Oslo, 14. mars 2012 TIL SAMEIERENE INNKALLING TIL SAMEIERMØTE Det innkalles til sameiermøte onsdag 28. mars 2012 kl. 19.00 i menighetssalen, Ellingsrud kirke. Dagsorden: 1. Konstituering 2. Styrets årsberetning for 2011 3. Regnskap for 2011 4. Kontrollkomitéens beretning for 2011 5. Revisjonsberetning for 2011 6. Innkomne saker 7. Valg Antall styremedlemmer Styreleder Styremedlemmer Kontrollkomité Valgkomité Revisor Vedlegg: Årsberetning for 2011 Regnskap for 2011 Kontrollkomitéens beretning for 2011 Revisjonsberetning for 2011 Innkomne saker Valg, valgkomiteens innstilling Etter den formelle delen av sameiermøtet vil styret orientere om brannsikkerhet, forebyggende vedlikehold, samt besvare spørsmål som angår driften av sameiet. Postadresse: Postboks 21, Ellingsrudåsen 1006 Oslo Tlf./Fax sekretær: 21 94 44 01 Mobil vaktmester: 90 69 41 02 ellingsrud.boligsameie@getmail.no Bankgiro: 1720.22.66797 Org.nr.: NO 971 284 935 Web: www.ellingbo.no
Årsberetning 2011 Sammendrag Sameiet består av gnr. 109, bnr. 37 i Oslo kommune og omfatter Edvard Munchs vei 59-99. I sameiet er det 292 leiligheter, med 291 sameiere. Den siste leiligheten tilhører sameiet og er pr. 31.12.2011 utleid. Av de 292 leilighetene er det 275 som disponerer egen parkeringsplass i garasjeanleggene og 17 har egen parkeringsplass ute. Planer for vedlikehold av bygningsmassen krever kontinuitet i sameiets ledelse, og tilførsel av riktig og god intern og ekstern kompetanse. Oppgaver som skal løses finansieres i hovedsak gjennom fellesutgifter. De siste årene har budsjettrammen for bygningsmessig vedlikehold vært rundt 5 millioner kroner. Styret vurderer samarbeid med forvaltningsselskap for å styrke sameiets vedlikehold og forvaltning. Det er som en del av dette ønskelig å kunne lånefinansiere mer omfattende prosjekter. Den enkelte sameier må følges opp med råd om vedlikehold i egen eierseksjon. Brannvern er gitt ekstra fokus etter hendelsen med brann i garasjeanlegget under blokk 2 og 1 i 2010. Risikovurdering av fellesanlegg er utført, og den enkelte sameier er tilsendt informasjon til hjelp for egensjekk i eierseksjonen. Uteområdene er viktig for trivsel. Sameiet fikk i året som gikk ferdigstilt en forvaltningsplan som gir føringer for behandlingen av saker knyttet til skogsområder og trær. Uteområdene er viktig å ta vare på, og de som deltar i grøntgruppen utfører en prisverdig innsats. Oslo Kommune har bestemt at alle i kommunen skal gjennomføre kildesortering av matavfall og plastemballasje. Sameiet har som et ledd i dette startet med å stenge søppelsjaktene, et arbeid som fullføres første halvdel av 2012. Dette vil i tillegg bedre arbeidsforholdene for vaktmester. Enkelte sjakter og søppelrom har i lengre tid vært sterkt tilgriset. Samarbeidet mellom vaktmester og assistent, sekretær og daglig leder fungerer godt. Daglig leder innleies. Vi ansatte ny sekretær som startet i sin jobb i begynnelsen av februar. Styret er meget tilfreds med hvordan dette har fungert. Daglig leders timeforbruk i 2011 var 431,5 timer som er 185 timer under budsjett. For utredning og saksforberedelse til styremøter er det fire (4) arbeidsgrupper som dekker; bygningsmessig vedlikehold, brannsikkerhet, uteområder og økonomi. De viktigste aktivitetene gjennom 2011 har vært; Fasader nordtunet; rengjøring, utskifting av treverk, maling og beising. Tetting av slisser/sprekker og sluk samt innsetting av nye sluk i garasjeanlegg blokk 8 øvre plan. Utbedring av søyler og betongskader i garasjeanlegg blokk 8 nedre plan. Utbedring som resultat av feil i utførelse fra prosjekt gjennomført i 2004 (reklamasjonssaken). Utbedring av tre (3) balkongdekker blokk 8. Utbedring av sprekk i fasaden på toppen mot gavlhjørnet i oppgang 93. Stenging av søppelsjakter. Brannsikkerhet. Tilbud til sameierne om å få byttet sluk og vannrør i leiligheter samt beredere. Tilbud til sameierne om å bytte vinduer og terrassedører. Fokus på skadesaker og årsaken til at skaden skjer, samt ansvar for skaden. Forvaltningsplan for skogsområder og trær. Grøntgruppens aktiviteter. Sikring av lekeapparater. Videreutvikle plan for forebyggende vedlikehold. Plan og budsjett for 2012. Sameiets regnskap for 2011 viser et årsresultat på kr. 14.183,- mot budsjettert kr 45.890,-. Sameiet har pr. 31.12.2011 en negativ egenkapital på kr 1.757.107,-. 2
