Habitat Norge. Årsrapport Utarbeidet av Synne Bergby, styreleder

Transkript

1 Habitat Norge Årsrapport 2011 Utarbeidet av Synne Bergby, styreleder 9. mai 2012

2 Introduksjon Habitat Norges aktiviteter i 2011 dreide seg i hovedsak rundt arrangeringen av Habitatdagen, med både heldagskonferanse og dokumentarvisning på kvelden. Tematikken for konferansen ble i stor grad utviklet i samarbeid med Utenriksdepartementet og The Ruaf Foundation. Gjennom dette ble samarbeidet med UD videreført og styrket, og nye kontakter ble opprettet gjennom RUAF og foredragsholderne. Særlig positivt var det å etablere kontakt med Film fra Sør som var samarbeidspartner for filmvisningen, og Department of International Environment and Development Studies, Noragric, ved Universitetet på Ås gjennom Kjell Esser som holdt innlegg i konferansen. Styret fikk før sommeren inn to nye representanter. Styret ble konstituert tett opp mot sommeren, hvilket gjorde arbeidet med konferansen og annet arbeid forskjøvet. Organisasjonen møter utfordringer i forhold til å lykkes med å øke aktivitetene som følge av begrensninger i hvor mye tid styremedlemmene kan nedlegge i arbeidet ved siden av fulltidsstillinger, og i mangel av et lønnet organisasjonssekretariat. Samtidig ser styret at mangel på en klarere intern struktur og rollefordeling virker ineffektivt i tiden styremedlemmene nedlegger i arbeidet. De siste månedene i 2011, med fortsettelse i 2012, er det derfor gjort tiltak som skal forbedre intern struktur, blant annet er det utformet nye vedtekter som legges frem for godkjenning under generalforsamling mai Aktiviteter Habitatdagen Habitatkonferasen 2011 tok for seg temaet Urban Food Security; Urban Agriculture as a strategy for building ecological resilience. Temaet for konferansen ble utviklet i samarbeid med Utenriksdepartementet, som også formidlet kontakt med The Ruaf Foundation for samarbeid om faglig oppbygging av konferansen. I programmet ble det forsøkt trukket en linje fra de mer overordnede innleggene fra UN Habitat og FAO, til mer fagkonkret/tematiske innlegg fra RUAF og videre til ulike caser. Konferansen varte i fem timer. Tilbakemeldingene på tematikken var svært positiv, men vi opplevde at programmet ble noe stivt og tett, uten tilstrekkelig tid til avsluttende debatt. Styret opplevde at programmet når det kom til stykket ble litt vel preget av The Ruaf Foundation, som også var tilknyttet prosjektene som ble formidlet i casene. Dette ble til en viss grad veid opp mot av innleggene fra UN Habitat og FAO, men særlig opplevde vi det som positivt at vi lyktes med å finne norsk fagkunnskap, ved Kjell Esser fra Universitetet for Miljø og Biovitenkap, som bidro til å løfte det faglige innholdet og supplere med en annen fagvinkling. Ikke minst tiltrakk Esser studenter fra Ås til konferansen. Basert på erfaringene fra denne konferansen, og flere av de senere års konferanser som er utarbeidet i samarbeid med andre organisasjoner, vil vi etterstrebe å selv være avsendere for programmene og sy sammen tematikk fremover. Konferansen trakk om lag 80 personer. Konferansen ble avholdt på DogA. Under konferansen var det vesentlig støy fra et byggeprosjekt i en av de større hallene, hvilket forstyrret konferansen i stor grad. Det var dessuten noen misforståelser rundt lunsjbestillingen. Disse faktorene forringet arrangementet, men likevel virket det positivt at konferansen ble avholdt i godt kjente og tilgjengelige lokaler, og kanskje ga inntrykk av at konferansen var desto mer åpen.

