Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Rådhuset - Kommunestyresalen Dato: 27.09.2018 Tidspunkt: 10:00 Forfall meldes til offentlig servicekontor på telefonnr.: 78460000, eller e-post: postmottak@porsanger.kommune.no. Offentlig servicekontor sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling Administrasjonsutvalgets møte starter umiddelbart etter at Arbeidsmiljøutvalgets møte er ferdig. Orienteringer: Nye lokaler til kvalifiseringsenheten Brukermedvirkning nytt SFO bygg Økonomisk situasjon og videre prosess Personalsak Personalsak Lakselv, Mona Skanke Leder Bente Larssen Rådmann 1
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen håndskrevet signatur 2
3
Saksliste Utvalgsnr:. Tittel Lukket PS 15/18 RS 18/6 PS 16/18 PS 17/18 Godkjenning av innkalling, saksliste, samt signering av protokoll Orienteringer Prosjektleder investeringsprosjekter Omgjøring og flytting av stillingshjemmel 4
PS 15/18 Godkjenning av innkalling, saksliste, samt signering av protokoll RS 18/6 Orienteringer 5
Arkiv: Arkivsaksnr: 2018/1861-1 Saksbehandler: Tom Jøran Olsen Saksframlegg Saknummer Utvalg Møtedato 16/18 Administrasjonsutvalg 27.09.2018 Prosjektleder investeringsprosjekter Sakens bakgrunn Porsanger kommune har en stor investeringsportefølje med små og store prosjekt som er under utførelse, eller kommer til utførelse i nær fremtid. I tillegg ser vi at det vil komme flere investeringsprosjekter innenfor bygg, veg, vann og avløp i forbindelse med arbeidet vi er inne i forhold til statusgjennomgang på teknisk infrastruktur. Sektoren kommunalteknikk og beredskap har ansvaret for gjennomføringen av de aller fleste av disse prosjektene. Ansvaret for slike prosjekter er håndtert av driftsingeniør i tillegg til sitt ordinære arbeid. Driftsingeniør har vært bestiller og rådgivende ingeniørfirma har hatt oppdraget med å prosjektere og ivareta prosjekt-/byggeledelse på prosjektene i utbyggingsfasen. Erfaringen viser at det er særdeles vanskelig og utfordrende å sikre god framdrift og kvalitet i prosjektene med dagens organisering og humankapital. Slik vi nå er organisert har vi kjøpt byggeledelse fra eksterne konsulenter, disse kostnaden er medtatt i kalkyler ved finansiering av investeringsprosjektene. Ved å ansatte egen prosjektleder vil behovet for kjøp av byggeledelse i stor grad falle bort. Stillingen som prosjektleder/byggeleder vil være selvfinansierende over investeringsbudsjettet. Det er et stort ansvar å være prosjektleder (byggherrens representant) og det stilles stadig større krav til profesjonalitet og bestillerkompetanse til oss gjennom lover og forskrifter. Samtidig er det flere prosjekter som forutsetter stor grad av involvering av andre kommunale virksomheter, brukere, grunneiere, politiske organ mv., noe som også krever ressurser og strukturert arbeid. Denne rollen vil også en egen ansatt prosjektleder kunne ivareta bedre enn en innleid konsulent. Porsanger kommune har det siste halvåret engasjert egen prosjektleder for å få oversikt og kontroll på investeringsprosjektene. Vi ser allerede resultater i form av bedre kontroll på vår investeringsportefølje, samt bedre prosjektgjennomføring med tilhørende godt sluttresultat. Vurdering 6
Egen prosjektleder på investeringsprosjekter vurderes av rådmannen å være viktig for gjennomføringskapasitet og ønsket kvalitet på sluttproduktet. I tillegg vil vi ha bedre styring, oppfølging og kontroll av prosjektene når dette arbeidet gjennomføres og følges opp av en intern ressurs. Vi må ha god kontroll på våre prosjekter i planlegging og gjennomføringsfasen for å imøtekomme de økonomiske utfordringene og et stort omstillingsbehov. Bedre måloppnåelse og sluttresultater er avgjørende for en effektiv drift og lave driftskostnader ved idriftsettelse. Da vår målsetning er å drifte og vedlikeholde våre tekniske anlegg på en mer effektiv og smart måte, der kostnader og tilgjengelighet skal optimaliseres. En feil i prosjektgjennomføringsfasen kan få direkte følger for den enkelte innbygger gjennom dårligere tjenestetilbud eller høyere skatter og avgifter. Videre kan prosjekter som ikke møter brukernes behov eller som belaster kommunens økonomi unødig, ha store negative effekter for oss i det daglige. Rådmannen anbefaler at det