Meeting Book: Temark Representantskapet (08.11.2017) Temark Representantskapet Date: 20171108T12:00:00 Location: Arendal, Clarion Hotel Tyholmen Note:
Saksliste Møteinnkalling 2/17 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste 3 Møteprotokoll Saker til behandling 7/17 Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen 6 8/17 Budsjett for Temark for 2018 7 9/17 Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 15 10/17 Økonomiplan for Temark 20192022 17 11/17 Eventuelt 08.11.17 19
2/17 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste 17/002058 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste : Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste Arkivsakdok. Saksbehandler 17/002058 Line Bosnes Hegna Saksgang Temark Representantskapet Møtedato 08.11.2017 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Representantskapet er beslutningsdyktig. Representantskapet godkjenner innkallingen og sakslisten. Saksopplysninger: Beslutningsdyktighet Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Fra selskapsavtalen 8: «Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Samtlige deltakerkommuner og fylkeskommunen velger hver sin representant med personlig vararepresentant. Vedkommende kommunestyre eller fylkesting oppnevner selv sine representanter. Daglig leder kan ikke velges til medlem av representantskapet. Ved voteringer vektes den enkelte deltakers stemme svarende til deltakerens eierandel i selskapet. Som representantskapets beslutning gjelder det som flertallet blant de møtende har stemt for, eller ved stemmelikhet det som møtelederen har stemt for...» 1
2/17 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste 17/002058 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste : Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste Deltakerens eierandel i selskapet i hht Selskapsavtalen 5 Innskuddsplikt og eierandel. Nr 0800 0805 0807 0811 0814 0815 0817 0819 0821 0822 0826 0827 0828 0829 0830 0831 0833 0834 0900 0901 0904 0906 0911 0912 0914 0919 0926 0928 0929 1000 1001 1014 1017 1018 Eier: Telemark fylkeskommune Porsgrunn kommune Notodden kommune Siljan kommune Bamble kommune Kragerø kommune Drangedal kommune Nome kommune Bø kommune Sauherad kommune Tinn kommune Hjartdal kommune Seljord kommune Kviteseid kommune Nissedal kommune Fyresdal kommune Tokke kommune Vinje kommune Aust Agder fylkeskommune Risør kommune Grimstad kommune Arendal kommune Gjerstad kommune Vegårshei kommune Tvedestrand kommune Froland kommune Lillesand kommune Birkenes kommune Åmli kommune Vest Agder fylkeskommune Kristiansand kommune Vennesla kommune Songdalen kommune Søgne kommune Sum Innskudd kr: 89 900 70 800 35 100 15 500 38 100 32 700 20 800 24 400 22 000 20 800 23 800 14 300 16 100 15 500 13 700 13 700 15 500 17 300 90 000 Eierandel %: 9,1 7,2 3,5 1,6 3,9 3,3 2,1 2,5 2,2 2,1 2,4 1,4 1,6 1,6 1,4 1,4 1,6 1,7 9,1 60 000 20 000 90 000 1,0 3,0 6,1 1,0 1,0 1,0 1,0 2,0 1,0 1,0 9,1 80 000 20 000 20 000 990 000 8,1 2,0 1,0 2,0 100,0 Møteinnkalling og saksliste Representantskapet skal godkjenne innkallingen og sakslisten, i hht. Selskapsavtalen 9. Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig og minst fire uker i forkant av møtet. Tilsvarende frist gjelder for varsling av deltakerne i selskapet. Innkallingen skal inneholde en saksliste. Representantskapets møte ledes av leder eller, i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse er til stede, velges en møteleder. 2
2/17 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste 17/002058 Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste : Opptelling av representanter og godkjenning av innkalling og saksliste Representantskapets leder er Jone Blikra (Kragerø), og nestleder er Maiken Messel (AustAgder). 3
