Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 30. april 2015 Saksbehandler: Direktør Oslo sykehusservice Vedlegg: SAK 28/2015 ETABLERING AV ET PREFABRIKKERT BYGG PÅ ULLEVÅL SYKEHUS Forslag til vedtak 1. Styret godkjenner forslag til etablering av modulbygg på Ullevål sykehus. 2. Styret ber administrerende direktør oversende forslaget med kostnadsramme for behandling i Helse Sør-Øst RHF. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å inngå avtale om leasing og iverksette bygging, når godkjennelse foreligger fra Helse Sør-Øst RHF 3. Styret ber om å bli orientert om vesentlige endringer, herunder avvik i fremdrift og kostnader under gjennomføringsperioden. Endelig sluttrapport for prosjektet legges frem for styret etter at prosjektet er sluttført. Oslo, den 23. april 2015 Bjørn Erikstein
Oslo universitetssykehus HF styresak 28/2015 Side 2 av 5 1. Sammendrag Det er behov for å utvide kliniske areal ved Ullevål sykehus. Det er behov for avlastningsareal i forbindelse med gjennomføring av en rekke vedlikeholdstiltak i flere kliniske bygg og det er behov for areal for å flytte resterende kirurgiske akuttfunksjoner fra Aker sykehus. Arealet kan etableres ved et bygg basert på prefabrikkerte moduler. Finansiering av et slikt bygg vil bestå av investeringsmidler og finansiell leasing. Avtaler om finansiell leasing skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. Status i prosjektet tilsier at det på dette tidspunkt etterspørres slik godkjenning for inngåelse av finansiell leasingavtale i henhold til kostnadsoverslag. Behovet for avklaring er hovedsakelig begrunnet i ønske om å redusere gjennomføringsrisiko tidlig i anbudsfasen. 2. Administrerende direktørs vurdering og anbefaling Fra sammenslåingen har Oslo universitetssykehus hatt arealutfordringer, og det har vært nødvendig å møte dette i en kombinasjon mellom kortsiktige løsninger av akutte behov og planlegging av løsninger som på lengre sikt gir bedre totalløsninger for sykehusdriften. På kort og mellomlang sikt har det både vært problemstillinger knyttet til utilfredsstillende standarder på en god del klinisk areal ikke minst på Ullevål sykehus, og oppfølging av beslutning om å flytte all akuttkirurgisk virksomhet fra Aker sykehus. Det har vært vurdert ulike muligheter for å løse dette, uten at det er funnet noe alternativ til å øke omfanget av klinisk areal på Ullevål sykehus. Behovet vil være der i minst 10 år framover, og videre at Ullevål sykehus har tomteareal for et slikt nybygg som ligger tilfredsstillende plassert i forhold til akuttmottak og medisinske støttefunksjoner. Oslo universitetssykehus står i en krevende finansiell situasjon. De formålene dette nye bygget på Ullevål sykehus skal bidra til å fylle har imidlertid høy prioritet. Den muligheten som nå er gitt for å gjøre anskaffelser på grunnlag av finansiell leasing, gir dessuten Oslo universitetssykehus et økt handlingsrom for anskaffelser uten å bruke investeringsmidler. Ved bruk av prefabrikasjon som byggkonsept kan bygget realiseres innenfor en relativt kort og forutsigbar tidshorisont og innenfor en lavere kostnadsramme enn et vanlig byggkonsept. I anbudsdokumentene vil det bli lagt til grunn at infrastruktur fram til bygget, fundamentering og transport, anskaffes gjennom ordinær investering og at selve produksjonen av bygget anskaffes gjennom finansiell leasing. Det nøyaktige grensesnittet fastsettes gjennom prosessen mot aktuelle leverandører. Ut fra det budsjettet som nå foreligger for anskaffelses av et slikt bygg, og på basis av grensesnittet som velges mellom finansieringsløsninger må Oslo universitetssykehus be Helse Sør-Øst RHF om en fullmakt til en ramme på 216 millioner kroner for den delen som gjelder finansiell leasing. Anskaffelsen gjøres samlet innenfor en totalentreprise. Flytteprosessene i forbindelse med nødvendig rehabilitering og funksjonell samlokalisering er en komplisert rokade. Ut fra en samlet plan for de rokadene
