VEILEDER FOR TJENESTER ORGANISERT SOM BRUKERSTYRT PERSONLIG ASSISTANSE

VEILEDER FOR TJENESTER ORGANISERT SOM BRUKERSTYRT PERSONLIG ASSISTANSE

BPA blir brukt som forkortelse for: brukerstyrt personlig assistanse Koordinerende enhet er der en tar i mot søknad på tjenester, behandler disse og fatter vedtak. Saksbehandler ved bestillerenheten vurderer og tildeler tjenester etter ditt behov og i henhold til lovverk. Utførende enhet er der BPA-assistentene har knyttet sitt arbeidsforhold til. Det er 4 omsorgsenheter i Harstad kommune. Nord, Sør, Sentrum, Helsehuset. Bruker / Arbeidsleder leses som samme person, er den som mottar tjenester fra kommunen. Og er den som har daglig oppfølging av assistentene. RO er forkortelse for Ressurssenter for omstilling i kommunene som ligger i Stjørdal.

INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GRUNNLAG... 1 1.1 Ideologi og historie... 1 1.2 Lovgrunnlaget og Retningslinjer for BPA i Harstad kommune... 1 1.3 Vurdering og tildeling av dine tjenester organisert som BPA... 2 1.4 Innvilgelse og evaluering av tjenester organisert som Bpa... 2 1.5 Forberedelser til oppstart BPA... 2 2. ANSETTELSE... 3 2.1... 3 2.2 Annonsering... 3 2.3 Ansettelseformer... 4 3 ETABLERING OG PLANLEGGING... 7 3.1 Arbeidsavtalen... 7 3.2 Andre formaliteter i ansettelses - prosessen... 8 3.3 Arbeidstidsbestemmelsene og arbeidsplan... 9 3.5 Opplæring av assistenten... 9 4 DRIFT... 9 4.1 Arbeidsplan/turnus... 10 4.2 Timekonto... 10 4.3 Ferieavvikling... 10 4.4 Reiseavtaler ift behandling og ferie... 11 4.5 Kjøring og bruk av arbeidsleders bil... 11 4.6 Timeliste... 12 4.7 Utbetaling av lønn... 12 4.8 Helligdagsturnus... 12 4.9 Interne bytting av vakter... 13 5 PERSONALFORHOLD... 13 5.1 Arbeidsmiljø... 13 5.2 Permisjoner og Fravær... 13

1. GRUNNLAG 1.1 Ideologi og historie BPA-ordningen bygger på idealene til Independent living bevegelsen som oppsto i USA på 1970-tallet. Funksjonshemmede studenter på universitetet i Berkely ønsket å delta på lik linje med andre studenter uten å være avhengig av andre. Kjernen i ideologien går ut på at funksjonshemmede som trenger praktisk bistand for å delta på livets ulike arenaer skal få styre denne assistansen selv, slik at de ikke trenger å være avhengig av det offentlige eller andre for å delta der de ønsker. Ordningen er praktisert i Sverige i mange år, den ble innført her hjemme i 1990 av Norges Handikapforbund. De fikk midler fra Helse- og sosialdepartementet for å prøve ut ordningen. Fra 1994 har kommunene kunnet søke om stimuleringstilskudd for å starte opp ordningen. Ansvaret for å fordele midlene er lagt til Ressurssenter for omstilling i kommunene(ro). RO har ansvar for å arrangere oppstartskurs for arbeidslederne i de ordningene kommunen søke og mottar stimuleringstilskudd for. Dette er et obligatorisk kurs for disse arbeidslederne. 1.2 Lovgrunnlaget og Retningslinjer for BPA i Harstad kommune Hjemmelen til BPA ligger i helse- og omsorgstjenesteloven, er utdypet i Rundskriv 1-20/2000 og 1-15/2005. Arbeidsgiveransvaret kan organiseres på tre forskjellige måter, enten ved at arbeidsleder har arbeidsgiveransvaret selv, ved at et privat andelslag har arbeidsgiveransvaret eller ved at kommunen tar arbeidsgiveransvaret selv. Kommunene har avgjørende myndighet ved tildelig av arbeidsgiveransvar. Kommunen forholder seg til forskrifter for innkjøp og vil utarbeide rammeavtale for private andelslag Du har lovfestet brukermedvirkning når du søker om tjenester i kommunen, det vil si at du kan komme med ditt syn på saken, og at kommunen tar hensyn til dine ønsker så langt som mulig, men innenfor lov og kommunens rammer. Begrepet om brukermedvirkning må ikke forveksles med begrepet brukerstyring som BPA- tjenesten bygger på. Når du har fått innvilget BPA krever kommunen at du brukerstyrer din ordning. Du er selv ansvarlig for utførelsen av hjelpen i en brukerstyrt BPA- ordning og du tar initiativ selv. 1

