Møteprotokoll Tokke kontrollutval Dato: 02.10.2018 kl. 11:30 14:00 Stad: Tokke kommunehus, møterom Teknisk Arkivsak: 18/00021 Til stades: Møtande varamedlem: Fråfall: Andre: Protokollførar: Leiar Olav Godtland, medlem, medlem Steinar L. Mandt, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Ingebjørg N. Vibeto Torgrim Otterholt Alf Jul Jakobsen, Siv Reidun Eide, Anne Gro Damkås Renovest AS v/ dagleg leiar Toralf Orekåsa Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 3/18 18/00021-21 Godkjenning av møteinnkalling 02.10.2018 3 Møteprotokoll 3/18 18/00021-22 Godkjenning av protokoll 15.05.2018 4 Saker til behandling 15/18 18/02564-6 Prosjektplan - anskaffingar i Tokke kommune 5 16/18 18/06294-2 Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester, feiing og branntilsyn -Tokke kommune 6 17/18 18/06558-1 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2018 - Tokke 7 1
18/18 18/06556-1 kommune Vurdering av oppdragsansvarlig revisors og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Tokke kommune 8 19/18 18/06565-1 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2019 - Tokke kommune 9 20/18 18/00038-5 Referatsaker 02.10.2018 10 21/18 18/00039-7 Eventuelt 02.10.2018 11 Dalen, 02.10.2018 Kontrollutvalsleiar Olav Godtland Sekretær Marianne Lundeberg 2
Møteinnkalling 3/18 Godkjenning av møteinnkalling 02.10.2018 1 Tokke kontrollutval 02.10.2018 3/18 Møteinnkalling 02.10.2018 vert godkjend. Møteinnkalling 02.10.2018 blei lagt fram for godkjenning. Møteinnkalling 02.10.2018 vert godkjend. 3
Møteprotokoll 3/18 Godkjenning av protokoll 15.05.2018 1 Tokke kontrollutval 02.10.2018 3/18 Protokoll 15.05.2018 vert godkjend. Protokoll 15.05.2018 blei lagt fram for godkjenning Protokoll 15.05.2018 vert godkjend. 4
Saker til behandling 15/18 Prosjektplan - anskaffingar i Tokke kommune 1 Tokke kontrollutval 02.10.2018 15/18 Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan «anskaffingar i Tokke» frå Telemark kommunerevisjon IKS, som den ligg føre. Sekretariatet la fram prosjektplan i møtet. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan «anskaffingar i Tokke» frå Telemark kommunerevisjon IKS, som den ligg føre. 5
16/18 Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester, feiing og branntilsyn -Tokke kommune 1 Tokke kontrollutval 02.10.2018 16/18 Kontrollutvalet i Tokke kommune bestiller forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing frå Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og eit samla pristilbod for ein forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing med ein samla pris på kr. 170 000,-. Kontrollutvalet ønskjer følgjande kostnadsfordeling: 50% av fellestema delt flatt + 50% av fellestema delt etter relativ eigardel i Renovest IKS. Kontrollutvalet føresett at dei andre eigarkommunane blir med på forvaltningsrevisjonen. Sekretariatet la fram forespørsel frå Vinje kontrollutval om å vere med på ein forvaltningsrevisjon/selskapskontroll, saksutskrift Vinje kontrollutval sak / 8/18 og prosjektplan Renovest as blei lagt fram.. Dagleg leiar i Renovest Toralf Orekåsa var tilstades og orientera om Renovest AS. Oppdragsrevisor Ingebjørg N. Vibeto la fram prosjektplan saman med sekretariatet. Kontrollutvalet i Tokke kommune bestiller forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing frå Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og eit samla pristilbod for ein forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing med ein samla pris på kr. 170 000,-. Kontrollutvalet ønskjer følgjande kostnadsfordeling: 50% av fellestema delt flatt + 50% av fellestema delt etter relativ eigardel i Renovest IKS. Tokke vil ha med sjølvkostberekninga for sin eigen kommune i prosjektet. Kontrollutvalet føresett at dei andre eigarkommunane blir med på forvaltningsrevisjonen. 6
17/18 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2018 - Tokke kommune 1 Tokke kontrollutval 02.10.2018 17/18 Saka vert teken til vitande. Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto la fram «Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2018 Tokke kommune». Saka vert teken til vitande. 7
18/18 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Tokke kommune 1 Tokke kontrollutval 02.10.2018 18/18 Saka vert teken til vitande. Dokumentet «Vurdering av oppdragsansvarlig revisors og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Tokke kommune» blei lagt fram. Saka vert teken til vitande. 8
19/18 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2019 - Tokke kommune 1 Tokke kontrollutval 02.10.2018 19/18 Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på kr 837 000,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet Sekretariatet la fram forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2019. Kontrollutvalet bestilte selskapskontroll i sak 16/18 med ein pris på 53 150,-. Kontrollutvalet auker budsjettet ut fra forslag til budsjett med 15 000,- Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på kr 852 000,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet 9
20/18 Referatsaker 02.10.2018 1 Tokke kontrollutval 02.10.2018 20/18 Saka vert teke til vitande. Temark sin Hauskonferanse 14.11.2018. Bø hotell Saka vert teke til vitande. 10
21/18 Eventuelt 02.10.2018 1 Tokke kontrollutval 02.10.2018 21/18 Møte start neste møte 27.11.2018 er kl 09:00 og møtet avsluttes med lunsj. Neste års møte og arbeidsplan, legges opp til start kl 09:00. Informasjon frå leiar om at eigarskapsmelding for Vest Telemark Kraftlag kjem opp i kommunestyret i dag. Møte start neste møte 27.11.2018 er kl 09:00 og møtet avsluttes med lunsj. Neste års møte og arbeidsplan, legges opp til start kl 09:00 11