7/17 Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen 17/002059 Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen : Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen Arkivsakdok. Saksbehandler 17/002059 Line Bosnes Hegna Saksgang Temark Representantskapet Møtedato 08.11.2017 Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen Forslag til vedtak: Til å underskrive protokollen velges og Saksopplysninger: I henhold til selskapsavtalen 9 skal det velges to representanter til å signere protokollen sammen med møteleder. Representantene velges i begynnelsen av møtet. 1
8/17 Budsjett for Temark for 2018 17/136625 Budsjett for Temark for 2018 : Budsjett for Temark for 2018 Arkivsakdok. Saksbehandler 17/136625 Line Bosnes Hegna Saksgang Temark Representantskapet Møtedato 08.11.2017 Budsjett for Temark for 2018 Forslag fra styret: Årsbudsjett for 2018 på kr 6 747 000 vedtas. Beløp til kostnadsfordeling mellom eierne for 2018 på kr 6 390 000 vedtas. Styrets godtgjøring: det utbetales møtegodtgjørelse til styrets medlemmer etter lav sats i hht KS sitt reglement og det utbetales møtegodtgjørelse til styrets leder etter lav sats i hht KS sitt reglement med tillegg på 50%. Saksopplysninger: Det er kontrollutvalget i kommunene som skal legge fram forslag til budsjett for hele kontrollog tilsynsordningen i kommunen, inkludert rammen for sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag sendes kommunen som innarbeider dette i sitt budsjettforslag til kommunestyret/fylkestinget. Det er representantskapet som vedtar rammen for sekretariatets budsjett. Styret har som ansvar å fordele de forskjellige postene. Budsjettet er bygd opp etter beste skjønn, basert på erfaringer fra driften så langt. Det har fra 2014 vært flere justeringer både i kostnadsmodell og oversikt over faktisk kostnader som har medført justeringer. For 2018 er det ingen store justeringer. Styret mener at budsjettet som legges frem eter beste skjønn viser behovet sett i forhold til faktisk drift. I budsjettarbeidet for 2018 har styret stort sett lagt til grunn samme aktivitetsnivå som i 2017. Det vil si samme møtehyppighet i den enkelte kommune som i år, med unntak av Arendal, Grimstad og Åmli som har vedtatt et ekstra møte per år. Dette har påvirket rammen med ca kr for 2018. Vi har per i dag en fornuftig og bra kapasitet på 7 personer som utnyttes i 6,5 årsverk. Slik vil det også bli i 2018. Årsbudsjettet for 2018 vil ligge på 6,7 mill. I følge forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper skal representantskapet fastsette økonomiske rammer for selskapet, samt fastsette godtgjørelse for styremedlemmer. Det er derfor lagt inn et ekstra punkt i vedtaket om styrets godtgjørelse. 1
8/17 Budsjett for Temark for 2018 17/136625 Budsjett for Temark for 2018 : Budsjett for Temark for 2018 Representantskapet har tidligere vedtatt 10.11.14, sak 11/2014 at det utbetales møtegodtgjørelse til styrets medlemmer etter lav sats i hht KS sitt reglement og at det utbetales møtegodtgjørelse til møteleder etter lav sats i hht KS sitt reglement med tillegg 50%. Driften i økonomiperioden belaster ikke balansen. Oppsatt aktivitet går hvert år i balanse. Investeringsbudsjett Erfaringer fra tidligere er investeringsutgifter i forbindelse med KLP. Daglig leder er ikke kjent med at vi pådrar oss denne type utgifter i planperioden. BALANSEREGNSKAP Balanseregnskapet viser utvikling fra 2015 til 2016. Vedlegg: Forslag til budsjett 2018 2
