innenfor styringsrettens rammer. Flere ulike handlingsmønstre kan karakteriseres som forventningsavvik. Det kan eksempelvis være at arbeidstaker stadig kommer for sent eller utviser upassende atferd mot ledere, kollegaer eller andre. Et annet forventingsavvik kan være mislighold av arbeidsavtalen. Dersom arbeidsgiver vurderer å innlede en sak som kan føre til eller tilrettevisning (se under), skal PO-senteret kontaktes for veiledning og bistand. Rettslig grunnlag: Reglene om tilrettevisning og advarsler er i utgangspunktet ikke lovregulert. Arbeidsgivers rett og plikt til å gi tilrettevisning og advarsler ligger i den ulovfestete styringsretten. Arbeidsgiver skal lede og kontrollere arbeidet, herunder plikt til å veilede ansatte. Dersom hensikten med reaksjonen er å tilrettevise og veilede arbeidstaker videre, bør reaksjonen være en tilrettevisning. Dersom reaksjonen bærer preg av en form for straff for uønsket hendelse, er det i realiteten en ordensstraff i form av en. Advarsler må derfor følge forvaltningslovens regler for enkeltvedtak. Oversikt over ulike reaksjonsformer. I arbeidsgivers handlingsrom ligger mulighet for å benytte følgende reaksjonsformer: Veiledning gjennom formelt møte med arbeidstaker Tilrettevisning (enten i møtereferat, eller i eget dokument) Skriftlig Veiledning gjennom møte med arbeidstaker Når arbeidstaker ikke oppfyller arbeidsgivers forventninger skal arbeidsgiver, ved nærmeste leder, tidligst mulig gjennomføre veiledning i form av et formelt møte med arbeidstakeren. Denne type møte kalles i det følgende et veiledningsmøte. Et veiledningsmøte med arbeidstaker er første trinn i enhver prosess. Veiledningsmøtet er det viktigste virkemiddelet arbeidsgiver har for å tydeliggjøre sine forventninger til endringer i arbeidstakers adferd eller prestasjoner, det skrives referat fra møtet. Når arbeidsgiver i et veiledningsmøte gir uttrykk for forventningsavviket, har arbeidstaker mulighet til å innrette seg etter arbeidsgivers forventinger og kan rette opp forhold som arbeidsgiver ikke er fornøyd med. Tilrettevisning En tilrettevisning er en tydeliggjøring av arbeidsgivers forventninger for arbeidsforholdet. Tilrettevisningen innebærer at arbeidsgiver påpeker brudd på arbeidstakers plikter. Tilrettevisningen inneholder mye av det samme som en, men det er ikke som ordensstraff å regne. En tilrettevisning er ment å skulle veilede og vise arbeidstaker til rette, eventuelt kombinert med å advare mot gjentakelser, men er ikke ment som en straffelignende reaksjon, slik skriftlig (ordensstraff) er. Tilrettevisning gis enten møtet og refereres i referat, eventuelt i etterkant av møtet i et eget dokument. Skriftlig
Side : 3 av 9 En skriftlig vil være et varsel om at dersom arbeidstakeren ikke endrer atferd i tråd med arbeidsgivers klart uttrykte forventninger, vil arbeidsgiver kunne innlede en oppsigelsesprosess. Skriftlig er et enkeltvedtak i forvaltningslovens forstand. Saksbehandlingen Saksbehandlingen vil være forskjellig avhengig av hvilken reaksjonen som gis, derfor skal PO kontaktes, i forkant av saksbehandlingen. Det er viktig å sikre at: Begge parter vet hva saken gjelder Arbeidsgivers forventinger til arbeidstaker tydeliggjøres (tilrettevisning) Arbeidsgiver