Rundskriv Regnskapsavslutning 2T2015
Innhold UNIVERSITETET I OSLO 1.0 ENDRINGER, TIDSFRISTER OG ARBEIDSFLYT...2 1.1 ENDRINGER I RUNDSKRIVET...2 1.2 TIDSFRISTER FOR REGNSKAPSAVSLUTNINGEN...3 1.3 AVSLUTNING I LØNNSSYSTEMET...4 2.0 RESULTATVURDERINGER...4 2.1 HVA KAN OG SKAL DET PERIODISERES FOR?...4 2.2 HVORDAN UTARBEIDE PERIODISERINGSBILAGET?...6 2.3 VURDERINGER AV PERIODISERINGER EKSEMPLER PÅ INNTEKTER OG INNTEKTSREDUKSJONER...6 2.4 VURDERING AV PERIODISERINGER - EKSEMPLER PÅ KOSTNADER OG KOSTNADSREDUKSJONER...7 2.5 PROSJEKTAVSLUTNING...8 3.0 BALANSEVURDERINGER...9 3.1 AKTIVERTE EIENDELER...9 3.2 VARELAGER OG BEHOLDNINGER...9 3.3 AVSETNING TIL TAP PÅ FORDRINGER...10 3.4 KONTANTER OG BANKBEHOLDNINGER...11 4.0 BEKREFTELSER, DOKUMENTASJON OG KVALITET... 11 1
1.0 Endringer, tidsfrister og arbeidsflyt 1.1 Endringer i rundskrivet Vesentlige endringer fra forrige rundskriv er omtalt i tabellen under. Punkt Område Beskrivelse / kommentar 2 Periodiseringer Ny balanseart, 2961 erstatter alle gamle balansearter til bruk for alle resultatperiodiseringer. 3.2 Varelager og beholdninger Vi minner om at dersom det er ukurans i enhetens varebeholdning så skal beløpet oppgis i egen kolonne i skjemaet. 3.3 Tap på fordringer Presisering av hvem som gjør hva og når ift avsetning og tapsføring av fordringer. 2
1.2 Tidsfrister for regnskapsavslutningen Fristtabell - 2.tertial 2015 Dato Kl* Frist System Kommentar/beskrivelse 31.7.15 Lønnsfristen: Siste levering av lønnsbilag som SAP Bilag for hovedlønn, timelønn og honorarer som kommer inn etter skal med i perioden fristen er ikke garantert vil komme med på utbetalingen 14.8.15 12.8.15 Reisefristen: Siste levering av reiser og refusjoner som skal med i perioden 12.8.15 Anleggsfristen: Siste levering av omposteringsbilag i anleggsregisteret FA 12.8.15 MVA-fristen: Siste levering av omposteringsbilag i leverandørreskontro, herunder MVA-omposteringer 14.8.15 Prosjektfristen: Siste søknad om forlenging av prosjekter med sluttdato siste dag i perioden 17.8.15 Korrigeringsfristen lønn: Siste levering av lønnsbilag som skal med i perioden 31.8.15 12:00 Bilagsfristen: Siste levering av ADI-bilag for omposteringer, frikjøp og internhandel 1.9.15 Godkjenningsfristen: Siste godkjenning av fakturaer i BW -IP fakturasystemet for kostnaden skal komme med på regnskapet for perioden. 3.9.15 12:00 Varelagerfristen: Siste levering av skjema for varelager/ beholdninger 3.9.15 12:00 Tap på fordringer fristen: Siste levering av skjema for avsetning til tap på fordringer. 6.9.15 Utgående fakturafristen: Siste oppretting av utgående fakturaer AR som skal inntektsføres i perioden SAP Reiser og refusjoner som kommer inn etter fristen er ikke garantert vil komme med på utbetalingen 25.8.15 FA Alle anleggsmidler som skal korrigeres må leveres til SR innen fristen for å rekke ompostering innen periodeslutt. AP Alle leverandørfakturaer med mva-kode som skal korrigeres må leveres til SR innen fristen for at vi skal rekke ompostering innen perideslutt. Prosjekt Prosjekter med sluttdato siste dag i perioden som det ikke er søkt forlenging om, vil bli avsluttet siste dag i perioden, med resultateffekt for prosjektets eiersted. SAP Siste frist for levering av omposteringbilag, men bes levert fortløpende. ADI Bilagene skal være hos SR på papir, såfremt ikke annet er avtalt med SR, innen dette tidspunktet for at vi skal få dem bokført i perioden. BW-IP Fakturaer med godkjenning etter dette tidspunktet vil ikke komme med i regnskapet. Dersom kostnaden skulle vært på regnskapet i perioden, må dere periodisere for kostnaden - se senere frist for dette. Skjema Bilagene skal sendes til SR elektronisk (ark-hjelp@admin.uio.no) innen dette tidspunktet for at vi skal få dem bokført i perioden. Dersom dere ikke leverer skjema, vil vi forutsette at dere ikke har varelager eller tap på fordringer å rapportere. Skjema Bilagene skal sendes til SR elektronisk (ark-hjelp@admin.uio.no) innen dette tidspunktet for at vi skal få dem bokført i perioden. Dersom dere ikke leverer skjema, vil vi forutsette at dere ikke har varelager eller tap på fordringer å rapportere. AR Dette er siste frist for å opprette utgående fakturaer i AR med fakturadato og hovedboksdato i perioden. Fakturaer som opprettes etter dette, vil få faktura- og hovedboksdato i påfølgende periode. Dersom dette er inntekter som er opptjent i perioden og ikke er på prosjekter, må dere periodisere for dem - se senere frist for dette. 