Felles studentsystem Telefon: 22852738 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-11-144 Innkalling Møte i FS-planleggingsgruppe 27.10.2011 Til: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Anette Wigaard, UiO Sven Petter Myhr Næss, NMH Eli Vangen, HiST Karin Stormo, HiO Hans J. Berntsen, HiT Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Martin Sagen, USIT Aune Moe, USIT Tid: Torsdag 27. oktober 2011 kl 08:30-14:30 Møtested: Møterom Torget, Rica Hotel Nidelven
Saksdokumenter Sak 1 FS-11-090 Referat fra møte 30.05.2011 DV-11-031 Referat fra møte i STAR-gruppn 06.06.2011 Sak 2 DV-11-034 Referat fra møte i STAR-gruppen 29.-30.08.2011 FS-11-096 Referat fra møte i Godkjenningsgruppen 08.06.2011 FS-11-108 Referat fra møte i styret for FS 20.06.2011 Sak 6 FS-11-150-1 FS-11-150-2 FS-11-150-3 FS-11-150-4 Innsendte saker: HiB FS474.003 Deltakere i und.parti UiA Emnekombinasjon samlebilde NTNU Felleskode for studierettstatus AHO FS728.010 Emneprioritering innenfor utdanningsplan Ønskelisten, bearbeidet etter mai-møtet Oversikt ønskelisten Sak 7 FS-11-051-4 FS-11-051-4b Sak 9 FS-11- Forslag til kursplan våren 2012 FS-11-150-5 Sak 12 FS-11-150-6 FS-11-150-7 Hjelpetekster for studentstatus/studierettstatus Kommentar til tekster for studentstatus NTNU Studentstatus FULLFØRT FS-11-144 Innkalling til møte i Planleggingsgruppen 27. oktober 2011
Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 30. mai 2011 og oppfølgingssaker 2. Referatsaker (Der det foreligger et skriftlig referat, vil disse ikke bli gjennomgått særskilt på møtet, dersom det ikke er noen kommentarer/merknader til det enkelte referat.) a) Møte i Planleggingsgruppen 1. september b) Møter i STAR-gruppen 6. juni, 29.-30. august og 19. oktober c) Møter i Godkjenningsgruppen 8. juni og 28. september d) Møter i styret for FS 20. juni og 19. september e) Møte i Vurderingsgruppen 23. september f) Møte i EpN-gruppen 30.-31. august g) Møte i Studentutvekslingsgruppen 7. september 3. Orienteringssaker a) Mal for norske vitnemål og vitnemålstillegg b) ECTS User s Guide c) DUO d) NUAK i Stockholm 20.-22. september e) Status for arbeidet med karakterutskrifter f) NOKIOS 20. september g) Vitnemålsbasen h) NAG-basen i) Fuskebasen j) EUNIS 14.-17. juni k) Oppsummering av årets opptak l) Kopinor, system for elektroniske kompendier 4. FS-Brukerforum 25. og 26. oktober Kort oppsummering av forumet. 5. Oppfølging av risikoanalysen for FS 6. Innsendte saker: a) HiB FS474.003 Deltakere i undervisningsparti b) UiA Emnekombinasjon samlebilde c) NTNU Ny studierettstatuskode d) AHO FS728.010 Emneprioritering innenfor utdanningsplan 7. Ønskelisten 8. Nye medlemmer til Planleggingsgruppen og ekspertgrupper, herunder opprettelse av gruppe som skal gjennomgå knapper og faner i FS-klienten 9. Forslag til kursplan for våren 2012 10. Møteplan våren 2012 11. Kontaktforum april 2012 12. Brukerforum høsten 2012, fastsette dato og sted 13. F1-hjelpetekster for studentstatus/studierettstatus Studentstatus FULLFØRT, mail fra NTNU 14. Eventuelt FS-11-144 Innkalling til møte i Planleggingsgruppen 27. oktober 2011
<sideskift>
Felles studentsystem Telefon: 22852738 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-11-090 Referat Møte i Planleggingsgruppen 30. mai 2011 Til stede: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Karin Stormo, HiO Sven Petter Myhr Næss, NMH Elin Flægstad Myrholdt, HiNT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Anne-Lise Lande, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Referent: Aune Moe/Julie Myhre Barkenæs Dato: 03.06.2011 Sist endret: 09.06.2011, liste over oppfølgingssaker oppdatert 06.10.2011 1
Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 14. april 2011 og oppfølgingssaker 2. Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. Forslag til kursplan for høsten 2011 5. Forberedelser Brukerforumet 25.-26. oktober 2011 i Trondheim 6. Folkeregisteret 7. Innsendte saker 8. Ønskelisten 9. HiST Bytte medlem i Godkjenningsgruppen 10. Eventuelt FS-11-090 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 30. mai 2011 Side 2
Det var ingen merknader til dagsorden og innkalling. En sak ble meldt til eventuelt. Elin Flægstad Myrholdt, Høgskolen i Nord-Trøndelag, ble ønsket velkommen som medlem i Planleggingsgruppen. 1. Referat fra møte 14. april 2011 og oppfølgingssaker Det var følgende merknader til referatet: Til sak 4c Fuskebasen ble det informert om at Kunnskapsdepartementet (KD) vil danne en arbeidsgruppe, og ønsker 2 deltakere fra sektoren. Brev fra KD vil bli sendt ut før sommeren. Sak 8 STAR-rapporter: Følgende setning føyes til: Forslag til rapporter sendes direkte til Anette Wigaard. Sak 9e. Følgende konklusjon ble føyd til referatet: Det gjøres ikke noe med dette nå. Sak 9f. WebService for alumni: Det ble lagt til følgende i referatet: FS skal ikke foreta nye vurderinger, men returnere høyeste kvalifikasjon, og studieprogram / kullinformasjon. Og Konklusjon: Det må diskuteres kriterier for alumnimedlemskap med de andre institusjonene. Prioritering av denne oppgaven må også diskuteres. Referatet ble godkjent. Oppfølgingssaker ble gjennomgått. Oppdatert liste bakerst i dette referatet. 2. Referatsaker a. Møte i STAR-gruppen 28. april 2011 Det ble gitt et muntlig referat fra møtet. Gruppen har utarbeidet kravspesifikasjon på rapporter. Denne vil bli lagt ut når gruppen har godkjent den. Det er opprettet en egen undergruppe som skal jobbe med datamodellen. NTNU har valgt et verktøy som heter Cognos. Dette vil bli presentert på møte ved NTNU den 9. juni 2011. Prosjektet vil være representert på dette møtet Tatt til orientering. b. Møte i EpN-gruppen 24. mai 2011 Muntlig referat ble gitt. Utviklerne presenterte applikasjonen som er laget så langt. Det ble videre foretatt en del avklaringer slik at utviklerne har et godt grunnlag for videre arbeid med applikasjonen i sommer. Tatt til orientering. FS-11-090 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 30. mai 2011 Side 3
