MØTEINNKALLING. Saker til behandling. 29/15 15/ Godkjenning av protokoll

Transkript

1 MØTEINNKALLING Kontrollutvalget i Re Dato: kl. 18:00 Sted: Lokalene til VIKS, Revetalgata 10 Arkivsak: 15/00006 Arkivkode: SAKSKART Side Saker til behandling 29/15 15/ Godkjenning av protokoll /15 15/ Presentasjon - kontrollutvalg, revisjon og sekretariat 3 31/15 15/ Praktisk informasjon - møter, utsendelser, skjema 5 32/15 15/ Kontrollutvalget - funksjon og oppgaver 6 33/15 15/ Revisjonsplan 2015 Re kommune 7 34/15 15/ Budsjett 2016 for tilsyn og kontroll i Re kommune 8 35/15 15/ Valg av representant og vararepresentant til styret i VIKS 11 36/15 37/15 15/ / Referatsaker 13 Eventuet Mulige forfall meldes snarest til VIKS v/gaute Hesjedal mob Revetal, For lederen av kontrollutvalget i Re kommune, Ulf L. Halvorsen Gaute Hesjedal Rådgiver VIKS 1

2 Saker til behandling 29/15 Godkjenning av protokoll Arkivsak-dok. 15/ Kontrollutvalget i Re /15 Forslag til vedtak: Protokoll fra møte i kontrollutvalget godkjennes. Protokoll fra møte Protokoll Re KU signed.pdf 2

3 30/15 Presentasjon - kontrollutvalg, revisjon og sekretariat Arkivsak-dok. 15/ Kontrollutvalget i Re /15 Forslag til vedtak: Informasjonen tas til orientering. KS-sak 74/15 Valg av kontrollutvalg for perioden Saksframstilling: Kontrollutvalget i Re for perioden : Medlemmer: 1. Ulf L Halvorsen, leder MdG gruppe 1 2. Turid Evensen, nestleder AP gruppe 1 3. Magnus Østlie SV gruppe 1 4. Henriette Øygarden SP gruppe 2 5. Geir Morten Stenhaug FrP gruppe 2 Varamedlemmer: 1. Rakel Jørgensen Ap gruppe 1 2. Andrew Knight SV gruppe 1 3. Michael Aasestrand Hansen MDG gruppe 1 4. Solveig Moe Ap gruppe 1 5. Solveig Skuggedal Sv gruppe 1 6. Roar Lefsaker MDG gruppe 1 1. Lars Sollie H gruppe 2 2. Harald Solberg Krf gruppe 2 3. Helga Bjerkø SP gruppe 2 4. Trond Hundstuen FrP gruppe 2 5. Siril Bøhle Bjørang H gruppe 2 Vestfold Kommunerevisjon - VKR Daglig leder Linn Therese Bekken Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat - VIKS 3

4 Daglig leder Rådgiver Rådgiver Orrvar Dalby Heidi Wulff Jacobsen Gaute Hesjedal Gaute Hesjedal er sekretær for kontrollutvalget i Re. KS-sak 74/15 Valg av kontrollutvalg for peri 4

5 31/15 Praktisk informasjon - møter, utsendelser, skjema Arkivsak-dok. 15/ Kontrollutvalget i Re /15 Forslag til vedtak: Legges frem uten forslag til vedtak. Reglement for folkevalgte i Re kommune Saksframstilling: Kontrollutvalget må ta standpunkt til møtetidspunkt og møtested. Kontrollutvalget i Re kommune har erfaringsmessig avholdt mellom 4 og 6 møter per år. Disse har som hovedregel vært holdt i lokalene til VIKS på kveldstid, normalt mellom kl og På neste møte i kontrollutvalget vil det bli lagt frem forslag til møteplan for Saksdokumenter til møtene sendes ut elektronisk, normalt en uke i forkant av møte. Godtgjøring for utøvelse av vervet følger av kommunens reglement. Reglement for folkevalgte organer i 5

6 32/15 Kontrollutvalget - funksjon og oppgaver Arkivsak-dok. 15/ Kontrollutvalget i Re /15 Forslag til vedtak: Informasjonen tas til orientering. Presentasjon KU funksjon og oppgaver Saksframstilling: Sekretariatet vil orientere om kontrollutvalgets mandat, funksjon og oppgaver. Hva er kontrollutvalget - kom 6

7 33/15 Revisjonsplan 2015 Re kommune Arkivsak-dok. 15/ Kontrollutvalget i Re /15 Forslag til vedtak/innstilling: Revisjonsplan 2015 tas til orientering. Revisjonsplan 2015 fra Vestfold kommunerevisjon, Saksframstilling: Revisors plan for gjennomføring av revisjon i Re kommune legges fram for kontrollutvalget til orientering hvert år og er en del av revisors ordinære kommunikasjon med kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kommunens valgte revisor har ansvaret for å gjennomføre revisjonen og rapportere resultatene av sitt arbeid til kontrollutvalget. Revisjonsplanen er et sentralt dokument for kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor. Planen orienterer utvalget om hvilke revisjonshandlinger som planlegges gjennomført, og videre hvilke områder hvor kontrollutvalget kan forvente rapportering. 7

