Dokumentdato Vår referanse Tilsynsid 9353 326 Arkivkode Rapport fra tilsyn: 12.10.2016 Informasjon om tilsynsobjekt Klient Foretaksnr (Orgnr 1) Bedriftsnr (Orgnr 2) SARPSBORG KOMMUNE BRANN- OG 974637146 976635647 FEIERVESENET Kontaktpersoner Virksomhet Navn Funksjon Telefon DSB Suzanne Hauge Norvang Leder SARPSBORG KOMMUNE BRANN- OG FEIERVESENET Bakgrunn for tilsynet Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) gjennomførte tilsyn med brann- og redningsvesenet i Sarpsborg kommune den 12.10.16. Tilsynet var en kontroll av innsendt dokumentasjon og verifikasjon gjennom intervju og dialog. Tilsynets formål er å vurdere hvordan kommunen ivaretar kravene til brann- og redningsvesenets beredskap fastsatt i brann- og eksplosjonsvernloven med tilhørende forskrifter, samt å motivere til at de ressurser som settes inn i brannvernarbeidet blir utnyttet best mulig. Brannstudien og evaluering av hendelser viser at overordnet innsatsledelse er en krevende arbeidsoppgave for mange kommuner når store og komplekse hendelser inntreffer. For å sikre en tilstrekkelig forutsigbar kvalitet på overordnet innsatsledelse i brann- og redningsvesenene, må denne oppgaven vies oppmerksomhet og følges opp. Det er viktig at alle kommuner planlegger for store, komplekse og sjeldne hendelser, også hendelser de ikke er dimensjonert for å kunne håndtere fullt ut. God håndtering av omfattende hendelser betinger forberedt samarbeid og ressursutnyttelse på tvers av kommune- og regionsgrenser. Brann- og eksplosjonsvernloven 15 gir føringer for hvordan brann- og redningsvesenet skal samarbeide for best mulig å utnytte de samlede ressurser lokalt og regionalt. Samarbeid er spesielt viktig for å utnytte den samlede kompetansen i regionen og for å ha en mer robust beredskap for de sjeldne hendelsene. Postadresse Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Hovedkontor Postboks 2014 3103 Tønsberg Kontoradresse Rambergveien 9 3115 Tønsberg E-post postmottak@dsb.no Telefon 33 41 25 00 Internett dsb.no Telefaks 33 31 06 60 Org.nr. 974 760 983 Hovedkontoradresse Rambergveien 9 3115 Tønsberg
samfunnssikkerhet og beredskap Side 2 av 6 DSB har god erfaring med at et forutsigbart og interkommunalt samarbeid om brann- og redningsvesen som omfatter hele oppgaveporteføljen vil sikre kommunene en stabil beredskap med høy kvalitet. Gjennom slike samarbeidsløsninger legges det grunnlag for å etablere større og kompetente fagmiljø. Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i følgende lover og forskrifter: - Forskrift 6. desember 1996 om systematisk, helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter - Lov 14. juni 2002 nr 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (Brann- og eksplosjonsvernloven) - Forskrift av 26. juni 2002 om organisering og dimensjonering av brannvesen (Endret 13. september 2005) Tema for tilsynet DSB hadde valgt ut tre temaer for tilsynet: Dimensjonering av beredskapen Overordnet innsatsledelse, herunder Enhetlig ledelsessystem (ELS) Øvelser Brann- og redningsvesenet ble bedt om å sende inn følgende dokumentasjon i forkant av tilsynet: Dokumentasjon av brannvesenets dimensjonering, inklusive kommunens ROS-analyse for brann- og redningsvesenet Rutine eller prosedyre for overordnet innsatsledelse Dokumentasjon på innsatsledelse fra de 2 siste (store/vanskelige) hendelser, fortrinnsvis en hendelse som har vart over tid/ hvor det er behov for bistand fra utover eget brann- og redningsvesen Innsatsplan/objektplan for største eller vanskeligste innsats, dersom dere har innsatsplan for tettbebyggelse (trehus) skal denne sendes inn i tillegg Øvelsesplaner/ dokumentasjon på øvelser for siste året Kommunens ROS-analyse for hele kommunen, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt Tilsynet ble gjennomført med en gjennomgang av tilgjengelig og relevant informasjon, presentasjon og samtaler. DSB presiserer at kommunen har plikt til å påse at brann- og redningsvesenet er organisert og dimensjonert etter gjeldende lover og forskrifter også på de områder som ikke ble omfattet av tilsynet. Videre gjør DSB oppmerksom på at kommunen ved brann- og redningsvesenet skal ha utarbeidet en utdanningsplan for å sikre at brann- og redningsvesenets personell har nødvendig kompetanse i henhold til regelverket. Nye utdanningskrav til konstabel og utrykningsleder i deltidsstilling skal være oppfylt innen 31.desember 2016. Resultater fra tilsynet I det etterfølgende beskrives generelt inntrykk, samt avvik og anmerkninger som ble avdekket under tilsynet. Definisjoner Avvik: "Manglende etterlevelse av krav gitt i medhold av lov eller forskrift." Anmerkning: "Et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik."
