Viken 2020 Kommunikasjonsplan 2018-2019 Vedtatt i fellesnemda 04.09.18
Innledning Viken fylkeskommune er en ny organisasjon og et nytt fylke som skal skapes og utvikles. God kommunikasjon er avgjørende for å lykkes i denne prosessen, og blir et sentralt strategisk virkemiddel for å nå målene til den nye fylkeskommunen. Etablering av den nye fylkeskommunen Viken, utløser et stort kommunikasjonsbehov. Kommunelovens 4 pålegger fylkeskommunene å drive "aktiv informasjon om sin virksomhet" og å "legge forholdene best mulig til rette for offentlig innsyn" i forvaltningen. En aktiv og åpen kommunikasjon skal bidra til en god prosess der prosjektets målgruppe får nok, riktig og samtidig informasjon og at det er tilrettelagt for dialog og medvirkning. Den skal også være med på å bygge opp en ny kultur og identitet i den nye fylkeskommunen Viken. Kommunikasjonsplan bygger på Kommunikasjonsstrategi for Viken 2018-2020 (vedtatt i fellesnemda 02.02.2018). Ansvar for kommunikasjonsplan Harald Horne og kommunikasjonsansvarlig for prosjekt Viken 2020. Hvem uttaler seg? Som hovedregel uttaler leder for fellesnemnda, Anette M. Solli seg om det politiske, og hovedprosjektleder Harald Horne om det administrative på vegne av Viken.
Prinsipper og mål for kommunikasjon Å skape en ny, moderne og fremtidsrettet organisasjon og et nytt arbeidsfellesskap, er avhengig av en helhetlig og samkjørt kommunikasjon. Det bidrar til å skape troverdighet og tillit til prosessen og oppdraget. For å få til dette og for å møte informasjonsbehovet til de ulike målgruppene gjelder følgende prinsipper: Vi er samkjørte, aktive og gir nødvendig informasjon til målgruppene. Vi legger vekt på at vi skaper noe nytt, ikke bare slår sammen tre fylkeskommuner. Vi sørger for at informasjon om prosessen er lett tilgjengelig. Vi er lyttende og åpne for dialog. Vi kommuniserer med et klart og forståelig språk og er raske i våre tilbakemeldinger. Vanskelige spørsmål og etiske problemstillinger møtes åpent og direkte. Vi deler samtidig og lik informasjon til alle ansatte 1 Interne kommunikasjonsmål Skape engasjementet og bidra til en ny, felles kultur og identitet Redusere usikkerhet rundt prosessen, skape trygghet og tillit. Kommunikasjonen skal være aktiv, tilgjengelig og regelmessig. Kommunikasjonen skal legge opp til dialog og medvirkning. Eksterne kommunikasjonsmål Synliggjøre Viken fylkeskommune som en ny og viktig samfunnsaktør Styrke kunnskapen om Viken, informere om våre oppgaver og tjenester, på en enkel og lettfattelig måte, med et klart språk. Øke interessen og engasjementet for Viken fylkeskommune. Engasjere innbyggerne i Østfold/Akershus/Buskerud til å stemme ved valget 2019 1 Prinsippet ble supplert til kommunikasjonsstrategien etter drøftingsmøte med tillitsvalgte 13.8.18
Målgrupper Det vil variere hvilke målgrupper vi må prioritere i ulike tidsfaser. Denne visuelle fremstillingen gir et inntrykk av hvordan vi vurderer behov for hovedfokus per dags dato. Eksterne målgrupper er presentert i farger. Prioritering blir justert fortløpende etter behov. 100 % Prioriterte målgrupper 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Frivillige organisajoner og Forskning og utdanningsinstitusjoner Næringsliv, samarbeidspartnere, selskap vi har eierskap i og leverandører Sentrale myndigheter Kommuner Innbyggere med stemmerett og/eller som bruker våre tjenester Arbeidsgrupper Viken Fylkespolitikere Ansatte, tillitsvalgte og ansattrepresentanter
