Saksliste Saker til behandling 18/17 Referater 3 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning 5 20/17 Prosjektplan for en forvaltningsrevisj

Transkript

1 Lørenskog kontrollutvalg Dato: kl. 17:30 Sted: Møterom 443, Lørenskog rådhus Notat: Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil evt. på e-post Varamedlemmer skal ikke møte uten særskilt innkalling. Lørenskog For leder i Lørenskog kontrollutvalg, Erik Bratlie Kjell Nordengen Rådgiver

2 Saksliste Saker til behandling 18/17 Referater 3 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning 5 20/17 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling /17 Rapportering revisjonsåret 2016/ /17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet /17 Orientering ved revisjonen /17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten /17 Eventuelt 198

3 18/17 Referater - 15/ Referater : Referater Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Kjell Nordengen Saksgang Lørenskog kontrollutvalg Møtedato REFERATER Forslag til vedtak/innstilling: Saken tas til orientering Vedlegg: Saker til behandling 1

4 18/17 Referater - 15/ Referater : Saker til behandling 2017 Kontrollutvalget i Lørenskog kommune Saker til behandling 2017 Møte Saker til behandling Kontrollutvalgets årsrapport Uttalelse til kommunens årsregnskap Forvaltningsrevisjonsrapport eiendomsforvaltning Prosjektplan eierskapskontroll Strandveien 1 AS Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltningsrevisjonsrapport eiendomsforvaltning Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesak Rapport revisjonsåret 2016/2017 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten Orientering om beredskapsarbeidet Forvaltningsrevisjonsrapport barnevernet Prosjektplan for eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Krisesenteret Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten informasjonssikkerhet Eierskapskontroll Strandveien 1 AS

5 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning Arkivsak-dok. Saksbehandler 16/ Kjell Nordengen Saksgang Lørenskog kontrollutvalg Møtedato FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT EIENDOMSFORVALTNING Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefaling. Vedlegg: 1. Faktaark 2. Rapport eiendomsforvaltning 3. Temaplan eiendomsforvaltningen (til kontrollutvalget) 4. Notat om husleieavtaler mellom Lørenskog kommune og Lørenskog kommunale pensjonskasse. Saksframstilling: Kontrollutvalget vedtok prosjektplanen for dette prosjektet i møtet den 22. september Formålet med undersøkelsen har vært å undersøke og belyse utgiftsnivået for drift og vedlikehold av formålsbyggene i Lørenskog kommune sammenlignet med andre kommuner. Videre har formålet vært å beskrive kommunens organisering av eiendomsavdelingen, og redegjøre for de systemer og rutiner som er i bruk ved avdelingen. Revisjonen har sett på følgende problemstillinger: 1. Hvordan er eiendomsforvaltningen organisert i Lørenskog kommune? 2. Er kommunens utgifter til eiendomsforvaltning høyere enn for kommunene i sammenligningsgrunnlaget? Hvis ja, hva er mulige forklaringer dette? I rapporten blir Lørenskog sammenlignet med Ullensaker og Skedsmo. Dessuten har man tatt med tallene for KOSTRA -gruppe 13, som er kommunegruppen for alle tre kommuner. 1

6 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning Revisjonen konkluderer slik: «Kommunens utgifter til eiendomsforvaltning er, med utgangspunkt i statistikk i KOSTRA høyere enn for kommunene i sammenligningsgrunnlaget for noen indikatorer. Mulige forklaringer på dette er husleie, avskrivninger og vedlikehold. Mesteparten av husleieutgiften betales til Lørenskog kommunale pensjonskasse. Når det gjelder 2016 tilkommer flere mulige forklaringer, blant annet utbetaling av et erstatningsbeløp på 21 millioner kroner. Denne utbetalingen påvirker indikatoren netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger. Lørenskog kommune ligger på samme nivå som Skedsmo kommune og Ullensaker kommune når det gjelder utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV).» På bakgrunn av den gjennomførte undersøkelsen har revisjonen følgende anbefaling: 1. Ledelsen i virksomhet eiendom bør gis nødvendig tilgang for å sikre at gjeldende kostraveileder følges i regnskapet innenfor eiendomsforvaltning. Dette for å sikre god intern kontroll. I møtet den 8.juni 2017 ba utvalget revisjonen om en redegjørelse om hvordan leieinntektene som kommunen betaler til pensjonskassen blir fastsatt og hvordan kostnader blir fordelt mellom pensjonskassen og kommunen. Notat om dette er vedlagt. 2

7 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Fakaark Forvaltningsrevisjonsrapport nr Rådhusparken(venstre)og Hammerskole.Foto: Lørenskogkommune Eiendomsforvaltning en KOSTR A- og regnskapsanalyse Formål Formåletmed prosjektethar vært å undersøkenivået på kommunensutgifter til drift og vedlikeholdav formålsbyggene. Revisjonenfant at nivået liggerhøyerei Lørenskogenn i kommunene sammenligningsgrunnlaget. Dette har revisjonenforsøkt å forklare nærmere. Sammenligningsgrunnlaget Skedsmokommune Ullensakerkommune Kommunegruppe13 Hvordaner eiendomsforvaltningen organiserti Lørenskog kommune? Teknisksektor har det overordnedeansvaretfor forvaltningog drift av kommunalebygg. Eiendomsvirksomheten i teknisksektor har ansvarfor drift og vedlikehold,herunder vedlikeholdsplanlegging og tilstandskartleggingav eksisterendebygningsmasse. Helseog omsorghar ansvaret for innvendigdrift og vedlikeholdav utleieboligene. Hvakan forklare Lørenskogsnivå på utgifter til eiendomsforvaltning? Lørenskogkommuneligger høyereenn sammenligningsgrunnlaget på indikatorennetto driftsutgifter til kommunaleiendomsforvaltning per innbygger.utslagsgivendeer husleie,avskrivningerog vedlikeholdbåde i 2015og 2016.I 2016 forsterkesforskjellenepå denneindikatoren.dette er utgifter som stort sett liggerutenfor eiendomssjefenskontroll, og størstutslagi 2016 gir en erstatningsutbetalingfor feil i en anbudsprosess. Lørenskogliggerpå sammenivå som sammenligningsgrunnlaget når det gjelder utgifter til forvaltning,drift og vedlikehold(fdv). Eiendomssjefenleggeropp til tilfredsstillendeintern kontroll. Det er en svakhetat han ikke har tilgangtil å kontrollerehva som førespå byggfunksjonene. Dette av hensyntil god intern kontroll og virksomhetenshovedansvarfor kommunenseiendomsforvaltning. Anbefalinger Ledelseni virksomheteiendombør gis nødvendigtilgangfor å sikre at gjeldendekostraveilederfølgesi regnskapetinnenfor eiendomsforvaltning.dette for å sikre god intern kontroll.

8 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog HAMMER SKOLE. FOTO: LØRENSKOG KOMMUNE FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR EIENDOMSFORVALTNING EN KO STRA - OG REGNSKAPSANALYSE LØRENSKOG KOMMUNE MAI 2017

9 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog

10 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS INNHOLD SAMMENDRAG I Formål og problemstillinger i Revisjonens oppsummering i Revisjonens samlede vurdering og konklusjon iv Rådmannens uttalelse til rapporten v Anbefalinger vi 1 Innledning Bakgrunn Formål og problemstillinger Revisjonskriterier Avgrensinger Oppbygging av rapporten 2 2 Metode Datainnsamling og datagrunnlag Sammenligningsgrunnlag Dataenes pålitelighet og gyldighet 4 3 Organisering av eiendomsforvaltningen Generelt om plassering av ansvars- og arbeidsoppgaver Overordnet organisering i Lørenskog kommune Teknisk sektor Organisering av virksomhet eiendom Rutiner og oppgaver Systemer innenfor eiendomsforvaltningen Helse og omsorg Organisering av avdeling boligkontoret Grensesnitt mellom eiendom og boligkontoret 4 Utgifter til eiendomsforvaltning Høyere utgifter i Lørenskog? Nettverk for økt kvalitet på KOSTRA-rapportering Kostratall overordnet nivå Funksjoner i eiendomsforvaltningen 18

11 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS 5 Hva kan forklare Lørenskogs nivå på eiendomsforvaltning? Revisjonskriterier Funn Netto driftsutgifter Korrigerte brutto driftsutgifter Utgifter til driftsaktiviteter Vedlikehold Avskrivninger Intern kontroll Oppsummering og vurdering Oppsummering Vurdering 40 LITTERATUR- OG KILDEOVERSIKT 42 OVERSIKT OVER FIGURER OG TABELLER 44 VEDLEGG RÅDMANNENS HØRINGSSVAR 45

12 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS SAMMENDRAG Formål og problemstillinger Formålet med prosjektet har vært å undersøke nivået på kommunens utgifter til drift og vedlikehold av formålsbyggene. Revisjonen fant at nivået ligger høyere i Lørenskog enn i kommunene i sammenligningsgrunnlaget. Dette har vi forsøkt å forklare nærmere. Revisjonen har undersøkt følgende problemstillinger: 1. Hvordan er eiendomsforvaltningen organisert i Lørenskog kommune? 2. Er kommunens utgifter til eiendomsforvaltning høyere enn for sammenligningsgrunnlaget? Hvis ja, hva er mulige forklaringer på dette? kommunene i Sammenligningsgrunnlaget er kommunene Skedsmo og Ullensaker, samt kommunegruppe 13. Det er nærmere redegjort for dette valget i rapportens kapittel to. Revisjonens oppsummering Teknisk sektor har det overordnede ansvaret for forvaltning og drift av kommunale bygg. Det operasjonelle ansvaret er lagt til virksomhet eiendom under teknisk sektor. Helse og omsorg har ansvaret for kommunens forvaltning og drift av utleieboliger. Det operasjonelle ansvaret er lagt til boligkontoret som er en avdeling under virksomhet bolig, rus og psykisk helse organisert under helse og omsorg. I denne rapporten undersøkes først og fremst virksomhet eiendom som har hovedansvaret for kommunens eiendomsforvaltning. Avdeling drift og vedlikehold under virksomhet eiendom har ansvar for drift og vedlikehold herunder vedlikeholdsplanlegging og tilstandskartlegging av eksisterende bygningsmasse. På virksomhetsnivå er internkontrollverktøyet IK Bygg tatt i bruk og virksomheten ønsker å rette mer oppmerksomhet mot planlegging og utvikling framover. Det er nærmere redegjort for organisering, rutiner og oppgaver samt systemer innenfor eiendomsforvaltningen i rapportens kapittel tre. Revisjonen besvarer problemstilling to i kapitlene fire og fem. I kapittel fire redegjøres nærmere for flere sentrale indikatorer i KOSTRA om eiendomsforvaltning samlet og mer spesifikt på de enkelte funksjonene under eiendomsforvaltningen. Indikatoren netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger og indikatoren korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter ligger høyere i Lørenskog enn i sammenligningsgrunnlaget. Indikatoren utgifter til driftsaktiviteter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter ligger under sammenligningsgrunnlaget, mens utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter ligger over sammenligningsgrunnlaget. Hva som kan forklare Lørenskogs nivå på eiendomsforvaltning er analysert nærmere i kapittel fem og kapitlet besvarer spørsmålet som stilles i den andre problemstillingen. EIENDOMSFORVALTNING Side i

13 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Revisjonens funn viser at kommunens netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger er høyere enn i Skedsmo, Ullensaker og kommunegruppe 13. Se tabell 18 i punkt 5.3. Revisjonen har gjennomgått 2015 og nærmere. Revisjonens funn viser at det særlig er tre forhold som forklarer at Lørenskog kommer høyere på indikatoren netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger enn Skedsmo, Ullensaker og kommunegruppe 13 (nærmere om dette i punkt 5.2.1): Husleie Avskrivninger Vedlikehold Revisjonens funn viser at dersom husleie, avskrivninger og vedlikehold holdes utenfor, ligger indikatoren netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger og korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter noe under sammenligningsgrunnlaget i 2015 (Skedsmo, Ullensaker og kommunegruppe 13). Utgiftene til husleie gjelder hovedsakelig husleie som kommunen betaler til Lørenskog kommunale pensjonskasse. Fra 2015 til 2016 øker utgiftene en god del. Undersøkelsen viser at i tillegg til husleie, avskrivninger og vedlikehold kommer nye utgifter til. Dette er utgifter som ligger utenfor eiendomssjefens ansvarsområder. Revisjonen peker på følgende hovedpunkter: En erstatning for feil i anbudsprosessen på Luhr skole. Erstatningen er bokført på funksjon for skolelokaler, og 21 millioner av erstatningen kommer med i indikatoren for Dette er en engangsutgift som kommunen bør være spesielt oppmerksom på. Utgiften er plassert på feil funksjon (skolelokaler) og blåser fiktivt opp denne funksjonen og indikatoren i tabellen. Utgiften hører hjemme på funksjon 180 fellesutgifter. Bokførte beløp på for eksempel skoler, folkebad og idrettsanlegg samt prosjekt o I rapporten peker revisjonen på at flere skoler har anvist utgifter på byggfunksjon. Skolene er i utgangspunkt tildelt ansvar innenfor funksjoner som omhandler tjenesteproduksjon. o Når det gjelder folkebad og idrettsanlegg er det i føringene på byggfunksjon en endring fra 2015 til Det er usikkert om endringen er i samsvar med kostraveilederen for deler av dette. Revisjonens gjennomgang av 2016 tar utgangspunkt i avlagt regnskap og foreløpige KOSTRA-tall publisert Kommunen har foretatt enkelte endringer i bruken av funksjoner i forkant av den endelige innrapporteringen til KOSTRA. KOSTRA-tall som publiseres i juni 2017 vil derfor være noe endret. Det redegjøres for de endringer som er foretatt i kapittel 5 i denne rapporten. 1 EIENDOMSFORVALTNING Side ii

14 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS o Prosjekt gjelder fordeling av prosjektkostnader i forbindelse med planlagte investeringsprosjekter. Det er usikkert om prosjektkostnadene skal plasseres på byggfunksjon eller om det riktige er funksjon 301 plansaksbehandling. Indikatoren utgifter til driftsaktiviteter gir uttrykk for driftsutgiftene for de utvalgte formålsbyggene. De store postene her er renhold og energi. Revisjonen peker på at utgifter utenfor eiendomssjefens kontroll utgjør økningen her fra 2015 til Dette tyder på at de reelle driftsutgiftene til eiendomsforvaltning som virksomhet eiendom har ansvar for, likevel ikke øker fra 2015 til Rapporten peker også på at utgiftene til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) ligger på noenlunde samme nivå i Lørenskog, Skedsmo og Ullensaker i 2015, men noe under tilsvarende tall for kommunegruppe 13. Når vi ser på utgiftene til vedlikehold alene ser vi at kommunen bruker 166 kr per kvadratmeter på vedlikehold i Temaplanen peker på at vedlikeholdsbudsjettet bør ligge på kroner per kvadratmeter og viser til normer for bygningsvedlikehold. Revisjonens gjennomgang viser at vedlikeholdet i all hovedsak er anvist på ansvar som tilhører virksomhet eiendom. Lørenskog kommune er blant de kommunene i landet som har et nivå på vedlikehold per kvadratmeter som viser at vedlikehold prioriteres. Kommunen følger i så måte opp statlige føringer på området, for eksempel gitt i NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle». Virksomhet eiendom planlegger og gjennomfører vedlikehold av bygg og utomhusområder i samsvar med en vedlikeholdsplan. I tillegg utarbeider virksomheten et årlig infohefte til brukerne av kommunens formålsbygg. Brukerne av byggene gjøres kjent med innholdet i de årlige planene. Virksomheten har implementert nye verktøy, blant annet IK Bygg, i arbeidet med drift og vedlikehold av bygningsmassen og skal utvikle dette videre. Utleieboligene vedlikeholdes av virksomhet eiendom og boligkontoret som er en avdeling under bolig, rus og psykisk helse. På enkelte av utleieboligene utføres kun det mest prekære vedlikeholdet for å «holde dem gående» i påvente av utredninger i tråd med kommunens strategier på området. Avskrivningene varierer mellom byggfunksjonene de siste årene. Administrasjonen har gjennomført et arbeid for å plassere avskrivninger på administrasjonslokaler i korrekt avskrivningsgruppe. Dette oppryddingsarbeidet er stort sett ferdig. Revisjonens funn viser at den interne kontrollen har noen utfordringer: Sammenblanding av lokaler til institusjoner og utleieboliger, både i regnskap og når det gjelder rapporteringen av arealer til institusjonslokaler. Administrasjonen har ikke i tilstrekkelig grad sikret at både innrapporterte regnskapstall og innrapporterte arealer er i samsvar med kostraveilederen. EIENDOMSFORVALTNING Side iii

15 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Eiendomssjefen har ikke de tilganger som trengs for å kontrollere at utgifter til eiendomsforvaltningen bokføres på korrekt ansvar og funksjon. Virksomhet eiendom har hovedansvar for kommunens eiendomsforvaltning. Revisjonens samlede vurdering og konklusjon Revisjonen vurderer at regnskapsdata stort sett tilfredsstiller krav til bruk av funksjon innenfor eiendomsforvaltningen i I 2016 er det imidlertid store avvik fra dette. Enkelte utgifter er anvist på byggfunksjoner utenfor eiendomssjefens kontroll. Et vesentlig beløp er ikke plassert i samsvar med kostraveilederen. Andre beløp er det mer usikkerhet rundt. Revisjonen har lagt til grunn at regnskapsdata bør tilfredsstille krav til rapportering med hensyn til korrekt funksjon og budsjettansvar. Revisjonens funn avdekker ingen vesentlige avvik når det gjelder ansvar og funksjon i regnskapet for Når det gjelder 2016 viser revisjonens funn at det bokføres store beløp på ansvar som ligger utenfor eiendomssjefens ansvarsområder. Et erstatningsbeløp på 21 millioner kroner er bokført på byggfunksjon skolelokaler. Revisjonen mener dette ikke er korrekt og fylkesmannen er enig med revisjonen i dette. Det er likeså anvist beløp av en viss størrelse på flere ansvar i kombinasjon med byggfunksjoner. Disse ligger utenfor eiendomssjefens kontroll og det er ikke godtgjort at disse beløpene i sin helhet inngår i kommunens eiendomsforvaltning. Revisjonen har videre lagt til grunn at vedlikehold bør foregå planmessig og tilfredsstille krav til rapportering av regnskapsdata. Revisjonens funn viser ingen vesentlige avvik fra krav til rapportering av regnskapsdata. Undersøkelsen viser også at virksomhet eiendom gjennomfører vedlikeholdet på en planmessig måte i tråd med kommunale planer, videreutvikler arbeidet med drift og vedlikehold og implementerer for tiden nye verktøy, blant annet IK Bygg, til hjelp i dette arbeidet. IK Bygg er et viktig bidrag til det planmessige vedlikeholdet. Kommunen brukte 166 kroner til vedlikehold per kvadratmeter i Dette er i tråd med tidligere forutsetninger. I den nye temaplanen legges det opp til et vedlikeholdsbudsjett på kroner per kvadratmeter i tråd med normer for vedlikehold. Revisjonens vurdering er at kommunens vedlikehold foregår planmessig og tilfredsstiller krav til rapportering av regnskapsdata. Revisjonen har også lagt til grunn at avskrivninger bør føres på korrekt funksjon. Revisjonens funn viser at avskrivningene fra og med regnskapet for 2015 synes ført mer i samsvar med kostraveilederen enn tidligere. Revisjonen vurderer derfor at avskrivningene i det store og hele er plassert på korrekt funksjon etter et viktig oppryddingsarbeid på området. Revisjonen har til slutt lagt til grunn at det bør være tilfredsstillende intern kontroll, herunder at det bør være samsvar mellom innrapportert areal og ressursbruk (funksjon i regnskapet). Revisjonens vurdering er at eiendomssjefen legger til rette for at regnskapsføringen skal foregå i samsvar med kostraveilederen. Det er for eksempel utarbeidet en intern kostraveileder for de ansatte og denne er godkjent av kommunens regnskapsavdeling. Undersøkelsen viser imidlertid at drift og utvendig vedlikehold av botilbudene, der beboer betaler husleie, og arealene for disse, innrapporteres på feil funksjon (funksjon 261 isteden for funksjon 265). EIENDOMSFORVALTNING Side iv

