PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 26.02.2008 Tidspunkt: 17.00-20.00 Møtested: Formannskapssalen Fra utvalgssaksnr: 1 Til utvalgssaksnr: 7 Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 5 av 5. Forfall meldt fra følgende medlemmer: Tove Grendstad Følgende varamedlemmer møtte: Marit Podsada Andre som møtte: Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (Sak 1, 2, 3 og 5) Torbjørn Berglann, Revisjon Midt-Norge IKS (Sak 1, 2, 3 og 5) Eiliv Elden Malvik kommune (Sak 1 og 3) Arvid Hanssen KonSek Midt-Norge IKS (Møtesekretær) Underskrifter:
Utv.saksnr. Arkivsaksnr. Sidenr. PS 1/08 08/148 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET DEN 19.12.07. 3 PS 2/08 08/149 REFERATSAKER TIL KONTROLLUTVALGET DEN 26.02.08 3 PS 3/08 08/152 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER. 3 PS 4/08 08/227 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2007. 4 PS 5/08 08/232 OVERORDNET ANALYSE FOR MALVIK KOMMUNE FOR 2008 5 PS 6/08 08/233 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM - VIDERE DRØFTINGER 5 PS 7/08 08/228 EVENTUELT 6 Side 2 av 6
PS 1/08 08 148 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET DEN 19.12.07. Møteboka fra kontrollutvalgets møte 19.12.2007 godkjennes. Møteboka fra kontrollutvalgets møte 19.12.2007 godkjennes. PS 2/08 08 149 REFERATSAKER TIL KONTROLLUTVALGET DEN 26.02.08 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Følgende referatsaker ble gjennomgått: 1. Invitasjon til fagkonferanse på Gardermoen 9. 10. april. 2. Kommunestyresak 3/08 i møtet 28.01.08: Status og fremdrift av politiske saker. Oppfølging av vedtak i perioden 01.06.2007-27.11.2007. 3. Vedtak i sak 31/07 i kontrollutvalgets møte den 19.12.07 - Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt - Kunnskapsløftet. Endret ressurssituasjon kan få betydning for tidspunkt for levering av rapport. 4. Status for revisjon av årsregnskapet 2007 Malvik Kommune. 5. Orientering fra kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen februar 2008. 6. Ressursbruk KonSek for Malvik kommune for 2007. Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. PS 3/08 08 152 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER. Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Side 3 av 6
1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 12.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av september 2008. Forvaltningsrevisor Torbjørn Berglann gjennomgikk innledningsvis formelle bestemmelser knyttet til forvaltningsrevisjon (FR), hva som ligger i FR og metodikken ved gjennomføring av prosjekter. Revisor Wenche Holt gjennomgikk revisjonens vurderinger og konklusjoner i rapporten. Revisjonen og kommunalsjef Eiliv Elden svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Utvalgets vedtak/ innstilling til kommunestyret: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 12.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av september 2008. PS 4/08 08 227 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2007. Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2007 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2007 til orientering. Sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Utvalgets vedtak/ innstilling til kommunestyret: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2007 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2007 til orientering. Side 4 av 6
PS 5/08 08 232 OVERORDNET ANALYSE FOR MALVIK KOMMUNE FOR 2008 Kontrollutvalget tar foreløpige overordnet analyse for Malvik kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Malvik kommune for 2008. Planen legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Sekretariatet orienterte kort om analysen. Kontrollutvalget diskuterte aktuelle prosjekter og vil foreta forslag til prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekter for revisjonsåret 2008 (01.05.08-30.04.09) i sitt neste møte. Kontrollutvalget tar foreløpige overordnet analyse for Malvik kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Malvik kommune for 2008. Planen legges frem for endelig behandling i kommunestyret. PS 6/08 08 233 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM - VIDERE DRØFTINGER 1. Kontrollutvalget legger konklusjonene i møtet til grunn for sitt videre arbeid. 2. Kontrollutvalget vurderer løpende om det er behov for endringer i hvordan tilsynsoppgaven gjennomføres. Kontrollutvalget følte behov for å få avsatt et eget møte eller at saken fremmes på nytt som første sak i et senere møte, hvor saksmengden er mindre. En grundig diskusjon av arbeidsform ansees viktig. Det ble ytret ønske om at saken fremmes på nytt i junimøtet. Omforent forslag om ble enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. Sak om kontrollutvalgets arbeidsform settes opp på nytt i et senere møte i kontrollutvalget. Side 5 av 6
PS 7/08 08 228 EVENTUELT Saken legges frem uten innstilling. Kontrollutvalget diskuterte tidspunkt for møtestart, som i lang tid har vært kl 17.00. Per Arild Lyng fremmet følgende forslag: Kontrollutvalgets møter starter kl. 18.15. Lyng sitt forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets møter starter kl. 18.15. Side 6 av 6