Trondheim, Oslo, Bærum, Asker, Kristiansand, Stavanger, Bergen, Lørenskog og Fet kommune, samt KS (Kommunenes organisasjon) og Bufdir (Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet) inviterer: Invitasjon til markedsdialog Fremtidens digitale løsninger for barnevernet Dialogkonferanse 8. februar og påfølgende 1-til-1-møter I samarbeid med:
Innhold 1. Introduksjon... 3 2. Bakgrunn... 3 3. Om planleggingsfasen... 6 4. Gjennomføring av dialogprosessen... 7 4.1. Tidsplan for markedsdialogen... 8 5. Dialogkonferanse 8. februar... 9 5.1. Program for dagen... 9 5.2. Påmelding... 9 Bakgrunnsdokumenter: Sluttrapport konseptfase, se eget vedlegg Spørsmål om gjennomføringsstrategi fra markedsdialog 2017, se eget vedlegg
1. Introduksjon Trondheim, Oslo, Bærum, Asker, Kristiansand, Stavanger, Bergen, Lørenskog og Fet kommune, samt KS (Kommunenes organisasjon) og Bufdir (Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet) inviterer potensielle leverandører av digitale løsninger innenfor barnevern til en markedsdialog. Markedsdialogen bygger videre på markedsdialogen som ble gjennomført i november 2017, og i konseptfasen av prosjektet. Det har vært to runder med markedsdialog i 2017 hvor ble det gjennomført en dialogkonferanse, én-til-én-møter mellom leverandører samt én-til-én-møter mellom leverandører og det offentlige. Markedsdialogen er en del av en tidlig dialog og samhandling med markedet/leverandørene for involvering i planleggingsfasen. Dette arbeidet vil påvirke hva som blir etterspurt fra kommuner av digitale løsninger i barnevernstjenesten i årene som kommer. Markedsdialogen i starten av planleggingsfasen hadde fokus på gjennomføringsstrategi (valgene som setter rammer for det videre prosjektet, som anskaffelsesprosedyre, kontraktstype osv.) Den kommende markedsdialogen i februar 2018 har fokus på behov og omfang. Dialogkonferansen vil være den 8. februar. 1-til-1-møtene vil gjennomføres i uke 9 (26.02-02.03). 2. Bakgrunn Kort om barnevernet Barnevern er en av de viktigste oppgavene i det offentlige. Stat og kommune har ulike oppgaver innenfor barnevernet, og er avhengige av å samarbeide godt for å levere en god, helhetlig tjeneste til tjenestemottakerne. Det er Lov om barnevernstjenester (barnevernloven) som setter rammene for hva barnevernet skal være og hvilke ansvar de ulike offentlige instansene har. Formålet med barnevernloven er å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, samt å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår. Oppgavene til det kommunale barnevernet inkluderer: Vurdering av bekymringsmeldinger, saksbehandling og iverksetting av eventuelle tiltak. Disse tiltakene kan variere i type og alvorlighetsgrad, fra råd og veiledning til foreldre til omsorgsovertagelse og plassering av barnet i f.eks. institusjon eller fosterhjem. Bosetting og oppfølging av enslige mindreårige flyktninger Akutt barnevernvakt på kveld og helg Forebyggende arbeid/lavterskelarbeid Det statlige barnevernet består av Barne- og likestillingsdepartementet (BLD), Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir), Barne-, ungdoms- og familieetaten (Bufetat) og fylkesmennene. Det statlige barnevernet ledes av departementet. Oppgavene til det statlige barnevernet inkluderer:
Etablering og drift av institusjoner (noen av disse institusjonene driftes av private aktører som en tjeneste som kjøpes av det statlige barnevernet) Rekruttering, opplæring og formidling av fosterhjem Bistå barneverntjenesten i kommunen med plassering av barn utenfor hjemmet (f.eks. i institusjoner eller fosterhjem) Tilsyn av det kommunale barnevernet Endringer av lovverk Forskning på barnevernet og utdanning av personer som skal jobbe i barnevernet Oslo kommune har særskilte bestemmelser og kommunen v/barne- og familieetaten har selv ansvar for de statlige oppgavene (de tre første kulepunktene). Aktørene involvert i barnevernet I tillegg til det kommunale og statlige (BLD, Bufdir, Bufetat, Fylkesmann) barnevernet, er mange ulike aktører involvert i arbeidet som gjøres. Noen av disse inkluderer: - Tjenestemottakere: Foreldre, barn, fosterforeldre, nettverk (slekt, familie, venner) - Internt i kommunen: Skoler, barnehager, PPT-tjeneste, kommunale helsetjeneste, helsestasjoner, økonomi- og regnskapsenheter, kommuneadvokat - Andre aktører i det offentlige: Politiet, Helsevesenet inkl. BUP, UDI, IMDI (Integrerings- og mangfoldsdirektoratet), Fylkesnemnda for barnevernet - Private aktører: Ideelle