Brukerhåndbok Domstolenes aktørportal Forfatter: Domstoladministrasjonen Versjon: 6
Innhold Innledning... 1 Felles retningslinjer... 1 Elektronisk ID... 1 Brukerhåndboken... 1 Grunnleggende om Aktørportalen... 2 Innlogging... 2 Brukervilkår... 2 Min profil... 3 Varsling... 4 Avregistrering av bruker... 4 Inaktivitet ved bruk... 5 Oppetid og tilgjengelighet på løsningen... 5 Gjennomgang av Aktørportalen... 6 Saker... 6 Ny sak og inngi tilsvar... 8 Opprett ny sak... 9 Nytt tilsvar... 16 Verserende saker... 16 Dokumenter... 17 Journalførte dokumenter... 17 Mine kladder og dokumenter sendt til godkjenning... 22 Frister... 23 Saksinfo... 23 Salær... 25 Gebyrer... 25 Kvitteringer... 25 Dokumenter... 26 Journalførte... 27 Mine kladder og dokumenter sendt til godkjenning... 27 Frister... 27 Delegater... 28 Innlogget som... 28 Jobber på vegne av... 29 Jobbe i Aktørportalen som delegat... 29
Min profil... 30 Søk brukere... 30 Mine kvitteringer... 30 Salær... 31 Salærskjemaets oppdeling... 33 Saks- og personopplysninger... 33 Honorar... 34 Reisefravær og utlegg... 36 Summering og innsending... 37 Honorar... 38 Stykkpris eller godtgjørelse etter medgått tid... 38 Begrenset tjenestetilbud... 40 Hjelp og brukerveiledning... 41
Innledning Domstolenes aktørportal (Aktørportalen) er en nettportal for utveksling av saksinformasjon og dokumenter i tvistesaker, skjønnssaker, og for innsending av salær i både sivile saker og straffesaker. Aktørportalen er fra 15.09.2018 obligatorisk for advokater som fører saker for domstolene. På sikt er det tenkt at den også skal kunne brukes av selvprosederende parter, meddommere, tolker og sakkyndige. I tillegg er det planer om å utvide til flere sakstyper. Dette vil det komme mer informasjon om fra prosjektet Digitale domstoler. På sikt er det et mål at all dokument- og informasjonsutveksling med domstolene skal skje elektronisk. Felles retningslinjer Domstolene har utarbeidet felles retningslinjer for bruk av Aktørportalen. Disse må du som bruker også sette deg inn i: https://www.domstol.no/globalassets/upload/da/internett/domstol.no/aktorportalen/20180515- felles-retningslinjer-for-advokater-med-saker-i-aktorportalen.pdf Elektronisk ID For å kunne bruke Aktørportalen trenger du en elektronisk ID på nivå 4. Årsaken til at det kreves innlogging på sikkerhetsnivå 4, skyldes at det ligger mye sensitiv informasjon som er unntatt offentligheten i Aktørportalen. Godkjent elektronisk ID på nivå 4 er BankID, BankID på mobil, Commfides e-id, Buypass e-id og Buypass e-id på mobil. En forutsetning for å bruke løsningen til Buypass er at du har et smartkort med Buypass-akseptansemerke, og at det er på nivå 4. Kort som oppfyller dette er smartkort fra Buypass og spillkort utstedt av Norsk Tipping. (Kort utstedt av kommisjonær må oppgraderes. Dette kan gjøres på Buypass sine sider.) For medlemmer av Advokatforeningen er det også mulig å bruk medlemskortet for pålogging, da medlemskortene er av typen Buypass. Du kan lese mer om hvordan du skaffer deg elektronisk id og løsningene på: http://www.difi.no/elektronisk-id/slik-skaffer-du-deg-elektronisk-id. Brukerhåndboken Denne håndboken er i sin helhet utarbeidet av Domstoladministrasjonen. Håndboken gir en innføring i de skjermbildene du som bruker møter i Aktørportalen, og de prosessene som utføres der. Skjermbildene som brukes er hentet fra en testinstans av Aktørportalen, og er en kombinasjon av fiktive og anonymiserte data. - 1 -
Grunnleggende om Aktørportalen Alle som registrerer seg som bruker i Aktørportalen må godkjenne brukervilkår og registrering av din kontaktinformasjon. Det er også noen generelle opplysninger slik som varsling, inaktivitet ved bruk og tilgjengelighet som er viktig å merke seg. Innlogging For innlogging og autentisering av bruker benyttes ID-porten, som er en offentlig fellesløsning for å kunne logge seg inn på digitale tjenester fra offentlige virksomheter. Tjenesten driftes av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). For å logge på løsningen må du først gå til http://www.domstol.no/aktorportalen. På denne siden vil det også finnes mye informasjon om løsningen, brukerhåndbok, felles retningslinjer, hjelp/kjente feil, samt nyheter om f.eks. nye versjoner etc. I menyen på nettsiden finner du et eget menyelement som heter "Logg inn". Når du klikker på dette elementet blir du sendt til ID-porten for autentisering og pålogging. For å logge inn via ID-porten kan du benytte enten BankID, Buypass, Commfides, BankID på mobil eller Buypass på mobil. Skjermbilde 1: Innlogging via ID-porten Brukervilkår Første gang du logger deg inn i Domstolenes aktørportal, må du godta brukervilkårene for tjenesten. Disse sier noe om hva Aktørportalen tilbyr og hva du som bruker forplikter deg til. Vilkårene sier også noe om krav til tjenesten og forventet tilgjengelighet. Et viktig punkt som står i brukervilkårene er punktet som omhandler fristavbrudd. Brukervilkårene må godtas for å ta i bruk tjenesten, og starte samhandlingen. Hvis du avslår vilkårene vil du automatisk bli logget ut fra tjenesten. Neste gang du logger på vil du få opp vilkårene på nytt. Det er altså ikke mulig å benytte seg av løsningen før en har godtatt vilkårene. - 2 -
Ved endringer i vilkårene vil du måtte godta vilkårene på nytt for å benytte tjenesten videre. Brukervilkårene sier også noe om hvilke forpliktelser du tar på deg som bruker av løsningen, og føringer og begrensninger i løsningen. Vilkårene i sin helhet kan du lese på: http://www.domstol.no/no/domstolenes-aktorportal/brukerveiledning/brukervilkar/ Min profil I "Min profil" lagres opplysninger om kontakt- og fakturainformasjon og foretrukket kommunikasjonskanal. Denne informasjonen brukes blant annet til å sende varsel om når det foreligger nye dokumenter i en sak. Første gangen man logger seg inn i Aktørportalen må bruker registrere kontakt- og fakturainformasjon. Som bruker må du legge inn opplysninger om din e-post, mobilnummer (begge deler er påkrevd), og eventuelt annet telefonnummer eller e-postadresse, samt kontonummer for utbetaling av salærkrav. Du må også angi om du vil bruke e-post eller sms (eller begge) som varslingskanal for varsling av nye dokumenter. Disse valgene finner du under "Kontakt- og fakturainformasjon". Skjermbilde 2: Kontakt- og fakturainformasjon Kontonummer er påkrevd for alle som skal sende inn et salærkrav. Hvis bruker fyller ut en salæroppgave og prøver å sende den inn uten å ha oppgitt kontonummer, vil du automatisk bli sendt til "Min profil" for å fylle ut dette. Når det er gjort og du har klikket på lagreknappen, kan du klikke på "Tilbake" for å gå tilbake til salærskjemaet. Er du advokat eller advokatfullmektig vil opplysninger om advokatkontoret du er knyttet til dukke opp under "Firma". Grunnlaget for om det vil ligge informasjon under dette feltet er Tilsynsrådet for advokatvirksomhet. Denne informasjonen oppdateres omtrent annenhver uke, det vil derfor kunne ta noe tid før du får oppdatert informasjon om du har byttet arbeidsplass. Husk å gi domstolen informasjon om ny epostadresse og telefon, da denne infomasjonen ikke følger med fra Tilsynsrådet. - 3 -
