HVORDAN FORANKRE BRUK AV FUNKSJONSKRAV I EGEN BYGGHERREORGANISASJON 27.11.15, Ragnhild Aalstad, avdelingsdirektør Faglig ressurssenter
REVIDERING KRAV- OG KONTRAKTDOKUMENTER Redusere mengden krav-og kontraktdokumenter Forbedre form og innhold Endre «oppfølging/kontroll» fra detaljnivå til mer overordnede og tverrfaglige gjennomganger. Omarbeide til databaseformat Tilpasning til BIM Tydelig, enhetlig og lettfattelig Synliggjøre hva Statsbygg ønsker at skal prioriteres Gjøre det enkelt å følge opp leverandører Skal kunne benyttes ved ulike kontraktstrategier Skal være enkle å vedlikeholde/endre ved behov.
STATSBYGGS PROSJEKTMODELL
HVA ER IDEELT SETT «RIKTIG» ROLLEDELING? Statsbygg: Identifisere «prosjekt- og kvalitetskritiske elementer» Stille (funksjons)krav basert på brukers behov Ikke angi løsninger Rådgiverne + ARK: Utrede, anbefale, skissere og beskrive løsninger som ivaretar kravene på en god måte. Utførende/entreprenør: Bygge iht prosjekterte løsninger Evt rådgi ift enkeltelementer
TO PRINSIPPMODELLER: TE OG UTFØRENDE ENTREPRISE Programmering Hvor langt skal Statsbygg gå i å stille krav? Hva skal vi overlate til rådgiverne og når..? Totalentreprise, prosjektering Hvordan følge opp i prosjekteringsfasen? Løpende oppfølging Fasegjennomganger Grensesnitt mot uavhengig kontroll mm Totalentreprise bygging Hvordan følge opp PG/TE i byggefasen? Løpende oppfølging Fasegjennomganger Grensesnitt mot uavhengig kontroll mm programmering PG, skisseprosjekt PG, forprosjekt PG, detaljprosjekt Entreprenør, bygging
Hva består kontrakten av nå Hva består kontrakten av snart Endringer Tilbudsinvitasjon Tilbudsinvitasjon Tildelingskriterieoppgaveforståelse: PG må «vise» at de kan løse oppgaven Avtaledokument Avtaledokument Kontraktsvilkår (NS8401/02/07 Kontraktsvilkår (NS8401/02/07 og Redusert noe: og Statsbygg-spesifikke kontraktbestemmelser) Statsbygg-spesifikke kontraktbestemmelser) «Hvilke SB-spesifikke krav behøves?» Ytelsesbeskrivelser: Felles-YT + YT-Ark + YT-RIB + YT-RIE + YT-RIV + + + Prosjekteringsanvisninger (SBs generelle krav): PA2000, PA2001, drofus kravdatabase (SBs spesielle krav) Ytelsesbeskrivelse: YT-PG drofuskravdatabase(sbs krav til det som skal bygges) Kraftignedskalert : Kun YT-PG PA ene fjernet Gjenværende krav til drofus - Få absolutte SB-spesifikke krav i bunnen, primært funksjonskrav - Metodikk: Veiledning + gode eksempel - Utfylt byggeprogram gjenspeile prosjektets mål og kvalitetskrav.