7.9.15 12:00 Bankbilagsfristen: Siste levering av bankbilag og kassebilag. 7.9.15 08:00 Periodiseringsfristen: Siste levering av periodiseringer ADI ADI Bilagene skal være hos SR på papir, såfremt ikke annet er avtalt med SR, innen dette tidspunktet for at vi skal få dem bokført i perioden. Periodiseringsbilagene skal sendes til SR elektronisk (arkhjelp@admin.uio.no) innen dette tidspunktet for at vi skal få dem bokført i perioden. Bilagene skal være ferdig validert og attestert/godkjent, og oversendt i pdf-format. Dersom enheten ikke leverer skjema, vil vi forutsette at dere ikke har noe å periodisere for. 10.9.15 Rapportuttaket kan starte Hovedbok GL lukkes 9/9-2015. Etter den nattlige overføringen til datavarehuset, er alle rapporter oppdatert. 16.9.15 Avstemmingsfristen: Frist for levering av avstemminger Skjema Avstemmingsskjema for balansearter med dokumentasjon leveres elektronisk (avstemming-kontroll@admin.uio.no), alternativt i internpost). 16.9.15 Kontrollprogramfristen: Frist for levering av lokalt og sentralt kontrollprogram * dersom det ikke er oppgitt klokkeslett, er fristen innen utløpet av dagen (kl 24:00) Skjema Lokalt kontrollprogram leveres elektronisk (avstemmingkontroll@admin.uio.no) i henhold til vanlig rutine. 3
1.3 Avslutning i lønnssystemet Regnskapsavslutningen i lønnssystemet følger av egen kjøreplan. På følgende link finner du informasjon om omposteringer og link til skjema. http://www.uio.no/foransatte/arbeidsstotte/personal/lonnsadmin/ompostering/ Kjøreplan for Seksjon for lønn gir fullstendig oversikt over alle relevante frister: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/personal/lonnsadmin/kjoereplan/index.html 2.0 Resultatvurderinger Det er to hovedoppgaver under resultatvurderinger, periodiseringer og prosjektavslutning. 2.1 Hva kan og skal det periodiseres for? Det grunnleggende prinsippet for regnskapsføringen er at inntekter skal bokføres i den perioden de er opptjent og at kostnader skal bokføres i den perioden de er påløpt. Tabellarisk oppsummering av periodiseringer: Bevilgningsfinansiert aktivitet herunder grunnbevilgningen og annen aktivitet på basis. Grunnbevilgning/ bevilgningsprosjekter Andre inntekter Eksternfinansierte prosjekter Kostnader Bidragsprosjekter Oppdragsprosjekter Inntekter Kostnader Inntekter Kostnader NEI JA JA NEI JA NEI JA Det blir presisert at det er den enkelte enhet som står ansvarlig for periodiseringene. ADS/SR utfører kun teknisk kontroll, det vil si kontroll av dato, bilagskategori og at periodiseringsarter er benyttet på riktig måte. Hvilke inntekter kan periodiseres: 1. Andre inntekter på basis (gitt vesentlighet for enheten) a. kursinntekter b. billettinntekter c. salgsinntekter varer/tjenester d. andre inntekter på basis som ikke er bevilgning eller tilskudd e. pasientinntekter 2. Inntektsreduksjon. a. Mottatte og inntektsførte NFR midler som enhetene ikke har fått videreformidlet, kan det periodiseres for med debet art 3408 og kredit 2971. b. Midler benyttet til investeringer, hvor aktiva er mottatt men fakturaen ikke er bokført i OA. Slike investeringer kan det periodiseres for med debet 3495 (investeringer i prosjekter) eller debet 3919 (investeringer i basis eller interne prosjekter). Motposten er kredit 2969. Se punkt 2.4 for mer informasjon. Hvilke inntekter skal ikke periodiseres: 1. Internhandel og frikjøpsbilag (motpart 01) 2. Inntekter fra bevilgning (unntak; se punktet 2 Inntektsreduksjon i punktlisten over) 3. Inntekter til prosjekter; både bidrag og oppdrag (unntak; se punktet 2 Inntektsreduksjon i punktlisten over) Hvilke kostnader kan periodiseres Alle påløpte kostnader skal med i regnskapet for perioden. En kostnad regnes som påløpt når varen eller tjenesten er levert. Kostnader som er påløpt, men ikke bokført må derfor periodiseres inn i regnskapet, mens kostnader som er bokført i regnskapet, men ikke er påløpt må periodiseres ut av regnskapet. 4
