Møtedato: 13.12.2017 Møtested: Spydeberg kommunehus Møtetid: 15:30 Møteinnkalling for PSU fellesnemnda 5K Forfall bes meldt i god tid slik at vararepresentanter kan bli innkalt. Forfall meldes til fellesnemndas sekretær, tlf 99 69 42 55 eller e-post: trude.paulsen@hobol.kommune.no Saksnr Tittel Saksliste 32/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 33/17 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 34/17 Budsjett 2018 - Økonomiplan 2018-2019 35/17 Etablering av omstillingsutvalg (oppfølging av utsatt sak 17/28 PSU 09.11.17 - Rutine for stillingskontroll) 36/17 Mandat for styringsgruppe delprosjekter 7.desember 2017 Øivind T. Reymert leder
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE - 033 17/1574 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksnr Utvalg Type Dato 32/17 PSU fellesnemnda 5K PS 13.12.2017 Prosjektleders innstilling: Innkalling og saksliste godkjennes. 2
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE - 033 17/1574 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksnr Utvalg Type Dato 33/17 PSU fellesnemnda 5K PS 13.12.2017 Prosjektleders innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - PSU fellesnemnda 5K - 09.11.2017 3
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE - 033 17/1574 Budsjett 2018 - Økonomiplan 2018-2019 Saksnr Utvalg Type Dato 34/17 PSU fellesnemnda 5K PS 13.12.2017 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Forslag til budsjett 2018 for Indre Østfold kommune 2020 vedtas slik: Fellesnemnd og PSU 400 000 Tillitsvalgte og HVO 2 030 000 Prosjektleder 14 562 500 Prosjektkoordinator/stab 2 475 000 HR-rådgiver 509 000 Juridisk rådgiver 509 000 Digitalisering 10 015 000 Kommunikasjon 509 000 Anskaffelser 609 000 A1 Administrasjon og ledelse 16 000 A2 Økonomi 16 000 A3 Eiendom, miljø, tekn.tj. 16 000 A4 Helse, sosial og omsorg 16 000 A5 Kultur og oppvekst 16 000 A6 Forberedelser til valg 2019 8 000 P1 Politisk organisering 313 500 P2 Nærdemokrati og felles kultur 113 500 A/P1 Kommuneplan 113 500 A/P2 Arbeidsgiverpolitikk 113 500 A/P3 Økonomisk politikk og handlingsregler 113 500 A/P4 Interkommunalt samarbeid og eierskap 113 500 A/P5 Næring, kultur og stedsutvikling 113 500 TOTALT 32 701 000 2. Forslag til økonomiplan for 2018-2019 for Indre Østfold kommune vedtas ihht vedlegg. 4
3. Prosjektleder bes fremlegge regnskapsrapporter og eventuelle budsjettjusteringer i forbindelse med kvartalsrapportering til fellesnemnda. Saken gjelder: Budsjett 2018 og økonomiplan 2018-2019 for Indre Østfold kommune 2020. Bakgrunn og saksopplysninger: I denne saken foreslår prosjektleder budsjett for 2018, og økonomiplan for perioden 2018-2019 for disponering av de øremerkede tilskuddsmidlene til kommunereformarbeidet for Indre Østfold kommune 2020. I tillegg til disse midlene er Indre Østfold kommune 2020 tildelt folkehelsemidler på kr.385.000,- fra Østfold Fylkeskommune for å etablere en Indre-Østfoldmodell for folkehelsearbeid. Kommunestyrene i kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad har tidligere vedtatt et styringsdokument (prosjektplan) for kommunereformarbeidet. Denne høsten har det vært jobbet med mandater for de ulike delprosjekter i prosjektorganisasjonen. De fremlagte mandatsforslag viser til dels behov for betydelig tilførsel av økonomiske midler og personalressurser for at delprosjektene skal kunne gjennomføre sine utredninger og oppdrag på en slik måte at målsettingene som fremkommer av prosjektplan og mandater oppnås. Mange av delprosjektene har foreløpig bare antydet behovene