Føringer for arbeidet med dimensjonering og avgrensing av nye fellestjenester

Universitetsdirektøren Arkivref.: 2016/1514 Dato: 12.03.2018 Avdeling for bygg og eiendom Avdeling for forskning og utviklingsarbeid Avdeling for IT Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt Avdeling for personal og organisasjon Avdeling for utdanning Avdeling for økonomi Det helsevitenskapelige fakultet Det juridiske fakultet Det kunstfaglige fakultet Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi Fakultet for naturvitenskap og teknologi Midlertidig enhet i Alta Ledelse og administrasjon Harstad Tromsø Museum - Universitetsmuseet Universitetsbiblioteket Tjenestemannsorganisasjonene Føringer for arbeidet med dimensjonering og avgrensing av nye fellestjenester Universitetsdirektøren vil i dette notatet ta stilling til innkomne notater med forslag til avgrensing av nye administrative fellestjenester. I tillegg vil det bli lagt føringer for det forestående arbeidet med å dimensjonere nye enheter i administrasjonen etter styrets vedtak i sak S-5/18. Etter bestilling fra universitetsdirektøren er det i tre omganger utformet notater med forslag til avgrensing og dimensjonering av fellestjenester. Alle notater er tilgjengelig på nettsiden til Adm2020: www.uit.no/adm2020, samt i ephorte sak 2016/1514. Universitetsdirektørens overordnede vurdering er at man gjennom de to siste rundene har kommet langt i å avgrense de fleste tjenestene, mens det gjenstår et større arbeid med henblikk på dimensjonering. Dette er forventet og i samsvar med den trinnvise prosessplanen som er lagt for Adm2020. Samtidig er det hensiktsmessig å fastsette noen premisser for arbeidet med dimensjonering, slik at dette kan skje på en mest mulig enhetlig måte. Overordnede føringer for arbeidet med dimensjonering Hensikten med Adm2020 er å skape mer robuste administrative miljø som skal gi standardiserte tjenester. Samtidig skal både etableringen av fellestjenester i den nye organisatoriske strukturen bidra til at UiT når innsparingsmålene som styret sluttet seg til i sak S-5/18 og som bl.a. legger til grunn at antall årsverk skal Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no