organisasjoner, private tiltaksaktører Dagens situasjon I de siste årene er det gjennomført flere utredninger og analyser av barnevernet. Disse er gjennomført både av kommunene selv og av det statlige barnevernet. Det er mange fellestrekk ved funnene i vurderingen av dagens situasjon, og mange er knyttet til digitale verktøy: Det er vanskelig for tjenestemottakere (foreldre/foresatte/barn) å kommunisere med saksbehandlere gjennom andre kanaler enn telefon, brev eller oppmøte fordi det ikke er noen sikre elektroniske kommunikasjonskanaler. Både tjenestemottakere og ansatte i barnevernet opplever det som vanskelig å holde oversikt over vedtak og samtykker. Den manglende totale oversikt over saksdokumenter og vedtak kan utgjøre en trussel mot rettssikkerheten til brukeren. Det er utfordrende for privatpersoner å sende inn bekymringsmeldinger på en effektiv, sikker og digital måte Dagens applikasjoner er i tillegg til å gi dårlig prosess-støtte/funksjonalitet også preget av ustabilitet, foreldet teknologi og dårlig brukskvalitet Dagens mest brukte løsning for barnevernvakt er en gammel løsning fra 90-tallet og har mangler i brukergrensesnitt, begrensede muligheter for rollestyring og ingen integrasjon med andre systemer. Det er ingen eller veldig liten grad av sikker elektronisk informasjonsdeling på tvers av kommuner, mellom kommuner og Bufetat, og mellom kommuner og andre samarbeidspartnere Det er utfordringer i fagsystemene knyttet til faglig støtte og kvalitetssikrede maler Det er utfordringer knyttet til datakvalitet som igjen fører til mye tidsbruk på feilretting i forbindelse med rapportering til instanser som SSB.
Om prosjektet DigiBarnevern (Digitale innbyggertjenester og saksbehandlingsstøtte i barnevernet) Med bakgrunn i dagens situasjon ble det i 2016 igangsatt et nasjonalt prosjekt for å forbedre barnevernstjenestene gjennom å dekke behovet for nye digitale løsninger som kan øke kvaliteten på tjenesteutøvelsen og opplevd tjenestemottak for alle brukergrupper. Prosjektet heter «Digitale innbyggertjenester og saksbehandlingsstøtte i barnevernet», også kjent som DigiBarnevern. Prosjektets rammeverk er Prosjektveiviseren fra Difi. Prosjektet har gjennomført en konseptfase (2016-2017) hvor man har jobbet med å definere et målbilde som består av ulike områder som må håndteres. Målbildet består av tre områder: 1. Kommunale barnevernsløsninger, som er funksjonalitet som støtter tjenestene som leveres av det kommunale barnevernet. Eksempler på kommunale barnevernsløsninger er støtte til saksbehandling og barnevernvakt. Dette området skal realiseres av kommunene, ved at kommuner anskaffer barnevernsløsninger basert på felles konkurransegrunnlag (inkl. kravspesifikasjon). Dette innebærer at et det nasjonale prosjektet utarbeider ett eller flere konkurransegrunnlag for kommunale barnevernsløsninger, som kommuner senere går til anskaffelse på. 2. Innbyggertjenester, som er tjenester som leveres til innbyggere (og andre eksterne aktører). Eksempler på innbyggertjenester er innsyn i egne saksdokumenter og å gi/ta samtykke. Dette området er delt i ansvar. Bufdir har ansvaret for digital bekymringsmelding. Kommunene har ansvaret for alle andre innbyggertjenester (som innsyn, brukermedvirkning osv.) For tjenestene som kommunene har ansvaret for, skal det nasjonale prosjektet utarbeide konkurransegrunnlag/kravspek som senere kan brukes til anskaffelse/utvikling av innbyggertjenester. 3. Nasjonale komponenter for barnevern, som er felles nasjonale ressurser, både digitale og ikke-digitale, som eies og forvaltes nasjonalt. Dette området skal realiseres av Bufdir. Følgende komponenter skal realiseres: - Kvalitetssystem - Standarder for meldingsutveksling - Rapporteringsbank og styringsinformasjon
3. Om planleggingsfasen Tidsplan Planleggingsfasen i DigiBarnevern gjennomføres fra oktober 2017 til mai 2018. I markedsdialogen i planleggingsfasen er det planlagt tre hovedaktiviteter: (Gjennomført) Dialogkonferanse 22. november 2017 med medfølgende aktiviteter. Tema: Gjennomføringsstrategi Dialogkonferansen 8. februar 2018 med medfølgende aktiviteter. Tema: Behov Konkurransegrunnlag sendes ut på høring i mai/juni, muligens 1-til-1-møter med leverandører i høringsperioden. Organisering I planleggingsfasen er prosjektet DigiBarnevern delt opp i to ansvarsområder en kommunal del og en statlig del. Den kommunale delen har ansvar for kommunale barnevernsløsninger og de fleste innbyggertjenestene. Hovedleveransen