Brukerhistorie - Tiltakshaver som henter inn informasjon:

Transkript

1 Brukerhistorier - krav til funksjonalitet i leverandørens tilbudte løsning Tiltakshaver som henter inn informasjon om hva som er mulig på eiendommen (finner informasjonen og ser at han da ikke trenger noen forhåndskonferanse :-)) Profesjonell søker som søker om rammetillatelse Uprofesjonell søker (tiltakshaver) søker om tiltak uten ansvarsrett Det ansvarlige foretaket som skal bekrefte en ansvarsrett (signere) Nabo som skal inn å se på nabovarsel og finner ut at han vil levere en merknad på at det nye bygget gir sjenerende innsyn Brukerhistorie - Tiltakshaver som henter inn informasjon: Som tiltakshaver kan jeg være en privatperson eller representere en organisasjon/institusjon/foretak som tiltaket utføres på vegne av. Tiltakshaver er et fagbegrep som privatpersoner ikke er så kjent med. Det er derfor nyttig å kunne sette seg inn hva begrepet tiltakshaver betyr og det ansvaret jeg har som tiltakshaver. Når jeg kommer inn i byggesøknadsløsningen har jeg tenkt på å bygge på huset mitt og lurer på om hva jeg kan gjøre på eiendommen min, om jeg må søke og hvordan jeg evt. søker. I byggesøknadsløsningen får jeg noen svært enkle menyvalg som leder meg i retningen av å finne den informasjonen jeg trenger. Først velger jeg å se hva som er mulig på eiendommen. Der kan jeg enten søke opp en eiendom basert på adresse eller gårds og bruksnummer eller jeg kan logge inn og få opp mine eiendommer. Hadde jeg vært logget inn tidligere hadde jeg også fått opp oversikt over de sist besøkte eiendommene og eiendommer som jeg har byggesøknader knyttet til. Når jeg går inn på min eiendom får jeg opp et kart som visere tomten min med nabogrenser og byggelinjer mot nabo og vei. Det er linket til alle de planer og bestemmelser som gjelder eiendommen, slik at jeg ved et knappetrykk kan se på reguleringsbestemmelser og evt. føringer i kommuneplanens arealdel. Samtidig får jeg vist informasjon som kommunen har registrert om eiendommen min (slik som størrelse på tomt og bruksareal fra matrikkel). Basert på alderen på reguleringsbestemmelsene får jeg også synliggjort en utnyttelsesgradkalkulator som jeg kan bruke til å beregne gjeldende utnyttelsesgraden for tomten min og beregne hvor stort påbygg jeg kan gjøre på huset innenfor de gjeldende reguleringsbestemmelsene. Slik kan jeg tidlig i prosessen vurdere om jeg tilpasser utbyggingen til reguleringsbestemmelsene eller må planlegge med å søke om dispensasjon. For å avklare mulighetene for en evt. dispensasjon kan jeg med et enkelt knappetrykk få opp skjema for å anmode om forhåndskonferanse. Ideelt skulle jeg fått opp en oversikt over neste ledige time for forhåndskonferanse i min kommune, men kommunen stiller fortsatt krav om at jeg må sende inn aktuell dokumentasjon før jeg kan få en time. Samtidig opplyses det på den samme siden om hvilke tilfeller det normalt er fornuftig å gjennomføre en forhåndskonferanse, og jeg skjønner raskt at jeg ikke trener å gjennomføre en forhåndskonferanse for å søke om dispensasjon for å gå litt utover reguleringsbestemmelsene når det er en reguleringsplan fra 50-tallet som gjelder for min eiendom. Jeg bestemmer meg for å se om jeg kan tilpasse utbyggingen til å være innenfor tillatt utnyttelsesgrad iht. reguleringsbestemmelsene og lar derfor være å anmode om forhåndskonferanse og går videre med å planlegge utbyggingen av huset mitt. For å finne ut om jeg må søke, så går jeg igjennom veilederen som jeg er tilgjengeliggjort i byggesøknadsløsningen. Her må jeg svare på noen enkle spørsmål. Jeg får raskt avklart at siden jeg planlegger et tilbygg på min eksisterende bolig over 15 kvm og tilbygget i tillegg skal brukes til varig

