PROSJEKT NYE STAVANGER Prosjektmandat: P 2 - Valg 2019 forberedelse til kommunevalget Veiledning Prosjektmandatet vil utgjøre fundamentet for gjennomføring av prosjektet og være utgangspunkt for oppfølging av prosjektet. Prosjektmandatet lagres i en første godkjent versjon og oppdateres senere gjennom prosjektet etter behov. Prosjektmandatet vil sammen med sluttrapporten være et utgangspunkt for en eventuell evaluering av prosjektet. Side 1 av 5
INNHOLDSFORTEGNELSE Innhold 1 BESKRIVELSE AV PROSJEKTET... 3 2 PROSJEKTETS FORMÅL (NYTTEVERDI)... 3 3 PROSJEKTETS LEVERANSER... 3 4 FRAMDRIFT... 4 5 ORGANISERING... 4 6 AVHENGIGHETER... 4 7 KOMMUNIKASJON... 5 8 PROSJEKTPLAN... 5 9 RAPPORTERING... 5 Side 2 av 5
DOKUMENTINFORMASJON Logg over versjoner og endring Oppdatering av dette dokument skjer fortløpende inntil dokumentet er endelig godkjent. Ved første gangs godkjenning av dokumentet opprettes en 1.0 versjon. Ved oppdateringer/endringer i dokumentet må gjeldende versjonshåndteringsrutine følges. Versj. Dato Endringsbeskrivelse Utført av 1.0 23.03.2018 Første versjon Karen Hirth Thorsen Godkjent av 2.0 Per Kristian Vareide Prosjektrådmann Program Nye Stavanger 27.03.2018 1 BESKRIVELSE AV PROSJEKTET Prosjekt «Valg 2019 forberedelse til kommunevalget» inngår som en del av arbeidet med etableringen av Nye Stavanger. Sammenslåingen av Stavanger, Rennesøy og Finnøy til Nye Stavanger innebærer at det ved kommunestyret- og fylkestingsvalget 2019 skal velges representanter fra disse kommunene til kommunestyret i den nye kommunen. Kommunestyret i den nye kommunen skal ha 67 medlemmer. Representantene velges basert på antall valgstemmer for kommunene Stavanger, Rennesøy og Finnøy. Det betyr at de tre kommunene til sammen er ett valgdistrikt. Prosjektet skal komme med forslag til nødvendig harmonisering og endringer for gjennomføring av kommune- og fylkestingsvalget 2019 i Nye Stavanger, basert på lover og forskrifter som regulerer valget. Følgende vedtak og føringer ligger til grunn for prosjektets leveranser: - Nye Stavanger skal baseres på en formannskapsmodell, jf Prinsippdokumentets punkt 3. - Kommunestyret skal ha 67 medlemmer, jf Tilleggsavtalens punkt 5. 2 PROSJEKTETS FORMÅL (NYTTEVERDI) Prosjektet skal legge til rette for: - at valggjennomføringen opprettholder høy tillit og legitimitet hos innbyggerne og andre aktører - at alle innbyggere får likeverdige muligheter til å delta i valggjennomføringen - høy valgdeltakelse 3 PROSJEKTETS LEVERANSER Prosjektet har følgende leveranser: 1. Forslag til nødvendig harmonisering av lokal valgordning 2. Forslag til inndeling av valgkretser 3. Vurdering av økonomiske og administrative konsekvenser av løsningene Side 3 av 5
Forslag til løsninger skal ivareta prosjektets formål (omtalt i punkt 2) samt målene og ambisjonene som fremgår av intensjonsavtalen og prinsippdokumentet. Prosjektet r apporterer til fellesnemda. Prosjektrådmannen gir sin uttalelse til innstilling fra politiske prosjekter til fellesnemda. 