MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I OPPDAL Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Mandag 3. september 2018 (ekstramøte) KL.: 09:00 STED: Vang, Oppdal rådhus Saksliste SAK NR. INNHOLD 29/2018 Godkjenning av saksliste og innkalling 30/2018 Godkjenning av protokoll fra møte 11.06.18 31/2018 Oppdal Distriktsmedisinske Senter KF avviklingsregnskap 2018 32/2018 Sak fra kommunestyret Avtale aksjesalg offentliggjøring lokalavis 33/2018 Orienteringssaker 34/2018 Eventuelt Ekstramøte utover årsplan Neste møte skal i hht årsplan avholdes 08.10.18. Da avviklingsregnskap Oppdal Distriktsmedisinske Senter KF skal behandles i kommunestyret den 18.09.18 og dette skal behandles av kontrollutvalget i forkant, avholdes ekstramøte utover årsplan. Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuelle inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren, uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). For Inger Lise Toftaker Leder i Kontrollutvalget i Oppdal Torsdag, 23. august 2018 Kontrollutvalg Fjell IKS Norvald Veland Kopi: Ordfører, Revisor, til ekspedisjonen for offentlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Norvald Veland tlf.: 450 11 047 e-post: nv@kontrollutvalgfjell.no
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV 03.09.18 29/18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 29/18 Kontrollutvalget 03.09.18 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte 03.09.18 Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte 03.09.18 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 29/2018
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV 03.09.18 30/18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 30/18 Kontrollutvalget 03.09.18 Møteprotokoll fra møte 11.06.18 Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte 11.06.18 (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post 12.06.18. Utvalgets medlemmer har i svarmail godkjent protokoll. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 11.06.18 godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 30/2018
Oppdal kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget ------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtested: Midtbygda oppvekstsenter, Midtbygda Møtedato: Mandag 11 juni 2018 Tid: Kl. 09:00 Saknr. 23-28 Til stede på møtet: Medlemmer: Leder Inger Lise Toftaker Nestleder Asbjørn Liberg Elisabeth Gulaker Ketil Jacobsen Arne Braut Ikke møtt: Vara: Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Midtbygda oppvekstsenter: Norvald Veland Kjell Braut, rektor Marit Rimereit Bjørtomt, faglærer/verneombud Ingunn Vindal Horvli, kontaktlærer/atv utdan.forbund Marit Nyhus Haarstad, fagarbeider/atv fagforbund Møtet ble avsluttet kl. 12.30. Mandag, 11. juni 2018 Norvald Veland Norvald Veland Møtesekretær Neste ordinære møte: mandag 08.10.18 kl. 09.00, Kontrollutvalget i Oppdal kommune Møteprotokoll, møte 11.06.18 Side 1 av 3
23/2018 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte 11.06.18 godkjennes. Behandling: Sekretariatets vedtak enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte 11.06.18 godkjennes. 24/2018 Godkjenning av protokoll fra møte 30.04.18 Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 30.04.18 godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 30.04.18 godkjennes. 25/2018 Virksomhetsbesøk Midtbygda oppvekstsenter Sekretariatets forslag til vedtak: Ingen forslag til vedtak gjøres i etterkant av orientering fra skolen. Behandling: Kontrollutvalget fikk i starten av møtet omvisning og gjennomgang av oppvekstsenteret. Kontrollutvalget presenterte seg i møte og rektor presenterte skolen og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget tok presentasjon og orientering av Midtbygda oppvekstsenter til orientering og var godt fornøyd med besøket. Eget referat utarbeides. 26/2018 Arkivverket rapport om pålegg og utbedringer Sekretariatets forslag til vedtak: Tilsynsrapport fra Arkivverket og korrespondanse med orientering om framdrift og utsatt frist til 08.11.18 tas til orientering. Utvalget ber om å bli orientert når pålegg er gjennomført og lukking av pålegg innen fristen 08.11.18. Behandling: Rapporten ble kort kommentert. Kontrollutvalget i Oppdal kommune Møteprotokoll, møte 11.06.18 Side 2 av 3