Dette ved å arbeidslede dine assistenter til å utføre arbeidsoppgavene forsvarlig i forhold de rammer og lovverk som er gjeldende og innenfor det vedtak som er fattet. 1.3 Vurdering og tildeling av dine tjenester organisert som BPA Når du søker om BPA og får dine tjenester organisert som Bpa, tenk igjennom på forhånd: - hvilken bistand trenger jeg og på hvilken måte - det forventes at de selv ivaretar arbeidsleder rollen - kravet til å brukestyre, ta initiativ og ansvar - forpliktelsen til å følge gjeldende retningslinjer for BPA Det er ditt ansvar å definere dine behov. Saksbehandler ved koordinerende enhet tar utgangspunkt i dine behov, du tildeles antall timer BPA etter gjeldende lovgivning og etter prinsippet om likebehandling av innbyggerne i kommunen. Arbeidsleder - rollen vil kreve en innsats fra deg helt fra oppstart. Du må vurdere om du har det overskuddet som vil kreves av deg som arbeidsleder. I en oppstartperiode vil du måtte gjennomføre kurs, rekruttere og lære opp nye assistenter. Arbeidslederjobben er ikke lønnet arbeid. 1.4 Innvilgelse og evaluering av tjenester organisert som Bpa Harstad kommune har innvilget og tildelt antall timer per uke ut fra ditt behov og ut fra din brukermedvirkning. Dette betyr tildeling av brukerstyrt personlig assistent skal vurderes på samme måten og innenfor de samme rettslige rammene som andre tjenester i Helse- og omsorgstjenesteloven. Det påpekes at hvis ikke det finnes søkere med de kvalifikasjoner som tjenestemottaker/arbeidsleder ønsker vil det være vanskelig å opprettholde en BPA over tid. Da vil andre tjenester måtte erstatte BPA enten midlertidig eller varig. 1.5 Forberedelser til oppstart BPA Det er forberedelser som må gjøres før innvilget vedtak om BPA kan iverksettes: - Arbeidsleder- rollen avklares. - Du forplikter deg til å delta på RO kurs for å få opplæring i arbeidslederrollen. - Med utgangspunkt i tildelte timer, lager du en oversikt over når du trenger hjelpen i løpet av dagen og uken. - Du lager en skriftlig oversikt over arbeidsoppgaver som assistenten skal utføre 2

Koordinerende enhet vil kontakte utførende enheten og informere om innvilget vedtak. Utførende enhet planlegger oppstart sammen med deg. Vedtak gjelder fra dato assistent starter opp. 2. ANSETTELSE Dette gjelder der kommunen er arbeidsgiver 2.1 Ved ansettelse brukes Harstad kommunes retningslinjer for utlysning, tilsetning, ansettelse. I denne rekrutteringsprosessen deltar avdelingsleder i utførende enhet. Dersom du ønsker å bruke nære personer som hjelpere, anbefales du å søke om omsorgslønn i stede for praktisk bistand organisert som BPA. Hvis du ønsker å ansette uten utlysning skal avdelingsleder ved utførende enheten delta på intervju sammen med deg. Hensikten er å opplyse om organisering og tydeliggjøre vilkårene i arbeidet. Det vil bli innhente 2 referanser. Ved fravær av ansatte er arbeidsleder ansvarlig for å anskaffe vikar. Krav til assistenten Du må tenke gjennom hvilke krav du vil stille til assistenter som du skal ansette. Dette bør presiseres når annonsen skal skrives slik at du får søkere med de kvalifikasjonene du trenger. Personlig egnethet bør etterspørres i annonsen. 2.2 Annonsering Harstad kommune har jevnlig en fellesannonse i Harstad Tidende over ledige stillinger i kommunen. I avisen vil det være en linje om stillingen, med stillingstype, stillingsprosent fast eller vikariat, arbeidssted. Det vil ligge utfyllende opplysninger om stillingen ved hjemmesiden til Harstad kommune og under ledige stillinger ved hjemmesiden til Nav. Behandling av søknadene Etter søknadsfrist behandles søknadene etter rutiner i Harstad kommune. Du vil få utlevert søkeroversikt. 3