2 opphold, så kreves det en søknad om byggetillatelse for det tilbygget jeg har planlagt. Neste spørsmål blir da om jeg kan søke selv eller om jeg må kontakte et firma som kan gjøre det for meg. I veilederen for hvilke tiltak jeg kan søke på som privatperson finner jeg ut at jeg kan søke selv så lenge tilbygget mitt er på under 50 kvm. I den samme veilederen finner jeg også informasjon om hva slags ansvar jeg som tiltakshaver påtar meg om jeg søker og gjennomfører byggearbeidene selv. Jeg vil da være fullt ut ansvarlig for at tilbygget blir utført eller iverksatt i samsvar med lov, forskrift, planer, vedtekter og andre myndighetskrav som fastsettes i et godkjenningsvedtak. Hvis jeg selv søker og står for utførelse vil jeg ha direkte ansvar, men dette ansvaret kan jeg sette ut til ansvarlig foretak som jeg benytter til å prosjektere, søke, gjennomføre og kontrollere tilbygget. De ansvarlige foretakene vil da ha et fullstendig ansvar for sin del av jobben. Jeg vil være ansvarlig for å fremskaffe nye ansvarlige foretak ved opphør eller andre endringer i ansvarsrettene til de ansvarlige foretakene. Jeg er også ansvarlig for innbetaling av byggesaksgebyr til kommunen. Kommunen kan i alle saker etter plan- og bygningsloven rette pålegg mot meg. Da har jeg fått nok informasjon å gruble på, til at jeg kan ta en informert beslutning om hvordan jeg skal gå videre mtp. å få bygd ut huset mitt.

3 Brukerhistorie privatperson som søker om tiltak uten ansvarsrett: Som privatperson og uerfaren søker har jeg ikke erfaring med å lage byggesøknader og har behov for hjelp underveis søknadsprosessen. Jeg har tidligere hentet inn informasjon om eiendommen min, og er derfor nå mest interessert i informasjon om søknadsprosessen og hvordan jeg går frem når jeg skal utforme min søknad om et tilbygg på huset på under 50 kvm. Når jeg går inn i byggesøknadsløsningen finner jeg en egen side om hvordan jeg går frem for å søke. Her kan jeg velge mellom å se på et knippe eksempelsøknader, prøve meg frem i søknadsløsningen ved å opprette en kladd eller se på veiledning til utfylling av søknaden. Jeg starter med å se på en av eksempelsøknadene på tilbygg som kan søkes om av privatpersoner. Her får jeg både et inntrykk av hvordan søknadsskjemaene fylles ut, men minst like viktig får jeg ett inntrykk av hvordan dokumentasjonen til søknaden bør utformes og hva slags beskrivelser jeg må lage for å beskrive byggeplanene. Jeg ser at det kreves ryddige og målsatte tegninger. Jeg tror det blir enklest for meg å redigere på de gamle hustegningene ved å tegne på tilbygget mitt på disse tegningene. Situasjonsplanen forstår jeg at jeg kan få utforme direkte i løsningen ved å tegne et omriss av tiltaket i situasjonskartet som løsningen automatisk henter opp basert på valgt eiendom. Etter å ha fått en formening om hvordan en søknad ser ut går jeg til kladd og begynner å fylle ut en søknad. Først må jeg velge eiendom. Jeg kan søke opp den eiendommen jeg ønsker eller logge inn og få opp min egen eiendom som forslag. Siden jeg ikke orker å logge inn søker jeg bare opp eiendommen min. Når jeg har valgt eiendom får jeg opp visning av eiendommen i kartet og den samme registrerte informasjonen som var tilgjengelig når jeg sjekket ut hva som var mulig på eiendommen er også tilgjengelig på fanen som viser valgt eiendom. Jeg går videre til å beskrive tiltak som er neste trinn etter valg av eiendom. Her blir jeg geleidet til valg av riktige typer tiltak. Jeg prøver meg litt på utfylling av en søknad og ser at jeg fint kan gå frem og tilbake i søknaden og endre på valg jeg har gjort tidligere i utfyllingen av prøvesøknaden min. F.eks. kan jeg hvis jeg har valgt feil type tiltak når som helst gå tilbake og endre aktuelle tiltakstyper som søknaden gjelder. Hvis jeg velger underbygg får jeg med en gang beskjed om at dette er et tiltak som krever en ansvarlig søker og at jeg ikke er registrert som en søker med ansvarsrett. Jeg kan allikevel fortsette med utfyllingen av søknaden slik jeg selv ønsker og evt. overføre søknaden til en ansvarlig søker som kan fullføre og sende inn søknaden. Men jeg skjønner raskt at noe er feil, da jeg tidligere hadde funnet ut at jeg kunne søke selv om å bygge på inntil 50 kvm. Ved å gå tilbake til tiltak og velge tilbygg i stedet for påbygg, forsvinner varselet om at søknaden min krever en ansvarlig søker. Det hele virker så greit at jeg like gjerne kan begynne å fylle ut søknaden med en gang. Alt jeg trenger å gjøre er å logge inn med min bruker via ID-porten. Da får jeg mulighet til å lagre kladden og benytte den som en søknad som kan sendes inn til kommunen så snart den er komplett. En stor forbedring i utfyllingen av søknaden fra tidligere er at jeg ikke trenger å ta stilling til spørsmål som ikke er relevant for min type eiendom eller tiltak og at informasjonen som finnes registrert i offentlige register er lastet inn i søknaden bare basert på eiendommen jeg har valgt og oppslag på personer og foretak som er knyttet til søknaden. Jeg trenger f.eks. ikke lenger å fylle ut adresser, størrelse på tomt og eksisterende størrelse på dagens bygning. Sånn sett virker den nye byggesøknadsløsningen mye enklere og mer intuitiv. Samtidig får jeg veiledning om hvilke konsekvenser de ulike valgene jeg tar har for søknaden og lurer jeg på hva ulike begreper betyr så er alle begrepene enkelt og forståelig forklart. For alle valg jeg gjør så vises et stipulert byggesaksgebyr for hva det vil koste å få byggesøknaden behandlet. Hvis jeg gjør et valg som krever dispensasjon, så oppdateres med en gang byggesaksgebyret til å reflektere dette.

