OPPFØLGING SAMMENSLÅING MED STOKMARKNES

Transkript

1 . Styresaknr. 35/06 REF: 2006/ OPPFØLGING SAMMENSLÅING MED STOKMARKNES Saksbehandler: Jørn Stemland Dokumenter i saken: Utrykt vedlegg : Styresak 26/2006 Sammenslåing med Stokmarknes sykehus Saksbehandlers kommentar: Styret behandlet i sak 26/2006 Sammenslåing med Stokmarknes sykehus og fattet følgende vedtak: 1. Styret viser til vedtak i styret for Helse Nord, sak 53/2006, og forutsetter at dette legges til grunn når virksomheten til Hålogalandssykehuset i Vesterålen skal integreres i Nordlandssykehuset. Virksomheten i Vesterålen benevnes Nordlandssykehuset Vesterålen. 2. Styret ber Helse Nord sørge for at deling av økonomiske rammer etter avviklingen av Hålogalandssykehuset skjer etter dialog mellom de berørte parter; Helse Nord, UNN og Nordlandssykehuset. Styret forventer at prinsippene i den nye inntektsmodellen legges til grunn ved fordeling av ressursene til somatisk virksomhet. 3. I samsvar med vedtatt modell for AMK som forutsetter en AMK-sentral pr helseforetak, legges AMKfunksjonen for Vesterålen til Bodø fra Styret viser til punkt 7 i sak 53/2006 til styret for Helse Nord og ber om det fremmes egen sak til styret for Nordlandssykehuset med gjennomgang av status og forslag til utvikling av kliniske funksjoner i Vesterålen. Saken fremmes etter at prosjekt Hålogaland er avsluttet. 5. Styret ber om at organisering av virksomheten innenfor laboratoriefagene og radiologi i Vesterålen vurderes etter samme modell som Lofoten. 6. Styret forutsetter at etablert organisasjonsmodell legges til grunn ved integrering av administrative funksjoner for virksomheten i Vesterålen. Reisekontoret for Nordlandssykehuset legges til Nordlandssykehuset Lofoten. I denne saken orienteres styret om arbeidet så langt. Administrative funksjoner Når det gjelder administrative funksjoner ble disse overtatt med virkning fra slik som forutsatt i sak 26/2006. Lønn til ansatte i Vesterålen for september ble utbetalt fra Nordlandssykehuset. Regnskapsføring for virksomheten i Vesterålen er også etablert. Når det gjelder reisekontoret vil det bli gjort en liten utredning for å avklare ressursmessige forutsetninger for lokaliseringen av denne til Lofoten. Byggeprosjektene i Bodø og på Stokmarknes Byggeprosjektene i Bodø og Vesterålen innenfor somatikk er planlagt under forutsetning om et operativt Hålogalandssykehus. Gjennom vedtak om oppløsing av Hålogalandssykehuset og sammenslåingen mellom sykehuset i Vesterålen med Nordlandssykehuset må det avklares om det er noen av forutsetningene for prosjektene som endres. Dette vil det fra overordnet nivå bli stilt krav om. Ved å gjøre denne avklaringen nå Styresak 35/06 2 oktober 1