Valg på sameiermøtet 28. mars 2011: Styrets sammensetning: Øystein Mogensen oppgang 95 - styreleder - valgt til 2012 Rannveig Mathiesen oppgang 77 - styremedlem - valgt til 2012 Anne Schatten oppgang 91 - styremedlem - valgt til 2013 Stig O. Skamo oppgang 99 - styremedlem - valgt til 2013 Eivind M Pedersen oppgang 85 - styremedlem - valgt til 2013 Nina H. Listerud oppgang 83 - varamedlem til 22.6 valgt til 2012 Jan Larsen oppgang 97 - varamedlem valgt til 2013 Tordis Lyng Waale oppgang 69 varamedlem fra 22.6 valgt til 2012 Valgkomité: Anne Nygård oppgang 67 - ny - valgt til 2012 Ingrid Skjølsvik oppgang 75 - gjenvalgt - valgt til 2012 Hanne Grøstad oppgang 97 - gjenvalgt - valgt til 2012 Kontrollkomité: Aud Sandnes oppgang 67 - gjenvalgt - valgt til 2012 Per Nymoen oppgang 85 - gjenvalgt - valgt til 2012 Roar Torsethaugen oppgang 79 - gjenvalgt - valgt til 2012 Tillitsvalgte og kontaktpersoner Styret har gjennom året ikke fulgt opp tillitsvalgte/kontaktpersoner for de enkelte oppganger. Nedenfor en oversikt over oppgangstillitsvalgte. Sørtunet Nordtunet Oppgang 59 Undis og Jan Sagafos Oppgang 77 Rannveig Mathiesen Oppgang 61 Aziz Elallali Oppgang 79 Silje Torsethaugen (til 1.9.11) Oppgang 63 Magnar Engebretsen Oppgang 81 Knut Bøe Oppgang 65 Tove Røed Oppgang 83 Lars Vidar Bæverfjord Oppgang 67 Roar Selven Oppgang 85 Per Nymoen Oppgang 69 Kristin Fodstad Oppgang 87 Jan Arild Hansen Oppgang 71 Ahmed Mousa (til 1.10.11) Oppgang 89 Sam Benny Larsen Oppgang 73 Tor Arne Finstad Oppgang 91 Anne Lise Lian Oppgang 75 Liv Bjerke Oppgang 93 Lasse Nordal Oppgang 95 Erik Moen Oppgang 97 Egil Stor-Re Oppgang 99 Øyvind Brevik 1. Sameiermøter Det har i 2011 vært avholdt 2 ordinære sameiermøter: Sameiermøtet 28. mars 2011. Konstituering Styrets årsberetning for 2010 Regnskap for 2010 Kontrollkomiteens beretning for 2010 Revisjonsberetning for 2010 Endring av vedtekter 5, 8, 12, 13 og 14 Innkomne saker Valg 3
Orientering om langtidsplan vedlikehold, kostnader forbundet med dette, og ressursbehov. Sameiermøtet 7. november 2011. Konstituering Budsjett 2012 Innkomne saker Orientering om bygningsmessig vedlikehold. 2. Administrasjon Styret utfører administrasjonen av sameiet. Den administrative ledelse utføres av styrets leder. Operativ daglig ledelse utføres av daglig leder. I styret er fordelingen 40 % kvinner og 60 % menn. Virksomheten forurenser ikke det ytre miljø. Sekretær ivaretar administrative oppgaver. Ansatt sekretær i 60 % stilling var Ivar Arne Pedersen (beboer i sameiet) frem til februar. Ny sekretær Heidi Martinsen ble ansatt i 80 % stilling fra og med 7.2.2011. Vaktmester Tronn Grøndahl var i 2011 engasjert i ca 70 % stilling (3-4 dager i uken). Henry Ulvenes (beboer i sameiet) har fungert i 40 % stilling som vikar og assistent engasjert av styret. Styrets vurdering er at sameiet er best tjent med praktisk operative vaktmestertjenester. Daglig leder var gjennom året innleid for gjennomføring av aktiviteter, med fokus på planlegging, gjennomføring, oppfølging og kontroll av prosjekt, inklusiv økonomioppfølging og informasjon. Daglig leders timeforbruk i 2011 var 431,5 timer, som er under budsjett. Styret planlegger, saksbehandler og følger opp aktiviteter i 4 arbeidsgrupper: - Bygningsmessig vedlikehold - Brannvern - Uteområder - Økonomi Styret foretar kontinuerlig prioritering av aktiviteter begrunnet i hvor viktig en sak er for fellesskapet. Regnskap ble i 2011 utført av Økonomibistand Regnskap as. Budsjettprosess for 2012 ble utført etter tidligere opparbeidet modellgrunnlag av styret med støtte fra innleid daglig leder og sekretær. Sykefravær i 2011 er 3 dager. Vi har hatt 0 arbeidsskader. Det har i perioden vært avholdt årsmøte og halvårsmøte i sameiet, 11 styremøter og tre møter med kontrollkomiteen. 4
Informasjon til sameierne Det er søkt å gi sameierne oppdateringer gjennom informasjonsskriv, oppsummert fra disse under: I starten av februar 2011 informerte styret om - Ferdigstilling av rehabilitering av garasjeanlegget under blokk 1 og 2, - Rehabilitering av betong og armering i søyler i nedre plan garasjeanlegg blokk 8, som bærer dekket i øvre kjøreplan (reklamasjonssaken fra 2004). - Midlertidig parkering under rehabiliteringsarbeider i 2011. - Ansettelse av ny sekretær 15.februar og flere ganger gjennom året ble det henstilt om å pakke inn og behandle søppel på en tilfredsstillende måte. I begynnelsen av mars startet informasjon om rengjøring, vedlikehold, maling og beising av fasader på nordtunet. Videre utover våren og sommeren ble det regelmessig informert om den praktiske gjennomføringen, samt hva sameiet ønsket av egeninnsats fra sameierne. Medio mars, søkte styret i informasjonsskriv igjen å øke sameiernes bevissthet om, og interesse for rehabilitering av bad, sluk og rør, slik at den enkelte sameier selv kan gjøre kloke valg i samråd med autoriserte fagfolk. Videre var det i skrivet forebyggende huskeregler som vi alle bør følge for å unngå vannskader. I begynnelsen av mai ble det informert om utbedring av riss/sprekker i betongplaten i enkelte parkeringsbåser, og utette sluk i øvre garasjeplan blokk 8 på nordtunet. Det var lekkasje fra riss og sluk ned til nedre plan. Det var også behov for flere sluk. Videre ble det informert om utbedring av 3 balkongdekker i oppgang 93 blokk 8 på nordtunet. Disse to prosjektene ble videre informert om gjennom sommeren. 