Arrangørhåndbok Heftet tilhører:
Arrangørhåndbok INNHOLD INNLEDNING 3 EN GOD ARRANGØR 4 OVERSIKT 5 ORGANISERING 6 MARKEDSFØRING 7 TEKNIKK OG LOKALE 8 ORD OG UTRYKK 10 SJEKKLISTE FOR ELEVARRANGØRER 11 DIVERSE SJEKKLISTER 12 EVALUERE 17 TILLEGG: LÆRE MER? INFORMASJON OM UKM 18 2
INNLEDNING Dette heftet er for deg som vil være elevarrangør. Som elevarrangør vil du få en smakebit på arrangørfaget som du vil ha god nytte av i mange sammenhenger senere i livet, som for eksempel å lage et idrettsarrangement, en fest, karneval eller kanskje en festival. Ved å lære mer om hva det vil si å være arrangør kan du være med på å gjøre en viktig jobb på din egen skole. Når din skole får besøk av ulike profesjonelle utøvere fra Den kulturelle skolesekken vil det gjøre en stor forskjell for dem om de blir møtt av proffe arrangører, enn om de nesten ikke blir tatt imot i det hele tatt. De risikerer ikke å komme til en stengt dør og en tom gymsal, eller at elever og lærere ikke aner hva som skal foregå. Som elevarrangør har du mulighet til å lage en god ramme rundt arrangementet og skape en best mulig opplevelse for flest mulig. I dette heftet finner du mer informasjon om hva det vil si å være elevarrangør. Du vil lære hva som bør gjøres før, under og etter et arrangement. Når du har gjennomført kurset vil du få et også kursbevis som du kan bruke senere i livet. Lykke til med arrangementene! Hilsen fra Den kulturelle skolesekken i Oppland fylkeskommune
Arrangørhåndbok EN GOD ARRANGØR Hva er det beste arrangementet du har vært på? Det er veldig fort gjort å være opptatt av detaljene som hvor mange stoler som skal på plass, og glemme det overordnede. Hva er det som gjør et arrangement godt? Hvordan kan vi legge til rette for gode opplevelser? Det er ikke alltid like lett å vite hva som gjør et arrangement godt eller dårlig. Publikum kan ha en helt ulik opplevelse av ett og samme arrangement uavhengig av hva de trodde de skulle oppleve, hva de spiste til lunsj, og hvem de satt ved siden av. Uavhengig av dette vil samspillet mellom lokale, publikum, arrangør og utøvere påvirke utfallet av opplevelsen i god eller dårlig retning. Som arrangør kan du ikke styre hva publikum har spist til lunsj eller hvem de sitter sammen med, men det er veldig mye annet du kan gjøre. FORDEL DE ULIKE ROLLENE: Finn ut hvilken rolle du vil kunne fungere best i: PR-ansvarlig, vert/vertinne, ansvar for bevertning, scenearbeider, bære- og riggehjelp, arrangementsansvarlig osv. Det er viktig at alle rollene blir fordelt og at alle arbeidsoppgavene blir gjennomført på en best mulig måte. Husk at dere er et team og at godt samhold og humør styrker samarbeidet. Kulturkontakten hjelper dere med å fordele rollene samt tilrettelegge arbeidsoppgavene. Dere kan gjerne gi arbeidsoppgaver videre til andre dersom dere ønsker det. Om noe skulle være vanskelig å gjennomføre underveis og det blir vanskelig å holde motet oppe. Snakk med kulturkontakten som vil hjelpe deg videre! Det er deres ansvar at arbeidsoppgavene blir gjort, men andre kan utføre dem EN GOD ARRANGØR PASSER PÅ AT: - Arrangementet markedsføres på en måte som gjør at forventningene stemmer med det som kommer til skolen din - Lokalet er tilpasset utøvernes behov - Det tekniske er på plass - Tidsskjema holdes - Utøverne som kommer har fått god pleie og er fornøyd - Publikum får god nok informasjon fra de møter opp til de går ut igjen. - Rammene rundt arrangementet bidrar til en god opplevelse for alle SOM ARRANGØR HAR DU ALLTID MULIGHETEN TIL Å UTVIKLE DEG: Evaluer neste arrangement du er på og plukk opp gode/dårlige triks arrangørene gjorde. Dette for å lære å lage enda bedre arrangementer. 4