Intervju Som arbeidsleder avgjør du om intervju skal foregå i eget hjem eller ved kommunens møtelokaler Tillitsvalgt er som regel til stede under intervju, dette for å sikre søkers rettigheter. Arbeidsleder og avdelingsleder/utførerenhet blir i forkant av intervju enig i rollefordelingen under intervjuet. Når arbeidsleder har erfaring og føler seg trygg kan arbeidsleder selv styre intervjuet. Under intervju gis informasjon om følgende: organiseringen av BPA, ansettelsesvilkår, taushetsløfte, prøvetid, helse, begrensninger, oppmøtested, arbeidstid, krav til fleksibilitet, lønnsbetingelser, forutsigbarhet i hverdagen. Vær oppmerksom på om søker har oppgitt siste arbeidssted som referanse og om referansene er relevante i.f.t. assistentjobben. Se vedlegg 1 ; Intervjuguide. Utvelgelse og innstilling Det kan være lurt å la inntrykkene fra intervjurunden med aktuelle søkere synke et par dager. Ut fra egnethet og det personlige møtet foreslår arbeidsleder hvem av søkerne som skal inntilles til stillingen/e. Det innhentes referanse på innstilte søkere. 2.3 Ansettelseformer Fast ansettelse Harstad kommune ansetter assistentene i faste stillinger. Stillingsprosenten vil regnes ut fra vedtak og arbeidsplan/turnus. I kontrakten vil også opplyses om arbeidstiden er beregnet ut fra 35,5 timers uke/turnus eller 37,5 timers uke/dagarbeid. Assistenten ansettes etter vanlige prosedyrer for Harstad kommune, og har i tillegg en prøvetid på 6 måneder. Vikarer Vikaren ansettes for en gjeldene periode. I vikariater er det ingen prøvetid og oppsigelsesfrist er 14 dager hvis vikariatet er på 2 måneder og 1 måned før utgått periode. Når en fast ansatt har permisjon ansettes en vikar i midlertidig stilling. Ekstravakter Det vil alltid være behov for personer som kan ta ekstravakter ved akutt fravær, som sykdom, korte permisjoner eller ved ferieavvikling hos de fast ansatte vikarene. 4

Assistentene skal underskrive kontrakt på tilsigelse (vedlegg 2 ) det må føres timer på egen liste for hver vakt. Denne listen sendes utførende enhet sammen med timelistene. Noen arbeidsledere velger å ansatte assistentene i forholdsvis små stillinger/deltidsstillinger. Dermed har de mulighet til å bruke de faste assistenter som ønsker å jobbe litt mer som vikarer ved korttidsfravær. Dette er forhold som må vurderes. Det er en forutsetning at du har tilkallingsvikar tilknyttet assistent teamet. Disse har du ansvar for å tilkalle ved behov. Arbeidsbeskrivelse og stillings instruks Dette må du som arbeidsleder utarbeide. Ta utgangspunkt i kartleggingen av dine hjelpebehov som du utformet i forbindelse med din søknad og saksbehandling fra koordinerende enhet et. Nedenfor ser du et forslag til hvordan du kan lage en oversikt over ditt bistandsbehov. Du må holde deg innenfor tildelte timer i BPA-vedtaket. Eksempler på oppgaver jeg trenger hjelp til: Bistand i morgenstell. Bistand ift påkledning Hjelp til tilrettelegge måltider Utføring av støvsuging og gulvvask Utføring av klesvask Bistand ved innkjøp/handling Bistand under trening Tilrettelegging for å klare å komme i seng Bistand i aktiviteter utenfor hjemmet Du må lage en arbeidsbeskrivelse over hva som skal gjøres daglig og/eller ukentlig. Se ellers BPA veilederen om forslag til Arbeidsbeskrivelse som du finner på www.ro.no 5

Eksempler på oversikt over bistandsbehov mandag tirsdag onsdag torsda freda lørda sønda g g g g tid 08.00-10.00 08.00-10.00 08.00-11.00 o.s.v. gjørem Stå opp, Stå opp, Stå opp, ål dusj, dusj, dusj, personlig personlig personlig hjelp og hjelp og hjelp og frokost frokost frokost og tid 10.00-12.00 10.00-12.00 tilretteleggin g gjørem Handling og Husarbeid ål tur tid 12.00-13.00 gjørem Tilretteleggin ål g og personlig hjelp tid 15.00-1700 gjørem Middagslagin ål g i stort tid 16.00-17.00 16.00-17.00 gjørem Middag og Middag og ål personlig personlig hjelp hjelp tid 17.00-20.00 17.00-22.00 17.00-18.00 gjørem Personlig Aktivitet ute Personlig ål hjelp. hjelp og Trening; tilretteleggin svømming g for kvelden tid 20.00-21.00 gjørem Kveldsmat ål og tilretteleggin g for natten tid 22.00-23.00 6