samfunnssikkerhet og beredskap Side 3 av 6 Generelt inntrykk Brann- og redningsvesenet hadde i forkant av tilsynet oversendt oversiktlig og god dokumentasjon. Det ble under tilsynet en god gjennomgang og dialog med utfyllende og ny informasjon innenfor de utvalgte temaene for tilsynet. Det er positivt at kommunene Sarpsborg, Hvaler og Fredrikstad samarbeider godt med utarbeidelse av blant annet felles risiko- og sårbarhetsanalyse og dokumentasjon av brann- og redningstjenesten (brannordning). Dokumentasjonen av brann- og redningstjenesten fremstår som åpen og oversiktlig, og er i stand til å vise politikere og administrasjon hvilket brann- og redningsvesen kommunene har. Brann- og redningsvesenets tre lederfunksjoner er dimensjonert i henhold til forskriftskravene, men det er gitt ett avvik knyttet til at det mangler ett årsverk forebyggende personell. DSB ser den positive synergien ved at en fra brannvesenets forebyggende personell også brukes som beredskapskoordinator i kommunen, men understreker at dette ikke kan skje på bekostning av det skal utføres minst ett årsverk brannforebyggende arbeid per 10 000 innbyggere i kommunen etter forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn. Dokumentasjonen og tilsynet viste at øvelsesplanen gjennomføres, og at øvelsesplanen gjenspeiler risiko i kommunen. DSB mener imidlertid at rapportene fra øvelsene har et forbedringspotensial på beskrivelse av gjennomføring av øvelsene og evaluering mot øvelsesmålene. Dette sammen med at brann- og redningsvesenet under tilsynet opplyste at det kun er sporadisk øvelse av ledelsesnivået har medført et avvik fra forskriftens krav om at alt personell jevnlig skal øves for de oppgaver de kan forventes å bli stilt overfor i brann- og ulykkestilfeller. Det er viktig at læringspunktene fra øvelsene tas videre på en systematisk måte i hendelseshåndteringen og i fremtidige øvelser. Under tilsynet ble det gitt en god beskrivelse av hvordan brann- og redningsvesenet ivaretok overordnet innsatsledelse i hendelsen med trafobrannen. DSB har gitt en anmerkning på overordnet innsatsledelse fordi brann- og redningsvesenet mangler rutine/prosedyre for taktisk nivå (utrykningsleder). DSB anbefaler i tillegg en mer bevisst bruk av enhetlig ledelsessystem (ELS) i brann- og redningsvesenet for å ivareta overordnet innsatsledelse og håndtering fra små til store hendelser. Avslutningsvis vil DSB løfte frem brann- og eksplosjonsvernloven 15, som setter krav til at kommunene samarbeider om lokale og regionale løsninger for å sikre en best mulig utnyttelse av samlede ressurser. Det er positivt at kommunene Sarpsborg, Hvaler og Fredrikstad samarbeider om felles dokumentasjon for brann- og redningstjenesten, men det oppfordres likevel til ytterligere samarbeid også med andre kommuner om lokale og regionale løsninger for å sikre en best mulig utnyttelse av samlede ressurser. Avvik Følgende avvik ble avdekket under tilsynet:
