Bilag 1 Behov- og kravspesifikasjon

Transkript

1 Anbudsnr. 4/503 Rammeavtale 6/xxxx for kjøp av Bilag Behov- og kravspesifikasjon av 2 Bilag Behov- og kravspesifikasjon

2 Anbudsnr. 4/503 Rammeavtale 6/xxxx for kjøp av Bilag Behov- og kravspesifikasjon 2 av 2 INNHOLDSFORTEGNELSE: KLASSIFISERING INNLEDNING SPESIFISERING AV ANBUDSKONKURRANSEN Definisjoner PRODUKT- OG DOKUMENTASJONSKRAV Egenerklæring Krav til rengjøring Krav til tilbehør Krav til proppetekniker ved framstilling av ørepropper til post 2 spesialsortiment POSTER Post standardsortiment Post 2 spesialsortiment ØVRIG DOKUMENTASJON SOM VEDLEGGES TILBUDET Ftalater Brosjyre/bilder LEVERING AV PRODUKTER, TILBEHØR OG RESERVEDELER Leveringstid Frakt generelt Forutsetninger hvis brukeren er på ferie eller bosatt i utlandet Krav til merking ved levering Emballasje Minimumskrav til bestillingsblokk... 8 SERVICE OG TEKNISK BISTAND... 9 DOKUMENTASJON TIL FORMIDLERNE... 2

3 Anbudsnr. 4/503 Rammeavtale 6/xxxx for kjøp av Bilag Behov- og kravspesifikasjon 3 av 2 KLASSIFISERING Produktene som er omfattet av denne anbudskonkurransen, og som det ønskes tilbud på, er klassifisert i NS-EN ISO 9999: Tilbehør til hørselshjelpemidler i denne konkurransen er det generiske ørepropper til høreapparater og tilbehør til slike ørepropper. 2 INNLEDNING Produktomfanget er generiske ørepropper (propper som går til apparater fra flere produsenter) for høreapparat og tinnitusmaskerere, samt tilbehør til øreproppene. Propper til RITE-apparater omfattes ikke av anbudet. De finnes som tilbehør i avtalene Oppdragsgiver har på området høreapparater og tinnitusmaskerere. Kunden har identifisert enkelte brukergrupper der det er ekstra viktig at øreproppen passer eksakt. Dette gjelder typisk barn, brukere med stort hørselstap og brukere med medisinske årsaker (for eksempel radikalopererte/mastoidektomerte). Små barn vokser så raskt at det er viktig at øreproppen passer ved første forsøk. Større barn er avhengig av fungerende ørepropper til enhver tid for å følge med i førskole og skole. For personer med store hørselstap er det viktig at øreproppen tetter godt, så det ikke oppstår piping pga. feedback. Radikalopererte/mastoidektomerte har behov for at øreproppene passer med engang, slik at stadig nye avtrykk unngås. I bilag, behov- og kravspesifikasjonen legges det derfor opp til et standardsortiment for flertallet av brukerne, og et spesialsortiment som det skal avropes på når bruker er barn og/eller har stort hørselstap. 3 SPESIFISERING AV ANBUDSKONKURRANSEN Det er en forutsetning at Leverandøren kan levere ørepropper og tilbehør til alle høreapparatformidlere (se Rammeavtalen 2.2) i hele landet. Anbudskonkurransen er inndelt i to poster for på best mulig måte å dekke behovet til de aktuelle brukergruppene, og bidra til oppnåelse av ønsket sortimentsbredde. Under hver post er brukerbehov og bruksområde beskrevet, samt ytterligere detaljer om den aktuelle posten. Hver post er en selvstendig konkurranse. 3. Definisjoner Generisk ørepropp Tilbehør Ørepropp som går til apparater fra flere produsenter og som består av deler og funksjoner som beskrevet i dette bilag, jf. punkt 3-5. Del eller materiale som endrer øreproppens funksjon, utseende eller overflate.