Skjermbilde 3: Informasjon fra advokatregisteret Varsling Det er mulig å sende varsling til flere mottakere, f.eks. til sekretæren eller postmottaket, dette gjøres ved at e-post/telefonnummer blir lagt inn under "Andre e-postadresser for varsling" eller "Annen telefon". For å legge inn flere mottakere enten for e-post eller sms skiller du de med komma og mellomrom ", ". Om du ønsker varsling på både e-post og sms, krysser du av for e-post som varslingskanal under "Varsling" deretter må du i tillegg gjenta e-posten din i feltet for "Annen e-post-adresse for varsling" og legge inn telefonnummer under Annen telefon. Avhengig av hva du har valgt, vil du få en sms, e-post eller begge når det kommer nye dokumenter i en sak. Dette gjelder både for dokumenter som blir sendt av domstolen når du står som mottaker av dokumentet og fra motpartens prosessfullmektig. Varslet inneholder saksnummeret til saken det gjelder og hvis det er et dokument med frist, vil varslingen også inneholde dato for fristen. Det jobbes med å forbedre innholdet i disse varslene ytterligere. Et dokument som er skjult eller fremmet skjult av prosessfullmektig, vil ikke generere varsel. Dette gjelder også selv om domstolen i etterkant hever skjulingen av dokumentet. Du vil også kunne få varsling om at dokumenter er blitt feilført. I slike tilfeller vil varslet si at dokument med tittel "xxxxxxxx" fra "xxxxxxx" i sak "xx-xxxxxxx-xxxx" har fått status feilført. At et dokument har blitt feilført vil også fremgå i dokumentlisten på saken ved at dokumentet ikke lengre er klikkbart, all tekstlig informasjon om dokumentet vil være i en gråfarget skrift. Ved å holde musepekeren over kommer det opp informasjon om at dokumentet er feilført i domstolens fagsystem. Skjermbilde 4: Feilført dokument Avregistrering av bruker Under "Slett bruker" nederst på "Min profil" har du mulighet til å "Gå til avregistrering". Dette valget tar deg videre til et skjema der vi ønsker at du oppgir årsak samt eventuelt en beskrivelse av - 4 -
årsaken. Fra 15. september 2018 er det obligatorisk å benytte Aktørportalen for advokater og advokatfullmektiger, avregistrering gjøres når man evt bytter arbeid, pensjoneres og ikke har saker for domstolene lenger. Skjermbilde 5: Avregistrering Inaktivitet ved bruk Når du logger deg inn i Aktørportalen blir det etablert en sesjon som er tidsbegrenset. Hver gang du foretar en handling i portalen, blir denne sesjonen fornyet. Hvis du ikke foretar seg noe i portalen på 30 minutter, blir sesjonen avsluttet. Når du prøver å foreta en handling i portalen etter dette, må du re-autentisere deg gjennom ID-porten. Dette er av sikkerhetsmessige årsaker. Oppetid og tilgjengelighet på løsningen Løsningen vil normalt være oppe og tilgjengelig hele døgnet, men det kan forekomme nedetid både for Aktørportalen og fagsystemet til domstolene. Så lenge portalen er oppe er det mulig å sende inn dokumenter, selv om domstolens fagsystem skulle være nede. Hvis fagsystemet er nede vil dette fremgå i portalen med en melding om begrenset tjenestetilbud. Selv om det i en slik situasjon er mulig å sende inn dokumenter, vil du ikke får noen saksinformasjon i portalen. Det betyr at ved innsending av dokumenter i en verserende sak må opplysninger som saksnummer, parter og prosessfullmektiger fylles ut. Alt planlagt vedlikehold og arbeid på deler av løsningen vil bli varslet i Aktørportalen og på domstol.no/aktorportalen. Feilmeldinger vil fremgå av Aktørportalen eller på domstol.no/aktorportalen. Det må også nevnes at i helger og på hverdager mellom klokken 20:00 og 08:00, må en kunne regne med at det vil ta noe tid før løsningen er tilgjengelig eller fungerer som normalt hvis det skulle oppstå en feilsituasjon. - 5 -
Gjennomgang av Aktørportalen Etter at du har registrert informasjon under "Min profil" og godtatt brukervilkårene får du tilgang til selve Aktørportalen. Saker Startsiden for Aktørportalen viser en saksoversikt og informasjon om pågående saker, samt gir en del ulike valg. Skjermbilde 6: Startside/saksoversikt 1. Øverst på siden vises en overordnet global meny som er tilgjengelig uansett hvilken side brukeren står på. Denne menyen inneholder "Saker" (forsiden/saksoversikten), "Dokumenter" (oversikt over alle dokumenter på tvers av alle saker), "Frister" (oversikt over alle frister på tvers av alle saker), "Delegering" (mulighet for tildeling av delegattilgang og rettigheter, samt oversikt over hvilke tilganger delegater har). a. Det første elementet "Saker" er også forsiden på Aktørportalen, den lister ut en oversikt over alle saker du har tilgang til i portalen. Hva som vises påvirkes av hva som er valgt i "Jobber på vegne av" (se punkt 2 a og punkt om delegasjon). Det er også fra denne siden brukeren initierer en ny sak, dette gjøres ved å velge "Opprett ny sak +". b. "Dokumenter" er en oversikt over samtlige dokumenter som har blitt sendt til deg på tvers av alle sakene du har pågående. Her finnes oversikt over "Journalførte" dokumenter på tvers av alle saker i alle domstoler. Listen viser dokumentnummer, avsender, dokumentnavn, mottaker, sendetidspunkt og saksnummer. Du har selv mulighet til å velge hvilket av disse kriteriene du ønsker å sortere denne listen etter. Standardinnstilling er at sist innkommet dokument ligger øverst, slik som i en e-post innboks. Det er mulighet for å markere dokumenter for å slå dokumenter sammen (for å lage dokumentsamling/utdrag), søkefelt for å søke etter dokumenter. Det er anledning til å sortere etter dato på dokumentene "Siste måned" ligger som standard. Dokumentlista er også sortert etter «Journalførte» som standard, det kan også velges «Dokumenter til godkjenning» eller «Mine kladder» (se lenger ut i dokumentet). - 6 -