sikrer dokumentasjon av alle ledd i saksbehandlingen og de konkrete vurderinger som gjøres Arbeidsgiver er tydelig på hvilken reaksjonsform som er valgt Nedenfor gis en beskrivelse av saksbehandlingen ved de ulike reaksjonsformene som benyttes i. Felles elementer i saksbehandlingen: Det er et grunnleggende prinsipp for all saksbehandling i det offentlige at en sak skal være forsvarlig opplyst før eventuelle beslutninger tas. Arbeidstaker skal derfor gjøres kjent med hva saken gjelder og hvilke forhold arbeidsgiver bygger saken på. På den måten gis arbeidstaker mulighet til å fremlegge sin versjon av de faktiske forhold og fremme sitt syn på saken (kontradiksjon). Arkivering Ved igangsetting av en personalsak/disiplinærsak, må man vurdere å opprette en egen sak i ESA. I slike saker opprettes særskilt saksmappe som i sin helhet er unntatt offentlighet og kun tilgjengelig for en gitt gruppe. Møteinnkalling Før veiledningsmøte og møter angående tilrettevisning eller innkalles arbeidstaker formelt til møtet (vedlegg1). I møteinnkallingen skal arbeidsgiver presentere fakta og forhold som saken bygger på så konkret som mulig. På den måten kan arbeidstaker få mulighet for å forberede seg til møtet og fremskaffe nødvendige, faktiske opplysninger knyttet til forhold som arbeidsgiver bygger saken på. Dersom arbeidsgiver i forbindelse med saken vurderer å gi arbeidstaker en reaksjon i form av tilrettevisning eller skriftlig, skal arbeidsgiver i møteinnkallingen ha gjort klart at arbeidsgiver vil vurdere å gi en slik form for reaksjon i møtet eller i etterkant av møtet. I møteinnkallingen skal arbeidstaker orienteres om retten til å ha med tillitsvalgt eller annen person til møtet, det er opp til arbeidstaker hvem han/hun ønsker å ha med seg. Fra arbeidsgiversiden bør det være minst to som deltar, og det skal fremgå av møteinnkallingen hvem som deltar i møtet fra arbeidsgiversiden. Vanligvis deltar representanter fra lokal ledelse i slike saker. Innkallingen til møtet skal være skriftlig, gis med en rimelig frist og angi tema for møtet, se ovenfor. Se eksempel på møteinnkalling, vedlegg 1. Arbeidsgiver skal, i samarbeid med PO, forberede møtet som skal avholdes i tråd med de tema som er varslet i møteinnkallingen. Skriftlig referat Skriftlig referat fra møtet skal utarbeides i henhold til vedlegg 2 og skal blant annet tydeliggjøre: At arbeidsgiver vil følge opp forholdet dersom arbeidsgiver har gitt uttrykk for forventing om at arbeidstaker endrer de forhold som et tatt opp At tiltakene evalueres i henhold til det partene er blitt enige om og at arbeidsgiver vil reagere dersom endring ikke skjer Dersom arbeidsgiver gir en tilrettevisning direkte i møtet, skal dette begrunnes i referatet
Side : 4 av 9 Alternativt skal det komme til uttrykk i referatet at arbeidsgiver i et etterfølgende vurderingsnotat begrunner andre reaksjonsformer Vurderingsnotat i etterkant av møtet Arbeidsgiver kan i etterkant av møtet vurdere om arbeidstaker skal gis en reaksjon som tilrettevisning eller (En slik reaksjon gis i etterkant av møtet, dersom reaksjon ikke ble gitt i møtet). Arbeidsgivers vurdering av hvilken reaksjon som gis, skal begrunnes skriftlig i et notat utarbeidet på grunnlag av de faktiske