4 Anbudsnr. 4/503 Rammeavtale 6/xxxx for kjøp av Bilag Behov- og kravspesifikasjon 4 av 2 Tynnslange Proppetekniker Materialer Hard propp Myk propp Myknende propp Utforminger Skallpropp Silhuettpropp Kanalpropp Slange som er tynnere enn,9 mm innvendig. Ørepropp til tynnslange ansees som generisk hvis slangen passer i proppen når dome er fjernet/klipt av, eventuelt inni en,9 mm slange gjennom øreproppen. Den som fremstiller øreproppene som omfattes av denne avtalen. Lar seg ikke bøye med fingerkraft. Typisk akryl eller tilsvarende. Lar seg lett bøye, går tilbake til opprinnelig fasong. Er hard ved romtemperatur, blir myk i overflaten på mindre enn minutt ved kroppstemperatur. Typisk Thermotec eller tilsvarende. Proppematerialet ligger som et skall på innsiden av concha. Proppematerialet ligger langs kantene av concha og fyller inn i øregangen, men deler av concha er fri. Ligger i øregangen. Kan ha vinge mot concha. 4 PRODUKT- OG DOKUMENTASJONSKRAV I dette kapitlet er det beskrevet flere krav til produktene som skal tilbys i denne konkurransen. 4. Egenerklæring Krav Øreproppene med slange det gis tilbud på skal oppfylle 93/42/EØF Direktiv om medisinsk utstyr eller FOR nr 690: Forskrift om medisinsk utstyr. Dokumentasjonskrav Besvares i Bilag Krav til rengjøring Ørepropper, tilbehør og reservedeler skal kunne vaskes med såpevann og rensemiddel for ørepropper. 4.3 Krav til tilbehør Tilbudet skal omfatte alt aktuelt tilbehør til de øreproppene det gis tilbud på. Følgende er tilbehør som er obligatorisk å gi tilbud på: Farger/figurer/pynt Allergi- og bakteriehemmende behandling

5 Anbudsnr. 4/503 Rammeavtale 6/xxxx for kjøp av Bilag Behov- og kravspesifikasjon 5 av 2 Alle farger/figurer/pynt skal ha lik spris. Allergi- og bakteriehemmede behandling skal også ha lik pris. Dersom dette leveres som standard på øreproppene, oppgis pristillegget som 0 kr og forklaring skrives under Vesentlige tilleggsopplysninger. I tillegg kan leverandøren gi tilbud på eventuelt øvrig aktuelt tilbehør han har i sitt sortiment. F. eks. kan jordbærpropp (overflatebehandling) tilbys her. 4.4 Krav til proppetekniker ved framstilling av ørepropper til post 2 spesialsortiment Minst én proppetekniker som framstiller øreproppene skal ha minst ett års erfaring med produksjon av ørepropper kunne kommunisere med audiograf eller annen ansatt hos høreapparatformidler på norsk. 5 POSTER Som beskrevet i innledningen tar anskaffelsen utgangspunkt i to brukergrupper: Vanlige brukere (standardsortiment) og barn og brukere med stort hørselstap (spesialsortiment). Det skal etableres: et sortiment av ørepropper, kalt standardsortiment, som er det primære sortimentet, og et særskilt sortiment av ørepropper, kalt spesialsortiment, som kan kjøpes for brukergrupper nevnt i post 2 Postene er bygget opp på følgende måte: Felt A beskriver brukeren med fokus på funksjonsnivået og aktuelt bruksområde for øreproppen. Felt B beskriver brukers behov til øreproppens egenskaper. Ingen behov i felt B er å anse som et krav. Tallbenevnelsen er kun nummerering og ikke en rangering av brukerbehovene. Felt C beskriver krav til øreproppen og eventuelt til tilbehør. Felt D beskriver hvilke elementer som inngår i tildelingskriteriet "kvalitet vist gjennom behovsoppfyllelse". Felt E beskriver hvilke elementer som inngår i tildelingskriteriet totalkostnad. Alle etterspurte opplysninger om produktene fylles inn i Bilag 2 Produkt- og prisskjema, under aktuelt ark. 5. Post standardsortiment Én vinner, dvs. det skal inngås avtale med én leverandør på hele sortimentet. A) Brukerne er personer som bruker høreapparat bak øret eller som bruker tinnitusmaskerer bak øret og er over 8 år