reduseres med 5 8 % sammenlignet med nivået da regjeringens reform for avbyråkratisering og effektivisering startet. Dimensjoneringen av enheter og nye tjenester må ta høyde for begge deler. To grunnleggende hensyn må tas i dimensjoneringen. Det ene er hensynet til at alle de administrative enhetene må ha en tilstrekkelig bemanning til å kunne utføre de oppgavene som ligger innenfor sine definerte tjenesteområder. Det andre hensynet er at dimensjoneringen verken skal føre til økt ressursbruk eller bidra til at andre nødvendige tjenester blir svekket på en uakseptabel måte. I lys av begge hensyn er det viktig å skille mellom tjenester som har karakter av å være virksomhetskritiske og tjenester som ikke er det i samme grad. Tjenester som ikke er virksomhetskritiske kan «underdimensjoneres» uten at det fører til opphør av avgjørende leveranser i organisasjonen. Ambisjonsnivået for slike tjenester kan også nedjusteres og tilpasses tilgjengelige ressurser/innsparingskrav uten at det er uforsvarlig (se nedenfor). I dimensjoneringen må bemanningsplanene på alle nivåene i organisasjonen være nøkterne. Man må å påse at underliggende nivåer ikke legger opp til å ha egne funksjoner på områder som skal ivaretas av overordnede nivå. De underliggende nivåene må også ta høyde for at det må skje et avtak av ressurser til fellestjenester som skal ivaretas av nivå 2 og 1. Samtidig må overordnede nivå unngå å allokere ressurser til egne tjenester i et omfang som gjør det umulig for underliggende nivå i ivareta sine virksomhetskritiske oppgaver. Alle ansatte som i henhold til omstillingsavtalen har krav på tilbud om videre stilling ved UiT, skal innplasseres. Ved enheter som i svært liten eller ingen grad er berørt av omorganiseringer og innføring av nye fellestjenester skal det foretas en forenklet «blokkvis» avklaring om videreføring av eksisterende enheter og stillinger. En foreløpig versjon av mal for bemanningsplaner er vedlagt. Endelig versjon av malen gjøres tilgjengelig på nettsiden til Adm2020 i løpet av onsdag 14.mars. Beregninger og estimat i samband med dimensjonering Det er avgjørende at dimensjoneringen i størst mulig grad tar utgangspunkt i objektive størrelser/produksjonsmål som gir et pålitelig bilde av ressursbehovet. Dette kan enten være knyttet til sammenligning («benchmarking») med andre institusjoner som har tilsvarende tjenester/enheter og/eller bruk av erfaringstall fra UiT som gir en pekepinn på produksjonskapasitet per stilling eller samlet tjenestevolum. I tillegg til slike beregninger, må det også gjøres estimat basert på eksisterende ressurser og kompetanse i organisasjonen. Første steg i en slik «realdimensjonering» kan være å identifisere stillinger der 50 100% av arbeidsoppgavene i dag er knyttet til oppgaver på feltet. For tjenester der det ikke finnes pålitelige produksjonsmål eller muligheter for benchmarking må dimensjoneringen primært være basert på denne type anslag. Kompetansekartleggingen som ble gjennomført sommeren 2017 gir et bilde av hvordan oppgaver og kompetanse fordeler seg mellom ulike administrative områder i organisasjonen som helhet. Den gir også god hjelp til å identifisere stillinger som primært har sine hovedoppgaver innenfor ett eller to administrative fagfelt, men må ellers brukes med stor varsomhet i dimensjoneringen av tjenestene. Kompetansekartleggingen kan ikke brukes til å slå sammen små brøkstillinger til nye hele stillinger som et sumerisk grunnlag for dimensjonering og bemanningsplaner. I dimensjoneringsarbeidet skal det heller ikke planlegges tjenester eller funksjoner som forutsetter kompetanse som ikke finnes i organisasjonen, og som dermed forutsetter rekruttering av nye ansatte utenfra. Kommentarer til avgrensing og dimensjonering av de nye fellestjenestene Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2

Fellestjenestene er ikke egne organisatoriske enheter, og det er seksjonene og avdelingene de vil inngå i som det skal utarbeides bemanningsplaner for. I den forbindelse må det legges opp til best mulig ressursutnyttelse innenfor enheten som helhet. Dette er særlig viktig for de sesongbetonte tjenestene der ressursbehovet vil variere gjennom ulike faser av året. Fellestjeneste Avgrensinger Dimensjonering Attestantfunksjon for variabellønn avgrensingen som ble foreslått i notat fra POA i november 2017. Organisatorisk legges ansvaret for tjenesten til seksjonen for HR. Produksjonsmål knyttet til antall transaksjoner og erfaringstall fra UiT skal benyttes i dimensjoneringen. Det skal gjøres sammenligninger med tilsvarende tjeneste på NTNU. Tjenesten er virksomhetskritisk. Det må sikres en god samordning med den sentrale lønnstjenesten. en mer effektiv tjeneste enn i dag med langt færre attestanter og en bedre samlet ressursutnyttelse. Opptak Universitetsdirektøren godkjenner den avgrensingen som opprinnelig ble foreslått i notat fra UTA i november 2017. Dette innebærer at opptak til ph.d. ikke vil omfattes av tjenesten i denne omgang. Organisatorisk legges ansvaret for tjenesten til Seksjon for studieadministrasjon. Ansvaret for deler av fellestjenesten bør legges til Campus Narvik. Produksjonsmål knyttet til antall opptak og erfaringstall fra UiT skal benyttes videre i dimensjoneringen. Det skal gjøres benchmarking mot tilsvarende/lignende tjeneste på NTNU. Tjenesten er virksomhetskritisk. Med tanke på effektivisering og god ressursutyttelse må det ses hen til de øvrige oppgavene seksjonen skal ha ansvar for. Det må sikres en god samordning med den sentrale eksamenstjenesten. en mer effektiv og ressursbesparende tjeneste enn i dag. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3

