Fagområde: Administrasjon Dok. type: Rutine Dok. nr.: BKDOK-2005-00432.01 Rev. dato: 24.06.02 Gyldig til: 31.12.2012 Side 1 av 5 Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune 1. Innledning Saksnr: 200206442-4 Saksbehandler: MAMI Delarkiv: BSUT-03 Dato: 24. juni 2002 Det er en overordnet målsetting at elektronisk kommunikasjon skal bli vanlig innad i forvaltningen og i kontakten med publikum og næringsliv. Denne målsettingen forutsetter at dokumenter kan utveksles ved hjelp av e-post. Dette stiller krav til saksbehandlingsregler og rutiner. Bruk av e-post er et av flere viktige virkemidler for å kunne realisere målet om en åpen, tilgjengelig og effektiv forvaltning. Brukerne får tilgang til offentlig informasjon, innsyn i forvaltningens arbeid, og dialog med det offentlige på en helhetlig, enkel og brukerorientert måte. Det foregår et omfattende arbeid på forskjellige felt knyttet til elektronisk saksbehandling, dokumentutveksling og arkivering. Her kan nevnes: eregelprosjektet i regi av Næringsdepartementet. Her har man gått gjennom lovverket for å vurdere om det finnes bestemmelser som hindrer bruk av elektronisk kommunikasjon. Det er nylig foreslått en rekke lovendringer som skal fjerne slike hindringer. Lov om elektronisk signatur. Ny forskrift om elektronisk kommunikasjon med forvaltningen er ventet i nær fremtid. I Bergen kommune er det satt i gang aktiviteter og planlagt tiltak på forskjellige områder for å møte utviklingen og legge til rette for å ta i bruk ny teknologi. E-post tas i bruk som kommunikasjonsmiddel i stadig større utstrekning. E-post erstatter i stor grad telefonkommunikasjon. I tillegg nyttes e-post oftere som erstatning for skriftlig kommunikasjon. Bergen kommune som forvaltningsorgan må sørge for en praksis som sikrer at regelverket blir overholdt og at praksis er ens i alle avdelinger i kommunen. Dette gjelder særlig for e-post som erstatter skriftlig kommunikasjon. Retningslinjer for bruk av e-post i Bergen kommune skal sørge for dette. Det mest sentrale lovverket på området er: Arkivloven med forskrifter - reglene om journalføring og arkivering Offentlighetslovens regler om rett til dokumentinnsyn Forvaltningslovens regler om saksbehandling Forskrift til arkivloven slår fast at de reglene som gjelder for behandling av papirpost også gjelder for e-post når innholdet må regnes som saksdokument. Det å bruke e-post i kommunens saksbehandling vil medføre effektiviseringsgevinster. E-post er tett integrert med vårt saksbehandlingssystem Bksak, og dette gir muligheter for å effektivisere
post-, arkiv- og saksbehandlingen. Inngående e-post til postmottak kan automatisk importeres i bksak fra arkivmodul. Utgående e-post er integrert med både arkiv- og saksbehandlingsmodul. Bergen kommune arbeider mot løsninger for å kunne ta i bruk helelektroniske arkiv. Men inntil full elektronisk saksbehandling er godkjent og tatt i bruk, er Bergen kommunes offisielle saksarkiv, papirarkiv. En forutsetning for å ta i bruk e-post i saksbehandlingen er at alle avdelinger med eget saksarkiv (arkivskapere) skal ha opprettet en egen e-post adresse (postmottak). Opprettelse av en e- posttilgang til avdelingen har konsekvenser, og det er viktig å ha et meget bevisst forhold til dette. Retningslinjer for bruk av e-post gjelder for alle virksomhetene i Bergen kommune, og er i samsvar med Bergen byarkivs retningslinjer til dokument- og arkivrutiner. Arbeidsgruppen som har utarbeidet retningslinjer for bruk av e-post i Bergen kommune har hatt følgende sammensetning: Malfred Misje fra Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester Karin Gjelsten fra Bergen byarkiv Grete Fjeldtvedt fra Byrådsavdeling for miljø og byutvikling Tore Skaug fra Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester Paal Fennell fra Arna bydelsadministrasjon 2. Generelle regler 2.1 E-post som arkivverdige dokumenter All e-post som er saksdokument, skal inngå i avdelingens saksarkiv dersom: den er gjenstand for saksbehandling, eller anses å ha verdi som dokumentasjon Det er ikke formen som avgjør om det er et saksdokument, men innholdet. E-post som inneholder opplysninger eller vurderinger som kan ha betydning for en konkret sak er å regne som saksdokument. Et eksempel kan være nye opplysninger i en konkret forvaltningssak, for eksempel en byggesøknad eller en skjenkebevilling. E-postmeldinger som er saksdokumenter kan ikke fritt sendes som e-post se punkt 4.1. 2.2 Annen e-post (som fritt kan brukes til meldinger) Med annen e-post menes post som ikke er saksdokument etter offentlighetsloven eller som ikke er arkivverdig etter arkivforskriften. Denne bruken av e-post er uproblematisk i forholdet til lovverket og kan fritt brukes. Praktiske eksempler er: private e-postmeldinger e-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for behandling eller dokumentasjon (meldinger, beskjeder). Eksempler på e-post kan være forespørsler om hvordan man går fram for å søke om bestemte ytelser eller tillatelser og lignende, forespørsler om å få tilsendt brosjyrer eller annet opplysningsmateriell og svar på slike forespørsler. e-post som er faglig relatert, men av generell karakter (for eksempel utveksling av faglige synspunkter mellom enkeltpersoner eller nyhetsbrev fra andre virksomheter og prosjekter)
