Klæbu kommune MØTEINNKALLING Partssammensatt utvalg Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 18.01.2018 Tid: 14:00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf. 72 83 35 00 eller på e-post til: postmottak@klabu.kommune.no Medlemmer som kan være inhabile i en sak blir bedt om å melde fra om dette slik at varamedlem kan kalles inn. Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/18 16/862 Orientering om arbeidet med omstillingsavtalen - status 2/18 16/862 Orientering om kommunereformen 3/18 12/269 Åpen post - partssammensatt utvalg 18.01.2018 Klæbu, 11.01.2018 Kirsten Øyås Berg HR-rådgiver
Klæbu kommune Orientering om arbeidet med omstillingsavtalen - status Partssammensatt utvalg Møtedato: 18.01.2018 Saksbehandler: Gunhild Ørjasæter Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 1/18 Partssammensatt utvalg 18.01.2018 Rådmannens innstilling Partssammensatt utvalg tar orientering om status rundt arbeid med omstillingsavtalen til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg Power point presentasjon «Orientering om arbeidet med omstillingsavtalen status», som presenteres i møtet 18.1.2018. Saksopplysninger Innledning Omstillingsavtalen ble vedtatt i fellesnemnda 24.10.2017. Omstillingsavtalen er en avtale som sier hvordan Klæbu kommune og Trondheim kommune hver for seg og sammen skal gjennomføre omstillingsprosessen for ansatte i forbindelse med kommunesammenslåingen 1.1.2020. Omstillingsavtalen berører arbeidstakere, arbeidsgivere, tillitsvalgte og verneombud i begge kommunene. Avtalen skal sikre en ryddig og forutsigbar prosess og skape en felles plattform og spilleregler for organisasjonsendringen og ivareta de ansatte som blir berørt av kommunesammenslåingen. Arbeidet med omstillingsavtalen Rådmann i Klæbu kommune har satt sammen en arbeidsgruppe som skal følge opp avtalens del II «Virkemidler og tiltak», pkt. 1 og 2. Arbeidsgruppen består av to hovedtillitsvalgte, Yngvar Sund fra Fagforbundet og Kenneth Stagl fra Utdanningsforbundet, hovedverneombudet Thor Eivik, Personalsjef Jan Petter Opedal og HR rådgiver Gunhild Ørjasæter.
Sak 1/18 Frem til årsskiftet har arbeidsgruppen arbeidet med forberedelse av: - Pkt. 1: Risikovurderinger på enheter/områder som anses mest berørt av kommunesammenslåingen. - Pkt. 2: Samtaler for oppfølging og kartlegging av kompetanse av ansatte som anses mest berørt av kommunesammenslåingen. Pkt. 1 Risikovurdering Arbeidsmiljøloven skal sikre at arbeidstakerne har et fullt forsvarlig og helsefremmende arbeidsmiljø, jfr. 4-1 og 3-1. Ved endringer/omorganisering i virksomheten skal det vurderes om arbeidsmiljøet er i samsvar med lovens krav om forsvarlighet og det skal iverksettes nødvendige tiltak. Risikovurdering er her et verktøy for å vurdere om lovens krav er oppfylt. Det er forskjellig måter å gjennomføre en risikovurdering, men den må inneholde følgende: - Hvilke uønskede hendelser/situasjoner kan oppstå pga. omstillingen i forbindelse med kommunesammenslåingen? - Hvor alvorlig er det hvis disse hendelsene/situasjonene inntreffer (konsekvensene)? - Ved middels eller høy grad av sannsynlighet og alvorlighet/konsekvens, må det iverksettes risikoreduserende tiltak. Alle ansatte er og vil bli berørt av kommunesammenslåingen, men noen ansatte blir mer berørt enn andre. Omstillingsavtalen sier at på de enhetene/områdene som «anses mest berørt av kommunesammenslåingen» skal det gjennomføres en risikovurdering. Arbeidsgruppa har vurdert at de ansatte som må: - Flytte arbeidssted eller - får endrede eller bortfall av arbeidsoppgaver «anses mest berørt». Ut fra vurderingen anses enhetene/områdene lokalisert på Rådhuset som mest berørt. Hvem skal gjennomføre risikovurdering? Første desember gikk det ut mail om informasjon om risikovurdering til alle lederne i