opplysninger som fremkommer i møtet, vurderingene kan også framgå av tilrettevisningen eller en, dersom en slik gis. PO- senteret bistår med veiledning i forbindelse med gjennomføring av møter og utforming av eventuell reaksjon. Saksbehandling ved veiledning gjennom møte med arbeidstaker Formålet med et veiledningsmøte er: Forventningsavklaring for å bidra til at arbeidstaker settes i stand til å oppfylle arbeidsavtalen i henhold til stillingens ansvars- og arbeidsoppgaver Veilede arbeidstaker slik at han kan oppfylle arbeidsavtalens forpliktelser - ikke at arbeidsforholdet skal avsluttes. Innholdet i et veiledningsmøte: Formålet med møtet skal presiseres og tydeliggjøres Konkret beskrivelse av hvilke forhold arbeidsgiver ikke er fornøyd med Arbeidsgiver skal konkretisere sine forventinger til arbeidstaker Arbeidstaker skal få fremlegge sitt syn og sin vurdering av saken og kunne gi uttrykk for sine forventinger til arbeidsgiver vedrørende det forhold arbeidsgiver har tatt opp Arbeidsgiver skal beskrive videre oppfølgning av arbeidstaker i den konkrete saken og beskrive eventuelle tiltak, slik at arbeidstaker kan innfri forventingene Beskrivelse av konsekvensene av manglende innfrielse av arbeidsgivers forventninger Arbeidsgiver skal tydeliggjøre sine vurderinger knyttet til hvorvidt arbeidsgiver gir noen form for reaksjon i, eller i etterkant av møtet (vurderingsnotat). Saksbehandling ved tilrettevisning Dersom de faktiske opplysningene som fremkommer i møtet gir grunnlag for reaksjon i form av tilrettevisning, kan en tilrettevisning gis i møtet. Arbeidsgiver kan alternativt tilkjennegi at foreliggende fakta vil bli vurdert i etterkant av møtet, dersom det er forhold som gjør at det er mest hensiktsmessig. Saksbehandling skjer som beskrevet over. Det er viktig at arbeidstaker kjenner til at arbeidsgiver vurderer å gi en slik reaksjon i forkant av møtet. En tilrettevisning i møtet vil eksempelvis kunne være hensiktsmessig å gi i saker der overtredelsen av arbeidsgivers forventninger til arbeidstaker er uomtvistet. For eksempel dersom arbeidstaker stadig kommer for seint, uten god grunn. Dersom det ikke trekkes fram nye/formildende forhold i møtet som skaper usikkerhet rundt grunnlaget for tilrettevisningen, kan tilrettevisning gis i møtet og da fremgå av møtereferatet. Dersom arbeidsgiver er i tvil i møtet, gis tilrettevisning skriftlig i eget dokument i etterkant av møtet etter en nærmere vurdering. Dersom det gis tilrettevisning i eget dokument, skal denne utformes av nærmeste leder i samarbeid med PO-senteret, og sendes ut i etterkant av møtet. Saksbehandlingen innebærer også at arbeidsgivers vurderinger for å gi tilrettevisning framkommer av et vurderingsnotat, vurderingene kan også framgå av tilrettevisningen eller en, dersom en slik gis. I de aller fleste forhold der spørsmålet er tilrettevisning eller, benyttes tilrettevisning. Formålet med en tilrettevisning er, på lik linje med veiledningsmøtet: Forventningsavklaring for å bidra til at arbeidstaker settes i stand til å oppfylle arbeidsavtalen i henhold til stillingens ansvars- og arbeidsoppgaver Veilede arbeidstaker slik at han kan oppfylle arbeidsavtalens forpliktelser - ikke at arbeidsforholdet skal avsluttes.
