KONTROLLUTVALGET I KVITSØY KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Kvitsøy Møtenr.: 5 Møtedato: 22.11.2017 Utvalgssaksnr.: 27/17-33/17 Disse møtte: Leif Ydstebø Liv Nesse Amundsen Tor Arild Torgersen Torill Ramstad Christian Haaland Forfall / varamedlemmer: Andre tilstede: Fra Kvitsøy kommune, Rådmann Andreas Polster, økonomisjef Ingeborg Skjerpe og Oddbjørg Sæthre til sak 28/17 og 29/17 Fra Rogaland Revisjon IKS, oppdragsansvarlig Bernt Mæland Fra Rogaland kontrollutvalgssekretariat, rådgiver Leni Tande Saker til behandling 27/17 16/00168-19 Godkjenning av protokoll fra møte 13.09.2017 2 Side 28/17 16/00070-5 Orientering om kommunens foreløpige regnskap 2017 og økonomiplan 2018-2021 2 29/17 17/00017-6 Forvaltningsrevisjonsrapport - Effektivisering og forenkling 3 30/17 16/00068-3 Bestilling av prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2018 3 31/17 16/00360-8 Kontrollutvalgets årsplan 2018 4 32/17 16/00286-27 Statusoversikt kontroll og tilsyn pr. nov. 2017 5 33/17 16/00064-28 Forslag til endring i møteplan 2018 5 Referat-/meldingssaker 7/17 16/00064-27 Høstkonferansen 2017 - Invitasjon.pdf 6 Eventuelt
Innkallingen ble godkjent med følgende merknader. Torill Ramstad kommenterte at hun fikk sakspapirene noe sent, de kom i posten dagen før møtet. De andre i utvalget fikk papirene ca. en uke før møtedato. Torill tar saken opp med posten i første runde. 27/17 Godkjenning av protokoll fra møte 13.09.2017 Kontrollutvalget i Kvitsøy godkjenner protokollen fra møte 13.09.2017. Kontrollutvalget i Kvitsøy godkjenner protokollen fra møte 13.09.17. 28/17 Orientering om kommunens foreløpige regnskap 2017 og økonomiplan 2018-2021 Kontrollutvalget i Kvitsøy tar rådmannens gjennomgang til orientering. Rådmannen og økonomisjefen orienterte. Kontrollutvalget i Kvitsøy tar rådmannens gjennomgang til orientering.
29/17 Forvaltningsrevisjonsrapport - Effektivisering og forenkling KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYERT Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Kvitsøy tar forvaltningsrevisjonen «Effektivisering og forenkling» til orientering. Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter kommunestyret sitt vedtak. Revisor presenterte rapporten. Kommunestyret i Kvitsøy tar forvaltningsrevisjonen «Effektivisering og forenkling» til orientering. Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter kommunestyret sitt vedtak.
30/17 Bestilling av prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2018 Kontrollutvalget i Kvitsøy ber revisor legge fram utkast til prosjektmandat innenfor xxxx til neste møte. Prosjektet skal i hovedsak ta for seg disse problemstillingene: Kontrollutvalget velger seg følgende tema for neste forvaltningsrevisjon: Psykisk helsetjeneste Kontrollutvalget ber revisor lage et forslag til prosjektmandat til neste møte. De ønsker også å få tilsendt tilsvarende rapporter fra andre kommuner. Kontrollutvalget velger å vente med å evt. spisse mandatet til neste møtet. Siste punkt i forslag til vedtak går ut. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med de endringer som kom fram i møtet. Kontrollutvalget i Kvitsøy ber revisor legge fram utkast til prosjektmandat innenfor «Psykisk helsetjeneste» til neste møte. 31/17 Kontrollutvalgets årsplan 2018 Kontrollutvalget i Kvitsøy vedtar årsplan 2018. Vedtatt plan oversendes kommunestyret til orientering.
Sekretariatet legger inn nytt tema for forvaltningsrevisjon i årsplan før den går videre til kommunestyret. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget i Kvitsøy vedtar årsplan 2018. Vedtatt plan oversendes kommunestyret til orientering. 32/17 Statusoversikt kontroll og tilsyn pr. nov. 2017 Kontrollutvalget i Kvitsøy tar statusoversikten pr. nov. 2017 til orientering. Kontrollutvalget i Kvitsøy tar statusoversikten pr. nov. 2017 til orientering. 33/17 Forslag til endring i møteplan 2018 Kontrollutvalget i Kvitsøy vedtar følgende møteplan for 2018: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag 21.02.2018 15:00 Onsdag 04.04.2018 15:00 Onsdag 06.06.2018 15:00 Onsdag 26.09.2018 15:00 Onsdag 28.11.2018 15:00
Kontrollutvalget i Kvitsøy vedtar følgende møteplan for 2018: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag 21.02.2018 15:00 Onsdag 04.04.2018 15:00 Onsdag 06.06.2018 15:00 Onsdag 26.09.2018 15:00 Onsdag 28.11.2018 15:00 REFERAT-/MELDINGSAKER 7/17 Høstkonferansen 2017 - Invitasjon.pdf Leif Ydstebø er påmeldt. EVENTUELT Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leif Ydstebø Leder av kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur Leni Tande Sekretær for kontrollutvalget