3. Orienteringssaker a. NordForum 25.-26. mai i Stockholm Den 25. juni var det møte internt i NordForumgruppen, med bl.a. til forberedelser til seminaret den 26. mai. Seminaret den 26. mai hadde studentmobilitet som hovedtema, og målgruppen var FSstyremedlemmer og deres nordiske kollegaer, Lånekassen, Kunnskapsdepartementet, NOKUT, og andre aktører innen UH-sektoren. Tatt til orientering. 4. Kursplan høsten 2011 Forslag fra brukerstøttegruppen ved USIT var sendt til Planleggingsgruppen. Det vil bli tilbudt kurs i rapportering og i utdanningsplaner. Kursene holdes 2 ganger dersom interessen er stor nok. Færre kurs kommende høst vil forhåpentligvis bidra til at brukerstøttegruppen får bedre tid til å oppdatere dokumentasjonen. Anne-Lise orienterte om at til våren 2012 vil kursene legges noe om. Vedtak: Forslag til kursplan godkjennes. 5. Brukerforum 25. og 26. oktober 2011 i Trondheim Tema ble diskutert, og forslag til foredragsholdere ble diskutert. Noen oppfølgingsgpunkter: - FS-sekretariatet laget et utkast til program som sendes til Planleggingsgruppen for gjennomgang og tilbakemeldinger. - Det er behov for en person som kan ta innledningen til tema Hvordan treffer vi studenter elektroniske møteplasser. Deltakere i Planleggingsgruppen sender forslag til fs-planlegging@usit.uio.no innen 20.06. (Det er rettet en muntlig forespørsel til Claudia Talgo om dette, som må følges opp) - Sende e-post til kontaktlisten med spørsmål om de har løsninger for semesterkvittering - Offentlighetsloven og Personopplysingsloven: Sende e-post til KD (Offentlighetsloven) og Datatilsynet (Personopplysingsloven) og spørre om de er interessert i å delta på seminaret. Send deretter e-post til kontaktlisten og be om konkrete saker til dette punktet. - Demo av praksishåndtering (1 fra helse- og 1 fra lærerutdanningen). Deltakere i Planleggingsgruppen sender forslag til foredragsholdere til fs-planlegging@usit.uio.no, ev. sendes e-post til kontaktlisten. - Sven Erik sjekker kulturtilbudet for kvelden 25. oktober. 6. Folkeregisteret Institusjonene ønsker direkte oppslag mot Folkeregisteret for å hente opplysninger om navn og adresse. SO har fått tilgang til denne tjenesten. FS-11-090 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 30. mai 2011 Side 4
Konklusjon: Dersom en av institusjonene får innvilget søknaden, kan denne brukes som mal for de øvrige institusjonene. I søknadsweb ber man ikke om hjemstedsadresse, kun kontaktadresse, noe som medfører at man ikke får inn kommunetilhørighet for lokale søkere. Dermed er det noen rapporter/statistikker rundt opptak som ikke gir noe godt resultat. Konklusjon: I søknadsweb skal det gis anledning til å angi folkeregistrert adresse. Dersom kontaktadresse er forskjellig fra folkeregistrert adresse, kan søker også oppgi kontaktadresse. 7. Innsendte saker a. Import av lisenser v/hist HiST vil lage nettskjema for egenerklæringer, og ønsker funksjonalitet i FS til innlasting av disse, basert på fødselsnr eller studentnr. Politiattester må fortsatt leveres i papirformat, og her ønskes et bilde med samme funksjonalitet som i Praksis-bildet og i bildet for Godkjenning av obligatoriske aktiviteter Vedtak: Det settes prioritet 2 på innlastingsfunksjonalitet og prioritet 1 på bilde. b. Tidskonto v/ntnu Registrering av 100 % permisjon og arbeidsplikt i ett år blir ikke korrekt i FS. Vedtak: Diskuteres i dr.gradsgruppen c. Vurderingstrekk FS200.040 Eksport studieinformasjon v/ntnu Ønske om å utvide uttrekk i rapporten FS200.040 til å omfatte mer vurderingsinformasjon. UiB ønsker å kunne bruke denne for å presentere eksamensplan på web. Vedtak: Prioritet 2. NTNU ønsker et tidsperspektiv for når dette kan leveres. d. Integrasjon mellom FS og TimeEdit v/dhs Diakonhjemmet Høgskole ønsker en pilot for integrasjon mellom FS og TimeEdit. Konklusjon: TimeEdit-brukere innkalles til et dagsseminar for å beskrive innholdet for grensesnittet. FS-sekretariatet sendes e-post til kontaktlisten for å høre om det er interesse for dette. Vedtak: Ønsket innfris ikke. e. Radvalidering i brevmodulen v/uio Rollen FS_BREV gir rettigheter til å redigere alle brev og avsnitt. UiO ønsker radvalidering slik at det opprettes begrensede rettigheter for lokale brukere. Vedtak: Prioritet 2. SYSEIER-rollen gis tilgang til redigering av spesielle avsnitt. FS-11-090 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 30. mai 2011 Side 5
8. Gjennomgang av ønskelisten Listen ble gjennomgått og sakene ble prioritert.. Noen saker ble overført til ekspertgrupper. 9. Bytte av medlem i Godkjenningsgruppen v/hist Nåværende medlem fra HiST har fått nye arbeidsoppgaver, og har derfor ikke lenger anledning til å delta i Godkjenningsgruppen. HiST foreslår derfor at Anne Lise Mølmann overtar plassen. Hun jobber bl.a. med godkjenning og utveksling. Vedtak: Anne Lise Mølmann, HiST, overtar Jannike Paulsens plass i Godkjenningsgruppen. 10. Eventuelt a. Dato for Kontaktforum 2012 FS-sekretariatet sjekker mulighet for å besøke kollegaer i Lund, Malmø eller Stockholm 17.-19. april 2012 (2 av disse dagene) Neste møte: Planleggingsgruppen får beskjed innen 4. juli om det er behov for et ekstra møte for videre arbeid med faglig innhold til Brukerforumet. I så fall holdes dette møtet 1. september på USIT. Hvis ikke, avholdes neste møte 27. oktober i Trondheim (dagen etter Brukerforumet) FS-11-090 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 30. mai 2011 Side 6
Oppfølgingssaker (sist oppdatert 06.10.11) Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn FS-sekretariat Er i dialog med SO-utviklerne på USIT. Konklusjon: Brev sendes til SO. Saker som skal følges opp (dette er fra september 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U20/10 Referat 21.-22.09.10, sak 7a: DS-label. Datoene bør beskrives bedre. Må tas opp med Bologna-ekspertgruppen, det må avklares hva som skal gjøres. USIT sender saken videre til SiU. FSsekretariatet Referat 26.04.10, sak 4b: Skal pkt. 2.1 i DS ha navn på studieprogram istedenfor navn på kvalifikasjon. Navnet på kvalifikasjon skal skrives på landets språk, mens de øvrige opplysningene kan skrives på engelsk. Lage et notat til Planleggingsgruppen. Sendes deretter til Bolognaekspertgruppen til uttalelse. FS-11-090 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 30. mai 2011 Side 7