4 En annen vesentlig bedring er at jeg kan hente ut situasjonskart direkte i løsningen, og bruke det til å utarbeide situasjonsplan som viser plassering av tiltaket jeg skal gjennomføre i kartet. Samtidig håper jeg at noen snart kommer opp med en løsning hvor jeg enkelt kan lage en 3D-modell av huset med og uten tilbygget og lar meg plassere dette direkte i situasjonskartet. En slik modell med nøyaktig geografisk plassering vil nærmest gi alt som trengs av informasjon om tiltaket. Bruksarealer, fasader, avstander, rett og slett det store deler av innholdet i søknaden kunne løsningen da ha beregnet og automatisk lagt inn i søknaden. Selv om jeg nok fortsatt må tegne fasadetegninger på andre måter for så å laste de opp, så er heldigvis en stor forbedring igjen når jeg kommer til nabovarselet. Her har løsningen automatisk valgt ut mine naboer og viser de naboeiendommene som jeg må varsle i kartet. Jeg trenger bare å gi evt. supplerende kommentarer til de feltene fra søknaden som inngår i nabovarselet og trykke på knappen for å sende nabovarselet til alle mine naboer elektronisk. Naboene får da et varsel i sin digitale postkasse og kan gå inn på løsningen for å se på tegninger og beskrivelse av tiltaket jeg skal gjennomføre på huset mitt. Evt. merknader gir naboene direkte i løsningen og jeg får alle merknader samlet på ett sted. Jeg gir mitt tilsvar til de innkomne merknadene og gjør en mindre justering på høyden på yttervegg mot nabo. Dokumentasjon på nabovarslet med de innkomne søknadene legger seg automatisk ved søknaden når jeg sender den over på kommunen, slik at naboene kan føle seg trygg på at deres merknader også kommer frem til kommunen. Det er med stor tilfredshet jeg konstaterer at løsningen bekrefter at min søknad er komplett og at jeg bare trenger å signere digitalt med min bruker via ID-porten for å sende inn søknaden til kommunen.