16. august ble det informert om tre forhold; feil i årsoppgavene for 2010, forhøyet egenandel ved skadesaker som følge av mangelfullt vedlikehold, og innsamling av e- post adresser. 27. oktober sendte styret ut sjekkliste for brann,- el-risiko og beredskap. Formålet er egensjekk til privat bruk. 30. november startet en ny runde for å stimulere til utskifting av varmtvannsberedere av eldre dato i den enkelte eierseksjon. Medio i desember gikk det ut tilbud til sameierne om å bytte vinduer og dører i egen eierseksjon. Advokat Annie Krefting hos Hartsang Advokatfirma DA er benyttet når det har vært nødvendig å bruke juridisk ekspertise. Egil F. Jensen (beboer i sameiet) har bistått styret med objektive og uforpliktende betraktninger hvor juridisk kompetanse har vært hensiktsmessig for saksunderlaget. Sameiets rutiner for purringer og inkassooppfølging av utestående fordringer er ivaretatt av Økonomibistand regnskap as. Sameiets revisor har vært registrert revisor Harald Bjartan. 5
Sameiets hjemmesider er på www.ellingbo.no Styret lanserte ny hjemmeside i 2011. Hjemmesidene inneholder informasjon og faktaopplysninger om sameiet. 1. Overdragelser og utleie Salg og utleie skal forelegges styret for godkjenning. Etter vedtektene skal både salg og utleie av seksjoner godkjennes av styret. Prosedyrene har ikke fungert tilfredsstillende i 2011 fordi enkelte endringer ikke meldes av sameier. Sameiet må til enhver tid ha et oppdatert seksjonseier-/beboerregister. I 2011 ble det godkjent 22 salg samt 6 overdragelser. Sameiet har 53 utleieforhold ved utgangen av 2011, som er to (2) færre enn ved utgangen av 2010. Ingen søknader om salg eller utleie er avslått. 2. Bygningsmessig vedlikehold Sameiet ble ferdigstilt i perioden 1981-1983. Kontinuitet og kompetanse er en nøkkelfaktor i arbeidet med ledelse og drift av sameiet, og for å ivareta sameiernes interesser. Bygningsmessig vedlikehold både av det som er sameiets fellesanlegg, og av den enkelte eierseksjon som er den enkelte sameiers ansvar, krever løpende planlegging og oppfølging. Det er de siste årene arbeidet med å finne et sunt nivå på vedlikeholdstakten, et arbeid som krever at planer kontinuerlig forbedres. Bygningsmassen har en forsikringsverdi på ca. ½ milliard, med 292 eierseksjoner som huser mange hundre mennesker, samt omfattende uteområder. Det kreves sunn økonomi for å utføre forebyggende vedlikehold. Strategien som er fulgt de siste 10 årene er at kostnader løpende skal dekkes inn gjennom fellesutgiftene, og i noen grad gjennom låneopptak med sikkerhet i en leilighet som sameierne eier i fellesskap. Styret søker med redegjørelsen under også å belyse gjennomføring av prosjekter og økonomien i de mest omfattende prosjekter som ble utført i 2011. I løpet av året ble aktiviteter omprioritert. Det ble tidlig klart at omfanget av oppgradering av fasadene på nordtunet ble dyrere enn budsjettert. Det ble konstatert at riss i garasjeanlegget i blokk 8 ikke var tette. Omfanget av terrasserehabiliteringen ble redusert fra budsjetterte 9 balkongdekker til 3 som ble utført, for å balansere ut kostnadene. De viktigste aktivitetene gjennom 2011 har vært; (beløp angitt under er inklusive mva) Fasader nordtunet; rengjøring, vedlikehold, maling, beising Alle flater fra toppen av fasadene og nedover er rengjort. Treverk på fasadene, håndløpere på rekkverk og bord i rekkverkene på balkonger ble byttet. Rundt enkelte vinduer på gavlvegger ble det etterisolert. Maling og beising ble utført uten forsinkelser eller spesielle utfordringer. Samarbeidet med leverandørens prosjektledelse fungerte godt. Prosjektet ble gjennomført i henhold til tidsplan. Budsjett var kr. 2.000.000,- Kontrakten var kr. 1.974.132,- På grunn av omfanget av utskifting av treverk og håndløpere ble den totale kostnaden kr 2.460.000,- Av dette var ca. 200.000,- utskifting av treverk som ikke var budsjettert. Utbedring av riss, garasjeanlegg blokk 8 øvre plan. Arbeidene ble utført for å fullføre vanntett løsning fra øvre plan ned til nedre plan. Utbedringen kommer som resultat av feil i utførelse fra prosjekt gjennomført i 2004, samt at det viste seg at arbeidene fra 2009 ikke ga vanntett løsning mellom planene. Flere riss i betongen i parkeringsbåser ble utbedret. Nye riss ble oppdaget og tettet. Det ble montert to nye sluk for avløp i områder hvor det ansamles mye vann, samt at det var nødvendig med ytterligere tetting rundt de fleste sluk. Opprinnelig kontrakt var kr. 238.750,-. Resultatet ble kr 277.202,- 6