16 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Eiendomssjefen er ikke gitt tilgang til å se om andre i kommunen (andre ansvar) fører utgifter på funksjoner under eiendomsforvaltningen (byggfunksjonene). Undersøkelsen peker også på at det forekommer flere feil og endringer i bokføringspraksis på funksjonsnivå i regnskapet for 2016 i forhold til regnskapet for Revisjonen mener at for å ivareta en god intern kontroll må ledelsen i den virksomheten som har hovedansvar for kommunens eiendomsforvaltning gis tilgang til å kontrollere dette. På denne bakgrunn konkluderer revisjonen slik Kommunens utgifter til eiendomsforvaltning er, med utgangspunkt i statistikk i KOSTRA høyere enn for kommunene i sammenligningsgrunnlaget for noen indikatorer. Mulige forklaringer på dette er husleie, avskrivninger og vedlikehold. Mesteparten av husleieutgiften betales til Lørenskog kommunale pensjonskasse. Når det gjelder 2016 tilkommer flere mulige forklaringer, blant annet utbetaling av et erstatningsbeløp på 21 millioner kroner. Denne utbetalingen påvirker indikatoren netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger. Lørenskog kommune ligger på samme nivå som Skedsmo kommune og Ullensaker kommune når det gjelder utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Rådmannens uttalelse til rapporten Et utkast til rapport er forelagt rådmannen til uttalelse. Høringssvaret er mottatt 23. mai 2017 og er vedlagt rapporten. Rådmannen er positiv til de innspill som revisjonen kommer med i forvaltningsrevisjonsrapporten og gir uttrykk for at administrasjonen vil jobbe videre med de analyser som er foretatt, og at disse kan gi kommunen nyttige innspill i det kontinuerlige forbedringsarbeidet i kommunen. Rådmannen er enig i at netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger er høyere i Lørenskog enn i sammenligningskommunene og at dette skyldes husleie, avskrivning og vedlikehold. Rådmannen peker i brevet nærmere på grunnene til dette. Rådmannen gir uttrykk for at anbefalingen i revisjonsrapporten vil bli fulgt opp. EIENDOMSFORVALTNING Side v

17 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Anbefalinger Rapporten stiller spørsmålstegn ved kommunens måte å bokføre enkelte utgifter på under eiendomsforvaltningen. Revisjonen peker på dette underveis i rapporten. Rådmannen har foretatt noen korreksjoner i regnskapet som vil påvirke de endelige KOSTRA-tallene og det kommer fram av rapporten at rådmannen vil følge opp flere forhold som er beskrevet i rapporten. Når det gjelder erstatningsbeløpet som kommunen betalte på grunn av feil i anbudsprosessen, er rådmannen enig med revisjonen i at det ikke var korrekt å bruke funksjon 222 skolelokaler. Korrekt bruk av funksjoner innenfor eiendomsforvaltningen, og god oversikt over bruken av funksjonene i kommunen, vil øke muligheten til å foreta gode analyser av eiendomsforvaltningen for ledelsen i virksomhet eiendom. På bakgrunn av den gjennomførte undersøkelsen blir revisjonens anbefaling: 1. Ledelsen i virksomhet eiendom bør gis nødvendig tilgang for å sikre at gjeldende kostraveileder følges i regnskapet innenfor eiendomsforvaltning. Dette for å sikre god intern kontroll. Jessheim, 24. mai 2017 EIENDOMSFORVALTNING Side vi

18 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Med utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon og kontrollutvalgets vedtak2 er det gjennomført en forvaltningsrevisjon av eiendomsforvaltningen med utgangspunkt i analyser av statistikk. Undersøkelsen er gjennomført i perioden oktober 2016 til april Eiendomsforvaltningsutvalgets definisjon av god eiendomsforvaltning God eiendomsforvaltning er å gi brukerne gode og effektive bygg til lavest mulig kostnad. Dette innebærer å skape best mulige rammevilkår for brukernes virksomhet over tid. 1.2 Formål og problemstillinger Formålet med prosjektet er å undersøke nivået på kommunens utgifter til drift og vedlikehold av formålsbyggene. Dersom revisjonen finner at nivået ligger høyere i Lørenskog enn i kommunene i sammenligningsgrunnlaget, vil vi forsøke å forklare dette nærmere. Revisjonen ser i denne rapporten på følgende problemstillinger: 1. Hvordan er eiendomsforvaltningen organisert i Lørenskog kommune? 2. Er kommunens utgifter til eiendomsforvaltning høyere enn sammenligningsgrunnlaget? Hvis ja, hva er mulige forklaringer dette? for kommunene i For å ha et godt utgangspunkt for å vurdere Lørenskog kommunes utgifter til eiendomsforvaltning har revisjonen valgt å sammenligne disse utgiftene med tilsvarende utgifter i Skedsmo og Ullensaker. I tillegg har vi tatt med tallene for kommunegruppe 13, som er kommunegruppen for alle disse tre kommunene. Begrunnelsen for hvorfor vi har valgt å sammenligne Lørenskog med Ullensaker og Skedsmo står det mer om i kapitel to om metode. 1.3 Revisjonskriterier For å besvare problemstillingene formuleres det revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er en samlebetegnelse på de krav, normer og / eller standarder som benyttes som grunnlag for revisjonens vurderinger. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i og utledet fra autoritative kilder innenfor det reviderte området. 2 Vedtak i møte under sak 18/2015 samt vedtak i møte under sak 25/2015. EIENDOMSFORVALTNING Side 1

19 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Det er utledet revisjonskriterier til den andre problemstillingen i kapittel Avgrensinger I denne undersøkelsen har vi som hovedregel valgt å se på tallene for kommunens eiendomsforvaltning for år Tallmaterialet viser enkelte store endringer fra 2015 til Revisjonen har derfor, der det er hensiktsmessig, også tatt med tall fra Oppbygging av rapporten I kapittel to presenteres undersøkelsens metodevalg og gjennomføring. Kapittel tre gir en oversikt over organiseringen av eiendomsforvaltningen med systemer og rutiner. I kapittel fire gjennomgås den første delen av den andre problemstillingen. I starten av kapittel fem er revisjonskriteriene utledet. Ellers skildres den andre delen av den andre problemstillingen i kapittel fem. Til sist vil revisjonens vurdering og konklusjon skildres i kapittel seks. Revisjons samlede vurderinger og anbefalinger er presentert i rapportens sammendrag først i rapporten. Rådmannens høringssvar følger som vedlegg til rapporten og omtales i sammendraget foran i rapporten. Temaplan for eiendomsforvaltningen omtales i rapportens punkt og punkt Temaplanen oversendes kontrollutvalget til orientering sammen med denne rapporten. EIENDOMSFORVALTNING Side 2

20 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS 2 METODE Undersøkelsen er gjennomført i henhold til RSK 001- Standard for forvaltningsrevisjon3 som er fastsatt i styret i Norges Kommunerevisorforbund. Standarden definerer hva som er god revisjonsskikk innen kommunal forvaltningsrevisjon. I arbeidet med dette prosjektet har vi benyttet oss av to forskjellige metoder for innsamling av data: dokumentanalyse og intervjuer. Under følger en gjennomgang av metodene vi har brukt og en vurdering av undersøkelsenes pålitelighet og gyldighet. 2.1 Datainnsamling og datagrunnlag Dokumentanalyse Revisjonen sendte eiendomssjefen i Lørenskog en liste over ønskede dokumenter. Formålet var å få informasjon om eiendomsforvaltningen generelt, samt dokumentasjon på kommunens utgifter til eiendomsforvaltningen. Alle dokumentene revisjonen mottok har blitt systematisk gjennomgått og relevant informasjon for prosjektet er beskrevet i rapporten. Vi har også trukket ut informasjon om kommunale eiendommer i regnskap og statistikk. For å finne statistikk har vi brukt Framsikt og SSB. Det er små forskjeller mellom KOSTRA på kommunenivå og konsernnivå innenfor eiendomsforvaltningen i Lørenskog, Skedsmo og Ullensaker. Vi har brukt KOSTRA på kommunenivå i noen tabeller og beregninger for å være sikre på at det er kommunens egen eiendomsforvaltning som er gjenstand for undersøkelsen. Data fra regnskapet er hentet ut av regnskapsavdelingen i Romerike revisjon i slutten av mars Våre analyser for 2016 baserer seg på avlagt regnskap og de foreløpige KOSTRA-tallene som ble publisert I begynnelsen av april 2017 foretok administrasjonen enkelte korrigeringer i regnskapet, noe det er redegjort for i rapporten. Når den endelige publiseringen av KOSTRA kommer i juni 2017 blir tallene noe endret i forhold til tallene som denne rapporten bygger på for Intervjuer Revisjonen har gjennomført to intervjuer, ett med både eiendomssjefen og boligsjefen, og ett med kun eiendomssjefen. Intervjuene ble gjennomført som delvis strukturerte intervjuer. I forkant av intervjuene ble det utarbeidet intervjuguider med forhåndsdefinerte spørsmål. Under intervjuet ble det skrevet referat som i etterkant ble tilsendt informantene for verifisering. Vi sendte også både eiendomssjef og boligsjef spørsmål på epost og har også stilt spørsmål på telefon. De verifiserte referatene og svarene via epost og telefon har så blitt brukt som datagrunnlag i rapporten. Standarden bygger på internasjonalt anerkjente standarder og prinsipper vedtatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og The Institute of Internal Auditors (IIA). 3 EIENDOMSFORVALTNING Side 3

21 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS 2.2 Sammenligningsgrunnlag Vi har valgt å sammenligne Lørenskog kommune med Skedsmo og Ullensaker kommune. Alle tre kommunene er med i kommunegruppe 13. Årsaken til at vi valgte nettopp Skedsmo og Ullensaker er fordi kommunene har demografiske likhetstrekk, blant annet er alle tre kommunene kommuner i vekst, og er store kommuner med innbyggertall fra ca (Skedsmo 2016). De tre kommunene har også omtrent samme antall kvadratmeter formålsbygg per innbygger (tabell 2) og befinner seg i samme region av landet, Romerike. 2.3 Dataenes pålitelighet og gyldighet Pålitelige data sikres ved å være nøyaktig under datainnsamling og databehandling. Gyldighet betegner dataenes relevans for å besvare problemstillingene som er valgt. Revisjonen mener at dataene som denne rapporten bygger på samlet sett pålitelige og gyldige, og gir et forsvarlig grunnlag for revisjonens vurderinger og anbefalinger. Den gjennomførte dokumentanalysen Gjennom metodetriangulering, det vil si å bruke flere ulike metoder for å besvare de samme spørsmålene, har vi redusert utfordringen det kan være når mottatte dokumenter ikke gir nok informasjon om viktige tema. Dersom inntrykket vi får er lignende ut fra bruk av flere metoder styrkes kvaliteten og gyldigheten i undersøkelsen. Når det gjelder statistikken fra SSB og Framsikt tar revisjonen forbehold om mulige feilkilder i datagrunnlaget. De gjennomførte intervjuene En systematisk innsamling ved bruk av intervjuguide sikrer høy pålitelighet, mens mulighet for å stille oppfølgingsspørsmål underveis i intervju ivaretar høy gyldighet i undersøkelsen. Høy pålitelighet sikres også gjennom at referat fra intervjuene i etterkant har blitt sendt ut til verifisering hos de intervjuede. Alle referatene har blitt returnert med rettelser til revisjonen. Dermed er vi trygge på at informasjonen som har blitt brukt for å besvare problemstillingene er korrekt. Oppfølgingsspørsmål på mail og telefon i etterkant av intervjuene bidrar også til å sikre gyldigheten, da dette ga mulighet for utfyllende/oppklarende informasjon. EIENDOMSFORVALTNING Side 4

22 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS 3 ORGANISERING AV EIENDOMSFORVALTNINGEN Problemstilling 1 Hvordan er eiendomsforvaltningen organisert i Lørenskog kommune? Dette kapitlet gir en oversikt over organiseringen av eiendomsforvaltningen i Lørenskog kommune, både politisk og administrativt. Deretter redegjøres nærmere for virksomheten eiendom som har det administrative ansvaret for eiendomsforvaltningen i kommunen. I tillegg redegjøres kort om boligkontoret som også har en rolle innenfor kommunens eiendomsforvaltning. Kapitlet innleder om plassering av ansvars- og arbeidsoppgaver innenfor eiendomsforvaltning generelt. 3.1 Generelt om plassering av ansvars- og arbeidsoppgaver S Strategisk Taktisk Operativt Koordinert informasjon Innen eiendomsforvaltningen brukes uttrykket «strategisk, taktisk og operativt nivå» for å klargjøre hvor i organisasjonen ulike ansvars- og arbeidsoppgaver knyttet til planlegging, gjennomføring og kontroll er plassert. Illustrasjonen under er hentet fra rapporten «Ord og uttrykk innen Eiendomsforvaltning Fasilitetsstyring» (Mørk, et al. 2008): Kilde: (Mørk, et al. 2008) Strategisk nivå: o Hva skal gjøres? Vedtar mål, strategi, budsjett. Eierrollen Taktisk nivå: o Hvordan skal det gjøres? Følger opp og iverksetter beslutninger tatt på strategisk nivå. Forvalterrollen Operativt nivå: o Hvem skal gjøre det? Utfører drifts- og vedlikeholdsoppgavene. Kommunene har mange typer fast eiendom, både bebygd og ubebygd. Både NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle og andre utredninger og veiledninger peker på at det er de EIENDOMSFORVALTNING Side 5

23 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS folkevalgte som eier eiendomsmassen. Rapporten «Bedre eierskap i kommunene» peker på at kommunestyrets og formannskapets eierrolle må utvikles i samarbeid med administrasjonen (KoBE og FOBE 2007). Som ellers i forvaltningen er avklarte roller og ansvar av betydning også innenfor eiendomsforvaltningen. 3.2 Overordnet organisering i Lørenskog kommune Teknisk sektor har det overordnede ansvaret for forvaltning og drift av kommunale bygg. Helse og omsorg har ansvaret for kommunens forvaltning og drift av utleieboliger. Teknisk sektor rapporterer til teknisk utvalg. Helse og omsorg rapporterer til hovedutvalg for helse og omsorg. Det politiske styringssystemet i Lørenskog kommune er organisert etter en hovedutvalgsmodell med fem hovedutvalg. Hovedutvalgene er faste utvalg opprettet av kommunestyret i medhold av kommuneloven 10 (Lørenskog kommune 1998). Hovedutvalgene er delegert avgjørelsesmyndighet, skal føre tilsyn og forvalte bevilgede midler innenfor sine ansvarsområder i henhold til lov, forskrift og kommunestyrets vedtak (Lørenskog kommune 2012, punkt 2.3). Hovedutvalgene kan videredelegere sin myndighet til rådmannen med mindre annet er særskilt bestemt (Lørenskog kommune 2012, punkt 2.3). I hvilken utstrekning utvalgene har videredelegert myndighet til rådmannen er ikke undersøkt nærmere. Teknisk utvalg er gitt det overordnede ansvaret for forvaltning og drift av kommunale bygg, eiendommer, anlegg og veier slik det framkommer i kommunens delegeringsreglement (Lørenskog kommune 2012, punkt 2.4). Helse- og omsorgsutvalget er delegert myndighet innen sitt ansvarsområde, herunder helse- og omsorgstjenesteloven med forskrifter. Det kommer ikke fram at hovedutvalget er delegert ansvar for kommunens utleieboliger når det gjelder forvaltning, drift og vedlikehold. Kommunestyret har også delegert myndighet til rådmannen. Rådmannen er delegert myndighet til, innen vedtatt budsjett, å utøve aktiv eiendomsforvaltning og omsetning innenfor den til enhver tid gjeldende ramme (Lørenskog kommune 2012, punkt 4, fast eiendom m.m.). Rådmannen er gitt anledning til å videredelegere myndighet (ibid, punkt 4, adgangen til videredelegering). Rådmannen har delegert sin myndighet i enkeltsaker og generelle saker av ikkeprinsipiell betydning til kommunaldirektørene for helse og omsorg, teknisk, kultur og idrett, og oppvekst og utdanning, samt avdelingsdirektører i stabsavdelingene (notat 2017). 3.3 Teknisk sektor Administrativt er eiendomsforvaltningen plassert under fagområde teknisk sektor under ledelse av kommunaldirektør (Lørenskog kommune 2015a, 98-99). EIENDOMSFORVALTNING Side 6

24 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Figur 1 Organisasjonskart teknisk sektor Kilde: Lørenskog kommune 2015a, 73 Denne forvaltningsrevisjonen ser nærmere på kommunens utgifter til eiendomsforvaltning. Gjennomgangen nedenfor avgrenses derfor med utgangspunkt i dette Organisering av virksomhet eiendom Figur 2 Organisasjonskart virksomhet eiendom Kilde: Lørenskog kommune 2015b, 8 EIENDOMSFORVALTNING Side 7

25 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS I teknisk sektor ligger eiendomsforvaltningen som styres av en eiendomssjef og er organisert i tre avdelinger: renhold, park samt drift og vedlikehold. I 2017 er det 117,5 årsverk i eiendomsforvaltningen (intervju eiendomssjef og boligsjef ). Eiendom har fire hovedansvarsområder. For det første skal virksomheten ha ansvar for interne og eksterne leieavtaler, forsikringer, brukeravtaler (eiendomshåndboken), brukerkontakt og sørge for god arealutnyttelse av kommunens formålsbygg og lokaler. Eiendom skal være kommunens grunneierrepresentant der publikum ønsker å kjøpe eller bruke kommunens eiendom, samt være representant i kart- og oppmålingsforretninger (Lørenskog kommune 2015b, 7). For det andre har eiendom ansvar for drift og vedlikehold, for det tredje vedlikehold og skjøtsel av park og utomhusområder, og for det fjerde renhold. Vi vil nå gjøre rede for rutiner og oppgaver for de tre avdelingene drift og vedlikehold, park og renhold Rutiner og oppgaver Drift og vedlikehold Avdelingen drift og vedlikehold har ansvaret for nettopp drift og vedlikehold av eksisterende bygningsmasse i kommunen. Avdelingen har også ansvar for vedlikeholdsplanlegging og tilstandsvurdering av eksisterende bygningsmasse inkludert de tekniske anleggene, i tillegg til blant annet oppfølgning av kommunale avgifter og energioppfølging (ibid). Avdelingen er delt inn i tre distrikter med hver sin drifts- og vedlikeholdsleder. Disse lederne styrer driftsoperatørene i sine distrikt, men også på tvers av distrikt ved behov (Lørenskog kommune 2015b, 29). Lørenskog hadde tidligere en egen håndverkerstab. På et tidspunkt så fant man ut at det var mer hensiktsmessig å leie inn, og slippe å administrere alt selv. Per i dag leier Lørenskog inn via rammeavtale i de forskjellige faggruppene (intervju en eiendomssjef ). I 2015 har fokus vært på å ta i bruk internkontrollverktøyet IK-bygg (mer om dette i punkt 3.3.3). Det ble også igangsatt et arbeid med å etablere en sentralisert driftssentral som skal bidra til å systematisere feilmeldinger fra kommunens bygg og anlegg. Videre satte avdelingen i gang en gjennomgang av rutiner for oppfølging av energiforbruk. Avdelingen har 2015 effektivisert to årsverk gjennom å endre på driftsform og intern organisering (Lørenskog kommune 2015b, 29). Eiendomsforvaltningen ønsker å rette mer oppmerksomhet mot planlegging og utvikling framover. I første omgang jobbes det med å få på plass helhetlig styring og riktig kapasitet. Kompetansebevaring og kompetansehevende tiltak er satt på dagsorden. Det samme gjelder automatisering av bygningsmassen. Det er nylig ansatt en person som hovedsakelig skal jobbe med automatisering. Det er videre behov for å evaluere dagens forvaltningssystem (jf. temaplan4) og videreutvikle rapporteringen. Når dette er på plass, vil arbeidet med vedlikeholdsplanlegging i hele Se Temaplan for eiendomsforvaltningen , 5. Teknisk utvalg tok temaplanen til orientering som sak 105/16 den EIENDOMSFORVALTNING Side 8

