Seksjon for brukertjenester i Arkivverket Kommunearkivkonferansen 18.4.2018, Lillehammer Vigdis Stensby, fagdirektør
Arkivverkets organisering fra 1.11.2016
Hvordan er brukertjenester organisert? En seksjon, men to ledere med «geografisk» ansvarsfordeling: Bruk1: Kongsberg, Kristiansand, Oslo (Erland Pettersen) Bruk2: Bergen, Hamar, Trondheim, Tromsø, Stavanger (Vigdis Stensby) Ca 55 medarbeidere «Fjernledelse» Koordineringsgrupper for ulike områder: Innsyn (Serina Johansson) + «uformell innsynsgruppe» Saksfordeling (Cecilie Haukedal Johansen) Bibliotek (Romy Schilling) Lesesal (Jan Ragnar Torgner) Formidling (En kontaktperson hvert sted i tillegg til Hans Nissen i KOFO)
Kontakt oss: Telefon: 480 55 666 Epost: post@arkivverket.no forum.arkivverket.no www.arkivverket.no www.digitalarkivet.no Snart: Kontaktskjema på nett https://www.muralsyourway.com/p/the-londonpavillion-mural/
Brukertjenesters hovedansvar Besvare henvendelser fra publikum fra 1189 til i dag (herunder saksbehandling, veiledning på telefon og tekster på nettsider) Drifte lesesaler Brukerforum på nett Formidling Bibliotektjeneste En landsforvisningssak fra 1610, i arkivet etter Danske Kanselli 1572-1799, Norske tegnelser, protokoll 3 (1596-1616), fol. 383a-383b:
Hvem er våre brukere? Forskere og studenter Journalister og forfattere Eiendomsmeglere og advokater Lokalhistorikere og slektsforskere Rettighetssøkende (eiendom, arv, pensjon, parter, farskap, tapt barndom osv)
Hovedmål for brukerseksjonen FAKTA Yte god service via effektive tjenester til våre brukere Dra lasset sammen Øke andelen selvbetjente brukere ved utvikling av digitale løsninger Gi like svar på like forespørsler Bidra til å gjøre arkivene kjent og brukt
Noe av de vi jobbet særskilt med i 2017 Sjømannskort tilgang digitalt for NAV dokumentasjon på fartstid Avtale med skatteetaten om behandling av botidssaker. Reduksjon fra 2015:2589 saker, 2016:3040 saker, sept 2017: 351 saker Satt i gang ny indeksering av materiale egnet for selvbetjening (pantebøker e.1935 tjeneste kommer i 2018) Etablert samarbeid med Slekt & data om slektsverksteder alle steder Innført standardiserte svar på eiendom/slektsforespørsler der informasjonen finnes tilgjengelig på nett Etablert landsdekkende eiendomslinje som innvalg på telefonen Utarbeidet veiledningstekster til Avs nye nettsider
Hva jobbes det med i 2018? Arbeid med avklaring av lovanvendelse i innsynssaker - særlov kontra forvaltningslov? Prosjekt tjenestekatalog - avsluttet i januar. Fortsetter i prosjekt Arbeidsprosesser i 2018. Prosjekt nettsider fase2 skjemabasert saksbehandling iverksettes våren 2018 Kontinuerlig arbeid med forbedringer i regi av de ulike gruppene vi har etablert Kompetanseoverføring og hospitering MO i RANA, hvilket arkivmateriale skal overføres dit? Selvbetjente pantebøker på nett (1935-1950) Maler og standardbrev, felles rutiner Flere møter med forvaltningen om fellesbehov og brukerbehov
Noen trender Flere besøker lesesalene våre, 5 % oppgang i 2017 fra 2016 Hver lesesalsgjest låner i snitt 2,4 arkivenheter Færre journalførte henvendelser, 25% nedgang i 2017 fra 2016 Flere bruker nettressursene våre og betjener seg selv (f.eks gammel grunnbok: 67 000 henvendelser i 2017)
Antall besøkende på Digitalarkivet Digitalarkivet 2017: Transkribert. Skannet. Foto: 6 755 766 Nettforum: 956 181 Innlogging: 119 491 Digitalarkivet 2016: Transkribert. Skannet. Foto: 5 413 670 Nettforum: 868 453 Innlogging: har ikke tall for 2016
Eksempel på nye landsdekkende tjenester Eiendomstelefon ble innført i 13. november 2017. En telling i februar 2018 viser at ca 80% av henvendelsene løses over telefon, og snitt behandlingstid er 9,5 minutter per samtale. Henvendelse fra meglere/profesjonelle, rettighetsinformasjon. Sparer journalføring, fordeling, saksbehandling. Felles Sentralbordet ble innført 1.7.2017.
«Nye Arkivverket» Jobber nasjonalt med fagområder og problemstillinger Søker å øke antall digitale tjenester til publikum Fokus på ensartet praksis og like tjenester i hele landet Økt innsats på feltet digitalt skapte arkiver og arkivdanning Gjennomfører endringsprosjekter på alle områder for å skape bedre og effektive tjenester til publikum