for ressurser. Prosjektleder fremlegger derfor et budsjettforslag, hvor hoveddelen av midlene foreløpig er beholdt sentralt i prosjektet, inntil det gjøres mer detaljerte behovsvurderinger i de enkelte delprosjekter. Når dette er tydeliggjort mer i mandatene kan det foretas budsjettjusteringer som styrker handlingsrommet til delprosjektene. I det foreliggende budsjettforslag er det derfor foreløpig kun avsatt midler til løpende «møtedrift» i delprosjektene. Økonomiske effekter av gevinstrealisering i form av ledigholdelse av vakante stillinger, etablering av samarbeidstiltak mellom kommunene m.m. er ikke med som en del av Indre Østfold kommune 2020 sitt budsjett. Disse gevinstene tas direkte ut i linjeorganisasjonen (kommunene), men registreres og rapporteres på i prosjektet. Generelt er det lagt inn betydelige midler til lønn (frikjøp) og kjøp av tjenester i forslaget, basert på de innspill som er kommet fra delprosjektene. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet i fellesnemnda Vedlegg: Vedlegg sak 34-17 Forslag budsjett 5K 2018 Vedlegg sak 34-17 Forslag Økonomiplan 2018-2019 Vedlegg sak 34-17 Inntekter i økonomiplanen 2018-2019 Vedlegg sak 34-17 Tildeling - Regionale folkehelsemidler 2018 5
6
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE - 033 17/1574 Etablering av omstillingsutvalg (oppfølging av utsatt sak 17/28 PSU 09.11.17 - Rutine for stillingskontroll) Saksnr Utvalg Type Dato 35/17 PSU fellesnemnda 5K PS 13.12.2017 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1.Det etableres et omstillingsutvalg for håndtering av stillingskontroll og overtallighet 2.Omstillingsutvalgets sammensetning, mandat og oppgaver vedtas slik det fremgår av saksfremstillingen og i forslag til omstillingsavtale av 06.12.17 pkt.4.1 Saken gjelder: Etablering av et omstillingsutvalg. Det vises til saker i partssammensatt utvalg (PSU) i august og november 2017, samt Fellesnemnda i august 2017 (Retningslinjer for håndtering av ledige stillinger/stillingskontroll). Sak om rutine for stillingskontroll ble utsatt av Partssammensatt utvalg i møte 09.11.17. Denne saken er en gjenopptagelse av den utsatte saken 17/28 rutine for stillingskontroll. Saken er gitt ny tittel basert på nytt forslag til organisering, og etter gjennomførte drøftinger med hovedtillitsvalgte. I forbindelse med utarbeidelse av omstillingsavtale for Indre Østfold kommune, er det foreslått å etablere et omstillingsutvalg som skal behandle ledighet i stillinger og håndtering av overtallighet. Forslag til omstillingsavtalen kapittel. 4.1 Det etableres et omstillingsutvalg for stillingskontroll/behandling av ledige stillinger og overtallighet. Omstillingsutvalget består av: 2 arbeidsgiverrepresentanter fra kommunene. Pekes ut av prosjektleder i samråd med rådmennene. Prosjektleder vil kunne velge ulike arbeidsgiverrepresentanter fra sak til sak. 2 Hovedtillitsvalgte fra Partssammensatt utvalg HR-rådgiver i prosjektstaben (koordinator og sekretær) Juridisk rådgiver og hovedverneombud innkalles ved behov De fem kommunene skal ikke utlyse ledige nøkkel-/lederstillinger innenfor administrasjon, ledelse, eller særskilte fagstillinger, før disse er behandlet i omstillingsutvalget. 7