26 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS byggets levetid (LCC), prioriteres. LCC5 et av satsningsområdene framover (intervju med eiendomssjef ). Park Den andre avdelingen er park som har ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold av utomhusanlegg, parkanlegg, lekeplasser, badeplasser og frilufts- og naturområder i kommunen (Lørenskog kommune 2015b, 7). Bruken av de grønne områdene er i vekst i Lørenskog, noe som medfører økt behov for vedlikehold og skjøtsel. Forsøpling har de siste årene vært et økende problem, noe som medfører at mer ressurser går til å rydde og å opprettholde ønsket standard. Parkavdelingen har derfor sett seg nødt til å øke vikarbruk på sommersesongen. De som er fast ansatte i avdelingen samarbeider utenom sesongen med drift og vedlikehold for å bidra til så effektive og gode tjenester som mulig (Lørenskog kommune 2015b, 29-30). Renhold Den tredje avdelingen er renhold. Renholdsavdelingen har ansvar for daglig renhold, hovedrenhold og vinduspuss på kommunale bygg, i tillegg til driften av kantina på rådhuset (Lørenskog kommune 2015b, 7). Avdelingen er delt opp i to geografiske distrikter med hver sin renholdsleder. For de 14 største byggene er det ansatt arbeidende arbeidsledere, som utfører noen tilleggsoppgaver men ikke har personalansvar. Tre ambulerende renholdere som primært vikarierer ved korttidsfravær, utfører ved lavt sykefravær vedlikeholdsoppgaver (Lørenskog kommune 2015b, 28). Avdelingen har fokus på kostnadsbesparende teknologi og jobber mot et mest mulig maskinelt renhold, noe som sikrer god kvalitet og holder kostnadene nede. Smussfangede matter, bruk av mer moderne metoder og utstyr, samt økt bruk av maskinelt renhold har ført til en effektivisering i avdelingen med 2,5 årsverk i løpet av 2015 (ibid) Systemer innenfor eiendomsforvaltningen Tilstandskartlegging IK Bygg er et web-basert verktøy som brukes for å kartlegge tilstand på kommunens formålsbygg. Programmet ivaretar norsk standard NS 3424:2012 for tilstandsanalyse av byggverk 6. Denne standarden er lagt til grunn i IK Bygg som er utviklet for å gi bedre eierskap, forvaltning og bruk av Life Cycle Costs (LCC), den engelske betegnelsen for livssykluskostnader Det foreligger en norsk standard NS 3424:2012 for tilstandsanalyse av byggverk (Norsk Standard NS 3424: ) Standarden er ment som et verktøy for å få oversikt over tilstand i forhold til et gitt referansenivå og eventuelle tiltak som kan redusere eller lukke avvik. Standarden beskriver systematikken i en tilstandsanalyse og kan brukes som et hjelpemiddel ved gjennomføring av tilstandsanalyser (ibid, 2). 5 6 EIENDOMSFORVALTNING Side 9

27 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS bygg. Verktøyet er utviklet av Norsk kommunalteknisk Forening (NKF) med støtte fra Direktoratet for byggkvalitet (Dibk) gjennom KOBE-programmet7 for formålsbygg. I følge Lørenskog kommunes årsrapport fra 2015 har IK-bygg blitt implementert i eiendomsforvaltningen i løpet av 2015 og vil i 2016 bli tatt i bruk på flere nivåer (Lørenskog kommune 2015a, 79). I implementeringsfasen av systemet ble tilstandskartleggingen i første omgang utført av driftsoperatøren ved bygget. Når registrering og rutiner for dette fungerer skal forvalteren/driftslederen i tillegg til brukerne av byggene inn i systemet (Lørenskog kommune 2015b, 19). I intervju med eiendomssjefen opplyses det om at kommunen har registrert alle bygg som eiendom har ansvar for, inn i IK-bygg. Kommunen har også kommet i gang med IK-brann. Når det gjelder å implementere brukerne i IK-bygg8, er det nylig bestemt at brukerne av kommunale kulturbygg først skal få tilgang til programmet, deretter vil rektorene få tilgang og til sist brukerne av resterende kommunale bygg. Eiendomssjefen opplyser videre at det nylig ble besluttet at boligkontoret også skal ta i bruk IK-bygg for Lørenskogs kommunale boliger. Oppbygging av regnskapet Eiendomssjefen utarbeider en årlig brukerveiledning for KOSTRA i eiendomsvirksomheten. Dette er en oversikt som er ment å sikre at regnskapet blir bokført i henhold til KOSTRA. Inndelingen som brukes er: Art (konto) art rapporteres til KOSTRA Ansvar Tjeneste funksjon rapporteres til KOSTRA Objekt Aktivitet MVA Korrekt bruk av artsbegrepet vil for eksempel sikre at driftsposter og vedlikeholdsposter holdes atskilt og framkommer korrekt i statistikk i KOSTRA. Ansvarsbegrepet er fordelt på fire områder (forvaltning; drift og vedlikehold; renhold; park). Overordnet ansvar for budsjett og regnskap (at vedtatte rammer overholdes) er tillagt ansvarlig for hvert av disse områdene. Ansvarsområde 2, 3 og 4 omfatter kommunens 75 bygninger. Tjenestebegrepet skal sikre at utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold bokføres på korrekt funksjon i KOSTRA. Objektbegrepet er en kode som viser hvilket bygg en utgift gjelder. I tillegg registreres regnskapsbilag også på et aktivitetsbegrep for å gjøre det mulig å ta ut rapporter som viser hvordan utgiftene til forvaltning, drift og vedlikehold fordeler seg. KoBE-programmet ble gjennomført som et kompetanseprogram for eiendomsforvaltning i kommuner og fylkeskommuner i perioden da det ble nedlagt og eiendomsforvaltning ble fra samme tidspunkt et fagområde i Direktoratet for Byggkvalitet. 8 «Mitt bygg»/driftsmeldinger er en modul i FDV-bygg som sammen med IK Bygg består av flere moduler. 7 EIENDOMSFORVALTNING Side 10

28 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS MVAbegrepet skal sikre korrekt håndtering av merverdiavgiftsordningene (Lørenskog kommune 2017a). 3.4 Helse og omsorg Administrativt er drift og vedlikehold av boligene organisert under sektor helse og omsorg. Figur 3 Organisasjonskart helse og omsorg Kilde: Lørenskog kommune 2015a, Organisering av avdeling boligkontoret Boligkontoret inngår i virksomheten bolig, rus og psykisk helse som en av fire avdelinger. De andre avdelingene i virksomheten er avdeling rus og psykisk helse, samlokaliserte boliger og Mai-senteret (Lørenskog kommune 2015a, 55). Virksomheten bolig, rus og psykisk helse er en av åtte virksomheter i Helse- og omsorgssektoren i Lørenskog (Lørenskog kommune 2016c, 98). Drift og vedlikehold av Lørenskogs kommunale boliger er i utgangspunktet organisert under boligkontoret. I tillegg til drift og vedlikehold har boligkontoret ansvar for forvaltning av de boligsosiale virkemidlene, samt boligrelatert veiledning og oppfølging av leietagere (Lørenskog kommune 2013, 37). EIENDOMSFORVALTNING Side 11

29 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Figur 4 Organisasjonskart boligkontoret Kilde: Lørenskog kommune 2016a Boligsjefen opplyser i epost til revisjonen at det er 5,6 årsverk ansatt på boligkontoret. Det er et årsverk (av 5,6 årsverk) til drift og vedlikehold av kommunale boliger (Lørenskog kommune 2016f). I oktober 2012 hadde Lørenskog 454 boenheter (Lørenskog kommune 2013, 30). Fire år senere har kommunen økt antall boenheter til 511 (Lørenskog kommune 2016b). Boligmassen fordeler seg på følgende måte: Tabell 1 Utleieboliger Boligtyper Antall kommunale boliger Omsorgsboliger 124 Kommunale gjennomgangsboliger 318 Rusavhengige 11 Personer med psykiske lidelser 24 Flyktninger 34 Mindreårige enslige flyktninger 2 eneboliger a 4 personer Kilde: Lørenskog kommune 2016b Lørenskog kommune benytter ulike virkemidler i sitt arbeid, blant annet metoden housing first og programmet Boso. Boligsjefen er av den oppfatning at det fungerer ganske godt å bruke disse to verktøyene, og de benyttes i stadig større grad. EIENDOMSFORVALTNING Side 12

30 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS I 2013 ble det gjennomført en grundig kartlegging av kommunale boliger i Lørenskog, og det ble registrert et vedlikeholdsbehov på i overkant av 10 millioner kroner for 454 kartlagte boliger (tilstandsvurdering boliger 2013). Boligkontoret har strategiske mål og planer i boligplaner og helseog omsorgsplaner og viser også til kommuneplanen (Lørenskog kommune 2016f). Boligkontoret har ingen plan for vedlikehold på samme måte som eiendom. Boligkontoret har et årsbudsjett. Mange avgjørelser som gjelder boligene, må tas ad-hoc. Det kan for eksempel være slik at budsjettmidler må benyttes til å reparere inventar som har blitt ødelagt. Boligkontoret har (våren 2017) påbegynt arbeidet med en vedlikeholdsplan, men presiserer at ikke alt kan planlegges fordi mye må utbedres etter hvert som feil og ødeleggelser oppstår. 3.5 Grensesnitt mellom eiendom og boligkontoret Når det gjelder drift og vedlikehold av de kommunale boligene har eiendom ansvar for utvendig vedlikehold av boligene mens boligkontoret har ansvar for det innvendige. Denne fordelingen gjelder for kommunalt eide bygninger, og fordelingen omfatter ikke leiligheter i borettslag, sameier og lignende der boligkontoret har ansvar for drift og vedlikehold både ute og inne. Boligsjef og eiendomssjef oppgir i intervju at denne ansvarsfordelingen fungerer godt. Dersom det er usikkerhet rundt hvem som har ansvar ved eksempelvis bytte av dører og vinduer, diskuterer man seg fram til en god løsning (intervju med eiendomssjef og boligsjef ). I kapittel 5 om utgifter til eiendomsforvaltningen kommer vi noe tilbake til utleieboligene under det som skrives om funksjon 261 og vedlikehold. EIENDOMSFORVALTNING Side 13

31 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS 4 UTGIFTER TIL EIENDOMSFORVALTNING I dette kapitlet vil revisjonen undersøke om Lørenskog bruker mer penger på eiendomsforvaltning enn kommunene i sammenligningsgrunnlaget. Her vil analyser fra KOSTRA være en viktig kilde til informasjon. Dersom det kan se ut som at det er tilfelle at Lørenskog har høyere utgifter vil vi systematisk gjennomgå en del mulige årsaker til dette i kapittel 5. Problemstilling 2a) Er kommunens utgifter til eiendomsforvaltning høyere enn for kommunene i sammenligningsgrunnlaget? 4.1 Høyere utgifter i Lørenskog? Spørsmålet om utgiftene til eiendomsforvaltning er høyere i Lørenskog enn for kommunene i sammenligningsgrunnlaget, besvares i dette kapitlet. Problemstillingen er deskriptiv, og det er derfor ikke utledet revisjonskriterier til problemstilling 2a) Nettverk for økt kvalitet på KOSTRA-rapportering Virksomhet eiendom i Lørenskog er deltagere i et nettverk i regi av Norsk kommunalteknisk forening, sammen med syv andre kommuner (Asker, Skedsmo, Moss, Nittedal, Ringerike, Sarpsborg, Sørum og Rælingen). Hensikten med nettverket er å bedre kvaliteten på KOSTRAtallene gjennom et samarbeid som skal sikre at de ulike kommunene «legger til grunn samme definisjonene ved regnskapsføringen for eiendomsfunksjonene, høyner kvaliteten på tjenestedataene som rapporteres og legge til rette for økt bruk av KOSTRA nøkkeltall som grunnlag for prioritering, styring og beslutninger, samt rapportering av relevant informasjon til folkevalgte» (Lørenskog kommune 2015b, 3). I forbindelse med samarbeidet har Lørenskog kommune utarbeidet en tjenesteanalyse der de sammenligner seg med de andre kommunene i nettverket gjennom et sett felles indikatorer. Indikatorene er delt inn i fem hovedkategorier: prioritering, dekningsgrad, produktivitet, investering og kvalitet. EIENDOMSFORVALTNING Side 14

32 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Tabell 2 Utvalgte indikatorer i KOSTRA for Lørenskog kommune (2015) Kilde: Lørenskog kommune 2015 [Tjenesteanalyse 2015]. Som vi ser av tabellen fra kommunens tjenesteanalyse ligger Lørenskog høyest av kommunene i nettverket når det gjelder netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger. Vi ser også at Lørenskog har høyest antall kvadratmeter areal formålsbygg per innbygger. Når det gjelder indikatorene for produktivitet ligger Lørenskog rundt snittet eller under for alle bortsett fra utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvm (BTA). Her ligger de noe over snittet men har likevel ikke høyest verdi i nettverket9. Det er også verdt å påpeke at Lørenskog ligger under snittet når vi ser på korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvm (BTA). 9 Høyeste verdi i nettverket er det Nittedal kommune som har. EIENDOMSFORVALTNING Side 15

33 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Vi vil nå se nærmere KOSTRA-tallene for Lørenskog og kommunene revisjonen har valgt som sammenligningsgrunnlag i denne rapporten, og se om samme bilde avtegner seg her som i tabellen over Kostratall overordnet nivå Under ser vi de samme indikatorene som vist i tabell 1, men for Skedsmo, Ullensaker og kommunegruppe 13 (sammenligningsgrunnlaget), i tillegg til Lørenskog. Her ser vi at Lørenskog ligger høyere enn sammenligningsgrunnlaget både når det gjelder netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger og når det gjelder korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning. Indikatoren utgifter til vedlikeholdsaktiviteter stikker seg ut som særlig høye i sammenligningen. Samlet areal på formålsbyggene per innbygger er ganske likt for de tre kommunene, noe lavere for kommunegruppe 13. EIENDOMSFORVALTNING Side 16

34 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Tabell 3 Utgifter til eiendomsforvaltning 2015 revisjonens sammenligningsgrunnlag Lørenskog Skedsmo Ullensaker K.gruppe 13 Prioritet Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger ,50 % 10,70 % 10,80 % 8,60 % 5 4,8 5 4, Utgifter til driftsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning, i prosent av samlede netto driftsutgifter Dekningsgrad Samlet areal på formålsbyggene i kvadratmeter per innbygger Produktivitet Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter. Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal forvaltning av eiendommer per kvadratmeter Energikostnader for kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Renholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Investering Brutto investeringsutgifter (i 1000 kr) Avskrivninger (i 1000 kr) Kilde: Framsikt 2017 Videre, når det gjelder utgifter til driftsaktiviteter ser vi at Lørenskog ligger lavest av alle, også under snittet for kommunegruppe 13. Når det gjelder energikostnader ligger Lørenskog lavest, og kommunen kommer også lavt ut på utgifter til renhold. Så langt viser undersøkelsen at indikatoren netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger er høyere i Lørenskog enn i Ullensaker, Skedsmo og gjennomsnittet i kommunegruppe 13. Det samme gjelder indikatoren korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter. Indikatoren utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter er også høyere i Lørenskog enn i sammenligningsgrunnlaget. Vedlikehold kommer vi nærmere tilbake til i kapittel 5, punkt EIENDOMSFORVALTNING Side 17

35 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Funksjoner i eiendomsforvaltningen Ovenfor har vi sett på utgiftene til eiendomsforvaltningen samlet for hele kommunen. Fordelen med en slik sammenligning er at feil i regnskapet og ulik tolkning av kostraveilederen kan forventes å gi mindre utslag i statistikken i KOSTRA enn om det er feilføringer mellom de forskjellige funksjonene i eiendomsforvaltningen. Funksjonene benevnes gjerne byggfunksjoner fordi de gir informasjon om hvor mye som går med til forvaltning, drift og vedlikehold av lokalene for de utvalgte formålsbyggene. I tabellene nedenfor skal vi likevel nyansere hovedbildet ved å gå nærmere inn på noen nøkkeltall og indikatorer for eiendomsforvaltningen. Underveis i gjennomgangen peker revisjonen på enkelte forhold som kommunen kan velge å undersøke nærmere. Tabell 4 Funksjon 121: forvaltningsutgifter og forsikring År 2015 Netto driftsutgifter til kommunal forvaltning av eiendommer, kr per innbygger Korrigerte brutto driftsutgifter, kr per m2 Lørenskog Skedsmo Ullensaker K.gruppe For funksjon 121 forvaltningsutgifter eiendomsforvaltning ligger Lørenskog kommune rundt snittet for kommunegruppe 13. Det er Ullensaker kommune som har de høyeste utgiftene her. Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen i KOSTRA gir informasjon om hvor mye kommunen bruker til forvaltning av eiendomsforvaltningen. Vår gjennomgang viser at det er lønn til eiendomsledelse og administrasjon av eiendomsforvaltningen og forsikringer av byggene som føres på funksjonen. Undersøkelsen viser at forsikringer av formålsbyggene føres her, og nesten alle utleieboligene. Unntaket som kommunen kan se på gjelder forsikring eneboliger opplyser eiendomssjefen. Revisjonen mener beløpene ikke er vesentlige. EIENDOMSFORVALTNING Side 18

36 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Tabell 5 Funksjon 130: administrasjonslokaler År 2015 Lørenskog Skedsmo Ullensaker Kostragr Utgifter til driftsaktiviteter, kr per m Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, kr per m Korrigerte brutto driftsutgifter, kr per m Areal m2 per innbygger 0,4 0,4 0,3 0, Energikostnader, kr per m2 Renhold, kr per m2 Samlet areal (BTA) Avskrivninger (i kr) Brutto investeringsutgifter per innbygger 243 Funksjon 130 administrasjonslokaler skal vise utgifter til drift og vedlikehold av lokaler som benyttes til oppgaver under funksjonene 100, 110, 120 og 121. Utgifter til fellesbygg skal fordeles, for eksempel må byggesakskontorets andel av utgiftene til kontorlokalene i rådhuset knyttes til den aktuelle funksjonen for dette (302) (kostraveileder). Revisjonens undersøkelse viser at dette blir gjort i Lørenskog, se punkt Det er ikke undersøkt hvordan dette er i Skedsmo eller Ullensaker. Undersøkelsen viser også at kommunen fordeler andeler av kommunens bygningsdrift på selvkostområdene. Dette er tekniske føringer som ikke påvirker funksjon 130 i KOSTRA etter det revisjonen kan se. Tabell 6 Funksjon 221: førskolelokaler og skyss ÅR 2015 Energikostnader, kr per m2 Lørenskog Skedsmo Ullensaker Kostragr Renhold, kr per m Utgifter til driftsaktiviteter, kr per m Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, kr per m Korrigerte brutto driftsutgifter, kr per m Areal m2 per barn i kommunale barnehager 10,8 11,8 11,6 11, Avskrivninger, kr per m Brutto investeringsutgifter per innbygger Samlet areal (BTA) Totalt antall barn i kom. barnehager EIENDOMSFORVALTNING 331 Side 19

