Innføring av WebSak i NAV. - Et digitalt læringsløp. 29. mars 2019 // Prosjekt ELSA II v/ Delprosjektleder Evelyn Hveding, Innføring

Transkript

1 Innføring av WebSak i - Et digitalt læringsløp 29. mars 2019 // Prosjekt ELSA II v/ Delprosjektleder Evelyn Hveding, Innføring

2 Kort om Hovedmålene til er: flere i arbeid og aktivitet, færre på stønad et velfungerende arbeidsmarked rett tjeneste og stønad til rett tid god service tilpasset brukerens sine forutsetninger og behov en helhetlig og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning Forvalter 1/3 av statsbudsjettet 480 mrd til ulike ordninger De fleste av oss har en eller annen forbindelse med Nav

3 Innføring av WebSak i Innførte WebSak i Arbeids- og velferdsdirektoratet i 2017 Over 1000 medarbeidere som skulle benytte WebSak Både instruktørbaserte kurs og digital læring Innfører WebSak i resten av i 2019 Utgangspunkt: Alle enhetene skal ta i bruk WebSak, men ikke alle ansatte Benytter mange andre fagsystemer Likevel mange tusen ansatte spredt utover som skal ha opplæring (6-8000) Innfører puljevis 4 puljer Fikk ny Læringsportal som ga oss mange muligheter

4 Innføring av WebSak Oppdatering DIREKTORAT Pulje 1 Pulje 2 Pulje 3 Pulje 4 Januar Februar 2019 Desember - Juni 2019 Mars - September 2019 Mai Desember 2019 September - Mars 2020 Tar i bruk WebSak 11/2/19 Tar i bruk WebSak 6/5/19 Tar i bruk WebSak 2/9/19 Tar i bruk WebSak 4/11/19 Tar i bruk WebSak 4/2/20 Dokumentsenter 2 OSLO OSLO Dokumentsenter 3 SARPSBORG / LØRENSKOG ØST-VIKEN TELEMARK/ VESTFOLD VEST-VIKEN INNLAND Dokumentsenter 4 ARENDAL AGDER MØRE OG ROMSDAL ROGALAND Dokumentsenter 1 TEAM OSLO Direktoratet KLAGE- INSTANS domstolsaker Dokumentsenter 1 TEAM MO I RANA ØKONOMI PENSJON ØKONOMI- TENESTE ØKONOMI STØNAD TRØNDELAG NORDLAND TROMS & FINNMARK KONTAKT- SENTER Hjelpemidler og tilrettelegging VESTLAND KLAGE- INSTANS FAMILIE & PENSJON KONTROLL ARBEID OG YTELSER

5 Hvem blir berørt av innføringen av WebSak? Arbeids- og velferdsetaten: Alle tre linjene Alle regioner / resultatområder Direktoratet Alle ledere Saksbehandlere som jobber med styrings- og støtteprosesser Dokumentsentrene WebSak skal innføres på alle enheter, men ikke alle ansatte må benytte WebSak

6 Mål satt for opplæring og innføring av WebSak Sikre at berørte målgrupper: forstår viktigheten av hvorfor et nytt elektronisk saksbehandlingssystem må benyttes lærer å bruke WebSak tar i bruk WebSak på en god og hensiktsmessig måte forstår hvilke dokumenter som skal inn i WebSak forstår at det blir en ny måte å jobbe på, og at dette er den måten de skal jobbe på framover

7 Noen av prinsippene vi la til grunn for utarbeidelse av opplæringsmateriell Opplæringsmateriellet skal være lett tilgjengelig Ulike læringskanaler/virkemidler skal benyttes for å formidle budskapet Opplæringsmateriellet skal kunne gjenbrukes Opplæringsmateriellet skreddersys mot den enkelte målgruppe Systemopplæringen skal legges nærmest mulig tidspunkt for når mottakende enhet tar i bruk WebSak Det skal foretas løpende evalueringer av opplæringsmateriell og opplæringsmetoder Det meste av opplæringen skal være digital

8 Hvorfor digital opplæring Opplæringen skal nå mange Være lett tilgjengelig Fleksibel å gjennomføre Lett å ta om igjen Kunne brukes som oppslagsverk

9 LÆRINGSLØP Hvordan lærer vi? Snakke med andre Formell læring: Plan og mål - pensum E-læring m/video Webinar Gruppe med diskusjonsforum Praktisere Løse oppgaver Ved kaffemaskinen Erfaringsdeling Uformell læring Hospitere Evaluere Læringsportalen Data om aktivitet

10 Delt inn opplæringsløpet i 3 faser FORBEREDENDE SYSTEMOPPLÆRING REFLEKSJON FORMÅL Erkjenne behovet for å innføre et nytt system Skape forståelse Skape bevisstgjøring Modenhet FORMÅL Beherske bruken av systemet Ta i bruk systemet Ha forstått at det er slik vi skal jobbe framover FORMÅL Sikre en forsvarlig flyt i dokumenthåndteringen Sikre trygget for at en får rask hjelp når står fast Refleksjon/ fordyping

11 Læringsportalen Verktøy for leder- og medarbeiderutvikling: Bygge og distribuere læringstiltak Planlegge og iverksette kompetanseutvikling Lage roller, kompetanser, kartlegge og tildele læring Hente ut styringsdata for læring og kompetanse

12 Hva legger vi i digital læring?

13 Nettstøttet og praksisnær læring/deling 1 Læringsløp for enkeltpersoner eller grupper på kontoret påmelding i Læringsportalen. Oppgaver på jobben utføres i dialog med leder kollegaer. E- læring Samling Oppgave på jobben Webinar Webinar Oppgave på jobben Webinar Gruppe - oppgave 2 Møteserie webinar med instruktør/forelesere. påmelding i Læringsportalen. Webinar Eksamen/test/evaluerin g VF 1 VF 2 VF 3. «implementering» erfaringer Medarbeidere tilbakeføre Dele Reflekter e Trene Erfare Læring på arbeidsplassen 3 Kunnskapsbaserte nettverk / Fagnettverk med ulike temaer og forelesere. Deltakerne er medlem av et nettverk/gruppe. Opptak av videomøtene gjøres tilgjengelig. Deltakerne viser opptaket lokalt på kontormøter («ringer i vann»- effekt). Lokal deling

14 Opplæring for brukere av WebSak+ Forberedende opplæring Hovedopplæring Refleksjon Video foredrag Hensikten med WebSak Video Dette er WebSak E-læring Å jobbe i sikker sone E-læring Om WebSak og bruk av det E-læring Hvordan WebSak brukes i Styrings- og støtteprosesser E-læring Prosessen ved krav om innsyn etter offentlighetsloven E-læring Juridisk rammeverk E-læring Samhandling og WebSak Alltid tilgjengelig veiledning og støtte Video Veiledningsfilmer etter behov Intranett Slik- guider for WebSak etter behov Intranett Rutiner for administrativ saksbehandling etter behov