Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 211 Tidspunkt: 25.09.2018 kl. 14:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon 98 20 48 70. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud LEDER AP Hallstein Flesland NESTL H Kjersti Marie Stensrud MEDL SV Ingunn Ulfsten MEDL KRF Hulda Tronstad MEDL V Oslo, 17. september 2018 Terje Granerud Leder
Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 27/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 25. september 2018 PS 28/2018 Overordnet analyse for selskapskontroll 2018 PS 29/2018 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2018 PS 30/2018 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 25. september 2018 Godkjenning av protokoll fra møtet 11. juni 2018
Saker til behandling PS 27/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 25. september 2018
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 17.09.2018 2018/2-5 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 25.09.2018 27/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 25. september 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak/innstilling Informasjonen tas til orientering. Fakta 1. Orientering om hovedtrekkene i ansvarlig revisors plan for regnskapsrevisjon 2018 Det fremgår av avtale om levering av regnskapsrevisjon 2018 at den valgte revisor skal gi en orientering om hovedtrekkene i årsplanen for gjennomføringen av regnskapsrevisjonen (regnskapsåret 2018) i første møte etter sommerferien. Det vil bli gitt en orientering fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon i møtet. 2. Virksomhetsplan for Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) for 2018 Brev fra AØF av 25.06.2018 vedlegg 1 AØFs virksomhetsplan for 2018 vedlegg 2 Vedlegg 1 og 2 til virksomhetsplanen vedlegg 3 NB unntatt offentlighet 3. Vurdering av HyOp resultatregnskap og balanse for 2017 med videre. Fylkesrevisjonens interne notat ligger vedlagt. Oslo, 17. september 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder
Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Brev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon av 25.06.2018 2 Virksomhetsplan for Akershus og Østfold fylkesrevisjon 2018 3 Vedlegg 1 og 2 til virksomhetsplanen NB Unntatt offentlighet 4 Internt notat fra fylkesrevisjonen vedr. HyOp AS regnskapet
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 17.09.2018 2012/19-10 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 25.09.2018 28/2018 Overordnet analyse for selskapskontroll 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak Det bestilles en plan for selskapskontroll for 2018 2019 til behandling høsten 2018 Bakgrunn for saken I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres selskapskontroll. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av fylkeskommunes eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, dette med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Vanligvis utarbeides plan for selskapskontroll for fire år, men på grunn av etableringen av Viken vil planen derfor kun gjelde for 2018-2019. Det er fylkestinget som skal godkjenne planen. Fakta Formålet med overordnet analyse er å innhente informasjon om fylkeskommunens selskaper slik at kontrollutvalget settes i stand til å identifisere behovet for kontroll på de ulike sektorer og virksomheter ut i fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Overordnet analyse Akershus fylkeskommune selskapskontroll 2018-2019" følger som vedlegg, og det vises til denne. Bestemmelsen om at plan for selskapskontroll skal baseres på en overordnet analyse som kom inn i forskriften ved en endring som trådte i kraft 01.01.2013. Selskapskontroll er en av oppgavene kontrollutvalget er pålagt å gjennomføre. 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner lyder: «Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll).