Saker som skal følges opp (dette er fra november 2010-møtet) Institusjonene Saker som skal følges opp (dette er fra mai 2011-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I9/10 Se sak 2e: FS-kurs på web UiO v/anette Gruppe som skal jobbe med webkurs er dannet. Anette kaller inn til første møte og orienterer Planleggingsgruppen Nr Sak Ansvarlig Merknad I5/11 Sak 6 Folkeregisteret: Planleggingsgruppen Følge opp med mal for søknad USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U7/11 Sak 7c Vurderingsuttrekk FS200.040: USIT v/geir Gi tilbakemelding til Sven Erik om tidsperspektiv på jobben U8/11 Sak 7d TimeEdit og FS: FS-sekretariat Sende e-post til kontaktlisten og høre om det er interesse for et møte for å beskrive grensesnittet mot FS U9/11 Sak 10 Neste Kontaktforum: Sjekke med svenske kollegaer om mulighet for besøk (Lund, Malmø eller Stockholm). Kontaktforumet holdes 17.-19.4.2012 (2 av disse dagene) FS-sekretariat FS-11-090 Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 30. mai 2011 Side 8
Datavarehusprosjektet Telefon: 22840788 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852470 Postboks 1086, Blindern E-mail: royne.skaarerkreutz@usit.uio.no 0316 Oslo DV-11-031 10.06.2011, RSK Referat Møte i STAR-gruppen, 6. juni 2011 Til stede: Fra lærestedene Anette Bjordal Wigaard (UiO) Heidi K. Reppen (UiA) Ingvild Greve (UiB) Inger Setnes (HiO) Ketil Rudjord (NTNU) Pål Erik Megaard (UiO) Ole-Jørgen Torp (UMB) Jørn Magne Hansen (UiN) Forfall Fra USIT Julie Myhre Barkenæs (USIT) Stein Aske (USIT) Arvid H. Hansen (USIT) Royne S. Kreutz (USIT) Dagsorden 1. Referat fra STAR-møte 28. april 2011 2. Referat fra møte i undergruppen for STAR 3. Prosjektnotatet 4. Rapporter diskusjon om innhold 5. Presentasjonen av Cognos i Trondheim 6. Eventuelt DV-11-031 Referat fra møte i STAR-gruppen 1
1. Referat fra STAR-møte 28. april 2011 Referatet ble godkjent med noen endringer. 2. Referat fra møtene i undergruppen for STAR Det er holdt tre møter i undergruppen. Målet for undergruppen er å ende opp med et notat med problemstillinger prosjektgruppen skal ta stilling til. USIT ønsker at dette blir presentert i første møte på høsten. Det er særlig ønske om å få oversikt over konsekvenser som er årsaken til at vi vil bruke mer tid på dette. Undergruppen sammenkalles ved behov. 3. Prosjektnotatet Noen innspill: Forventninger til deltagere må med. Dette gjelder særlig behovet for forankring ved eget lærested. Det viktig at målene er formulert slik at det kan måles/verifiseres at de er nådd. Det er enighet om at prosjektgruppen skal fokusere på rapportresultat og ikke på tekniske sider. Prosjektgruppen bør jobbe frem definisjoner på sentrale begreper og fokusere mindre på datamodellen. Et forslag går ut på at noen i prosjektet jobber med definisjon av begreper. Prosjektleder endrer prosjektnotatet etter innspill i møte og sender omarbeidet versjon ut til gruppen og til godkjenning i styret for FS. 4. Rapporter diskusjon om innhold Nr. 7 Undervisning faktorer Rapporten er kun en oversiktsrapport. Etter hvert kan man se om det er ønskelig å gi mer detaljer for dette tema. Da vil rapporten kunne være nyttig for de som jobber med emnerevisjoner og for de som oppretter emner. Med antall studenter menes her undervisningsmeldte. Telletidspunkt er tidligere semester. Dersom rapporten kjøres for inneværende semester bør karakter være blank. Ansattressurser på emne er interessant men prosjektgruppen ser ikke det som gjennomførbart i dag. Nr. 6 Ferdige kandidater innpass (fra lærested) 5. Hvem er denne interessant for? Denne er interessant for programansvarlige, studieledere, dekaner med mer. DV-11-031 Referat fra møte i STAR-gruppen 2
Nr. 5 ferdige kandidater innpass (studienivå) Antall er default i alle rapporter men man skal kunne velge prosent. Nr. 4 Kandidater med utveksling Denne skal vise all utveksling ikke bare det som inngår i grad. For Bach3 er 5 % på utveksling av totalt 800 kandidater. Prinsipielt ønskes samme definisjon som DBH benytter. Det ble en diskusjon om rekkefølgen på år. Selv om siste år foretrekkes å begynne fra venstre mot høyre som default så vil ikke det passe i alle tilfeller. 6. Presentasjonen av Cognos i Trondheim Alle som skal til Trondheim for Presentasjon av Cognos oppfordres til å ha kravspesifikasjonen fra STAR-prosjektet 7. Eventuelt Neste møte: 29. august, kl. 10-1530 19. oktober, kl. 10-1530 DV-11-031 Referat fra møte i STAR-gruppen 3
<sideskift>
Datavarehusprosjektet Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852470 Postboks 1086, Blindern E-mail: 0316 Oslo DV-11-034 2.9.2011, AW Referat Møte i STAR-gruppen, 29. august 2011 Til stede: Fra lærestedene Anette Bjordal Wigaard (UiO) Heidi K. Reppen (UiA) Ingvild Greve (UiB) Inger Setnes (HiOA) Pål Erik Megaard (UiO) Ole-Jørgen Torp (UMB) Forfall Ketil Rudjord (NTNU) Jørn Magne Hansen (UiN) Fra USIT Stein Aske (USIT) Julie Myhre Barkenæs (USIT) Royne S. Kreutz (USIT) Dagsorden 1. Referat fra STAR-møte 6. juni 2011 2. Datautplukk 3. Definisjoner 4. Kravspesifikasjonen på rapporter 5. Risikoanalyse 6. Eventuelt DV-11-034 Referat fra møte i STAR-gruppen 1
1. Referat fra STAR-møte 29. august 2011 Det var ingen kommentarer til referatet. Det var heller ikke kommet inn noen kommentarer til referatet på e-post innen fristen. 2. Datautplukk Stein presenterte ulike alternativer for å knytte student til program. Se vedlegg. Det var enighet i gruppen om at man går for å knytte studenten til hovedprogram slik det gjøres i DBH. Det er imidlertid viktig å være klar over konsekvensene ved dette. Bl.a. vil PPU ofte komme ut med færre studenter enn de egentlig har siden mange også har en studierett på mastergrad i tillegg til PPU og vil rapporteres der. For å løse dette vil man forsøke å lage egne rapporter som viser hvilke programmer som mister studenter. Det vil bli utarbeidet et eget notat der man forklarer fordeler og ulemper ved å velge denne programtilknytningen. Dette notatet legges frem for styret i november. 3. Definisjoner Det skal utarbeides et eget dokument med definisjoner på de begrepene det er behov for å definere. I tillegg til en definisjon av begrepet skal det også angis hvilket felt i FS data hentes fra. En gjennomgang av kravspesifikasjonen for rapporter ga oss et utvalg begreper som må defineres. Inger Setnes samler begrepene som skal defineres. 4. Kravspesifikasjon for rapporter Kravspesifikasjonen ble gjennomgått ifm sak 3. Hver gjennomgang av kravspesifikasjonen ender med endringer og diskusjon omkring tema som allerede er vedtatt. Gruppen er enige om at det er behov for å få startet testingen av rapportene slik at man kan prøve de ut i praksis. USIT må utvikle et utvalg av rapportene slik at de kan testes før neste møte i prosjektgruppa. 5. Risikoanalyse Det ble utarbeidet et sett med risiki. Medlemmene av prosjektgruppa skal vurdere disse før neste møte, samt komme med et forslag til sannsynlighet og konsekvens. 6. Eventuelt a. Forslag om et estimat av tid til styret for medlemmene i prosjektgruppa. Saken ble diskutert, men det var enighet om å vente med dette da det antas at det vil bli mer arbeid når rapportene er klare til testing. b. Bruke Cognos til testing av rapportene. Prosjektet var positive til dette. Alternativet er å teste i Discoverer. Royne får i oppgave å sjekke ut om dette lar seg gjøre. Institusjonene ønsker å teste på egne data, da det er den eneste måten å sjekke om rapportene gir resultat i henhold til forventning. Neste møte: 19. oktober, kl. 10-1530, Stort møterom, 10. etg Lucy Smiths hus UiO DV-11-034 Referat fra møte i STAR-gruppen 2
Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-11-096 Referat Møte i gruppe for godkjenning 8. juni 2011 Til stede: Sven Erik Sivertsen, NTNU Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UiB Unni Henriksen, UiA Anne Lise Mølmann, HIST Knut Løvold, USIT Geir Vangen, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Forfall: Møteleder: Referent: Gry Alterskjær, NTNU Julie Myhre Barkenæs, USIT Anne-Marie Myhrvold, USIT Adelheid Mortensen Huuse Adelheid Mortensen Huuse/Knut Løvold Dato: 8. juni 2011 Sist endret:
Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat fra møtet 20.1.2011 2. Nye medlemmer i godkjenningsgruppen 3. Erfaring med nytt skjermbilde Person Eksternstudium - gjennomgang av endringsønsker 4. Igangsetting av dataoverføring mellom institusjoner/studentsamtykke til resultatoverføring 5. Status for arbeidet med ELM/MLO 6. Status for arbeidet med ny kravspesifikasjon for NAG 7. Videre arbeid med aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker: a. Fortsette aktivitetsdekomponering av innpassingssaker (avgrenset mot funksjoner i tilknytning til innpassing i utdanningsplaner med funksjoner som nå ligger i Student samlebilde dette må behandles som et eget punkt senere). Det som gjenstår er: - Registrering av vedtak (hvilke funksjoner/muligheter skal vi legge opp til?) Problemstillinger knyttet til registrering av studiepoeng - Rapportering (fra FS til andre baser) - Informere søker - Avslutte arkivsak - Klagebehandling - Rapportbehov b. Aktivitetsdekomponering av andre sakstyper som i dag behandles i godkjenningsmodulen 8. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av arbeidsoppgaver 9. Eventuelt FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 2
0. Godkjenning av dagsorden Ingen kommentarer. 1. Referat fra møte 20.1.2011 Ingen kommentarer til referatet. 2. Nye medlemmer i godkjenningsgruppen Anne Lise Mølmann fra HiST ble ønsket velkommen i gruppa. Hun overtar plassen til Jannike Hagen Paulsen fra samme institusjon. Anne Lise tiltrer som FS-koordinator ved HiST sammen med Eli Vangen. Gry Alterskjær fra NTNU er også nytt medlem i gruppen, men hadde ikke mulighet til å stille på møtet. Hun er også med i den nyopprettede arbeidsgruppen for utforming av ny kravspesifikasjon for NAG, og må kunne regnes som en ekspert innen saksfeltet godkjenning av ekstern utdanning. 3. Erfaringer med nytt skjermbilde Person eksternstudium Nytt skjermbilde ble innført i mars med FS6.8, og det har blitt sendt inn en rekke spørsmål til USIT angående endringene samt forslag til forbedringer både fra medlemmer i gruppen og andre. a) Manglende eksterne institusjoner og historikk: Saksbehandlere må vente med registreringen, dersom gjeldende ekstern institusjon ikke allerede ligger i FS, til institusjonen er blitt lagt inn som felleskode. Et forslag til forenkling av vedlikeholdet av fellestabellen for eksterne institusjoner var å sette opp overføring fra andre eksterne databaser med lister over akkrediterte institusjoner. En slik løsning lar seg ikke gjennomføre teknisk per i dag, samt at landskapet med lærestedsdatabaser er veldig uoversiktlig. Det var i stedet enighet om at det bør utarbeides en felles rutine for hvordan saksbehandlere skal gå fram dersom det mangler institusjoner. Det er viktig at alle eksterne læresteder som brukes innenfor saksområdet utveksling/godkjenning legges inn som felleskoder, siden dette er til hjelp for alle FS-institusjonene. Fremgangsmåten for bestilling av felles institusjonskode er beskrevet i dagens brukerhåndbok for godkjenningssaker. En ny fellesrutine vil utarbeides sammen med annen dokumentasjon/fellesrutiner som eventuelt skal lages i etterkant av at modulen er ferdig omskrevet. Problemstillinger knyttet til navneendringer hos institusjonene ble også diskutert, siden det er et problem at navneendringer ikke logges slik at man kan få informasjon om endringen i etterkant. Det ble bestemt at det skal lages et skjermbilde (logg eller felt) som fremviser og gir oversikt over endringer som har skjedd, eksempelvis sammenslåinger og navneendringer. FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 3
b) Håndtering av praksis og konferanser: Praksisplasser i Norge administreres i FS gjennom opprettelse av lokale stedkoder med utgangspunkt i felleskoder som kommunenr., institusjonsnr. til sykehus el. Godkjent deltakelse på konferanser og lignende håndteres vanligvis ved at godkjenningen vurderes ved institusjonen og legges inn som frie emner opprettes som et eget emne i emnetabellen. For registrering av praksis i utlandet skal det innføres en ny kode, PRAKSIS, i tabellen EKSTRESKATEGORI. c) Innlegging av resultat ble endret mye i den nye versjonen av bildet, og denne endringen har det vært knyttet mange ønsker om forbedringer til. En ny løsning for innlegging av resultat ble vedtatt: Først gjøres et valg i forhold til karakterordning: - Innpass - Bestått - Godkjent - A-B-C-D-E Når det er gjort valg her kommer forslag til skala/resultat fram: - Skala - Resultat - Engelsk resultat (annet resultat) I dag er skala påkrevd for å kunne fylle ut resultatfeltet, men denne kontrollen skal fjernes. Det skal opprettes et fritekstfelt for beskrivelse av skala. Ved import fra annen institusjon vil skalaen komme som fritekst. USIT kommer med forslag til endelig utforming av ny modell for innlegging av resultat. d) Ved registrering av data skal alle felt framvises når en legger inn ny rad (påslått Detaljer som default). I tillegg skal fremvisningen uten hake for Detaljer ha to rader for hver forekomst. Feltet for Engelsk navn skal være blått (anbefalt). USIT kommer med forslag til ny funksjonalitet. e) Registrering av interne og eksterne studiepoeng må diskuteres videre tas opp i sammenheng med innpassing i utdanningsplan. Opprinnelig vekting vil komme med i bildet. f) NUSkoder, Dato siste eksamen og Utvekslingsprogram vil bli diskutert senere må foreløpig ligge i dette bildet. g) Felt for journalnummer blir innført på hver resultatforekomst - Overgangsknapp til dokumentarkiv: - egenskaper knyttes til dokumentene i dokumentarkivet eksempelvis institusjonsnr. USIT utformer forslag til ny funksjonalitet FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 4