Omstillingsutvalgets mandat, myndighet og ansvar: Omstillingsutvalget skal vurdere om stillingene skal utlyses internt i de fem kommunene eller eksternt. Utover dette følger ansettelsesmyndigheten av den enkelte kommunes delegeringsreglement. Det skal søkes konsensus i omstillingsutvalget, men arbeidsgiver har det avgjørende ord. Omstillingsutvalget skal sikre oversikt over ledige stillinger og evt. Overtallighet Om rådmannen i den kommunen hvor stilling er vakant ikke velger å videreføre stillingen, så skal dette meldes til HR-rådgiver i prosjektleders stab. HR-rådgiver fører oversikt for den enkelte kommune, og holder PSU og fellesnemnd oppdatert på utviklingen gjennom kvartalsrapportene. Ved overtallighet som følge av omstillinger/vedtak i den enkelte kommune, skal det fortrinnsvis søkes å finne annet egnet arbeid i samme kommune. Om kommunen ikke finner annet egnet arbeid, skal dette meldes til omstillingsutvalget som i samarbeid med øvrige kommuners HR-avdelinger skal søke å finne annet egnet arbeid i de 4 øvrige kommunene. Om dette ikke lar seg gjøre, håndteres overtallighetssaken på vanlig måte i den kommunen overtalligheten oppsto. Ved overtallighet som oppstår som følge av etablering av samarbeidsområder/tjenester mellom kommunene før 2020 skal overtallige tilbys annen egnet stilling slik det fremgår av pkt.6.3 i omstillingsavtalen. Evaluering av omstillingsutvalget gjennomføres innen utgangen av juni 2018. Prosjektleders vurdering: Ved å innføre systematiske rutiner for overtallighet, samt håndtering av ledighet i stillinger innenfor administrasjon, ledelse, eller særskilte fagstillinger/nøkkelstillinger, kan vi i størst mulig grad sikre at eksisterende personressurser i de fem kommunene benyttes effektivt. Samtidig minimaliserer vi muligheten for overtallighet i overgangen til Indre Østfold kommune. Vurdering av økonomiske konsekvenser Etablering av et omstillingsutvalg vil kunne gi betydelige økonomiske gevinster, ved å finne gode samarbeidsløsninger i mellom kommunene i omstillingsperioden. Vurdering av prinsipiell betydning Saken anses å kunne sluttbehandles av fellesnemnda. Vedlegg: Vedlegg sak 35-17 Omstillingsavtale - pr. 6.12.17 8
9
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE - 033 17/1574 Mandat for styringsgruppe delprosjekter Saksnr Utvalg Type Dato 36/17 PSU fellesnemnda 5K PS 13.12.2017 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Mandat for styringsgruppe delprosjekter godkjennes. Saken gjelder: Godkjenning av mandat for styringsgruppe delprosjekter. Bakgrunn og saksopplysninger: Fellesnemnda vedtok i sak 17/39 å nedsette en styringsgruppe for delprosjektene. Styringsgruppa består av 5 ordførere, 5 rådmenn, 3 hovedtillitsvalgte og 1 hovedverneombud. Arbeidsutvalget vedtok i møte 17.11.17, sak 5 enstemmig å utnevne Erik Unaas som leder av styringsgruppa. Vurderinger: Etablering av en styringsgruppe for delprosjektene anses å være nødvendig for å sikre god samordning av prosessene, samt at prosjektleder har et helhetlig styringsorgan som består av politisk og administrativ toppledelse i form av ordførere og rådmenn i de 5 samarbeidskommunene, samt ansattes representanter i form av 3 hovedtillitsvalgte og ett hovedverneombud. Styringsgruppen skal sikre at intensjoner og målsettinger i prosjektplan og mandater følges, og at målene og leveransene i delprosjektene realiseres innenfor rammene av prosjektet (tidsmessig og økonomisk). Styringsgruppen skal bidra til at prosjektet beholder den relevans som er nedfelt i prosjektbeskrivelsen og kan ta initiativ overfor prosjektleder til endringer i prosjektets planer, men kan ikke beslutte endring i vedtak fattet av fellesnemnda. Økonomiske vurderinger: Saken anses ikke å ha noen økonomiske konsekvenser. 10
Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet i fellesnemnda. Vedlegg: Vedlegg sak 36-17 Mandat styringsgruppe 11