Sak og Portaldagene April Utvikling av nye tjenester i EVRY Bygglett og andre Digitale selvbetjeningsløsninger

Transkript

1 Sak og Portaldagene April 2014 Utvikling av nye tjenester i EVRY Bygglett og andre Digitale selvbetjeningsløsninger

2 Nye publikumstjenster - Hvordan jobber vi med innovasjon mot offentlig sektor Enkel Byggesøknad ett eksempel En liten markedsundersøkelse 2

3 Eksempel: Bærum kommune Demografiske utviklingen krever nye løsninger +319 årsverk Ytterligere årsverk frem til 2040? 1998? 1574? 3685? Institusjon og hjemmetjeneste Grunnskole Barnehage 2040 Kilde: Kommunal og Regionaldepartementet, SSB

4 Innovasjon i EVRY Gode tjenester krever at vi må endre vårt tankesett Magefølelse Faktabasert Basert på min erfaring over flere år mener jeg at " Basert på denne informasjonen kan vi utlede at " 4

5 Realisering av ny publikumsløsning for Byggesaker Plan og Bygg har noen utfordringer Plan og bygg får lavest skår i DIFIs brukertilfredshet o Gjør det dårligere enn NAV.. 5

6 6 ServiceBox Konseptet EVRY vant ByggLett konkurransen design på en ny plattform for effektivisering av enkle byggesaker og erstatning av ByggSøk

7 7

8 8 Direktoratet for ByggKvalitet overlater det til markedet å realisere nye løsninger for Byggesøknader - EVRY skal løse det gjennom ServiceBox

9 EVRY Publics tilnærming til smidig innovasjon Innovasjon i 5 steg Har vi et problem verdt å løse? Har vi faktisk forstått problemet? Kan vi lage en god løsning kunder vil betale for? Treffer vi markedet med det vi bygger? Hvordan akselerer vi vekst?

10 10 Velprøvde verktøy tilgjengelig

11 Innovasjon i 5 steg Har jeg et problem verdt å løse? Har vi faktisk forstått problemet? Har vi en god løsning? Bygger vi noe noen trenger? Hvordan akselerer vi vekst?

12 En liten øvelse Noen problemområder som p.t. er under vurdering Tilskuddsforvaltning i stat & kommune (håndtering av søknader, tildeling og rapportering) 2. Koordinering av graving i grunn 3. Bestilling av kommunale ad-hoc-tjenester (booke idrettshall, ekstra søppeltømming, annet) 4. Innskrivningsprosesser (skole, barnehage, SFO Kulturskole etc) 5. Problemer med prognostisering av trender (antall barn på skole, utvikling i eldre etc.) 6. Oppfølging av mål og tildelingsbrev Kvalitetsstyring/Kvalitetsstyringsverktøy og prosesshåndtering 8. Samspill politikk-administrasjon 9. Varsling av innbyggere ved kriser/beredskap 12

13 GJENNOMFØRBARHET Vi vil vurdere dem opp mot andre identifiserte problemer 15,0 13,0 11, ,0 3 7,0 5,0 3,0 e-gov Opportunity Chart VERDI

14 Innovasjon i 5 steg Har jeg er problem verdt å løse? Har vi faktisk forstått problemet? Har vi en god løsning? Bygger vi noe noen trenger? Hvordan akselerer vi vekst?

15 LEAN metodeverk til problemkartlegging og økt domeneforståelse Brainstorming Value stream mapping 5 whys Pareto diagram Priority matrix Fishbone

16 16 Lean Workshops med Asker kommune på Byggesøknader

17 Nåsituasjon prosess - problemer og muligheter Enkel Byggesak (1) Behovskartlegging Inspisere tomt Finn leverandør Kontakte leverandør Spørre venner/bekjente Hva kan jeg bygge? - Uklare tomtegrenser - Avklare grunnforhold - Hvor kan jeg bygge? - Hvor stort kan jeg bygge? - Mangler samlet informasjon - Kjenner ikke regelverk og fagtermer - Hva er mitt Gnr/ Bnr? - Forhold til gamle reguleringsplaner - Kommunedelplaner - Flere reguleringsplaner for samme tomt - Veinormalen 17 0,5 t 0 t 2 t 0 t 2 t 0 t 1 uke 0 t

18 18

19 1 9 Effect 1. Gamle/Overlappende reguleringsplaner 2. Informasjon lagret i ulike kilder For søker Priority matrix 3. Kartvertøy er lite intuitive =Forstår ikke kart/evner ikke å tolke informasjonen 8 n 1 4. Kommunens hjemmeside dårlig tilrettelagt 5. Mange faguttrykk 6. Kommunen er ikke enhetlig - må forholde seg til ulike enheter Nabo vet ikke hvordan forholde seg til varselet (hva kan jag klage på, hva går ikke)? 8. 40% av søknader har feil/må returneres 9. Må kunne dokumentere nabovarsel (varsle alle). Nabovarsel tar tid/koster mye ServiceTorg gir ikke komplette svar 11. Vet ikke at man må søke om ferdigattest 12 Complexity 12. Privatrettslige avtaler kan gjøre bygg ulovlig (kan være andre krav enn det kommunen har oversikt på) 13.Får ikke tak i saksbehandler direkte (kun servicetorg, eller skriftlig) Kaizens Just do it <spare> n

20 2 0 Effect 1. For lang tid fra saken er mottatt til behandling starter For kommunen Priority matrix 2. Gebyregelverket tolkes ulikt (gir ulike gebyr for samme sak mellom saksbehandlere) Utydelige reguleringsbestemmelser 4. Må gjøre oppslag i mange ulike informasjonskilder for å få grunnlag for vedtak 5. Skanner dokumenter i feil skala (tegninger etc) 6. Feilklassifisering av saker - Saker får feil datoprioritering Utfordringer med navnestandarder (mange dokumenter med likelydende navn) 5 8. Saker "forsvinner" i systemet 9. Setter feil gebyr ulik praksis komplisert regelverk for gebyrer 10. Fatter feil vedtak 11. Søkerene har ulike forventninger til veiledning Kaizens Just do it <spare> Complexity n n

21 Innovasjon i 5 steg Har jeg er problem verdt å løse? Har vi faktisk forstått problemet? Har vi en god løsning som noen vil betale for? Treffer vi markedet med det vi bygger? Hvordan akselerer vi vekst?

22 22 Søknad tar utgangspunkt i egne eiendommer alternativt kan man søke for andre

23 23 Min side for søker

24 24 Tegning lastes opp fra leverandør, eller skisses i eget verktøy

25 25 Mulig utvidelse Bygg vist i terreng

26 26 Bygg plasseres på eiendom

27 27 Bygg plasseres på eiendom

28 28 Ulike muligheter for varlising av naboer

29 En siste spørreundersøkelse Hva tror dere er beste modellen for å ta betalt for en ny byggesaksløsning? 29

30 1. «Tradisjonell måte»? (Kommunen betaler en fast sum per år basert på kommunestørrelse) 2. «Brukerfinansiert»? (Innbygger betaler det som en del av byggesaksgebyret for sin innsendte søknad) 3. «Reklamebasert»? (Vi lar leverandører av byggevarer/garasjer o.a. tilby sine løsninger og betale for søknader på deres tilbud) 30

31 31

32