kommunen. Kommunalsjefene, Personal/økonomisjef og fagleder for post/arkiv ble anmodet om å gjennomføre risikovurderingen sammen med tillitsvalgt og verneombud i lokalt arbeidsmiljøutvalg på Rådhuset. Det er tilbud om at representant fra BHT kan bistå lederne i dette arbeidet. Risikovurderingen skal være gjennomført første halvår 2018. Rådmann har oppfordret til at også andre ledere i kommunen vurderer behovet for risikovurdering. Pkt. 2 Samtaler for oppfølging og kartlegging av kompetanse Det vil bli gjennomført oppfølgingssamtale med ansatte som «anses mest berørt» første halvår av 2018. På bakgrunn av dette vil det bli gjennomført minst 64 samtaler med ansatte i løpet av våren. Det er utarbeidet et skjema for samtalene som fylles ut i møtet. Tema i samtalene skal være: - Gjennomgang av formal og real kompetanse Side 2 av 8
Sak 1/18 - Vurdere hvilen enhet/er i ny kommune som er mest aktuell ut fra dagens arbeidsavtale. Organisasjonskartet til nåværende Trondheim kommune vil bli presentert og forklart. - Hvilke ønsker og preferanser ansatte har i forhold til arbeidsoppgaver og stilling ut fra dagens arbeidsavtale. Deltagere i oppfølgingssamtalene skal være ansatte, næreste personalleder og HR rådgiver. Ansatte kan ta med seg tillitsvalgt eller annen tillitsperson om de ønsker det. Før samtalen skal alle ansatte registrere sin kompetanse i kompetansemodulen i Visma Enterprise. Ansatte presenterer med dette kompetansen på en oversiktlig måte og det gjør oppfølgingsarbeidet enklere for arbeidsgiver. Samtalen og kartleggingen danner grunnlaget for videre dialog med Trondheim om virksomhetsoverdragelsen og innplassering i den nye kommunen. Andre virkemidler og tiltak i omstillingsavtalen del II Omstillingsavtalen legger også opp til andre virkemidler og tiltak: Pkt. 4 i omhandler Harmonisering av dokumenter innen personalforvaltningen. Dette arbeidet er ikke påbegynt. Kommunaldirektør for organisasjon Elin Solbu har ansvar for at dette gjennomføres senest våren 2019. Pkt. 5 tar opp spørsmål om eventuelt samarbeid mellom kommunene før 1.1.2020. Rådmann er i dialog med Trondheim om vertskommunesamarbeid for lovpålagte oppgaver jfr. enhetene/områdene som ble nevnt i budsjett og strategi konferansen 13. og 14. juni 17. Pkt. 6 oppfordrer enhetene i kommunene å opprette et såkalt nettverkssamarbeid for å bli kjent og utveksle faglig erfaringer. Flere enheter har opprettet et slikt samarbeid og har opplevd det som positivt. Faktor som vil påvirke muligheten til å følge opp omstillingsavtalen Organisasjonskartet for den nye kommunen er ikke lagt ennå. Enkelte enheter/områder i Klæbu er organisert på annen måte enn i Trondheim. Dersom nye Trondheim kommune vil organiserer sine enheter på en annen måte enn dagens Klæbu kommune kan det føre til at enheter/områder deles opp og ansatte må flytte arbeidssted og/eller endrer arbeidsoppgaver. I henhold til omstillingsavtalen skal det da gjennomføres flere risikovurderinger og oppfølgingssamtaler/kompetansekartlegging. Dersom organisasjonskartet ikke er klart før etter sommeren 2018 er det ikke mulig å overholde den satte fristen første halvdel av 2018 i omstillingsavtalen for risikovurdering og oppfølgingssamtaler/kompetansekartlegging. Dette kan igjen føre til at ansatte ikke blir ivaretatt likt slik omstillingsavtalen har lagt opp til. Side 3 av 8
Side 4 av 8 Sak 1/18
Klæbu kommune Orientering om kommunereformen Partssammensatt utvalg Møtedato: 18.01.2018 Saksbehandler: Kirsten Øyås Berg Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 2/18 Partssammensatt utvalg 18.01.2018 Rådmannens innstilling: Rådmannen orienterte om arbeidet med kommunereformen for Klæbu og Trondheim kommuner. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Rådmannen orienterer om arbeidet med kommunereformen for Klæbu og Trondheim kommuner.