Kanaler Ledere Ledere er ansvarlig for kommunikasjon til medarbeidere i linjen og videreformidler innspill fra ansatte til prosjektkontoret. Tillitsvalgte og verneombud Verneombudets rolle er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. De ansattes representanter ivaretar ansattes interesser i omstillingsprosessen og bistår med råd og veiledning. De tillitsvalgte har informasjonsansvar overfor sine medlemmer og skal melde inn til prosjektadministrasjonen problemstillinger og saker de ansatte er opptatt av og som angår etablering av Viken. På den måten sikrer vi at kommunikasjonen går begge veier. Nettsider Viken2020.no er hovedkanal for prosjektet. Her kan man følge arbeidet og fremgangen i de politiske arbeidsgruppene som presenterer status og videre planer. Intranett Informasjon til ansatte finnes primært under egen fane på nye viken2020.no. Nyhetssakene for ansatte kan også publiseres som ingress på eksisterende intranett, med lenke til de nye nettsidene slik at alle blir vant til å følge med der. Fellesnemda Nettstrømming av møtene, slik at alle som ønsker kan følge med på beslutningene. Partssammensatt utvalg PSU sikrer forankring og kommunikasjon mellom folkevalgte og tillitsvalgte. Møtene er åpne. Informasjonsmøter Månedlige informasjonsmøter i egne organisasjoner ledet av respektive fylkesrådmenn. alternerer på å besøke de lokale informasjonsmøtene og gir informasjon fra prosjektkontoret og svarer på spørsmål. Disse møtene strømmes og/eller legges ut på viken2020.no/ansatte etter møtet. Informasjonsmøter bør avvikles så snart som mulig etter fellesnemda. Ledergruppemøter avholder jevnlige ledermøter for å for å sikre god kommunikasjon og koordinering. Møtefora tilpasses overgang til ny organisasjon med blant annet ledergruppemøter, prosjektledermøter og storsamlinger for alle ledere i de tre fylkeskommunene. Arrangementer Vi skaper møteplasser på tvers av fylkene, både internt og med viktige målgrupper underveis i prosessen. Vi markerer overgang til ny fylkeskommune.
Samhandlingsverktøy Vi bruker samhandlingsverktøy i Office 365 for å gjennomføre prosjektet og forberede ansatte på overgang til Viken. Vi tilrettelegger for å delta i møter via Skype for business. Nyhetsvarslinger På nettsidene. Her kan ansatte og andre abonnere på generelle nyhetsoppdateringer direkte fra forsiden og/eller nyheter på ansatt-siden. Sosiale medier Viken fylkeskommune på Facebook og twitter administreres av prosjektkontoret. Folkevalgte og ansatte oppfordres til å like og dele FB-siden. Sosiale medier blir viktige i kampanjer for valget 2019 og for å kommunisere Viken til innbyggere. Media Pressemeldinger og tilrettelagt budskap for ulike media. Politikere og eventuelt fylkesdirektører bidrar med kronikker og debattinnlegg som får frem fylkeskommunens nye rolle i samfunnet. Budskap Når mål og nye oppgaver for Viken er klart, utarbeider vi budskap vinklet mot de ulike målgruppene. Oppdateres fortløpende. Tiltak I prosessen frem mot Viken vil de ulike arbeidsgruppene ha fokus på forskjellige målgrupper og utarbeider egne kommunikasjonsplaner etter behov. Siden vi er i en prosess med store endringer må tiltaksplanen justeres fortløpende for å være effektiv. Her følger en foreløpig oversikt på planlagte tiltak for intern- og eksternkommunikasjon per dags dato.
Fortløpende Internkommunikasjon Tid Hva er tiltaket Budskap/hvorfor Kanal Målgruppe Utfører Ansvarlig avsender Informasjonsmøter med Oppdatering og Ansatte ansatte motivere for endring. Oppdatere nettsiden med nyheter/referater/ Meldinger for ansatte Nyheter, rutiner og status for arbeidsgrupper i Viken Infomateriell om Viken: Video, foto, pp, midlertidig logo, grafisk design, maler Tidsfrister og status fremdrift, spesielt for avhengigheter mellom arbeidsgrupper. Oversikt på rutiner og krav til rapportering. Bygge felles Vikenkultur Lokale møter og video på viken2020.no Fylkesrådmenn, fylkesordførere, hovedprosjekt-leder og tillitsvalgte Rådmenn, hovedprosjektleder og tillitsvalgte Viken2020.no Ansatte * Bygge felles Vikenkultur. Sørge for samtidig og lik informasjon til alle Sharepointprosjektrommet og koordineringsmøter Viken2020.no/ans atte Deltakere i arbeidsgrupper Ansatte som skal presentere Viken et, med bistand fra A3 kommunikasjon og ressurser fra og P1 Visjon, mål, verdier og symboler Jan - august 2018 April - mai Aug Visjonsprosess Nye nettsider for ansatte med mulighet for å sende spørsmål og mulighet for å abonnere på nyhetsvarsel Hva skal Viken stå for og strekke seg mot? Åpenhet og dialog i omorganisering Innspillprosess Viken2020.no/ans atte Publikum, fylkeselevråd, folkevalgte og ansatte Ansatte et, A3 kommunikasjon med bistand fra ressurser fra A3 kommunikasjon ressurser fra og konsulentselskap og P1 - Visjon, mål, verdier og symboler