mandag tirsdag onsdag torsda freda lørda sønda g g g g gjørem Personlig ål hjelp, tilretteleggin g for natt Behov for 08.00-13.00= 5 08.00-12.00= 4 08.00-11.00= 3 hjelp før timer timer timer 15.00 Behov for 16.00-21.00= 5 16.00-23.00= 15.00-18.00= 3 hjelp timer 7 timer timer etter15.0 0 Taushetsplikt Du har rett til å verne om ditt privatliv og personlige forhold for å ta vare på egen integritet. Assistentene må undertegne taushetserklæring om lovbestemt taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder også etter assistenten slutter. Assistenten gjøres kjent med taushetsplikten allerede ved intervju, og hvilke forhold og opplysninger som omfattes. Brudd på taushetsplikten kan medføre straffeansvar. Vedlegg 3; Taushetserklæring Assistenten har ikke taushetsplikt overfor Harstad kommune som arbeidsgiver. 3 ETABLERING OG PLANLEGGING Arbeidsleder har mange forpliktelse å forholde seg til. Dette kapitelet inneholder arbeidsavtalen, arbeidstidsbestemmelsene og personalhåndtering. 3.1 Arbeidsavtalen Arbeidsavtalen regulerer ansettelsesforholdet i Harstad kommune. Fast ansatte assistenter - Dersom behovet hos bruker opphører midlertidig, vil annet arbeid i kommunen tildeles. Eksempelvis kan dette være hvis vedtaket BPA settes på pause fordi bruker er innlagt på sykehus eller på rehabiliteringsopphold. - Det opplyses i arbeidskontrakten om arbeidstiden er beregnet ut fra 35,5 timers uke som er turnusarbeid eller ut fra 37,5 timer per uke som er dagarbeid. Dette har innvirkning på lønn og arbeidstidsbestemmelsene. 7

- Stillingskoden for lønnsplassering for assistenter med årslønn etter ansiennitet står i arbeidsavtalen. Lønnsvilkårene opplyses under intervjuet. - Det opplyses i arbeidskontrakten at det 2 ukers gjensidig oppsigelsestid på 6 måneders prøvetid. Etter dette er det 3 måneder. - Arbeidstaker med over 14 timers/uke trekkes 2% pensjoninnskudd fra lønn fra tiltredelsesdato. - Stillingen reguleres for øvrig av gjeldende arbeidstidsbestemmelser, jmf Arbeidsmiljøloven. - Arbeidstiden kan endres med 14 dagers varsel. - Arbeidsforholdet reguleres for øvrig av sentrale og lokale avtale og reglement for Harstad kommune. Vikarer ansettes i midlertidig stilling. - I arbeidsavtalen vil det stå for hvem den ansatte er vikar for. - Ansettelsen gjelder i en tidsperiode, og har en sluttdato. - Vikariater har ikke prøvetid. - Gjensidig oppsigelsestid er 1 måned. Vedlegg 4; Midlertidig administrativ stilling Ekstravaktavtaler/ringevikarer/vikarer etter tilkalling Denne avtalen har ingen oppsigelsestid. Arbeidsleder kan når som helst slutte å bruke en assistent med tilkallingsavtale. Likeledes har assistenten rett til å takke nei til vakter. Du kan ikke beordre ansatte med tilkallingsavtale å ta vakter. Skjema vikariat på tilsigelse må underskrives. Timeliste må utfylles samt arbeidsliste for vikariat på tilsigelse. Vedlegg 5; Arbeidsliste Vikariat på tilsigelse 3.2 Andre formaliteter i ansettelses - prosessen - taushetserklæring skal være undertegnet og returnert arbeidsgiver før oppstart - arbeidstillatelse må være i orden - skattekort må innleveres - bankkontonummer oppgis - dokumentert arbeidserfaring innleveres for utregning av ansiennitet - opplysning om den ansatte har omsorgsansvar som gir rett til lønnsansinitet 8