Klæbu kommune Åpen post - partssammensatt utvalg 18.01.2018 Partssammensatt utvalg Møtedato: 18.01.2018 Saksbehandler: Kirsten Øyås Berg Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 3/18 Partssammensatt utvalg 18.01.2018 Rådmannens innstilling Saken legges frem uten innstilling. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Sak 1: Møteplan for 2018: Forslag til møtetidspunkt for PSU i 2018: 18.1., 24.5., 20.9., 6.12. Sak 2: Det er ikke innkommet andre saker til PSU.
Side 2 av 8 Sak 3/18
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Gunhild Ørjasæter Arkiv: 026 Arkivsaksnr-dok.nr: 16/862-82 Orientering om arbeidet med omstillingsavtalen - status Rådmannens innstilling Partssammensatt utvalg tar orientering om status rundt arbeid med omstillingsavtalen til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg Power point presentasjon «Orientering om arbeidet med omstillingsavtalen status», som presenteres i møtet 18.1.2018. Saksopplysninger Innledning Omstillingsavtalen ble vedtatt i fellesnemnda 24.10.2017. Omstillingsavtalen er en avtale som sier hvordan Klæbu kommune og Trondheim kommune hver for seg og sammen skal gjennomføre omstillingsprosessen for ansatte i forbindelse med kommunesammenslåingen 1.1.2020. Omstillingsavtalen berører arbeidstakere, arbeidsgivere, tillitsvalgte og verneombud i begge kommunene. Avtalen skal sikre en ryddig og forutsigbar prosess og skape en felles plattform og spilleregler for organisasjonsendringen og ivareta de ansatte som blir berørt av kommunesammenslåingen. Arbeidet med omstillingsavtalen Rådmann i Klæbu kommune har satt sammen en arbeidsgruppe som skal følge opp avtalens del II «Virkemidler og tiltak», pkt. 1 og 2. Arbeidsgruppen består av to hovedtillitsvalgte, Yngvar Sund fra Fagforbundet og Kenneth Stagl fra Utdanningsforbundet, hovedverneombudet Thor Eivik, Personalsjef Jan Petter Opedal og HR rådgiver Gunhild Ørjasæter. Frem til årsskiftet har arbeidsgruppen arbeidet med forberedelse av: - Pkt. 1: Risikovurderinger på enheter/områder som anses mest berørt av kommunesammenslåingen.
- Pkt. 2: Samtaler for oppfølging og kartlegging av kompetanse av ansatte som anses mest berørt av kommunesammenslåingen. Pkt. 1 Risikovurdering Arbeidsmiljøloven skal sikre at arbeidstakerne har et fullt forsvarlig og helsefremmende arbeidsmiljø, jfr. 4-1 og 3-1. Ved endringer/omorganisering i virksomheten skal det vurderes om arbeidsmiljøet er i samsvar med lovens krav om forsvarlighet og det skal iverksettes nødvendige tiltak. Risikovurdering er her et verktøy for å vurdere om lovens krav er oppfylt. Det er forskjellig måter å gjennomføre en risikovurdering, men den må inneholde følgende: - Hvilke uønskede hendelser/situasjoner kan oppstå pga. omstillingen i forbindelse med kommunesammenslåingen? - Hvor alvorlig er det hvis disse hendelsene/situasjonene inntreffer (konsekvensene)? - Ved middels eller høy grad av sannsynlighet og alvorlighet/konsekvens, må det iverksettes risikoreduserende tiltak. Alle ansatte er og vil bli berørt av kommunesammenslåingen, men noen ansatte blir mer berørt enn andre. Omstillingsavtalen sier at på de enhetene/områdene som «anses mest berørt av kommunesammenslåingen» skal det gjennomføres en risikovurdering. Arbeidsgruppa har vurdert at de ansatte som må: - Flytte arbeidssted eller - får endrede eller bortfall av arbeidsoppgaver «anses mest berørt». Ut fra vurderingen anses enhetene/områdene lokalisert på Rådhuset som mest berørt. Hvem skal gjennomføre risikovurdering? Første desember gikk det ut mail om informasjon om risikovurdering til alle lederne i kommunen. Kommunalsjefene, Personal/økonomisjef og fagleder for post/arkiv ble anmodet om å gjennomføre risikovurderingen sammen med tillitsvalgt og verneombud i lokalt arbeidsmiljøutvalg på Rådhuset. Det er tilbud om at representant fra BHT kan bistå lederne i dette arbeidet. Risikovurderingen skal være gjennomført første halvår 2018. Rådmann har oppfordret til at også andre ledere i kommunen vurderer behovet for risikovurdering. Pkt. 2 Samtaler for oppfølging og kartlegging av kompetanse Det vil bli gjennomført oppfølgingssamtale med ansatte som «anses mest berørt» første halvår av 2018. På bakgrunn av dette vil det bli gjennomført minst 64 samtaler med ansatte i løpet av våren. Det er utarbeidet et skjema for samtalene som fylles ut i møtet. Tema i samtalene skal være: - Gjennomgang av formal og real kompetanse - Vurdere hvilen enhet/er i ny kommune som er mest aktuell ut fra dagens arbeidsavtale. Organisasjonskartet til nåværende Trondheim kommune vil bli presentert og forklart.