Rehabilitering av garasjeanlegg blokk 8 nedre plan. Omfanget av rehabiliteringen av søyler og flater var mer omfattende enn det som var forventet. Enkelte søyler ble bygget opp fra grunnen, fordi dette er en del av byggets bærende konstruksjon. Prosjektet ble gjennomført i henhold til plan og på budsjett. Budsjett var kr. 1.000.000,- Kontrakten var kr. 810.125,-. Resultatet ble kr 1.006.337,- Utbedring av tre balkongdekker Arbeidene ble igangsatt for å hindre videre fuktinntrenging gjennom balkongdekket, og eventuell følgeskader. Omfanget ble redusert fra opprinnelig budsjettert 9 dekker til 3 på grunn av økt omfang i andre prosjekt. Idavoll Betong AS utførte arbeidene. Feil ble gjort, informasjon om forsinkelser manglet, og gjennomføringen gikk senere enn planlagt. Dette resulterte i en oppgjørsrunde hvor styret ikke aksepterte tillegg, og følgelig i etterkant av prosjektet inntok styret en reservert holdning til samarbeid med Idavoll Betong. Stenging av søppelsjakter. Oslo Kommune har som mål å innføre kildesortering av matavfall og plastemballasje for alle husholdninger i Oslo. I sameiet vårt har ordning med nedkast av matavfall i søppelsjaktene vært en utfordring for vaktmester som må gjøre rent etter til dels svært tilgrisete søppelrom. Søppelkasser og søppelrom er regelmessig rengjort. Miljøfokus har ført til at styret iverksatte stenging av søppelsjakter. Arbeidet startet høsten 2011, og planlegges fullført første kvartal 2012. Tilbud til sameierne for å få byttet sluk og vannrør i leiligheter Sluk som ikke er byttet, eller er mangelfullt vedlikeholdt, er en mulig årsak til vanninntrenging i badegulvet med påfølgende skader. Fortsatt er en del rør nedstøpt i betongen, og disse er problemområde i forhold til vannlekkasje. Sameiet støtter den enkelte seksjon med inntil kr 8.000,- inkl mva til bytte av sluk, og inntil kr 3.000,- inkl mva til utbedring av innstøpte rør. Interessen for disse tiltakene blant sameierne var moderat i 2011. Totalt ble utbetalt kr 42.000,- inkl mva. Brannsikkerhet OBRE gjennomførte i 2010 tilsyn i sameiet og kom med anmerkninger i forhold til forskrifter. Avvikene er begrunnet i forhold til Internkontrollforskriften og Forskrift om brannforebyggende tilsyn og tiltak. Hovedtiltak etter tilsynsrapport var: - Dokumentere skriftlig rask og sikker rømning fra 5. og 6. etasje i oppgang 97. - Innføre rutiner for sjekk/vedlikehold av røykvarslere og slukkeutstyr - Utarbeide HMS instruks og innføre dette. Arbeid med hovedtiltakene ble påbegynt 4 kvartal 2010, og videreført i 2011. Punktene over ble rapportert til OBRE som avsluttet i 2011. Tilgjengelighet for rømningsveier fra de øverste etasjene i oppgang 97 ble kontrollert. En eierseksjon i fjerde etasje viste seg å være uten alternativ rømningsvei. Dette ble utbedret. Arbeid med brannsikkerhet krever kontinuerlig oppmerksomhet. Brannverngruppa har gjennomført en risikovurdering. Det er også utarbeidet forskriftspålagte instrukser og rutiner, samt sjekkliste for beboere/sameiere for egenkontroll av brannforebyggende tiltak. Det er også gjennomført internundervisning for styret, ansatte og innleide. Dette arbeidet vil bli videreført. To el-hovedtavler ble utbedret med bakgrunn i brannsikkerhet i henhold til budsjett. Oppfølging av skadesaker Det er kontinuerlig fokus på og oppfølging av skadesaker. En av de store og løpende utfordringen er skader som følge av vannlekkasje og vanninntrenging. Styret har over flere år søkt å kartlegge årsaken til at skader skjer. 7