Eksamen og vitnemål Kanalforvaltning Universitetsdirektøren godkjenner den avgrensingen som er blitt endelig presisert gjennom notat fra UTA i januar 2018. Organisatorisk legges ansvaret for tjenesten til Seksjon for studieadministrasjon. Ved innføring av digitale vitnemål bør denne delen av tjenesten legges til campus utenfor Tromsø. Universitetsdirektøren godkjenner i utgangspunktet den avgrensingen som er blitt endelig presisert gjennom notat fra KSA i januar 2018. Organisatorisk legges tjenesten til seksjonen for kommunikasjon og kanalforvaltning. Produksjonsmål og erfaringstall fra eksamenstjenester på fakultetene skal benyttes i dimensjoneringen. Det må undersøkes om det lar seg gjøre å foreta en sammenligning med tilsvarende tjeneste på Høgskolen i Sørøst-Norge. Tjenesten er virksomhetskritisk. Innføring av digitale vitnemål skal legges til grunn for dimensjoneringen av tjenesten. Det forventes en mer effektiv og ressursbesparende tjeneste enn i dag. Det finnes ikke relevante produksjonsmål for å beregne antall årsverk i tjenesten som helhet. Tjenesten er ikke i sin helhet virksomhetskritisk og må «realdimensjoneres». Med tanke på effektivisering og god ressursutyttelse må det ses hen til de øvrige oppgavene seksjonen skal ha ansvar for. Det må sikres en god samordning med fellestjenestene for nyhetsformidling og kommunikasjon. effektiviseringsgevinster knyttet til begrensing av antall brukere, klarere prioriteringer, og redusert behov for eksterne kjøp. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4

Felles redaksjon for nyhets- og forskningskommunikasjon Grafisk sørvissenter Universitetsdirektøren godkjenner i utgangspunktet den avgrensingen som er blitt endelig presisert gjennom notat fra KSA i januar 2018. Organisatorisk vil den delen av tjenesten som skal ivaretas på nivå 1 bli lagt til Seksjon for kommunikasjon og kanalforvaltning. Kommunikasjonsoppgaver som i utgangspunktet er foreslått lagt til nivå 2 må løses ulikt for store og små fakultet. De minste enhetene som ikke kan gis dedikerte ressurser, må enten få utvidede tjenester fra nivå 1 eller fra en annen større enhet på nivå 2. De mest ressursbesparende alternativene skal velges. avgrensingen av tjenesten som ble foreslått av KSA i notat fra november 2017. Organisatorisk vil tjenesten bli lagt til seksjonen med ansvar for student-rekruttering, marked og profilering. Antall produserte nyhetssaker ved UiT skal brukes som et relevant produksjonsmål for den delen av tjenesten som er knyttet til direkte journalistisk nyhetsproduksjon. Det er vanskelig å foreta relevant sammenligning med andre institusjoner. Tjenesten er ikke i sin helhet virksomhetskritisk og må i stor grad «realdimensjoneres» UiT skal inn som eier i Khrono og det skal i dimensjoneringen legges til grunn at deler av den fremtidige nyhets-produksjonen vil dekkes gjennom dette. en mer effektiv og ressursbesparende nyhetsproduksjon enn i dag. Med tanke på bruk av årsverk lar det seg vanskelig gjøre å foreta sammenligninger med andre institusjoner. Tjenesten er ikke i sin helhet virksomhetskritisk og må realdimensjoneres ut fra eksisterende stillinger. Det bør i utformingen av bemanningsplaner vurderes om også arbeid og stillinger knyttet til vitenskapelige samlinger og publikumsrettet arbeid på TMU skal være omfattet av tjenesten. bedre utnyttelse av den totale kapasiteten og dermed reduserte behov for eksterne kjøp etter at tjenesten er etablert. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5