8/17 Budsjett for Temark for 2018 17/136625 Budsjett for Temark for 2018 : Budsjettforslag 2018 Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS 2018 Budsjett Økonomisk oversikt drift 2017 Budsjett 2016 Regnskap Driftsinntekter Overføringer med krav til motytelse Andre overføringer Sum driftsinntekter 3 6 390 000 6 720 000 3 6 203 000 6 513 000 369 249 6 008 000 6 377 249 Driftsutgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Sum driftsutgifter 4 325 000 1 162 000 970 000 160 000 1 6 747 000 4 188 000 1 1 970 000 160 000 1 6 538 000 3 589 728 1 149 038 743 981 157 613 146 144 5 786 504 27 000 25 000 590 745 27 380 27 380 26 706 3 000 5 000 617 451 Brutto driftsresultat Finansinntekter Renteinntekter og utbytte Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter Renteutgifter og låneomkostninger Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Netto driftsresultat 674 674
8/17 Budsjett for Temark for 2018 17/136625 Budsjett for Temark for 2018 : Budsjettforslag 2018 Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbr. Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av avsetninger Overført til investeringsregnskapet Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbr. Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Sum avsetninger Regnskapsmessig mer/mindreforbruk 286 355 286 355 3 000 3 000 5 000 5 000 2 962 286 355 289 317 614 489
8/17 Budsjett for Temark for 2018 17/136625 Budsjett for Temark for 2018 : Budsjettforslag 2018 Budsjett 2018 Grp. 10100 10400 10540 10547 10550 10600 10690 10800 10801 10911 10918 10919 10930 10950 10990 10991 Art/Kon: 10 LØNN OG SOSIALE UTGIFTER LØNN OVERTIDSLØNN DIV. TREKKPL. UTBETALINGER Trekkpl. km.godtgjørelse TREKKPLIKTIG TELEFONGODTGJØRELSE Anordnet lønn Anordnet arbeidg. avgift Godtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste KLP andre ordn. KLP ARBEIDSGIVERDEL Klp reguleringspremie ANDRE KOLL ULYKKESFORSIKR/GRUPPELIV PREMIEAVVIK ARB.GIVERAVGIFT FOLKETRYGDEN AGA AV PREMIEAVVIK Sum grp. Art/Kon: 10 LØNN OG SOSIALE UTGIFTER Grp. 11000 11282 11290 11300 11334 11430 11500 11555 11600 11610 11690 11700 Art/Kon: 11 VARER/TJEN.INNGÅR I FYLKESK.TJENESTEP. KONTORUTSTYR UTGIFTSDEKNING ETTER BILAG/HOTELL ANDRE DRIFTSUTGIFTER TELEFONI OG DATABRUK MOTPOST 10595 REPRESENTASJON/MØTER KOMPETANSEHEVING/KURS Utlegg etter bilagovernatting utland mm. u/mva.komp. KOSTGODTGJØRELSE KJØREGODTGJØRELSE Anordnet reiseutgifter REISEUTGIFTER Budsjett 2017 Regnskap 2016 3 970 000 3 848 000 75 000 18 000 32 000 50 000 20 000 62 000 305 000 70 000 15 000 95 000 600 000 15 000 5 327 000 65 000 15 000 50 000 20 000 65 000 290 000 45 000 15 000 100 000 580 000 15 000 5 138 000 3 215 172 79 756 3 193 8 980 26 352 112 143 15 812 5 028 12 516 48 009 273 563 55 032 10 806 199 279 518 440 28 098 4 612 179 20 000 160 000 65 000 140 000 160 000 75 000 40 000 170 000 70 000 150 000 160 000 75 000 41 657 111 104 29 439 34 242 26 352 6 999 68 870 216 555 130 818 4 784 22 354
8/17 Budsjett for Temark for 2018 17/136625 Budsjett for Temark for 2018 : Budsjettforslag 2018 11710 11711 11720 11862 11900 11950 11962 11980 IKKE LØNNSOPPG.PLIKTIG REISEUTG. 10 % MVA.KOMP Ikke oppg.pl. parkeringsutg. 25 % mva.komp. IKKE LØNNSOPPG.PL. REISEUTG. IKKE MVA GRUPPELIVSFORSIKRING HUSLEIE AVGIFTER, GEBYRER OG LISENSER KLPadm. tilskudd/honorar OUORDNINGEN I KS 290 000 80 000 280 000 45 000 15 425 1 715 4 813 5 244 263 768 75 002 316 4 247 1 0 1 0 785 648 35 000 40 000 25 000 100 000 25 000 65 000 100 000 27 725 39 488 17 708 84 921 Grp. Art/Kon: 13 TJEN./VARERERSTATTER F.K.EGENPRODUKSJ. 13750 KJØP AV REGNSKAPSTJ. TFK Sum grp. Art/Kon: 13 TJEN./VARERERSTATTER F.K.EGENPRODUKSJ. 