Oslo, 17. september 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert 13.08.2018 2 Overordnet analyse for selskapskontroll 2018
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 17.09.2018 2018/29-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 25.09.2018 29/2018 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2019 Sekretariatslederens forslag til vedtak Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for årsbudsjett 2019 for kontroll- og tilsynsarbeidet er på 7 850 000,-. Kontrollutvalgets budsjettforslag innarbeides i Akershus fylkeskommunes budsjettdokumenter og legges fram for fylkestinget til behandling. Generelt Fra 18 Budsjettbehandlingen i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner gjengis følgende: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjettet for revisjonen. Departementets merknader til 18: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandlingen av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Når kommunen/fylkeskommunen har egne ansatte revisorer, skal revisjonen ved ansvarlig revisor avgi innstilling til kontrollutvalget om budsjett for sin virksomhet i budsjettåret. I interkommunale revisjonsselskaper organisert som interkommunale selskaper, er det representantskapet som vedtar budsjettet, jf. lov om interkommunale selskaper 18, noe
som forutsetter at deltakerkommunenes/fylkeskommunenes budsjetter må være vedtatt før slikt budsjett kan vedtas. Budsjettbehandlingen ved 27 samarbeid om revisjonen og KU-sekretariatet Verken kontrollutvalgsforskriften eller departementets kommentarer til denne tar for seg budsjettbehandlingen ved 27 samarbeid om revisjonsarbeidet o l. Det må likevel antas at fremgangsmåten bør legges tett opp til den som er beskrevet for interkommunale selskaper. Ettersom kontrollutvalget i forskriften er gitt en sentral rolle ved budsjetteringen av kommunens/fylkeskommunens samlede kontrollvirksomhet, synes det formelt korrekt at kontrollutvalget (ene) gis anledning til å uttale seg om styret i AØFs og AØKS forslag til budsjetter før budsjettforslagene oversendes fylkesrådmennene. Som kjent er det kontrollutvalget (ene) som sitter med det forskriftsmessige ansvaret for at blant annet regnskapsrevisjonen blir utført på en betryggende måte, jf. kontrollutvalgsforskriftens 6. Budsjettforslag for kontrollutvalgets egen virksomhet i 2019 Generelt Det er lagt til grunn de forutsetninger som er opplyst fra administrasjonen. Budsjettforslaget for 2019 Av vedlegg 1 fremgår fordelingen på de enkelte regnskapsarter. Forslaget er utarbeidet innenfor de forutsetninger som er gitt fra administrasjonen, og foreløpige tildelte rammer. Kontrollutvalgets ramme er regulert for lønns- og prisvekst. Den foreslåtte rammen gir, etter de kjente forutsetningene, rom for samme aktivitet for utvalget som i 2018. Kontrollutvalgets forslag til budsjett blir innarbeidet i fylkeskommunens samlede budsjettdokument for 2019 under Politisk styring og kontrollorganer. Akershus og Østfold fylkesrevisjons (AØFs) budsjettforslag for 2019 Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) har egne vedtekter for sin virksomhet. Disse er vedtatt av de to samarbeidende fylkeskommunene. Av punktet Saksbehandlingen i styret i vedtektene, fremgår av bokstav b at styret skal behandle Budsjett, regnskap og årsmelding. Revisjonsdirektørens forslag til budsjett for 2019, som ble behandlet på møtet i styret for AØF 29. august 2018, følger som vedlegg 2. Budsjettet dekker utgifter til fylkesrevisjonens stillingshjemler, herunder nødvendige utgifter til daglig drift mv. Revisjonsdirektøren mener at den foreslåtte totale brutto budsjettramme for 2019 på
kr 12 060 000,-, er tilstrekkelig til å gjennomføre både den lovpålagte regnskapsrevisjonen og kontrollutvalgets bestillinger av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Budsjettrammen gjelder den samlede aktiviteten for AØF i Akershus og Østfold fylkeskommuner, og medfører et tilskudd fra hver av fylkeskommunene på kr 5 880 000,-. Det er tatt hensyn til forventet lønns- og prisvekst i 2019. Etter kontrollutvalgssekretærens vurdering bør det fremlagte forslag til budsjett 2019 for Akershus og Østfold fylkesrevisjon være tilstrekkelig til at kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune kan gjennomføre sin kontroll- og tilsynsrolle i 2019 på en tilfredsstillende måte. Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariats (AØKS ) budsjettforslag for 2019 Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat (AØKS) har egne vedtekter for sin virksomhet. I punktet Saksbehandlingen i styret i vedtektene, fremgår av bokstav b at styret skal behandle Budsjett, regnskap og årsmelding. Sekretariatslederens forslag til budsjett for 2019, følger som vedlegg 3. Budsjettet dekker utgifter til sekretariatets 1,5 stillingshjemler, herunder nødvendige utgifter til daglig drift. Sekretariatslederen mener at den foreslåtte samlede budsjettrammen for 2019 på kr 1 980 000,- er tilstrekkelig til å betjene kontrollutvalget(ene) på en tilfredsstillende måte i 2019. Samlet budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet Forslag til årsbudsjett 2019 for: Kontrollutvalget i Akershus kr 980 000,- Akershus og Østfold fylkesrevisjon, AFKs del kr 5 880 000,- Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat, AFKs del kr 990 000,- Samlet ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet kr 7 850 000,- Det er tatt hensyn til forventet lønns- og prisvekst i 2019. Oslo, 17. september 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder
Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Budsjettforslag 2019 for kontrollutvalget i AFK 2 Budsjettforslag 2019 for AØF 3 Budsjettforslag 2019 for AØKS
17.09.201812:08 Kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune Budsjett 2019 ANSVAR TEKST REGNSKAP REGNSKAP REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT Tjeneste 2 014 2 015 2 016 2 017 2 019 2 018 2017 2016 2015 2 014 Art FORSLAG Vedtatt Vedtatt Vedtatt Vedtatt Vedtatt 141110 Kontrollutvalget i Akershus 41000 Kontrollutvalg 105095 Beskatning el. Kommunikasjon 4 800 3 845 123 0 5 000 5 000 5000 5000 5000 105088 Skattepliktig del av kjøregodtgj. 700 108012 Godtgj,medl av pol.utv/st./råd 379 193 421 625 518 199 561 382 645 000 584 000 550000 470000 450000 394 000 108021 Tapt arbeidsfortjeneste folkevalgte 20 000 20 000 20000 20000 22000 16 000 109911 Arbeidsgiveravgift 54 143 59 991 73 083 79 254 120 000 95 000 85000 75000 70000 58 000 110011 Kontormateriell.. 7 585 0 1 600 2 000 0 0 0 0 0 0 110031 Faglitteratur/aviser/tidsskr.. 15 000 15 000 15000 15000 10000 5 000 111511 Bevertning 9 975 9 799 5 365 15 694 20 000 20 000 20000 20000 20000 14 000 112021 Velferdstiltak ansatte... 700 0 179 0 0 0 0 0 0 114051 Gaver 0 0 600 0 0 0 0 0 0 0 115011 Kursavgifter (:fagl.veiledn)... 17 700 18 600 13 000 24 830 60 000 60 000 60000 60000 60000 58 000 116031 Kjøregodtgjørelse 2 284 3 665 1 562 4 192 10 000 7 000 7000 7000 7000 5 000 116041 Kostgodtgj. m/overnatting 1 075 1 659 1 556 0 0 0 0 0 0 0 116049 Administrativ forpleining 0 0 0 0 2 000 1 000 1000 1000 1000 0 117017 Reiseutgifter kurs 1 000 1 000 1000 1000 1000 0 117018 Andre reiseutgifter 2 606 12 000 12 000 12000 12000 12000 12 000 119012 Leie av lokaler til kurs etc 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 137091 Kjøp av tjenester fra andre. 25 000 70 000 50 000 44000 44000 35000 30 000 140091 Overføringer 8 398 0 0 0 0 0 0 10000 10000 0 TJENESTENS UTGIFTER 485 853 519 184 615 088 715 837 980 000 870 000 820000 740000 703000 592 000 TJENESTENS INNTEKTER 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TJENESTENS NETTOUTGIFTER 485 853 519 184 615 088 715 837 980 000 870 000 820000 740000 703000 592 000 H:\KONT\Kontrollutvalg\Arikv KUA 2015-2019\2018\Møte 25.09.2018\Budsjettforslag kontrollutvalget AFK 2019 1 av 4
17.09.201812:08 ANSVAR TEKST REGNSKAP REGNSKAP REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT Tjeneste 2 014 2 015 2 016 2 017 2 019 2 018 2017 2016 2015 2 014 Art FORSLAG Vedtatt Vedtatt Vedtatt Vedtatt Vedtatt H:\KONT\Kontrollutvalg\Arikv KUA 2015-2019\2018\Møte 25.09.2018\Budsjettforslag kontrollutvalget AFK 2019 2 av 4
17.09.201812:08 H:\KONT\Kontrollutvalg\Arikv KUA 2015-2019\2018\Møte 25.09.2018\Budsjettforslag kontrollutvalget AFK 2019 3 av 4
17.09.201812:08 H:\KONT\Kontrollutvalg\Arikv KUA 2015-2019\2018\Møte 25.09.2018\Budsjettforslag kontrollutvalget AFK 2019 4 av 4
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 17.09.2018 2018/3-5 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 25.09.2018 30/2018 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 25. september 2018 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Oslo, 17. september 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder