KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Innhold: Kvalifikasjonsgrunnlag (konkurranseregler) Vedlegg: o HMS erklæring o Etisk egenerklæring o Egenerklæring krav iht. Sikkerhetsloven Ovennevnte vedlegg skal fylles ut og returneres sammen med tilbudet.

2 Konkurranseregler Konkurranse: INNLEDNING Forsvarsbygg inviterer leverandøren til å inngi tilbud i en konkurranse med prekvalifisering som gjelder følgende ytelser/prosjekt: Både anskaffelsesprosessen og kontraktsgjennomføringen medfører krav til autorisasjon/sikkerhetsklarering av leverandørens personell. Sikkerhetsvurderinger tilsier at valgt leverandør vil få tilgang til informasjon som anses å være av vesentlige sikkerhetsinteresser for Norge å beskytte, og konkurransen er derfor unntatt lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter. Unntaket er hjemlet i lov om offentlige anskaffelser 3, jf. EØS-avtalen artikkel 123. Så langt det anses hensiktsmessig vil Forsvarsbygg gjennomføre anskaffelsen etter reglene i forskrift om forsvarsog sikkerhetsanskaffelser del I. Anskaffelsen er kunngjort i Doffin ved såkalt «frivillig kunngjøring». I tillegg til kunngjøringen og dette kvalifikasjonsgrunnlaget vil det komplette konkurransegrunnlaget bestå av følgende dokumenter: Del I - Innbydelse til konkurranse Del II - Forsvarsbyggs kontraktsbestemmelser Del III - Oppdragsbeskrivelse Konkurransegrunnlaget er anslagsvis klart for utsendelse den Kun de leverandører som blir invitert til å inngi tilbud vil motta konkurransegrunnlaget. Hvilke leverandører som inviteres avhenger av besvarelsen på dette kvalifikasjonsgrunnlaget. 2 INFORMASJON 2.1 Beskrivelse av oppdraget Luftforsvarets ledelse skal etablere seg på Reitan innen 2020, og det skal etableres et Nasjonalt luftoperasjonssenter og programmeringssenter innen Foreløpige analyser tilsier at prosjektene vil både være nybygg, ombygginger/tilpasninger for ledelsesbygget og arbeider i fjellanlegg for luftoperasjonssenteret. Videre så skal det planlegges for diverse sikringstiltak med tilhørende tilpasninger til infrastruktur, veier og plasser. Forsvarsbygg, i samråd med Forsvaret, utarbeider også planer for ev samlokaliseringer og/eller flyttinger av virksomhet i Bodø-regionen som en konsekvens av nedleggelsen av Bodø Hovedflystasjon og dette kan også medføre oppføring av nye kapasiteter. Dette kan være velferd/idrett, mannskapsforlegninger, messer, lager mv. Forsvarsbygg ønsker på denne bakgrunn tilbud på ett tverrfaglig team for utarbeidelse av samtlige forprosjekter med tilhørende dokumenter, og opsjoner på detaljprosjektering, oppfølging i byggetiden på Reitan, samt i garantiperioden. Det er under utarbeidelse en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) i regi av Forsvarsbygg, og konklusjoner herfra vil mest sannsynlig medføre enkelte tiltak som skal gjennomføres, og forprosjekt for disse tiltakene skal også fremmes i 2014/15 (avhengig av løsninger). Forsvarsbygg ønsker på denne bakgrunn tilbud fra en rådgivende bedrift som prosjekteringsgruppeleder-pglfor utarbeidelse av samtlige forprosjekter med tilhørende dokumenter, og opsjoner på detaljprosjektering, oppfølging i byggetiden på Reitan.. Videre er det en egen konkurranse på anskaffelse av tverrfaglig prosjekteringsgruppe. Forsvarsbygg ønsker også å presisere at tilbyder til denne kontrakten IKKE kan få kontrakt på tverrfaglig prosjekteringsgruppe konkurransen. Forsvarsbygg forventer at det vil være mellom 5-12 ulike prosjekter, avhengig av konsept for virksomheten i Bodø-regionen, som vil kreve utarbeidelse av forprosjekter med tilhørende dokumenter og prosesser som skal utarbeides i og utføres/bygges i perioden på Reitan. Forsvarsbygg har allerede inngått kontrakt med SH-arkitekter for utarbeidelse av samtlige konseptuelle Generell mal - versjon Side 2 av 12

3 Konkurranseregler Konkurranse: dokumenter, inkludert løsningsdokumenter for tilsvarende prosjekter. Disse ferdigstilles suksessivt ift de føringer og fremdrift som oppdragsgiver har, og fremdrift og forankring i Forsvaret. Denne avtale ferdigstilles i Forsvarsbygg forventer oppstart av prosjekteringsarbeidene fra 3kv fram til Prosjektene er planlagt ferdigstilt og overlevert sluttbruker fra 2016 fram til Det kan være usikkerhet hvor mange bygg-/tekniske prosjekter som blir bestilt av oppdragsgiver, Forsvarsdepartementet. Dette under forutsetning av Stortingsvedtak. Hvis alle prosjekter blir bestilt vil det legge beslag på totalt ca prosjekteringstimer. I tillegg ønskes tilbud opsjon på detaljprosjektering. Forsvarsbygg ønsker derfor å dimensjonere tverrfagligprosjektgruppe slik at gruppen kan betjene/levere alle prosjektene samlet. Det henstilles til prosjektsamarbeider mellom rådgivende bedrifter. En bedrift står som administrator. Alle rådgiverbedrifter skal innad i gruppen ha solariditetsansvar ovenfor hverandre. Forsvarsbygg ønsker derfor å definere prosjektene i 3 trinn: Trinn nr. 1= prosjekter som er klare for bestilling/oppstart, prosjekteringsomfang ca timer. Trinn nr. 2= prosjekter antatt klare for bestilling/oppstart, prosjekteringsomfang ca timer Trinn nr. 3= opsjon, prosjekter under planlegning fra forsvaret, ca timer Opsjon : Detaljprosjektering av noen prosjekter, prosjekteringsomfang ca timer Det vil bli etablert en byggherrerigg på Reitan fra 3. kv som skal nyttes av rådgiverne da det er strenge krav til dokumentsikkerhet i prosjektet. Hovedtyngden av prosjektene er gradert ihht «Sikkerhetsloven», men noen er ugradert. Det vil derfor dels være behov å utøve prosjekteringsarbeidene på Reitan pga. sikkerhetsmessige grunner, mens på andre prosjekter kan prosjektgruppen arbeide eksternt. Det stipuleres derfor at ca. 50 % av prosjekteringsressursene utføres på lokasjon, Reitan. Men øvrige prosjekteringsarbeider kan utføres eksternt. Prosjektleder legger føringer på lokasjon. Beskrivelse av opsjoner: «Arena Reitan» (trinn 3) konsept under vurdering som kan medføre behov for prosjektering av flere støttefunksjoner som kaserner, velferd/idrett, sykestue, lager mv. Arealstørrelsene til dette vil fremkomme i medio 2014 når ulike konsepter er vurdert, og forprosjektene skal fremsendes i 2014/-15. Det kan også være velferd/idrett, mannskapsforlegninger, messer, lager, mv. Det planlegges med at tverrfaglig rådgivningsteam utarbeider også detaljprosjektering som opsjon. Samt oppfølging i byggetiden og garantiperioden der hvor dette er hensiktsmessig blant flere av nevnte prosjekter over. Forsvarsbygg står fritt til å avgjøre om disse opsjonsytelsene skal utføres eller ikke, eller eventuelt settes bort til andre leverandører. 2.2 Informasjonsmøte Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte knyttet til konkurransen. Informasjonsmøte blir avholdt den kl til Oppmøtested: Bodø, nærmere bestemmelse kommer i tilleggsopplysning. 2.3 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren ønsker ytterligere opplysninger skal følgende kontaktperson benyttes: Navn: John Ommund Syvertsen Telefon: Generell mal - versjon Side 3 av 12

4 Konkurranseregler Konkurranse: e-post: 3 KRAV TIL SØKNADEN 3.1 Språkkrav Søknad med tilhørende dokumentasjon skal leveres på norsk. 3.2 Innlevering av søknaden Søknaden skal leveres til: Forsvarsbygg utvikling nord Bodø Hovedflystasjon Fellesbygget 8041 Bodø Søknaden bør være merket: «Prekvalifisering Tverrfaglig prosjektering» 3.3 Frist for å levere søknad Frist for å innlevere søknad er kl KRAV TIL LEVERANDØRENE 4.1 Kvalifikasjonskrav Det stilles følgende krav til leverandørene som ønsker å delta i konkurransen: Krav: Generelle krav: Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen hele, miljø og sikkerhet Dokumentasjon som skal leveres: HMS egenerklæring i utfylt og signert stand Leverandøren skal ha et ryddig forhold til innbetaling av skatter og avgifter Skatteattest (for skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) av type RF 1244, utstedes av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Krav til økonomisk/finansiell stilling: Leverandøren skal være kredittverdig. Merverdiavgiftsattest av type RF 1244, utstedes av skattefogden i vedkommende fylke. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Kredittvurdering av leverandøren som ikke er eldre enn 6 mnd regnet fra utløpet av tilbudsfristen. Vurderingen skal være utferdiget av selskap med kredittopplysningskonsesjon fra Datatilsynet, se Resultatet av kredittvurderingen skal fremkomme som en gradert verdi (bokstaver eller tall) mot en definert skala. Dersom leverandøren, for å oppfylle kravet, viser til garantier stilt av andre foretak (f.eks morselskap) må det fremlegges tilsvarende kredittvurdering fra dette selskapet. Det må videre fremlegges en rettslig bindende bekreftelse fra dette selskapet om at de hefter solidarisk for eventuelt ansvar under kontrakten. Generell mal - versjon Side 4 av 12

5 Konkurranseregler Konkurranse: Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Fremleggelse av regnskapstall fra siste tilgjengelig årsregnskap som viser leverandørens omsetning. (Ikke nødvendig dersom regnskapets nøkkeltall fremgår av kredittvurderingen) Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner samt organisering: Leverandøren (som firma) skal ha god En liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester (begrenset til de siste tre kompetanse innenfor prosjektering av år). Listen skal opplyse om leverandørens rolle i referanseprosjektet, samt verdi, bygg/anlegg av tilsvarende omfang og tidspunkt samt navnet på den offentlige eller private mottaker. kompleksitet. Herunder kreves det at leverandøren har god kompetanse og erfaring med bruk av Building SMART som arbeidsverktøy Av listen må det fremgå i hvilken grad BuildingSMART er benyttet Tilstrekkelig kapasitet for gjennomføring av oppdraget. Dersom tilbudet forutsetter bruk av underleverandører eller dersom flere firma innleverer tilbud i fellesskap er det ikke krav om at de ulike firmaene skal ha opparbeidet kompetansen i fellesskap. Organisasjonsplan og gjennomføring av oppdraget. Beskrivelse av organisasjonsplan og kapasitet. Krav iht. Sikkerhetsloven Det kreves at leverandøren i forbindelse med evt. kontraktsinngåelse kan oppnå leverandørklarering for KONFIDENSIELT og sikkerhetsavtale, jf. Sikkerhetslovens Utfylt og signert egenerklæring «Krav iht. Sikkerhetsloven» Det kreves at leverandørens personell i hele og/eller deler av byggefasen skal være sikkerhetsklarert og autorisert for HEMMELIG og for tilgang til skjermingsverdig informasjon, jf. Sikkerhetslovens 19. Det gjøres oppmerksom på at det kan fremkomme ytterligere kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav av selve kunngjøringen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om ettersendelse og/eller supplering av dokumentasjonen i den grad han finner det ønskelig. 5 ANTALL LEVERANDØRER. UTVELGELSESKRITERIER Forsvarsbygg har til hensikt å invitere inntil 3 leverandører som gis anledning til å inngi tilbud, så fremt det melder seg tilstrekkelig mange kvalifiserte leverandører. Dersom antallet kvalifiserte leverandører overskrider grensen til Forsvarsbygg, vil vi velge de leverandører som best oppfyller kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner samt organisering. 6 Krav ved samarbeidende leverandører Bruk av underleverandører Dersom leverandøren viser til dokumentasjon fra underleverandører for å dokumentere oppfyllelsen av kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner skal det fremlegges en forpliktelseserklæring, eller annen dokumentasjon, fra underleverandøren som viser at leverandøren har rådighet over de tilbudte ressurser. Generell mal - versjon Side 5 av 12

6 Konkurranseregler Konkurranse: Søknad fra leverandørgruppe - solidaransvar Leverandører som inngir søknad i fellesskap skal vedlegge søknaden en avtale om forpliktende samarbeid og solidarisk ansvar som er undertegnet av samtlige deltakere i gruppen. Leverandørgruppen skal levere en felles søknad. Det skal fremkomme av søknaden hvem som skal representere gruppen i kontakt med oppdragsgiver. Foreligger det uklarheter eller ufullstendigheter i søknadene knyttet til fremleggelse av slik samarbeids- og solidaravtale, forbeholder Forsvarsbygg seg retten til å innhente ytterligere opplysninger fra leverandørgruppen. 7 ANDRE OPPLYSNINGER FOR LEVERANDØRENE 7.1 Sikkerhetsrestriksjoner Kontraktsgjennomføringen er underlagt sikkerhetsrestriksjoner. At leverandørene blir ansett som kvalifisert iht kravene i pkt 4 ovenfor, fratar de ikke ansvaret og risikoen for at de nødvendige autorisasjoner og klareringer faktisk oppnås. Nærmere informasjon om konsekvensene av sikkerhetsaspektet ved gjennomføringen av kontrakten er beskrevet i konkurransegrunnlaget del III. Kontraktsgjennomføringsfasen: Leverandørklarering Leverandøren må inneha nødvendig sikkerhetsklarering/-autorisasjon opp til KONFIDENSIELT, samt ha inngått leverandørerklæring, jfr. forskrift om sikkerhetsgraderte anskaffelser. Det er krav om at leverandøren er et norsk foretak. Leverandøren må selv bære kostnadene forbundet med å oppnå slik klarering/autorisasjon. Personellklarering I hele og/eller deler av gjennomføringen må leverandørens personell være sikkerhetsklarert for informasjon gradert HEMMELIG. Det er krav om at personene har norsk statsborgerskap. Sikkerhetsklarering av norske statsborgere tar erfaringsmessig ca. 2 måneder. 7.2 Bruk av personer med bakgrunn fra forsvarssektoren Bruk av personer med bakgrunn fra forsvarssektoren i anskaffelsesfasen Leverandøren kan som hovedregel ikke benytte tidligere ansatte i forsvarssektoren (som har vært ansatt innenfor de siste to år regnet fra tilbudsfristens utløp) i direkte kontakt med oppdragsgiver under denne anskaffelsesprosessen. Dersom leverandøren ikke har mulighet til å imøtekomme dette kravet, skal dette opplyses om i tilbudet. Oppdragsgiver kan i så fall søke Forsvarsdepartementet om dispensasjon Bruk av personer med bakgrunn fra forsvarssektoren i gjennomføringsfasen Innenfor to år etter opphør av ansettelsesforholdet plikter leverandøren i forbindelse med kontraktsgjennomføringen å utvise varsomhet i forhold til bruk av tidligere forsvarsansatte for å sikre at oppdragsgiver ikke kommer i konflikt med habilitetsregler. 7.3 Egenerklæring om etiske og straffbare forhold Ved enhver anskaffelse til Forsvarsdepartementet eller underliggende etater (forsvarssektoren) som har en antatt verdi på over kroner ,- eks. mva., skal leverandører som del av søknaden undertegne en etisk egenerklæring. Egenerklæringen følger som vedlegg til dette dokumentet. Dersom leverandøren besvarer Generell mal - versjon Side 6 av 12