3 På kvelden ble dokumentaren The Samba Within Me vist på Litteraturhuset. Til kveldsarrangementet kom det om lag 60 personer, hvorav mange ikke var sammenfallende med de som kom til selve konferansen. Filmvisningen ble godt tatt imot, og flere av deltagerne ga uttrykk for interesse for det overordnede temaet for dagen, men at de først fikk kunnskap om konferansen gjennom filmvisningen. Det virker som et kveldsarrangement som en filmvisning kan henvende seg til et litt annet og bredere publikum enn de som får tilsendt informasjon om konferanse, og at man på sikt gjennom et slikt arrangement også kjentgjør Habitatkonferansen. Bruk av sosiale medier til å spre arrangementet virket avgjørende. Det var dessuten positivt å samarbeide med Film fra Sør, kontakten med dem vil bli opprettholdt og vi vil også etablere kontakt med Oslo Dokumentarkino. Film og dokumentarvisninger kan også være gode alternativer til flere arrangementer gjennom året, eventuelt med debatt/innlegg. Artikler/debattinnlegg/pressedekning Tid og kapasitet var hindre fra å få skrevet utfyllende artikler/debattinnlegg i forkant av konferansen. Pressemelding ble sendt ut, uten at dette ga noe napp i redaksjoner. Et innlegg skrevet av Odd Iglebæk ble derimot trykket i etterkant av konferansen. Publisitet i form av artikler, innlegg og pressedekning er viktig for at vi møter våre målsetninger om å sette søkelys på ulike tema rundt by og bosetningsspørsmål. Det blir derfor viktig for styret å i større grad sette tidligere rammer og frister for pressemeldinger og innlegg, og sørger for å prioritere god kvalitetssikring og oppfølging av dette. I dette ligger også at store deler av programmet bør ferdigstilles tidlig (i sommeren). Rapport I 2010 var det ikke tilstrekkelig med midler til at det lot seg gjøre å utarbeide rapport etter Habitatdagen. Det var derfor en viktig målsetning for 2011 å få utarbeidet en rapport, og det ble satt av midler til utarbeidelse av rapport. Det var dessuten viktig at rapporten og innholdet i større grad var gjennomarbeidet slik at den får større tyngde når den publiseres, og at den særlig gjennom publisering på nett kan være en nyttig innføring innen tema for interesserte. Per mai 2012 er rapporten ikke publisert og trykket men nær ferdigstillelse. Det er styreleder som i hovedsak har hatt ansvaret for utforming av rapporten. Ettersom det har vært et betydelig arbeid å omsette flere av powerpoint presentasjonene som ble delt fra foredragsholderne til tekst har arbeidet latt seg drøye lengre enn ønsket. Arbeidet med rapporten har ikke minst lidd av å bli forskjøvet når annet styrearbeid har vært mer presserende, og igjen ser vi at arbeidskapasitetsspørsmålet innad i styret ved siden av fulle stillinger er en utfordring. Nettside Nettsiden til Habitat Norge bruker en eldre publiseringsløsning som gir utfordringer med generell oppdatering, men også større utfordringer i forhold til publisering av saker med bildeinnhold eller lignende. Det ble derfor satt av midler til oppdatering av nettsiden med saker om Habitatdagen 2011