37 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Tabell 7 Funksjon 222: skolelokaler År 2015 Lørenskog Energikostnader, kr per m2 Skedsmo Ullensaker Kostragr Renhold, kr per m Utgifter til driftsaktiviteter, kr per m Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, kr per m Korr. brutto driftsutgifter, kr per m Areal i m2 per elev i kommunal grunnskole 14,7 19,2 19,1 17, Antall elever per kommunal grunnskole Avskrivninger, kr per m Samlet areal (BTA) Brutto investeringsutgifter per innbygger På funksjon 222 for skolelokaler ligger Lørenskog over sammenligningsgrunnlaget på flere indikatorer. Vi ser også at kommunen for tiden har relativt sett stor investeringsaktivitet innenfor skole. Når det gjelder renhold blir tallet for Lørenskog høyere fordi KOSTRA ikke sier noe om for eksempel hvor frekvent renholdet er. I tabellen over ser vi bare den bygningsmessige delen. Lørenskog gjør rent skolene hver dag, og om man ser på andel renholdt areal ligger Lørenskog under Skedsmo og litt over kommunegruppe 13 i 2015, og lavest av disse i 2016 (intervju eiendomssjef ). Tabell 8 Funksjon 261: institusjonslokaler År 2015 Energikostnader, kr per m2 Lørenskog Skedsmo Ullensaker K.gruppe Renhold, kr per m Utgifter til driftsaktiviteter, kr per m Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, kr per m Korrigerte brutto driftsutgifter, kr per m Areal m2 per kommunal sykehjemsplass Samlet areal (BTA) Totalt antall kommunale sykehjemsplasser Avskrivninger (i kr) Brutto investeringsutgifter per innbygger 804 Funksjon 261 omfatter institusjoner der beboerne/pasientene betaler vederlag etter bestemmelser om dette, mens funksjon 265 omfatter botilbud og boliger der beboerne betaler husleie (uavhengig EIENDOMSFORVALTNING Side 20

38 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS av om leieboer mottar mye hjelp (veiledningen til regnskapsrapporteringen). Dette følger av bestemmelser i helse- og omsorgstjenestelovgivningen. Det skilles derfor tilsvarende mellom disse to funksjonene også i KOSTRA. Dette gjelder både utgifter til drift og vedlikehold av lokalene og innrapportering av lokaler under funksjon 261. Eiendom har ansvar for det utvendige vedlikeholdet av botilbud der det betales husleie (se punkt 3.5 ovenfor). Eiendom bruker funksjon 261 (26100 botilbud i institusjon både til institusjoner der vederlagsbestemmelsene gjelder (for eksempel Lørenskog sykehjem) og botilbud der det betales husleie (for eksempel Bårliskogen omsorgsboliger) (Lørenskog kommune 2017a). Revisjonens funn viser at drift og utvendig vedlikehold av botilbudene og arealene for disse, innrapporteres feilaktig på funksjon 261. Under forutsetning av at Skedsmo og Ullensaker gjør dette korrekt, bidrar dette til et unøyaktig sammenligningsgrunnlag av både utgifter og arealer for funksjon 261 for Lørenskog kommune. Eiendomssjefen peker på at det i noen grad også utføres innvendig vedlikehold av boligene (for eksempel Bårliskogen omsorgsboliger). Eiendomssjefen er enig med revisjonen (telefon ) i at det kan være grunnlag for å undersøke10 dette nærmere. Lørenskog kommune har innrapportert 219 kommunale sykehjemsplasser i 2015, Skedsmo 309 og Ullensaker 173. Arealet per plass blir høyest i Lørenskog slik innrapporteringen er gjort både i 2015 og Tabell 9 Funksjon 381: kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg År 2015 Lørenskog Skedsmo Ullensaker Kostragr. 13 Energikostnader, i kr Renhold, i kr Utgifter til driftsaktiviteter, i kr Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, i kr Korrigerte brutto driftsutgifter, kr per m ,6 0,5 0,6 0, Areal m2 per innbygger Samlet areal (BTA idrettsbygg) Avskrivninger (i kr) Brutto investeringsutgifter per innbygger 495 For funksjon 381 kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg er ikke tallene til Lørenskog høyere enn for sammenligningsgrunnlaget. Her er det Skedsmo kommunes tall som gjennomgående er høyest. 10 Rådmannen vil følge opp og undersøke dette punktet nærmere (e-post ). EIENDOMSFORVALTNING Side 21

39 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Tabell 10 Funksjon 386: kommunale kulturbygg År 2015 Energikostnader, kr per m2 Lørenskog Skedsmo Ullensaker Kostragr Renhold, kr per m Utgifter til driftsaktiviteter, kr per m Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, kr per m ,6 0,5 0,3 0, , Korrigerte brutto driftsutgifter, kr per m2 Areal m2 per innbygger Samlet areal (BTA) Avskrivninger, kr per m2 Brutto investeringsutgifter per innbygger 270 Når det gjelder kommunale kulturbygg kommer Lørenskog kommune høyt ut både når det gjelder driftsaktiviteter, herunder energi, vedlikehold, korrigerte brutto driftsutgifter og avskrivninger. En mulig årsak til at disse utgiftene ligger over sammenligningsgrunnlaget kan være at det er stor aktivitet i Lørenskog hus. Bygget er kun stengt fire timer i døgnet. Dersom kulturhus i de andre kommunene brukes mindre kan driftsutgifter også forventes å være lavere for disse kommunene (intervju eiendomssjef ). I kapittel 5 undersøker revisjonen om det er mulig å peke på elementer som kan forklare om det virkelig er slik at utgiftene til eiendomsforvaltningen i Lørenskog kommune er høyere enn revisjonens sammenligningsgrunnlag, noe undersøkelsen så langt tyder på. EIENDOMSFORVALTNING Side 22

40 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS 5 HVA KAN FORKLARE LØRENSKOGS EIENDOMSFORVALTNING? NIVÅ PÅ I foregående kapittel utreder revisjonen om Lørenskog bruker mer penger på eiendomsforvaltning enn kommunene i sammenligningsgrunnlaget: Problemstilling 2a) Er kommunens utgifter til eiendomsforvaltning høyere enn for kommunene i sammenligningsgrunnlaget? Gjennom å sjekke ut om viktige krav til rapportering følges vil vi peke på mulige forklaringer for flere indikatorer, totalt og på funksjonsnivå i dette kapitlet: Problemstilling 2b) Hvis ja, hva er mulige forklaringer på dette? 5.1 Revisjonskriterier I denne undersøkelsen utledes revisjonskriteriene med utgangspunkt i bestemmelser i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml.). I lovens formål slås fast at loven skal legge forholdene til rette for «en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale [ ] fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap og med sikte på en bærekraftig utvikling. I lovens bestemmelser om årsbudsjettets innhold framkommer at dette er «en bindende plan for kommunens [ ] midler og anvendelsen av disse i budsjettåret», og videre at årsbudsjettet «skal være realistisk» (koml. 46). Kommunene plikter å rapportere om ressursbruk og tjenesteyting til bruk i nasjonale informasjonssystemer (koml. 49). Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner (forskrift 15. desember 2000 nr. 1425) regulerer dette nærmere (forskrift om kommunal rapportering). Kommunene plikter å rapportere på funksjon, art og kontoklasse. Nedenfor gjengis enkelte definisjoner: Funksjoner gir uttrykk for hvilke ressurser i form av grupper av aktiviteter/tjenester kommuner og fylkeskommuner bruker for å ivareta bestemte behov hos innbyggerne [ ] Utgiftsarter er anskaffelser av produksjonsfaktorer som medfører betalingsforpliktelser, samt pengeoverføringer fra kommunen/fylkeskommunen uten motytelse [ ] Forskrift om kommunal rapportering 3 EIENDOMSFORVALTNING Side 23

41 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Videre framkommer i 4 at funksjoner skal belastes med avskrivninger og i 5 slås prinsippet om at anskaffelse og anvendelse av midler som vedrører flere funksjoner skal fordeles på de berørte funksjoner. Fordelingsprinsippet gjelder også for avskrivninger ( 5, jf. 4). I tillegg plikter kommunene å rapportere tjenestedata ( 7). Kommunaldepartementet utgir en hovedveileder med retningslinjer for inndeling i funksjoner og arter som skal følges påfølgende regnskapsår. Kommunen kan innrette den interne regnskapsføringen etter hovedveilederen. I denne revisjonen er det veilederen for 2015/2016 som legges til grunn (KMD 2014). Det stilles en rekke krav til kommunene i forbindelse med dette. Blant annet gjelder dette fordeling av utgifter og inntekter. Sentrale funksjoner i tilknytning til denne revisjonen er funksjon: 121 Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen, herunder forsikring av alle bygg 130 Administrasjonslokaler (lokaler under funksjonene 100, 110, 120 og 121) 221 Førskolelokaler og skyss 222 Skolelokaler 261 Institusjonslokaler 381 Kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg 386 Kommunale kulturbygg Det bør foreligge et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen (NOU 2004:22, 107) og vedlikeholdsplanleggingen bør ha et langsiktig perspektiv (livsløpsperspektiv) (NS 3454). Kommunen skal også sikre tilstrekkelig intern kontroll (kommuneloven 23 nr. 2). Et element i dette er å sikre etterlevelse av sentrale bestemmelser. Eiendom har utarbeidet en egen kostraveiledning til bruk i virksomheten. Generelt står det: Lørenskog kommune fører alle utgifter og inntekter ihht. KOSTRA. Dette medfører krav til nøyaktighet for de som skal kontere, attestere og anvise regninger (eiendoms veileder, 8). Ansvarsbegrepet viser hvem som har ansvaret for de ulike områdene og følger organiseringen i Lørenskog kommune. Denne dimensjonen viser hvem som har budsjett- og resultatansvar (kostraveileder for eiendomsvirksomheten, 5). På denne bakgrunn utledes følgende revisjonskriterier: EIENDOMSFORVALTNING Side 24

42 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Problemstilling 2b) Hvis ja, hva er mulige forklaringer til dette? Revisjonskriterier Regnskapsdata bør tilfredsstille krav til rapportering o korrekt funksjon, herunder budsjettansvar Vedlikehold bør o foregå planmessig o tilfredsstille krav til rapportering av regnskapsdata Avskrivninger bør føres på korrekt funksjon Tilfredsstillende intern kontroll o samsvar mellom innrapportert areal og funksjon i regnskapet 5.2 Funn Indikatorene netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger og korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter er høyere i Lørenskog enn for sammenligningsgrunnlaget. Det samme gjelder indikatoren utgifter til vedlikeholdsaktiviteter som også er høyere i Lørenskog enn for sammenligningsgrunnlaget. Vi vil nå først se nærmere på indikatorer for netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger, korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter, og utgifter til driftsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter. Deretter kommer vi nærmere inn på vedlikehold, avskrivninger og intern kontroll Netto driftsutgifter Innledningsvis undersøkes om Lørenskog har vesentlig høyere inntekter enn sammenligningsgrunnlaget, eller om det er utgiftsnivået som er høyere. Revisjonens gjennomgang av brutto utgifter og brutto inntekter både i Lørenskog og for sammenligningsgrunnlaget viser at brutto driftsutgifter er noe høyere, mens brutto driftsinntekter ligger på samme nivå i Lørenskog, Skedsmo og Ullensaker, målt per innbygger. EIENDOMSFORVALTNING Side 25

43 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Tabell 11 Brutto utgifter og inntekter - eiendomsforvaltning 2015 (per innbygger, mill kr) Lørenskog Skedsmo Brutto driftsutgift/innbygger Ullensaker Nettodriftsinntekt/innbygger Kilde: SSB 2015 Det neste vi undersøker er om det er enkelte bestanddeler i indikatoren netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning pr innbygger som har stor påvirkning. Vi har identifisert husleie, avskrivninger og vedlikehold. Disse utgiftsartene er med i indikatoren netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning pr innbygger, men husleie, avskrivninger og vedlikehold er ikke med når vi ser på indikatoren utgifter til driftsaktiviteter i kroner per kvadratmeter (se tabell 2 foran). Tabellen under viser hvor mye utgifter til husleie, avskrivninger og vedlikehold påvirker indikatoren netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger. n sammenligning med utgangspunkt i indikatoren netto driftsutgifter til eiendomsforvaltning Tabell 12 Netto driftsutgifter til eiendomsforvaltning per innbygger En sammenligning med utgangspunkt i indikatoren netto driftsutgifter til eiendomsforvaltning Lørenskog Indikatorer og beregninger Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger Herav husleie per innbygger Herav avskrivninger per innbygger Herav vedlikehold per innbygger Indikator fratrukket husleie, avskrivninger og vedlikehold 2015 Skedsmo Ullensaker Kilde: SSB Tallene for 2015 er også justert i publiseringen per mars EIENDOMSFORVALTNING Side 26

44 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS 2015 Revisjonens funn viser at husleie, avskrivninger og vedlikehold forklarer hvorfor Lørenskog kommune ligger høyere på netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger i 2015 enn Skedsmo og Ullensaker. Husleie gjelder blant annet tre av fire bygg som kommunen leier av Lørenskog kommunale pensjonskasse. Pensjonskassen eier11 Finstad bolig- og servicesenter (husleie på funksjon 261), Fjellhamarhallen og Lørenskog ishall (husleie på funksjon 381). Leiekontraktene er «barehouse» kontrakter hvor leietaker dekker alle kostnader (Årsrapport 2016 pensjonskassen). Pensjonskassens leieavtaler for de tre byggene utgjør om lag 14 millioner kroner inklusive merverdiavgift. Per innbygger utgjør dette 304 kroner av 465 kroner per innbygger (eksklusive merverdiavgift). Dette betyr husleie til andre enn pensjonskassen på ca 5,8 millioner (eksklusive merverdiavgift). Kostnader til forvaltning, drift og vedlikehold ligger på 673 kroner per kvadratmeter i Lørenskog i Tilsvarende tall for Skedsmo (669) og Ullensaker (661) ligger på samme nivå i Revisjonen mener dette viser at Lørenskog ikke bruker mer til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) enn Skedsmo og Ullensaker. Alle disse tre kommunene ligger noe over kommunegruppe 13 (625) (foreløpig rapportering til KOSTRA12) Det justerte tallet som revisjonen har kommet fram til, viser en økning for indikatoren netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger etter fradrag av husleie, avskrivninger og vedlikehold på kroner per innbygger fra 2015 til 2016, Økningen er langt høyere i Lørenskog enn i Skedsmo og Ullensaker. Det er grunn til å anta at det er andre årsaker enn lønnsog prisvekst som gjør seg gjeldende. Beløpsmessig dreier deg seg om en økning på omtrent 34 millioner kroner fra 2015 til 2016 i Lørenskog. Nedenfor redegjøres for forhold som kan forklare denne økningen. Revisjonens funn viser at det på flere av byggfunksjonene er bokført utgifter og inntekter som ligger utenfor eiendomssjefens ansvarsområder. Dette gjelder først og fremst ansvar innenfor grunnskole på funksjon 222 og ansvar og innenfor funksjon 381. I tillegg fordeles ansvar prosjekt på flere byggfunksjoner. Sist men ikke minst kan det nevnes at kommunen betalte en erstatning for feil i en anbudsprosess i Byggfunksjon 222 øker med 21,2 millioner kroner fra 2015 til 2016 som en direkte følge av dette. Nærmere om noen av disse føringene nedenfor. Pensjonskassen eier også Lørenskog Brannstasjon (årsrapport 2016 pensjonskassen). Da brann ikke inngår i en egen byggfunksjon, inngår denne leien ikke i nøkkeltallene i denne beregningen. 12 Lørenskog kommune har foretatt korrigeringer i regnskap 2016 som påvirker byggfunksjoner i KOSTRA. Driftskostnader på ca. 3 millioner kroner er flyttet fra funksjon 221 og 222 til funksjon 120 (ansvar 81000). Driftskostnader på ca. 3,6 millioner kroner er flyttet fra funksjon 386 til funksjon 381 (ansvar 75100). Det er også foretatt en korrigering knyttet til en feilføring av pensjonsutgifter (e-post ). 13 Se tabell = 846, dvs. en økning fra 2015 til 2016 på 846 kroner per innbygger. 11 EIENDOMSFORVALTNING Side 27

45 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Funksjon erstatning for feil i anbudsprosess Det er regnskapsføring av kommunens inndekking av erstatning etter feil i anbudsprosessen i forbindelse med en offentlig anskaffelse på Luhr skole, sak 165/16 i kommunestyret som alene øker utgiftene på funksjon 222 skolelokaler med i overkant av 21 millioner kroner i Denne utgiftsposten vil være en engangsutgift som kommunen bør være særskilt oppmerksom på fordi den får stort utslag på indikatoren netto driftsutgifter til eiendomsforvaltning per innbygger. Regnskapsreglene er tydelige på at denne typen erstatninger hører hjemme i driftsregnskapet. Revisjonen mener det er brukt feil funksjon og at korrekt funksjon ville vært funksjon 180 fellesutgifter. Fylkesmannen er enig i denne vurderingen fordi funksjon 222 ikke vil gi et riktig bilde av de faktiske driftsutgiftene. «Føres utbetalingen på funksjon 222 Skolelokaler vil den fiktivt blåse opp funksjonen, da utgiften ikke vil være reell» (e-post ). Kommunen vil være spesielt oppmerksom på denne engangsutgiften ved senere sammenligninger. Rådmannen opplyser at dette ikke vil bli rettet siden regnskap 2016 er avsluttet (e-post ). Funksjon andre forhold Utgifter som ellers er bokført på funksjon 222, og på ansvar som tilhører skolene i kommunen kan være feilføringer. Det er mulig at deler av disse utgiftene hører hjemme under tjenesteytingen, og i den grad dette er tilfelle bidrar disse utgiftene til å drive opp kommunens utgifter til driftsaktivteter i den kommunale eiendomsforvaltningen uten at dette er korrekt (omtrent 2,6 millioner kroner i 2016 og 1,4 millioner kroner i 2015). Utgiftene som andre enn eiendomsforvaltningen har ansvar for, kan også være korrekt plassert på byggfunksjon 222. Et eksempel kan være Fjellhamar skole som betaler lønn for tilsyn. I den utstrekning tilsynet er knyttet til skolelokalene mener revisjonen dette kan være i samsvar med veiledningen til regnskapsrapporteringen (KOSTRA). Dersom tilsynet knytter seg til utleie på kveldstid og inngår i skolens virksomhet, er dette mer usikkert. Det samme gjelder trolig utgifter til vakthold (ansvar grunnskole, funksjon 222, konto 11854). Rådmannen gir uttrykk for at vektertjenester til låsing av skolelokaler og tilsynsvakt av skolebygninger er korrekt henført til byggfunksjon 222 (e-post ). Økningen fra 2015 til 2016 forklares med ekstern husleie for nye innleide skolepaviljoner ved Solheim skole fra høsten Leiekostnaden for paviljongene utgjorde 1,2 millioner kroner i 2016 og innebærer en aktivitetsøkning opplyser rådmannen. «Det har i mange år vært en praksis i Lørenskog kommune at budsjettmidler for leide paviljoner og lokaler er lagt til sektoren som har ansvar for tjenestetilbudet. Sektoren, og herunder selve virksomheten som f.eks. grunnskole, får tilført budsjettmidlene og følger opp leiekostnadene knyttet til lokalene» (e-post ). Funksjon 381 andre forhold Når det gjelder idrettsbygg viser regnskapet at ansvar folkebad og idrettsanlegg føres på funksjon 381. Revisjonen mener kommunen bør undersøke om disse utgiftene helt eller delvis (netto 7 millioner kroner i 2016) egentlig hører hjemme på tjenestefunksjon 380 idrett, og ikke på byggfunksjon 381. Rådmannen vil se nærmere på hva som hører hjemme på 380 og 381 (e-post ). EIENDOMSFORVALTNING Side 28