5 Brukerhistorie - profesjonell søker som søker om rammetillatelse: Som profesjonell søker så har jeg flere byggesøknader i parallell. Søknadene er gjelder gjerne store og omfattende byggeprosjekter. Jeg har fylt ut flere søknader tidligere, og har derfor ikke så stort behov for grunnleggende informasjon om hvordan jeg skal fylle ut en søknad. Jeg er mer opptatt av at byggesøknadsløsning er effektivt i bruk, både ift. utfylling av selve søknaden, men ikke minst ift. oppdatering av gjennomføringsplan og administrasjon av ansvarsretter når jeg kommer til igangsetting. Jeg har tilgang til den samme informasjonen om eiendommene jeg velger som det privatpersoner har. I søknadsprosessen får jeg raskt oversikt over hvilke felter jeg skal fylle ut, og løsningen gir meg veiledning i hvordan alle felter skal fylles ut. Jeg blir ikke møtt med en stor mengde med henvisninger til andre blanketter og dokumenter, men løsningen har skjult felter som ikke må fylles ut, slik at det er kun aktuelle felter som skal fylles ut som får min oppmerksomhet. Dersom jeg ikke har all nødvendig informasjon tilgjengelig enda kan jeg mellomlagre søknaden min, og kan hente den inn når jeg vil fortsette på et senere tidspunkt. Selv om det er tiltakshaver som er ansvarlig for å innhente samtykke fra Arbeidstilsynet, ender det ofte opp med at jeg må koordinere dette med søknaden, fordi det ligger mye informasjon i søknaden som tilsynet også skal ha. Dialogen som jeg må ha med Arbeidstilsynet kan jeg holde i brukerflaten min. Dersom de trenger at jeg ettersender informasjon får jeg beskjed om dette og jeg kan sende inn dataen de trenger i brukerflaten. Nabovarslingen i løsningen fungerer helt utmerket og det er ikke lenger nødvendig å fylle ut mange tilsvarende blanketter og vente på at tiltakshaver også skal signere. Nå mottar tiltakshaver et elektronisk varsel fra byggesøknadsløsningen om han må gå inn og signere før jeg kan gå videre med søknaden. Som profesjonell søker er jeg ofte ansvarlig for å sende inn flere like søknader på én gang. Det er enkelt for meg å gjenbruke informasjon fra én ferdig utfylt søknad til en annen søknad, ved f.eks. å kopiere tidligere søknader som grunnlag for en ny søknad.

6 Brukerhistorie Ansvarlig Foretak: Med nye regler fra trenger vi ikke lenger søke om ansvarsrett, men må i stedet erklære ansvarsrett. Det kan allikevel være en fordel å ha en sentral godkjenning, da dette bidrar til å gjøre kommunenes vurdering av ansvarsrett og gjennomføringen av byggesaken enklere og saksbehandlingstiden har går ned. Når vi skal ta på oss en ansvarsrett som utførende på et nytt byggeprosjekt mottar vi et digitalt varsel om at ansvarlig søker har lagt oss til som ansvarlig utførende foretak innenfor vårt ansvarsområde i prosjektet. Vi kan da bare ved å logge inn i byggesøknadsløsningen få opp en oversikt over prosjektet og en vising av det ansvarsområdet vi er satt opp som ansvarlig for før vi ved vår digitale signatur bekrefter at vi påtar oss den ansvarsretten vi er satt opp med. Signeringen gjøres ved å bruke den personlige brukeren min via ID-porten. Eneste jeg må passer på er å velge at jeg signerer på vegne av den rollen som firmaet jeg jobber hos har delegert til meg. Jeg trenger ikke å varsle ansvarlig søker om at jeg har vært inne og signert, da dette håndteres automatisk av løsningen. Som ansvarlig foretak kan jeg til en hver tid gå inn og se på byggesøknader som vi har erklært at vi påtar oss ansvarsrett på. Brukerhistorie Nabo: Som nabo mottar jeg et elektronisk varsel når det søkes om byggetillatelse i mitt nabolag. I varslet jeg mottar får jeg en god beskrivelse om hva nabovarslet betyr, hva jeg må foreta meg med det og hvordan jeg kan finne mer informasjon om mine rettigheter og plikter. I varselet jeg mottar i min digitale postkasse blir jeg linket rett til søknaden til naboen min. Da kan jeg sitte hjemme i ro og mak og se på hvilke byggeplaner naboen har og orientere meg om hvordan det vil påvirke meg. Hvis jeg har merknader til naboens planer, f.eks. at høyden på bygget tar av min utsikt og at jeg derfor helst hadde sett at bygget ble skjøvet noe lengre unna tomtegrensen kan jeg legge inn en merknad på det direkte i løsningen. Når jeg leser i veiledningen om mine rettigheter og plikter, så forstår jeg at siden bygget er mer en 4 meter fra grensen mot meg og lavere en tillat høyde har jeg ikke særlig mye grunnlag å klage på. Jeg lar derfor være å gi en merknad. Siden jeg bestemmer meg for å ikke gi en merknad behøver jeg ikke å foreta meg noe, da det ikke er noe krav om å signere på at jeg har mottatt nabovarselet når jeg har mottatt det elektronisk. Samtidig kan jeg ved å bekrefte med min digitale signatur at jeg ikke har noen merknader til det mottatte varselet, legge til rette for at naboen kan starte byggearbeidet tidligere om de andre naboene også gjør det samme. Jeg signerer derfor på at jeg ikke har noen merknader til nabovarslet. Samtidig kan jeg markere at jeg ønsker å få oppdateringer om hva som skjer videre i saken, og jeg får da tilsendt disse elektronisk.