e-post som er av generell informasjonsverdi (for eksempel personalinfo, avdelingsnytt osv.) 2.3 Informasjon til publikum Avdelinger som ønsker å kommunisere med brukere utenfor kommunen (publikum og ikkekommunale instanser) via e-post, skal aktivt legge til rette for bruk av avdelingens offisielle e- postadresse utad. Alle e-postadresser skal bygges opp etter enhetlige retningslinjer utarbeidet av IT-seksjonen. Avdelingene bør informere om enkelte generelle forhold vedrørende bruk av e-post. Behovet for å informere kan variere noe avhengig av sakstypene avdelingen behandler og hvilken pågang avdelingen har fra publikum. Slik informasjon må være lett synlig på avdelingens hjemmesider på Internett, og informasjonen bør også legges ut i tilknytning til eventuelle blanketter og søknadsskjema. Dette gjelder følgende informasjon: Skjema, blanketter osv som legges ut på avdelingens hjemmesider kan sendes inn pr e-post der dette er særskilt avtalt. Eksempel er elektroniske byggesøknader, søknad på lærerstillinger. E-post er ikke tilstrekkelig dersom lovbestemmelser stiller krav om underskrift. Dette betyr at for eksempel klager over enkeltvedtak må sendes som vanlig, underskrevet papirpost 1. Avdelingens offisielle e-postadresse (postmottakadressen) kan tas inn i brevark, visittkort, informasjonsmateriell med mer. Denne bør plasseres i tilknytning til telefonnummer og telefaksnummer. 3. Særskilt for inngående post 3.1 Post til avdelingens e-postmottak Innboksen på postmottaket må sjekkes av arkivpersonalet minimum 2 ganger daglig. E-post med elektroniske vedlegg skal gjennomgås og vurderes på lik linje med papirbasert post som kommer inn til Bergen kommune. E-post som ikke er saksdokument videresendes til leder/saksbehandler E-post som kommer inn til feil postmottak skal så langt det er mulig videresendes til riktig postmottak, og avsender skal orienteres om dette. Journalpliktig e-post registreres i Bksak (importeres automatisk i Bksak). Elektronisk fordeling skjer i Bksak. Journalpliktig e-post inklusive vedlegg skrives ut og arkiveres i saksmappen E-post som kommer inn til postmottakene må ikke slettes fra postmottakets postkasse før den er gjennomgått mht journalføring og arkivering og fordelt elektronisk til rette vedkommende. 3.2 Post direkte adressert til ansattes e-postadresse Dersom ansatte mottar journalpliktig e-post (saksdokument) i sin innkurv, skal denne umiddelbart videresendes til avdelingens postmottak for journalføring i Bksak og arkivering. 1 Det er endringer på gang i både forvaltningsloven og annet lovverk for å fjerne hindringer for elektronisk kommunikasjon. Endringer i veiledningen vil bli vurdert som en følge av dette.
4. Særskilt for utgående e-post. 4.1 Sende journalpliktig saksdokument Dersom et journalpliktig saksdokument skal sendes pr e-post, skal dette skje på følgende måte: Dokumentet opprettes og behandles på vanlig måte i Bksak. Alle journalpliktige dokumenter skal produseres i Bksak. Dokumentet sendes som vedlegg til e-postmeldingen. Det journalpliktige dokumentet skal være ferdigbehandlet først; dvs godkjent (og evt underskrevet) av rette vedkommende samt journalført / levert til journalføring. Det journalpliktige saksdokumentet sendes i tillegg til adressaten som papirpost. I tilfeller der hensikten med forsendelsen er å drøfte et saksutkast, gjelder ikke kravet om at dokumentet må være ferdigbehandlet. E-postmeldingen journalføres ikke, fordi dette ivaretas gjennom rutinene som gjelder for originaldokumentet. 4.2 Innsyn i saksdokumenter (eksternt) Innsyn i saksdokumenter som allerede er opprettet og ferdigbehandlet som vanlig papirdokument, kan gis gjennom å sende kopi av dokumentet som vedlegg til e-postmelding. Det er da ikke nødvendig å sende papirkopi til den som ber om innsyn. 4.3 Orientering internt i kommunen Internt i kommunen kan innsyn i dokumenter i Bksak gis gjennom å sende en link til dokumentet i e-postmeldingen. For å kunne lese dokumenter referert med link, må dokumentet være ferdigbehandlet i Bksak. Mottakere må være medlem i tilgangsgruppe som er registrert på dokumentet i Bksak. 4.4 Taushetsbelagte opplysninger E-post skal ikke benyttes til forsendelse av taushetsbelagte opplysninger. For dokumenter som skal unntas offentlighet etter offentlighetslovens 5 eller 6 fordi innholdet kan skade eller være til ulempe for kommunens eller privatpersons interesser, bør forsendelse pr. e-post unngås. 4.5 Bruk av e-post og fullmakter Den enkelte må forsikre seg om at han / hun har myndighet og / eller fullmakt i forhold til innholdet i den e-postmelding som sendes ut. Hvis meldingen har et slikt innhold at det kreves samtykke fra overordnede, må den enkelte selv forsikre seg om at dette foreligger. Dette gjelder særlig for e-postmeldinger som sendes til andre avdelinger i kommunen eller til eksterne brukere. 4.6 E-post og åndsverkloven Grafikk, tekst lyd og bilder kopiert fra Internett web-sider som man sender pr. e-post skal merkes med web-sidens Internett adresse (URL) slik at det fremgår at disse kan være beskyttet etter åndsverkloven.
Grafikk, tekst, lyd og bilder som er beskyttet etter åndsverkloven og som mottas med e-post må ikke gjenbrukes, gjøres tilgjengelig eller bearbeides på måter som kan krenke opphavsmannens rettigheter.