Rutine for behandling av periodiseringer på prosjekter med sluttdato i perioden Det kan ikke periodiseres på prosjekter som skal avsluttes i rapporteringsperioden, siden periodiseringen må tilbakeføres i påfølgende periode. Enheten må selv kontrollere at prosjekter det periodiseres på ikke skal avsluttes i rapporteringsperioden. Dette kan gjøres ved å sjekke periodiseringsbilaget mot oversikten over gyldighetsperioden til prosjektene i rapporten «R-Prosjektregister- aktive prosjekter per Dato» (se: https://bi-appprod02.uio.no/discoverer/viewer?cn=cf_a108&wbk=r_prosjektregister_aktive_prosjekter&wsk=1). Dersom enheten likevel leverer periodiseringer på prosjekter som har sluttdato i rapporteringsperioden, vil SR slette periodiseringen. SR vil sende melding om at periodiseringen er slettet til enheten. Vurdering av vesentlighet Regnskapet skal vise kostnader og inntekter som er reelle for den aktuelle perioden. Ved å periodisere skal man vurdere vesentlighet ut fra hvilke økonomiske betydninger og konsekvenser det vil ha for enheten om kostnaden eller inntekten ikke kommer med. Dersom posten kan påvirke beslutningene ved enheten, er den vesentlig og må tas med/tas ut av regnskapet. Retningslinjer for tekst på transaksjonen(linjebeskrivelsen): Teksten på transaksjonen skal beskrive hva periodiseringen gjelder, slik at det er mulig å forstå hvorfor periodisering var nødvendig. Eksempel: Art 6792 debet, tekstet med: Service på maskin utført, faktura ikke mottatt Merk at teksten på transaksjonen ikke skal inneholde navn på personer. Alternativt kan man bruke egne lister, koder eller lignende som unik referanse. Når alle periodiseringene er lagt inn skal bilaget balanseres ved at nettosummen føres på art 2961 med tekst: Fakultet/Avdeling/Senter (stedkode) og sum periodiseringer 2T2015. Arter for periodiseringer Fra regnskapsavslutningen for 2. tertial 2015 har vi endret på artsbruken for periodiseringer. Det er nå kun én balanseart (2961) som enhetene skal benytte. Når dere har registrert alle postene som det skal periodiseres for så skal nettosummen føres på art 2961 for å balansere bilaget. Periodiseringsartene for øvrig er som før. SR vil i eget bilag fordele saldoen på art 2961 ut på andre balansearter til bruk i finansrapportoppsettet. Vi ber enhetene være tilgjengelig i tilfelle uklarheter /feil i periodiseringsbilaget, slik at vi raskt kan få endret/rettet opp. Resultat art Beskrivelse art Forklaring/eksempel Klasse 2, Virksomhetskapital og gjeld 2961 Periodiseringer, samleart Alle resultatpostene skal summeres og posteres mot art 2961. Klasse 3, Salgs- og driftsinntekter 3495 Periodisering for investering med prosjektmidler Mottatte aktiva hvor faktura ikke er bokført i OA 3408 Periodisering for mottatte NFR midler til 3. part Inntektsførte NFR midler som skal videreformidles til 3. part 3049 Periodisering inntekter Varen/tjenesten er levert, men faktura ikke utstedt og bokført i regnskapet 3908 Periodisering kostnader tilskudd Kontingent, tilskudd (fra basis), representasjon og lignende 3919 Periodisering for investering med basismidler Mottatte aktiva hvor faktura ikke er bokført i OA Klasse 4, Varekostnad 4309 5 Periodisering kostnader, varer og tjenester for videresalg Innkjøp av varer og tjenester for videre salg