Aug des 2018 Sept Sept Okt + 2-3 ganger til Styringsdokument/ fremdriftsplan/tidslinje for hovedprosjekt Overordnede mål for Viken Storsamling: Involvere alle ledere i prosjekt Viken Få frem når det er mulig å påvirke og hva som er bestemt/gjennomført Forklare hva Viken skal være og bety for ansatte og innbyggerne Oppdatering, få innspill og motivere for endring Okt-des Verdiprosessen Bygge felles kultur: Hva kjennetegner oss, hva står vi for? Okt-des Organisasjonen Viken Informere om endringer i organisering av Viken. Okt-nov Innkjøpsavtaler Viken Få tydelig frem hvilke avtaler som gjelder for innkjøp og bestillingsrutiner. Viken2020.no/ans atte og ansattportal i eksisterende fylker Felles prosjektledermøter Septjan 2019 Informasjonsdeling på tvers av arbeidsgruppene (A- og P) hvor det er avhengigheter Kommunisere prosesser for innplassering i ny stilling innen 15.06.19 Effektivisere tjenester mot målgrupper, koordinere involvering av interessenter Rettigheter, muligheter og tydelig prosess Viken2020.no Viken2020.no Ledersamlinger Møter på tvers av fagseksjonene i dagens tre organisasjoner. Ansatte og folkevalgte Ansatte og folkevalgte Ledere i sentraladm. (inkl. seksjonsledere) og i virksomheter Ansatte, ledere og folkevalgte Folkevalgte og prosjektkontor Alle arbeidsgruppene, medarbeidere og ledere i de tre fylkeskommunene Folkevalgte P1 - Visjon, mål, verdier og symboler, A1 HRM, Viken2020.no Ansatte Viken2020.no/ans atte og lokale møter. Egen kommunikasjonsp lan Ansatte som gjør innkjøp Ledere og prosjektmedarbeid ere Ansatte og tillitsvalgte A4.4- innkjøp og prosjektkontor og A1 - HRM og rådmenn og administrative ledere A4 økonomi, nye linjeledere (Fylkesdirektører i Viken)
Okt Kartlegging Undersøke arbeidsmiljø og internkommunikasjon i Viken-prosessen. Kartlegging gjentas ved behov. Septdes Okt-des Fagsamlinger med ansatte på tvers av fylkene. SAMS og andre som skal inn i Viken som følge av stortingsvedtak. Bygge felles Vikenkultur. Integrering i vår organisasjon Nettskjema, intranett og epost Ansatte i sentraladm. og A1 Samlinger Ansatte Fylkes- og fagdirektører, A1 HRM, alle arbeidsgrupper, linjeledere i eksisterende fylkeskommuner Egne kommunikasjonsp laner. Nye ansatte som skal inn + dagens ansatte + ledere + tillitsvalgte A1 HRM, A3 Kommunikasjon, A6 - Samferdsel Må gjøres i samarbeid med tillitsvalgte og tidligere organisasjon for de ansatte og nye fylkesdirektører i Viken Delt ansvar: + leder for organisasjon som gir fra seg ansatte. 2019 Vår Koordinere prinsipper/opplæring i digital samhandling Hvordan bruker vi verktøy for et godt samarbeid? Viken2020.no og kurs/workshops Ansatte, med fokus på sentraladm. et, A2 Digitalisering, samhandling og innovasjon, alle arbeidsgrupper
Eksternkommunikasjon Tid Hva er tiltaket Budskap Kanal Målgruppe Utfører Ansvarlig avsender Produksjon av nyheter fra Åpenhet om aktivitet Nettsider, sosiale Innbyggere, og A3 løpende drift og fra medier og media folkevalgte, - kommunikasjon politiske møter og innsalg sentrale til media myndigheter Presentasjoner/infomøter om Viken Bygge kjennskap og kunnskap om Viken Fysiske møter Næringsforeninger, kommuner., prosjektkontor, med bistand fra A3 kommunikasjon og / prosjektkontor Fortløpende Dialog med/involvering av interessenter Politisk påvirkningsarbeid, medieinnsalg, kronikker Behov for å koordinere mot like målgrupper for ulike arbeidsgrupper Styrke Vikens og fylkeskommunenes posisjon