46 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Flere funksjoner - ansvar Prosjekt Dette ansvaret fordeles på flere funksjoner og kommenteres derfor for seg. Ansvar belaster regnskap 2015 med 0,6 millioner kroner og regnskap 2016 med 3,1 millioner kroner (en økning fra 2015 til 2016 på 2,6 millioner kroner) på funksjon 130, 221, 222 og 381. Totalt er ansvar fordelt på noen andre funksjoner i tillegg; totalt 2,6 millioner kroner i 2015 og 5 millioner kroner i KRS nr. 414 om avgrensningen mellom drifts- og investeringsregnskapet punkt 3.1 nr. 7 har slik ordlyd: Utgifter til prosjektering av en konkret investering, klassifiseres som investeringsutgifter. Utgifter til utarbeidelse av planer som er pålagt etter plan- og bygningsloven og annen generell planlegging av investeringer, er ikke utgifter av investeringsmessig karakter. Dersom det i ettertid viser seg at investeringen ikke blir gjennomført, anses dette som en indikasjon på varig verdifall og nedskrivning skal vurderes i henhold til KRS nr. 9 Nedskrivning av anleggsmidler. Ovennevnte innebærer etter revisjonens forståelse at generell planlegging av om det skal bygges en ny skole eller lignende hører hjemme i driftsregnskapet, mens all planlegging etter at vedtak er fattet, i den konkrete sak, hører hjemme i investeringsregnskapet. Kommunens arbeid med «[u]tarbeiding, behandling, kontroll og konsekvensutredninger av planer etter plan- og bygningsloven»15 hører hjemme på funksjon 301 plansaksbehandling. Kommunen bør undersøke om ansvar brukes korrekt når byggfunksjoner og andre tjenestefunksjoner belastes i driftsregnskapet. Dersom fordelingene gjelder konsekvensutredninger av planer etter plan- og bygningsloven bør kommunen vurdere å endre sin praksis. Driftskostnader på ca. 3 millioner kroner og flyttet fra byggfunksjonene 221 og 222 til 120 administrasjon. Rådmannen vil undersøke hvilken funksjon det er korrekt å bruke til denne typen planutgifter (e-post ). Oppsummert viser revisjonens funn at det bokføres store beløp på ansvar som ligger utenfor eiendomssjefens ansvarsområder i 2016, og dette er en betydelig økning fra Hovedtyngden av dette hører hjemme på funksjon 180 fellesutgifter eller tjenestefunksjoner. Rådmannen har foretatt endringer i rapporteringsgrunnlaget for noe av dette, og de endelige KOSTRAtallene som kommer i juni vil avvike noe fra den foreløpige rapporteringen Korrigerte brutto driftsutgifter Indikatoren korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter16 er på for Lørenskog og tilsvarende noe lavere for sammenligningsgrunnlaget (tabellen nedenfor). Fordelt på de enkelte funksjoner er det 221 og 222 som er høyere enn sammenligningsgrunnlaget. KRS nr. 4 er en foreløpig standard (F), fastsatt av styret i Foreningen GKRS, sist endret «Gjelder både arbeid med reguleringsplan, kommuneplanens samfunnsdel og arealdel» (veiledning 2016,38) 16 Omfatter både eide og leide lokaler EIENDOMSFORVALTNING Side 29

47 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Forskjellen mellom indikatoren netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger og indikatoren brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter er innholdet både over og under brøkstreken17. Vi har foretatt den samme korreksjonen som for netto driftsutgifter i tabellen ovenfor. Tabell 13 Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning En sammenligning med utgangspunkt i indikatoren korrigerte brutto driftsutgifter per kvm Lørenskog Indikatorer og beregninger Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter 2015 Skedsmo Ullensaker Herav avskrivninger per kvm Herav vedlikehold per kvm Indikator fratrukket husleie, avskrivninger og vedlikehold (per kvm) Herav husleie per kvm Kilde: SSB Tallene for 2015 er også justert i publiseringen per mars Sammenligningen viser at Lørenskog kommune etter ovennevnte korrigeringer ligger noe under kommunene i sammenligningsgrunnlaget. Økningen fra 2015 til 2016 utgjør omlag 1,4 millioner kroner Utgifter til driftsaktiviteter Utgifter til drift av kommunale formålsbygg i statistikken i KOSTRA beløper seg til 458 kroner per kvadratmeter i 2015 og 507 kroner per kvadratmeter i Utgifter til driftsaktiviteter til kommunal eiendomsforvaltning beløper seg totalt til 83 millioner kroner i 2015, og tilsvarende for 2016 totalt 93,6 millioner kroner (kostra18). Dette er en økning på noe over ti prosent fra 2015 til Indikatoren gir uttrykk for hva driften koster, og til forskjell fra indikatoren korrigerte brutto driftsutgifter per kvadratmeter er husleie, avskrivninger og vedlikehold holdt utenfor i beregningen. Det samme gjelder funksjon 121. Erstatningen som kommunen betalte i 2016 er heller ikke med i indikatoren. Det som er med her er: Forskjellige nevnere. Nevner er innbyggere i indikatoren «netto..» og kvadratmeter i indikatoren «brutto». Husleie, avskrivninger og vedlikehold er med i begge indikatorene. Utgifter på 300 arter og 400 arter er ikke med i beregningen av korrigerte brutto driftsutgifter. Det er også forskjeller i hvilke inntekter som går til fradrag i beregningene. 18 Kostra 2016 gjelder foreløpige tall, publisert , på kommunenivå 17 EIENDOMSFORVALTNING Side 30

48 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Ansvar prosjektkontoret økning ca. 2,6 millioner kroner Ansvar folkebad og idrettsanlegg ca. 7 millioner kroner Ansvar på noen skoler ca. 1,2 millioner kroner. Revisjonen har kommentert disse forholdene nærmere under punkt foran. Revisjonen bemerker at de tre foran nevnte forhold utgjør mer enn totaløkningen. Dette tyder på at driftsutgiftene til eiendomsforvaltningen i realiteten er ikke øker fra 2015 til Vedlikehold I utredningen «Velholdte bygninger gir mer til alle» fremhever eiendomsforvaltningsutvalget at et godt, verdibevarende vedlikehold vil bidra til både samfunnets og eierens mål om ivaretakelse av våre felles ressurser og kapital og bidra til at brukernes effektivitet, trivsel og helse blir best mulig ivaretatt (NOU 2004:22). I denne sammenheng peker utvalget på viktigheten av mål og planer, fokus på vedlikehold og prioritering av ressurser til planmessig vedlikehold. Lørenskog kommune har utarbeidet en temaplan for eiendomsforvaltningen for årene som inneholder blant annet mål og visjon for eiendomsforvaltningen. Ifølge temaplanen er Lørenskogs eiendomsforvaltning i dag «preget av kortsiktige planer, [det er] få langsiktige føringer for hvordan kommunens bygninger skal ivaretas» (Lørenskog kommune 2016d, 4). I løpet av skal i følge temaplanen LCC innføres ved alle typer arbeider med bygningsmassen (Lørenskog kommune 2016d, 5). Når det gjelder vedlikehold av kommunale bygg jobber eiendomsforvaltningen etter en vedlikeholdsplan. Dette er en Excel-fil der alle planlagte vedlikeholdstiltak på de forskjellige byggene føres opp fem år frem i tid. I tillegg har planen en kolonne der man kan legge inn planlagte tiltak etter disse fem årene og fremover (Lørenskog kommune 2016e). Eiendom utarbeider årlig et infohefte til brukerne av kommunens formålsbygg. Heftet blir lagt ut på kommunens intranett i februar hvert år. I tillegg går eiendom gjennom infoheftet sammen med brukerne på egne brukermøter i mars og april. Her fremgår det hvilke tiltak som er planlagt på de ulike byggene det aktuelle året (Lørenskog kommune 2015c). Alle tiltak som står oppført i infoheftet fra 2015 er ifølge eiendomssjef blitt gjennomført (intervju eiendomssjef ). For eksempel utførte kommunen planlagt vedlikehold på kulturbygg for ca. 1,2 millioner kr i Av kommunens kulturbygg gjaldt dette Lørenskog hus, Fredheim skole og Lørenskog bygdemuseum. Blant annet fikk Fredheim skole skiftet ut panelovner, Lørenskog bygdemuseum montert nye snøfangere og Lørenskog hus lakket og slipt gulvene (Lørenskog 2017c). Som nevnt i kapittel 3 er kommunen i gang med innføring av IK-bygg. Dette vil også bidra til et mer planmessig vedlikeholdsarbeid, da kommunen lettere kan holde oversikt over byggenes tilstand, og bruke denne informasjonen i planleggingen. I tillegg til infoheftet som gir informasjon ut til brukerne, gir innføringen av IK-bygg muligheter for en jevnlig interaksjon mellom brukerne og eiendomsforvaltningen. EIENDOMSFORVALTNING Side 31

49 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS I følge temaplanen bør vedlikeholdsbudsjettet ligge på kr per m2. Dette er en utregning som har blitt gjort med utgangspunkt i normer i forhold til drift og vedlikehold av Lørenskog kommunes bygningsmasse. Temaplanen ble lagt fram og tatt til orientering i teknisk utvalg den (sak 105/16). Fra rådmannens saksframlegg siteres: Rådmannen mener også at en i årene framover må satse på å ta vare på kommunens bygninger slik at de ikke verdiforringes og er gode arenaer for kommunens tjenesteproduksjon. Dersom Lørenskog velger å bruke 150 kr per m2 vil dette i følge temaplanen medføre en årlig verdiforringelse av bygningsmassen på 30 millioner kroner. Et slikt vedlikeholdsetterslep kan tas igjen gjennom å øke vedlikeholdet, rehabilitere eller ved å sanere og investere i nybygg (Lørenskog kommune 2016d, 23). Som vi ser i tabellen under er Lørenskog blant de kommunene som bruker penger på vedlikehold. Samtidig er nivået langt under det Lørenskog etter egne utregninger bør bruke for å unngå vedlikeholdsetterslep. Tabell 14 Vedlikehold per kvadratmeter - utvikling Lørenskog Skedsmo Ullensaker Kostragr Kilde: Framsikt 2017 Tabellen under viser hvordan vedlikeholdsutgiftene fordeler seg på de enkelte funksjonene i 2015 for Lørenskog kommune (indikatoren 166 kroner per kvadratmeter spesifiseres), med utgangspunkt i vedlikeholdsutgiftene og innrapporterte arealer. Tabellen viser at utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kroner per kvadratmeter er høyere i Lørenskog enn i sammenligningsgrunnlaget for administrasjonslokaler, førskolelokaler, skolelokaler og kommunale kulturbygg. EIENDOMSFORVALTNING Side 32

50 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Tabell 15 Vedlikehold på funksjonsnivå, kroner per m2, 2015 Lørenskog Skedsmo Ullensaker Kostragr. 13 Funksjon 130 administrasjonslokaler Funksjon 221 førskolelokaler Funksjon 222 skolelokaler Funksjon 261 institusjonslokaler Funksjon 381 kommunale idrettsbygg og anlegg Funksjon 386 kommunale kulturbygg Kilde: Framsikt/SSB. Indikatoren for funksjon 381 er beregnet av revisjonen. Nærmere om vedlikeholdsutgiftene i Lørenskog Lørenskog kommune brukte 30,1 millioner kroner til vedlikehold i 2015 (kostra 2016). Tilsvarende tall for er 30,2 millioner kroner (ibid). Revisjonen har gjennomgått kommunens regnskap for 2015 og revisjonens beregninger viser at sum vedlikehold i all hovedsak tilhører eiendomsforvaltningens ansvarsområder.20 I tillegg viser revisjonens gjennomgang av kommunens regnskap at vedlikeholdsutgiftene som tilhører boligkontoret beløp seg til omtrent 3,7 millioner kroner til vedlikehold av de kommunalt disponerte utleieboligene i Dette er vedlikeholdsutgifter som man ikke finner igjen i statistikken i KOSTRA. Eiendomssjefen peker videre på at enkelte utleieboliger «holdes gående» fordi man ønsker å gjøre noe med bygningsmassen på sikt. Det er slik at enkelte bygg har gått ut på dato. Kommunens strategi avgjør hva som skjer med disse byggene (f.eks. Dovre-bygget). Revisjonen gjør oppmerksom på at vedlikehold bokført på funksjon 121 ikke kommer med i statistikk over vedlikehold i KOSTRA. Revisjonen ser at det er bokført et beløp på 0,1 millioner kroner på denne funksjonen i Avskrivninger Lørenskog kommunes avskrivninger ligger i 2015 på 65 millioner kroner. Av disse står Lørenskog hus for 14 millioner, noe som er mesteparten av avskrivningene for kulturbygg (Fremsikt 2017, intervju eiendomssjef ). Som vi ser i tabellen under stikker kommunale kulturbygg seg spesielt ut om man sammenligner med Skedsmo og Ullensaker som har langt lavere andel avskrivninger. Når man ser på de totale avskrivninger i 2015 kommer Skedsmo høyt ut, mens Lørenskog ligger mellom Skedsmo og Ullensaker. Kostra-statistikk per februar 2017, foreløpige tall. Statistikken viser vedlikehold på de utvalgte formålsbyggene. Vedlikehold som av lokaler som ikke har en egen «byggfunksjon» er ikke med i disse tallene EIENDOMSFORVALTNING Side 33

51 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Tabell 16 Avskrivninger 2015 (i 1000 kr) Lørenskog Skedsmo Ullensaker Avskrivninger administrasjonslokaler Avskrivninger førskolelokaler Avskrivninger institusjonslokaler Avskrivninger kommunale idrettsbygg Avskrivninger kommunale kulturbygg Sum avskrivninger Avskrivninger skolelokaler Kilde: Framsikt 2017 Avskrivningene for Skedsmo er veldig rapporteringsgrunnlaget (avskrivningene). lave, og dette indikerer muligens feil Avskrivninger institusjonslokaler Avskrivninger kommunale idrettsbygg Avskrivninger kommunale kulturbygg i Tabell 17 Avskrivninger i Lørenskog (i 1000 kr) Avskrivninger administrasjonslokaler Avskrivninger førskolelokaler Avskrivninger skolelokaler Sum avskrivninger Kilde: Framsikt 2017 Tabellen viser at avskrivningene varierer innbyrdes mellom funksjonene fra år til år. Særlig er det foretatt endringer fra 2014 til regnskapet for 2015 ble avlagt. Kommunen har gjennomført et arbeid for å få avskrivninger på administrasjonslokaler registrert i korrekt avskrivningsgruppe (korrekt klassifisering av levetid). Dette oppryddingsarbeidet er stort sett ferdig Intern kontroll Grunnlaget er data fra kommuneregnskapet når data rapporteres til SSB/KOSTRA. Det er redegjort nærmere for oppbyggingen av regnskapet foran i denne rapporten, under punkt EIENDOMSFORVALTNING Side 34

52 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Kvalitetssikring/intern kontroll av datagrunnlaget Eiendomssjef oppgir i intervju at etter hans kunnskap regnskapsførers utgifter i eiendomsvirksomheten på korrekte funksjoner. For å sikre dette har avdelingen, slik det framkommer ovenfor, utarbeidet en egen kostraveileder for ansatte med økonomi- og regnskapsansvar i eiendomsvirksomheten. Brukerveilederen er tilpasset eiendomsvirksomhetens behov og skal sikre korrekt føring i KOSTRA. Veilederen er gjennomgått og godkjent av regnskapsavdelingen (Lørenskog 2017a). Revisjonens funn viser at drift og utvendig vedlikehold av botilbudene og arealene for disse, innrapporteres feilaktig på funksjon 261. Under forutsetning av at Skedsmo og Ullensaker gjør dette korrekt, bidrar dette til et unøyaktig sammenligningsgrunnlag av både utgifter og arealer for funksjon 261 for Lørenskog kommune. En utfordring som trekkes fram av eiendomssjef i intervju er at han ikke har noen tilgang til å se om andre i kommunen fører utgifter på funksjonene som er forbeholdt eiendom. Det vil si at feilføring på eiendomsvirksomhetens funksjoner kan skje uten at eiendomssjefen oppdager og får mulighet til å korrigere feilen. Eiendomssjef etterlyser mulighet for å kontrollere at ikke andre feilfører på eiendomsvirksomhetens funksjoner (intervju eiendomssjef ). Kommunen har lagt inn sperringer på ansvarsnivå, men ikke på funksjonsnivå eller artsnivå. Eiendomssjefen peker på at det er uheldig at det ikke sperringer på funksjonsnivå i kommunens regnskap. Revisjonens funn viser at utgifter og inntekter på ansvar som ligger utenfor eiendomssjefens kontroll, inngår i regnskapsdata på byggfunksjonene og således blir med i statistikk i KOSTRA. Det er store utslag i data fra regnskapet for 2016 som vist foran. Er det samsvar mellom innrapportert areal og funksjon? For å sikre at arealene som oppgis i KOSTRA stemmer overens med faktisk areal benytter eiendomsavdelingen seg av digitale tegninger som oppgir korrekt areal. Eiendomssjefen bekrefter i intervju at det er samsvar mellom arealene som rapporteres inn til KOSTRA og regnskapsføringen (intervju eiendomssjef ). Arealene i Lørenskog er innrapportert til SSB følgende måte: EIENDOMSFORVALTNING Side 35

53 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Tabell 18 Arealfordeling formålsbygg Lørenskog Areal på eide administrasjonslokaler Areal på eide førskolelokaler Areal på eide skolelokaler Areal på eide institusjonslokaler Areal på eide kommunale idrettsbygg Areal på eide kommunale kulturbygg Samlet areal på formålsbyggene Andel leid areal av samlet areal på formålsbyggene Kilde: SSB 2017 Flere av byggene i Lørenskog er gjenstand for blandet bruk, det vil si at arealet må fordeles mellom ulike virksomheter. Byggene dette er tilfelle for er Lørenskog hus, Rådhuset og Mailandveien 26. Arealet fordeles mellom ulike virksomheter ved bruk av utarbeidede fordelingsnøkler. Fordelingsnøklene skal benyttes for at kostnadene tilknyttet arealene fordeles på mest mulig korrekt måte (intervju eiendomssjef , Lørenskog 2017b). Budsjett- og finansseksjonen bekrefter at kostnadsfordeling gjennomføres i tråd med nevnte fordelingsnøkler. Det foretas for eksempel en fordeling i tråd med fordelingsnøklene fra funksjon 130 til andre funksjoner som har lokaler på rådhuset. Dokumentasjon som viser fordelingsnøklene er oversendt revisjonen og gjennomgått. Husleie og rapportering av arealer En annen utgift som hører hjemme på byggfunksjoner er ekstern husleie ved leie av bygninger til den tjenesten som ytes (skole, barnehage e.l.). Kommunen har rapportert at det leies lokaler til administrasjon (246 kvm), førskolelokaler (208 kvm) og skolelokaler (987 kvm) i Lokalene som Lørenskog kommune leier fra kommunens egen pensjonskasse21 er ikke rapportert som leide lokaler selv om husleien bokføres som ekstern husleie. Eiendom har fullt drifts- og vedlikeholdsansvar for lokalene som kommunens pensjonskasse eier, og derfor vurderes disse lokalene som «egne» lokaler opplyser eiendomssjefen. Revisjonen antar at likevekten mellom innrapporterte eide lokaler og kommunens utgifter til eiendomsforvaltning ivaretas best mulig slik dette gjøres i dag. Nøkkeltall i KOSTRA som eventuelt kan gi informasjon om hva kommunen betaler for leide lokaler, vil etter revisjonens oppfatning bli misvisende. 21 Lørenskog kommunale pensjonskasse EIENDOMSFORVALTNING Side 36