Klasse 5, Lønn og godtgjørelser 5099 Periodisering fast lønn Periodiseringskonto fast lønn 5199 Periodisering variabel lønn Periodiseringskonto variabel lønn 5803 Periodisering, refusjon av sykepenger Offentlige refusjoner vedrørende arbeidskraft 5997 Periodisering andre personalkostnader Annen personalkostnad Klasse 6, Annen driftskostnad (kostnader relatert til art 6xxx) 6308 Periodisering kostnader leie lokaler Kostnader lokaler inkludert felleskostnader 6398 Periodisering kostnader energi og andre kostnader lokaler Kostnader energi og brensel som ikke er en del av felleskostnader 6499 Periodisering for lisenser, maskiner, inventar Leie maskiner, inventar, lisenskostnader og lignende 6549 Periodisering kostnader verktøy, inventar og driftsmateriell. (for kostnader i art 65xx) 6699 Periodisering kostnader reparasjon og vedlikehold Reparasjon og vedlikehold 6792 Periodisering kostnader tjenester Fremmedtjenester 6899 Periodisering tidsskrifter, abonnementer og andre driftskostnader Verktøy, inventar og drifts-materialer som ikke skal aktiveres Kontorkostnad, trykksak og lignende 6949 Periodisering kostnader telefon, porto og lignende Telefon, porto og lignende Klasse 7, Annen driftskostnad (kostnader relatert til art 7xxx) 7197 Periodisering kostnader reise og utlegg Kostnad og godtgjørelse. For reise, diett, bil og lignende 7839 Periodisering andre driftskostnader Diverse periodisering 2.2 Hvordan utarbeide periodiseringsbilaget? Periodiseringsbilag utarbeides på samme måte som vanlige hovedboksbilag, men har noen viktige forskjeller: Det skal kun leveres ett bilag per enhet (fakultet/senter/museum), såfremt noe annet ikke er avtalt med SR Bruk kategori Periodisering og sett bilagsdato til siste dato i rapporteringsperioden Bilaget valideres, påføres GruppeID, skrives ut, attesteres og godkjennes av BDM og sendes i skannet versjon til: ark-hjelp@admin.uio.no Merk også følgende: Enhetene kan benytte vanlig ADI mal (se«konteringsmal for omposteringer, internhandel og periodiseringer.xls)» på kodeverk) Enhetene skal selv oppbevare en fullstendig redegjørelse for grunnlaget for periodiseringene, samt alle annen underlagsdokumentasjon. Ved eventuelle spørsmål fra Riksrevisjonen, vil SR henvende seg til enheten for å motta underlagsdokumentasjonen for periodiseringene. 2.3 Vurderinger av periodiseringer eksempler på inntekter og inntektsreduksjoner Følgende områder kan vurderes: Inntekter fra salg av eiendeler, utstyr og lignende Inntekter fra denne type salg skal inntektsføres på leveringstidspunktet. o Eksempel: Man inngår avtale om salg av utstyr i rapportperioden, utstyret blir overlevert til mottaker i rapportperioden og fakturering av leveransen skjer i fremtidig periode. Inntekten tilhører rapportperioden. Man posterer inntekten i rapportperioden ved å bruke art 3049 periodisering inntekter kredit. Motposten vil være en del av nettosummen på art 2961. Inntekt fra salg av tjenester Inntektsføring skal skje etter hvert som tjenestene ytes. 6
o Eksempel: Tjenester blir utført i siste halvdel av rapportperioden og fakturert i fremtidig periode. Inntekten tilhører rapportperioden og korrekt kontering vil være: Art 3049 periodisering inntekter kredit. Motposten vil være en del av nettosummen på art 2961. Leieinntekter Inntektsføring skal skje etter faktisk opptjent inntekt på regnskaps- eller avslutningstidspunktet. Forskuddsfakturering av leie (ikke opptjent leie) skal medføre periodisering og dermed reduksjon av inntekter. o Eksempel: Felleskostnader faktureres ofte forskuddsvis hvert kvartal. Dette innebærer at ved utgangen av andre tertial vil det være inntektsført 3 kvartal (9 mnd.). Rapporteringsperioden er per 2 tertial (8 mnd.) og inntekten for 1 måned må periodiseres ut som forskuddsbetalte inntekter (mottatte, ikke opptjente inntekter) Kontering: 3049 Periodisering inntekter debet. Motposten vil være en del av nettosummen på art 2961. Investeringer (inntektsreduksjon) Det er tillatt å periodisere for mottatte aktiva, når fakturaen ikke er bokført i OA. Til dette er det opprettet to arter, en for aktiva som er investert med basismidler (3919), og en art for aktiva hvor det er benyttet prosjektmidler (3495) til investeringen. Se artsoversikt i punkt 2.1 foran (den tidligere balansearten 2969 skal ikke lenger benyttes). Motposten vil være en del av nettosummen på art 2961. o Eksempel: Det er mottatt en maskin som allerede er tatt i bruk. Fakturaen er