c. Fanen for "Frister" i den globale menyen viser en oversikt over alle frister man har på tvers av alle saker. Fra denne siden er det også mulig å eksportere fristene til egen kalender. Her finner du også en oversikt over alle møter som er berammet på tvers av alle saker. Frister kan sorteres på Aktive, Avsluttede og Alle hvor Aktive er standard. d. Punktet "Delegering" gir deg mulighet for å invitere og administrere delegater. Dette kan for eksempel være advokatassistenter, -sekretærer eller andre kollegaer som jobber på vegne av en prosessfullmektig. e. "Gjøremål" finner du under kalenderikonet på venstre side av navnet ditt. Der vil du motta varsler fra delegater når det ligger dokumenter til godkjenning. 2. Øverst til høyre vises navnet til den som er pålogget. Ved å klikke på navnet ditt vil du kunne velge hvem du "Jobber på vegne av", gå til "Endre profil", "Søke etter brukere", "Mine kvitteringer" samt "Logg ut" av Aktørportalen. a. "Jobber på vegne av" viser hvem du jobber for. Mange brukere vil jobbe på vegne av seg selv (prosessfullmektig/advokatfullmektig), men hvis du har fått tildelt rolle som delegat for en advokat eller advokatfullmektig vil du også kunne velge å jobbe på vegne av dem. Dette valget gir en filtrering på hva som vises i "Saker", "Dokumenter" og "Frister" (se punkt 1 a-c). b. Valget "Endre profil" vil føre deg til "Min profil" der du kan endre på din kontakt- og fakturainformasjon samt ønsket varslingskanal. c. "Søk etter brukere" gir oversikt over alle Skjermbilde 7 - Min profil registrerte advokater og advokatfullmektiger. d. Under "Mine kvitteringer" finnes en oversikt over alle kvitteringene en bruker har, merk at kvitteringer for stevninger kun vil havne her da disse ikke har noe saksnummer. Saksnummer vil først opprettes når domstolen journalfører saken i sitt saksbehandlingssystem og saken vil da være tilgjengelig under Saker i aktørportalen. e. "Logg ut" velges når bruker er ferdig med arbeidet i Aktørportalen. Av sikkerhetsmessige årsaker er det viktig å logge ut før du forlater datamaskinen. 3. Saksoversikten viser alle saker hvor du har en godkjent rolle i domstolene. Dette kan være saker der du har rollen prosessfullmektig/advokatfullmektig, forsvarer eller bistandsadvokat. Om du er delegat dukker sakene til den personen du jobber på vegne av opp i denne oversikten. Oversikten viser informasjon om partene i saken og hva saken gjelder. Dette er også startsiden ved innlogging i Aktørportalen, og det er siden som vises når en velger "Saker" (se 1 a) i hovedmenyen. Det er fra denne siden en ny sak initieres ved å velge "Opprett ny sak+" Her kan du velge om du ønsker å få opp "Aktive", "Avsluttede" eller "Alle" saker. Under "Avsluttede" vil saker som er avsluttet i domstolen, men som er nyere enn tre måneder, vises (slik at det skal være mulig å sende inn salær i saken). Hvilke saker som vises - 7 -
påvirkes av hva som er valgt i "Jobber på vegne av" (se punkt 2 a og punkt om delegat). Det er nå også mulighet til å søke i saksoversikten for å enkelt finne saker man har i Aktørportalen. Det er mulig å søke på klient, motpart, saksnummer, og sakstema for å lettere finne frem om man har mange saker. 4. Ny sak initieres ved å velge "Opprett ny sak +" fra forsiden. Dette er inngangen for å sende inn en ny sak som prosessfullmektig for saksøker. For å levere tilsvar, prosesskift, anke, anketilsvar etc. i saker du enda ikke er blitt registrert som prosessfullmektig i. Nederst på hver side finnes valgene "Hjelp", "Brukervilkår", "Gi tilbakemelding" og "Skriv ut siden". a. "Hjelp" er en lenke til en side under domstol.no med hjelp og informasjon om løsningen. Her ligger blant annet denne håndboken, ofte stilte spørsmål og kontaktinformasjon til domstolene. b. "Brukervilkår" er en lenke som tar deg til brukervilkårene du tidligere har samtykket til. c. Ved å velge "Gi tilbakemelding" kommer du til et skjema for å gi innspill og tilbakemeldinger på løsningen. d. "Skriv ut siden" gir deg mulighet til å skrive ut siden om det skulle være ønskelig, her er det også mulighet for å lagre siden som en PDF om det er ønskelig. Skjermbilde 8: Bunnmeny Ny sak og inngi tilsvar Fra forsiden/saksoversikten klikker du på knappen "Opprett ny sak +" for å opprette ny sak eller inngi tilsvar. Under "Opprett ny sak +" er det to tilgjengelige menypunkter: "Opprett ny sak" og "Inngi tilsvar". "Opprett ny sak" velges om du skal ta ut en stevning eller på annen måte opprette en ny sak i domstolen, mens "Inngi tilsvar" benyttes for å sende inn tilsvar, anke, anketilsvar etc. i en sak du ikke er registrert inn på ennå. De samme valgene benyttes for å sende inn anke eller anketilsvar dersom du skal føre saken i lagmannsretten, men ikke har blitt ført inn i tingrettssaken. - 8 -
Skjermbilde 9: Opprett ny sak Opprett ny sak Når du har klikket på knappen "Opprett ny sak +" vil du få opp et skjema for å fylle inn informasjon som trengs for å fremme saken. Dette skjemaet har tre deler; en for informasjon om saksøker, en del for saksøkt og en del for dokument. Skjermbilde 10: Ny sak I skjermbildet for å opprette ny sak velger du fra nedtrekkslisten den domstolen som saken skal sendes til (se Skjermbilde 10). I løpet av 2018 vil alle alminnelige domstoler tilby Aktørportalen, og jordskifte i løpet av 2019. Nærmere informasjon finner du her: http://www.domstol.no/no/domstolenes-aktorportal/utrulling-av-aktorportalen/. Deretter kommer du til felter for å registrere informasjon om partene i saken (se Skjermbilde 11: Opprett ny sak, saksøkerbilde ). Hvis du er advokat eller advokatfullmektig vil ditt navn vises under "Prosessfullmektig". Hvis du jobber som en delegat, må du velge i listen hvem som er avsender av dokumentet. De felt med påkrevd utfylling er merket med *. - 9 -
Skjermbilde 11: Opprett ny sak, saksøkerbilde Påkrevde felter som omhandler saksøker er: Fornavn Etternavn Postnummer Poststed Det er også mulig å legge til flere saksøkere ved å klikke på pluss-tegnet ved teksten "Legg til flere saksøkere +". - 10 -
Skjermbilde 12: Opprett ny sak, saksøktbilde Under informasjon om saksøkte er det påkrevd at det fylles ut samme informasjon som for under saksøker. Hvis prosessfullmektig for saksøkte er kjent, fylles også denne informasjonen ut. Påkrevde felter som omhandler saksøktes prosessfullmektig er: Fornavn Etternavn Firma Postnummer Poststed Hvis prosessfullmektig ikke er kjent, hukes det av på "Selvprosederende part eller ukjent prosessfullmektig" (Skjermbilde 13: Foretak og ukjent prosessfullmektig). - 11 -
