Vår ref. 14/457-2 033 /JENSAL Medlemmer og varamedlemmer Dato 11.09.2014 Lillesand kommune - kontrollutvalget Det innkalles med dette til møte: Dato: 22.09.2014 Tid: Kl. 13:00 Sted: Rådhuset, møterom ved personalkantinen Dersom de ikke kan møte må det snarest meldes ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 13/14-17/14 For Leder Bjørn Melby Alexander Etsy Jensen Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 91 82 75 45 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Lillesand kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 13/14 14/431 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28.04.2014 14/14 14/440 BUDSJETT 2015 FOR KONTROLL OG TILSYN 15/14 14/433 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - "TILPASSET OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING I LILLESAND KOMMUNE" 16/14 14/451 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 22.09.2014 17/14 14/432 EVENTUELT I MØTE 22.09.2014
Sak nr. 13/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28.04.2014 Arkivsaksnr.: 14/431 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Alexander Etsy Jensen Behandling i: 13/14 Lillesand kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Protokollen fra møte 28.04.2014 godkjennes Saksopplysninger Protokollen fra møtet i kontrollutvalget 28.04.2014 legges frem for godkjenning i møtet. Vedlegg: 1. Protokoll fra møtet i kontrollutvalget 28.04.2014 Sak 13/14 Side 3 av 10
Sak nr. 14/14 BUDSJETT 2015 FOR KONTROLL OG TILSYN Arkivsaksnr.: 14/440 Arkivkode: 151 Saksbehandler: Alexander Etsy Jensen Behandling i: 14/14 Lillesand kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2015 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune med en ramme på kr. 1 078 700,- s budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. Saksopplysninger Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. s forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2015 i Lillesand kommune. Vurdering fra sekretariatet Sekretariatet har utarbeidet et framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand Kommune for 2015. sitt budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariattjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstall og delvis på anslag. Det er svært viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet. Det å sørge for tilstrekkelig kontroll og tilsyn av den kommunale virksomheten er høyaktuelt, og bystyret har et ansvar i å sørge for at det bevilges nok med ressurser til dette. Det er blant annet viktig at medlemmene får delta på ulike kurs og seminarer for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på fylkesvise og regionale samlinger er bra i denne sammenhengen. Sak 14/14 Side 4 av 10
Sak 14/14 En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til Lillesand kommunes reglement for godtgjørelse til folkevalgte. Det er tatt høyde for 5 kontrollutvalgsmøter i året. Sekretariatet anbefaler NKRFs kontrollutvalgskonferanse i februar 2015, samt dagskonferanse Vår og Høst i regi av sekretariatet. Lillesand kommune har valgt å delta i to interkommunale selskaper for å løse kontroll og tilsynsoppgavene. Dette er Arendal Revisjonsdistrikt IKS for revisjonsoppgaver og Agder- og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver. Sekretariatstjenester Lillesand kommune er medeier i Agder- og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av representantskapet. Revisjonstjenester Lillesand kommune er medeier i Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten blir fastlagt av representantskapet. Selskapskontroll Kjøp av tjenester fra revisjonen omfatter også selskapskontroll og det er viktig at det bevilges nok midler til å gjennomføre tilstrekkelig antall selskapskontroller i tråd med de planer som er vedtatt. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Budsjett Budsjett Budsjett Beskrivelse 2013 2014 2015 Møtegodtgjørelse m.v. 52 000 54 000 56 000 Kurs og andre utgifter 30 000 30 000 30 000 Kjøp fra IKS a. Revisjon (revisjonshonorar, møtedeltagelse og forberedelse) 760 000 801 000 854 000 b. Selskapskontroll 15 000 c. Sekretariat (Temark fra 01.07.14) 58 000 89 750 1 123 700 2 Totalutgifter 900 000 974 750 1 078 700 Konklusjon: s sekretariat foreslår en budsjettramme på kr. 1 078 700,- for kontrollutvalget for 2015, dette inkluderer også kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. 1 Fylkesrevisjonen i Aust-Agder har levert sekretariats tjenester frem til Temark overtok 01.07.14. Det vil si at Fylkesrevisjonen i Aust-Agder har budsjettert med kr. 30 000 og Temark med kr. 59 750, totalt kr. 89 750 for 2014. 2 Beregningen som ligger til grunn for sekretariats tjenesten i 2015 er kr. 59 750 + 3,5% (deflator). Side 5 av 10
Sak 14/14 Det er tatt høyde for en lønnsvekst på 3,5%, i tråd med regjeringens Kommuneproposisjon, som ble lagt frem i mai. Budsjettposten «Kurs og andre utgifter» er ikke justert, basert på de erfaringstall som foreligger per dato. Skulle det oppstå uforutsette situasjoner/hendelser hvor det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter fra revisjonen eller det skulle være behov for å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tilleggsbevilgninger til Kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for kommunestyret. Vedlegg: Side 6 av 10