opprettes en ny fast 100% stilling som prosjektleder for investeringsprosjekter. Bakgrunnen er i første rekke knyttet til mangel på humankapital for å ivareta den viktige rollen som byggherrens representant ved gjennomføringen av vedtatte investeringsprosjekter. I tillegg vil en ny stilling også kunne frigjøre ressurser til strategisk arbeid og utvikling av organisasjonen og tjenestetilbudet. Til slutt vises det til at den ekstra stillingsressursen vil finansieres gjennom investeringsbudsjettet og at den ikke vil belaste driftsbudsjettet. På sikt vil denne stillingen optimalt være med på å redusere driftsbudsjettet. Det legges også til grunn at dersom investeringsaktiviteten reduseres i framtiden, så vil behovet for stillingen falle bort. Rådmannens innstilling 1. Det opprettes en ny fast 100% stilling som prosjektleder investering. 2. Stillingen organiseres under sektor for kommunalteknikk og beredskap 3. Stillingen finansieres ved bruk av midler på vedtatte investeringer. 7
Arkiv: 034 Arkivsaksnr: 2018/1843-1 Saksbehandler: Bente Moen Saksframlegg Saknummer Utvalg Møtedato 17/18 Administrasjonsutvalg 27.09.2018 Omgjøring og flytting av stillingshjemmel Vedlegg til saken: Ingen. Sakens bakgrunn Porsanger kommunestyre vedtok i forbindelse med årsbudsjett 2018 og økonomiplan 2018-2021 et sektorovergripende tiltak om reduksjon av årsverkshjemler. For sektor helse og omsorg lå det i tiltaket at sektoren skulle redusere 0,25 årsverk i 2018. Tiltaket er lagt til ansvar 4620 helsestasjonen. Tilsvarende tiltak ble gjennomført på dette ansvaret også i 2017. Reduksjonen er tatt på årsverk flyktningesykepleier, på bakgrunn av politisk vedtak om 0-bosetting av nye flyktninger. Helsestasjonen har da samlet over de 2 siste år har tatt ned 0,5 av totalt 4 årsverk i tjenesten, og står igjen med 3,5 årsverk. 3,3 årsverk er nå besatt på helsestasjonen. 1,3 årsverk er besatt med helsesøsterkompetanse mens 2 årsverk er besatt av annen helsefaglig kompetanse. Med bakgrunn i nasjonal utfordring med rekruttering av helsesøsterkompetanse til kommunene, er det utarbeidet plan for kvalifisering av annen kompetanse til helsesøster. 0,2 årsverk er vakant og ønskes omdisponert til sykeavdelingen. Vurdering Sak om omdisponering av 0,2 årsverk fra helsestasjonen til sykeavdelingen sees i sammenheng med flere forhold: 1. Redusert behov for tjeneste fra flyktningesykepleier 2. Innkommet søknad fra fast ansatt sykepleier på sykeavdelingen om større stilling 3. Behov for frikjøp av nestleder ved sykeavdelingen tilsvarende 0,2 årsverk Sykeavdelingen har i dag nestleder som trår inn i avdelingssykepleiers fravær, men som også har selvstendig ansvar for enkeltoppgaver, eksempelvis oppfølging av helse- og sosialtjenestelovens bestemmelser i kap. 4 a om bruk av tvang og makt. Sykeavdelingen er en tjeneste med bemanning på døgnbasis og med et spekter av lovpålagte oppgaver innen pleie, omsorg, somatikk og akuttmedisin. Totalt har tjenesten 56 ansatte fordelt på ca 30 årsverk i turnus. Lederspennet er stort og ressurskrevende. Slik ordningen praktiseres pr. nå skal nestleder uten frikjøp ivareta sitt fastsatte ansvar innenfor rammen av egen arbeidstid, noe som vurderes å igjen gå ut over 8
andre oppgaver tillagt sykepleierstillinger i tjenesten. At behovet for en aktiv nestleder er til stede, gjenspeiler seg ved at avdelingen tidvis ser seg nødt til likevel å ta ut nestleder fra ordinært arbeide for å ivareta nestlederoppgaver. Dette genererer ekstra kostnader til innleie av vikar. Ved å omdisponere 0,2 årsverk til sykeavdelingen kan en reelt ha frikjøp av nestleder, som også kan sees som et forebyggende tiltak mot turnover i avdelingssykepleierstillingen. Man vil også, med bakgrunn i kommunens politisk forankrede fokus på heltid, kunne imøtekomme den ansattes ønske om ufrivillig deltid. Til sist vil omdisponeringen eliminere kostnader til bruk av ekstrahjelp. Forslag om omdisponering av 0,2 årsverk fra helsestasjonen er forankret både hos ledende helsesøster, avdelingssykepleier ved sykeavdelingen og hos hovedtillitsvalgt for Norsk sykepleierforbund. Rådmannens innstilling 0,2 årsverk omdisponeres og flyttes fra R1450 ansvar 4620 helsestasjonen til R 1410 ansvar 4100 sykeavdelingen. Omdisponeringen gjøres varig. 9