54 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS 5.3 Oppsummering og vurdering Oppsummering Revisjonens funn viser at kommunens netto driftsutgifter til eiendomsforvaltning per innbygger er høyere enn i Skedsmo, Ullensaker og kommunegruppe 13. Tabellen under viser utviklingen de fire siste årene. Tabell 19 Utvikling netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger 7, , , , , , , Lørenskog Skedsmo Ullensaker Kostragr Revisjonen har gjennomgått 2015 og 2016 nærmere. Revisjonens funn viser at det særlig er tre forhold som forklarer at Lørenskog kommer høyere på denne indikatoren enn Skedsmo, Ullensaker og kommunegruppe 13 (se punkt foran i rapporten): Husleie Avskrivninger Vedlikehold Revisjonens funn viser at dersom husleie, avskrivninger og vedlikehold holdes utenfor, ligger indikatoren netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger og korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter noe under sammenligningsgrunnlaget i 2015 (Skedsmo, Ullensaker og kommunegruppe 13). Utgiftene til husleie gjelder hovedsakelig husleie som kommunen betaler til Lørenskog kommunale pensjonskasse. EIENDOMSFORVALTNING Side 37

55 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Fra 2015 til viser tabellen over at utgiftene øker en god del. Undersøkelsen viser at i tillegg til husleie, avskrivninger og vedlikehold kommer nye utgifter til. Dette er utgifter som ligger utenfor eiendomssjefens ansvarsområder. Revisjonen peker på følgende hovedpunkter: En erstatning for feil i anbudsprosessen på Luhr skole. Erstatningen er bokført på funksjon for skolelokaler, og 21 millioner av erstatningen kommer med i indikatoren for Dette er en engangsutgift som kommunen bør være spesielt oppmerksom på. Utgiften er plassert på feil funksjon (skolelokaler) og blåser fiktivt opp denne funksjonen og indikatoren i tabellen. Utgiften hører hjemme på funksjon 180 fellesutgifter. Bokførte beløp på for eksempel skoler, folkebad og idrettsanlegg samt prosjekt o I rapporten peker revisjonen på at flere skoler har anvist utgifter på byggfunksjon. Skolene er i utgangspunkt tildelt ansvar innenfor funksjoner som omhandler tjenesteproduksjon. Se definisjoner i tabell nedenfor. o Når det gjelder folkebad og idrettsanlegg er føringene på byggfunksjon en endring fra 2015 til Det er usikkert om endringen er i samsvar med kostraveilederen for deler av dette. o Prosjekt gjelder fordeling av prosjektkostnader i forbindelse med planlagte investeringsprosjekter. Det er usikkert om prosjektkostnadene skal plasseres på byggfunksjon eller om det riktige er funksjon 301 plansaksbehandling. Revisjonens gjennomgang av 2016 tar utgangspunkt i avlagt regnskap og foreløpige KOSTRA-tall publisert Kommunen har foretatt enkelte endringer i bruken av funksjoner i forkant av den endelige innrapporteringen til KOSTRA. KOSTRA-tall som publiseres i juni 2017 vil derfor være noe endret. Det redegjøres for de endringer som er foretatt i kapittel EIENDOMSFORVALTNING Side 38

56 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Byggfunksjon, tjenestefunksjon og ansvarsbegrepet Tjenesteyting og bygg Innenfor enkelte områder (administrasjon, barnehager, skoler, pleie og omsorg, kultur og idrett) skiller funksjonskontoplanen mellom den brukerrettede tjenesteytingen og forvaltning/drift/vedlikehold av lokalene/byggene. Begrunnelsen for dette skillet er at KOSTRA skal kunne gi relevante nøkkeltall for utgifter knyttet til henholdsvis tjenesteytingen/-produksjon (tjenestefunksjon) og eiendomsforvaltningen (byggfunksjonene). Byggfunksjoner inneholder bare direkte bygningsrelaterte utgifter (kostraveileder 2015, 119). Ansvar Ansvarsbegrepet rapporteres ikke til KOSTRA. Ansvarsbegrepet knyttes til budsjettansvar og anvisningsmyndighet i kommunen. Rektors ansvarsområder henger i utgangspunktet sammen med tjenestefunksjon 202 grunnskole. Indikatoren utgifter til driftsaktiviteter gir uttrykk for driftsutgiftene for de utvalgte formålsbyggene. Store poster er renhold og energi. Revisjonen peker også på at førte utgifter utenfor eiendomssjefens kontroll bidrar til økningen fra 2015 til Rapporten peker også på at utgiftene til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) ligger på noenlunde samme nivå i Lørenskog, Skedsmo og Ullensaker i 2015, men noe under tilsvarende tall for kommunegruppe 13. Når vi ser på utgiftene til vedlikehold alene ser vi at kommunen bruker 166 kr per kvadratmeter på vedlikehold i Temaplanen peker på at vedlikeholdsbudsjettet bør ligge på kroner per kvadratmeter og viser til normer for bygningsvedlikehold (teknisk utvalg sak 105/16 den ). Revisjonens gjennomgang viser at vedlikeholdet i all hovedsak er anvist på ansvar som tilhører virksomhet eiendom. Lørenskog kommune er blant de kommunene i landet som har et nivå på vedlikehold per kvadratmeter som viser at vedlikehold prioriteres. Kommunen følger i så måte opp statlige føringer på området, for eksempel gitt i NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle». Virksomhet eiendom planlegger og gjennomfører vedlikehold av bygg og utomhusområder i samsvar med en vedlikeholdsplan. I tillegg utarbeider virksomheten et årlig infohefte til brukerne av kommunens formålsbygg. Brukerne av byggene gjøres kjent med innholdet i de årlige planene. Virksomheten jobber med å implementere nye verktøy, blant annet IK Bygg, i arbeidet med drift og vedlikehold av bygningsmassen og skal utvikle dette videre. EIENDOMSFORVALTNING Side 39

57 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Utleieboligene vedlikeholdes av virksomhet eiendom og boligkontoret som er en avdeling under bolig, rus og psykisk helse. På enkelte av utleieboligene gjør man kun det aller mest nødvendige av vedlikehold for å «holde dem gående» i påvente av utredninger i tråd med kommunens strategier på området. Avskrivningene varierer mellom byggfunksjonene de siste årene. Administrasjonen har gjennomført et arbeid for å plassere avskrivningene i korrekt avskrivningsgruppe. Særlig fra 2014 til 2015 har administrasjonen også gjennomført endringer i forhold til å få avskrivningene mest mulig korrekt når det gjelder administrasjonslokaler. Dette oppryddingsarbeidet er stort sett ferdig. Revisjonens funn viser at den interne kontrollen har noen utfordringer: Sammenblanding av lokaler til institusjoner og utleieboliger, både i regnskap og når det gjelder rapporteringen av arealer til institusjonslokaler. Administrasjonen har ikke i tilstrekkelig grad sikret at både innrapporterte regnskapstall og innrapporterte arealer er i samsvar med kostraveilederen. Eiendomssjefen har ikke de tilganger som trengs for å kontrollere at utgifter til eiendomsforvaltningen bokføres på korrekt ansvar og funksjon. Virksomhet eiendom har hovedansvar for kommunens eiendomsforvaltning Vurdering Revisjonen vurderer at regnskapsdata stort sett tilfredsstiller krav til bruk av funksjon innenfor eiendomsforvaltningen i I 2016 er det imidlertid store avvik fra dette. Enkelte utgifter er anvist på byggfunksjoner utenfor eiendomssjefens kontroll. Et vesentlig beløp er ikke plassert i samsvar med kostraveilederen. Andre beløp er det mer usikkerhet rundt. Revisjonen har lagt til grunn at regnskapsdata bør tilfredsstille krav til rapportering med hensyn til korrekt funksjon og budsjettansvar. Revisjonens funn avdekker ingen vesentlige avvik når det gjelder ansvar og funksjon i regnskapet for Når det gjelder 2016 viser revisjonens funn at det bokføres store beløp på ansvar som ligger utenfor eiendomssjefens ansvarsområder. Et erstatningsbeløp på 21 millioner kroner er bokført på byggfunksjon skolelokaler. Revisjonen mener dette ikke er korrekt og fylkesmannen er enig med revisjonen i dette. Det er likeså anvist beløp av en viss størrelse på flere ansvar i kombinasjon med byggfunksjoner. Disse ligger utenfor eiendomssjefens kontroll og det er ikke godtgjort at disse beløpene i sin helhet inngår i kommunens eiendomsforvaltning. Revisjonen har videre lagt til grunn at vedlikehold bør foregå planmessig og tilfredsstille krav til rapportering av regnskapsdata. Revisjonens funn viser ingen vesentlige avvik fra krav til rapportering av regnskapsdata. Undersøkelsen viser også at virksomhet eiendom gjennomfører vedlikeholdet på en planmessig måte i tråd med kommunale planer, videreutvikler arbeidet med drift og vedlikehold og implementerer for tiden nye verktøy, blant annet IK Bygg, til hjelp i dette arbeidet. IK Bygg er et viktig bidrag til det planmessige vedlikeholdet. Kommunen brukte 166 kroner til EIENDOMSFORVALTNING Side 40

58 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS vedlikehold per kvadratmeter i Dette er i tråd med tidligere forutsetninger. I den nye temaplanen legges det opp til et vedlikeholdsbudsjett på kroner per kvadratmeter i tråd med normer for vedlikehold. Revisjonens vurdering er at kommunens vedlikehold foregår planmessig og tilfredsstiller krav til rapportering av regnskapsdata. Revisjonen har også lagt til grunn at avskrivninger bør føres på korrekt funksjon. Revisjonens funn viser at avskrivningene fra og med regnskapet for 2015 synes ført i samsvar med kostraveilederen. Revisjonen vurderer derfor at avskrivningene i det store og hele er plassert på korrekt funksjon etter et viktig oppryddingsarbeid på området. Revisjonen har til slutt lagt til grunn at det bør være tilfredsstillende intern kontroll, herunder at det bør være samsvar mellom innrapportert areal og ressursbruk (funksjon i regnskapet). Revisjonens vurdering er at eiendomssjefen legger til rette for at regnskapsføringen skal foregå i samsvar med kostraveilederen. Det er for eksempel utarbeidet en intern kostraveileder for de ansatte og denne er godkjent av kommunens regnskapsavdeling. Undersøkelsen viser imidlertid at drift og utvendig vedlikehold av botilbudene, der beboer betaler husleie, og arealene for disse, innrapporteres på feil funksjon (funksjon 261, og skulle vært på funksjon 265). Eiendomssjefen er ikke gitt tilgang til å se om andre i kommunen (andre ansvar) fører utgifter på funksjoner under eiendomsforvaltningen (byggfunksjonene). Revisjonens funn viser, som påpekt foran, at dette er i langt større grad er tilfelle når det gjelder regnskapet for 2016 enn regnskapet for Revisjonen mener at for å ivareta en god intern kontroll må ledelsen i den virksomheten som har hovedansvar for kommunens eiendomsforvaltning gis tilgang til å kontrollere dette. EIENDOMSFORVALTNING Side 41

59 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS LITTERATUR- OG KILDEOVERSIKT Lov Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Litteratur og kilder KMD. «Veiledning til regnskapsrapporteringen i KOSTRA - regnskapsåret 2015.» 4 november KoBE og FOBE. Bedre eierskap i kommunene. Oslo: Norsk kommunalteknisk forening, Mørk, Max Ingar, Svein Bjørberg, Olav Egil Sæbøe, og Ove Weisæth. Ord og uttrykk innen Eiendomsforvaltning - Fasilitetsstyring. Multiconsult, NBEF og NTNU, NOU. Velholdte bygninger gir mer til alle. Norges offentlige utredninger, Oslo: Kommunal- og regionaldepartementet, 2004:22. Skedsmo Vi er nå innbyggere i Skedsmo. [lesedato ]. Dokumenter fra Lørenskog kommune Lørenskog kommune 1998, Fellesreglement for Lørenskog kommunes hovedutvalg, vedtatt av kommunestyret i møte , sak 21/98, med endringer vedtatt senest , sak 98/09. Lørenskog kommune 2012, Delegeringsreglement for Lørenskog kommune, vedtatt av kommunestyret , sak 1/12 med endring vedtatt senest , sak 159/16. Lørenskog kommune 2013, Boligplan kommunens boligsosiale virksomhet Lørenskog kommune 2015a, Årsrapport Lørenskog kommune 2015b, Tjenesteanalyse 2015 Eiendomsforvaltningen Lørenskog kommune 2015c, Teknisk sektor eiendom brukere og miljøet i fokus Lørenskog kommune 2016a, Organisasjonskart boligkontoret Lørenskog kommune 2016b, Antall kommunale boliger Lørenskog kommune 2016c, Økonomiplan 2016 EIENDOMSFORVALTNING Side 42

60 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS Lørenskog kommune 2016d, Temaplan Eiendomsforvaltningen Lørenskog kommune 2016e, Vedlikeholdsplan Lørenskog kommune 2016f, Boligkontoret vedlegg til dokumenter Lørenskog kommune 2017a, Brukerveiledning 2017 for KOSTRA i eiendomsvirksomheten Lørenskog kommune 2017b, Fordelingsnøkler arealer Lørenskog kommune 2017c, Vedlikehold kulturbygg 2015 Lørenskog kommune Notat 2017, Videredelegering av rådmannens myndighet, arkiv 16/ Intervju med eiendomssjef og boligsjef Intervju med eiendomssjef E-post fra boligsjef E-post fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus E-post fra budsjett- og finansseksjonen EIENDOMSFORVALTNING Side 43

61 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS OVERSIKT OVER FIGURER OG TABELLER Figurer Figur 1 Organisasjonskart teknisk sektor... 7 Figur 2 Organisasjonskart virksomhet eiendom... 7 Figur 3 Organisasjonskart helse og omsorg Figur 4 Organisasjonskart boligkontoret Tabeller Tabell 1 Utleieboliger Tabell 2 Utvalgte indikatorer i KOSTRA for Lørenskog kommune (2015) Tabell 3 Utgifter til eiendomsforvaltning 2015 revisjonens sammenligningsgrunnlag Tabell 4 Funksjon 121: forvaltningsutgifter og forsikring Tabell 5 Funksjon 130: administrasjonslokaler Tabell 6 Funksjon 221: førskolelokaler og skyss Tabell 7 Funksjon 222: skolelokaler Tabell 8 Funksjon 261: institusjonslokaler Tabell 9 Funksjon 381: kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg Tabell 10 Funksjon 386: kommunale kulturbygg Tabell 11 Brutto utgifter og inntekter - eiendomsforvaltning 2015 (per innbygger, mill kr) Tabell 12 Netto driftsutgifter til eiendomsforvaltning per innbygger Tabell 13 Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning Tabell 14 Vedlikehold per kvadratmeter - utvikling Tabell 15 Vedlikehold på funksjonsnivå, kroner per m2, Tabell 16 Avskrivninger 2015 (i 1000 kr) Tabell 17 Avskrivninger i Lørenskog (i 1000 kr) Tabell 18 Arealfordeling formålsbygg Lørenskog Tabell 19 Utvikling netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger EIENDOMSFORVALTNING Side 44

62 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS VEDLEGG RÅDMANNENS HØRINGSSVAR EIENDOMSFORVALTNING Side 45

63 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS EIENDOMSFORVALTNING Side 46

64 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Rapport_eiendomsforvaltning_Lørenskog ROMERIKE REVISJON IKS EIENDOMSFORVALTNING Side 47

65 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen -- TEMAPL AN EIENDOMSFORVAL TINGEN Temaplan eiendomsforvaltning Side 1

66 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Innhold 1 FORORD MÅL FOR EIENDOMSFORVALTNINGEN EIENDOMSVIRKSOMHETEN I LØRENSKOG KOMMUNE KORT HISTORISK TILBAKEBLIKK... 6 KOMMUNENES EIENDOMSPORTEFØLJE... 8 EIENDOMSVIRKSOMHETEN I UTFORDRINGER OG SATSNINGSOMRÅDER ORGANISERING NYBYGG OG INVESTERINGER GRØNTFORVALTNING EIERANSVARET OG ORGANISERING GRUNNEIERROLLEN LØRENSKOG KOMMUNALE PENSJONSKASSE AREALEFFEKTIVISERING, PLANLEGGING OG BRUK FDV TEKNOLOGI ENERGI, MILJØ OG SIKKERHET DIGITAL INFRASTRUKTUR ENERGI MILJØ SIKKERHET KOMPETANSE OG KAPASITET DELTAKELSE I INVESTERINGSPROSJEKTER ENERGIOPPFØLGING SAMFUNNSSIKKERHET VEDLEGG 1. KOSTRA STATISTIKK OG SAMMENLIGNINGER VEDLEGG 2. OPPSUMMERING AV TILTAK Temaplan eiendomsforvaltning Side 2

67 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 1 Forord Temaplanen er et helhetlig dokument som berører eiendomsforvaltningen i kommunen. Den skal kommunisere satsinger og prioriteringer, både innad i egen organisasjon og utad i Lørenskogsamfunnet. I forbindelse med økonomiplanen ble det vedtatt å utarbeide en egen temaplan for hvordan drift og vedlikehold bør være i et langsiktig perspektiv. Lørenskog opplever befolkningsvekst. Med flere innbyggere øker kommunens tjenesteyting og behov for lokaler til blant annet skoler, barnehager, omsorgsbygg og boliger. Kommuneøkonomien er presset og velferdstjenestene er i endring. Eiendomsforvaltningen er sentral i kommunens produksjon av velferdstjenester og i samfunnsutviklingen, ved forvaltning og utvikling av kommunale bygg bidrar virksomheten til verdiskapning. I lys av dagens utfordringsbilde er det behov for å peke ut en tydelig retning og ambisjon for kommunens eiendomsforvaltning. Temaplanen vil sette fokus på mål, tiltak og hvilke virkemidler som skal tas i bruk for å nå målene. Denne gir grunnlag for eierne å foreta prioritering, utvikling og styring av fremtidig eiendomsforvaltningen i Lørenskog kommune. Gjennom klare overordnede mål og ambisjoner kan kommunens eiendomsforvaltning strekke seg i riktig retning mot optimalisering av eiendomsmassen, og mer ressurseffektiv drift, gjennomføringskraft og et godt omdømme som eiendomsforvalter. Et helhetsblikk, langsiktighet og bærekraft har vært gjennomgripende i arbeidet med temaplanen. Kommunen har i dag en god og effektiv eiendomsforvaltning, som kommer godt ut ved benchmarking med andre kommuner, men det er alminnelig kjent at ressursbruken på drift og vedlikehold er for lav i kommunene i Norge, og at dette også er tilfelle for Lørenskog. Temaplan eiendomsforvaltning Side 3