2 unngår vi forsinkelser og at planleggingen må gjøres om. Avklaringen av planforutstningene vil også inkludere virksomheten i Lofoten. Planprosessene for byggeprosjektene vil bli samkjørt og forprosjektene legges frem som planlagt for Helse Nords styre i løpet av sommeren 2007, sier han. Informasjonstiltak Vesterålen Mål for informasjonsarbeidet i første fase har vært å etablere en god start både for ansatte og befolkningen. Å etablere tillitt og tilhørighet er viktige mål. Velkomstbrev Det ble sendt ut velkomstbrev fra direktøren 31. august til alle ansatte vedlagt Nordlandssykehusets basisdokument og logo-pin Intranett (Pulsen) og internett Vi startet tidlig med å integrere informasjon om sykehuset i Vesterålen både på våre internettsider og på Pulsen. Dette gjelder også byggewebben (utbyggingsprosjektene). Pulsen ble lagt ut som førsteside på PC-ene for ansatte i Vesterålen fra 1. september og ble/blir brukt til formidling av informasjon om sammenslåingen både før, under og etter sammenslåingen. Media Informasjonsavdelingen arrangerte et mediemøte med lokal media og foretaksledelsen i Bodø samt avdelingsdirektør i Vesterålen 1. september. Hensikten var å etablere kontakt, bli kjent, gi faktaopplysninger om Nordlandssykehuset og presentere tanker for det fremtidige samarbeidet. Innføring av Nordlandssykehusets profil Det ble iverksatt omskilting, laget nye flagg, produsert nye fleecejakker og rykksekker med Nordlandssykehusets logo. Dette ble vektlagt fordi den visuelle profilen understøtter overgang til nytt helseforetak og virker kultur- og fellesskapsbyggende. Felles informasjonsmøte med Hålogalandssykehuset Direktør og andre fra foretaksledelsen deltok på informasjonsmøte for de ansatte sammen med representanter fra ledelsen i Hålogalandssykehuset. Møtet ble avholdt like etter at beslutning om sammenslåing ble tatt. Intern IT Følgende bestilling ble gjort hos Helese Nord-IKT i forbindelse med at Hålogalandssykehuset HF avvikles som eget foretak vil Stokmarknes sykehus organiseres inn som del av Nordlandssykehuset HF. Dette vil være gjeldende fra og med Nordlandssykehuset ønsker et kostnadsoverslag på ferdigstilling og levering av følgende innen mandag : Alle dokumenter (pasient-, sak/arkiv- og andre systemer) skal bygges opp i henhold til Nordlandsykehusets profilhåndbok. Alle ansatte skal ha mailadresse på formen fornavn.etternavn@nordlandssykehuset.no og fornavn.etternavn@nlsh.no. Alle ansatte skal være en del av Nordlandssykehusets felleskalender, adresselister og telefonlister. Da tidsløpet fra til er meget stramt er det ønskelig at en finner straksløsninger som oppfyller kriteriene. Styresak 35/06 2 oktober 2

3 Følgende oppsummering er kommet fra HN-IKTs prosjekt for effektuering av bestillingen. Profilhåndbok er implementert. Alle ansatte har fått nye mailadresser Alle ansatte er nå i NLSHs felles kalender. Felles adresselister og telefonlister arbeides det med å ferdigstille. PULSEN er standard oppslag når internett Explorer startes. Det er igangsatt et forprosjekt for å oppgradere, skifte, samkjøre felles sak/arkiv system. Oppstart i uke 40. Forprosjektet skal gi svar og anbefalinger på følgende spørsmål: 1. Felles arkivnøkler NLSH 2. Organisering av postmottak (sentralt postmottak) 3. Omfang av innføring (Hvilke avdelinger) 4. Kostnader 5. Nødvendige tekniske investeringer 6. Sammensetting av prosjektgruppe og arbeidsgrupper 7. Prosjektleder 8. Forslag til framdriftsplan Dette skulle være det som har vært arbeidet med vedrørende IKT i "nye NLSH". Kvalitet & HMS Medarbeidere fra avdeling for Kvalitet & HMS har besøkt NLSH Vesterålen for å bli kjent med sykehuset, med nye medarbeidere og med ulike deler av egen og andre avdelingers arbeidsområder. Stemningen og dialogen ble opplevd som god, og det ble blant annet fokusert på hvilke tjenester som kan forventes levert og hvordan arbeidet kan organiseres både innad i avdelingen og mellom samarbeidende avdelinger. Avdelingen har fått to nye medarbeidere lokalisert til Vesterålen hvis hovedoppgaver er knyttet til arbeid med HMS og smittevern. Fagavdelingen Fagavdelingens seksjoner har hatt service mot NLSH Vesterålen fra 1.9. Dette gjelder både for seksjon for kunnskapsbygging og seksjon for bibliotek og referansefunksjoner. Fra seksjon for fagstøtte og analyse har det vært en begynnende kontakt mot kontorsiden ved NLSH Vesterålen, og i det videre vil det skje en planutvikling av tjeneste/oppfølgingsfunksjoner i samarbeid med seksjon for plan og analyse i økonomiavdelingen. Fra forskningssiden er det fra før etablert samarbeid/bistand på psykiatrisiden. Seksjon for kunnskapsbygging og fagdirektør har sammen med avdeling for kvalitet og HMS, personal avd og avdeling for Ledelse og organisasjonsutvikling hatt møte i Vesterålen med ledelse, stab og representanter for avdelingsledelse omkring behov og tilbud. Avdeling for Ledelse og organisasjonsutvikling Avdelingens 3 ansatte besøkte Nordlandssykehuset Vesterålen 11. september 2006 sammen med representanter fra flere stabsenheter. Avdelingen presenterte sitt arbeidsområde, herunder det faste tilbudet av utviklingsprogram - eksempelvis lederutviklingen kalt Praktisk ledelse, bistand i utviklingsprosesser, ledercoaching, konflikthåndtering, lederundersøkelse mv. Skjema for bestilling av OU-bistand ble presentert. I budsjettprosessprosess for 2007 har avdelingen lagt inn midler for å bidra i prosess i forbindlese med samordning av funksjoner, eksempelvis laboratoriemedisin og røntgen, deltakelse fra Stokmarknes i Praktisk ledelse, teamutvikling, avd.sjef samling og coaching. Dette vil bli nærmere beskrevet i samarbeid med berørte enheter og ledere i Vesterålen. Styresak 35/06 2 oktober 3

4 Personal har gjennomført følgende: Etablert kontakt med personalavdelingen på Stokmarknes gjennom flere telefonsamtaler og ett telefonmøte mellom lederne i personalavdelingen i Bodø og personalsjef på Stokmarknes. Formål: - "bli kjent" - diskutert framtidig møtestruktur og samarbeidsform. - se på organisering av den totale personalfunksjonen i Nordlandssykehuset. Avtalt fellesmøte 11. oktober på Stokmarknes (ledere i personal Bodø samt ansatte ved personal Stokmarknes). Formål: - hilse på lokal ledere - se videre på organisering av den totale personalfuksjonen. Vurdere hvordan arbeidsgiverfuksjonen skal ivaretas. - planlegge prosessen for å koordinere/samkjøre personalpolitiske verktøy (reglementer/rutiner/retningslinjer/adm beslutninger) - få oversikt over alle lokale overenskomster/avtaler (tilpasninger må gjøres ved neste mulige hovedoppgjør) - vurdere felles tillitsvalgtordning - Deltar i svartjenesten for omstillingen (en vaktordning som går på rundgang mellom sykehusene). - Deltatt i møter vedr. overføring av ambulansepersonell fra Hålogaland. - Hatt drøftingsmøte med de hovedtillitsvalgte og informert/drøftet sammenslåingsprosessen - Oppdatert hjemmelsregister i EDB lønn/personal ( 377 årsverk). - Påbegynt jobb med knytning av personer til hjemler. Stokmarknes personal ferdigstiller denne jobben før Påbegynt jobb med oppdatering av organisasjonskart og kostnadsteder Stokmarknes i telefonkatalogen. IKT legger inn ansatte i tlf. katalogen sammen med St.nes. - Meldt oversikt over innleiepriser leger utenom firma ved NLSH Bodø til J. Steffensen ( foretaksdirektør St.nes) - Oversendt pr. mail våre ulike arbeidsavtaler ( korttid og over 6 mnd tilsettinger) samt link til personalhåndboken på Pulsen hvor alle reglement, rutiner og skjema m.m. er lagt ut fra personal. Laboratoriemedisin Prosessen er igangsatt i henhold til vedtak og det er gjennomført et første møte i Vesterålen. Videre arbeid planlegges i uke 43 eller 44. Styresak 35/06 2 oktober 4

5 Innstilling til vedtak: Styret tar redegjørelsen om arbeidet med integreringen av Stokmarknes sykehus til orientering Avstemming: Vedtak: Styresak 35/06 2 oktober 5