OVERSIKT Den kulturelle skolesekken, forkortes DKS. Dette er en nasjonal satsing der kultur og opplæringssektoren samarbeider om å medvirke til at elever i skolen får oppleve, kan gjøre seg kjent med og utvikle forståelse for profesjonelle kunst og kulturuttrykk av alle slag. Det betyr at alle grunnskoler i hele Norge får besøk av forskjellige utøvere som har laget ulike opplegg/forestillinger, som også blir kalt produksjoner. De ulike utøverne/kunstnerne reiser rundt med produksjonene på turneér. I Oppland har vi delt opp i fylket i ulike turnédistrikt, basert på geografisk nærhet. Dette står det mer om på nettsiden til DKS Oppland. På vår nettside kan du også finne ut hvem som kommer på besøk til din skole. Opplysninger om hvem som kommer, hva de skal gjøre og hva som må forberedes finner du her. Alle skoler får flere besøk både før og etter jul. Framsiden til DKS i Oppland Det er ønskelig at elever involveres i den praktiske gjennomføringen av DKS-besøkene. Dette er en fin måte å lære seg alle sider av et arrangement og å oppleve at kunst og kultur også handler om rigging, transport, lydkvalitet, logistikk- utfordringer og mye annet. Elever som arrangør kan være et virkemiddel for å skape større engasjement og øke forståelsen av hvilken bredde av yrker som arbeider med kunst og kultur.
Arrangørhåndbok ORGANISERING En skole får mange forskjellige besøk i løpet av et skoleår og det er derfor lurt å skaffe seg en oversikt over hvilke besøk skolen får. Informasjon om arrangementene som kommer og hva utøverne trenger finner dere på www.dks.oppland.no. Det er derfor lurt å begynne planleggingen så tidlig som mulig etter at skolen starter opp. Hvis man lager en eller flere arrangørgrupper, blir det lettere å holde oversikt. En arrangørgruppe har ofte ulike roller som leder/arrangementsansvarlig, sekretær, teknisk ansvarlig, markedsføringsansvarlig, artistansvarlig osv. Det kan være lurt at de enkelte rollene kan gå på rundgang. Det er den voksne (kulturkontakt, eller rektor) som leder denne gruppen, og som hjelper til med å få en slik arrangørgruppe i gang med arbeidet. Denne arrangørhåndboken kan elever som kommer etter dere også ha glede av. Den kan lastes ned på http://www.dksoppland.no under fanen "for elevarrangøren" All informasjon om arrangementene som kommer og hva utøverne trenger vil dere også finne på samme nettside. På nettsiden ligger det også en del maler. Nedenfor er noen eksempler, men hver skole kan lage sine egne maler og systemer som passer for akkurat dere og måten dere ønsker å jobbe på. Eks. 1. Møteplan, kan være nyttig når man planlegger skoleårets arbeid: NAVN PÅ ARRANGØRGRUPPE: MÅL FOR GRUPPA MØTETIDER TEMA FOR MØTET ANSVARSFORDELING Eks. 2. Besøk høsten 2017, viktig å vite datoer og tidspunkt DATO RIGGING FORESTILLINGSSTART UTØVER HVA FOR HVEM ARR. ANSVARLIG 6
MARKEDSFØRING Å markedsføre betyr at man reklamerer og informerer for det som skal skje. Når din skole får besøk av for eksempel en forfatter, eller en gruppe med dansere, er det lurt at publikum vet om det. Da er det viktig at noen i arrangørgruppen har markedsført dette på forhånd. Det er lurt å ha noen faste rutiner for når plakater henges opp, når dere informerer i klasserom, lærerværelse osv. VANLIGE MARKEDSFØRINGSTILTAK Markedsføring kan gjøres på flere måter: plakater, flyers, nettsider, e-post, stunts, jungeltelegrafen, sosiale medier. Hver arrangørgruppe må finne ut hvordan man vil markedsføre aktiviteter på sin skole. Eksempel på en markedsføringsplan: UTØVERGRUPPE/DATO TYPE MARKEDSFØRING FRISTER ANSVARLIG Lydvingens lydløse oppdrag 21.10. Plakater Info i klasserom/ personalrom Ukeplaner til u-trinn 2 uker før 2 dager før 1 uke før Nina lager plakat Alle går rundt i klassene Kontaktlærere Dukketeaterverksted 1.11. Plakater Info i klasserom/ personalrom Ukeplaner til s-trinn 2 uker før 2 dager før 1 uke før Nina lager plakat Alle går rundt i klassene Kontaktlærere Det er også mulig at man etter et arrangement lager en reportasje om hvordan det har vært. Man kan ta bilder av både publikum, utøvere og eventuelt intervjue dem. Dette kan være en fin måte å inspirere alle på skolen til neste gang man får besøk. Kanskje kan man også lage en avtale med lokalavisa om å få levere stoff til avisa. PS! Hvis bilder skal brukes, må man på forhånd ha godkjenning av hver enkelt person.