h) Det har kommet forslag om å lage en trestruktur i bildet knyttet til hver forekomst i øvre del av bildet for å lettere se sammenhengene/avhengigheter mellom ulike kategorier; kvalifikasjoner, emner, delvurderinger, emner osv. i underbildet Resultater. Dette legges foreløpig på vent til importen er klar og igangsatt. i) Det er behov for rapporter tilknyttet det nye bildet (og i modulen generelt). Særlig ble en samlerapport basert på eksterne institusjoner nevnt. Medlemmene i godkjenningsgruppen må komme med forlag til utplukk og innhold til den nye rapporten innspillene må være klare til neste møte. Studentopplysningsrapportene FS201.001 og FS201.005 gir oversikt over eksternstudium på personnivå. Bildet ble ytterligere diskutert under punkt 7 (omfang og vekting, kontroller rundt dette). 4. Dataoverføring mellom institusjonene Det jobbes for tiden med å få på plass en WebService (WS) for overføring av data mellom læresteder. Problemstillinger til studentenes samtykke for overføring av persondata er oversendt USITs jurist, som jobber med saken. Det er foreslått tre alternativer: 1. Datautveksling uten informasjonseiers samtykke, initiert av saksbehandler, evt. automatisk overføring for grupper av søkere/studenter. 2. Generelt samtykke fra informasjonseier om at institusjonen kan hente resultatinformasjon fra andre norske institusjoner. Saksbehandler vil da kunne initiere innhenting av informasjon for dem som har gitt denne godkjenningen, evt. automatisk overføring for grupper av søkere/studenter. 3. Spesifikt samtykke fra informasjonseier på hvert resultat som overføres. Dvs. søker/student skal kunne velge selv hvilken informasjon som skal overføres. Det første alternativet er høyest prioritert av gruppen. Når alt teknisk er på plass for å kunne starte utveksling av data, må hver enkelt institusjon gjøre en aktiv handling for å bli med på utvekslingen (igangsette rapporter, WS og lignende). 5. Status for arbeidet med ELM/MLO ELM European Learner Mobility modell(er) for beskrivelse av mobilitetsdokumenter. I første omgang vil det dreie seg om Diploma Supplement, inklusive resultatinformasjon for kvalifikasjoner, studieprogram og emner. MLO - Metadata for Learning Opportunities modell for beskrivelse av utdanningsinformasjon. Ved USIT jobbes det for tiden med WebServiceløsninger for utveksling av data. I tillegg er det ulike grupper utenom som arbeider med xml- og WS-modeller. Innenfor Europa er det prosjektet ELMO som har startet, mens det innenfor Norden er et prosjekt som kalles KALMAR2. Dersom det europeiske tar for lang tid, satses det på å sette i gang med den nordiske datautvekslingen først. FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 5
Om det nordiske samarbeidet også tar lengre tid enn man nå forventer, vil datautvekslingen først settes i gang mellom norske institusjoner men man går nå primært for å kunne starte opp samtidig innenfor KALMAR2. Dette arbeidet er en prioritert oppgave ved USIT, og man håper å kunne ha noe på plass for å kunne starte dataoverføringer i løpet av 2012. 6. Status for ny kravspesifikasjon for NAG Det har blitt avholdt tre møter i den nylig nedsatte arbeidsgruppen som har fått i oppgave å komme med ny kravspesifikasjon til NAG. Blant annet har gruppen diskutert hvem som skal eie, drifte og utvikle den nye applikasjonen/basen. Man har nå begynt å diskutere en kravspesifikasjon mer konkret. Arbeidsgruppen er sammensatt av to medlemmer fra KD, ett fra NOKUT, ett fra FS (Julie), ett fra godkjenningsgruppen (Lars) og en representant for saksbehandlerne/fagspesialistene (Gry, NTNU). Tre av gruppens medlemmer er også representert i godkjenningsgruppen. 7. Aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker Fortsettelse av utredning og diskusjon omkring registrering av vedtak/konklusjoner tilknyttet innpassingssaker. Diskusjon rundt behov for registrering av studiepoeng på innpassingssaker, i tillegg til originalvektingen som ligger er registrert på resultatene i person eksternstudium, og eventuell vekting som innpasses i utdanningsplanen. Forskjellige problemstillinger tilknyttet registrering av vedtak/konklusjoner ble nevnt: - Registrering av studiepoeng/vekting utenom Person eksternstudium - Registrering emner i større enheter ( klumper, sekker og lignende) - Kontroller rundt registrering av studiepoeng/vekting (mellom felt/bilder). - Registrering av studiepoeng på emner og andre enheter - Registrering av studiepoeng som skal rapporteres til Lånekassen Konklusjon: Det er behov for et eget felt for registrering av studiepoeng i tillegg til vektingen som registreres i Person eksternstudium, og eventuell summering av det som innpasses i studentens utdanningsplan. Bildet Person eksternstudium ble ytterligere diskutert. Bildet skal opprettholdes som ett bilde for registrering av data. Saksbehandling og vurdering skal først og fremst finne sted i andre bilder i modulen. Registrerte eksternstudium skal kun ha én vekting/ett omfang og dette må det være sterke kontroller knyttet til. Kontrollene må fungere som ved endring av sensur, dvs. at det ikke skal være mulig å registrere ulike omfang på én ekstern utdanning. Ønske om egen funksjonalitet for innpassingssaker, muligens et eget bilde, må tas med i videre diskusjon når ny funksjonalitet skal spesifiseres. Eget felt for omfang og lånekasserapportering legges til denne funksjonaliteten. Også ønske om å samle mest mulig innpassingsfunksjonalitet i ett bilde. Det er behov for egen funksjonalitet for å håndtere Realkompetanse i en ny modul. Dette er ikke det samme som eksternstudium og må behandles atskilt og utenfor denne funksjonaliteten. Men realkompetanse kan innpasses i utdanningsplan som erstatning for emner el. FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 6