- politiattest leveres 3.3 Arbeidstidsbestemmelsene og arbeidsplan Se kapittel Etablering i BPA- veilederen på www.ro.no Arbeidsplan/turnus Arbeidstaker har rett på å ha definerte arbeidstider. Endring av arbeidsplan/turnus krever endring på lønn og tillegg. Hvis du og assistenten blir enige om å endre på arbeidstiden en vakt i forbindelse med en spesiell aktivitet, er det i orden uten varsling. Det er viktig at både assistent og arbeidsleder har gjensidig respekt for hverandre når en avtaler fleksibilitet ift arbeidstiden. Dette er en frivillig avtale mellom arbeidsleder og ansatt. Arbeidsleder kan ikke pålegge assistenten å endre arbeidstiden. 3.4 Personalhåndtering Som arbeidsleder er du kommunens representant i daglig personaloppfølging. - du følger gjeldende Veileder for BPA i Harstad kommune - både arbeidsgiver, arbeidsleder og assistent må sørge for at rettigheter og plikter i Harstad kommune blir fulgt. Jamfør Personalhåndboken til Harstad kommune. - Oppfølging av sykefravær se dette tema under punkt 5. 3.5 Opplæring av assistenten Du kan velge å lære opp assistent selv eller la den nye assistenten være med på en arbeidsøkt der en som kjenner deg fra før assisterer deg. Opplæringstiden kan variere fra assistent til assistent. Assistenten må føle seg verdsatt og trygg på hva hun/han skal utføre. Det er smart å avklare i forkant hvilken rolle assistenten skal ha i ulike sammenhenger, skal assistenten holde seg i bakgrunnen og kun assistere ved behov, eller skal assistenten ta initiativ til hvordan assistansen skal gis. Dette er helt opp til deg som arbeidsleder å bestemme. Se også mer om opplæring i BPA- veilederen i kapittel om etablering. 4 DRIFT 9

4.1 Arbeidsplan/turnus Arbeidsplanen/turnus skal gi oversikt over assistentenes arbeidstider og godkjennes av tillitsvalgt. Se vedlegg 6; Turnusplaner, eksempler 4.2 Timekonto Arbeidsleder må selv sikre at BPA timene blir hensiktsmessig brukt slik at brukers/ditt behov dekkes og samsvarer med hensikten i vedtaket om BPA. Det kan være hensiktsmessig og ikke sette opp alle timer i en løpende turnus. Dette for å kunne dekke opp uventet behov. Timer på timekonto kun kan disponeres innenfor kalenderåret. Når et nytt vedtak gis vil du ikke kunne overføre oppsparte timer fra forrige vedtak. Hvis det viser seg at du har mye oppsparte timer, vil saksbehandler vurdere om antall vedtakstimer bør reduseres slik at det tilpasses ditt behov. Oversikt på timekonto sendes kvartalsvis til utførerenheten. Se mer om timekonto i BPA-veilederen i kapittel Drift. 4.3 Ferieavvikling Som arbeidsleder har du plikt til å følge ferielov. Alle ansatte har rett på ferieavvikling etter ferieloven, 5 uker (6 uker for ansatte over 60år). Arbeidsleder planlegger ferieavviklingen slik at driften ikke rammes. Alle ansatte har rett etter ferieloven å ha 3 uker sammenhengende ferie i tidsrommet fra 1 juni til 30 september. De skal varsles om oppsatt hovedferie minst 2 måneder i forkant. Du som arbeidsleder styrer ferieavviklingen slik at du påser at du klarer å skaffe ferievikarer. 4 og 5 ferieuke avtaler du med assistenten, men du må gi ferie i perioder du har tilgjengelig vikar. Alle ansatte blir trukket for 5 uker(6 uker for ansatte over 60 år) ferie uavhengig av når de ble ansatt. I juni vil alle ansatte få utbetalt feriepenger isteden for ordinær lønn. Oversikt over ferieavvikling sendes utførende enhet. 10

Assistenter som ikke har vært ansatt hele foregående ferieår, og derfor ikke har opptjent feriepenger, må ikke ta ut ferie. Arbeidsleder må melde dette til utførende enhet innen 15 mai. 4.4 Reiseavtaler ift behandling og ferie I henhold til Sosialtjenesteloven er ikke ferie en lovpålagt rettighet. Det er oppholdskommunens ansvar å gi tjenester. Det er likevel etter en dom slått fast at du som har tjenester organisert som BPA kan ta med deg tjenesten /assistenten utenfor kommunen og landet på kortere ferieturer. Feriereiser: Det må søkes til utførende enhet om å bruke innvilget vedtakstimer til feriereise. FYLL INN ETTER AVTALE GJORT VEDR FERIE Behandlingsreiser: Under opphold i.f.t. rehabilitering og behandling vil sykehuset/behandling/rehabiliteringsstedet ha personal du måtte trenge under oppholdet. Da settes BPA- vedtaket på pause. Assistentene blir benyttet i annet arbeid i kommunen mens du er bortreist. Så snart som mulig gir du avdelingsleder/ utførerenheten beskjed om innleggingsdato og utskrivingsdato, og du varsler assistentene dine om vedtakspausen. Sykehusopphold / Rehabilitering: Ved planlagte innleggelser skal arbeidsgiver ved avdelingsleder ved utførende enheten varsle assistenten skriftlig om vedtakspausen. Dette skal varsles minst 14 dager i forkant. I samarbeid med assistenten finner kommunen arbeid for perioden. Ved vedtakspause kan assistenten ta ut permisjon uten lønn hvis det er ønskelig. Alternativt kan assistenten ta ut ferie, dette avtales særskilt i hvert enkelt tilfelle. Ved akutte innleggelser ved sykehus hvor ikke varslingsfristen på 14 dager kan overholdes, disponerer kommunen assistentene i oppsatt turnus. Assistent og avdelingsleder ved utførende enhet vil da fortløpende sammen se på muligheter for å nytte assistenten i annet arbeid for kommunen. 4.5 Kjøring og bruk av arbeidsleders bil Harstad kommune dekker ikke utgifter ved bruk av bil i Bpa- ordningen. 11