Styret arbeidet videre med å bringe ytterligere klarhet i forhold til hvilket ansvar den enkelte sameier har for vedlikehold, og hva som er sameiets ansvar i forbindelse med en skade. Det ble søkt å knytte kommentarer til vedtektene for å klargjøre ansvarsforholdet samt bringe ytterligere forståelse om utfordringer knyttet til skadesaker. Dette arbeidet ble på nytt presentert som forslag til sameiermøtet våren 2011. Forslaget ble nedstemt, i all hovedsak med representasjon av fullmakter. Styret har delt egenandel i 2 nivå. Egenandel kommer på skadesaker der sameier tilskrives årsaken til skaden. Nivå som det er nå med kr. 6000,- i egenandel opprettholdes, og i tillegg er det satt et høyere nivå på kr. 18.000,- for skader hvor det påviselig kan føres tilbake til mangelfullt vedlikehold i eierseksjonen. Styret behandlet i 2011 13 skadesaker: Av andre skadesaker kan nevnes: Styret valgte å sette opp sikring av parkeringsplasser opp til nordtunet fordi vi hadde en ulykke med en bil og fører som havnet utenfor kanten av parkeringen. På toppen av hjørnet i oppgang 93 var det en lang og bred sprekk i teglsteinen. Dette ble utbedret fordi det var mulighet for at teglstein kunne falle ut og føre til skader. På baksiden av oppgang 93, veggen som vender øst (mot skolen) kom det flere steder inn vann ved sterk vind og regn. Vi har tidligere erfart tilsvarende i oppgang 99 (østvendt fasade). Stålplater ble løsnet og vindsperre lagt inn. Dokumentasjon av erfaringsdata utføres både fra skadesaker, og arbeid som utføres av eksterne leverandører. Takstrapporter innhentes fra forsikringsselskapet når skaden er en forsikringssak som angår sameiets byggforsikring. Langtidsplan for forebyggende vedlikehold Videreutvikling av langtidsplan for forebyggende vedlikehold er en kontinuerlig aktivitet. Sameiermøtet har tidligere etterspurt mer informasjon om langsiktigheten i arbeidet med vedlikehold. Med bakgrunn i dette ble det i sameiermøtet våren 2011 presentert en oversikt over aktiviteter styret anser som viktig å jobbe videre med de neste 25 årene, samt kostnadsoverslag for å gjennomføre disse aktivitetene. Sameiet har begrenset økonomisk evne til å gjennomføre større vedlikeholdsprosjekter. Videre ser styret etter ekstern kompetanse og erfaring som ytterligere kan styrke sameiets arbeide med forebyggende vedlikehold av bygningsmassen. Dialogen med to eiendomsforvaltningsselskap ble startet i 2011, OBOS og BORI. Styret sonderer mulighetene for samarbeid om plan- og aktiviteter for vedlikehold, forvaltning av sameiet, og finansiering av tyngre vedlikeholdsprosjekt. 3. Forsikringssaker og skader Sameiet hadde 9 forsikringsskader i 2011. Dette var 6 mer enn i 2010. 4. Uteområder Vårdugnaden ble gjennomført 27. april på nordtunet og 28. april på sørtunet. Det ble henstilt til de som ikke deltok på dugnaden å betale et beløp på kr. 200,-. 69 sameiere valgte denne løsningen. Forvaltningsplan for skogsområder og solitærtrær ble ferdigstilt i april 2011. Formålet med planen er å ivareta trærne som vokser inne på vårt område slik at både sameiernes interesser, områdets karakter og naturmangfold ivaretas. Forvaltningsplanen skal tjene som hjelpemiddel for sittende styrer i arbeidet med å forvalte det biologiske mangfoldet herunder trevegetasjonen, skogbunnen og fugle- og dyrelivet til glede for nåværende og fremtidige 8
beboere. Gjennom regulert felling av trær kan områdets kvaliteter ivaretas. Forvaltningsplanen er tilgjengelig på sameiets hjemmeside. I oktober 2011 ble det arrangert en befaring med styret, beboeren i nr. 67/69 og arborist Kristin Moldestad i skogen bak blokka. Formålet var å kartlegge sameiernes ønsker om trefelling og forklare konsekvensene for naturen. Dette området er også markert som lokalt viktig i Direktoratet for Naturforvaltning sin naturbase. Diskusjonene viste at det er forskjellige syn på hvordan skogsområdet bør ivaretas. Det er viktig å være klar over at alle inngrep vil føre til endringer i skogbunnen og at felling av trær gir grobunn for kratt. Vedlikehold og opparbeiding av grøntområdene er i all hovedsak utført av Grøntgruppa som er sammensatt av beboere i sameiet med Bjarne Dokken som leder. Deltagelse i grøntgruppa fra sameiere var fallende i 2011. Innsatsen fra Grøntgruppa var i 2011 av stor betydning for oppgraderingen av grøntområdene. Den har blant annet tilbakeført grøntområdet mellom nr. 91 og 93 som ble benyttet til parkering i forbindelse med rehabilitering av garasjer. Det er påført jord og gressfrø samt lagt ut heller for gangveier. Bak nr. 91 er det opparbeidet oppkjøring/tilgang for lift etc. fra vei. Dette for å muliggjøre tilgang i forbindelse med fasaderehabiliteringen og med tanke på senere behov for tilkomst. Oppkjøringen må påføres mer jord og gressfrø våren 2012. Gjesteparkeringsplassen på nordtunet er sikret med autovern mot gangveien etter en utforkjøring. Vedlikehold og utbedring av lekeapparater er utført av vaktmester. Ved inspeksjon våren 2011 viste det seg at huskene på nordtunet var råtne i treverket under bakken og farlige i bruk. Når sameiet velger å ha