68 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 2 Mål for eiendomsforvaltningen Arbeidet med temaplanen for kommunens eiendomsforvaltning tar utgangspunkt i nåsituasjonen og kommunens utfordringer, med blant annet behov for nye løsninger, arealeffektivisering, mer langsiktige planer og grunnlag for en helhetlig ressursstyring. Kommunens eiendomsforvaltning er i dag organisert som en ren driftsorganisasjon og er preget av kortsiktige planer, få langsiktige føringer for hvordan kommunens bygninger skal ivaretas. Strategien gir mål for kommunens eiendomsforvaltning frem til 2030, med ambisjoner for hva som skal oppnås tidlig i perioden. Strategien peker ut seks satsingsområder som skal hjelpe eiendomsforvaltningen til å nå målene. Eiendomsforvaltningen skal i 2030 kunne gjenkjennes med god forvaltning av bygningsmassen, brukerorientert, høy kompetanse, kostnadseffektive og fremtidsrettet. Det er mange behov og ulike interesser innenfor eiendomsområdet. Det er derfor viktig at kommunen har et helhetlig eierskap med tydelige ansvar og roller. Bygningsmassen må sees på og styres som en portefølje for å sikre helhet, utvikling og optimalisering. Det er nødvendig med kompetanse i eget hus, samtidig som ekstern kompetanse skal benyttes der dette gir bedre verdiskapning. Satsingsområder Organisering Arealeffektivisering, planlegging og bruk FDV Teknologi Miljø, energi og sikkerhet Kompetanse og kapasitet Hovedmål God forvaltning av kommunens bygningsmasse, brukerorientert, høy kompetanse, kostnadseffektive og fremtidsrettet. Visjon Fremtidsrettet og innovative Eiendomsforvaltningen er en stor organisasjon. Den skal ledes, styres og levere resultater samtidig som arbeidet med utvikling, kulturbygging og omstilling pågår. Gjennomføring av temaplanen legges opp i faser for å kunne evaluere om virksomheten er på rett vei mot de langsiktige målene. Temaplan eiendomsforvaltning Side 4

69 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Fase 1 ( ) Viktige skritt mot måloppnåelsen Utruste eiendomsforvaltningen for helhetlig styring med riktig kapasitet, service og innovasjonskultur. Organisering med tydelig plassering av roller og ansvar. Eiendomsforvaltningen skal kjennetegnes med at kommunens bygg og anlegg blir kostnadseffektivt ivaretatt og forvaltes på en god måte sammenlignet med andre eiendomsforvaltere både offentlig og privat. Forvaltningssystemer (FDV) som understøtter hele bredden i eiendomsforvaltningen skal være vurdert og tatt i bruk Eiendomsforvaltningen vil ha fokus på kompetansebevaring og kompetanseheving av egne ansatte som er eiendomsforvaltningens viktigeste ressurs for å lykkes. Nødvendig kompetanse må rekrutteres. Alle ansatte i virksomheten skal ha høy kompetanse innen sitt fagfelt. Automatisering av bygningsmassen i stor grad slik at de kan tilpasses brukerne og holde kostnader knyttet til vedlikehold, energi, vann og miljø på et lavt nivå. Kommunen skal bygge med morgendagens teknologi. Hensiktsmessig system for virksomhetsstyring med relevante nøkkeltall som grunnlag for benchmarking videreutvikles med årlig rapport. LCC skal være innført ved alle typer arbeider med bygningsmassen for å sikre gode og lite vedlikeholdskrevende materialer, systemer som er i tiden og som lett kan integreres med kommunens eksiterende systemer. Miljøfokus skal være en del av virksomhetens totale tankegang, det vil si at man tar med miljøberegninger i alle situasjoner. Arbeidsmaskiner og biler skal være miljøvennlige. Arbeidsprosesser utføres i henhold til de nyeste mest miljøvennlige prinsippene. Nye tekniske anlegg og bygg skal være minst mulig energikrevende, men samtidig kunne tilfredsstille de krav som er satt til funksjonalitet. Fase 2 ( ) Vurdere kursen Evaluere organisasjon og måloppnåelse Vurdere behov for justering eller endringer Fortsette med utvikling, kompetansebygging og innovasjon Måle resultater og evaluere. Temaplan eiendomsforvaltning Side 5

70 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 3 Eiendomsvirksomheten i Lørenskog kommune 3.1 Kort historisk tilbakeblikk Tidligere hadde mange kommuner en desentralisert eiendomsforvaltning der ansvar for bygningene var tillagt bruker av hvert bygg eller etaten de tilhørte. Rundt årtusenskiftet ble eiendomsfunksjonene i mange av kommunene sentralisert og spesialisert. Bakgrunnen for sentraliseringen var at det gir en klarere plassering av ansvar, stordriftsfordeler, samt økt profesjonalitet og bedret kompetanse. Lørenskog kommune har vært i forkant av denne utviklingen, og har siden 1991 hatt en helhetlig og sentralisert eiendomsforvaltning. Eiendomsvirksomheten i Lørenskog kommune ble samlet etter vedtak av formannskapet 18. desember 1991 i sak 182/91. Formannskapet så den gangen fordelen ved en sentralisering og la vekt på: Stor teknisk tyngde med bred faglig erfaring Kontrollerende og koordinerende bygningsmessig oversikt Lettere samarbeid innad og utad for en effektiv, rasjonell og økonomisk drift Stor fleksibilitet relatert til enhetens produksjon av tjenester Bedre ressursutnyttelse Større mulighet for å legge forholdene til rette for et systematisk vedlikehold Personellbesparende teknisk og faglig Rådmannen etablerte i 1997 en arbeidsgruppe som hadde til hensikt å avklare rettigheter og plikter mellom eier, forvalter og bruker av kommunale byggninger. Fordelingen og grensesnittet mellom rollene og nivåene ble regulert av kommunestyrevedtak 1. juli 1998, sak 065/98 «Generell rutinebeskrivelse for drift av Lørenskog kommunes bygninger med utomhusanlegg», som regulerer ansvarsforholdet mellom eier, forvalter og bruker. Vedtaket i denne kommunestyresaken danner hovedprinsippet for eiendom som virksomhet. Rollefordelingene og oppgavene ble tydelig definert i 1998: Eieransvaret (rådmann) I eieransvaret inngår ansvar om formuesforvaltning, det vil si å se til at eiendommens realverdi og langsiktige brukbarhet sikres med de krav lovverket og kommunestyret stiller. Til dette ligger for eksempel: Kjøp og salg av eiendom Eiendoms-/arealdisponeringer og utnyttelse Forsikringer, avgifter Organisering av bygningsforvalting Håndhevelse av lover og forskrifter Temaplan eiendomsforvaltning Side 6

71 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Forvalteransvaret (teknisk sektor) Eiendomsforvaltning er et overordnet begrep for forvaltning, drift og vedlikehold av eksisterende bygginger med utomhusanlegg. Eiendomsforvaltning inkluderer også aktiviteter som innebefatter endring av funksjoner, utbedringer, ombyggning og tilbygg. Forvalters hovedoppgave er å begrense forfall for eksisterende byggningsmasse. Daglig eieransvar, forpliktelser og rettigheter har rådmann deligert til forvalter. Brukeransvaret (bruker av anlegget) Brukeransvarlig har ansvar for løst inventar og utstyr, samt at behov pålagt oppgradering (brukerrelaterte) blir fremmet i egen økonomiplan. Behov for byggningsmessige/teknisk oppgradering skal fremmes i forvalters økonomiplan. Eiendomsvirksomheten drifter kommunale bygg og grøntanlegg, forvalter, vedlikeholder og utvikler den kommunale bygningsmassen. Eiendomsvirksomheten er avhengig av at eiere, forvaltere og brukere kjenner sine funksjoner, sitt ansvar og har god kompetanse til å ivareta sine roller i forhold til hverandre og eiendommene. Eiendomsvirksomheten ble 1. juli 2011 organisert under ny teknisk sektor, og delt opp i flere avdelinger som hadde ansvar for investeringer, forvaltning, drift og vedlikehold, renhold og park hver for seg. Eiendomsforvaltningen ble reetablert som en ren driftsorganisasjon fra 1. januar 2014, med ansvar for å ivareta eksisterende kommunale bygninger og eiendommer til kommunale formål. Ansvarsområdene forvaltning, drift og vedlikehold, renhold og park ble lagt under den nye eiendomsforvaltningen. Eiendomsforvaltningen fikk følgende mandat: «Kommunens eiendommer driftes, vedlikeholdes og forvaltes mest mulig effektivt og med høyest mulig kvalitet for de ressurser som er tilgjengelig, samtidig som best mulig service skal ytes ovenfor de som bruker kommunens bygg- og eiendommer». Temaplan eiendomsforvaltning Side 7

72 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 3.2 Kommuneneseiendomsportefølje Kommunens samlede bygningsmasse utgjør en betydelig del av en kommunes aktiva. Hovedformålet med kommunal eiendomsforvaltning er å ivareta eksisterende bygg og lokaler for menneskene og virksomhetene som bruker bygningene, som for eksempel elever, ansatte, pleiepasienter. Bygningene skal også bidra til effektivitet og god kommuneøkonomi, bidra til å redusere belastningen på miljøet og likebehandling av brukerne gjennom universell utforming. Innbyggernes oppfatning av kvaliteten på kommunens tjenesteproduksjon kommunens omdømme avhenger av kvalitet i alle ledd. Støttefunksjonene som eiendomsforvaltningen ivaretar (FDV), i dette tilfellet bygningene med tilhørende utomhusanlegg, må være i en forfatning og driftes på en måte som støtter opp under den primære tjenesteproduksjonen. Kommunens eiendomsportefølje er mangfoldig og består av: Grunneiendommer Kommunen har begrenset med grunneiendommer som ikke er i bruk. Kommunen må derfor anskaffe grunneiendommer for å gjennomføre kommunale planer ved for eksempel boligbygging, næringsutvikling, sentrumsutvikling, fremføring av vei, vann og kloakk, friluftsformål og tjenestenes behov for fremtidige arealer. Erverv av grunn og inngåelse av utbyggingsavtaler i forbindelse med gjennomføring av prosjekter gjennomføres av prosjektavdelingen i kommunen. Formålsbygg Formålsbyggene skal ivareta lokaler til undervisning, omsorg, helse, kultur, idrett og administrasjon. Eiendomsforvaltningen har FDV- ansvaret for kommunens formålsbygg til kommunal tjenesteproduksjon. Boliger Kommunen skaffer omsorgs- og velferdsboliger ved å kjøpe eller leie boliger i markedet. Dette ivaretas av kommunens boligkontor etter vedtak av kommunestyret. FDV d efinisjon: FDV er en forkortelse for forvaltning, drift og vedlikehold Forvaltning En overordnet funksjon som omfatter ledelse, planlegging og organisering av arbeidsoppgaver innenfor: Leietakeradministrasjon, skatter og avgifter, forsikringsavtaler, lover og forskrifter, økonomisk forvaltning, administrativt ansvar, HMS. Drift Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendige for at bygningen med tekniske installasjoner og utomhusanlegg skal fungere som planlagt, både funksjonelt, teknisk og økonomisk. Oppgavene omfatter bl.a. betjening og ettersyn av bygningsdeler og installasjoner, forsyning av energi, vann etc., renhold og renovasjon. Vedlikehol d Vedlikehold er arbeid som er nødvendig for å opprettholde kvaliteten på en bygning med utomhusanlegg og de tekniske installasjoner på et fastsatt nivå, og sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten innenfor en gitt brukstid. (kilde: NTNU) Næringsbygg/eiendom Kommunen har noen lokaler og eiendommer som eies og leies ut etter forretningsmessige prinsipper, dette er arealer som for eksempel restaurantene i Lørenskog hus og utleie av kommunale tomter. Dette ivaretas av eiendomsforvaltningen. Kulturminner Lørenskog kommune har flere egendefinerte kulturminner og miljøer. Lørenskog kirke er den eneste bygningen i kommunen med fredningsstatus, men kommunen har ingen vedtaksfredete kulturminner. Kultursektoren har ansvar for kulturminner i kommunen og har utarbeidet en kulturminnevernplan vedtatt av kommunestyret. Temaplan eiendomsforvaltning Side 8

73 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Grønne områder Lørenskog består av mange store og små grønne områder. De opparbeidede grønne områdene i Lørenskog varierer fra parker, badeplasser, idrettsanlegg, uteanlegg ved skoler og andre offentlige bygg, opparbeide turveistrøk til grønne striper langs vei. Forvaltingen av disse områdene ivaretas av enten kultur, kommunalteknikk eller eiendomsforvaltningen etter avklarte grensesnitt mellom virksomhetene. Temaplan eiendomsforvaltning Side 9

74 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 3.3 Eiendomsvirksomheten i 2030 Dersom utviklingen fortsetter slik den gjør nå vil eiendomsvirksomheten forvalte, drifte og vedlikeholde ca m2 bygg i Eiendomsvirksomheten i 2030 er hensiktsmessig organisert med klare rollefordelinger. Arbeidsoppgaver som er av lik art i kommunen samles slik at man sikrer god kompetanse, en maskinpark som er tilpasset kommunens oppgaver, og fjerner uklare og overlappende ansvarsområder. Virksomheten kjennetegnes med at kommunens bygg og anlegg blir kostnadseffektivt ivaretatt og forvaltes på en god måte sammenlignet med andre eiendomsforvaltere både offentlig og privat. Alle ansatte i virksomheten har høy kompetanse innen sitt fagfelt, er brukerorienterte og fremtidsrettet. Virksomhetens ansatte er en viktig ressurs og skal forvaltes på en god måte. Dette innebærer at virksomheten investerer i menneskene ved å kurse, tilby relevant videreutdannelse og stimulere til utvikling i givende og utfordrende arbeidsoppgaver. Virksomheten skal også ha den kapasiteten den trenger til forvaltingen av bygg og anlegg. Kapasitetsbehovet er sannsynligvis endret i 2030, der man har fler administrative funksjoner, samt flere av driftsteknikere som er spesialisert på byggautomasjon og vedlikehold av tekniske installasjoner. Virksomheten skal ha solid kompetanse innen arealplanlegging og skal kunne komme med gode fleksible løsninger for kommunens mange ulike brukere Arbeidsoppgaver vil i 2030 mer dreie seg om vedlikehold, justering og styring av systemer, roboter og andre tekniske anlegg. For driftsoperatører, renholdere og gartnere i kommunen vil en del arbeidsoppgaver forandres og bli mer tekniske ved større bruk av automasjon og roboter. Eiendomsvirksomheten involveres på et tidlig stadium i planlegging og oppføring av nye bygg og anlegg, slik at man sikrer gode og lite vedlikeholdskrevende materialer, systemer som er i tiden og som lett kan integreres med kommunens eksiterende systemer. LCC skal være i fokus i alle aspekter ved nybygg, rehabiliteringer og påbygg. Kommunen skal bygge med morgendagens teknologi. Alle nybygg skal være utstyrt med et hensiktsmessig sikkerhetssystem for å sikre mulige trusler for brukerne av byggene. I 2030 bør alle nybygg og rehabiliteringer også fokusere på arealeffektivitet med gode kombi-løsninger som kan tilpasses de ulike behov. Kommunenes bygg og anlegg er i 2030 i stor grad automatiserte slik at de kan tilpasses brukerne og holde kostnader knyttet til vedlikehold, energi, vann og miljø på et lavt nivå. Miljøfokus skal være en del av virksomhetens totale tankegang, det vil si at man tar med miljøberegninger i alle situasjoner. Temaplan eiendomsforvaltning Side 10

75 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 3.4 Utfordringer og satsningsområder Eiendomsforvaltningen er en servicefunksjon for all den virksomhet og tjenester kommunen yter ovenfor innbyggerne. Gode bygg og anlegg vil øke ytelsen av tjenester enten om det er innenfor helse, skole, barnehage eller idretten. Gode bygg vil også gi en positiv omtale for kommunen. Kommuneplanen har mål å være pådriver til at utslippet av klimagasser reduseres på egne bygg ved å sørge for klimanøytrale og fornyebare energiformer, og ved bruk av klimanøytrale og miljøvennlige bygningsmaterialer med lang levetid. Kommuneplanen setter mål for stedsutvikling med å ta vare på og utvikler grøntarealenen til rekreasjon og turområder når befolkningsveksten øker og det fortettes. En attraktiv grønnstruktur kan bli en "merkevare" som gir god reklame for kommunen og er med på å bedre miljøet, fører til mer fysisk aktivitet og bedre mental og fysisk helse hos folk flest. For at kommunens eiendomsforvaltning også i fremtiden skal lykkes med å forvalte, drifte og vedlikeholde Lørenskog kommunes bygningsmasse og grønne områder, har man sett på hvilke utfordringer en står ovenfor. Ut ifra disse utfordringene har en valgt seks satsningsområder for eiendomsforvaltningen. De seks satsningsområdene temaplanen tar for seg er: Organisering Arealeffektivisering, planlegging og bruk FDV Teknologi Miljø, energi og sikkerhet Kompetanse og kapasitet Fremdriften og arbeidet med mål og tiltak i forbindelse med satsningsområdene vil i fremtiden rapporteres årlig i eiendomsforvaltningens tjenesteanalyse som fremlegges kommunens politikere. Temaplan eiendomsforvaltning Side 11

76 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 4 Organisering Eiendomsforvaltningen ble reetablert som en ren driftsorganisasjon fra 1. januar 2014, med ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av eksisterende bygningsmasse og det grønne. Eiendomsforvaltningen er i dag organisert under teknisk sektor. Kommunaldirektør Strategi, plan og miljø Regulering, byggesak og geodata Prosjekt Eiendom Kommunalteknikk Eiendomsforvaltningen forvalter i dag alle kommunale formålsbygg, som i dag er på ca m2 bygningsmasse, samt utomhusanlegg, parkanlegg, lekeplasser, badeplasser og andre friluftsområder innenfor bebyggelsen. Eiendomsforvaltningen er en servicefunksjon for sektorene, slik at skoler, barnehager, sykehjem, idrett og kultur har tilfredsstillende arbeidslokaler å yte sin tjenesteproduksjon ovenfor innbyggerne. Eiendomsforvaltningen er delt inn i fire hovedområder: 1. Forvaltning med ansvar for interne og eksterne leieavtaler, forsikringer, brukeravtaler, (eiendomshåndboken), brukerkontakt og sørge for god arealutnyttelse av kommunens formålsbygg og lokaler. Forvaltningen innehar rollen som kommunens grunneierrepresentant i saker der publikum ønsker å kjøpe eller bruke kommunens eiendommer til egne formål. Forvaltningen er også kommunens grunneierrepresentant i kartforretninger og oppmålingsforretninger. 2. Drift og vedlikehold har ansvar for eksisterende bygningsmasse med ansvar for driftsoperatørtjenester, brukerkontakt, tekniske anlegg, oppfølging av brannvern og internkontroll, oppfølging av serviceavtaler, låssystemer, nøkler, forsikringssaker og parkering. Drift- og vedlikeholdsavdelingen har ansvar for vedlikeholdsplanlegging og tilstandsvurdering av eksisterende bygningsmasse med de tekniske anleggene, utredning og rådgivning overfor brukere, drift av forvaltningssystemer, oppfølging av kommunale avgifter og energioppfølging. I tillegg skal avdelingen yte faglig bistand i byggeprosjekter. Temaplan eiendomsforvaltning Side 12