Side : 5 av 9 Saksbehandling ved skriftlig En skriftlig er en reaksjonsform som arbeidsgiver kan bruke overfor en arbeidstaker som: Ikke innretter seg etter veiledning Ikke forholder seg til arbeidsgivers forventninger Misligholder arbeidsavtalen Formålet med en, er å tydeliggjøre arbeidsgivers forventninger, samt vise konsekvensene dersom arbeidstaker ikke innretter seg etter arbeidsgivers forventninger. En er å regne som en ordensstraff. Ved utforming av en må man være oppmerksom på at en skriftlig er å anse som et enkeltvedtak og saksbehandlingen skal følge reglene slik det følger av forvaltningslovens 2 annet ledd. Det er derfor flere forhold som skal være til stede, for å kunne gi en, kontra en tilrettevisning, sett i forhold til gjennomgangen av generell saksbehandling over. Når det fattes et enkeltvedtak gjelder følgende: Det skal gis forhåndsvarsel og begrunnelse Arbeidstaker har klageadgang Vedtak vil kunne omgjøres Lovligheten av vedtaket kan overprøves av en domstol Arbeidstaker vil kunne ha rett til dekning av saksomkostninger i forbindelse med saken etter forvaltningslovens 3, jfr. fvl 36 Enhver skriftlig skal minst inneholde: Det skal fremgå at det er en Beskrivelse av de klanderverdige forholdene Synliggjøre arbeidsgivers vurdering av alvorlighetsgraden i saken Utrykke hvilke forventinger arbeidsgiver har Konsekvensene av å ikke etterkomme arbeidsgivers forventninger Skriftlig skal bare ilegges etter at arbeidsgiver har gjennomført et møte med arbeidstaker i tråd med prinsippene ovenfor. Det skal utarbeides en skriftlig redegjørelse for vurderingen som ligger til grunn for beslutningen om å gi en skriftlig. Enkeltvedtak om å ilegge skriftlig treffes av enhetsleder i samråd med personal- og organisasjonssjefen. Den generelle anbefalingen fra personal- og organisasjonssjefen er at en skriftlig som hovedregel ikke benyttes ved mislighold i arbeidsforholdet. I de aller fleste tilfeller er en tilrettevisning tilstrekkelig, og det er derfor dette som benyttes for å gjøre klart at arbeidstaker handler utenfor arbeidsgivers forventninger til han/henne. Hvor lenge «varer» en reaksjon fra arbeidsgiver? Det finnes ingen klar regel for hvor lenge en skriftlig eller tilrettevisning har gyldighet. En eller tilrettevisnings verdi når det har gått en tid må vurderes konkret i forhold til om den kan sees i sammenheng med et eventuelt nytt forhold som arbeidsgiver reagerer mot. Rettspraksis har lagt til grunn at en vil ha en begrenset verdi i saklighetsvurderingen ved en oppsigelse/avskjed dersom det ikke har vært noe å utsette på arbeidstaker etter at en ble gitt. Når arbeidstaker har innrettet seg etter arbeidsgivers veiledning, kan en etter en konkret vurdering fjernes fra personalmappen. Fjerning av dokumentet følger de rutinene som gjelder. En tidligere eller tilrettevisning for liknende forhold vil kunne ha verdi som dokumentasjon på at arbeidstaker har kjennskap til arbeidsgivers forventninger og vet hva som er akseptabelt i arbeidsforholdet.
Side : 6 av 9 En eldre for helt andre forhold vil sannsynligvis ha liten verdi.
Side : 7 av 9 Mal for møteinnkalling Tittel for møteinnkalling til veiledningsmøte: Møteinnkalling til veiledningsmøte i arbeidsforholdet Tittel der arbeidsgiver vurderer tilrettevisning/: Møteinnkalling til veiledningsmøte og varsel om mulig tilrettevisning (evt. der det er aktuelt) Det vises til orientering/samtale med deg og (rektor/leder) den (dato) i samtale. I denne samtalen ble det tatt opp forhold vedrørende din utførelse av arbeidsoppgavene, herunder Konkretiser. (det som er konkretisert her skal være de samme forhold som gjengis i referatet). Rektor/leder ønsker å belyse disse forhold ytterlige, og du innkalles derfor til et møte. DERSOM TILRETTEVISNING/ADVARSEL: Det gjøres oppmerksom på at arbeidsgiver vurderer å gi tilrettevisning/ i arbeidsforholdet som følge av det ovennevnte. Dag : Tidspunkt : Sted : Møtet antas å vare ca. I tillegg til undertegnede, vil følgende personer også være tilstede: Rektor/leder tittel og navn En til tittel og navn Du må gjerne ha med en tillitsvalgt eller annen person til møtet. Det vil bli ført referat fra møtet. Med vennlig hilsen