lekeapparater, må de inspiseres og vedlikeholdes hvert år og byttes ut ved behov. Budsjettet dekket bare erstatning av en huske (UFO-husken). Også lekehus / sklie er utskiftingsklar på grunn av råte. Oppfølging av feilparkerte biler er gjennomført. Systematisk dokumentasjon av misbruk resulterte i beslutning om å iverksette borttauing av biler som ikke etterlevde regler for parkering på tunene, og/eller gjesteparkeringsplasser. Overskridelsen i forhold til budsjett skyldes i hovedsak utskifting og vedlikehold av lekeapparater, tilbakeføring av grøntområder etter midlertidig parkering, ny vei opp bak oppgang 91 for tilkomst, samt autovern mot gangvei. Dette var en bevist omprioritering av budsjettmidler. 5. Tjenesteleveranser til Sameiet. Sameiets forsikringsselskap er NEMI forsikring as. Avtalenummer er 25627.2 Endret 20.1.2012 til W.R.Berklay Insurance Norway NUF. Avtalenummer er 101055.1 Vår bankforbindelse er Bien Sparebank AS Strømleverandør for sameiets fellesstrøm er Hurum Kraft AS. ØkonomiBistand Regnskap as brukes som regnskapskontor, herunder oppfølgingen av utestående fordringer. GET leverer fastlinje kabel TV. Juridisk bistand utføres av Hartsang Advokatfirma DA. MILLAB Consult as har seneste år vært sameiets rådgiver på betong konstruksjonene. Gårdpass og RagnSells leverer containere. Vi kjøper strøsand av Oslo Vei. Sameiet har en avtale med Maxbo Hauger som gir gunstig rabatt både for sameiet og for den enkelte beboer. Diamante Renhold rengjøring utfører skuring/boning og renhold av oppgangene samt renhold av vaktmesterkontor og styrerom. Vedlikehold av heisen i oppgang 97 utføres av Thyssen Elevator. 9
Vedlikehold av elektriske installasjoner utføres i hovedsak av Leithe Elektro AS. Rossing Industrier AS utfører vedlikehold av garasjeporter og bom. Icopal as utfører vedlikehold av tak. Jan Slydal utfører snekkerarbeid for sameiet. Rørleggerarbeid utføres av flere rørleggere. VVV as, Grønbekk VVS as og Rørleggervakta benyttes i noen grad ved akutte problemer. Åpning av tette avløp utføres av Oslo Høytrykk inne i eierseksjoner. TT-teknikk utfører større avløpsjobber. Rengjøring av søppelkasser gjøres av NIWI miljøtiltak AS Sameiet er medlem i Ellingsrud Velforening. 6. Sameiets økonomi - regnskap 2011 Styret har valgt å presentere regnskapet for 2011 sammen med regnskapstallene for 2010 og budsjettet for 2011. Årsregnskapet er utarbeidet i samsvar med regnskapsloven, bestemmelsen om små foretak og god regnskapsskikk. Forutsetningen for fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelsen av årsregnskapet. Styret er tilfreds med årets resultat målt mot budsjettet, og mener det fremlagte årsregnskap gir et rettvisende bilde av sameiets drift og stilling i 2011. Sameiets regnskap for 2011 viser et årsresultat på kr. 14.183,- mot budsjettert kr 45.890,-. Sameiet har pr. 31.12.2011 en negativ egenkapital på kr 1.757.107,-. Styret har gjort følgende tiltak i 2011 for å dekke inn underskuddet; Lånet i Bien Sparebank på kr 1.500.000,- opprettholdes, og for 2012 er de fellesutgifter som fordeles etter fellesbrøken økt med 3 %. Styret mener at det ikke er fare for fortsatt drift da likviditeten er god og inntektene er forutsigbare og stabile. 10
RESULTATREGNSKAP Noter Regnskap Budsjett Resultat 2011 2011 2010 Driftsinntekter Fellesutgifter 10 438 926 10 438 808 8 251 472 Øvrige driftsinntekter 216 007 195 683 189 686 Sum driftsinntekter 10 654 933 10 634 491 8 441 158 Driftskostnader Lønnskostnader 634 790 627 590 472 955 Styrehonorar 141 938 150 000 118 115 Administrasjon 754 684 887 350 756 134 Forsikringer 304 440 300 000 466 575 Kommunale avgifter 1 404 587 1 400 131 1 273 215 Vedlikehold 5 528 985 5 319 872 5 995 176 Felles strøm 413 980 350 000 326 247 Drift 1 344 703 1 373 500 1 223 849 Anskaffelser 46 669 50 000-9 599 Diverse 2 375 0 52 Avskrivninger 2 17 813 58 958 104 374 Sum driftskostnader 10 594 962 10 517 401 10 727 092 Driftsresultat 59 971 117 090-2 285 934 Renteinntekter/-kostnader -45 788-71 200 19 753 Årsresultat 14 183 45 890-2 266 181 Som dekkes slik Fri egenkapital 494 891 Til dekning av udekket tap -14 183 Udekket tap fremføres 1 771 290 11
Balanse pr. 31.12 Noter 2011 2 010 Eiendeler Anleggsmidler Anleggsmidler 2 49 271 67 084 Omløpsmidler Utestående fellesutgifter 1,3 0 2 375 Andre fordringer 4 40 771 126 761 Bankinnskudd 5 1 618 568 2 194 635 Sum omløpsmidler 1 659 339 2 323 771 Sum eiendeler 1 708 610 2 390 855 Egenkapital og gjeld Opptjent egenkapital Fri egenkapital 6-1 757 107-1 771 289 Sum egenkapital -1 757 107-1 771 289 Gjeld 8 1 500 000 1 500 000 Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld 7 116 291 803 832 Forskudd fellesutgifter 7 1 393 346 1 154 048 Skyldig skattetrekk 29 531 6 300 Skyldig arbeidsgiveravgift 46 112 33 523 Skyldige feriepenger 60 435 50 222 Andre periodiseringer 9 320 000 614 220 Sum kortsiktig gjeld 1 965 715 2 662 145 Sum egenkapital og gjeld 1 708 608 2 390 856 12
