MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE Onsdag 12. september 2018 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl. 0830 1410. Som medlemmer møtte: Asgeir Sveen (H), leder Odd Harry Haugen, nestleder (Frp) Reidun Gravdahl (Ap) Stein Knutsen (Ap) Kjersti Diesen Løken (Sp) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjon: Assisterende rådmann Odd Arnvid Bollingmo (sak 38) og leder for Utviklingsenheten Kari Bjørnerud Børthus (sak 38). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Heidi Holm Olafsen (sak 37). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret, ordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med leder Asgeir Sveen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 35/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 18.06.2018 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 18.06.2018 godkjennes. SAK NR. 36/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 23.08.2018 Møtet den 23.08.2018 var et fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Gjøvik, Østre Toten, Vestre Toten, Nordre Land og Søndre Land. I tilknytning til behandlingen av protokollen fra møtet, ble det foretatt en evaluering av møtet. Kontrollutvalget ga uttrykk for at man er positiv til denne typer møter og samarbeid. Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 23.08.2018 godkjennes. 1
SAK NR. 37/2018 REGNSKAPSREVISJON: STRATEGI FOR REVISJON KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2018 Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Heidi Holm Olafsen presenterte strategi for revisjon av regnskapet for 2018 for Vestre Toten kommune. Brev fra Innlandet Revisjon IKS om hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for 2018, ble delt ut i møtet. Utviklingen i ubrukte lånemidler og oversikt/kontroll med investeringsprosjekter ble særlig drøftet, med bakgrunn i: Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap 2017 vedr. ubrukte lånemidler og forsinkelse i investeringsprosjekter. Revisors årsavslutningsbrev til rådmannen, punkt vedr. ubrukte lånemidler. Strategi for revisjon av regnskapet for 2018 for Totenbadet Vestre Toten KF, ble også presentert som en del av saken. 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av regnskapene for Vestre Toten kommune og Totenbadet Vestre Toten KF for 2018, tas til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet tas til orientering. 3. Med bakgrunn i kontrollutvalgets uttalelse til Vestre Toten kommunes regnskap for 2017, inviteres rådmannen til å orientere om kommunens investeringsprosjekter med fokus på: Helhetlig oversikt/kontroll (samlet oversikt over vedtatte investeringsprosjekter, herunder tidspunkt for vedtak og planlagt avslutning/ferdigstillelse, fremdrift/forsinkelser, kapasitet mht. prosjektstyring mv) Utviklingen i ubrukte lånemidler og forholdet mellom ubrukte lånemidler og summen av vedtatte investeringsprosjekter. SAK NR. 38/2018 ÅRSRAPPORT LEAN 2017 Leder for Utviklingsenheten Kari Bjørnerud Børthus presenterte årsrapport Lean 2017, og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følgende tema ble berørt i presentasjonen: 2
Framdrift i arbeidet med virksomhetsstrategien. - Strategiområde 1: Rekruttering - Strategiområde 2: Bevisst valg av enheter for oppstart - Strategiområde 3: Opplæring - Strategiområde 4: Daglig drift - Strategiområde 5: Videreutvikling - Strategiområde 6: Utviklingsplan for ledere - Strategiområde 7: Utviklingsplan for Leanressurser Utviklingsområder: - Kulturanalyse. - Design av kulturelt målbilde. - Innbyggermedvirkning (tester ut fire metoder). Status på fremdrift i Utviklingsenheten. Gevinster og gevinstrealisering. Intervjuer med ledere og ansatte. Vegen videre. Assisterende rådmann Odd Arnvid Bollingmo supplerte presentasjonen. 1. Kontrollutvalget tar Lean årsrapport for 2017 til orientering. 2. Kontrollutvalget har inntrykk av at det gjennom 2017 er arbeidet målrettet med forbedringer i organisasjonen gjennom bruk av Lean som arbeidsmåte, og registrerer at det rapporteres at det oppnås gevinster av dette arbeidet. 3. Kontrollutvalget har merket seg at 43 av kommunens totalt cirka 70 enheter har fått opplæring i Lean kontinuerlig forbedring pr. 31. desember 2017. Dette ligger godt under den opprinnelige målsettingen om utrulling i organisasjonen. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen til å vurdere tiltak for å øke opplæringstakten i enhetene, slik at også de resterende enhetene innen rimelig tid kan få nødvendig opplæring. 4. Kontrollutvalget ser frem til ytterligere fremgang, og ber om en ny orientering om arbeidet i f.m. fremleggelse av Lean årsrapport for 2018. SAK NR. 39/2018 OMSTILLINGSPROGRAMMET I VESTRE TOTEN ORIENTERING OM GJENNOMFØRT EVALUERING 1. Gjennomført evaluering av omstillingsprogrammet i Vestre Toten, utført av Oxford Research, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at evalueringsrapportens hovedkonklusjon er at omstillingsprogrammet i Vestre Toten har vært meget vellykket. 3