og oppgaver. Egen kommunikasjonsplan (se punkt om regionale planprosesser). Møter, korrespondanse, høringer og media. Interessenter defineres når arbeidet med regionale planprosesser skal i gang og samfunnsutviklerrollen blir tydeligere Storting, regjering, KS, departement, media og innbyggere. Fylkesdirektører/ prosjektkontor i samarbeid med ledere for arbeidsgrupper. Folkevalgte, prosjektkontor, A3 kommunikasjon med bistand fra ressurser i og P6 Samfunnsutvikling/A 7 Plan og styring P3 Oppfølging av ekspertutvalgets arbeid, Viken i bilder: foto, illustrasjoner og video Dette er Viken. Vise fram bredden i geografien og fylkeskommunens aktiviteter Nettsider, sosiale medier og media Innbyggere og A3 kommunikasjon ressurser i
Jan jul 2018 Aug des 2018 Feb Midlertidig grafisk profil og logo Mai Visjonsprosess Hva skal Viken være om 10 år? Juni Aug Septdes Stillingsannonser for ledige stillinger Midlertidig nettside versjon 2 Utforming av nytt fylkesvåpen Regionale planprosesser Viken som attraktiv arbeidsplass Viken2020.no A3 kommunikasjon Viken2020.no, sosiale medier Innbyggere A3 kommunikasjon, organisasjonsutviklin gsressurser fra eksisterende liner Stillingsannonser Potensielle søkere med bistand fra A1 HRM og ressurser fra Pågående aktivitet Viken2020.no Innbyggere et, A3 Kommunikasjon ressurser fra og konsulentselskap Involvere og skape engasjement/ oppmerksomhet ved å utlyse konkurranse Styrking av samfunnsutviklerrollen, bygge kjennskap og engasjement rundt fylkeskommunes oppgaver og rolle. Viken2020.no, sosiale medier og media Egne planer med egen kommunikasjonsplan. Innbyggere Kommuner, lag og frivillige organisasjoner og statlige etater på regionalt nivå et, A3 Kommunikasjon ressurser fra og konsulentselskap P6 Samfunnsutviklerroll en og de administrative arbeidsgruppene for fagområder i A5 kompetanse A6 samferdsel, A7 plan og styringssystem, P1 - Visjon, mål, verdier og symboler / prosjektkontor P1 - Visjon, mål, verdier og symboler P6 - Samfunnsutviklerroll en/
Novdes Besøke lokale medier/redaksjoner for å bygge kunnskap og kjennskap til Viken og informere om Valg 2019 Bygge nettverk for mediekontakt Vår Kampanje for valg 2019 Øke valgdeltakelse, styrke demokratiet og bygge kjennskap og engasjement rundt Vikens oppgaver og rolle Fysiske møter Nettsider, sosiale medier, medier og grafisk materiell. Egen kommunikasjonspl an. Redaktører og journalister Innbyggere med stemmerett A8 helhetlig virkemiddelbruk og A9 Tannhelse Kommunikasjonsans varlige et, P5 Valg 2019 med bistand fra ressurser i P5 Valg 2019, 2019 Starter vår og pågår over lengre tid Høst Høst Grafisk profil og skilting Større kampanje for å bygge Viken-identitet og kjennskap til det nye fylket Hvordan bruke våre tjenester og søke om tilskudd. Bygger på symboler og fylkesvåpen Mål, visjon og verdier Tilpasses ulike målgrupper Nettsider, sosiale medier og grafisk materiell og skilting av bygg, biler og klær. Egen kommunikasjonspl an koblet med valg 2019, men fortsetter etterpå. Nettsider, sosiale medier og grafisk materiell. Innbyggere Innbyggere Kommuner, frivillige organisasjoner, næringsliv og innbyggere Kommunikasjonssjef, A3 -Kommunikasjon ressurser i Kommunikasjonssjef, folkevalgte og prosjektkontoret Fagsjefer og kommunikasjonssjef ressurser i eksisterende linje P1/Visjon, mål, verdier og symboler, Hoved-prosjektleder Hoved-prosjektleder
Klar 01.10 lansere 01.01. 2020 Nettsider for Viken fylkeskommune Bidra til å løse målgruppenes behov. Viken.no Kommuner, frivillige organisasjoner, næringsliv og innbyggere A3 kommunikasjon, ressurser i eksisterende linje * Mye kommunikasjonsarbeid ved prosjektkontor vil i praksis måtte gjennomføres av kommunikasjonsmedarbeidere i de tre fylkene. Kommunikasjonsansvarlig for Viken avtaler delegering av oppgaver med kommunikasjonssjefene, slik at ansatte får oppgaver via eksisterende linje. A3/Kommunikasjons sjef