Kontrollutvalgets vedtak: Tilsynsrapport fra Arkivverket og korrespondanse med orientering om framdrift og utsatt frist til 08.11.18 tas til orientering. Utvalget ber om å bli orientert når pålegg er gjennomført og lukking av pålegg innen fristen 08.11.18. 27/2018 Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget: Orienteringssak 18/52 Oppdal kommunestyre møtedato 24.05.18 Vedtak om årsmelding og årsrapport Oppdal kommune 2017 tatt til orientering samt disponering av årsresultat 2017.! Orienteringssak 18/50 Oppdal kommunestyre møtedato 24.05.18 Vedtak om årsmelding og årsrapport Oppdal kulturhus KF 2017 godkjennes samt vedtak disponering av årsresultat 2017.! Orienteringssak 18/51 Oppdal kommunestyre møtedato 24.05.18 Vedtak om årsmelding og årsrapport Oppdal Distriktsmedisinske senter KF 2017 godkjennes samt vedtak dekning av merforbruk 2017.! Orienteringssak avviksrutiner legetjenesten i Oppdal mail av 23.05.18 I kontrollutvalgets møte den 30.04.18 sak 18/18 orienterte rådgiver helse omsorg om kommunens ordning med legevaktordningen og hvilken ordning som det arbeides med i framtid. Rådgiver ble spurt om avviksrutiner legetjenester i Oppdal og ville komme tilbake med orientering til utvalget. Vedlagt følger mail av 23.05.18 som gir ønsket orientering.! Fagkonferanse og årsmøte FKT på Gardemoen 29. og 30. mai Sekretær vil gi en kort orientering fra konferansen Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene ble tatt til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sakene ble tatt til orientering. 28/2018 Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Med bakgrunn i at ansatte i kommunen også er medlem av kommunestyret og likeså deltar i gruppemøter partipolitiske, ber kontrollutvalget om at rådmann i neste møte innkalles og redegjør nærmere for habilitetsregler som gjelder. Kontrollutvalget i Oppdal kommune Møteprotokoll, møte 11.06.18 Side 3 av 3
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV 03.09.18 31/18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 31/18 Kontrollutvalget 03.09.18 Kommunestyret Avviklingsregnskap Oppdal Distriktsmedisinske Senter KF pr. 31.05.18 Daglig leder er innkalt for å gi utvalget en orientering om årsregnskapet. Saksdokumenter: - Avviklingsregnskap Oppdal Distriktsmedisinske Senter KF - vedlagt - Årsmelding 2018 Oppdal Distriktsmedisinske Senter KF - vedlagt - Revisjonsberetning av 27. juni 2018 - vedlagt - Forslag til kontrollutvalgets uttalelse Saksframlegg: Etter 7 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget, når det blir forelagt en revisjonsberetning fra revisor, avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret. Kommunestyret vedtok i sak 17/41 å avvikle og omdanne Oppdal Distriktsmedisinske Senter KF til ODMS AS. Omdannelse er vedtatt med dato 31.05.18. Som følge herav må Oppdal Distriktsmedisinske Senter KF avlegge regnskap for perioden 01.01.18-31.05.18. Saksvurdering Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet/avviklingsregnskap for kommunale foretak før regnskapet vedtas av kommunestyret. Uttalelsen er basert på revisjonen av selskapet, revisjonsberetningen og eventuelle andre forhold som har kommet til kontrollutvalgets kunnskap. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om avviklingsregnskapet. Forslag til slik uttalelse er vedlagt. Det fremkommer revisjonsmerknader i revisjonsberetningen med forbehold om budsjett der revisor skriver: Det er betydelige avvik mellom regnskapstallene og budsjettallene i driftsregnskap. Det skyldes at årsbudsjettet ikke er regulert i forhold til avvikling, jfr. Kommuneloven 46 nr. 1 med forskrifter. Basert på vår revisjon av avviklingsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi, med unntak av forholdet beskrevet i avsnittet ovenfor, at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet i det alt vesentlig er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i regnskapet stemmer med regulert særbudsjettet. Revisjon Fjell IKS har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 31/2018
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- Revisjonsberetningen inneholder ingen presiseringer eller forbehold utover uttalelse budsjett nevnt ovenfor.. Avviklingsregnskapet viser et netto driftsresultat på kr -187.088 og et regnskapsmessig merforbruk på kr 187.088. Dersom ikke noe særskilt fremkommer under behandling av årsregnskapet har sekretariatet følgende forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 3. september 2018 behandlet avviklingsregnskapet for Oppdal Distriktsmedisinske senter KF for perioden 01.01.18-31.05.18.. Grunnlaget for behandlingen har vært styrets årsmelding og revisjonsberetning av 26. juni 2018. I tillegg har ansvarlig revisor og daglig leder supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg revisors konklusjon med forbehold om budsjett. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget har ingen øvrige merknader til årsregnskapet. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner Oppdal Distriktsmedisinske senter KF s avviklingsregnskap og styrets beretning for 2018 for perioden 01.01.18 31.05.18. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Oppdal Distriktsmedisinske senter KF s avviklingsregnskap for perioden 01.01.18 31.05.18 vedtas og oversendes kommunestyret. Behandling:. Kontrollutvalgets vedtak: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 31/2018