Skjermbilde 13: Foretak og ukjent prosessfullmektig Hvis saksøker eller saksøkte er et foretak klikker du i feltet for foretak for å angi dette (se Skjermbilde 13: Foretak og ukjent prosessfullmektig). Det er da påkrevd at du fyller ut navn på foretak, postnummer og poststed. I feltet for "Dokument" må du fylle ut informasjon om dokumentene som sendes inn. Første felt er dokumentets dato. Dette er dato i henhold til ditt hoveddokument og ikke nødvendigvis dato for når du laster opp dokumentet i portalen. Bes skjult Det er også mulig å huke av for at dokumentet skal skjules for motpart, du velger da "Bes skjult". Dette kan for eksempel være bevissikring, søknad om fri sakførsel etc. Dokumentet vil da være skjult og ikke vises på dokumentlisten inntil domstolen har vurdert saken, og eventuelt konkludert med at det ikke er grunnlag for at dokumentet skal skjules. - 12 -
Skjermbilde 14: Dokumentopplasting under "Opprett ny sak". Opplasting av dokumenter Alle nye saker må inneholde et hoveddokument som utgjør stevningen eller begjæringen. Det er også mulig å legge ved bilag til hoveddokumentet. Dokumenter lastes opp ved å velge "Velg fil" under hoveddokument og bilag, da kommer du til filstrukturen på datamaskinen din, og du må navigere deg frem til der du har lagret dokumentene dine. Alle dokumenter (hoveddokument og bilag) som lastes opp må være av typen PDF samt OCR behandlet (optisk les-/redigerbar tekst), og det oppfordres at det brukes standard PDF/A. Les mer om dokumentbehandling: http://www.domstol.no/no/domstolenes-aktorportal/brukerveiledning/anbefalinger-fordokumentbehandling/. Bilagsnummerering Du kan legge ved opptil 200 bilag. For hvert bilag er det et eget felt for å nummerere bilagene, disse nummereres automatisk på prosesskriv, og på stevning og tilsvar i løpet av september 2018. Inntil dette settes automatisk skal bilagsnummereringen skal starte på 1 for hvert prosesskriv. Det er viktig at dette settes riktig for ryddigheten i dokumentlisten og at det skal være enkelt å finne fram til. Om bilagene du laster opp havner i feil rekkefølge kan du også endre rekkefølgen ved å nummerere bilagene i riktig rekkefølge, eller dra dokumentene opp og ned slik at nummereringa blir korrekt. - 13 -
Skjermbilde 15: Opplasting av hoveddokument og bilag Navngivning av dokumenter For både hoveddokument og bilag anbefales det at filnavnet er så beskrivende som mulig. Dette vil gjøre det enklere å identifisere de forskjellige dokumentene i dokumentlisten. Du kan endre navn på dokumentene etter at de er lastet opp, dette gjøres ved å trykke deg inn i feltet for dokumentnavn og skrive inn riktig navn. Vær oppmerksom på at det er en begrensning i filnavnet på 100 tegn (inkludert filendelse), og selve tittelen kan derfor ikke overstige 96 tegn. Det også viktig å merke seg at det ligger en begrensing på størrelsen til filene som skal sendes. En enkeltfil må derfor være under 200 MB, i tillegg til at hele dokumentinnsendingen (hoveddokument, bilag og utfylte felt) må være under 1GB. Hoveddokument angis som stevning, tilsvar, prosesskriv etc Bilagsnavn skal starte med dato og deretter gis et beskrivende navn etter følgende mal: [år]-[mnd]-[dag] [Beskrivelse av dokumentet slik det er beskrevet i prosesskrivet], eks: "2015-01-24 Utkast til kjøpekontrakt". I løpet av september 2018 er det datovelger på innsendingsskjema på stevning, tilsvar og prosesskriv, da skal ikke dato skrives inn manuelt i feltet for dokumenttittel. Ved å velge symbolet som ligner et øye bak dokumentnavnet vil du få mulighet til å forhåndsvise dokumentet i nettleseren din, på denne måten kan du dobbeltsjekke at du har lastet opp riktig dokument. Ved å velge X ved siden av øyet kan du slette dokumentet du har lastet opp (se - 14 -
Skjermbilde 15: Opplasting av hoveddokument og bilag)skjermbilde 14: Dokumentopplasting under "Opprett ny sak".. Lagre som kladd Hvis du jobber med å fylle ut et dokument, men må vente med å sende det inn (for eksempel fordi du mangler noen bilag) kan du klikke på knappen "Lagre som kladd og lukk". Dokumentet vil da bli lagret som en kladd, og legge seg i listen under "Mine kladder". Kladdene finnes igjen under punktet "Mine kladder" under "Dokumenter" i hovedmenyen. Det er derfra mulig å hente fram det påbegynte dokumentet, og jobbe videre med det. Skjermbilde 16: Mine kladder og Dokumenter til godkjenning finnes inder "Dokumenter" Kvittering Når du har fylt inn all nødvendig informasjon og anser deg som ferdig med opplastingen av dokumenter, klikker du på "Signer og send inn". Innsending av dokumentet vil da begynne, og prosessen er fullført når du får en kvittering tilbake. OBS! Sjekk at kvittering mottas. Denne inneholder et tidsstempel for når dokument ble levert og en internreferanse. - 15 -
Skjermbilde 17: Kvittering innsendt dokument Hvis du jobber som delegat, vil du ikke ha mulighet til å sende inn dokumenter på stevning og tilsvar. Innsending av dokumenter som etter lov krever signatur av advokat/advokatfullmektig skal sendes inn av advokat/advokatfullmektig, og ikke delegat som ikke har kompetanse. Delegater uten prosessfullmakt må klikke på knappen "Send til godkjenning" slik at prosessfullmektig kan sende inn dokumentet ved "Signer og send inn". Prosessfullmektig vil få varsel under "Gjøremål" se side 10 om at det ligger dokument til godkjenning fra delegat. Nytt tilsvar "Inngi tilsvar" benyttes om det skal sendes inn tilsvar, prosesskriv, anketilsvar etc i saker hvor domstolen ennå ikke har registrert deg som prosessfullmektig på saken. En ny prosessfullmektig som skal sende inn anke kan også benytte dette valget, selv om benevnelsene videre blir noe feil (dette vil bli håndtert av domstolen). Om domstolen allerede har registrert deg som prosessfullmektig på saken får du tilgang til saken under saksoversikten din (se avsnitt for "Verserende saker"), og du kan sende inn tilsvar fra saken. Å sende inn tilsvar i en ny sak arter seg på samme måte som å sende inn "Opprett ny sak". Den eneste forskjellen er at for "Inngi tilsvar" får du opp et felt for å fylle inn saksnummer, og informasjonen om deg som prosessfullmektig vil havne under "Saksøkt" fremfor under "Saksøker". - 16 -