7 Konkurranseregler Konkurranse: bekreftende på ett eller flere av punktene i egenerklæringens pkt. 3, skal leverandøren i søknadsbrevet gi en redegjørelse for forholdet/forholdene. 8 OPPDRAGSGIVERS FORBEHOLD Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk eller militært hold. 9 SØKNADENS INNHOLD OG ORGANISERING Forsvarsbygg ber om at søknaden inneholder følgende dokumentasjon: (Leverandørene bes bruke tabellen nedenfor som sjekkliste) Nr: Hva skal leveres? Sett kryss 1. Søknadsbrev Søknadsbrevet skal være signert. Avvik og forbehold av enhver art i forhold til konkurransegrunnlaget skal klart, utvetydig og uttømmende fremgå av søknadsbrevet. 2. Dokumentasjon på kvalifikasjonskravene (se del I pkt 4.1) HMS egenerklæring. Er vedlagt dette dokumentet Skatteattest Mva attest Kredittvurdering Årsregnskap En liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester inkl. BIM Organisasjonsplan og gjennomføring av oppdraget. Beskrivelse av organisasjonsplan og kapasitet. Signert egenerklæring Krav iht. Sikkerhetsloven Er vedlagt dette dokumentet. 3. Øvrige dokumenter Etisk egenerklæring. Er vedlagt dette dokumentet Rådighet over underleverandører. Se pkt Erklæring om solidaransvar (hvis aktuelt). Se pkt Det er ønskelig at leverandøren organiserer sin søknad ut fra rekkefølgen angitt ovenfor. Det er svært viktig at leverandøren leverer all etterspurt dokumentasjon. I motsatt fall risikerer man å bli avvist fra konkurransen. Er man usikker på hva som skal leveres inn, ber vi om at det tas kontakt med Forsvarsbyggs kontaktperson, se pkt 2.3 Generell mal - versjon Side 7 av 12

8 Vedlegg 1 HMS-erklæring (egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn: Organisasjonsnr. / Fødselsnr: Adresse: Postnr: Poststed: Land:* Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte Ingen ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.

9 Vedlegg 2 Etisk egenerklæring Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater erklæres det herved samvittighetsfullt: 1. At virksomheten har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater. De etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater finnes på 2. At kontakten med FD og underliggende etater skal være utelukkende profesjonell og være basert på god forretningsskikk. Dette innebærer blant annet at det ikke er tillatt å tilby en fordel til en ansatt eller andre som utfører arbeid for FD eller underliggende etater, og som kan være egnet til å påvirke deres tjenestehandlinger. Dette gjelder uavhengig av om fordelen tilbys direkte eller gjennom en mellommann. 3. I forbindelse med innlevering av tilbud, skal det sammen med tilbudet opplyses om hvorvidt: a. virksomheten, eller andre som kan identifiseres med virksomheten, har vært med på å utarbeide spesifikasjoner for denne anskaffelsen, b. virksomheten har ansatt, eller tilknyttet seg noen, som i løpet av de siste to årene regnet fra opprinnelig tilbudsfrist, har vært ansatt i FD eller underliggende etater, c. virksomheten er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har blitt innstilt, eller om virksomheten befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, d. virksomheten er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, e. virksomheten, ansatte eller andre som kan identifiseres med virksomheten, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, eksempelvis kan nevnes overtredelse av nasjonale og internasjonale bestemmelser om eksport av forsvars- og sikkerhetsmateriell, f. virksomheten, ansatte eller andre som kan identifiseres med virksomheten, er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger, terrorhandling eller finansiering av terrorhandling, eller g. virksomheten, ansatte eller andre som kan identifiseres med virksomheten, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, eksempelvis ved at forpliktelser i forbindelse med informasjonssikkerhet eller forsyningssikkerhet i en forutgående kontrakt har blitt misligholdt. 4. Opptreden i strid med punkt 2 i denne etiske egenerklæringen, eller grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatelse av å gi opplysninger i henhold til punkt 3 i denne etiske egenerklæringen, kan medføre avvisning fra å levere tilbud til FD og underliggende etater. Dato:... Underskrift og tittel

10 Generell mal Konkurranse: Vedlegg 3 Egenerklæring for krav iht. Sikkerhetsloven Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn: Organisasjonsnr. / Fødselsnr: Adresse: Postnr: Poststed: Leverandøren vil i forbindelse med konkurransen bli underlagt Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste (Sikkerhetsloven), jf. 2, andre og tredje ledd. Leverandøren forplikter seg til å sette seg inn i Sikkerhetsloven med forskrifter. 1. Krav til leverandøren ved gjennomføring Leverandør bekrefter med dette at de har satt seg inn i kravene til leverandørklarering nivå KONFIDENSIELT iht. Sikkerhetslovens 26 og 27 og forskrift om sikkerhetsgraderte anskaffelser. Kravene vil gjelde etter eventuell kontraktstildeling. Ved behov vil nødvendige tiltak for å oppnå leverandørklarering iverksettes av leverandør dersom leverandør blir tildelt kontrakten. I den grad det er relevant vil også underleverandører omfattes av dette kravet. 2. Krav til leverandørens personell ved gjennomføring Leverandør bekrefter at de er kjent med krav om at tilbudte personer må kunne bli sikkerhetsklarert for nivå minimum HEMMELIG, jf Sikkerhetslovens 19, for hele eller deler av gjennomføringsfasen. Info. Klarering av leverandør på KONFIDENSIELT eller høyere nivå Hva innebærer det å bli leverandørklarert? Leverandøren blir kontaktet av Forsvarsbygg/Fellestjenester/Sikkerhet og beredskap (FB/FTJ/S og B). Før FB/FTJ/S og B kan søke Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) om leverandørklarering må leverandøren fylle ut et skjema Egenopplysninger ifm leverandørklarering. Her må leverandøren gi bl.a. opplysninger om utenlandske eierinteresser, oppdrag for utlandet og næringsinteresser som personer i leverandørens styre og ledelse har i utlandet. Videre oversikt over styre, ledelse, utenlandske statsborgere og gi en skisse/tegning over lokaliteter som er tenkt benyttet til den sikkerhetsgraderte anskaffelsen. Når NSM har undersøkt leverandøren og det ikke er noe til hinder for å klarere leverandøren, tar FB/FTJ/S og B og gjennomfører en førstegangsinspeksjon hos leverandøren. Førstegangsinspeksjon Leverandøren må utarbeide sikkerhetsdokumentasjon (leverandøren får maler for noen av dokumentene fra FB/FTJ/S og B): Egenopplysninger ifm leverandørklarering Versjon Side 2 av 12

11 Generell mal Konkurranse: Grunnlagsdokument for sikkerhet Instruks for sikkerhetsleder Evt instruks for datasikkerhetsleder Beredskapsplan Taushetserklæringer må innhentes Autorisasjonsliste Nøkkeloversikt (nøkler som gir tilgang til sikkerhetsgradert informasjon) Risikovurdering må gjennomføres Rutiner for sikkerhetsrevisjon må utarbeides og gjennomføres en gang i året Rutiner for håndtering av sikkerhetsbrudd/sikkerhetstruende hendelser Stillingsbeskrivelser/arbeidsinstrukser for de som behandler sikkerhetsgradert informasjon Ved bruk av PC: Skjema ifm godkjenning av informasjonssystemer Bruker- og driftsinstruks ifm informasjonssystemer. Noen av dokumentene blir utarbeidet i samsvar med FB/FTJ/S og B. Sikkerhetsorganisasjon