8 34/15 Budsjett 2016 for tilsyn og kontroll i Re kommune Arkivsak-dok. 15/ Kontrollutvalget i Re /15 Forslag til innstilling: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å bevilge kr ,- i budsjett 2015 til tilsyn og kontroll i Re kommune. Beløpet er fordelt slik: Revisjonstjenester VKR totalt kr Regnskapsrevisjon, enhetskontroll kr Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kr Attestasjoner, andre tjenester kr Ledelse av bedriften, styrebehandling, deltagelse kr og forberedelse av møter i kontrollutvalget og kommunestyret m.m Sekretariatstjenester fra VIKS kr Møtegodtgjørelse kr Andre driftsutgifter, kurs/konferanse kr Kjøp av andre tjenester kr Saken oversendes formannskapet og kommunestyret for videre behandling. Budsjett for VIKS 2016 med fordeling på eierne Budsjett for VKR

9 Saksframstilling: Kontrollutvalgsforskriften 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utgifter til tilsyn og kontroll kan deles på følgende kostnadselementer: Regnskapsrevisjon Aktiviteter etter plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Sekretariatstjenester for kontrollutvalget Møtegodtgjørelser og øvrige utgifter som følge av kontrollutvalgets aktivitet Styret i Vestfold Kommunerevisjon vedtok sitt budsjettforslag for 2016 i møte Kostnadene for revisjon av Re kommune er beregnet til kr ,- av totale driftsutgifter på kr ,-. Styret i VIKS behandlet budsjett for 2016 i møte Fordelingen av utgifter mellom deltakerne i VIKS er regulert i selskapets vedtekter. Det ble vedtatt et totalbudsjett på kr ,- hvorav overføringer fra kommunene beløper seg til kr Det budsjetteres med bruk av kr ,- fra disposisjonsfond. Re kommunes andel av driftsutgiftene er beregnet til kr ,- hvilket utgjør en økning fra 2015 på kr ,-. I henhold til reglement for folkevalgte i Re kommune vedtatt beregnes faste godtgjørelser å beløpe seg til ca. kr ,-. Forslaget til budsjett for tilsyns- og kontrollfunksjonen i Re kommune for 2016 blir som følger: 9

10 Revisjonstjenester totalt: Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll Attestasjoner, andre tjenester Ledelse av bedriften, styrebehandling, deltagelse og forberedelse på møter i kontrollutvalg og kommunestyret m.m Sekretariattjenester fra VIKS Drift av kontrollutvalget: Møtegodtgjørelse Andre driftsutgifter Kjøp av andre tjenester Sum tilsyn og kontroll Kontrollutvalgets budsjettsak skal sendes formannskapet og kommunestyret. budsjett for VIKS fordeling mello Budsjett VIKS vedtatt xlsx Budsjettbrev VKR 2016 re.pdf 10

11 35/15 Valg av representant og vararepresentant til styret i VIKS Arkivsak-dok. 15/ Kontrollutvalget i Re /15 Forslag til vedtak: Som Re kommunes representant til styret i VIKS fra velges: Som vararepresentant velges: Vedtekter VIKS 11

12 Saksframstilling: Vestfold Interkommunale kontrollutvalgssekretariat er en 27 bedrift eid av de kommunene som er med i sekretariatssamarbeidet. Selskapets formål er å utøve sekretariatsfunksjon for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg i Vestfold i tråd med kommunelovens bestemmelser og forskrift om kontrollutvalg. Selskapets styre består av 12 representanter, en fra hver av deltakerkommunene med personlig vara. Det skal velges nytt styre for perioden 01. januar 2016 til 31. desember Valgte medlem og vararepresentant fra kontrollutvalget skal tiltre fra 01. januar 2016 som representant og vararepresentant i VIKS-styret. I vedtektene 7er følgende angitt for styret: Styret består av en representant fra kontrollutvalget i deltakerkommunene m/personlige vararepresentanter. Styrerepresentanten bør fortrinnsvis være kontrollutvalgsleder. Styret velger selv leder og nestleder. 1 representant fra de ansatte møter i styret som observatør. Styret velges for 4 år (kommunevalgperioden), første gang fram til Daglig leder kan ikke være medlem av styret. Styret kan opprette arbeidsutvalg etter behov. Styret: skal sørge for at selskapet er organisert og driftet på en slik måte at virksomheten drives mest mulig kostnadseffektivt kan ikke ta opp lån skal sørge for at regnskapsføring er undergitt betryggende kontroll skal føre tilsyn med daglig leder og har instruksjonsmyndighet over denne foretar alle tilsettinger skal påse at sekretariatet har tilfredsstillende arbeidsforhold, herunder lokaler og utstyr delegere myndighet til og føre kontroll med daglig leder Vedtekter VIKS - revidert 2015.pdf 12

13 36/15 Referatsaker Arkivsak-dok. 15/ Kontrollutvalget i Re /15 Forslag til vedtak: Referatsaken tas til orientering. Protokoll fra styremøte i VIKS Protokoll pdf 13

14 37/15 Eventuet Arkivsak-dok. 15/ Kontrollutvalget i Re /15 Forslag til vedtak/innstilling: Skriv inn forslag til vedtak Skriv inn vedlegg her 14

15 Saksframstilling: Bakgrunn: Merknader: 15