ikke bokført i OA. Det er basismidler som skal benyttes. Kontering: 3919 Periodisering for investeringer med basismidler debet. Kontrollspørsmål for periodisering av inntekter: Er det kontrollert at det ikke er foretatt periodisering av bevilgning/tilskudd/tildeling fra KD, NFR, andre dep./etater samt EUs rammeprogram unntatt for mottatte aktiva og mottatte NFR midler som skal videreføres til ekstern kontraktspart? Er det kontrollert at det ikke er foretatt periodisering av inntekt på øvrige prosjekt unntatt for mottatte aktiva? Er alle inntekter som enheten har registrert, men som ikke vedrører denne eller tidligere perioder, periodisert ut av periodens regnskap? Er det kontrollert at andre opptjente inntekter (f. eks kursavgifter, suvenir- og billettinntekter) er periodisert for? Er det kontrollert at bilaget balanserer og at det kun er benyttet balanseart 2961 som motkonto for enhetens periodiseringer? 2.4 Vurdering av periodiseringer - eksempler på kostnader og kostnadsreduksjoner Grunnlag for å identifisere påløpte, ikke bokførte kostnader: Basware Fakturaer godkjennes fortløpende i Basware. Alle fakturaer som er godkjent før godkjenningsfristen (se fristtabell i punkt 1.2), vil bli overført påfølgende dag og bli bokført i regnskapet i rapporteringsperioden, gitt at de passerer fakturakontrollen. Fakturaer som er ikke er godkjent innen godkjenningsfristen, vil ikke bli overført til OA i rapporteringsperioden, og enheten må vurdere disse for periodisering. For at enhetene skal kunne bruke godkjenningstidspunktet for avgrensing av hva som kommer med og ikke, finnes kolonnen i Basware rapporten «konterte fakturaer». Kolonnen har overskrift «Godkjent dato». Rapporten kjøres for egen enhet og kan filtreres på godkjenningstidspunkt. Basware rapportene Ikke konterte fakturaer og Konterte fakturaer tas ut etter godkjenningsfristen. I rapportene skal enhetene la «Fakturadato fra» stå slik den kommer opp i feltet (Default verdi), og i feltet «Fakturadato til» skal man legge inn siste dato i avslutningsmåneden. Angi bestillerkode/org.enhet med minimum to sifre (eks 35%, 3511% ). Det er viktig å være oppmerksom på at begge Basware rapportene er online og følgelig oppdatert til enhver tid. Det vil si at de også endrer seg så snart en faktura er kontert eller nye er kommet inn fra leverandør. For eksempel vil fakturaer som konteres flyttes fra «ikke-konterte» til «konterte» så snart kontering har skjedd. I tillegg vil nye innskannede fakturaer, pdf-fakturaer og e-fakturaer legge seg til i rapporten «Ikke konterte 7
fakturaer». Derfor anbefaler SR at enhetene tar ut rapportene samtidig, for å redusere sjansen for at en faktura kan være med i begge rapportene. Merk at Basware-rapportene ikke skal sendes SR men oppbevares av enheten som dokumentasjon på periodiseringer av «Konterte og Ikke konterte fakturaer». Kontrollspørsmål for periodisering av kostnader: Er det foretatt periodisering for påløpte kostnader som ikke er bokført ved utløpet av perioden? Er det kontrollert at bilaget balanserer og at det kun er benyttet balanseart 2961 som motkonto for enhetens periodiseringer? Lønnskostnader og trygderefusjoner Alle lønnskostnader inkludert sosiale kostnader som er påløpt, skal bokføres i perioden, uavhengig av om utbetaling skjer i en annen periode. Dette vil ofte gjelde variable tillegg som overtid, reiseregninger, diverse tillegg, eksamenskostnader, refusjon av utlegg samt refusjoner fra NAV. Enheten må vurdere periodisering for sykepenger og annen lønnsrefusjon som ikke er kommet med i perioden, dette vil blant annet omfatte sykemeldinger som ikke er levert til seksjon for lønn (SL). Periodiseringer knyttet til lønn skal som hovedregel inkludere feriepenger, pensjonskostnader og arbeidsgiveravgift. Dette kan gjøres ved å bruke et påslag på 43 % (28 % påslag dersom det er uten pensjonskostnader). Pensjonsgivende inntekt: I utgangspunktet er det kun avtalt lønn som er grunnlag for pensjon. Når det gjelder hvilke tillegg som kan være pensjonsgivende vises det