Oslo universitetssykehus HF styresak 28/2015 Side 3 av 5 som nå er aktuelle, legges virksomhet fra Nevrologisk avdeling til det nye bygget. Ved alle flyttinger og nybygg skal det legges vekt på å finne løsninger som gir forbedret drift. Det nye bygget vil legge til rette for en styrking av dagbasert vurdering og behandling og en samlokalisering av likeartet behandling på Ullevål sykehus og Rikshospitalet i det nye bygget. Fokuset mot forbedret drift retter seg også mot samspillet med andre fag, funksjoner og samlede pasientforløp. Som et resultat av dette vil det være en fordel å legge Slagposten (Geriatrisk avdeling) til det nye bygget. Nevrologene spiller en sentral rolle i slagbehandlingen. I tilknytning til plassering av slagposten i det nye bygget vil det også bli vurdert å reetablere trombektomibehandling på Ullevål sykehus slik at en vil ha et komplett tilbud for akutt slagforløp ved Ullevål sykehus. Det er nedsatt en styringsgruppe som har det samlede ansvar for ledelsen av prosessene ved etablering av bygget. På tross av kompleksiteten er det mulig å styre denne prosessen effektivt, men det forutsetter at beslutningsprosessen planlegges godt og tidmessig innpasses i en omforent fremdrift. Det er viktig for prosjektet og interessen fra markedet at færrest mulig forbehold følger prosjektet i dets ulike faser. Konkurranseformen som er valgt skal gi best mulig leverandørkompetanse og modell for løsninger av spesifiserte krav til lavest mulig byggekostnad. Framgangsmåten er ressurskrevende for entreprenørene. Det er derfor vesentlig at de konkurrerer om et prosjekt som vil bli realisert. Dersom det ikke skapes forutsigbarhet i beslutningspunkter, vil det kunne forlenge tiden det tar å etablere bygget. For å sikre denne forutsigbarheten er det viktig at nødvendige godkjenninger og fullmakter er på plass. Tillitsvalgte og verneombud er involvert på alle nivå som del av medvirkningsprosessen. Brukerne i form av pasientene er dessuten trukket inn, delvis ved at én fra Oslo universitetssykehus brukerutvalg er med i styringsgruppen og delvis ved at brukerorganisasjoner har vært representert i egne seminar som har arbeidet med sammenheng mellom virksomhet og areal i nytt bygg. 3. Faktabeskrivelse Som følge av vedlikeholdsetterslepet i Oslo universitetssykehus er det et stort antall pålegg fra sentrale tilsynsmyndigheter som må lukkes i løpet av få år. Så godt som alle myndighetspålegg er knyttet til ivaretakelse av sikkerhet for pasienter og ansatte. For å sikre disse er tilsynsmyndighetene aktive partnere i evaluering og forbedring av tjenester, bygg, infrastruktur etc. Oslo universitetssykehus legger opp til å trappe opp innsatsen for å lukke tilsynsavvik og dette er også i tråd med tilsynenes uttalte forventning. Det prefabrikkerte bygget er en viktig brikke i en slik opptrapping. Et realistisk tidsbilde viser behov for mer areal til sykehusdrift på Ullevål sykehus minst i 10 år frem i tid. Dette gjelder uavhengig av valg av alternativ for fremtidens Oslo universitetssykehus. Samtidig hefter det store tilsynspålegg som forfaller raskt ved de bygg som må benyttes i denne perioden. Lukking av omfattende tilsynspålegg kan kun i svært begrenset grad gjennomføres i avdelinger i drift. Ettersom kapasiteten på Ullevål sykehus er fullt ut utnyttet, må det etableres areal for rokering.