Arbeidsleder/brukers må selv sørge for forsikring av egen bil. Arbeidsleder må selv påse at forsikringen dekker at bilen kjøres av andre. Ved eventuell skade skal dette dekkes av bileiers forsikring. 4.6 Timeliste De assistenter som ikke har fast lønn må skrive timeliste. Helligdagstillegg må skrives på timeliste for å bli utbetalt. Arbeidstaker må underskrive timeliste for å få utbetalt ekstravakter eller tillegg. Arbeidsleder må attestere for å bekrefte at timene er korrekt. Timelistene må utførende enhet ha i hende senest 10 i måneden for at timene skal bli utbetalt påfølgende lønningsutbetaling. Timelister som er innkomne for sent blir liggende til neste måned. Det er arbeidstakers plikt å levere timelisten sin. Men siden du som arbeidsleder skal underskrive for å bekrefte timene, er det praktisk om at du sender alle timelistene samlet til utførerenheten innen 10 i måneden. 4.7 Utbetaling av lønn Fast lønn blir utbetalt den 12 i måneden for gjeldende måned. Det vil si at 12 januar blir fastlønn fra 1 januar til 31 januar utbetalt. Derimot blir timer på timeliste utbetalt etterskuddsvis. Det vil si at timeliste levert innen 10 januar blir utbetalt 12 februar. Hvis lønningsdag faller på en lørdag eller søndag eller helligdag vil lønnen bli utbetalt siste virkedag før helg. Ansatte plikter å melde fra om feilutbetaling av lønn. 4.8 Helligdagsturnus Helligdagsturnus/hjelpeturnus lages hvis assistentene må arbeide mer en halvparten av årets søndag og helligdager, jmf arbeidsmiljøloven Turnus skal være godkjent av tillitsvalgt senest 1 måned før turnusstart. Ta kontakt med utførende enhet 2 måneder i forkant ved hjelp til utarbeidelse av helligdagsturnus. 12

4.9 Interne bytting av vakter Det kan være hensiktsmessig å vise romslighet og fleksibilitet ovenfor assistentene. Muligheten til intern bytting av vakter ser ofte assistentene på som en gode. Vi kan godta at assistentene bytter vakter seg imellom, men det er viktig at du som arbeidsleder/bruker vet hvem som kommer på jobb og godkjenner bytting av vakt i hvert tilfelle. Assistentene har ingen rett til å bytte internt, men du kan velge å gi dem muligheten. Hvis to assistenter bytter vakter må assistentene selv ordne opp hvis det utgjør forandring av lønn/tillegg. Interne bytter skal ikke vises på timelisten. Eventuelt betaling må skje privat mellom assistentene. Blir den som har byttet vakt syk eller ikke stiller som avtalt, må den som opprinnelig sto på vakten ta ansvar. 5 PERSONALFORHOLD Harstad kommunes personalreglement følges. Ved innvilget vedtak på Bpa vil du få tilsendt et utvalg av Personalreglement. Du må be om disse utskriftene dersom du ikke får de umiddelbart. Dette vil være Tilsetnings og arbeidsreglement Reglement for skade på personskade Permisjonsreglement Oppfølging av helseproblemer Nærvær ved Fravær 5.1 Arbeidsmiljø Arbeidsleder må påse at assistentene arbeider under forsvarlige fysisk og psykososiale arbeidsforhold, jmf arbeidsmiljølove 4. Ta kontakt med avdelingsleder /utførende enheten eller henvis assistent videre hvis du får tilbakemeldinger på at arbeidsmiljøet ikke oppleves godt nok. 5.2 Permisjoner og Fravær Søknader om permisjon behandles og innvilges etter personalreglementet i Harstad kommune. Ansatte som skal ut i svangerskapspermisjon tar kontakt med arbeidsgiver og trygdekontor for å ordne det formelle tidligst mulig. Se mer om svangerskapspermisjon i Personalhåndboka. 13