6 Anbudsnr. 4/503 Rammeavtale 6/xxxx for kjøp av Bilag Behov- og kravspesifikasjon 6 av 2 ikke er personer med minst 60 db nedsatt hørsel målt som gjennomsnitt av luftledningsterskel ved 500, 000 og 2000 Hz. Ved mekanisk hørselstap settes grensen til 40 db luft/ben-gap ved de samme frekvensene ikke er radikalopererte/mastoidektomerte. B) Brukeren har behov for ørepropp med følgende egenskaper (brukerbehov):. Godt tilpasset 2. God overflate 3. Fleksibilitet i valg av retning på slangen 4. Slange og bend som sitter godt fast C) Krav til øreproppene: En ørepropp skal leveres med slange og eventuelt slangefeste for,9 mm slange (#3 tubing,,9 mm innerdiameter). Øreproppen må passe til høreapparat med vanlig hook. I tillegg skal det i denne posten leveres ørepropper til tynnslange. Myk ørepropp skal kunne leveres med slange eller bend, valgfritt for audiografen. Slange som går inn i øreproppen skal ha lås, mothaker eller lignende som hindrer slangen fra å gli ut selv om den ikke er limt fast i øreproppen. Overflatebehandling Varmeherdede ørepropper skal ha en overflate som reduserer avgassing av løsemidler (f. eks. lakk, gull, titan). Leverandøren skal vedlegge tilbudet en beskrivelse av overflatebehandlingen, både det som leveres som standard og som tilbehør (bl. a. allergi- og bakteriehemmende behandling). Ulike varianter av utforminger, samt ulike former for ventilering og utboring av lydkanal må kunne leveres etter ønske fra bruker/bestiller, se pkt. 7.5 Minimumskrav til bestillingsblokk. Det gis ikke tillegg i pris for slike varianter. Følgende type propper skal tilbys: - Kanalpropp - hard - Skallpropp - hard - Silhuettpropp - hard - Skallpropp - myk - Kanalpropp - myk - Propp for tynnslange - kanal - hard - Myknende propp (Thermotec eller tilsvarende) Følgende tilbehør skal tilbys: - Farger/figurer/pynt - Allergi- og bakteriehemmende behandling (hvis det ikke er tilbudt som en del av standardkonfigurasjonen av alle proppene) D) Tildelingskriteriet: Kvalitet vist gjennom behovsoppfyllelse, vektes % Produktets grad av oppfyllelse av brukers behov angitt i felt B, med hovedfokus på, men ikke

7 Anbudsnr. 4/503 Rammeavtale 6/xxxx for kjøp av Bilag Behov- og kravspesifikasjon 7 av 2 begrenset til, følgende underkriterier: Passform (Brukerbehov ) Overflate (Brukerbehov 2) Utvalg og kvalitet av slanger og bend (Brukerbehov 3 og 4) Ved evaluering av brukerbehov og 2 vil oppdragsgiver vurdere harde silhuettpropper og myke skallpropper. E) Tildelingskriteriet: Totalkostnad, vektes % Følgende elementer inngår i beregningen av totalkostnaden: Produkttype Materiale Slangetype Ørepropp eller tilbehør Estimert behov (stk)* Kanalpropp Hard slange Ørepropp 2084 Skallpropp Hard slange Ørepropp 46 Silhuettpropp Hard slange Ørepropp 4398 Kanalpropp for tynnslange Hard tynnslange Ørepropp 800 Skallpropp Myk slange Ørepropp 925 Kanalpropp Myk slange Ørepropp 46 Myknende propp (Thermotec eller tilsvarende) Myknende slange Ørepropp 9 Farger/figurer/pynt Tilbehør 200 Allergi- og bakteriehemmede behandling Nanolakk el l. Angi materiale Tilbehør 000 For utregning av totalkostnad i Bilag 2 Produkt- og prisskjema har vi satt inn formler der pris multipliseres med estimert behov for hvert produkt. Summen av disse kostnadene antas å bli NAVs årlige kostnader. I tillegg kan leverandøren gi tilbud på eventuelle andre generiske ørepropper og tilbehør leverandøren måtte ha i sitt sortiment som ikke er obligatorisk å gi tilbud på. Kravene i felt C gjelder. Disse legges inn i rader merket Kan i kolonnen Må/kan tilbys. 5.2 Post 2 spesialsortiment Én vinner, dvs. det skal inngås avtale med én leverandør på hele sortimentet. A) Brukerne er personer som bruker høreapparat bak øret eller som bruker tinnitusmaskerer bak øret og er barn under 8 år personer med minst 60 db nedsatt hørsel målt som gjennomsnitt av luftledningsterskel ved 500, 000 og 2000 Hz. Ved mekanisk hørselstap settes grensen til 40 db luft/bengap ved de samme frekvensene radikalopererte/mastoidektomerte.