Skjermbilde 18: Inngi tilsvar saksnummer Verserende saker Du kommer inn i verserende sak ved å klikke på saken i saksoversikten. I hver enkelt sak får man opp en ny menylinje som er knyttet til den spesifikke saken (se Skjermbilde 19): "Dokumenter" "Frister" "Saksinfo" "Salær" "Gebyrer" "Kvitteringer" For straffesaker er det kun fanene "Dokumenter", "Saksinfo" og "Salær" som er tilgjengelige. Skjermbilde 19: Verserende sak - 17 -
Dokumenter Under fanen "Dokumenter", finner du alle dokumenter i saken. Dokumentlisten i Aktørportalen speiler dokumentlisten i domstolenes fagsystem. Under nedtrekksmeny "Filtrer: Viser alle" kan du sortere etter avsender. Under nedtrekksmeny "Journalførte" kan du sortere etter dokumenter til godkjenning og mine kladder. Tallet i parentes bak viser hvor mange dokumenter som ligger under hver oversikt, bilag regnes ikke med i denne tellingen. Lyseblå symboler, ark og binders, viser hvor mange dokumenter og bilag det totalt er i saken. Symbolene er klikkbare, og du kan velge å vise bare dokumentene eller bare bilagene. Journalførte dokumenter I listen over dokumenter i saken vil det for hvert enkelt dokument vises informasjon om dokumentnummer, avsender, dokumentnavn, mottaker og tidspunkt for dokumentinnsending. Hvis du klikker på et dokument åpner du det aktuelle dokumentet. Dokumentene er forhåndssortert etter dokumentnummer. Du kan sortere dokumentene på en annen måte enn den forhåndsvalgte, ved å klikke på en kolonneoverskrift. Ved for eksempel å klikke på overskriften "Avsender", vil en sortere dokumentene alfabetisk på avsender. Ved å klikke en gang til på "Avsender" snur du sorteringsrekkefølgen. Det er viktig å merke seg at det kan være hull i nummereringen i dokumentlisten. Dette skyldes at alle dokumenter som kommer inn eller opprettes i domstolens saksbehandlingssystem blir fortløpende nummerert. Hvis det da opprettes interne dokumenter, dokumenter feilføres eller dokumenter blir skjult, vil det for deg som bruker framstå som et hull i nummereringen. Bilagene som sendes inn vil legge seg under hoveddokumentet de ble sendt inn med, og vil ha en egen nummerering under, i henhold til hoveddokumentet de er knyttet til. Formen for bilagsnummerering vil da være nummer på hoveddokument med bindestrek før nummeret på bilaget, f.eks 1-1, 1-2 osv. Bilagsnummeret styres ut fra hvilket nummer som settes foran bilagene ved opplasting. Hvis det i listen forekommer dokumenter som det ikke er mulig å klikke på for å åpne dokumentet, skyldes dette mest sannsynlig at dokumentet ikke eksisterer i PDF, eller at det er blitt feilført av domstolen (se dokument 4 på Skjermbilde 20: Feilført dokument). Skjermbilde 20: Feilført dokument Ved å holde musepekeren over dokumentnavnet vil du få opp melding hvis tilfellet er at dokumentet er blitt feilført "Dokumentet finnes ikke i elektronisk format". - 18 -
Skjermbilde 21: Dokumentliste Slå sammen dokumenter dokumentsamling/utdrag Det er det mulig å slå sammen dokumenter fra dokumentlisten til en PDF, for å f.eks. lage en dokumentsamling eller utdrag, eller for å lagre alle dokumentene i saken på egen PC/eget system. Skjermbilde 22: Slå sammen dokumenter for å lage dokumentsamling/utdrag Dette gjøres ved å markere dokumenter man ønsker å slå sammen, eventuelt hake av for å velge alle ved å sette haken i den lille blå boksen. Aktiviteten genererer en boks over radioknappene hvor det står "Last ned". Ved å trykke på denne knappen kan man velge å slå sammen - 19 -
dokumentene til et PDF-dokument, merk at dette kan ta litt tid. Resultatet er en god start på en dokumentsamling eller et digitalt utdrag, som kan bearbeides videre i f.eks. et PDF-verktøy for å sette på bokmerker, felles sidetallsnummerering gjennom hele dokumentet mm. Disse verktøyene vil automatisk generere bokmerker som får navn fra dokumentnavnene, derfor er det viktig at dokument og bilag gis riktig og gode navn. Husk at rekkefølgen man markerer dokumentene i, vil bli rekkefølgen på PDF-dokumentet som genereres når man velger å slå sammen. Man kan med samme aktivitet velge å laste ned alle dokumentene for lagring på egen pc. Opprett nytt dokument Herfra er det mulig å opprette et prosesskriv eller å inngi tilsvar. Dette gjøres ved å klikke på knappen "Opprett nytt dokument +". Når knappen for "Opprett nytt dokument +" er valgt, kommer du inn på skjema for innsending av nytt dokument. - 20 -
Skjermbilde 23: Skjema for å opprette nytt dokument i verserende sak Her velger du fil fra din PC ved dra og slipp se under Skjermbilde 24 eller ved å velge fil se under - 21 -
Skjermbilde 25 Dokumentets dato settes automatisk til dagens dato, men kan endres. Det kan også velges om dokumentet ønskes skjult for motparten. Skjermbilde 26-22 -
Bilag lastes inn på samme måte. Vær oppmerksom på at dato her ikke skal fremkomme av dokumentnavnet. Dersom du ønsker å endre rekkefølgen på bilagene, kan du enkelt klikke på de to strekene og dra bilagene opp eller ned. Skjermbilde 27 Kvittering Når du er ferdig velger du "Signer og send inn", og du vil motta en kvittering på gjennomført opplasting. OBS! Sjekk at kvittering mottas. Denne finnes igjen under "Kvitteringer" inne på saken. Om du f.eks. mangler et bilag har du også her mulighet til å "Lagre som kladd og lukk". For delegater er knappen for "Send til godkjenning" aktivert slik at innsendingen kan sendes til prosessfullmektig for godkjenning og innsending. Søk Det er nå mulig å søke på dokumentlisten, du kan søke på dokumentnavn, mottaker, avsender. Det er ikke mulig å søke på innhold i dokumentene fra dette søket. Mine kladder og dokumenter sendt til godkjenning "Mine kladder" er en liste over dokumenter som er blitt opprettet, men som enda ikke er blitt sendt inn. Dokumenter som ligger i denne listen er enten dokumenter som er blitt lagret som kladd, eller dokumenter som har feilet ved innsending. Dokumenter sendt til godkjenning til prosessfullmektig finnes også ved å endre hvilken liste man vil vise i nedtrekkslista. "Journalførte" står som standard før man velger en av de andre listene, se skjermbilde 21. - 23 -