Sykefravær behandles og dokumenteres etter gjeldene reglement og rutine i Harstad kommune. Harstad kommune er IA bedrift og satser på å redusere sykefravær, både kortidsfravær og langtidsfravær. Arbeidsleder følger opp fraværet de første 3 måneder. Avdelingsleder ved utførende enhet bidrar med den videre oppfølgingsansvar. Arbeidsleder holder en tett dialog med arbeidstaker under sykefraværet. Å stille spørsmål om arbeidsmiljøet kan være viktig for å forebygge videre sykefravær. Det viser seg at tidlig dialog om fraværet øker sjansen for at arbeidstaker kommer raskere tilbake på arbeid. Se rutiner i Personalhåndboken, Nærvær ved fravær. Sykefravær skal dokumenteres skriftlig enten ved sykemelding eller egenmelding. Arbeidsleder sender sykemelding/egenmelding til avdelingsleder ved utførende enhet. Egenmelding leveres til arbeidsleder første dag etter fraværet. Arbeidsleder signerer på egenmeldingen, denne leveres videre til utførende enheten. Fravær pga sykt barn eller syk barnepasser, bruk det samme egenmeldingskjema som ved egen sykdom. Reglene for eget sykefravær og sykt barn/barnepasser er ulike, se nærmere om dette på egenmeldingsskjemaet eller i personalhåndboka. Vedlegg 7; Egenmelding 14

HARSTAD KOMMUNE Dok.id.: Blanketten er i utfylt stand unntatt offentlighet iflg offentlighetslovens 6 Harstad kommune INTERVJUGUIDE Gjennom intervjuet skal det legges et best mulig grunnlag for at arbeidsgiver skal kunne ta standpunkt til valg av fremtidige medarbeidere, og søkeren på sin side skal kunne ta en riktigst mulig avgjørelse i valget av fremtidig arbeidsplass. Intervjuets hensikt kan sammenfattes i to punkter: samle informasjon og gjøre observasjoner med sikte på å finne fram til den av søkerne som best tilfredstiller de krav som stillingen/arbeidsoppgavene setter gi opplysninger og informasjon som er tilstrekkelig til at vedkommende søker kan danne seg et bilde av hva stillingen/arbeidsoppgavene innbærer. Et intervju har som oppgave å kartlegge de ferdigheter og egenskaper som ligger bak førsteinntrykket, og som tilfredstiller de jobbkrav man har satt. Intervjuguiden skal være et nyttig hjelpemiddel for å strukturere intervjuet, -men hvordan vi lykkes i rekrutteringssammenhengen vil i stor grad avhenge av at kartleggingen av kompetansebehovet er skikkelig gjennomført. - Avklar hvem som skal lede intervjuet.. INFORMASJON Krav til søker: (oppsummering av de krav som stilles i kunngjøringsteksten) Generell informasjon: Hvem er tilstede ved intervjuet. Tidsramme. Antall søkere. Antall som intervjues. Søkeren kan stille spørsmål underveis og til slutt. Informasjon om Harstad kommune Antall innbyggere, ansatte, organisasjon og størrelse på den enkelte avdeling. Spesiell informasjon om avdelingen/kontoret - organisering, antall ansatte - hva vi gjør - den aktuelle stillingen - hva som kreves av den som ansettes - arbeidstid/fleksitid, goder ------------------------------------------------ AKTUELLE SPØRSMÅL TIL SØKER Hvorfor søker du denne jobben? (La søker selge seg selv, men pass på å styre intervjuet) 1