Registrering av fritak for vurderingskombinasjoner, obligatoriske aktiviteter og forkunnskapskrav er konklusjoner som må ivaretas i en ny modul. Fritak for praksis håndteres i undervisningsmodulen med mindre det er et helt emne som skal erstattes. En ny modul må inneholde funksjonalitet for å kunne registrere emneoverlapp/vektingsreduksjon (studiepoengsoverlapp) mellom eksterne og interne resultater, tilleggskrav til konklusjonen, avslag (helt/delvis). Problemstillinger Rapportering: - Usikkert hva som skal rapporteres til NAG; se an hvordan en ny kravspek til NAG blir. - Rapportering til Lånekassen må ivaretas og er svært viktig, men funksjonaliteten bør trolig være annerledes enn i dagens løsning. Informering av søker: - Skriftlig svar i form av brev eller e-post Klagebehandling: - Samme saksnummer - Ny saksgang (innen eksisterende sak) - Dersom klagenemnd skal det være nytt saksnummer (i arkiv) - Medhold: - Omgjøring av vedtak og endring av saken/konklusjonene - Ny registrering i FS Andre saker (utenom innpassing i studieprogram) som saksbehandles innenfor godkjenningsområdet gjennomgås på neste møte. Neste sakstype som skal gjennomgås er innpassing av internt avlagt utdanning. Deltakerne i gruppa må forberede seg til neste møte ved å ta med eksempler på saker/sakstyper og konklusjonene av disse, slik at de kan brukes i aktivitetsdekomponeringen. Se punkt 8 for flere detaljer. 8. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver Deltakerne i godkjenningsgruppen har følgende oppgaver til neste møte: 1. Rapportbehov i tilknytning til Person eksternstudium. Hva slags utplukk og informasjon er det behov for? 2. Rapportbehov i tilknytning til innpassingssaker og mer generelt. 3. Eksempler på godkjenningssaker til aktivitetsdekomponeringen: Alle tar med eksempler fra forskjellige saksområder/sakstyper. I tillegg mer spesifikt: - UiO tar med eksempel på intern innpassing - NTNU tar med eksempel på godkjenning av Tittel - UiA og HiST tar med eksempler på godkjenningssaker som er tilknyttet praksis FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 7
Neste møte avholdes på USIT onsdag 7.9.2011 vanlig sted, vanlig tid. 9. Eventuelt Ingen saker. FS-11-096 Referat fra møte i gruppe for godkjenning 8.6.2011 Side 8
Felles studentsystem Telefon: 22852738 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no FS-11-108 Referat Møte i styret for FS 20. juni 2011 Til stede: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken, UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Torill Vangen, SSB Joar Nybo, KD Ingunn Cowan, Lånekassen Anette B. Wigaard (under sak 2) Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Gunn Rognstad, HiG Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Julie Myhre Barkenæs/Aune Moe Dato: 24. juni 2011 Sist endret:
Dagsorden 1. Møte i styret for FS 28. mars 2011 2. STAR-prosjektet 3. Referatsaker 4. Orienteringssaker 5. Rapportering 1. tertial 2011 6. Oppfølging av risikoanalysen 7. Policy for håndtering av samordningsspørsmål 8. Dato for årsmøte og styremøte i januar 2012 9. Eventuelt FS-11-108 Referat fra møte i styret for FS 20.06.2011 Side 2
3 saker ble meldt til Eventuelt: - Møte med KD om nasjonalt system for kontroll av vitnemål og karakterutskrifter - DUO - Noark 5 Joar Nybo deltok som ny observatør fra KD. 1. Referat fra møte i styret for FS 28.03.2011 Det var ingen merknader til referatet. Referat godkjent. 2. STAR-prosjektet Prosjektplan Prosjektplan pr. 7. juni 2011 ble presentert av prosjektleder Anette Wigaard. Det er viktig at medlemmene i arbeidsgruppen forankrer arbeidet ved sin egen institusjon, slik at de får avsatt tid til møtedeltakelse og til nødvendig arbeid som må gjøres mellom møtene. Referater fra møtene vil bli lagt ut på FS-websider. Fordi valg av verktøy vil ta tid arbeider prosjektet med å spesifisere rapporter. Kravspesifikasjon for rapporter Prosjektleder orienterte om arbeidet med rapporter. Gode gjennomstrømningsrapporter ønskes av alle og er krevende å få definert. Det skal lages en FS-veiledning til hver rapport. Styret meldte tilbake at det er betryggende at de jobber så grundig, men at det også er viktig i komme i mål. Prosjektleder må legge frem for styret de beslutningene prosjektet trenger for den videre fremdriften. Det må avklares hvordan og hvilke data skal trekkes ut fra FS og hvordan de skal settes sammen. Det er også viktig å få definert hva en student er. Innspill til dette kan sendes direkte til anette.wigaard@admin.uio.no. Foreløpig mangler gruppen et egnet verktøy for testing, men det forslås at prosjektet bruker Cognos til test av rapporter dersom dette er mulig. UiO og UiB ble utfordret til å følge opp arbeidet med valg av verktøy ved egen institusjon. Prosjektplan for STAR må etter hvert også omfatte en plan for hvordan STAR skal videreutvikles etter prosjektets avslutning. Konklusjon: Prosjektplan, slik den foreligger, ble tatt til orientering. På styremøtet i september, vil styret vedta endelig prosjektplan og milepeler. FS-11-108 Referat fra møte i styret for FS 20.06.2011 Side 3