8 Anbudsnr. 4/503 Rammeavtale 6/xxxx for kjøp av Bilag Behov- og kravspesifikasjon 8 av 2 B) Brukeren har behov for ørepropp med følgende egenskaper:. Godt tilpasset 2. God overflate 3. Fleksibilitet i valg av retning på slangen 4. Slange og bend som sitter godt fast C) Krav til øreproppene: En ørepropp skal leveres med slange og eventuelt slangefeste for,9 mm slange (#3 tubing,,9 mm innerdiameter). Øreproppen må passe til høreapparat med vanlig hook. Myk ørepropp skal kunne leveres med slange eller bend, valgfritt for audiografen. Slange som går inn i øreproppen skal ha lås, mothaker eller lignende som hindrer slangen fra å gli ut selv om den ikke er limt fast i øreproppen. Overflatebehandling Varmeherdede ørepropper skal ha en overflate som reduserer avgassing av løsemidler (f. eks. lakk, gull, titan). Leverandøren skal vedlegge tilbudet en beskrivelse av overflatebehandlingen, både det som leveres som standard og som tilbehør (bl. a. allergi- og bakteriehemmende behandling). Ulike varianter av utforminger, samt ulike former for ventilering og utboring av lydkanal må kunne leveres etter ønske fra bruker/bestiller, se pkt. 7.5 Minimumskrav til bestillingsblokk. Det gis ikke tillegg i pris for slike varianter. Det må være mulig å bestille om igjen på samme avtrykk, derfor må avtrykket lagres i minst 6 måneder. Følgende type propper skal tilbys: - Kanalpropp - hard - Skallpropp - hard - Silhuettpropp - hard - Skallpropp - myk - Kanalpropp - myk - Myknende propp (Thermotec eller tilsvarende) - Keramisk propp - Titanpropp - Forgylt propp Følgende tilbehør skal tilbys: - Farger/figurer/pynt - Allergi- og bakteriehemmende behandling(hvis det ikke er tilbudt som en del av standardkonfigurasjonen av alle proppene) D) Tildelingskriteriet: Kvalitet vist gjennom behovsoppfyllelse, vektes %

9 Anbudsnr. 4/503 Rammeavtale 6/xxxx for kjøp av Bilag Behov- og kravspesifikasjon 9 av 2 Produktets grad av oppfyllelse av brukers behov angitt i felt B, med hovedfokus på, men ikke begrenset til, følgende underkriterier: Passform (Brukerbehov ) Overflate (Brukerbehov 2) Utvalg og kvalitet av slanger og bend (Brukerbehov 3 og 4) Ved evaluering av brukerbehov og 2 vil oppdragsgiver vurdere harde skallpropper og myke skallpropper. E) Tildelingskriteriet: Totalkostnad, vektes % Følgende elementer inngår i beregningen av totalkostnaden: Ørepropp eller tilbehør Estimert behov (stk)* Produkttype Materiale Kanalpropp Hard Ørepropp 75 Skallpropp Hard Ørepropp 3007 Silhuettpropp Hard Ørepropp 000 Kanalpropp Myk Ørepropp 37 Skallpropp Myk Ørepropp 6298 Myknende propp (Thermotec eller tilsvarende) Myknende Ørepropp 982 Keramisk propp Keramikk Ørepropp 68 Titanpropp Hard Ørepropp 53 Forgylt propp Hard Ørepropp 2 Farger/figurer/pynt Tilbehør 50 Allergi- og bakteriehemmede behandling Nanolakk el l. Angi materiale Tilbehør 600 For utregning av totalkostnad har vi satt inn formler der pris multipliseres med estimert behov for hvert produkt. Summen av disse kostnadene antas å bli NAVs årlige kostnader. I tillegg kan leverandøren gi tilbud på eventuelle andre generiske ørepropper og tilbehør leverandøren måtte ha i sitt sortiment som ikke er obligatorisk å gi tilbud på. Kravene i felt C gjelder. Disse legges inn i rader merket Kan i kolonnen Må/kan tilbys. 6 ØVRIG DOKUMENTASJON SOM VEDLEGGES TILBUDET 6. Ftalater Ftalater er en stoffgruppe som består av mange forskjellige stoffer. Noen ftalater er forbudt i småbarnsprodukter. Dersom noen av de produktene det gis tilbud på inneholder ftalater skal dette opplyses i tilbudsbrevet.