4 fra kyndig person. I alt ble det brukt 4500 kr for publisering av saker, samt noe generell oppdatering og opprydning i gamle saker. Dette er en dyr løsning ettersom vi optimalt selv skulle kunne legge ut saker, og den nåværende publiseringsløsningen tillater heller ikke at for eksempel rapportene legges direkte ut på siden for nedlastning. Således er den gamle publiseringløsningen en hemsko for at vi kan formidle relevant informasjon om by og bosetningsspørsmål og informasjon om egne aktiviteter. Styret er samstemte om at en av de viktigste prioriteringene for 2012 derfor må være å sette av midler til å fornye nettsiden slik at styremedlemmene selv kan legge ut informasjon og formidle informasjon på en mer jevnlig basis. Organisasjonen Internstruktur Før sommeren var det en utskiftning i styret. Marita Holhjem og Synne Bergby kom inn som nye styrerepresentanter i slutten av mai, Bergby ble over sommeren valgt som styreleder. Ettersom styret kom på plass relativt sent i forhold til sommeren, kom arbeidet med Habitatdagen i gang sent i forhold til sommeren. Selv om dette ikke nødvendigvis fikk innvirkning på programet, ble arbiedet gjennom sommeren og frem mot Habitatdagen kun fylt med oppgaver direkte knyttet til konferansen, lite i forhold til mer generelle oppgaver for organisasjonen, som å tilrettelegge for nye medlemmer, publisitet etc. Når Habitatdagen så var gjennomført ble arbeidet mot jul etterarbeide med rapport og evaluering, samt forberedelse av NORAD søknader. På grunn av styrets tidsmessige kapasitet ble det ikke tatt initiativ til flere arrangementer utover høsten, men enighet om at man ønsker å øke aktivitetene i Noe av kjernen for å lykkes med å øke aktivitetene synes likevel å ikke kun være tilknyttet tid, men struktur i arbeidet og effektiv bruk av tid brukt. Både i arbeidet med Habitatkonferansen og ved søknadsskriving og lignende, brukes det unødig tid og energi på å spore opp tidligere dokumenter og forstå tidligere prosesser. Innad i styret er det også gått med mye tid på gjennomgang av saker fordi arbeidet ikke er tuftet på mer langsiktige planer og strategier, det har heller ikke vært en klar ansvarsfordeling og klare styringsvedtekter som rettningslinjer. Videre har det ikke vært en praksis å føre møtereferat fra styrets møter. Utover høsten 2011 og inn i 2012, er det derfor blitt lagt ned et arbeide for å strukturere organisasjonen internt. Dette er blant annet blitt gjort ved å utforme vedtekter, en flere årig strategi er under utarbeidelse, tydelige årlige målsetninger utarbeides. Medlemsregisteret er dessuten gått gjennom i likhet med kontingent. Rent praktisk er det også begynt på et arbeide med å systematisere alle dokumenter i et mappesystem som blir tilgjengelig over nett for hele styret. Styret mener disse tiltakene samlet vil ha stor innvirkning på effektiviteten av arbeidet. Det vil ikke minst gjøre det lettere å overdra arbeidet til nye styremedlemmer. Dette arbeidet vil fortsette utover 2012, og bør også følges opp med utarbeidelse av en håndbok som samler relevant informasjon for hvordan arbeidet utføres, og informasjon om hva som er gjort tidligere. Ettersom styret også er arbeidsgruppen som gjør det løpende organisasjonsarbeidet, erfarer vi også at en tydeligere rollefordeling bør komme på plass enn det som tidligere har vært praktisert. Dette og en utvidelse av styret kan styrke styrets kapasitet og effektivisere tid brukt.

5 Økonomi Habitat Norge søkte for 2011 midler fra NORAD både til Habitatdagen og generell støtte til organisasjonen og informasjonstiltak. Det ble innvilget kr i støtte til konferansen, men ikke støtte utover dette. Tidligere har konferansen også fått tilskudd fra Husbanken og Kommunal og Regionaldepartementet, men i 2011 ble søknader om tilskudd ikke innvilget. Det ble dessuten søkt om støtte fra Miljøverndepartementet og Fritt Ord, som heller ikke ble innvilget. Konferansen ble imidlertid støttet av Utenriksdepartementet, UN Habitat og FAO som til sammen dekket reise og kost/losji utgifter for seks av foredragsholderne (det ble innvilget for syv, men en uteble på grunn av problemer med visum). I faktiske kostnader utgjorde dette mellom kr. I tilskuddsbrevet fra NORAD ble vi, til tross for at driftstøtte ikke ble innvilget, gitt rom for at deler av de innvilgede i konferansestøtte også kunne brukes til utarbeidelse av rapport og også honorar til styremedlemmene. Det ble etter Habitatdagen utbetalt et styrehonorar á kr til hvert styremedlem og kr til styremedlem. Dette er en høyere honorarsum enn det tidligere er blitt utbetalt og styret gjør i utgangspunktet arbeidet ulønnet. At vi likevel utbetalte et høyere honorar i 2011 mener styret både står i forhold til den tiden styremedlemmene bruker årlig på organisasjonen, og da særlig rundt Habitatdagen, samtidig er det et positivt insentiv for videre arbeide. Rapporten ble som det fremgår ikke ferdigstilt i Honorar for utarbeidelse av rapport ble derfor utbetalt, mens NORAD innvilget at beløpet for trykking kunne videreføres til Det er forventet at det vil stå igjen et beløp mellom etter trykk og utsendelse av rapport. Dette må da tilbakebetales til NORAD.