- Hvilke ønsker og preferanser ansatte har i forhold til arbeidsoppgaver og stilling ut fra dagens arbeidsavtale. Deltagere i oppfølgingssamtalene skal være ansatte, næreste personalleder og HR rådgiver. Ansatte kan ta med seg tillitsvalgt eller annen tillitsperson om de ønsker det. Før samtalen skal alle ansatte registrere sin kompetanse i kompetansemodulen i Visma Enterprise. Ansatte presenterer med dette kompetansen på en oversiktlig måte og det gjør oppfølgingsarbeidet enklere for arbeidsgiver. Samtalen og kartleggingen danner grunnlaget for videre dialog med Trondheim om virksomhetsoverdragelsen og innplassering i den nye kommunen. Andre virkemidler og tiltak i omstillingsavtalen del II Omstillingsavtalen legger også opp til andre virkemidler og tiltak: Pkt. 4 i omhandler Harmonisering av dokumenter innen personalforvaltningen. Dette arbeidet er ikke påbegynt. Kommunaldirektør for organisasjon Elin Solbu har ansvar for at dette gjennomføres senest våren 2019. Pkt. 5 tar opp spørsmål om eventuelt samarbeid mellom kommunene før 1.1.2020. Rådmann er i dialog med Trondheim om vertskommunesamarbeid for lovpålagte oppgaver jfr. enhetene/områdene som ble nevnt i budsjett og strategi konferansen 13. og 14. juni 17. Pkt. 6 oppfordrer enhetene i kommunene å opprette et såkalt nettverkssamarbeid for å bli kjent og utveksle faglig erfaringer. Flere enheter har opprettet et slikt samarbeid og har opplevd det som positivt. Faktor som vil påvirke muligheten til å følge opp omstillingsavtalen Organisasjonskartet for den nye kommunen er ikke lagt ennå. Enkelte enheter/områder i Klæbu er organisert på annen måte enn i Trondheim. Dersom nye Trondheim kommune vil organiserer sine enheter på en annen måte enn dagens Klæbu kommune kan det føre til at enheter/områder deles opp og ansatte må flytte arbeidssted og/eller endrer arbeidsoppgaver. I henhold til omstillingsavtalen skal det da gjennomføres flere risikovurderinger og oppfølgingssamtaler/kompetansekartlegging. Dersom organisasjonskartet ikke er klart før etter sommeren 2018 er det ikke mulig å overholde den satte fristen første halvdel av 2018 i omstillingsavtalen for risikovurdering og oppfølgingssamtaler/kompetansekartlegging. Dette kan igjen føre til at ansatte ikke blir ivaretatt likt slik omstillingsavtalen har lagt opp til.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kirsten Øyås Berg Arkiv: 026 Arkivsaksnr-dok.nr: 16/862-83 Orientering om kommunereformen Rådmannens innstilling: Rådmannen orienterte om arbeidet med kommunereformen for Klæbu og Trondheim kommuner. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Rådmannen orienterer om arbeidet med kommunereformen for Klæbu og Trondheim kommuner.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kirsten Øyås Berg Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 12/269-18 Åpen post - partsammensatt utvalg 18.01. 2018 Rådmannens innstilling Saken legges frem uten innstilling. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Sak 1: Møteplan for 2018: Forslag til møtetidspunkt for PSU i 2018: 18.1., 24.5., 20.9., 6.12. Sak 2: Det er ikke innkommet andre saker til PSU.