Sak nr. 15/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - "TILPASSET OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING I LILLESAND KOMMUNE" Arkivsaksnr.: 14/433 Arkivkode: 217 Saksbehandler: Alexander Etsy Jensen Behandling i: 15/14 Lillesand kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak tar Forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Lillesand kommune» til etterretning. innstiller bystyret til å gjøre følgende vedtak: Bystyret tar Forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Lillesand kommune» til etterretning. Bystyret ber rådmannen følge opp de anbefalte fokusområdene som revisjonen belyser i forvaltningsrevisjonsrapporten. Bystyret ber om at rådmannen gir kontrollutvalget en tilbakemelding innen mai 2015 om hvordan anbefalingene blir fulgt opp. Saksopplysninger Prosjektet har grunnlag i plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 og i årsplanen for 2013, som er vedtatt av kontrollutvalget. Overordnet analyse, gjennomført i 2012, peker på en stor andel elever med spesialundervisning i Lillesand kommune, og formålet med denne forvaltningsrevisjonsrapporten har vært å belyse årsakene til denne tendensen. I rapportens innledende del står det at de årsaksforklaringene denne forvaltningsrevisjonsrapporten retter fokus på kan betegnes som de formelle forholdene ved kommunens behandling av saker som er tilknyttet spesialundervisning. Dette innebærer de strukturelle rammene kommunen opererer innenfor, det vil si de konkrete forhold i saksbehandlingen som kan ha betydning for det enkelte vedtak. Med utgangspunkt i «Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning» (2009) har revisjonen utledet følgende problemstillinger: Sak 15/14 Side 7 av 10
Sak 15/14 1. Er saksbehandlingen i kommunen knyttet til saker om spesialundervisning i tilstrekkelig henhold til opplæringslovens og forskriftenes krav? 2. Hvilken modell ligger til grunn når Lillesand kommune tildeler ressurser til- og innholdet i spesialundervisningen? 3. Hvilke rutiner har Lillesand kommune for å følge opp at elever med spesialundervisning har tilstrekkelig utbytte av spesialundervisningen? Hovedfunnene i rapporten peker på følgende: Bruken av spesialundervisning har gått ned de siste årene. Andelen elever med spesialundervisning varierer noe mellom skolene. De sakkyndige vurderingene oppfyller i hovedsak kravene til opplæringsloven og er grundig utført. Enkeltvedtakene er i hovedsak av god kvalitet og fremstår som utfyllende. Kommunens ressurstildelingsmodell kan betegnes som flat. Skoler med store behov for spesialundervisning får i liten grad kompensert dette gjennom økte ressurser, noe som kan gi utfordringer til enkelte skoler. En egen ramme for spesialundervisning har blitt lansert som en potensiell driver for spesialundervisning og kommunen har bevisst valgt en modell uten dette. Styringsdokumentene og rutinene i Lillesand viser at PPT og skolene samarbeider godt, og det er et økt fokus på bruk av tilpasset opplæring. PPT har noe ventetid, noe som medfører forsinkelser i saksgangen. Lillesand kommune har fokus på gode rutiner når det gjelder evaluering av spesialundervisningen. Det er påpekt enkelte svakheter ved evalueringen tilknyttet individuelle opplæringsplaner. Sekretariatet vil for øvrig vise til rapportens kapittel 5 hvor revisjons anbefalinger og forslag til tiltak er listet opp i fire punkter. Rådmannens høringssvar er inntatt på side 25 i rapporten. Av den fremgår det at rådmannen v/kommunalsjef Arnt Jørgen Eidsaa slutter seg til de vurderinger og anbefalinger som fremkommer av rapporten. Vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» Side 8 av 10
Sak nr. 16/14 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 22.09.2014 Arkivsaksnr.: 14/451 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Alexander Etsy Jensen Behandling i: 16/14 Lillesand kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saken tas til orientering Saksopplysninger Arendal Revisjonsdistrikt IKS vil orientere om det løpende revisjonsarbeidet i møtet. I tillegg vil revisor komme nærmere inn på: Status «Påstander knyttet til kloakksak på Fjelldal» Status «Påstand om forskjellsbehandling av byggesaker i strandsonen» Vedlegg: 1. Brev fra Arne Gulbrandsen til kontrollutvalget vedr. tidligere korrespondanse i anledning «forskjellsbehandling i strandsonen. Sak 16/14 Side 9 av 10
Sak nr. 17/14 EVENTUELT I MØTE 22.09.2014 Arkivsaksnr.: 14/432 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Alexander Etsy Jensen Behandling i: 17/14 Lillesand kommune - kontrollutvalget Nytt sekretariat samarbeidsform Høstkonferanse og representantskapsmøte i Temark 10. november 2014 Møteplan for høsten 2014 Neste møte 27. oktober 2014 kl. 13:00 Evt. Sak 17/14 Side 10 av 10