Noter og Spesifikasjoner Noter til regnskapet for 2011 Note 1 - Vurderingsprinsipper Regnskapet er satt opp i samsvar med bestemmelsene i regnskapsloven for små selskaper. Inntekter og kostnader er medtatt i det år de er påløpt. Utestående fordringer er vurdert til antatt verdi. Det er ikke foretatt avsetninger til tap Det vises ellers til etterfølgende noter som kommenterer de enkelte regnskapsposter. Styret har valgt å presentere regnskapet for 2011 sammen med regnskapstallene for 2010 og budsjettet for 2011. Regnskap Note 2 Avskrivninger 2011 Innkjøpspris 436 238 Tilgang 2011 0 Innkjøpspris 436 238 Akkumulert avskrivninger -386 967 Bokført verdi 31.12 49 271 Årets avskrivning 17 813 Avskrivning 25 % årlig Note 3 - Utestående fellesutgifter m.v. Ordinære fellesutgifter 0 Andre krav på sameierne - Sum utestående fellesutgifter m.v. 0 Note 4 - Andre fordringer, tidsavgrensninger Posten inneholder følgende beløp: Forskuddsbetalte forsikringer 0 Pågående forsikringsskader 40 771 Opptjent husleie 0 Sum andre fordringer, tidsavgrensninger 40 771 Note 5 - Bankinnskudd Av bankinnskudd gjelder kr. 29.532,- innskudd på bankkonto for skattetrekk. Innskuddet dekker skyldig skattetrekk pr. 31.12.11 Note 6 - Opptjent egenkapital/udekket underskudd Regnskap Regnskap Posten fremkommer slik: 2011 2010 Udekket tap/fri egenkapital 01.01-1 771 290 494 891 Årets overskudd/-underskudd 14 183-2 266 181 Sum fri egenkapital 31.12-1 757 107-1 771 290 Styret anser at fortsatt drift er forsvarlig grunnet at vaktmester leiligheten er bokført til kr 0 og at inntekter er stabile. 13
Note 7 Leverandørgjeld Gjelder løpende gjeld til sameiets leverandører. Fakturaene er ikke forfalt pr. 31.12.11 Note 7 Forskudd fellesutgifter Gjelder forskuddsbetalte fellesutgifter fra sameierne for 1. kvartal 2012 Note 8 Pantsettelser, sikkerhetsstillelser Regnskap Regnskap 2011 2010 Gjeld som forfaller mer enn fem år etter regnskapsåret slutt: Gjeld til kredittinstitusjoner 1 500 000 1 500 000 Pantstillelser og garantier m.v. Gjeld som er sikret med pant: Gjeld til kredittinstitusjoner 1 500 000 1 500 000 Balanse ført verdi av eiendeler pantsatt Vaktmesterbolig 0 0 Note 9 Andre spesifikasjoner til regnskapet for 2011 Andre periodiseringer Regnskap Regnskap Posten fremkommer slik: 2011 2010 Rest skyldig strøm 4. kvartal 40 000 36 254 Skyldig styrehonorar 139 500 150 000 Skyldig daglig leder 20 000 - Skyldig revisjon- og regnskapshonorar 30 500 40 000 2. avdrag, øvre garasjeplan utført pr. 31.12 381 966 Forsikring 90 000 - Andre avsetninger 6 000 Sum andre periodiseringer 320 000 614 220 Andre avsetninger er utgifter som vedrører 2011, hvor regning først er mottatt i 2012 Øvrige driftsinntekter Regnskap Budsjett Regnskap Hovedpostene består av følgende beløp: 2011 2011 2010 Inntekter vaktmesterleilighet 141 000 139 362 138 760 Inntekter garasje 4 788 4 934 4 788 Inntekter parkeringsplass 3 737 3 737 3 628 Fryseboks avgift 0 300 290 Salg nøkler 1 771 350 550 Salg portåpner 12 060 7 000 7 430 Utleiegebyr 11 200 12 000 5 040 Gebyr sameieskifte 23 200 12 000 15 000 Diverse inntekter 727 3 000 Diverse viderefakturering 3 724 0 Dugnadspenger 13 800 16 000 11 200 Sum øvrige driftsinntekter 216 007 195 683 189 686 14
Lønnskostnader Regnskap Budsjett Regnskap Lønnskostnadene kan spesifiseres som følger: 2011 2011 2010 Lønn ansatte 528 699 521 860 402 756 Arbeidsgiveravgift 96 944 94 098 72 551 Pensjonsordning ansatte OTP 8 847 8 132-2 922 Andre personalkostnader 299 3 500 569 Lønnskostnader 634 789 627 590 472 954 Vi har hatt ansatt ca to (2) årsverk i snitt gjennom året. Styrehonorar 141 938 150 000 118 115 Administrasjon Regnskap Budsjett Regnskap Posten kan spesifiseres som følger 2011 2011 2010 Revisjonshonorar 20 250 22 000 18 375 Regnskapsførsel 228 676 222 500 256 698 Advokathonorarer 26 250 40 000 11 663 Andre konsulenthonorarer 0 7 500 2 584 Innleid daglig leder 366 758 497 250 354 750 Kontorrekvisita 18 457 15 000 12 840 Trykking, kopiering 17 875 18 000 21 488 Kontorutstyr 192 0 7 366 Telefon og Internett 43 062 38 600 41 704 Velforeningen medlemskap 14 600 15 000 Øvrige kostnader 18 564 11 500 28 666 Sum administrasjon 754 684 887 350 756 134 