Oslo universitetssykehus HF styresak 28/2015 Side 4 av 5 Da behovet for økning av tilgjengelig areal for klinisk virksomhet ble identifisert ved årsskiftet 2013/14, ble det funnet en egnet lokalisering på Ullevål sykehus og laget en enkel skisse av et slikt bygg på den aktuelle tomten. I etterkant av dette ble det besluttet at bygget skulle fylles med aktivitet fra Nevrologisk avdeling og i mai i fjor ble det ut fra det satt i gang et arbeid med beskrivelse av virksomheten i denne avdelingen og avhengigheter og samhandling med andre funksjoner og enheter. Beskrivelsen omfattet både virksomheten på Rikshospitalet og Ullevål sykehus og er utarbeidet i nært samarbeid med de berørte enhetene. I november 2014 ble ambisjonene for innholdsmessige rammer i det nye bygget bestemt herunder at også Slagposten vil være en del av virksomheten i bygget. Sammen med brukerne er det også gjennomført kartlegginger av hvordan virksomheten kan forbedres i tilknytning til innflytting i nye lokaler. Parallelt med virksomhetsavklaringsprosessene er det gjennomført et arbeid med teknisk beskrivelse av bygget og planlegging av selve anskaffelsesprosessen. Nå er det samlede underlaget for en anbudsutlysning på det nærmeste klart. Det planlagte bygget vil ligge på tomten mellom vaskeriet og kreftbygget og forbindes med den såkalte midtblokka ved en overbygd bro som koples på den eksisterende brua mellom kreftbygget og midtblokka. Bygget vil ha et såkalt fotavtrykk på ca 1400 kvm og med tre etasjer gir det et mulig totalareal på i overkant av 4000 kvm. Bygget er basert på to etasjer med sengeposter og én etasje med poliklinikk og dagavdeling. Selv om arealplanen for bygget er utarbeidet i samarbeid med de brukerne som skal inn i bygget når det åpnes, er det samtidig lagt vekt på at en skal ha en så generell arealløsning at det uten endring av betydning seinere eventuelt kan overtas av andre avdelinger og pasientgrupper. Konkurranseformen som er valgt er Konkurranse med forhandlinger i to trinn med en samspillfase med incentiver og totalentreprise. Forskrift om offentlig anskaffelse krever at man i slike prosesser prekvalifisere entreprenørene/ leverandørene. Anbudsforespørselen vil bestå av en funksjonsbeskrivelse, et romprogram og romfunksjonsprogram pr standard rom. Det er planlagt at konkurransegrunnlag skal være klar til utsendelse til prekvalifiserte totalentreprenører i begynnelsen av mai 2015. Det er lagt opp til innlevering av tilbud til ferien 2015. Tilbudene evalueres og deretter går man i forhandlinger med 3-5 av de beste tilbudene. Evalueringskriterier vil bl.a. være: Funksjonalitet og kvalitet ved foreslåtte løsninger Totalkostnad ved løsningen. Avtalevilkår for finansiell leasing, drift av bygg med mer Entreprenørens gjennomføringsevne/fremdrift Konkurranse med forhandlinger betyr at man avtaler møter med tilbyderne og forhandler om alle sider ved tilbudet, både pris, kvalitet, fremdrift, leasingvilkår og layout før endelig tilbudsfrist. Det endelige tilbudet skal evalueres og på bakgrunn av denne evalueringen inngås avtale om samspill med en leverandør.
Oslo universitetssykehus HF styresak 28/2015 Side 5 av 5 Samspillsavtalen bygger på en målpris og incitamenter for eventuell kostnadsreduksjoner i endelig kontrakt. I samspillsfasen utarbeides endelig beskrivelse av funksjonell og teknisk løsning for bygget basert på entreprenørens tilbud, herunder entreprenørens designutgangspunkt. I denne fase skal brukergrupper igjen involveres. Parallelt med samspillsfasen vil rammesøknad utformes og sendes kommunen. Når samspillsfasen er ferdig, inngår en ordinær avtale om totalentreprise. Endringer i gjennomføringsfase vil da håndteres på vanlig måte, og komme som tillegg til avtalt kontraktssum. Totalentreprenøren skal detaljprosjektere både infrastruktur og selve bygget (produksjonstegninger). Bygget skal produseres på fabrikk. Infrastruktur, fundament etc opparbeides på plassen før montering av ferdige moduler gjennomføres. Mest mulig av byggets tekniske infrastruktur leveres prefabrikkert med modulene, men noe må også utføres på plassen. Etter ferdigstillelse av bygg/utomhus/infrastruktur vil Oslo universitetssykehus overta leieobjektet og starte test og idriftssettingsfasen, hvor det tekniske anlegget testes og hvor man sjekker at alt fungere som forutsatt. Detaljerte planer for og andre forberedelser av virksomhetsutvikling knyttet til innflytting må gjennomføres parallelt med de siste fasene i byggprosjektet. Deretter kommer innflyttingsfasen hvor brukerne tar bygget i bruk. Etter overnevnte gjennomføringsplan er det lagt opp til at Oslo universitetssykehus trolig kan ta bygget i bruk ved årsskiftet 2016/17.