3. Referatsaker a. Møter i Planleggingsgruppen 14. april og 30. mai 2011 Planleggingsgruppen arbeider med gjennomgang av ønskelisten og planlegging av Brukerforumet høsten 2011. Referatene ble tatt til orientering. b. Møte i Studentutvekslingsgruppen 4. april 2011 På møtet ble behandling av søkere til utveksling i opptaksmodulen demonstrert, og det ble arbeidet med kravspesifisering av silingsprosessen. Muntlig referat ble tatt til orientering. c. Møte i EpN-gruppen 24. mai 2011 På møtet i EpN-gruppen fikk deltakerne en demonstrasjon av det som er laget så langt og det ble arbeidet med kravspesifisering og innspill til videre arbeid med applikasjonen. Det vil bli holdt et 2-dagers møte i august. Muntlig referat ble tatt til orientering. d. Møter i STAR-prosjektet 28. april og 6. juni 2011 Ble tatt under sak 2. e. Møte Godkjenningsgruppen 8. juni 2011 Gruppen har jobbet med aktivitetsdekomponering for godkjenningssaker, spesielt for innpass. Det nye bildet for eksternresultater ble gjennomgått og forbedringer foreslått. Til høsten starter arbeidet med spesifisering av funksjonalitet i den nye godkjenningsmodulen. Muntlig referat ble tatt til orientering. 4. Orienteringssaker a. Status standardiseringsarbeidet ELM er nå formelt blitt en europeisk standard i regi av CEN, for utveksling av resultatinformasjon blant annet i forbindelse med studentmobilitet. RS3G-møte om mobilitet: Utveksling av businesscard er nå på plass. Dette er sentral informasjon om institusjon, inklusive kontaktinformasjon. Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. b. Nye høgskoler Arbeidet med Westerdals School of Communication og Forsvarets Høgskole er i gang. Målet er at de skal ta i bruk FS høsten 2011. De 5 siste høgskolene som er med i SO og som fortsatt bruker M-STAS, har fått muntlig bekreftelse fra IST om at de kan bruke MSTAS til opptak 2012. Disse 5 er Mediehøgskolen Gimlekollen, Fjellhaug Internasjonale Høgskole, Ansgarskolen, FS-11-108 Referat fra møte i styret for FS 20.06.2011 Side 4
Dronning Mauds Minne Høgskole og Høgskolen i Staffeldtsgate. Det ble avholdt et felles oppstartsmøte den 9. juni. Det planlegges overgang til FS høsten 2012. Universitetet i Agder tilbudt å bistå Gimlekollen og Ansgarskolen med hjelp til overgang til FS. Styret tok statusrapporten til orientering. c. NAG (Nasjonal database for godkjenning av høyere utenlandsk utdanning) Ble tatt under sak 7. d. Fuskebasen Ble tatt under sak 7. e. Karakterutskrift, resultat av høring Høringen ble behandlet i UHRs Utdanningsutvalg den 25. mai 2011. Daglig leder vil få oversendt uttalelsene fra dette møtet, de forelå ikke til møtet. Styret tok dette til orientering. f. Møte med FS-kontakter 12. og 13. april Dette var det første møtet i FS kontaktforum. Deltakerne fant møtet veldig nyttig. På et slikt forum kan man diskutere saker som ikke egner seg til å tas opp i FS Brukerforum. Neste kontaktforum holdes våren 2012.. Tatt til orientering. g. NordForum 25. og 26. mai 2011 Temaet var om studentmobilitet. Seminaret var nyttig og interessant. Å delta på seminaret bidrar i seg selv til kompetansebygging. Styret tok dette til orientering. h. EUNIS juni 2011 Daglig leder og utviklingsleder deltok fra FS. Innleggene på konferansen var av dårligere kvalitet enn tidligere år. Et høydepunkt var Uninetts presentasjon om «Managing Information Security». Det er likevel nyttig å høre om hva som rører seg innen feltet i Europa og det er også viktig å delta for å knytte og vedlikeholde kontakter. i. Brev til KD om møte vedr. organisering Styreleder og Daglig leder har sendt et brev til KD med ønske om en dialog vedrørende fremtidig organisering av Samarbeidstiltaket FS. Tatt til orientering. j. Brev til SO om FS som høringsinstans Styreleder og Daglig leder har sendt et brev til SO der det foreslås at FS blir høringsinstans for spørsmål som angår endringer i SOs IT-system. SO planlegger å oppgradere sitt IT-system, og dette vil berøre FS på grunn av at deler av opptak kjøres i opptaksmodulen i FS. Tatt til orientering. FS-11-108 Referat fra møte i styret for FS 20.06.2011 Side 5
5. Rapportering 1. tertial 2011 Statusrapport for 1. tertial var sendt til styret. Punktene i rapporten refererer til dokumentet FS-11-003 Arbeidsoppgaver 2011. Prognosen tilsier at vi ligger bra an i forhold til budsjettet. Timer brukt til brukerstøtte er lavere enn planlagt på grunn av sykdom. Deler av timene vil derfor bli omdisponert til søknadsweb og fagpersonweb. Lavere aktivitet på brukerstøtte går først og fremst utover dokumentasjon. Alle henvendelser blir besvart, men responstiden er noe lengre enn normalt. Arbeidet med ny studentweb er ikke kommet i gang, men er planlagt gjort i henhold til budsjetterte timer innen utgangen av 2011. Styret ønsker at totalt planlagt tid for utviklingsoppgaver skal estimeres, ikke bare antall timer planlagt per oppgave per år. Vedtak: Styret godkjenner Daglig leders rapport for 1. tertial 2011. 6. Risikoanalyse for FS Rapport Daglig leders rapport vedrørende oppfølging av tiltak ble gjennomgått. Styret ber om at det utarbeides et oppdatert risikokart som presenteres på hvert styremøte. På den måten er det enklere å følge med utvikling av risikoen for det enkelte punkt. Risikofaktor bør tas med, og punktene bør være mer overordnede. Det ble stilt spørsmål om hvordan styret og daglig leder skal forholde seg til punkter som er institusjonenes ansvar. Dette er noe som må avklares. På neste styremøte settes det av 1 time til å arbeide med risikoanalysen. Vedtak: Styret godkjenner Daglig leders forslag til utdyping av risikoanalysen, og ber om at tiltakene som er gitt prioritet i 2011, fortsatt utdypes og konkretiseres i styremøtene fremover. Kompetanse Mange av de nye FS-institusjonene er små og har få ansatte som jobber med studieadministrasjon/fs. Dette går ut over kompetansebygging i bruk av FS, og det har ført til stor belastning på FS-brukerstøtte. Styret har vært bekymret for situasjonen, og ba om at saken diskuteres i Planleggingsgruppen i løpet av høsten 2010. Planleggingsgruppen har deretter diskutert dette på Kontaktforumet som ble avholdt i april 2011. Innspill fra Kontaktforumet var samlet i et notat som var sendt til styret. Fadderordning er ønsket av de små institusjonene, men i et mer formalisert system enn det som har vært praktisert hittil. FS-11-108 Referat fra møte i styret for FS 20.06.2011 Side 6