Side : 8 av 9 TROMS FYLKESKOMMUNE Personal- og organisasjonssenteret REFERAT Unntatt innsyn Offl 13 jf. Fvl 13 Løpenr.: Saknr.: Ark.nr.: Dato: Saksbeh: Mal for Referat REFERAT OBS: dersom tilrettevisning gis i møte, må tittel være referat og tilrettevisning i arbeidsforhold. Tilrettevisningen må videre framgå av teksten i møtereferatet. Ta kontakt med PO ved utformingen av denne. MØTESTED: DATO: VARIGHET: Til stede på møtet: Leder: En annen representant fra arbeidsgiversiden: Arbeidstaker Tillitsvalgt (navn) (navn) (navn) (navn) Leder (navn)innkalte arbeidstaker (navn)for å gjennomgå forhold knyttet til (beskriv forholdet). Arbeidstaker (navn) ble i innkallingen orientert om at han hadde mulighet til å ha med seg tillitsvalgt til møtet. I møteinnkallingen var det redegjort for at møtet ville dreie seg om forhold som tidligere var tatt opp med arbeidstaker (navn) (For eksempel: Kommunikasjon med leder, særlig i forhold til uakseptabel uttrykksform Kommunikasjon og informasjon til...) Det er ført referat fra tidligere møter mellom leder (navn) og arbeidstaker (navn). Foreliggende klager / annen dokumentasjon er oversendt arbeidstaker og er derfor kjent for alle parter før møtet. Arbeidsgiver presiserte innledningsvis at møtets formål var å formidle hvilke forventninger arbeidsgiver har til arbeidstakeres adferd i arbeidsforholdet, og å gi arbeidstaker (navn) mulighet til å rette opp adferd som arbeidsgiver ikke finner akseptabel.
Side : 9 av 9 Arbeidstaker (navn) gjorde rede for ovennevnte forhold, og (f. eks. beklaget sin adferd i forhold til sakene som var tatt opp. / Han/hun erkjente ikke innholdet i saken som var tatt opp og viste til at.). Arbeidsgiver presiserte hvilke forventninger vi har til arbeidstaker (navn) i arbeidsforholdet: (Vær konkret i beskrivelse av forventningene, ut fra hvilke forhold som er tatt opp, f.eks: ) Partene er enige om å forholde seg høflig og respektfullt til hverandre. Uakseptabel adferd skal ikke forekomme i arbeidssituasjonen. Arbeidsgiver skal veilede arbeidstaker dersom (navn) viser en adferd som oppfattes som uakseptabel eller dersom han/hun ikke følger vedtatt arbeidsreglement. Partene er enige om at (navn)skal forholde respektfullt til brukere av tjenesten og at uakseptabel håndtering av henvendelser ikke skal forekomme. Han/hun skal videre bidra til et positivt arbeidsmiljø. Arbeidsgiver skal gi veiledning dersom håndteringen av pasienter/brukere av tjenesten avviker fra alminnelig kundeservice- og behandling. Dersom det oppstår episoder som oppfattes som uakseptable skal situasjonen håndteres lokalt så snart som mulig og eventuelle tiltak skal vurderes. Arbeidstaker (navn) er kjent med at dersom uakseptabel adferd ikke endres, vil det kunne få konsekvenser for arbeidsforholdet. Slike konsekvenser vil kunne være: - Skriftlig - Oppsigelse - Avskjed Arbeidstaker (navn) skal ha mulighet til komme med sin versjon av de faktiske forhold i forbindelse med konfrontasjon av eventuelle senere uakseptable hendelser. Det skal føres referat fra møter der forhold knyttet til arbeidssituasjonen tas opp. Etter en konkret vurdering av saken har arbeidsgiver konkludert med at det ikke gis/gis en tilrettevisning/ til arbeidstaker (navn) for de forhold som ble diskutert i møtet. Tromsø dato Referent Kopi: Arbeidstaker Tillitsvalgt Andre?