Arrangørhåndbok TEKNIKK OG LOKALE DKS-besøk kan ofte foregå i gymsal, aula, klasserom eller andre rom på skolen. Både dere og utøverne må gjøre det beste ut av det rommet dere har. For de kreative finnes det mange måter å dekorere en gymsal eller aula på, som gjør opplevelsen litt ekstra spesiell for både utøvere og publikum. Huskeliste Er lokalet reservert med nok tid? Kommer skoleklokka til å ringe midt i arrangementet? Er det nok sceneplass til innslaget? Er det nok stoler? Trenger innslaget blending av vinduer? Er det på plass? Er det nok strømuttak og skjøteledninger slik at artistene lett får det de trenger? Er det nok bærehjelp som er på plass når utøverne kommer? Er det en vaktmester eller lærere til stede som kan hjelpe om noe skulle mangle? Du finner alt om tekniske krav på faktaarket på www.dksoppland.no for den enkelte produksjon. Hvis det er noe som ikke lar seg gjøre må man avtale dette med utøverne på forhånd. Her er et eksempel på praktisk informasjon om produksjonen Brune (Teater Joker) :
Eksempel på teknisk oversikt: UTØVERGRUPPE/DATO UTSTYR SOM TRENGS BÆREHJELP ANSVARLIG Lydvingens lydløse oppdrag 21.10. Trenger: Normal temperatur Lokalet klart en halv time før 1 stol og et bord Elevene sitter foran på benker og matter Kaffe og vann 2 stykker før og etter: Eva og Tor Vaktmester + Trine Dukketeaterverksted 1.11. Trenger: formingssal. Trenger å ordne til en time før start. 3 elever til å sette utover utstyr og sette bordene i grupper. Ine, Live og Einar Kontaktlærer + Tom Appelsiner og sitron 22.11. Max publikumsantall: 220 Oppriggingstid i minutter: 45 Nedriggingstid i minutter: 40 Strøm: 2 uttak, 16 A Se konsertinformasjon for plantegning 5 elever før og etter: Anders, Oscar, Farhad, Isa og Magnus Vaktmester + Lars Det er svært viktig å lese nøye gjennom den praktiske informasjonen om hvordan man skal gjøre klart til arrangement. Utøvere reiser masse og har det veldig hektisk, og bør slippe å bruke unødvendig tid på rigging. Hvis man som arrangør er usikker på noe, kan det være lurt å ta kontakt med utøver i god tid på forhånd, slik at alt er klart til selve forestillingsdagen.