HARSTAD KOMMUNE Dok.id.: Blanketten er i utfylt stand unntatt offentlighet iflg offentlighetslovens 6 Harstad kommune Utdannelse / praksis: (Pass på huller i CV) Hvorfor valgte du den utdannelsen du har? - bevisst eller tilfeldig valg? Tilleggsutdanning? Faglig oppdatering - hvordan? Gjennomgang av de hovedoppgaver du har hatt i stillinger fram til i dag. - relevans for denne jobben? Hvilke oppgaver har du likt spesielt godt? Hvorfor? Er det oppgaver du ikke har likt? Hvorfor? Personlige egenskaper: (ved vurdering av søkerens skikkethet må man også ta utgangspunkt i kravene i kunngjøringsteksten) Hvilke egenskaper mener du er viktig å ha denne stillingen her? Hva er viktig for at et teamarbeid skal fungere? Har du hatt vanskelige samarbeidspartnere/kollegaer noen ganger? Har du vært involvert i større konfliktsituasjoner? Dersom ja, hvordan taklet du det? Hvilke egenskaper har du som gjør at vi bør ansette deg? (kontrollsjekkes i referanser) Hvordan tror du dine overordnede/kollegaer vil beskrive deg hvis de fikk spørsmål om din samarbeidsevne? Kan du beskrive en «større» oppgave du har hatt? Hvordan ble arbeidet utformet? Hvilke beslutninger ble tatt underveis? Var du noen gang i tvil om hvordan du skulle løse oppgaven? Hvis ja, hva gjorde du da? Arbeidsstil: Din arbeidskapasitet? Hvordan legger du opp ditt arbeid til daglig? Hvilke oppgaver vektlegger du? 2

HARSTAD KOMMUNE Dok.id.: Blanketten er i utfylt stand unntatt offentlighet iflg offentlighetslovens 6 Harstad kommune Hvordan behersker du stress-situasjoner? Hvordan vil dine medarbeidere/kollegaer merke at du er stresset? Beskriv deg selv som person? (obs. - se dette i forhold til referanseopplysninger.) Sterke sider - Hvordan mener du dine streke sider kan komme til nytte i denne jobben? Svake sider - Hva gjør du eller har du gjort noe for å komme svakhetene til livs? Interesser? Helse? Fravær? Faglige spørsmål: Still spørsmål ut fra konkrete, faglige problemstillinger som kan være aktuelle for denne type stilling! Hva legger du i begrepet lojalitet mot arbeidsgiver? - hvordan gjennomføre upopulære beslutninger, som går imot egen overbevisning? Hva betyr verdier som respekt og likeverd for deg? Avslutning: Spørsmål? Er det spesielle forhold du mener vi som evt. ny arbeidsgiver bør ha kjennskap til om deg (eks. faglig, økonomisk, personlig, rus, fravær, helse...?) Tar du jobben, hvis du får den? Referanser? Når søkeren oppgir å ha arbeidet i Harstad kommune må referanser oppgis, referanser fra tidligere jobb i kommunen skal alltid sjekkes. Informasjon om videre saksgang. 3

HARSTAD KOMMUNE Dok.id.: Blanketten er i utfylt stand unntatt offentlighet iflg offentlighetslovens 6 Harstad kommune ARBEIDSAVTALE - VIKARIAT PÅ TILSIGELSE Når partene har underskrevet denne arbeidsavtale er Navn Fødselsnr. midlertidig tilsatt i Harstad kommune som tilfeldig vikar etter tilkalling med varierende arbeidssted og arbeidstid. Arbeidsforholdet er en midlertidig tilsetting med hjemmel i arbeidsmiljølovens 14-9 (1 bokstav b). Tilkallingen skjer etter kommunens behov og i henhold til avtale i det enkelte tilfelle. Avtalen innebærer ingen rett til vikaroppdrag fra kommunen, og arbeidstakeren kan også takke nei til de tilbudte vakter. Arbeidsforholdet opphører uten forutgående oppsigelse fra noen av partene når den eller de avtalte vakter er avsluttet. Vilkår: Stillingens benevnelse er: Stillingskode: Ansiennitetsdato: Årslønn ved 100% stilling kr. Det trekkes 2 % av brutto lønn for pensjonsordning ved gjennomsnittlig tjeneste på 14 timer pr uke. Lønnsutbetalingen skjer etterskuddsvis i henhold til timelister, ca. den 12. i hver mnd. Feriepenger utbetales i juni. Arbeidstaker plikter å kvittere i «arbeidsliste» for hver enkelt oppdrag før arbeidet påbegynnes. Denne befinner seg på arbeidsstedet. Denne avtale og kvittert arbeidsliste utgjør arbeidsavtalen mellom arbeidstaker og Harstad kommune. Underskrift: Jeg bekrefter at jeg aksepterer arbeidsforholdet på ovennevnte betingelse. Jeg har mottatt og er kjent med kommunens tilsettings - og arbeidsreglement og er innforstått med at disse inngår som en del av min arbeidsavtale. Jeg bekrefter også at jeg er kjent med reglene om taushetsplikt. Harstad den Harstad den Underskrift arbeidstaker Underskrift Harstad kommune Arbeidsavtalen er utferdiget i 3 eksemplarer - ett til hver av partene - ett til personalmappe 4