til Statens Personalhåndbok: http://www.sph.dep.no/ Husk at linjebeskrivelse på periodiseringer ikke skal inneholde personnavn. Kontrollspørsmål for periodisering av lønnskostnader: Er det foretatt periodisering for påløpte lønnskostnader som ikke er bokført ved utløpet av perioden? Er periodiseringene inkludert sosiale kostnader? Er det foretatt periodisering av refusjon av sykepenger og/eller andre NAV refusjoner. Er det kontrollert at bilaget balanserer og at det kun er benyttet balanseart 2961 som motkonto for enhetens periodiseringer? Andre driftskostnader, bokført men ikke påløpt Kostnader som er bokført, men som gjelder senere perioder, skal periodiseres ut av regnskapet. Dette vil typisk være aktuelt for kostnader som faktureres på forskudd for lengre perioder, eksempelvis husleie, leie av utstyr, ulike typer abonnementer som for eksempel strøm, aviser, lisenser, tjenester o.l. o Eksempel: Faktura på husleie på forskudd 3 måneder er bokført i regnskapet. Kostnaden som tilhører de fremtidige periodene periodiseres ut av regnskapet ved å bruke art 6308 til kredit. Motposten vil være en del av nettosummen på art 2961. 2.5 Prosjektavslutning Alle prosjektavslutninger foretas av SR i henhold til rutine for slik avslutning. Prosjektavslutning innebærer regnskapsmessig avslutning av prosjektet og stenging av prosjektkoden for ytterligere bokføring i regnskapet. Følgelig må det ikke periodiseres for inntekter eller kostnader i prosjekter med sluttdato i avslutningsperioden. Eventuelle periodiseringer på prosjekter til avslutning som sendes inn av enheten, vil ikke bli bokført. SR vil varsle enheten om at sletting blir foretatt. SR ber enhetene forsikre seg om at periodiseringsbilaget ikke inneholder prosjekter til avslutning mot rapporten «R-Prosjektregister aktive prosjekter». 8
Dersom enheten ønsker å forlenge et prosjekt med sluttdato i regnskapsperioden, må søknad om forlengelse av kontrakt- og regnskapsperiode være mottatt av SR før forlengelsesfristen angitt i fristkalenderen, som hovedregel omkring den 12.-15. i avslutningsmåneden. Oversikt over aktive prosjekter til avslutning finnes i web-rapport «R- Prosjektregister aktive prosjekter». Rapporten lister opp alle aktive prosjekter, inkludert prosjektinformasjon registrert i OA, for valgt enhet. 3.0 Balansevurderinger 3.1 Aktiverte eiendeler Den enkelte enhet skal gjennomføre en kontroll av at vesentlige investeringer som er aktivert i balansen på deres stedkode er korrekte. Verifikasjon gjøres ved hjelp av aktivarapporter. Rapport over aktiverte eiendeler finnes i OA under Regnskapsopplysninger i FA-registeret, eller på web og velg Anlegg/Utstyrs rapporter, se: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/okonomi/rapporter/okonomifunksjon/index.html Den enkelte enhet skal videre gjennomføre kontroll på at anskaffelser som er kostnadsført, ikke skulle vært aktivert. Dette oppnås ved å gjennomføre kontroll 5.2 i kontrollprogrammet. Dersom feilkontering avdekkes må omposteringsskjema fylles ut og leveres innen fristen. Husk at man også følger opp feilkonteringer fra tidligere kontroller og forsikrer seg om at de er ompostert. 3.2 Varelager og beholdninger Når skal varelageret telles? Varelager skal som hovedregel telles ved årets slutt. Opptelling kan foretas i løpet av året forutsatt at tilgang og avgang fra opptellingstidspunkt til regnskapsårets slutt kan dokumenteres på tilfredsstillende måte, jf. Bokføringsforskriften 6-1 og SRS 12 Varelager for en nærmere beskrivelse av kravene knyttet til dokumentasjon. Verdien av varelageret skal rapporteres ved hver regnskapsavslutning. Når enheten ikke utfører fysisk telling skal verdien på varelageret likevel dokumenteres gjennom utskrift av lagerliste fra lagersystemet. Hvordan skal skjemaet for varelageret fylles ut? Anskaffelsesverdien skal spesifiseres og at ukuransen skal rapporteres for seg, i egen kolonne. Skjema skal inneholde informasjon om hvilken enhet som eier lageret, hvor lageret befinner seg, hvilken periode det rapporteres for