må etableres hos leverandøren. Etablering av rutiner for mottak og behandling av sikkerhetsgradert informasjon blir gjennomgått med leverandøren. Sikkerhetsloven med forskrifter og eventuelt stempler med sikkerhetsgrad må anskaffes. Videre må aktuelt personell klareres og autoriseres. For norske statsborgere skal anmodning om sikkerhetsklarering fremmes FB/FTJ/S og B (gjelder kun klarerte leverandører). Når sikkerhetsklareringer er gitt, gjennomfører daglig leder en autorisasjonssamtale med de personene som skal ha tilgang til sikkerhetsgradert informasjon i leverandørens lokaler og taushetserklæring skal undertegnes, før personen blir autorisert. Original Personopplysningsblankett, Taushetserklæring og klareringsbevis oppbevares i saksomslag X-0136/2 hos leverandøren. Leverandøren må definere lokalene sine inn i kontrollert, beskyttet og sperret område. Lokalene må være sikret i henhold til bestemmelsene. Sikkerhetsgradert informasjon skal oppbevares og behandles i beskyttet og/eller i sperret område. Kontrollert område: kan være kontorlokaler som leverandøren har kontroll på. Beskyttet område: er avlåst og kun klarert/autorisert personell har adgang. Her oppbevares og behandles sikkerhetsgradert informasjon. Sperret område: kan være skapet hvor sikkerhetsgradert informasjon oppbevares. Dersom sikkerhetsgradert informasjon skal oppbevares åpent i et rom, må rommet være sikret og godkjent i henhold til bestemmelsene). Sikkerhetsgradert informasjon skal oppbevares i godkjent oppbevaringsenhet eller rom. Evt informasjonssystemer skal være godkjent av FB/FTJ/S og B. Informasjonssystemet kan ikke ha eksterne linjer/koblinger. Versjon Side 3 av 12

12 Generell mal Konkurranse: Leverandøren må dekke alle utgifter ifm klareringen, dersom ikke annet er avtalt med Forsvarsbygg ved prosjektet. (Noen eksempler på utgifter kan være anskaffelse av PC og programvare, anskaffelse av skap, beskyttet område må sikres eller det må bygges et beskyttet område, fordi leverandøren har landskap). Leverandøren får en rapport etter førstegangsinspeksjonen med tiltak som må gjennomføres før en evt leverandørklarering kan gis. Når tilbakemelding er gitt på at alle tiltak er i varetatt, vil FB/FTJ/S og B inngå en sikkerhetsavtale med leverandøren, som signeres av begge parter. Leverandøren forplikter seg, gjennom sikkerhetsavtalen, bl.a. å følge sikkerhetsloven med forskrifter ikke utlevere sikkerhetsgradert informasjon til tredje part kun benytte klarert og autorisert personell ikke bekjentgjøre leverandørklareringen på Internett eller i markedsføring kun benytte godkjent informasjonssystem dekke alle utgifter ifm klareringen tilbakelevere all sikkerhetsgradert informasjon når anskaffelsen er avsluttet eller dersom de ikke ble engasjert i anskaffelsen meddele endringer ifm firmanavn, daglig leder eller lokaler melde i fra om eventuell gjeldsforhandling eller konkurs. En leverandørklarering gis for hver sikkerhetsgradert anskaffelse og oppheves når anskaffelsen er avsluttet. En leverandør kan ha flere leverandørklareringer på en gang. (Det er NSM som er klareringsmyndighet). FB/FTJ/S og B vil gjennomføre revisjon med leverandøren minst hver 18. måned så lenge anskaffelsen pågår. Dersom en hovedleverandør skal benytte underleverandør i en sikkerhetsgradert anskaffelse, må hovedleverandøren ta kontakt med prosjektsikkerhetsleder. Dersom underleverandøren skal behandle, oppbevare eller tilvirke sikkerhetsgradert informasjon på nivå KONFIDENSIELT eller høyere i sine lokaler, skal de klareres av NSM. Prosjektsikkerhetsleder må ta kontakt med FB/FTJ/S og B. Dato: Sign., daglig leder Versjon Side 4 av 12