10 Anbudsnr. 4/503 Rammeavtale 6/xxxx for kjøp av Bilag Behov- og kravspesifikasjon 0 av 2 Oversikt over hvilke ftalater som er forbudt fremkommer av FOR nr. 922 Forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften) som finnes på eller på Brosjyre/bilder Det skal legges ved brosjyre eller bilder som viser utformingene skall, silhuett og kanal (uten person), samt tilbehøret. Produktet skal være identisk med produktet det gis tilbud på. 7 LEVERING AV PRODUKTER, TILBEHØR OG RESERVEDELER 7. Leveringstid Øreproppene skal leveres så snart som mulig og med mindre annet er avtalt i forbindelse med avropet, senest 7 virkedager etter bestilling for små barn under 3 år, og senest 2 virkedager for andre brukere. For ørepropper med titan overflate, keramisk overflate og gull overflate gjelder overnevnte leveringstid for levering av ørepropp uten ferdig overflate. Etter at hørselssentral/avtalespesialist har godkjent og returnert øreproppen uten overflaten til leverandøren, skal Leverandøren ferdigstille og levere produktet uten ugrunnet opphold. 7.2 Frakt generelt Frakt skal legges inn i prisene for ørepropper og tilbehør, slik at disse er like for alle leveringssteder Forutsetninger hvis brukeren er på ferie eller bosatt i utlandet. Brukeren betaler frakt selv ved utenlandsopphold: Hvis brukeren ønsker å få tilsendt proppen til en adresse i utlandet må brukeren selv betale ekstraporto. Dette gjelder likevel ikke brukere som er bosatt i utlandet og har tegnet frivillig medlemskap i folketrygden. Bruker får dekket frakt av NAV, det vil si porto skal være inkludert i leverandørens priser:. Dersom bruker er bosatt utenlands i mindre enn 6 måneder i året har vedkommende krav på å få tilsendt proppen kostnadsfritt til utenlands adresse fra trygden. 2. Dersom bruker er bosatt utenlands i mer enn 6 måneder i året, og vedkommende tegner frivillig medlemskap i trygden, har vedkommende krav på å få tilsendt proppen kostnadsfritt til utenlands adresse fra trygden. 3. I tillegg kan EØS-borgere bosatt i Norge ha krav på disse ytelsene (kostnadsfri frakt). Regelverket fremgår i innledningen til Folketrygdloven og er tilgjengelig for

11 Anbudsnr. 4/503 Rammeavtale 6/xxxx for kjøp av Bilag Behov- og kravspesifikasjon av 2 leverandørene. NAV Lokal eller NAV Forvaltning skal vite hvilke rettigheter den enkelte bruker har, og leverandørene må derfor henvende seg der. 7.3 Krav til merking ved levering Forsendelsen skal inneholde informasjon om: Produsentens navn. Brukerens navn og fødselsdato. Audiografens navn. Brukerens navn skal ikke stå utenpå forsendelsen, men framgå av innvendig emballasje eller vedlegg. Øreproppene skal kunne merkes med angivelse av høyre og venstre. Formidlerne vil oppgi i den enkelte bestillingen om de ønsker merking. 7.4 Emballasje All emballasje skal være resirkulerbar. Plast og papp skal være lett å adskille (ikke være limt sammen). Leverandøren skal levere esker og poser for innsending av avtrykk, kostnadsfritt til formidlerne. 7.5 Minimumskrav til bestillingsblokk Leverandøren skal etablere bestillingsskjema for bruk for hørselssentralene og avtalespesialistene. Skjemaet skal minimum inneholde følgende: Pasientens personalia. Navn på bestiller (audiograf). Navn på hørselssentral/avtalespesialist. Materiale (hard, myk, myknende, titan, keramisk, gull). Type utforming. Spesiell utforming. Høyde i concha. Overflatebehandling (lakk, nanolakk). Kanallengde (lang, normal, kort). Slange/slangefeste. Utboring av lydkanal. Ventilering, type og størrelse. 8 SERVICE OG TEKNISK BISTAND Leverandøren skal, under og etter utløpt garantitid, kunne gi nødvendig service og teknisk bistand.

12 Anbudsnr. 4/503 Rammeavtale 6/xxxx for kjøp av Bilag Behov- og kravspesifikasjon 2 av 2 Kunden skal vederlagsfritt kunne spørre og få svar på spørsmål. Leverandøren skal ha personell som forstår og kan svare på norsk muntlig og skriftlig tilgjengelig i arbeidstiden kl All dokumentasjon skal til enhver tid være oppdatert. 9 DOKUMENTASJON TIL FORMIDLERNE Leverandøren skal, på forespørsel fra hørselssentraler og avtalespesialister, vederlagsfritt oversende dokumentasjon som er nødvendig for å bestille ørepropper. Dokumentasjonen skal være på norsk og til enhver tid være oppdatert. Elektroniske versjoner av disse dokumentene skal finnes på Internett.