samfunnssikkerhet og beredskap Side 4 av 6 Avvik nr: 1 Beskrivelse Organisering og dimensjonering av brann- og redningsvesenet: Brann- og redningsvesenet i Sarpsborg er ikke dimensjonert i tråd med kravene i forskrift om organisering av brannvesen. Regelverkshenvisning Lov 14. juni 2002 nr 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (Brann- og eksplosjonsvernloven) - 9 Etablering og drift av brannvesen Forskrift av 26. juni 2002 om organisering og dimensjonering av brannvesen (Endret 13. september 2005) - 3-2 Kapasitet, kompetanse og dimensjonering Kommentar Forskrift om organisering av brannvesen 3-2 setter krav om dimensjonering av forebyggende personell. Det skal avsettes 1 årsverk pr 10 000 innbyggere i brannvernregionen. Det ble presentert under tilsynet at det manglet ett årsverk til forebyggende arbeid. Avvik nr: 2 Beskrivelse Øving av beredskapen: Brann- og redningsvesenets dokumentasjon av øvelser fremstår som mangelfull, herunder dokumentasjon av øvelser for brann- og redningsvesenets ledelse. Regelverkshenvisning Lov 14. juni 2002 nr 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (Brann- og eksplosjonsvernloven) - 8. Systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid - 9 Etablering og drift av brannvesen - 10 Dokumentasjon Forskrift av 26. juni 2002 om organisering og dimensjonering av brannvesen (Endret 13. september 2005) - 2-4 Dokumentasjon - 4-13 Øving av beredskapen Forskrift 6. desember 1996 om systematisk, helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter - 5. Innholdet i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Krav til dokumentasjon Kommentar Brann- og redningsvesenet har bare ett dokument som beskriver øvelser og evaluering på en fyllestgjørende måte. Mye erfaringer og evalueringer fra øvelser blir gjort muntlig i brann- og redningsvesenet. Det er et forbedringspotensial i forhold til å skriftliggjøre og dokumentere mer av det arbeidet som gjøres. Brann- og redningsvesenet øver ledelsesnivået for strategisk og taktisk ledelse kun sporadisk.
samfunnssikkerhet og beredskap Side 5 av 6 Anmerkninger Følgende anmerkning ble notert under tilsynet: Anmrk.nr: 1 Beskrivelse Taktisk nivå (utrykningsleder) i brann- og redningsvesenet bør formaliseres gjennom en rutine/prosedyre. Kommentar Brann- og redningsvesenet har rutine/prosedyre for strategisk nivå (overordnet innsatsleder), men mangler for taktisk nivå (utrykningsleder). Oppfølging av tilsynet Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap ber om en tilbakemelding med redegjørelse for hvordan avvikene vil bli fulgt opp og angivelse av når avvikene vil være lukket. Tilbakemeldingen sendes DSB innen 01.02.17. Eventuelle spørsmål kan rettes til Vesla Victoria Kalve, postmottak@dsb.no, tlf. 33 41 26 56.
samfunnssikkerhet og beredskap Side 6 av 6 Vedlegg 1 Deltakere Navn Funksjon/rolle Virksomhet Åpnings møte Intervju Sluttmøte Suzanne Hauge Norvang Leder DSB X X X Vesla Victoria Kalve Deltaker DSB X X X Pål Jakobsen Beredskapsleder Sarpsborg kommune X X X Tommy Stefanac Branninspektør Sarpsborg kommune X X X Lise-Lotte T. Berglind Hasse Ekman Branninspektør/ Beredskapskoordinator Kommunalsjef teknisk Sarpsborg kommune X X X Sarpsborg kommune X (X) Preben Aasen Midlertidig Sarpsborg kommune X X X Tor Egil Brusevold Politisk utvalgsleder Sarpsborg kommune X X Bjørn Aage Sørensen Brannsjef Sarpsborg kommune X X X Lars Erik Gutubakken Forebyggende leder Sarpsborg kommune X X X Kai Strand Tillitsvalgt Sarpsborg kommune X X