Frister Fristbildet viser oversikt over fristene alle partene har, samt alle møtene i den spesifikke saken. Tre dager før fristen utløper, vil fristen få en rød bjelle. Om du kun ønsker oversikt over fristene huker du av for "Frister" og om du kun ønsker oversikt over møtene huker du av for "Møter", når begge er avhuket vises både frister og møter i samme bilde. Skjermbilde 29: Frister under en sak - oversikt over frister og møter Det er også mulig å eksportere fristene og møtene til egen kalender (f.eks. Outlook) ved å velge knappen for "Eksporter". Saksinfo I saksinformasjonsbildet finner du informasjon om partene i saken med prosessfullmektig, domstolen saken føres i, saksbehandler i domstolen samt opplysninger om saksstatus, sakstema og sakstype. All informasjon som presenteres i skjermbildet hentes direkte fra domstolenes saksbehandlingssystem. - 24 -
Skjermbilde 3024: Saksinformasjon - 25 -
Salær Fanen som heter "Salær" åpner skjermbildet for innsending av salæroppgave og gir deg mulighet til å sende inn krav om honorar og/eller utgifter du har rett på å få dekket. Salærskjemaet er inndelt i "Saks- og personopplysninger", "Honorar", "Reisefravær og utlegg" og "Summering og faktura" og "Unntak fra kontradiksjon". Det er mulig å sende inn krav både i sivile saker og straffesaker. For mer informasjon salær og utfylling, gå til kapittelet " Salær". Skjermbilde 31: Salæroppgave, inndelt i fem deler Gebyrer Under "Gebyr" ligger en oversikt over rettsgebyrer som er fastsatt i saken. I tillegg til gebyrbeløpet, ligger det informasjon om parten, aktøren og kravet gebyret er knyttet til. Informasjon om gebyr vil naturligvis ikke vises i saken før det tidspunktet rettsgebyret er fastsatt av domstolen. Kvitteringer "Mine kvitteringer" finner du under navnet ditt øverst til høyre. Der ligger en oversikt over alle dokumenter som du har sendt inn. Disse er sortert i kronologisk rekkefølge, og inneholder informasjon om når dokumentet ble sendt inn, type dokument (stevning, tilsvar, prosesskriv), og mottaker. Du kan trykke på kvitteringen for å få mer informasjon (saksnummer, kvitteringsnummer, tidsstempel, domstol, part og motpart). Her har du også mulighet til å skrive ut kvitteringen. Referansen/kvitteringsnummeret oppgis til domstolen i - 26 -
- 27 -
forbindelse med en eventuell feilsøking. Ved innsending i en verserende sak vil kvitteringen også inneholde saksnummeret. Som delegat vil du også finne kvitteringer for innsending av dokumenter du har gjort på vegne av andre. I hver sak er det egen fane for kvitteringer. Skjermbilde 32: Mine kvitteringer Dokumenter Under fanen "Dokumenter" i den globale menyen finnes det en samling av samtlige dokumenter man har i sine pågående saker. Under nedtrekksmenyen "Journalførte" kan du også velge "Dokumenter til godkjenning" og "Mine kladder" på tvers av alle saker i alle domstoler. Skjermbilde 34: Oversikt over alle dokumenter - 28 -
Journalførte Listen viser dokumentnummer, avsender, dokumentnavn, mottaker, sendt og sak, og du kan selv velge hva du ønsker å sortere listen etter. Standardinnstilling er at sist innkommet dokument ligger øverst, slik som i en e-post innboks. Det er også her mulighet for å markere dokumenter for å slå de sammen samt søke etter dokumenter - slik som under "Dokumenter" i en spesifikk sak. Mine kladder og dokumenter sendt til godkjenning Under fanene "Mine kladder" finner du alle dokumentene som ikke er blitt sendt inn uavhengig av sak. Det kan være dokumenter som du har påstartet og lagret, eller dokumenter som feilet ved innsending. Har du delegater kan du finne dokumenter som en delegat har påstartet og sendt til godkjenning under "Dokumenter til godkjenning". Som delegat vi du finne dokumenter fra de du jobber på vegne av. Igjen styres dette av valget "Jobber på vegne av". Fra listen er det mulig å klikke på dokumentet for å jobbe videre med innsendingen. Skjermbilde 35: Mine ikke innsendte dokumenter Frister Fanen for frister i den globale menyen viser en oversikt over alle frister og møter man har på tvers av alle saker. Dette gjør at du får en oversikt over alle aktive frister og møter uten å måtte gå inn i hver enkelt sak. I motsetning til frister under sak som viser frister for begge parter, gjelder fristene under "Frister" kun deg. Fra denne siden er det også mulig å eksportere fristene og møtene, slik det er i den enkelte sak. Her finner man oversikt over alle møter som er berammet på tvers av alle saker. Tre dager før fristen utløper, vil fristen få en rød bjelle. Om du kun ønsker oversikt over fristene huker du av for "Frister", og om du kun ønsker oversikt over møtene huker du av for "Møter", når begge er avhuket vises både frister og møter i samme bilde. - 29 -
Skjermbilde 36: Frister Delegater Advokat kan legge til delegat. Dette gjøres ved å navigere seg inn på siden for "Delegering", trykke på "Legg til delegat". Her finner du et felt for å skrive inn navnet på vedkommende som skal legges til som delegat. For at en advokat skal kunne legge til delegaten må delegaten ha registrert seg som bruker av Aktørportalen først. Det er mulig å gi delegaten tilgang for å se all informasjon og dokumenter, samt mulighet til å foreta prosesshandlinger og kvittere for. Dersom delegaten er sekretær/assistent eller en annen ansatt uten juridisk kompetanse, vil ikke vedkommende ha tilgang til å sende inn stevning eller tilsvar. Dette er dokumenter som advokaten selv må signere. I disse tilfellene må delegaten velge "Send til godkjenning". Advokaten har mulighet til å velge mellom å gi tilgang til alle saker, enkelte saker, eller alle saker utenom enkelte saker. Ved valget "Enkelte saker" eller "Alle saker utenom enkelte saker" må du huske å lagre etter at sakene delegaten skal ha tilgang til er valgt. Det er også enkelt å både endre og slette delegattilganger på siden for "Delegater". Fanen for "Delegering" er også tilgjengelig for delegater. Dette fordi det finnes en oversikt over de som har gitt delegattilgang til delegaten. Delegering er delt inn i "Mine delegater" som viser de advokaten har gitt delegattilgang til, samt "Mine delegerer" som viser hvem som har gitt deg tilgang til sakene sine. Innlogget som Øverst til høyre finner du navnet ditt i Aktørportalen. Når du trykker på dette får du mulighet til å velge hvem du vil jobbe på vegne av, endre profilopplysningene dine, søke etter brukere av Aktørportalen, finne oversikt over kvitteringene dine eller logge ut av løsningen. - 30 -
