Erfaringer fra ett år med BGL - innsats, forbedring og muligheter Baard Øien Økonomisjef
AGENDA Introduksjon Forskjeller på IROS og BGL Erfaringer med BGL Hva bør banken gjøre før innføring / tips i innføringsprosessen. Ting å glede seg til En kort demo av BGL Spørsmål tas underveis
Introduksjon Prosessen SpareBank 1 Østfold Akershus var pilot-bank sammen med SpareBank 1 Ringerike Hadeland Gikk i produksjon mai 2017 Banken var forut for produksjon delaktig i kravspec og utviklingsprosessen Banken SpareBank 1 Østfold Akershus er en bank med ca 25 mrd i utlån. 8 kontor i Østfold og Søndre Akershus. En økonomiavdeling med 4-5 personer som bruker BGL Desktop aktivt. Ca 20 personer som godkjenner faktura. Om meg Økonomisjef Siv.øk/revisor med tidligere erfaring fra avis-bransjen og revisjon baard.oien@sparebank1.no
IROS vs BGL IROS Karakterbasert Gammelt Tungt å lære for de som er vant til mer moderne brukergrensesnitt Stabilt, velfungerende og funksjonalitet som dekket det nødvendige, men også overmodent for utskiftning. BGL (velkommen til det 20 århundre!:) Grafisk grensesnitt, klipp-og-lim Windows-klient og web-klient, Integrasjon mot Excel SQL-basert - ubegrenset lagringskapasitet - hurtig respons Integrert ERP: - hovedbok - leverandør/kunde - utgående faktura - anlegg - bankspesfikke tillegg (mellomregning mv) - bilagsdokumentasjon kan lagres digitalt - (og mye mere..) Mere informasjon - KO informasjon - Drill til transaksjoner i kjerne
IROS vs BGL IROS Karakterbasert Gammelt Stabilt, velfungerende og funksjonalitet som dekket det nødvendige, men også overmodent for utskiftning. BGL (velkommen til det 20 århundre!:) Grafisk grensesnitt, klipp-og-lim Windows-klient og web-klient, Integrasjon mot Excel SQL-basert - ubegrenset lagringskapasitet - hurtig respons Integrert ERP: - hovedbok - leverandør/kunde - utgående faktura - anlegg - bankspesfikke tillegg (mellomregning mv) - bilagsdokumentasjon kan lagres digitalt - (og mye mere..) Mere informasjon - KO informasjon - Drill til transaksjoner i kjerne
ERFARINGER MED BGL Endelig et windows-basert system! Enklere bruk, mer fleksible søk, bedre oversikt. God integrasjon mot Excel Enkelt å hente ut og/eller behandle store mengder med informasjon Enkelt å postere store bilag med 100-vis av linjer God og integrert fakturaflyt og leverandørreskontro Enklere og mer oversiktlig anleggsregister Bankmoduler for snitt, mellomregning og avkastningsanalyse Et omfattende system, mer komplekst en IROS, krever litt å komme i gang og få oversikt Startterskel, krever kompetanse og forståelse hos bruker, et godt verktøy når man har det under huden Rapporteringsmuligheter som dekker typisk regnskapsrapportering, ikke helt på høyde med selvstendige rapporteringsverktøy. Flere av bankene har valgt å legge et rapporteringsverktøy på toppen. Hovedboksfunksjonaliteten har vært svært stabil fra dag 1. Fakturaflyt, remittering mv. trengte litt innkjøring men fungerer nå stabilt og bra. Bedre eller bare mer moderne? => Klart bedre og mer effektivt i bruk, en ny hverdag!:) Mere tid til andre ting? Ja, men i starten bruker man litt tid på å «bo seg inn» Når man flytter rydder man gjerne.
TIPS FØR INNFØRING Sett av tid, det krever en del ressurser akkurat i migreringsfasen - Tid til testing av historikk - Tid til å sikre riktig oppsett, spesielt fakturaflyt var mere krevende enn først antatt - Tid til kurs og statusmøter Nytt system, nye muligheter - Bruk tid og krefter på å forstå nye muligheter og hvordan de kan brukes. - Kanskje bør man endre på noen rutiner? - Tilpasse til nye muligheter / hva som er mest effektivt i BGL (SØA har gått over til heldigital bilagsarkivering av hovedbokbilag) - Ta vare på gode spørringer. Standardiser hvis mulig. - Kanskje bør man rydde litt ifbm. import av registre? - SØA ryddet i anleggsregisteret og slo sammen en rekke driftsmidler (fra «50 kontorstoler» til «1 inventar») - Leverandørregister, ikke importer mer enn man trenger (leverandører med bevegelse siste år) - Øvrig rydding kan med fordel vente til man er i gang med nytt system Ta vare på historikk i fakturasystem og rapporteringssystem (ofte enklere å ha det liggende i Excel kontra å hente frem backup)
TING Å GLEDE SEG TIL Regnskapet «umiddelbart» ajour i etterkant av postering Mere informasjon: - Leverandørnummer - KO/Produkt - Offentlige sektor og næringskoder - BrukerID knyttet til posteringen - Økt informasjon fra posteringsnummertabell Søkemulighetene, hastighet/respons, En ny verden..! Postering av bilag fra Excel Rapportering i Excel Noe å grue seg til? => Mye nytt.. Har man jobbet lenge i IROS er det en overgang. Mye informasjon ut gjør det også nyttig/viktig å være god i excel / behandling av store mengder data. Lettere tilgang til informasjon gjør at man også føler et behov for å rydde og effektivisere Nye muligheter Avdelingsregnskap Rydde i struktur og oppsett
DEMO Vise windows-klient Menystruktur Eksempel på browser-spørring Eksempel på postering i Excel Eksempel på resultatrapport (bruk 2017!) Vise web-klient Godkjenning av inngående faktura Hente opp en allerede godkjent faktura
TING Å GLEDE SEG TIL: LEVERANDØRNR LEV.NR: GIR MULIGHET FOR Å FØLGE OPP KOSTNAD PR. LEVERANDØR: (tilsvarende enkelt å følge opp anleggsnr etc.)
TING Å GLEDE SEG TIL: BRUKER/KO/SEKTOR/NÆRING BRUKER / KO / SEKTOR / NÆRING: ENKELT Å: - Hente ut bilag en gitt bruker har postert (jeg bruker det mye for å finne frem i egen historikk) - Spesifisere KO pr konto - Spesifisere utlån pr KO på sektor/næringsfordeling - Spesifisere saldo pr anleggsmiddel - Osv. osv. (tilsvarende enkelt å følge opp anleggsnr etc.)