Arrangørhåndbok ORD OG UTRYKK ARRANGEMENTSANSVARLIG: Den som har hovedansvaret for et arrangement ARTISTANSVARLIG: Den som har ansvar for å ta seg av utøverne som kommer til skolen MARKEDSANSVARLIG: Den som har hovedansvar for å markedsføre arrangementet TEKNISK ANSVARLIG: Den som har ansvar for at det tekniske utstyret og at lokalet er slik det skal være VERT/VERTINNE: Tar imot utøverne ved ankomst og sørger for at de føler seg velkomne samt vise de garderoben, scenen, toalettet og annet som er viktig KONFERANSIER: Den som ønsker publikum og utøverne velkommen fra scenen, samt takke etter forestilling BACKSTAGE: Rommet hvor utøverne kan slappe av før konsert BEVERTNING: Ordne med kaffe/te, vann og evt noe å spise til utøverne BÆREHJELP: Personer som hjelper utøver å bære inn utstyret LYDPRØVE: Når artisten sjekker at lydutstyret virker som det skal CREW: Dere elevarrangører som jobber under arrangementet SJEKKLISTE: En liste som forteller hva man skal gjøre før et arrangement, og hvem som gjør hva DELEGERE: Fordele oppgaver på flere personer og "ikke gjøre alt selv" KULTURKONTAKT: En person/lærer på din skole som har ansvar for DKS DKS: Forkortelsen for "Den kulturelle skolesekken" PRODUKSJON: De ulike opplegg/forestilling som kommer til dere skole kalles produksjon PRODUSENT: En person som har ansvaret for helheten i produksjon TURNE: Kunstere/utøvere reiser rundt og holder flere forestillinger med en produksjon PRAKTISK INFORMASJON: Detaljer som forteller hvordan scenen og salen skal være på arrangementet. Hvilket utstyr utøverne trenger osv. Se www.dksoppland.no
SJEKKLISTE FOR ELEVARRANGØRER Vi har laget en oversikt over ting det er lurt å være oppmerksom på i forbindelse med skolebesøkene fra DKS. FØR FORESTILLING - Gå inn på www.dksoppland.no, finn oversikt over skolen din, skriv ut faktaark og lærerveiledning med info om aktuelt besøk fra DKS - Kontakt med utøver på mail/telefon for å gjøre avtaler - Utføre eventuelt forarbeid beskrevet i lærerveiledning - Bruk faktaarket som bakgrunn og lag pressemelding hvis det er aktuelt - Heng opp plakater en ukes tid før besøket - Informer i klasserom og på personalrom en dag eller to før forestilling FORESTILLINGSDAG - Salen/lokalet er oppvarmet og rigget i samsvar med faktaark - Blending av sal dersom det er beskrevet - Utøverne tas imot til avtalt tidspunkt - Sørge for bære/riggehjelp - Vann/kaffe/te til utøver/tekniker - Slå av skoleklokke under forestilling - Innslipp og plassering av publikum i sal når rigging er klartr - Introdusere utøverne - Takke utøverne og ønske de god tur videre ETTER FORESTILLING - Bærehjelp hjelper til med nedrigg - Rydde lokalet - Fylle ut evalueringsskjema ved å gå inn på www.dksoppland.no og fanen for elevarrangører BRUK SJEKKLISTENE Bakover i dette heftet vil du også finne flere sjekklister. Dere kan ta en kopi av disse sidene, eller skrive ut sjekklistene fra nettsiden vår: www.dksoppland.no.