3. Kontrollutvalget viser til evalueringsrapportens omtale av videreføringen av prosjektet (jf. pkt. 5.4 i rapporten): Omstillingsprogrammet har fått en direkte videreføring, hvilket er et svært godt og viktig resultat av programmet. Initiativet til videreføring ble tatt tidlig i omstillingsperioden, og tar form av et regionalt næringsutviklingssamarbeid der arbeidsformen fra omstillingsprogrammet videreføres. Rådmannen inviteres til å orientere om hvordan omstillingsprogrammet er videreført gjennom det regionale næringsutviklingssamarbeidet. SAK NR. 40/2018 OPPFØLGING AV RÅD OM ETABLERING AV TIPSMOTTAK Følgende råd fra Råd for etikkarbeidet i kommunesektoren (rapport fra KS/Oslo Economics, 2018) ble drøftet: «I tillegg til varslingsrutiner bør kommunen ha tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen.» 1. Kontrollutvalget mener det er viktig at kommunen har en ordning som gjør det enkelt for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen å kunne varsle. 2. Saken drøftes med rådmannen og følges opp i tilknytning til sak om presentasjon av kommunens varslingsrutiner, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 11/2018. SAK NR. 41/2018 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2019 Fremlagt forslag til budsjett for 2019 ble enstemmig vedtatt. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets budsjett for 2019 (ansvar 12000, tjeneste 1101/1102) fastsettes med en økonomisk ramme på kr. 1 403 000, med utgangspunkt i følgende fordeling: Kto Kontonavn Budsjett 2019 10800 Fast godtgjørelse til folkevalgte 55 000 10801 Møtegodtgjørelse 18 000 4
10802 Tapt arbeidsfortjeneste 15 000 10990 Arbeidsgiveravgift 12 000 11001 Aviser, tidsskrifter, faglitteratur 14 000 11151 Bevertning møter 4 000 11500 Kurs / opplæring 21 000 11600 Kjøregodtgjørelse og diett 1 000 12700 Kjøp av tjenester fra 230 000 andre/sekretærtjenester (eks. mva) 13750 Kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon 1 033 000 IKS 14290 Moms (utgift) 57 000 17290 Momskompensasjon (inntekt) - 57 000 Totalt (kontrollutvalg og revisjon) 1 403 000 SAK NR. 42/2018 STATUSRAPPORT 1. HALVÅR 2018 VESTRE TOTEN KOMMUNE 1. Kontrollutvalget tar rådmannens budsjett- og aktivitetsrapport for første halvår 2018 til orientering. 2. Kontrollutvalget ser med bekymring på at årsprognosen for tjenesteområdene samlet viser et negativt avvik (merforbruk) på 17,6 millioner. Dette er en sterk økning fra 9 millioner fra første kvartal 2018. 3. Kontrollutvalget ønsker å følge situasjonen og ber rådmannen om en presentasjon av status i neste møte. SAK NR. 43/2018 FORANALYSE FORVALTNINGSREVISJON: MÅLSTYRING OG KVALITET 1. Kontrollutvalget tar til orientering at det, på kort sikt, ikke synes mulig å få med de øvrige kontrollutvalgene i regionen på et fellesprosjekt i kommunene på området. 2. Kontrollutvalget ønsker å gå videre med planleggingen av et revisjonsprosjekt i Vestre Toten kommune innenfor området mål- og resultatstyring, og inviterer rådmannen til dialog om nytteverdien av et slikt prosjekt. SAK NR. 44/2018 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Bestilling av forundersøkelse - Horisont Miljøpark IKS 2. Felles eierstrategi Horisont Miljøpark IKS 5
3. Saksfremlegg formannskapet 29/8-18 sak: Vedtaksoppfølging 2017/2018 4. Diverse avisartikler 5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Raufoss, 12. september 2018. Asgeir Sveen Leder RETT UTSKRIFT: Raufoss, 12. september 2018. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: ONSDAG 24. OKTOBER 2018 Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Kommunebarometeret 2018 (KU-sak 10/18) Status økonomi Vestre Toten kommune (KU-sak 42/18) Investeringsprosjekter helhetlig oversikt, fremdrift, ubrukte lånmidler mv. (KU-sak 37/18) Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2019 Benchmarking/sammenligning av revisjonskostnader Saker til vurdering: Reviderte varslingsrutiner og oppfølging av råd om etablering av tipsmottak (KU-sak 11/18, høsten 2018 og KU-sak 40/18) Barneverntjenesten status og brukerundersøkelser (KU-sak 40/17, etter gjennomført brukerundersøkelse) 6
Møte 12/12: Misligheter og korrupsjon: Risikovurderinger, arbeidet med etikk og korrupsjonsforbygging (KU-sak 25/18, KU-sak 07/17) Informasjonssikkerhet og etterlevelse av personopplysningsloven (KU-sak 49/17) Vurdering av felles revisjonsprosjekter i Gjøvikregionen (utsatt sak fra møte 23/8-18) Øvrige saker til oppfølging: Omstillingsprogrammet og videreføring (KU-sak 39/18) Orientering om sykefravær og sykefraværsoppfølging (KU-sak 05/18) Orientering om tilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 05/18) Orientering om tilbudet til rusmisbrukere oppfølging av tilsynsrapport fra 2015 (KU-sak 51/17) Vurdering av forundersøkelse: Bosetting og integrering av flyktninger (KU-sak 07/18, KU-sak 42/17 og KU-sak 50/16) 2019: Tilstandsrapport grunnskolen 2018 + vurdering av undersøkelser rettet mot mobbing i skolen (KU-sak 23/18, følges opp juni 2019). Årsrapport LEAN 2018 (KU-sak 38/18, sommer/høst 2019) Årlige saker: Oppfølging av politiske vedtak årlig sak (KU-sak 22/17) Eksterne tilsynsrapporter årlig sak (KU-sak 51/17, muntlig avtale) Bestillinger (Innlandet Revisjon IKS): Foranalyse Horisont Miljøpark IKS (vedtak i fellesmøte 23/8-18) Kontrollutvalgets møteplan 2018: Onsdag 31.01. 2018 kl. 0830 Onsdag 14.03. 2018 kl. 0830 Onsdag 02.05. 2018 kl. 0830 Mandag 18.06.2018 kl. 0830 (flyttet fra fredag 22.06.2018) Torsdag 23.08.2018 kl. 0900 (ekstra møte, fellesmøte kontrollutvalg Gjøvikregionen) Onsdag 12.09. 2018 kl. 0830 Onsdag 24.10. 2018 kl. 0830 Onsdag 12.12. 2018 kl. 0830 7