Støtte til ekstern forskningsfinansiering desentraliserte og koordinerte modellen som ble foreslått i rapporten fra AFU i november 2017. Det legges her opp til en arbeidsdeling mellom nivå 1 og 2 som innebærer bedre koordinering både vertikalt og horisontalt men ikke vesentlige endringer i fordeling av ressurser. På nivå 1 vil tjenesten være lagt til seksjonen for forskning, innovasjon og utdanningskvalitet Tjenesten er i stor grad virksomhetskritisk. Det skal ikke legges opp til redusert ressursbruk i dimensjoneringen av tjenesten. Både på nivå 1 og 2 bør tjenesten i utgangspunktet realdimensjoneres ut fra eksisterende ressurser. I den grad den samlede ressursfordelingen i administrasjonen tillater det vil universitetsdirektøren øke antallet stillinger på feltet (jfr. UiTs vedtatte ambisjonsnivå). Personalforvaltning Universitetsdirektøren godkjenner i utgangspunktet den avgrensingen som er foretatt i notat fra POA i januar 2018 der det skisseres en arbeidsdeling mellom nivåene i organisasjonen. Ellers vises det til de justeringene som er foretatt i avgrensningen av tjenestene for tilsetting og rekruttering av ansatte (se nedenfor). Produksjons- og erfaringstall fra UiT bør benyttes i dimensjoneringen på begge nivå i den grad det er mulig. Utover dette må tjenestene realdimensjoneres. Tjenestene er virksomhetskritiske. effektiviseringsgevinster i form av ressursbesparelser. Tilsetting og rekruttering av ansatte tatt utgangspunkt i den avgrensingen som ble gjort i notat fra POA i januar 2018. Etter dialog med POA er det etter dette foretatt en ytterligere presisering som tydeliggjør ansvarsfordelingen mellom nivåene i organisasjonen. Denne fremgår i et tilleggsnotat fra POA (ephorte 2016/1514-113). Produksjons- og erfaringstall fra UiT bør benyttes i dimensjoneringen på begge nivå i den grad det er mulig. Utover dette må tjenestene realdimensjoneres. I dimensjoneringen må det sondres mellom oppgaver som er virksomhetskritiske forvaltningsoppgaver knyttet til tilsetting og rekrutteringspolitiske tiltak som ikke er det («onboarding» m.m.). effektiviseringsgevinster i form av ressursbesparelser. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6

Økonomistyring og regnskap Innkjøp og anskaffelser avgrensingen og arbeidsdelingen mellom nivå 1 og 2 som det ble redegjort for i notat fra ØA i november 2017. I et notat fra januar 2018 har ØA kommet med flere presiseringer og nye oppgaver knyttet til endrede krav. overordnede avgrensingen og arbeidsdelingen mellom nivå 1 og 2 som det ble redegjort for i notat fra ØA i november 2017. I et notat fra januar 2018 har ØA kommet med flere presiseringer. Av hensyn til effektive løsninger og robuste miljø vil nivå 1 gis ansvar for gjennomføring av bestillinger under 100 000 for Jurfak og TMU. På nivå 1 vil fellestjenesten være lagt til Seksjon for innkjøp og økonomi. Erfaringstall fra UiT skal benyttes. Utover dette må tjenestene realdimensjoneres. Tjenestene er virksomhetskritiske. effektiviseringer i form av standardisering, bruk av færre årsverk totalt, og en bedre økonomistyring. Produksjons- og erfaringstall fra UiT skal benyttes i dimensjoneringen. Utover dette må tjenesten realdimensjoneres. Tjenestene er i utgangspunktet virksomhetskritiske. effektiviseringer både knyttet til bruk av årsverk og i form av bedre anskaffelser (reduksjon i relevant innkjøpsvolum) etter at tjenestene er etablert. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 7

Internasjonal mobilitet Det ble i januar 2018 levert to alternative forslag. Universitetsdirektøren støtter i hovedtrekk forslaget fra UTA. Etableringen av en felles seksjon for internasjonalt samarbeid gjør at oppgaver og dedikerte ressurser som i dag er på nivå 1 knyttet til internasjonalisering i utgangspunktet skal samles i en felles enhet. Universitetsdirektøren støtter også UTAs forslag til en felles mobilitetstjeneste for studenter som skal betjene fakultetene og alle campus. Det er vanskelig å finne relevante produksjonsmål, men visse erfaringstall knyttet til mobilitet kan benyttes. Tjenesten må i hovedsak «realdimensjoneres». Deler av tjenesten er virksomhetskritisk og i dimensjoneringen må det sondres mellom de oppgavene som er virksomhetskritiske (eks: basale tjenester knyttet til studentmobilitet) og oppgaver som ikke er det. Vennlig hilsen Jørgen Fossland konstituert universitetsdirektør Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 8