4 FRAMDRIFT Prosjektet skal starte opp umiddelbart etter at prosjektmandat er vedtatt av fellesnemnda og skal gjennomføres innen 30.10.2018. Prosjektet har følgende hovedfaser: 5 ORGANISERING Prosjektet er organisert som et politisk prosjekt. De politiske prosjektene legger fram innstilling til behandling i de politiske organer i programorganisasjonen. Prosjektrådmannen kan gi sin utta lelse til innstillinger fra de politiske prosjektene. Arbeidsutvalget for fellesnemnda (AU) ivaretar styringsgruppefunksjonen for de politiske prosjektene. Dette innebærer at AU har det overordnede ansvaret for at det enkelte prosjektet gjennomføres i henh old til mandat og at leveransene understøtter prosjektets formål. Rolle Navn Kommune - og partitilhørighet Prosjektgruppe 1. Bjarne Kvadsheim (leder) 2. Arnt - Heikki Steinbakk 3. Ottar Sandanger 4. Jørn Kyle Finnesand 5. Frank Arild Normanseth 6. Annbjørg Sørbø Larsen 7. A nne Kristin Bruns 8. Kari Raustein 9. Eline Wolden Bersagel 10. Eirik Faret Sakariassen Sp - Stavanger Ap - Stavanger Ap - Finnøy Frp - Rennesøy H - Rennesøy Krf - Rennesøy Krf - Stavanger H - Stavanger V - Finnøy SV - Stavanger Prosjektet k an opprette arbeidsgrupper ved behov. Pro sjektrådmannen skal bidra med ressurser til tilrettelegging og gjennomføring av prosjektets arbeid, eks. bistand til forberedelse og gjennomføring av møter, utrednin gsarbeid mv. 6 AVHENGIGHETER Prosjektet har vik tige avhengigheter og avgrensninger med fø lgende tema /prosesser i Nye Stavanger : - Lokaldemokrati og politisk organisering (politisk prosjekt) - Identitet, felles kultur og symboler (politisk prosjekt) - Nye Stavanger s deltakelse i Kommunal - og moderniseringsdepartementet s prosjekt om fornyelse og utvi kling av lokaldemokratiet i komm uner med vedtak om sammenslåing - KS l okaldemokratiundersøkelse 2017 - Avgrensning mot valgstyrets oppgaver Side 4 av 5
7 KOMMUNIKASJON Det er vedtatt en kommunikasjonsstrategi for etableringen av Nye Stavanger. Denne strategien inneholder følgende overordnede mål: Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til at innbyggere, ansatte og folkevalgte: - er informerte om hva som skjer i etableringsprosessen - har tillit til etableringen av den nye kommunen og trygghet for resultatet - ser hvilke muligheter det er til å ta del i ulike deler av prosessen Vår kommunikasjon skal: - være åpen og aktiv - være tydelig - komme til rett tid - være samordnet i de tre kommunene Vi skal videre: - legge opp til god dialog og deltakelse - løfte frem de gode krefter som bidrar til å bygge den nye kommunen Det utarbeides en plan for kommunikasjon og involvering, jf. pkt. 8 Prosjektplan. 8 PROSJEKTPLAN Prosjektet skal innen 14.05.2018 utarbeide en mer detaljert prosjektplan for gjennomføring av arbeidet. Prosjektplanen skal utformes i tråd med mandatet og gi utfyllende opplysninger om: Framdrift for prosjektet milepæler og beslutningspunkter Plan for kommunikasjon og involvering Risikovurdering og håndtering Behov for finansiering fra programmet Egen mal for prosjektplan skal benyttes. Prosjektplanen skal godkjennes av Arbeidsutvalget for fellesnemnda. Prosjektrådmannen skal bistå prosjektet i utarbeidelsen av prosjektplanen. 9 RAPPORTERING Prosjektet rapporterer til fellesnemnda via prosjektrådmannen. Prosjektet skal rapportere løpende om status og eventuelle avvik til prosjektrådmannen. Dersom prosjektet oppretter arbeidsgrupper, får disse sitt mandat fra og rapporterer til prosjektet. Side 5 av 5