og dato for siste telling. Det skal sendes inn varetellingslister og/eller annen dokumentasjon som underlag for beholdningen(e) enhetene oppgir å ha per avslutningsdatoen i rapporteringsperioden. Skjemaet dateres og signeres av rapporterende enhets leder og sendes elektronisk til ark-hjelp@admin.uio.no. Vedlegg, tellelister og underdokumentasjon som ikke er egnet for skanning skal oppbevares på enheten. Nedenfor vises fliken i filen («Eksempel utfylling varelager») som er lagt inn i skjemaet. Enheten fyller inn antall og kostpris pr enhet. Det er formler i sumkolonnene. Så lenge varen finnes og er i fullverdig stand så setter man kr 0 i kolonnen for ukurans. Kommentarfelter ytterst til høyre (vises ikke i eksemplet over) kan benyttes for å gi informasjon om beholdningen eller annen type informasjon som kan være er relevant. I første linje er det oppført 2 eksemplarer av en bok om internasjonale regnskapsstandarder som hver kostet kr 512. Bøkene finnes og er fortsatt salgbare så det er vurder kr 0 i ukurans. Sum virkelig verdi er tilsvarer derfor anskaffelseskost kr 1.024. 9
I andre linje er det oppført 5 eksemplarer av boken «Grunnleggende Regnskap» hvorav to er konstatert tapt, siden de er ødelagt. Beløpet på (2*kr 439) = kr 879 føres da inn i kolonnen for ukurante varer og ny sum for virkelig verdi er kr 1.316. Hvis det er første gangen man rapporterer et varelager (hittil ikke balanseført beholdning), må dette merkes særskilt i skjemaet. Hvorfor vurdere varebeholdninger? Oppbygging eller nedbygging av en beholdning eller et lager medfører at utgiftene til innkjøp ikke er et uttrykk for det reelle kostnadspådraget i perioden. Den regnskapsmessige behandlingen beskrevet i dette kapitlet sikrer at vi får satt riktig verdi på lageret, ved å justere de kostnadsførte anskaffelsene med endringen i varelageret. Ukurans må spesifiseres og verdsettes. Ukurans kan skyldes flere forhold, for eksempel skader, for stor lagerbeholdning i forhold til etterspørsel eller lignende. Ved vurdering av ukurans kan blant annet følgende faktorer tas i betraktning: lav omløpshastighet, varegrupper med lav eller negativ bruttofortjeneste, vurdering av reell salgsverdi. Hva gjør Seksjon for regnskap med skjemaene? Seksjon for regnskap bokfører beholdningsendringene på den kontostrengen enheten har angitt på skjema. Beholdningsendringen for varer innkjøpt for videresalg vil bli bokført på art 4309. Endringen i lagerbeholdningen knyttet til forskning/undervisning vil bli bokført som driftskostnad på art 6599. 3.3 Avsetning til tap på fordringer Hvorfor vurderes utestående fordringer? Så snart en faktura blir utstedt, blir også inntekten bokført i regnskapet. Dersom det er en risiko for at UiO ikke vil motta betaling for fakturaen fra kunden, vil regnskapet inneholde en usikker inntekt vi må justere for i resultatregnskapet. Når og av hvem gjøres vurderingene? Ved hver tertialavslutning skal enhetene gjennomgå forfalte utestående fordringer på sine stedkoder, for å avdekke poster med risiko for at de ikke blir betalt. Dersom enheten vurderer at det er risiko for at fakturaen ikke vil bli betalt, skal dette meldes på skjema til SR, som deretter vil avsette for tap på denne fordringen. Hva er grunnlaget for å gjøre tapsvurderingene? Rapporten «K Kundefaktura, gjenstående beløp» tas ut fra web og danner grunnlaget for vurderingene. Faktura dato fra skal være så langt tilbake at alle enhetens forfalte fordringer kommer med. Til dato settes til siste dato i forrige periode. Som «Selger» settes enhetens stedkoder som rapporten ønskes tatt ut på. Rapporten har to beløpskolonner en for «Beløp i valuta» og en for «Beløp i NOK». Rapporten eksporteres til Excel og enheten gjør sine vurderinger. Det kan være flere årsaker til at et krav ikke er innfridd og enheten vurderer det som lite sannsynlig at kunden vil betale. Noen eksempler kan være: Kunden kan være flyttet og ikke mulig å få tak i Kunden har ikke midler eller ønske om å gjøre opp for seg Kunden bestrider kravet og holder tilbake