160 000 160 000 160 000 160 000 157 613 157 613 Grp. Art/Kon: 14 OVERFØRINGER 14290 MERVERDIAVG. UTENFOR MVALOVEN Sum grp. Art/Kon: 14 OVERFØRINGER 1 1 1 1 146 144 146 144 3 000 3 000 5 000 5 000 674 286 355 2 962 614 489 904 480 6 750 000 6 543 000 6 690 984 Sum grp. Art/Kon: 11 VARER/TJEN.INNGÅR I FYLKESK.TJENESTEP. Grp. 12000 12050 12700 Grp. 15000 15400 15700 15800 Art/Kon: 12 VARER/TJEN SOM INNGÅRI F.K.EGENPROD REKVISITA, KOPIERING Datautstyr KJØP AV TJENESTER (REV. TJ. ETC) Sum grp. Art/Kon: 12 VARER/TJEN SOM INNGÅRI F.K.EGENPROD Art/Kon: 15 FINANSUTGIFTER OG FINANS.TRANS. RENTEUTGIFTER AVSETNING DISP.FOND OVERFØRING TIL INVESTERINGSREGNSKAPET REGNSKAPSMESSIG MINDREFORBRUK Sum grp. Art/Kon: 15 FINANSUTGIFTER OG FINANS.TRANS. Sum utgifter
8/17 Budsjett for Temark for 2018 17/136625 Budsjett for Temark for 2018 : Budsjettforslag 2018 Grp. 17100 17290 17300 17500 17700 17750 17790 Art/Kon: 17 REFUSJONER REF. SYKELØNN KOMPENSERBAR MVA PÅLØPT I DRIFTSREGNSK Refusjon fra fylkeskommuner Refusjon REF. FRA KS Ref. fra Telemark fylkeskommune ANNEN REF FRA PRIVATE Sum grp. Art/Kon: 17 REFUSJONER Grp. Art/Kon: 18 OVERFØRINGER 18500 OVERFØRINGER FRA EIERE 18510 ANNEN REF FRA KOMMUNER Sum grp. Art/Kon: 18 OVERFØRINGER Grp. Art/Kon: 19 FINANSINNT./FINANSIERINGSTRANSAKSJONER 19000 RENTEINNTEKTER 19300 BRUK AV TIDLIGERE ÅRS MINDREFORBRUK Sum grp. Art/Kon: 19 FINANSINNT./FINANSIERINGSTRANSAKSJONER Sum inntekter 1 90 000 15 000 95 000 3 1 90 000 15 000 95 000 3 59 079 146 144 13 700 140 026 3 800 6 500 369 249 6 390 000 6 390 000 6 203 000 6 203 000 6 008 000 6 008 000 27 380 286 355 313 735 6 750 000 6 543 000 6 690 984
8/17 Budsjett for Temark for 2018 17/136625 Budsjett for Temark for 2018 : Balanseregnskap Balanseregnskap Regnskap 2016 Regnskap 2015 EIENDELER Anleggsmidler Herav: Aksjer og andeler 1 337 886 655 761 21 366 18 404 Pensjonsmidler 1 316 520 637 357 Omløpsmidler Herav: 3 701 903 2 812 235 219 721 435 815 18 298 21 049 Kasse, postgiro, bankinnskudd 3 463 884 2 355 371 SUM EIENDELER 5 039 789 3 467 996 1 928 878 1 582 886 Disposisjonsfond 783 698 497 343 Bundne investeringsfond 990 000 990 000 Regnskapsmessig mindreforbruk 614 489 286 355 Kapitalkonto 459 309 190 812 Langsiktig gjeld Herav: 1 797 195 846 573 Pensjonsforpliktelser 1 797 195 846 573 Kortsiktig gjeld Herav: Annen kortsiktig gjeld 1 313 716 1 038 537 831 017 780 463 482 699 258 074 5 039 789 3 467 996 Kortsiktige fordringer Premieavvik EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Herav: Premieavvik SUM EGENKAPITAL OG GJELD
9/17 Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 17/145201 Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 : Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 Arkivsakdok. Saksbehandler 17/145201 Line Bosnes Hegna Saksgang Temark Representantskapet Møtedato 08.11.2017 Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 Forslag til vedtak: Kostnadene fordelses for året 2018 som vist i saken, med totalt 6 390 000. Saksopplysninger: Det er representantskapet som vedtar rammen for sekretariatets budsjett. Kostnadene fordeles mellom eierne etter vedtatt kostnadsfordelingsmodell. I denne modellen har i fastsatt følgende: Fastbeløp, kr 20 000 for fylkeskommuner og kommuner over innbyggere. Eierandel (basert på folketall) Antall planlagte møter etter avtale Hvert element er vektlagt som følger: Fastbeløp Eierandel med 70% Antall møter med 30% Fordelingen vises på side 2 i saken. 1