Forsikringer Regnskap Budsjett Regnskap 2011 2011 2010 Sum forsikringer 304 440 300 000 466 575 Sameiet er fullverdiforsikret i NEMI forsikring Kommunale avgifter Regnskap Budsjett Regnskap Posten kan spesifiseres som følger 2011 2011 2010 Vannavgift 896 197 905 160 896 197 Renovasjon 508 390 494 971 377 018 Sum kommunale avgifter 1 404 587 1 400 131 1 273 215 Vedlikehold Regnskap Budsjett Regnskap Posten kan spesifiseres som følger 2011 2011 2010 Egenandel forsikringsskader 6 000 30 000 34 391 Vedlikehold bygninger 4 731 141 4 756 000 5 388 136 Vedlikehold bygninger innvendig 96 676 76 000 171 968 Trappevask 150 757 179 872 134 750 Vedlikehold hage, vei, sti 314 460 150 000 176 727 Vedlikehold lekeapparater 87 645 50 000 1 713 Vedlikehold garasje 120 156 50 000 26 456 Vedlikehold heis 22 149 20 000 22 598 Kontormateriell 0 8 000 938 Byggeledelse prosjekt 0 0 37 500 Sum vedlikehold 5 528 984 5 319 872 5 995 176 15
De største utgiftspostene på vedlikehold bygninger kan spesifiseres som følger: Rengjøring, maling og beising nordtunet 2 461 437 2 000 000 Garasjeanlegg nedre plan blokk 8 1 006 337 1 000 000 Terrasse rehabilitering 375 125 750 000 Riss garasjeanlegg øvre plan blokk 8 277 201 El utbedring av hovedtavler 118 690 120 000 Felles strøm Regnskap Budsjett Regnskap Posten fellesstrøm kan spesifiseres som følger: 2011 2011 2010 Fellesstrøm 414 470 341 000 326 648 Strøm gatelys -490 9 000-401 Sum felles strøm 413 980 350 000 326 247 Drift Regnskap Budsjett Regnskap Posten drift kan spesifiseres som følger: 2011 2011 2010 Konteinertømming 99 837 85 000 64 266 Fellesutgifter vaktmesterleilighet 53 298 45 000 41 423 Kabel TV 555 956 557 000 524 647 Serviceavtale heis 51 175 50 000 51 175 Traktor, maskiner 31 303 67 500 45 394 Driftsmateriell 72 286 75 000 84 465 Vedlikehold kontor og styrerom 21 689 20 000 15 988 Innleid vaktmester 454 518 468 000 388 163 Tilstelninger/dugnader 4 641 6 000 8 328 Sum drift 1 344 703 1 373 500 1 223 849 Fellesutgifter Regnskap Budsjett Regnskap Fellesutgiftene kan spesifiseres som følger: 2011 2011 2010 Fellesutgifter over fellesbrøk 9 689 656 9 689 536 7 569 808 GET 557 107 557 000 523 264 Trappevask 179 843 179 872 146 000 Strøm motorvarmere 12 320 12 400 12 400 Sum fellesutgifter 10 438 926 10 438 808 8 251 472 Finanskostnader Regnskap Posten kan spesifiseres slik: 2011 Renteinntekter 47 319 Purregebyr 1 147 Renter lån 87 902 Provisjon kassekreditt 6 107 Renter leverandørgjeld 246 Sum finanskostnader -45 788 16
ELLINGSRUD BOLIGSAMEIE KONTROLLKOMITEEN BERETNING FOR PERIODEN 2011-2012 I henhold til instruks for kontrollkomiteen - 8 vedtatt på sameiets årsmøte 14. april 1994 avgir herved kontrollkomiteen sin årlige beretning til sameiets årsmøte. Kontrollkomiteen har i 2011 2012 bestått av Aud Sandnes, Per Nymoen og Roar Torsethaugen. I perioden har kontrollkomiteen gjennomgått dokumenter fra innkallelser og referater fra styremøter. Det er fulgt opp at sameiets drift har vært i henhold til sameiets vedtekter, at årsregnskapet er i samsvar med vedtatt budsjett samt at vedtak gjort på sameiermøtene er gjennomført. Kontrollkomiteen har avholdt fire møter samt tre møter med representanter fra styret i perioden. For øvrig er henvendelser til styret blitt tilfredsstillende fulgt opp. Oslo, 4. mars 2012 Aud Sandnes Per Nymoen Roar Torsethaugen Sign Sign Sign 17
18
INNKOMNE SAKER Styret har mottatt to (2) innspill/spørsmål som redegjøres for og besvares i sameiermøtet. Styret anser ikke disse to henvendelsene som sak til sameiermøtet. Sameierne som har fremmet disse to innspill/spørsmål er informert om styrets beslutning. ELLINGSRUD BOLIGSAMEIE VALGKOMITEEN Her følger valgkomiteen s innstilling til nytt styre. Eivind M. Oppgang 85 gjenvalg styreleder valgt til 2013 Pedersen Rolf S. Oppgang 63 ny styremedlem valgt til 2014 Johansen Cau Tran Oppgang 97 ny styremedlem valgt til 2014 Jan Larsen Oppgang 97 gjenvalg varamedlem valgt til 2013 Roar Selven Oppgang 67 ny varamedlem valgt til 2014 I følge vedtektene står det at det skal være 1 styreleder, 1 nestleder og 1-3 styremedlemmer. Vi får ikke tak i flere enn det vi har til nå. Valgkomiteen Hanne Grøstad Oppgang 97 gjenvalg valgt til 2013 Anne Nygaard Oppgang 67 Gjenvalg valgt til 2013 Ingrid Skjølsvik Oppgang 75 Gjenvalg Valgt til 2013 Kontrollkomiteen Aud Sandnes Oppgang 67 Gjenvalg Valgt til 2013 Per Nymoen Oppgang 85 Gjenvalg Valgt til 2013 Lasse Nordal Oppgang 93 ny Valgt til 2013 Mvh Valgkomiteen 05.03.2012 Hanne Grøstad Anne Nygaard Ingrid Skjølsvik Sign Sign Sign 19
DMT Kommunikasjon AS www.dmt.no