oppgjøret i påvente av avklaring Kunden er under konkursbehandling UiO som statlig virksomhet har ikke anledning til å avskrive fordringer basert på forhold som nevnt over, men plikter å avsette for forventet tap slik at effekten reflekteres i regnskapet. Hvordan rapporterer enheten sine tapsposter? De postene enheten har vurdert som lite sannsynlig vil bli gjort opp, føres opp på skjemaet «Tap på fordringer» som ligger på web. Ferdig utfylt skjema skal sendes inn som Excel fil, slik at SR kan benytte den til bokføring. Hva gjør Seksjon for regnskap med tap på fordringer? Ved hver tertialavslutning bokfører SR tap på de fordringene som ikke vil være mulig å inndrive og som er over tre år gamle. Dette gjøres innen 20. i avslutningsmåneden. 10
SR sammenstiller postene fra enhetenes skjema for tap på fordringer og utarbeider bilag for avsetningen. Dette er en kostnad for enheten og bokføres til debet på artskonto 7841. 3.4 Kontanter og bankbeholdninger Enheter som har egne kasse-/bankkonti følger disse opp gjennom bilagsføring, telling og avstemming ved månedsslutt. Kontanter i fremmed valuta omregnes til NOK ved hjelp av kurser fra Norges Bank. Gå inn på Daglige valutakurser (fra 1981) og velg dato og valutakode. Kontanter skal rapporteres månedlig i forbindelse med levering av avstemmingene. Det finnes ingen særskilte rutiner for dette i tertialavslutningene. 4.0 Bekreftelser, dokumentasjon og kvalitet Enhetene er ansvarlig for at alle vurderinger i tråd med innholdet av dette rundskrivet er gjennomførte og at pliktige skjema er levert til SR i tide. Dette betyr også at dersom en enhet ikke leverer et skjema, vil SR anse at denne enheten har gjennomført vurderingene, men ikke funnet noen transaksjoner det er behov for å melde inn. Under er det en sjekkliste som enhetene kan benytte til å verifisere at alle vurderinger er gjennomført og rapportert. Punkt Område Sjekkpunkter OK 2.1-2.4 Periodiseringer Enhetens regnskap for perioden er gjennomgått og vurdert. Alle kostnads- og inntektsarter er vurdert med formål på å avdekke behov for periodiseringer i enhetens regnskap. Fakturaer enheten ikke har godkjent og som skulle vært med, må periodiseres om de er vesentlige for enhetens regnskap. Periodiseringsbilag for enheten er utarbeidet og sendt inn til SR. 2.5 Prosjektavslutning Det er søkt om prosjektforlengelse for alle prosjekter som skal forlenges innen fristen. Enheten har påsett at det ikke er periodisert på prosjekter som skal avsluttes i denne perioden. 3.1 Anleggsmidler Enheten har foretatt kontroll med aktiverte eiendeler og påsett at utvalgte anleggsmidler er i UiOs eie og bruk. 3.2 Varelager / beholdninger Varelager (beholdninger) er oppgitt telt opp(fastsatt) og rapportert med rett verdi ved periodeslutt i eget skjema. 3.3 Tap på fordringer Enheten har foretatt vurderinger av fordringene med formål knyttet til risiko for tap. Se pkt. 1.2. i rundskrivet. 3.4 Kontanter og bankbeholdninger Kasse- og bankavstemminger gjøres månedlig og sendes til SR i tråd med vanlig rutine. Generelle råd vedrørende dokumentasjon og kvalitet på innlevert materiale. - Husk at leseren av skjema og medfølgende dokumentasjon ikke vet noe mer enn det som fremkommer i rapporter og deres kommentarer/forklaringer. Det er bedre å forklare litt for mye enn litt for lite. - Alt arbeid som gjøres og rapporter som kjøres for å kunne gjøre vurderingene, må beskrives og sendes elektronisk til ark-hjelp@admin.uio.no. Ingen papir eller originalversjoner skal sendes inn. - Vær oppmerksom på formelle krav når det gjelder utfylling av aktuelle skjemaer. Alle poster i skjemaene skal fylles ut og ansvarlig person skal undertegne og påføre dato for utfyllingen. Ta kontakt med SR (ark-hjelp@admin.uio.no), dersom dere har spørsmål eller er usikker på hvordan man skal vurdere og/eller kontrollere visse områder av egen regnskapsførsel i forbindelse med avslutning, eller om dere har andre ting som dere lurer på i forbindelse med regnskapsavslutningen. Lykke til med periodeavslutningen! 11