Skjermbilde 37: Innlogget som, min profil, jobbe på vegne av, søk etter brukere, finn kvitteringer Jobber på vegne av Ved å trykke på navnet ditt øverst til høyre får du mulighet til å velge hvem du "Jobber på vegne av" om du jobber som delegat i løsningen. Er du delegat vil navnet på de du er delegat for stå under ditt navn, og du velger den personen du ønsker å se sakene til. Du vil da kun få opp sakene denne personen har tilgang til. Valget som gjøres på "Jobber på vegne av" styrer også hvilken prosessfullmektig som blir forhåndvalgt ved innsending av dokumenter. Mer om å jobbe på vegne av finnes under "Feil! Fant ikke referansekilden." Jobbe i Aktørportalen som delegat Hvis du har fått tildelt delegatrolle fra en eller flere advokater/advokatfullmektiger, har du mulighet til å jobbe som delegat i portalen for alle disse så lenge du har fått satt rettigheter. Selv om du er delegat kan du fortsatt opptre som advokat/advokatfullmektig hvis du er det. Før du kan legges til som delegat, må du være registrert bruker i Aktørportalen. Etter å ha blitt lagt til som delegat kan du jobbe på vegne av en annen person, og navnet til denne personen vil da fremgå øverst til høyre til enhver tid. Er du delegat for flere kan du også velge andre navn å "Jobbe på vegne av" ved å trykke på navnet øverst til høyre og velge riktig navn. Hvilken informasjon du får tilgang til og hva du har mulighet til å gjøre som delegat i Aktørportalen bestemmes av den som har lagt deg til som delegat. For mer informasjon om hvordan tilgang og rettigheter settes av prosessfullmektig, henvises det til kapittelet "Delegater" i denne håndboken. Det er viktig å merke seg at selv om du har mulighet til å utføre alle prosesshandlinger i portalen, kan det være enkelte handlinger som du i henhold til regelverk ikke kan utføre. Selv om Aktørportalen gir mulighet for delegater til å sende inn på vegne av advokaten, er det innsendinger som krever prosessfullmektigens underskrift, f.eks. stevning, tilsvar og forkynning av dom. Aktørportalen gir ikke delegater uten kompetanse flere rettigheter enn rettspleieloven gir. I domstolenes fagsystem blir det logget hvem som er avsender og hvem som er innsender. - 31 -
Det anbefales derfor at advokatkontorene har interne rutiner på at sekretærer, assistenter eller andre kontoransatte benytter knappen for "Send til godkjenning" på stevning og tilsvar. Dokumenter som er sendt til godkjenning vil havne under "Mine kladder" og vil bli tilgjengelig for prosessfullmektig. Dokumenter som delegaten lagrer som kladd vil kun v ære synlig for delegat frem til delegat sender det til godkjenning. Prosessfullmektig får varsel i sine Gjøremål (1) og kan følge lenken for å sende inn dokumentet. Eller dokumentet kan velges under Dokumenter og Til godkjenning (2). Min profil Under "Min profil" har man mulighet til å legge til kontakt- og fakturainformasjon, velge ønsket varslingskanal. Når du gjør endringer på denne siden må du huske å trykke "Lagre". For mer informasjon les kapittelet om " Min profil" i starten av denne brukerhåndboken. Søk brukere Det er mulig å søke etter registrerte brukere i Aktørportalen. Det er kun advokater og advokatfullmektiger som vil vises på denne oversikten, sekretærer og andre kontoransatte vil ikke komme opp på denne listen. Det er mulig å søke på både navn (for- og/eller etternavn) og firmanavn. Skjermbilde 38: Søk etter registrerte brukere Mine kvitteringer Under "Mine kvitteringer" får du opp alle kvitteringene dine, evt for advokaten du jobber på vegne av. Denne oversikten viser kvitteringer på tvers av saker og domstoler. Merk at kvitteringer for stevninger kun vil finnes på denne oversikten. Disse kvitteringene vil også mangle - 32 -
saksnummer, da saksnummer settes i etterkant av at kvitteringen for innsendt dokument lages. Fra denne oversikten kan du velge en kvittering du ønsker mer informasjon om, du vil få mulighet til å skrive ut kvitteringen og du kan velge å lagre en kopi av kvitteringen som PDF-dokument på din egen pc. Skjermbilde 39: Kvittering for innsendt dokument Salær I Aktørportalen er det laget en løsning for å sende inn salærkrav til domstolene både i sivile saker og straffesaker. Målet med å lage en elektronisk løsning for salær er at det skal bli enklere å fremme krav om salær, at saksbehandlingen i domstolene skal bli raskere og at advokatene skal få tidligere utbetaling av salæret. Det elektroniske skjemaet som er laget i Aktørportalen bygger på statlig blankett nr. GA-3024B "Arbeidsoppgave og salærfastsettelse". I stedet for å lage en elektronisk kopi av blanketten, er det utviklet en "smart" utgave. Dette betyr at løsningen kombinerer informasjon i domstolens saksbehandlingssystem om sakstype, avholdte rettsmøter m.m., med retningslinjene i salærforskriften og stykkprisforskriften. Det betyr at du som bruker i mindre grad trenger å ta stilling til hvilke felter som er relevant for din sak. Ved å kombinere saksinformasjon og forskriftene vil du som bruker få et salærskjema som er tilpasset sakstypen, og en del av den informasjonen som du tidligere har vært nødt til å fylle ut ligger nå ferdig utfylt. Samtidig legger løsningen til rette for du skal ha mulighet for å korrigere eller supplere informasjonen. - 33 -
- 34 -
Salærskjemaets oppdeling Skjermbildet for salærskjemaet består av fem deler som utgjør selve salærskjemaet. Skjermbilde 25: Salærskjema De fem delene som utgjør salærskjemaet er: "Saks- og personopplysninger", "Honorar", "Reisefravær og utlegg", "Summering og innsending" og "Unntak fra kontradiksjon". Uansett hvor du står i salærskjemaet kan du scrolle til nederst på siden til knappene for innsending, lagring og sletting av salærskjemaet. Vi vil nå først gå gjennom disse fem delene av salærskjemaet, før vi gir en nærmere innføring i den delen som gjelder honoraret. Saks- og personopplysninger Når du går inn i salærskjemaet vil delen som omhandler saks- og personopplysningene automatisk åpne seg. Her finner du informasjon fra domstolenes saksbehandlingssystem, og noe må du som bruker fylle ut. Informasjon om aktør, rolle i saken, advokatfirma og klient, er informasjon som blir hentet fra domstolens saksbehandlingssystem, og er derfor ikke mulig å endre i portalen. Det er to felt som er påkrevd at du fyller ut. Dette er feltene "Arbeid påbegynt" og "Arbeid avsluttet", disse benyttes blant annet til å avgjøre hvilken salærsats du skal få da satsen ofte justeres ved årsskifte. - 35 -