Arrangørhåndbok SJEKKLISTE FØR FORESTILLING ANSVARLIG FRIST OK? Gå inn på www.dksoppland.no.finn oversikt over skolen din og skriv ut faktaark med info om aktuelt arrangement 1 Kontakt med utøver på mail/telefon for å gjøre avtaler Heng opp plakater en ukes tid før forestilling Informer i klasserom og på personalrom en dag eller to før forestilling FORESTILLINGSDAGEN ANSVARLIG FRIST OK? Salen/lokalet er oppvarmet og rigget. Se faktaark Salen er blendet dersom det er et behov 2 Ta imot utøvere til avtalt tidspunkt Sørg for bære- og riggehjelp Sett frem vann/kaffe/te, eventuelt mat/frukt til utøvere Slå av skoleklokka under forestilling Slippe inn og plassere publikum i salen når riggen er klar Introdusere utøvere Takke for forestillingen ETTER FORESTILLING ANSVARLIG FRIST OK? Bærehjelp hjelper til med nedrigging 3 Rydde lokalet Takke utøverne før de drar videre Eventuelt, fylle ut evalueringsskjema
HOVEDSJEKKLISTE - Kulturkontakten og elevarrangøren kan få en oversikt over alle oppgaver Kulturkontakten og elevarrangørene kan her få en oversikt over alle arbeidsoppgavene Arrangementet: Konserten / forestillingen Dato og klokkelsett: Sted: Kontaktpersoner: (for produksjon) Telefon: E-post: For hvem: Antall forestillinger: Type arrangement: Antall elever: Trinn: Tid for ankomst: Arrangementsstart: Tid for avreise: Lokale/scene: Hvor? Blending: Ja/Nei Lyd/Lys: Ja/Nei Markedsføring: Markedsføring: 1. Hovedansvarlig: 2. Vertinne/vert: Hvem? Garderobeansvarlig: Hvem? Bevertning: Hvem og hva? 1. 2. 1. 2. Scenearbeidere: Hvem? Bærehjelp: Hvem? Tid for bærehjelp: 1. Hovedansvarlig: 2. 3. 1. 2. 3. Inn kl: Ut kl: Stoler: Hvem? Stoler: Hvordan? Skilting: Hvem? 1. 2. 1. 2.
Arrangørhåndbok
Arrangørhåndbok
EVALUERE Å evaluere betyr at man etter et DKS-besøk, beskriver muntlig/ skriftlig hvordan arrangementet har vært. Man beskriver både det som var bra og det som var mindre bra. Man må evaluere både forarbeid, gjennomføring og etterarbeid. Hensikten er at man neste gang kan gjøre det enda bedre, hvis det er behov for det. Elevenes evaluering av Den kulturelle skolesekkens tilbud er viktig. http://www.dksoppland.no, under fanen for elevarrangører, ligger en link til en kort evaluering. Her kan dere si deres mening om arrangementene som har vært på deres skole. Vi i DKS Oppland ønsker at dere som elevarrangører i samarbeid med din kulturkontakt/lærer snakker med andre elever om hvordan deres besøk var.
LÆRE MER? UKM - UNG KULTUR MØTES UKM er en kulturarena for ungdom i alderen 13-20 år i hele Norge. Her gis ungdom en unik mulighet til å vise frem og utvikle sine ferdigheter og talenter. UKM er ikke bare en flott arena for de som ønsker å vise seg frem på en scene, det er også gode muligheter til å videreutvikle seg som arrangør. Her kan elever som har vært arrangører på skolen lære enda mer om det å arrangere. Enten dere vil jobbe med teknikk, markedsføring/pr, vert/vertinne eller annet som er knyttet til arrangørrollen. I UKM er målet å synliggjøre, oppmuntre og verdsette den innsatsen som ungdommene gjør på arrangørsiden både lokalt og regionalt. UKM ønsker å øke ungdommens eierforhold til arrangementet, som er for og med ungdom. De ønsker også å gi flere ungdommer mulighet til å lære arrangørfaget. Det er mange måter å jobbe som arrangør i UKM-systemet. Her er noen av oppgavene man kan ha: UNG ARRANGØR: Du er med på å arrangere UKM i din kommune og får store og små arbeidsoppgaver avhengig av alder, hva du har jobbet med før og interesse UKM MEDIA: Hvis du liker å ta bilder, lage videoreportasjer, skrive artikler eller publisere på nett, så er dette midt i blinken for deg. TEKNISK: For deg som liker lyd, lys og jobbing på scene Det er kulturkontoret i kommunen som har ansvaret for lokalmønstringene i UKM. Et fint sted å starte for mer informasjon om UKM er UKM sin egen hjemmeside: http://ukm.no
PLAKATER På http://dksoppland.no under fanen for elevarrangører, vil dere finne ferdige plakater i A3 og A4 størrelse som dere kan skrive ut og henge opp på deres skole. Det er også muligheter til å skrive rett inn i dokumentet.
På samme side vil dere også finne det vi kaller Q-card. Skal du ønske utøverne velkommen eller takke for besøket, kan det være lurt å skrive ned det som skal si
NOTATER
NOTATER
FOTO: UKM/Knut Boye Riise ELEVER SOM ARRANGØRER