fra den kommunale delen er én eller flere konkurransegrunnlag som skal brukes til anskaffelse/utvikling av kommunale barnevernsløsninger og innbyggertjenester. Den statlige delen har ansvar for én innbyggertjeneste (nasjonal portal for bekymringsmeldinger) og de nasjonale komponentene kvalitetssystem, rapporteringbank og standarder for meldingsutveksling. I prosjektet er det én felles styringsgruppe for prosjektet. Prosjektlederne for kommunal del og statlig del er sammen ansvarlige for et omforent samarbeid om prosjektets resultater, og rapporterer sammen til den felles styringsgruppen. Behov Prosjektet jobber for tiden med å kartlegge behovene som skal dekkes av løsningene som skal anskaffes/utvikles. Hensikten med dialogkonferansen er å presentere behovene på en oversiktlig måte til leverandørene. Deretter ønsker vi en dialog med leverandørene (både som workshop på selve dialogkonferansen og i 1-til-1-møter) om hvilke behovsområder hver leverandør kan tenke seg å dekke, og hvordan hver leverandør ser for seg at man deler opp behovene i én eller flere løsninger. Denne invitasjonen sendes ut så tidlig som mulig slik at så mange som mulig skal få mulighet til å melde seg på. Prosjektet kommer til å ettersende en mer detaljert behovsoversikt nærmere dialogkonferansen. For å sette seg inn i behovene, kan leverandører lese den den vedlagte sluttrapporten fra konseptfasen som dokumenterer de ulike rollene og de ulike behovene som finnes i barnevernet. Det er spesielt delene om tjenestedesign og personas, samt kapitlet om behov innenfor kommunale barnevernsløsninger som er mest relevant.
Gjennomføringsstrategi Temaet for markedsdialogen høsten 2017 var «gjennomføringsstrategi», forstått som ulike valg som må tas i planleggingsfasen innenfor målbilde, anskaffelse, utvikling, drift, vedlikehold osv. Prosjektet ønsket å få innspill fra leverandørene på ulike tema innenfor gjennomføringsstrategi. Vedlagt finner dere spørsmålene som hver leverandør skulle besvare i sitt innspillsnotat. Det var disse temaene som ble diskutert i 1-til-1-møtene i desember 2017. Selv om hovedfokuset i dialogkonferansen vil være behov og omfang, er prosjektet åpne for å diskutere gjennomføringsstrategi i 1-til-1-møtene med leverandørene. 4. Gjennomføring av dialogprosessen Om tidlig dialog med markedet Det er viktig for prosjektet å påpeke at det ikke ennå er tatt noen beslutninger for totalt omfang eller oppdeling i antall løsninger, samt gjennomføringsstrategi som skal brukes videre. Markedsdialogen i planleggingsfasen vil påvirke dette. Det betyr at det er mulig for markedet å komme med innspill på hvilken rolle markedet ønsker å ha i veien videre, og hvilken rolle markedet ønsker at det offentlige har. Prosjekter ønsker også at nye leverandører viser sin interesse og deltar på dialogkonferansen. Denne markedsdialogen er en god anledning for nye leverandører å komme i dialog med kundene i en veldig tidlig fase, for å kunne lære mer om området og potensielt komme i kontakt med andre leverandører for et eventuelt samarbeid. Om Nasjonalt Program for leverandørutvikling For å sikre en god gjennomføring av denne markedsdialogen har prosjektet etablert et samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling, som vil støtte med kompetanse og bistand særlig knyttet til dialogprosessen. Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Kommunenes organisasjon (KS) og Direktoratet for Forvaltning og IKT (DIFI) er eiere av Leverandørutviklingsprogrammet og har et partnerskap av departementer, nasjonale innovasjonsaktører, statlige virksomheter, kommuner og næringsliv. Programmets misjon er å fremme innovative offentlige anskaffelser som stimulerer til økt konkurranse og næringsutvikling, for slik å legge til rette for mer behovsrettede produkter og tjenester til bedre betingelser for offentlige kunder. Sentrale mål er å øke kunnskapen om innovative offentlige anskaffelser, samt øke gjennomføringen av slike anskaffelser. I denne sammenheng bidrar leverandørutviklingsprogrammet med blant annet kompetanse om innovative anskaffelser, samt mobilisering av bedrifter og bedriftsnettverk. For mer informasjon, se www.leverandorutvikling.no Om markedsdialogen For å sikre hensynet til likebehandling, gjennomsiktighet og forutsigbarhet i prosessen, lyses denne invitasjon ut på Doffin som en veiledende kunngjøring. Deltagelse på dialogkonferanse og besvarelser på denne invitasjonen vil ikke forplikte noen av partene i veien videre.