Joar Nybo poengterte at det er viktig å ivareta ansvarsforholdet, men at det uformelle kontaktnettet også bør videreutvikles. Det bør utvikles en strukturell organisatorisk løsning der de store hjelper de små, etter kjente modeller. SAK nevnes som eksempel på en slik modell. Ansvaret må likevel fortsatt ligge på institusjonene Konklusjon: Styret ber Daglig leder utarbeide et forslag til en strukturell organisatorisk løsning. Forslaget vil deretter bli behandlet på neste møte i styret. 7. Policy for håndtering av samordningsspørsmål USIT og FS har mottatt en henvendelse fra Kunnskapsdepartementet angående opprettelse og drift av et sentralt register om utestenging (fuskebasen). I tillegg er USIT oppnevnt til å delta i en arbeidsgruppe som skal utarbeide kravspesifikasjon i forbindelse med omstrukturering av NAG-basen. KD ønsker også en dialog med FS om opprettelse av en vitnemålsdatabase der arbeidsgivere kan sjekke personers vitnemål og karakterutskrift fra høyere utdanning. En slik base kan også benyttes ved lokale opptak innen høyere utdanning. Daglig leder ønsker styrets syn på at FS innehar en koordinerende rolle for Felles registre i UH-sektoren. Styret mener det er naturlig at FS går inn i en slik rolle, og at det er Samarbeidstiltaket FS som er eier av disse registrene. Disse skal bruke data som hentes fra FS, og det er derfor en fordel at FS har oversikt over utviklingsarbeidet. Styret mener også at det er en fordel for sektoren at disse systemene har tilhørighet på ett sted. En forutsetning for at Samarbeidstiltaket FS kan påta seg disse oppgavene er at det bevilges penger som dekker utviklingsarbeidet, og at det også følger årlige midler som dekker kostnader til det etterfølgende drifts- og vedlikeholdsarbeidet. Joar Nybo opplyste at oppgaver som går ut på nyutvikling vil bli finansiert av KD. Styret vil bli holdt orientert om utviklingen i saken. 8. Dato for årsmøte og styremøte i januar 2012 Følgende datoer ble fastsatt: Årsmøte vil bli holdt mandag 30.01.2012. Styremøte mandag 16.01.2012. På dette møte ferdigstilles dokumentene til Årsmøtet. 9. Eventuelt a. Møte med KD 20. juni 2012 Styreleder og daglig leder vil ha møte med KD om vitnemålsdatabasen rett etter styremøtet (se sak 7). FS-11-108 Referat fra møte i styret for FS 20.06.2011 Side 7
b. DUO v/uio UiO uttrykte bekymring for fremdrift på applikasjon for innlevering av masteroppgaver via studentweb. Denne funksjonaliteten er planlagt klar til høstversjonen av FS. c. Noark 5 v/uio I Noark 5 vil det åpnes for arkivering for fagsystemer. Saken er diskutert i Sak og arkivgruppen, og det er åpenbart at det kreves tilpasninger i FS. Det er imidlertid på det nåværende tidspunkt vanskelig å ha noen konkrete meninger om dette. Styret vurderer om Riksarkivet bør inviteres til et møte i løpet av høsten. Diskuteres ved en senere anledning. Neste møte: Mandag 19. september 2011 på USIT FS-11-108 Referat fra møte i styret for FS 20.06.2011 Side 8
Fylles ut av institusjonen Sendes til fs-support@usit.uio.no, i Word-format eller i odt-format (Open document text) Se notat som beskriver hvordan saksforberedelse skal foregå. Link til notatet [Overskrift: Skriv her hva saken gjelder] Institusjon og navn på innsender. Merk at avsender skal være Fskontaktperson Høgskolen i Bergen Øyvind Valde Dato 07.07.2011 Bilde/Rutine/Rapport/Annet Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere Begrunnelse Resultat av tidligere behandling etter innspill fra egen institusjon eller andre institusjoner Begrunnelse for ønske eller hvorfor saken ønskes behandlet på nytt. Til Planleggingsgruppe Beskrivelse av problemstilling FORBEDRET HÅNDTERING AV OPPLYSNINGER SOM STUDENT I PRAKSISTUDIER Løsningsforslag/ønsket håndtering av saken Hva ønskes gjort Gjelder rapport FS474.003 Deltakere undervisningsparti med veilederinformasjon Her er det ønske om å kunne hente ut informasjon om hvor mange studenter som har vært i praksis på et gitt tidspunkt og sted. Nåværende rapport gir kun info om hvor studentene har vært i praksis pr. semester. Det er ønskelig at informasjon om praksis tar med hele teksten slik den finnes i Felt: stednavn_bokmal, for eksempel Haukeland Universitetssykehus, Psykiatrisk divisjon, Sandviken Sykehus, avd. LS. Dersom det ikke er mulig grunnet lengde, kan om nødvendig adressen fjernes. Det som er viktig er at det er mulig å vite nøyaktig hvor studenten er i praksis, ikke bare for eksempel Haukeland Universitetssykehus, Psykiatrisk divisjon. Det sier for lite. Når studenter skal ha praksis, for eksempel i helseforetagene, må data overføres fra FS til disse for å gi tilgang til datasystemer og dører (DIPS). Rapporten over bør kunne kobles mot helesforetakene slik at manuell kopiering på egne skjema faller bort. Det er tidkrevende og er lett forbundet med feil. Løsningsforslag Vurdering av konsekvenser Det er i dag mye dobbeltoppslag for å finne nøyaktig hvor studen ten er i praksisstudiene. Manuell overføring av data til helseforetakene er tidkrevende og forbundet med feiltasting. MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 1 OF 2
Fylles ut av USIT Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler Kommentarer Omfang Kostnader Konsekvenser Resultat Hva blir gjort Løsningsforslag Begrunnelse MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 2 OF 2
Fylles ut av institusjonen Sendes til fs-support@usit.uio.no, i Word-format eller i odt-format (Open document text) Se notat som beskriver hvordan saksforberedelse skal foregå. Link til notatet Varighet for emnekombinasjon Institusjon og navn på innsender. Merk at avsender skal være Fskontaktperson Dato 30.06.11 Bilde/Rutine/Rapport/Annet Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere Begrunnelse Universitetet i Agder Dag Olav Nilsen Emnekombinasjon samlebilde N/A I forbindelse med generering av grafiske studieplaner trenger vi å angi varighet for emnekombinasjoner som ikke inneholder emner/planelementer. Til Planleggingsgruppa Beskrivelse av problemstilling I forbindelse med at UiA har tatt i bruk verktøy som automagisk genererer studieplanrammer for emnekombinasjoner, støter vi på et problem når man setter av plass i emnekombinasjonen til emner/emnekombinasjoner fram i tid. Starttermin for emnekombinasjonen løses greit ved å benytte relativ starttermin for emnekombinasjonen, og justere emnenes terminer tilsvarende når de en gang i framtida kommer på plass / vedtak foreligger. Vi har imidlertid behov for å synliggjøre varighet av den aktuelle emnekombinasjonen, selv om den ikke inneholder emner, som jo utgjør den tidsbærende enhet. Problemstillingen er typisk for de fleste bachelorprogrammer og lærerutdanninger, som ofte avsluttes med en breddekomponent i tredje (og evt. fjerde studieår), der innholdet i breddekomponenten ikke er avklart når studieprogrammet starter. Se eksempel på ufullstendig studiebeskrivelse her: http://www.uia.no/no/content/view/full/197160/(studie08)/ba ckom Breddeenheten skal gå i hele 3. studieår, men vi kan innenfor dagens løsning ikke presentere mer enn startterminen. MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 1 OF 2