MØTEPROTOKOLL Asker kontrollutvalg Dato: 05.12.2016 kl. 16:00 Sted: Formannskapssalen Arkivsak: 15/00036 Tilstede: Ole Willy Sandbekk, Erling Bergsaker, Kirsti Kierulf under behandlingen av sakene 75-82, Astrid Nesland, Petter Berntsen, William Norset. Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Økonomisjef Randi Sandli og rådgiver Elin Fejerskov møtte under sak 74. NAV-leder Wenche Steen under sak 75. Oppdragsansvarlig revisor, Terje Tvedt BDO, møtte under alle saker. Director Øyvind Sunde, BDO, møtte under sakene 74 og 76. Utvalgssekretær Mona Moengen, Rokus I protokollen fra møtet 17.10 er det angitt feil i fremmøte fra revisor. Det korrekte skal være Oppdragsansvarlig revisor, Terje Tvedt BDO, møtte under sak 66-70. Director Øyvind Sunde møtte under sakene 67. SAKSKART Side Saker til behandling 74/16 16/00114-1 Frie inntekter - rapportering til kontrollutvalget 3 75/16 16/00036-9 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Sosialhjelp til unge i Asker 4 76/16 16/00115-1 Selskapskontroll Asker Produkt AS 5 77/16 16/00116-1 Regnskapsrevisjon - Status og risikoområder 6 78/16 16/00087-5 Orientering fra revisor 7 79/16 15/00272-4 Årsplan 2017 - Asker kontrollutvalg 8 1
80/16 15/00240-20 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 9 81/16 82/16 15/00242-23 15/00241-23 Referater - Asker kommune 10 Eventuelt 11 Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Sak 76 ble behandlet før sak 75 Møtet ble hevet kl. 19.15 Asker, 05.12.2016 Ole Willy Sandbekk, leder Erling Bergsaker, nestleder Kirsti Kierulf William Norset Astrid Nesland Petter Berntsen 2
Saker til behandling 74/16 Frie inntekter - rapportering til kontrollutvalget 1 Asker kontrollutvalg 05.12.2016 74/16 Kontrollutvalget mottar til orientering samme rapportering på skatt og rammetilskudd som Utvalg for økonomi, eiendom og eierstyring og Administrativ ledergruppe. Vedleggene til rådmannens notat var dessverre ikke sendt ut med møteinnkallingen, og ble delt ut i møtet. Økonomidirektør Randi Sandlie og rådgiver Elin Fejerskov la frem saken og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Kontrollutvalget mottar til orientering samme rapportering på skatt og rammetilskudd som Utvalg for økonomi, eiendom og eierstyring og Administrativ ledergruppe. 3
75/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Sosialhjelp til unge i Asker 1 Asker kontrollutvalg 05.12.2016 75/16 Kontrollutvalget har merket seg at rapporten er fulgt opp, og avslutter med dette sin oppfølging av forvaltningsrevisjonen. NAV-leder Wenche Sten orienterte om NAV, la frem saken og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Kontrollutvalget har merket seg at rapporten er fulgt opp, og avslutter med dette sin oppfølging av forvaltningsrevisjonen. 4
76/16 Selskapskontroll Asker Produkt AS 1 Asker kontrollutvalg 05.12.2016 76/16 1. Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll med Asker produkt til orientering. 2. Rapporten sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: a) Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering. b) Kommunestyret ber administrasjonen om å følge opp revisjonsrapportens anbefalinger. c) Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp ultimo 2017. Director Øyvind Sunde, BDO, la frem rapporten. Utvalget ba om at revisor innhenter informasjon om Den Glade Baker og forholdet mellom Den Glade Baker og Asker produkt. Utvalget ba revisor komme tilbake med en redegjørelse for EØS-støtteregelverket til denne type virksomheter og mulige konsekvenser. Utvalget vil oversende eierskapsrapporten og tilleggsundersøkelsen samlet til kommunestyret. Det ble fremsatt et nytt forslag til vedtak: 1. Utvalget ba revisor komme tilbake med en redegjørelse for EØSstøtteregelverket til denne type virksomheter og mulige konsekvenser samt avklare status for utsalget i Asker sentrum. Tilleggsundersøkelsen gjennomføres innenfor en ramme på 20 timer, og legges frem til februarmøtet. 2. Rapporten fra eierskapskontrollen oversendes kommunestyret sammen med tilleggsundersøkelsen. 5
77/16 Regnskapsrevisjon - Status og risikoområder 1 Asker kontrollutvalg 05.12.2016 77/16 Kontrollutvalget tar informasjon om status og risikoområder for regnskapsrevisjon av Asker kommunes regnskap for 2016 til orientering. Møtet ble lukket under henvisning til Kommuneloven 13 nummer 5, jf. Offentleglova 24, første ledd. Kontrollutvalget tar informasjon om status og risikoområder for regnskapsrevisjon av Asker kommunes regnskap for 2016 til orientering. 6
78/16 Orientering fra revisor 1 Asker kontrollutvalg 05.12.2016 78/16 Revisor orienterte hadde ingen ytterligere saker å orientere om. 7
79/16 Årsplan 2017 - Asker kontrollutvalg 1 Asker kontrollutvalg 05.12.2016 79/16 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2017, med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2017 til orientering. Kontrollutvalget kom med innspill som innarbeides i årsplanen før den oversendes kommunestyret. 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2017. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2017 til orientering. 8
80/16 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 1 Asker kontrollutvalg 05.12.2016 80/16 Medlemmene orienterte. 9
81/16 Referater - Asker kommune 1 Asker kontrollutvalg 05.12.2016 81/16 10
82/16 Eventuelt 1 Asker kontrollutvalg 05.12.2016 82/16 Skriv inn forslag til vedtak Henvendelse angående bygging av ungdomsskole på Landøya var sendt utvalget på epost. Leder orienterte om henvendelsen. Kontrollutvalget drøftet saken. Saken blir ikke å behandle. Leder oppfordret alle til å melde seg på NKRFs kontrollutvalgskonferanse 1. 2. februar. Leder orienterte om kontrollutvalgssaker som skal behandles i kommunestyret. Det ble også orientert om fellesmøtet med Hurum og Røyken 13.2.17. Utvalget ønsker å etablere en rutine for oppfølging av budsjettet for 2017 med vekt på hvor mange timer som er fakturert og bestilt fra BDO. Kontrollutvalget drøftet henvendelsen angående bygging av ungdomsskole på Landøya. Saken blir ikke å behandle. 11