To uker etter dialogkonferansen ønsker vi at dere sender inn et innspillsnotat hvor dere svarer på spørsmål knyttet til behov og omfang. Disse spørsmålene vil bli sendt ut nærmere dialogkonferansen (eller rett etter dialogkonferansen). Etter prosjektet har mottatt innspillsnotatene vil det bli gjennomført 1-til-1-møter. Disse møtene vil først og fremst bli gjennomført på Skype for business/lync. 4.1. Tidsplan for markedsdialogen Dato/tid Tema 02.02.2018 kl. 16:00 Frist for påmelding til dialogkonferanse. Link: https://goo.gl/forms/khu81cleghwzrjwu2 05.02.2018 kl. 09:00 Prosjektet informerer alle påmeldte om hvilke leverandører som er påmeldt. 06.02.2018 kl. 12:00 Leverandører kan sende inn ønsker om å ha møter med andre leverandører på dialogkonferansen prosjektet lager en møteplan basert på ønskene 08.02.2018 Dialogkonferanse inkl. muligheter for møter mellom leverandører (se agenda under punkt 5.1) 21.02.2018 kl. 16:00 Frist, påmelding til én-til-én-møter. Link sendes ut etter dialogkonferansen 23.02.2018 kl. 10:00 Frist for innsending av innspillsnotat 26.02.2018 Gjennomføring av én-til-én-møter på video 02.03.2018 Grovt anslag for veien videre: Vår 2018: Gjennomføring av planleggingsfase. Konkurransegrunnlag på høring i mai/juni, muligens 1-til-1-møter med leverandører i høringsperioden. Høst 2018 og fremover: Gjennomføringsfase. Mer informasjon vil bli gitt senere.
5. Dialogkonferanse 8. februar Formålet med dialogkonferansen er å presentere arbeidet som er gjort i prosjektet så langt, presentere våre målsettinger, diskutere barnevernets behov med markedet samt å motivere markedet til å utvikle nye løsninger. 5.1. Program for dagen Dato: 8. februar 2018 (torsdag) Sted: KS Agenda. Adresse: Haakon VIIs gate 9, 0161 Oslo Se link for kart. Tid Beskrivelse 10:00 10:15 Registrering og kaffe 10:15 10:30 Velkommen Mål for dagen 10:30 10:45 Om innovative anskaffelser, v/ Hanne Lystad, Nasjonalt program for leverandørutvikling (NHO, KS, Difi) 10:45 11:45 Presentasjon av behov 11:45 12:30 Lunsj - Leverandørene gis anledning til å snakke sammen 12:30 13:30 Workshop om kommunale barnevernsløsninger: Hva bør være det totale omfanget? (Hva bør løses i andre kommunale løsninger, f.eks. økonomisystem?) Hva er en naturlig inndeling av behovene som skal dekkes i én eller flere løsninger? Hvilke behov mener leverandørene er kompleksitetsdrivende og/eller kostnadsdrivende? 13:30 14:00 Dialog og diskusjon, spørsmål og svar Leverandører får mulighet til å stille spørsmål til prosjektet og behovene i plenum 14:00 14:15 Veien videre, invitasjon til én-til-én-møter 14:15 17:00 Mulighet for leverandørene å ha møter med hverandre det utarbeides en møteplan 5.2. Påmelding Frist for påmelding er 02.02.2018 kl. 16:00. Påmelding skjer via denne linken: https://goo.gl/forms/khu81cleghwzrjwu2 For påmelding og spørsmål til dialogaktivitetene kontaktes: Marianne Friedrich Prosjektstøtte marianne.friedrich@trondheim.kommune.no Mob: 906 08 171