Til Kommunestyret i Oppdal kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Oppdal Distriktsmedisinske Senter KF s avviklingsregnskap for perioden 01.01.18 31.05.18 Kontrollutvalget har i møte 3. september 2018 behandlet årsregnskapet for Oppdal Distriktsmedisinske senter KF avviklingsregnskap for perioden 01.01.18 31.05.18. Grunnlaget for behandlingen har vært styrets årsmelding og revisjonsberetning av 27. juni 2018. I tillegg har ansvarlig revisor og daglig leder supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg revisors konklusjon med forbehold om budsjett. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget har ingen øvrige merknader til årsregnskapet. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner Oppdal Distriktsmedisinske senter KF s avviklingsregnskap og årsberetning for perioden 01.01.18 31.05.18. Oppdal. 3. september 2018 For Oppdal kontrollutvalg Inger Lise Toftaker leder
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV 03.09.18 32/18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 32/18 Kontrollutvalget 03.09.18 Sak fra kommunestyret Avtale aksjesalg offentliggjøring i lokalavis Saksdokumenter: - Vedtak kommunestyre i møte 21.06.18, sak 18/77, vedtak politianmeldelse og sak for behandling i kontrollutvalget - Politianmeldelse datert i brev av 28.06.18 fra Oppdal kommune samt bekreftelse mottatt 09.07.18 og henleggelse datert 26.07 fra politiet - Notat til kontrollutvalget fra ordfører datert 16.08.18 Saksframlegg: Lokalavisa Opp offentliggjorde i avis utgitt den 14.06.18 kommunestyredokumenter som var unntatt offentlighet ved å gjengi innhold og også kopibilde av dokumentene utsendt på rødt papir. Disse dokumenter har avisa fått overlevert fra ukjent person enten fra kommunestyrets representant eller håndfull/rådgivere ansatte fra administrasjonen i kommunen. Her er det åpenbart en lekkasje av dokumenter som er unntatt offentlighet. Kommunestyret tok dette opp i møte den 21.06.18 sak K18/34 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret viser til oppslag i media om betingelser i avtale med Trønder Energi om aksjesalg. Dette er opplysninger som kommunestyret har besluttet unntatt offentlighet. Kommunestyret mener forholdet er brudd på pålagt taushetsplikt. Kommunestyret ber ordføreren anmelde forholdet. 2. Saken oversendes kontrollutvalget for vurdering og behandling. I brev til Trøndelag politidistrikt fra ordfører datert 28.06.18 blir saken anmeldt. Politiet bekrefter i brev av 09.07.18 at forholdet er mottatt anmeldt. I brev fra politiet av 26.07.18 blir kommunen underrettet med følgende vedtak fra politiet. De underrettes om at forholdet er henlagt da det ikke er fremkommet tilstrekkelige opplysninger til å identifisere gjerningsmannen. Dersom gjerningsmannen senere skulle bli kjent og etterforsking gjennomtatt, vil de få ny underretning. Henleggelsen kan påklages til nærmeste overordnede påtalemyndighet (statsadvokaten i distriktet/riksadvokaten). Fristen for klage er tre uker fra denne underretningen kom frem til dem. Klage skal sendes om politidistriktet. Saksvurdering: Ordfører har i eget notat til kontrollutvalget datert 16.08.18 gitt en redegjørelse for bakgrunnen for anmeldelse og uttalelser fra kommuneadvokat. Så lenge saken var under arbeid og vurdering hos politiet, var det lite kontrollutvalget kunne gjøre i sakens anledning. Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 32/2018
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- Når politiet henlegger saken, etter å foretatt en samlet vurdering, er det vanskelig for kontrollutvalget også å gå nærmere inn på gransking i saken. Etter sekretariates vurdering reiser saken 2 prinsipielle spørsmål. Saken er vedtatt unntatt offentlighet av kommunestyret, og vurdering om den skulle vært unntatt eller ikke, har i utgangspunktet ingen betydning i forhold til at den er blitt gjort offentlig gjennom avisen Opp. Kontrollutvalget kan i denne sammenheng stille følgende spørsmål som grunnlag for diskusjon og vedtak: Er rutiner og dokumenthåndtering av saker unntatt offentlighet gode og sikret på en slik måte at de ikke blir gjort offentlig? Ordfører og rådmann vil møte i kontrollutvalget og orientere utvalget om gjeldende rutiner og håndtering som gjelder når saker unntas offentlighet. Sekretariatets forslag til vedtak: Saken legges frem til diskusjon for utvalget som gjør vedtak på bakgrunn av sakens dokumenter, orienteringer og diskusjon i utvalget under møte. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 32/2018
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV 03.09.18 33/18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 33/18 Kontrollutvalget 03.09.18 Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget:! Ingen saken ved utsendelse møteinnkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene ble tatt til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 33/2018
MØTEBOK ------------------------------------------------------------------------------------------------- ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET NV 03.09.18 34/18 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 34/18 Kontrollutvalget 03.09.188 Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Oppdal kommune Sak nr. 34/18