PROSESSEN FOR Å FÅ DETTE TIL Gjennomgå alle kravdokumentene: Hvilke særkrav har vi i dag? Hva slags krav er «FDV-basert» ønsket fra et driftsståsted? Hva slags krav bunner i andre hensyn Vurdere kva slags krav SB skal/bør stille ut over «lov-og forskriftskrav» Hva er vår erfaring at «absolutt ikke fungerer» uten at vi stiller særkrav? Hva bør være prosjektspesifikke krav? Hva er krav som sikrer enhetlige løsninger som forenkler drift og oppfølging? Se dette i sammenheng med hvordan SB skal følge opp leverandørene Spørre leverandørene hva slags krav som kan få dem til å levere bedre COWI, Skanska, Siemens, T2/Advansia, Oslo kommune, NBL Involvere Byggherre og Eiendomsforvaltning i prosessen
YT KRAV TIL PGS ARBEID OG LEVERANSER Utfordringer med dagens system: Wordbasert lite fleksibelt Går langt i å detaljere PGs organisering Ikke enhetlig struktur Ikke konsistent mhtbruk av BIM mm Noe overlapp/motsetninger ift andre kontraktdokumenter Varierende krav av prosjekttilpasning Varierende grad av oppfølging fra Statsbyggs side
YT KRAV TIL PGS ARBEID OG LEVERANSER Grunnleggende spørsmål: Hva slags ytelseskrav kan gi oss større sikkerhet for at leverandør er på rett spor og vi får det vi skal ha iht kontrakt? Hva skal vikreve av PG? Hva slags ytelser skal PG selv fortelle oss at er hensiktsmessige, som grunnlag for vurdering av deres oppgaveforståelse? Hvordan følge opp kravene overfor PG
«FRA «FELLES-YT + FAGSPESIFIKKE YT ER» TIL ÉN YT-PG. Mal for YT-PG angir kortfattet hovedoppgaver og særskilte ytelser for PG, og henviser til andre dokumenter der dette behøves bl.avedr bruk av BIM. Krav til leveranser baseres på bruk av BIM, dette reduserer behovet for å spesifisere krav til tegninger i ulike formater på ulike tidspunkt. Statsbyggs oppfølging av PG skal som hovedregel håndteres av Statsbygg-intern PRL, som involverer fagressurser og eiendomsforvaltning aktivt etter behov. Hovedbegrunnelse for endringene: Som byggherre inngår Statsbygg kontrakt med PG, og bør da ikke påta seg å spesifisere ansvarsdeling innen deres organisasjon. PG må selv finne hensiktsmessig organisering for å utføre oppdraget. I dagens YT erfinnes en rekke krav som også dekkes andre steder i Statsbyggs kontraktdokumenter og/eller i standarder vi henviser til.
«NYE» YT-PG: Mindre detaljkrav til rådgiverne De har fagkunnskap til å gjøre jobben Ansvarliggjøre PG mht Organisering og egen ledelse Kvalitetsledelse Leveranser
PA -> STANDARDKRAV TIL DET ENDELIGE PRODUKT Utfordring: Word-basert lite fleksibelt PA-krav gjentas andre steder i dokumentet Kravene er de samme som i TEK og kontraktstandarder Risiko for overlapp, motstrid, manglende oppdatering Enkelte PA er er ikke «rene» PA er Har i seg YT-krav Beskriver prosesser Betraktes som veiledninger eller retningslinjer
PA ->STANDARDKRAV TIL DET ENDELIGE PRODUKT Vurdere kritisk «hva kravene gir oss»: Stiller vi riktige krav? Stiller vi kravene på riktig måte? Er de ivaretatt andre steder? Er de forståelige? Er de nødvendige? Er de for spesifikke? Burde vi finne funksjonskrav i stedet? Ytelsesbeskrivelser Waste Retningslinjer, veiledere, interne sjekklister
BØR KRAV (TIL BYGGET) STILLES PÅ ANNEN MÅTE? Basere seg på lover, forskrifter, øvrige myndighetskrav samt etablerte bransjestandarder Evt supplert med Fagspesifikke krav Funksjonsspesifikke krav Temamessige krav Skreddersøm
«NYE» KRAV BYGG KVALITET Lov- og forskriftskrav Øvrige myndighetskrav Etablerte bransjestandarder Supplert med noen få «SB-krav» Funksjonsspesifikke FDV- og erfaringsbaserte Temavise krav (SHA, miljø,..)