9/17 Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 17/145201 Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 : Fordeling av kostnader mellom eierne i 2018 Kommune TFK 498 641 485 482 13 159 %ØKNING 2,7 Porsgrunn 405 968 395 551 10 417 2,6 Notodden 231 458 226 324 5 134 2,2 Siljan 106 731 103 973 2 758 2,6 Bamble 244 461 238 921 5 540 2,3 Kragerø 221 056 216 206 4 850 2,2 Drangedal 139 590 135 980 3 610 2,6 Nome 155 193 151 055 4 138 2,7 Bø 144 791 140 936 3 855 2,7 Sauherad 139 590 135 980 3 610 2,6 Tinn 152 593 148 577 4 016 2,7 Hjartdal 111 417 108 619 2 798 2,5 Seljord 109 331 106 461 2 870 2,7 Kviteseid 106 731 103 973 2 758 2,6 Nissedal 98 929 96 445 2 484 2,6 Fyresdal 98 929 96 445 2 484 2,6 Tokke 106 731 103 973 2 758 2,6 Vinje 114 533 111 521 3 012 2,7 AAFK 479 301 466 425 12 879 2,7 Risør 102 666 100 369 2 297 2,3 Grimstad 219 240 204 971 14 269 6,9 Økning antall møter fra 6 til 7 Arendal 359 157 340 551 18 606 5,5 Økning antall møter fra 7 til 8 Gjerstad 82 892 80 853 2 039 2,5 Vegårshei 82 892 80 853 2 039 2,5 Tvedestrand 92 779 90 654 2 125 2,3 Froland 92 779 90 654 2 125 2,3 Lillesand 166 009 162 929 3 080 1,9 Birkenes 92 779 90 654 2 125 2,3 Åmli 92 779 80 852 11 927 14,7 VAF 479 301 466 425 12 876 2,7 Kristiansand 445 844 434 166 11 678 2,7 Vennesla 156 122 153 238 2 884 1,9 92 779 90 654 2 125 2,3 166 009 162 841 3 168 1,9 6 390000 6 203 511 186 489 Songdalen Søgne SUM 2018 2017 KRØKNING 2 Merknader Økning antall møter fra 4 til 5
10/17 Økonomiplan for Temark 20192022 17/145281 Økonomiplan for Temark 20182021 : Økonomiplan for Temark 20182021 Arkivsakdok. Saksbehandler 17/145281 Line Bosnes Hegna Saksgang Temark Representantskapet Møtedato 08.11.2017 Økonomiplan for Temark 20182021 Forslag til vedtak: Økonomiplanen for 20182021 vedtas. Saksopplysninger: I følge lov om interkommunale selskaper 21, skal representantskapet ev gang i året vedta selskapets økonomiplan. Det står videre i bestemmelsen: Representantskapet skal en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Den skal legges til grunn ved selskapets budsjettarbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver, herunder investeringsplaner og finansieringen av disse i denne perioden. I økonomiplanen skal det inngå en oversikt over selskapets samlede gjeldsbyrde og utgifter til renter og avdrag i planperioden. Pris og lønnsvekst Temark har i sine budsjettforutsetninger tatt utgangspunkt i Finansdepartementets anslag for pris og lønnsvekst. I de senere årene har det ligget i underkant av 3 %. Inntektene Representantskapet vil behandlet budsjettet for Temark for 2018 der det legges til grunn en justering på 3,1 % fra 2017. I kommende planperiode foreslår styret en økning på 3% for årene 2019, 2020 og 2021. Dette gir følgende oversikt: For økonomiplanperioden 20182021 kan innteksrammen for Temark og kostnadsrammen for eierekommuene fremskrives som følger: Ramme Fordeling på kommuner 2018 6 747 000 6 390 000 2019 6 949 410 6 581 700 1 2020 7 157 892 6 779 151 2021 7 372 718 6 982 525
10/17 Økonomiplan for Temark 20192022 17/145281 Økonomiplan for Temark 20182021 : Økonomiplan for Temark 20182021 Økonomiplanen legger som utgangspunkt opp til samme aktivitetsnivå som forutsatt i budsjettet for 2018. Det vil imidlertid komme noen endringer i 2019 og 2020 grunnet region og kommunesammenslåinger i området vårt. Sammenslåingene vil påvirke både eierfordeling og antall møter (rammen vår), men vi vet foreløpig ikke helt hvordan. Dette vil vi jobbe med i 2018. Det legges derfor inn defaltor på 3% som tidligere. Driften i økonomiperioden belaster ikke balansen. Oppsatt aktivitet går hvert år i balanse, 2
11/17 Eventuelt 08.11.17 17/0020510 Eventuelt 08.11.17 : Eventuelt 08.11.17 Arkivsakdok. Saksbehandler 17/0020510 Line Bosnes Hegna Saksgang Temark Representantskapet Møtedato 08.11.2017 Eventuelt 08.11.17 1