Skjermbilde 26: Saks- og personopplysninger I feltet "Kort redegjørelse om sak og arbeid" kan du gi informasjon som kan være relevant for behandlingen av salæroppgaven. Dette kan for eksempel være forklaring på hvorfor det har vært mye arbeid utenom rettsmøte eller annen viktig informasjon. Under dette feltet finner du også en funksjon for å laste opp vedlegg. Det kan for eksempel være mer utfyllende redegjørelse av ditt arbeid, timelister eller annen dokumentasjon som er relevant for behandlingen av salærkravet. Som vi ser av Skjermbilde 26: Saks- og personopplysninger, er det over feltet "Kort redegjørelse om sak og arbeid" et felt som heter "Opphevet bostedsforhold". Har du fått opphevet bostedsforholdet markerer du dette i avkryssingsboksen, og fyller inn dato for opphevelse av bostedsforholdet. Hvis du ikke har søkt om å få opphevet bostedsforhold, men det er ved innsending av salær forhold som tilsier at det skal oppheves, kan du legge ved søknad om å få opphevet bostedsforhold. Dette i henhold til salærforskriften 9 tredje ledd. Du skal da ikke markere at bostedforholdet er opphevet. Som vi ser av skjermbildet vil du også bak navnet til klient finne en boks for å krysse av for at klienten skal betale egenandel. Dette feltet er knyttet til sivile saker og vil derfor ikke dukke opp i straffesaker. Ved å klikke på knappen "Fortsett", vil du lukke "Saks- og personopplysninger", og åpne neste del, "Honorar". Honorar I delen som omhandler honorar, vil rettsmøter som har vært avholdt i saken ligge ferdig utfylt i Aktørportalen. I tillegg har du mulighet til å legge til flere rettsmøter hvis du mener at det er rettsmøter som mangler i oversikten. (Dette kan skje hvis domstolen ikke har satt møtet som avsluttet i saksbehandlingssystemet.) For å legge til et nytt rettsmøte, klikker du på "Legg til rettsmøte +". Du kan legge til så mange rettsmøter som er nødvendig. Møtetypene som er tilgjengelig i nedtrekkslisten, vil variere ut i fra sakstype og rettsområde. I skjermbildet nedenfor - 36 -
ser vi ett møte som kommer fra domstolenes saksbehandlingssystem, i tillegg til at det er blitt lagt til et møte i portalen. Hvis du velger å legge til et rettsmøte må du velge møtetype, dato for møtet og klokkeslett for når møtet startet og sluttet. For enkelte møtetyper i sakstyper er det også mulig å angi pauser. Pausene angis med klokkeslett for når en pause startet, og når den sluttet. Har det vært flere pauser under rettsmøte, har du mulighet til å angi dette ved å klikke på pluss-knappen. Du kan legge til flere pauser ved å klikke på pluss-knappen flere ganger. Skjermbilde 273: Pauser i rettsmøte I tillegg at du kan legge til flere rettsmøter, kan du også legge til arbeid utenom rettsmøtene. Dette gjøres ved å klikke på pluss-knappen foran "Legg til annet arbeid utenfor rettsmøte". Hvis du legger til arbeid utenom rettsmøte må du beskrive arbeidet, legge ved timeliste som viser dato og antall timer arbeidet varte, i tillegg må du angi totalt antall timer. Det er verdt å merke seg at for saker som normalt skal behandles etter stykkprisforskriften, vil ikke dette feltet bli vist. Samtidig er løsningen laget slik at feltet automatisk vil dukke opp hvis salærkravet likevel skal behandles etter salærforskriften. Mer om dette under "Stykkpris eller godtgjørelse etter medgått tid". Både for rettsmøter og arbeid utenom rettsmøter, kan du slette oppføringen ved å klikke på "X" bakerst på linjen. Dette gjelder både møter som har blitt lagt til i portalen og møter som kommer fra saksbehandlingssystemet. Du kan også korrigere informasjonen for hvert møte, men for møter som blir hentet inn i Aktørportalen fra domstolenes saksbehandlingssystem er det ikke mulig å endre møtetype. - 37 -
Skjermbilde 284: Honorar Akkurat som sakstype og rettsområde styrer hvilke møtetyper som er mulig å velge, så vil multiplikatoren som blir brukt ved utregningen variere ut i fra hvilken sakstype saken gjelder. Dette betyr at selv om skjermbildet kan se ganske likt ut, vil utregningen bli forskjellig. Eksempler på dette er fengslingssak, førstegangsfengsling og fengslingsforlengelse. Reisefravær og utlegg Reisefravær og utlegg er delt opp i "Reisefravær", "Reiseutgifter" og "Øvrige utlegg". For å legge til en oppføring under en av disse delene, klikker du på "Legg til flere +". Vel å klikke flere ganger kan du legge til flere oppføringer. I feltet "Reisefravær", må du beskrive reisefraværet, dato, og til og fra tidspunktene. Under feltet "Reiseutgifter" angis eventuelle reiseutgifter du har hatt i forbindelse med saken. Også her er det vel hjelp av pluss-knappen mulig å angi flere reiseutgifter. For hver enkelt reiseutgift må det gis en beskrivelse og det må angis dato og beløp uten merverdiavgift.. Det er også en knapp for å laste opp dokumentasjon på reiseutgiften. Det kun mulig å laste opp PDFdokument, så eventuelle papirkvitteringer må først skannes og lagres som PDF-dokument. Det siste feltet under "Reisefravær og utlegg" er "Øvrige utgifter". For hver utgift må du gi en beskrivelse, angi dato for utgiften, og beløpet. Også her skal det angis uten merverdiavgift, da merverdiavgift blir lagt på for alle utgifter til slutt. Hvis du har hatt utgifter som er fritatt merverdiavgift må du bak feltet for beløp krysse av for at beløpet er fritatt. - 38 -
Skjermbilde 45: Reisefravær og utlegg Summering og innsending Til slutt vil du se en summering og sammenstilling av hele kravet. Her vil du se antall timer det kreves salær for, hvilken forskrift som anvendes og selve honoraret. I tillegg vil du se avrunding av eventuelt reisefravær og eventuelt pauser i rettsmøter, og hva dette utgjør i både timer og beløp. Du får også presentert en oversikt over merverdiavgifts-pliktige utlegg, før summen for merverdiavgift -pliktig grunnlag vises. Deretter blir det foretatt en merverdiavgiftsberegning, eventuelle utlegg som ikke er avgiftspliktige blir lagt til, og totalsum for salærkravet fremkommer. Nedenfor ser du det kontonummeret du har angitt under "Min profil", og som utbetalingen skal skje til. Hvis det ikke står noe i dette feltet skyldes det at du ikke har fylt det ut. Hvis kontonummer mangler vil du ved innsending av salæret automatisk bli sendt til "Min profil" for å fylle det ut før innsending kan skje. Det er mulig å fylle inn både fakturanummer og KIDnummer. Feltet for fakturanummer er obligatorisk, om du ikke har et fakturanummer kan du f.eks. benytte saksnummeret slik at du har en referanse til saken når betalingen kommer på konto. - 39 -