EKSEMPEL PA 3001 VVS-INSTALLASJONER
INNARBEIDING AV FUNKSJONSKRAV
HVA BESTÅR ENDRINGENE I Nedskalert mht omfang Fjernet alt som står andre steder Stor ryddejobb bare å få oversikt Fjernet gamle «nice-to-have»-krav Killing your darlings og andres Forsøkt omgjort til funksjonskrav Vanskelig, smertefullt, tidkrevende, en prosess Fortsatt en del løsningskrav Bestemt oss for å akseptere det i denne omgang Jobbe aktivt med videreutvikling kontinuerlig forbedring
NESTE STEG FOR Å LYKKES OG VIDEREUTVIKLE Tydeliggjøre intensjon og metodikk internt Sikre eierskap blant alle involverte (PL, fagressurser mm) Opplæring av de som skal bruke og følge opp kravdokumentene Evaluere erfaringer underveis Jobbe aktivt med å «tenke og formulere funksjonskrav» Ha åpen diskusjon om nytte/kostnad/risiko ved funksjonskrav Erkjenne at man iblant kan/bør benytte løsningskrav Opprettholde dialog med bransjeaktører, for optimal arbeidsdeling
OPPFØLGING AV KRAVENE Fra (gårs)dagens situasjon: «Vi stiller mannsterkt opp ved alle faseoverganger og kontrollerer om leverandørene har gjort det de skal «Vi setter på tungt med mannskaper underveis for å påse at leverandørene gjør den jobben de skal og på den måten vi mener er riktig». En mer effektiv fremtidig arbeidsform: «Vi ber leverandøren gi oss trygghet for at han har forstått hva som skal bygges». Statsbygg-intern PRL Bedre bruk av interne fagressurser Fokus på kvalitetskritiske elementer Helhet - fra tidligfase til overtakelse
BRUK AV «NYE» BYGGEPROGRAM-MAL Programmeringsfase Prosjekteringsfase Byggefase Overtakelse Fra «BP-mal» i drofus tilferdig «kravdatabase/utfylt byggeprogram FraBP i drofustil BIM-modell, tegninger og beskrivelser, samt «beriket» krav-base Fra BIM-modell, tegninger og beskrivelser til ferdig bygg med tilhørende FDVdokumentasjon Ferdig bygg med relevant FDVdokumentasjon Programmeringsledelse: Lede Statsbyggs programmeringsgruppe FØ FE/ FV FB FA E UP Prosjekteringsledelse: Lede/følge opp PG, med bistand fra F og E. FØ FE/ FV FB FA E UP Prosjekteringsledelse: - Følge opp PG med bistand fra E og F. - Involvere Fs«sluttfasegruppe» spesielt.
Krav (drofus) Prosjekterings prosess ARK RIB RIV RIE BIM 80% 90% 100% Beskrivelse Tegning Entreprenør kontrakt RIX Modell Analyse Notater/logger/møtereferat
HVORDAN FINNE, KONTRAHERE OG FØLGE OPP «DE BESTE»? 1. Fremdriftsplan Behøver vi mer enn hva kontraktstandardene krever? Kan vi be tilbyderne å beskrive dette (oppgaveforståelse) så kan vi evaluere? 2. Kvalitetsstyring Hvor detaljert skal vi angi krav til kvalitetsplan? 3. Ledelse av prosjekteringsarbeidet: Klare og detaljerte krav til ledelse og prosjektstyring i forespørselsdokumentasjon. SB må prioritere ledelseskompetanse og ressurser i tilbudsevaluering Øke kompetanse innenfor prosjekteringsledelse og prosjektstyring hos rådgivere PG-kontraktene bør ha klare økonomiske insentiver som belønner effektiv prosjekteringsprosess 4. Evaluering av tilbud når vi ikke lenger etterspør bestemte roller. Tidligere har vi etterspurt en RIB, RIV, RIE, med «Xantall timer» Hva når vi ikke lenger kan gjøre det hva etterspør vi, hvordan, og hvordan evaluerer vi tilbudet? 5. Krav til format på leveransene (BIM) hva skal Statsbygg kreve. Hvilket nivå, hvor detaljert, hva kan vi forvente av den generell bransjeutviklingen? Forholdet mellom tegninger, BIM-modeller, beskrivelser,..