77 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 3. Renhold har ansvar for det daglige renholdet, hovedrenhold og vinduspuss på kommunale bygg. Avdelingen har også ansvar for driften av kantinen på rådhuset. Renholdsavdelingen yter faglig bistand i byggeprosjekter. 4. Park har ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold utomhusanlegg ved kommunale bygg, parkanlegg, lekeplasser, badeplasser, frilufts- og naturområder innenfor bebyggelsen. Avdelingen har ansvar for vedlikeholdsplanlegging og tilstandsvurdering, utredning og rådgivning overfor brukere og yter faglig bistand i byggeprosjekter. Kommunen er i stadig vekst, antall kvadratmeter som skal ivaretas øker, og med dagens vekst i antall innbyggere antar eiendomsforvaltningen å komme opp i ca m2 bygg innen Kommuneplanen sier lite om hvilke overordnete strategier kommunen skal ha på dette området. I Økonomiplanen er et hovedmål for teknisk sektor å dreie oppmerksomheten fra reparasjon til vedlikehold slik at det oppnås økonomisk balanse mellom drift og vedlikehold i et livssyklusperspektiv. Det er derfor nødvendig å se på eiendomsforvaltningens organisering, forankring, kompetanse og ressurser, for å klare å håndtere en antatt vekst på m2 de nærmeste årene. 4.1 Nybyggog investeringer Prosjektavdelingen i teknisk sektor ivaretar alle investeringer på nybygg, anlegg og rehabilitering fra utredning til ferdigstillelse. Når prosjektene er ferdigstilt overleveres de til eiendomsforvaltningen. Eiendomsforvaltningen er avhengig av at byggene som overleveres blir levert med de materialvalg, utforming og teknologi som kreves for å kunne drifte effektiv. Eiendomsforvaltningen deltar i investeringsprosjekter som rådgivere i forhold til materialvalg, utforming og løsninger for å få et best mulig sluttprodukt. I forbindelse med sluttarbeidene er det som regel disse faktorene som det blir redusert på og byggene leveres i en annen kvalitet enn planlagt. En viktig faktor for få gode bygg med lave LCC kostnader et godt tverrfaglig samarbeid mellom de involverte avdelingene og bruker, for eks. skoler. Ved godt samarbeid vil en få gode løsninger og muligheter for å kunne drifte bygningsmassen på en økonomisk fordelaktig måte Temaplan eiendomsforvaltning Hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen, som legger til rette for god faglig kompetanse på alle nivåer i eiendomsforvaltningen,et godt samarbeid og en god gjensidig rolleforståelse med klare ansvarsforhold i trekantforholdet mellom eier, forvalter og bruker. NOU2004 Powerhouse: er et plussenergibygg, som gjennom driftsfasen genererer mer fornybar energi enn hva den forbruker til produksjon av byggematerialer, konstruksjon, drift og avhending av bygget. Passivhus : er hus med en spesiell konstruksjon som gir et vesentlig lavere energibehov enn dagens standard. BREEAM NOR: BREEAM er verdens eldste og Europas ledende miljøsertifiseringsverktøy for bygninger. Formålet er å motivere til bærekraftig design og bygging gjennom hele byggeprosjektet, fra tidlig fase til overlevert bygg. Definisjon LCC: Står for Life Cycle Cost og representerer totalkostnad for et bygg summert over byggets levetid inkludert vedlikeholdskostnader. Side 13

78 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Når nye grøntanlegg skal anlegges er det viktig at parkavdelingen involveres tidlig i prosessen for å få klarlagt ønskene, den forventede utvikling av grøntanlegget og skjøtselsbehovet. Grøntanleggene kommunen skal overta og drifte skal ha materialer av høy kvalitet og med lang levetid for å kunne ivareta kommuneplanens mål med lek, nærrekrasjon, opphold og hverdagsaktivitet for alle generasjoner. 4.2 Grøntforvaltning Kommunens grøntanleggsforvaltning fra planlegging, etablering og ivaretakelse av grønne områder er i dag spredt på ulike seksjoner/ avdelinger i kommunen. Alle beslutninger som tas, fra kommuneplan til planteplan, påvirker det endelig resultatet, og behovet for ressurser til drift og vedlikehold. Kommunen bør derfor ha en klar linje fra overordnet planlegging til drift for en grønn helhetstenking og utvikling av kommunen. Grønne fagfolk, de som er utdannet innen landskapsarkitektur, grøntanleggforvaltning og naturforvaltning, bør derfor finnes i seksjoner/avdelinger helt fra planlegging til drift. Med grønne fagfolk i ulike enheter er det viktig med samhandling, slik at all kompetanse trekkes inn i de ulike prosjektene for å få optimale løsninger og for å få gode planer på det grønne fagfeltet som også er forenelig med driften av områdene. Drift og vedlikehold av kommunens opparbeidede grønne områder ivaretas av eiendom, kommunalteknikk og kultur. Fordelingen/grensesnittet mellom virksomhetene er: 1. Eiendomsforvaltningens parkavdeling har ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold av utomhusanlegg ved kommunale bygg, parkanlegg, lekeplasser, badeplasser, frilufts- og naturområder innenfor bebyggelsen. 2. Kommunalteknikk har ansvar for veier, fortau, gang- og sykkelstier, utfartsparkeringer og områder langs vann og vassdrag. Avdelingen utfører også anleggs- og rehabiliteringsarbeider i egen regi. 3. Kultur har ansvaret for utendørs idretts- og friluftslivsanlegg og grøntområder utenfor bebyggelse. Dagens organisering med delt ansvar på grønne områder i kommunen, helt fra planlegging til drift, kan være uhensiktsmessig. Det bør vurderes om man skal samle oppgavene i en virksomhet for å styrke kompetanse og ressurser på det grønne fagfeltet. Temaplan eiendomsforvaltning Alminnelig forvaltningsorgan (etat) : Organet er en del av kommunens administrasjon og økonomi. Formålet er rent samfunnsmessige oppgaver, fordeling av goder osv. Organet følger bestemmelsene i bl.a. kommuneloven og forvaltningsloven. Kommunestyret er organets styrende organ. Kommunalt foretak: Foretaket er en del av kommunen, men formålet bærer mer preg av forretningsmessige hensyn. Foretak et følger bestemmelsene i kommuneloven og forvaltningsloven. Kommunen er økonomisk ansvarlig med foretaket kan føre eget regnskap i tillegg eller istedenfor kommunens. Kommunestyret er foretakets styrende organ og kan styre gjennom valg av styremedlemmer, formål, vedtekter og vedtak i kommunestyret. Interkommunalt selskap (IKS): IKS er et eget rettssubjekt.. IKS et består av to eller flere kommuner med felles interesser. IKS følger kommuneloven, forvaltningsloven og lov om interkommunale selskaper. IKS sin økonomi er helt adskilt fra kommunens øvrige økonomi, men kommunene i IKS et har det økonomiske ansvaret. IKS har representant-skapet som styrende organ. Kommunestyrene har kun styringsrett ved opprettelse av selskapet gjennom vedtektene, oppnevning av styremedlemmer og ved å legge betingelser ved overføring av midler. Side 14

79 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 4.3 Eieransvaretog organisering I eieransvaret inngår ansvar om formuesforvaltning, det vil si å se til at eiendommens realverdi og langsiktige brukbarhet sikres med de krav lovverket og kommunestyret stiller. Hvordan eiendomsforvaltningen formelt er organisert, vil ha en betydning for hvordan forvaltningsansvaret og sentralt eierskap utøves. Slik Lørenskog kommune i dag er organisert, er den strategiske eiendomsutviklingen fordelt på flere avdelinger, noe som gjør arbeidet med en helhetlig utvikling krevende. I KoBE`s grunnhefte «God kommunal eiendomsforvaltning» kommer det tydelig frem at eiendomsforvaltningens funksjoner bør ligge tett opp til eierskapet og at et godt samspill her er hensiktsmessig. En suksessfaktor for god kommunal eiendomsforvaltning er en god kommunikasjon mellom rådmann, formannskapet/kommunestyret og ansvarlig eiendomsleder. Når kommunen har ansvaret for brukervirksomheten, er det erfaringsmessig at interessene og oppmerksomheten rettes mot brukervirksomheten. Dette fører til at oppgaver og ansvar som er knyttet til eierskapet av bygninger blir lavere prioritert. Dette går gjerne ut over vedlikeholdet av eiendommene. En forklaring på dette er at de kortsiktige behovene (brukerbehov) fortrenger de langsiktige (forebyggende vedlikehold), altså mennesker prioriteres foran gjenstander. KoBE: Statens bygningstekniske etat har på oppdrag fra Kommunal- og regionaldepartementet gjennomført prosjektet KoBE kompetanse for bedre eiendomsforvaltning i kommunene. Aksjeselskap: Selskapet er et eget rettssubjekt. Formålet er økonomisk vinning. Selskapet følge r bestemmelsene primært bestemmelsene i aksjeloven. Økonomien til aksjeselskapet og kommunen er helt adskilt. Kommunens økonomiske ansvar er begrenset iht. aksjeloven og kan i ytterste konsekvens gå konkurs. Selskapets har et eget styre etter aksje-lovens bestemmelser og har generalforsamlingen som styrende organ. Kommunestyret har kun styringsrett ved opprettelse av selskapet gjennom vedtektene, oppnevning av styremedlemmer og ved å legge betingelser ved overføring av midler. Stiftelse: Stiftelsen er et eget rettssubjekt. Formålet er av ideell, humanitær, sosial eller økonomisk art. Stiftelsen følger bestemmelsene i stiftelsesloven. Økonomien til stiftelsen er helt adskilt fra kommunens øvrige økonomi. Kommunen har ingen økonomisk ansvar. Stiftelsen har et eget styre og daglig leder. Kommunen har kun styringsrett gjennom vedtektene ved opprettelse av stiftelsen. Temaplan eiendomsforvaltning Side 15

80 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 4.4 Grunneierrollen Grunneierrollen ble overført fra juridiskseksjon uten at kommunen har en strategi eller plan for håndteringen av slike saker. Det finnes ingen føringer, rutiner eller maler for hvordan sakene skal håndteres. Grunneierroller i kommunene er i dag todelt. Grunneiendommer utvikles for kommunens tjenesteproduksjon og strategisk sentrumsutvikling det gjennomføres forhandlinger innen kontraktsforvaltning; kjøp, salg, tomtefeste eller utbyggingsavtaler/avtaler om kostnadsfordeling mellom kommunen og private aktører. Dette arbeidet ivaretas av prosjektavdelingen i forbindelse med gjennomføring av vedtatte prosjekter eller reguleringsplaner. Når bygget eller grøntområdet er ferdigstilt overføres ansvaret fra entreprenøren via utbyggingsavtaler eller prosjektavdelingen til eiendomsforvaltningen. Prosjektavdelingen har ansatt en jurist som skal håndtere utbyggingsavtaler og grunnerverv på vegne av kommunen. Eiendomsforvaltningens rolle som grunneier innebærer oppgaver som håndtering av kartforretninger, nabovarsler, tinglysninger, gravetillatelser, utleie og salg av mindre eiendommer etter forespørsler fra interessenter. Som kommunens grunneierrepresentant har ikke eiendomsforvaltningen noen fullmakter til å ivareta denne oppgaven. Dette gir utfordringer i at eiendomsforvaltningen ikke har styringsrett i saker der det er faglige konfliktinteresser internt. I praksis innebærer store deler av oppgaven som grunneierrepresentant å være sekretær for kommunale virksomheter som har interesser i denne type saker. Det er mer hensiktsmessig at virksomheter/avdelinger som har overordnet oversikt over kommunens grunneiendommer og planer ivaretar denne rollen. Det kan for eksempel nevnes at eiendomsforvaltningen deltar som kommunens grunneierrepresentant på oppmålingsforretninger uten at en har kjennskap til bakgrunnen eller eventuelle avtaler som ligger til grunn for at grenser skal påvises eller justeres. Det bør utredes om det er hensiktsmessig at grunneierrollen tillegges samme funksjon/virksomhet som skal ivareta utbyggingsavtaler og grunnerverv, for å få en helhetlig grunneier utøvelse. 4.5 Lørenskog kommunale pensjonskasse Ved opprettelsen av Lørenskog kommunale pensjonskasse ble det overført fire eiendommer, Lørenskog brannstasjonen, Finstad bolig- og servicesenter, Fjellhamarhallen og Lørenskog ishall. Det er inngått leieavtaler om tilbakeleie med Lørenskog kommune for eiendommene, og disse varer fra 1. januar 2011 til 1. januar Avtalene er «bare-house» leieavtaler, hvor utleier er helt uten ansvar for leieobjektet i leieperioden. Leietaker forestår alt av vedlikehold og teknisk oppgraderinger på eiendommene, og har ansvar for offentligrettslige bygningstekniske krav. Fordi eiendommene utgjør en del av pensjonskassens egenkapital er eiendommenes verdi av betydning for hvordan pensjonskassen driftes. Det gjennomføres derfor halvårlige verdivurderinger av byggene. Pensjonskassen forutsetter at kommunen følger leieavtalen, hva gjelder plikten til å sørge for at bygningen med tekniske innretninger holdes i tilsvarende stand Temaplan eiendomsforvaltning Side 16

81 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen som ved kontraktsinngåelsen (hensyntatt normalt slit og elde). Det er i dag en utfordring å verdibevare byggene, da dette går på bekostning av kommunens egen bygningsmasse. Mål Tiltak Bedre forankringen til rådmannen og kommunestyret som eiere og kortere vei å formidle behov og tilstand på kommunens bygningsmasse og utomhusarealer. Utrede mulighetene og om det er hensiktsmessig å dele teknisk sektor i en eiendomssektor og en samfunnssektor. En eiendomsvirksomhet som ivaretar kommunens bygninger med et godt eierperspektiv. Eierrollen må utvikles gjennom en aktiv rapportering, god informasjon og ved å fremme saker hvor det fattes vedtak knyttet til kommunens bygningsmasse. Se på alternative organisasjonsformer. Skape en fremtidsrettet eiendomsvirksomhet som er hensiktsmessig organisert. Gjennomgå dagens organisering for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens eiendommer, fullmakter og organisasjonsformer. Gjennomgå dagens organisering av kommunens forvaltning av grøntområder. Utrede muligheten til å samle ansvaret for grøntområder under en felles virksomhet i kommunen. Stille krav ovenfor prosjektet for hvilken type kvalitet byggene som overleveres eiendomsforvaltningen. Lære av egne erfaringer i byggeprosjekter for å få gode og fremtidsrettede bygg. Få overlevert bygg som er kostnadseffektive å drifte. Oppdatere og bruke kommunens bygghåndbok aktivt i byggeprosjekter. Tettere samarbeidet med prosjektavdelingen. Utvikling av samarbeid mellom det lokale og sentrale eierskap bør utvikles til felles beste for både byggene og brukerne. Gjennomgå dagens organisering av kommunens grunneier rolle, ansvar og fullmakter. Ivareta grunneierrollen på en hensiktsmessig måte i kommunen. Eventuelt å samle ansvaret som grunneier av kommunens eiendommer under en felles virksomhet/funksjon i kommunen. Utarbeide mål, rutiner, grensesnitt grunneierrollen. Alle kommunale virksomheter bidrar til å ivareta kommunens pensjonsordning og kostnader til å verdibevare bygningene. Finne andre finansieringsformer for verdibevaring av Lørenskog Kommunale Pensjonskasse. Temaplan eiendomsforvaltning Side 17

82 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 5 Arealeffektivisering, planlegging og bruk Det forventes at kommunen vil ha over innbyggere i Med flere innbyggere øker også kommunens tjenesteyting og behov for lokaler til blant annet skoler, barnehager, omsorgsbygg, idrettsbygg og boliger. De kommunale tjenestene er i endring og trenger lokaler som best mulig understøtter funksjonell og effektiv drift. Lørenskog kommune vil i kommende periode få flere kommunale formålsbygg, og det antas en vekst fra dagens m2 til rundt m2 innenfor en års periode. Med forventet økning på m2 i bygningsmasse får man også økt areal på parker og utomhusanlegg. Dette betyr store utfordringer i hvordan eiendomsforvaltningen skal bemannes og ha nok kapasitet og kompetanse til å ha mulighet til å drifte og ivareta kommunens bygg og anlegg på en god og forsvarlig måte. For å holde eller redusere kostnadene er det viktig for kommunen å ha fokus på arealer allerede i planleggingsfasen. Gode bygg, med fokus på miljø, utforming, smarte løsninger og LCC tankegang er nøkkelen for en fremtidig effektiv drift av kommunens bygg og grønne områder. Arealeffektivisering, planlegging og bruk er også viktig i samarbeid med brukerne for eksisterende kommunale bygninger og grøntområder. Temaplan eiendomsforvaltning Side 18

83 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen I rapporten "Vedlikehold i kommunesektoren - Fra forfall til forbilde" (Multiconsult, 2008) pekes det på at kommunal eiendomsforvaltning er komplekst, og har større utfordringer enn eiendomsforvaltning hos private aktører. Dette skyldes at private aktører kun har ett formål; best mulig avkastning på investeringen. Kommunene må i større grad avveie drift og vedlikehold opp mot den øvrige produksjonen av tjenester de har ansvar for. Eiendomsforvaltning kan anses som en sekundæroppgave kommunen har som et redskap for kommunal tjenesteproduksjon, men står for en betydelig andel av kommunens drifts- og investeringsbudsjett. Tegningene under viser to forskjellige planløsninger på et administrasjonsbygg som er under prosjektering. I dette eksemplet kan arealbesparelsen komme opp til over 50 % og viser to helt ulike måter å tenke på i forhold til arealbruk og effektivitet. Arealeffektivisering Tiltak som fører til bedre utnyttelse av eksisterende arealer og dermed lavere arealforbruk pr. ansatt eller annen bruker (elev, pasient, kunde). Sambruk av arealer for flere virksomheter, bedring av logistikk eller samhandel mellom flere forvaltere gir effektivisering. Dibik Arealeffektivitet kan oppnås ved økt bevissthet på sambruk, flerbruk og bruksintensitet av de lokalene man har. Arealeffektiviseringgir et av de største potensialene for både kostnadsbesparelser og miljøgevinster innen eiendomsforvaltningen. Plantegninger : Cellekontor Nettoareal: 1155 m2 inkl. trapper, 19 m2 per. Person, 60 plasser totalt Arealer åpent landskap Nettoareal: 1155 m2 inkl. trapper. 9,46 m2 per. Person, 122 plasser totalt. Temaplan eiendomsforvaltning Side 19

84 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen I eksisterende bygg der det er begrensede muligheter til å arealeffektivisere bør sambruk være et nøkkelord. Kommunen burde fokusere på å samle tjenester som ikke er lovpålagt, som for eksempel idretts- og kulturaktiviteter på skoler, på ettermiddager- og kvelder til færrest mulige bygg. Å samle disse tilbudene vil gi kommunen besparelser på kostnader til tilsyn og FDV kostnader. Det er en utfordring å gjøre endringer i arealene kommunen eier per i dag. Er en skole på m2, er det vanskelig å selge 500 m2 av disse hvis behovet viser seg til å være m2. Det må realiseres nybygg med tidsriktige løsninger som åpner for fremtidig utvikling, tilpasning, alternativ bruk og fokus på brukers behov. Nybygg bør bygges på en slik måte at det er enkelt med ombygninger i byggets levetid. Det er også viktig å presisere at sekundærbrukere som renholdere, driftsoperatører og andre i støttefunksjoner også er brukere av byggene og i arealplanleggingen må disse ikke bli nedprioritert. Et eksempel på dette kan være at det ikke blir satt av tilstrekkelig arealer til avfallshåndtering, som gjør det vanskelig å holde en høy sorteringsgrad. Dette tvinger frem en lite bærekraftig avfallshåndtering med for eksempel containerløsninger som både er kostnad og ressursineffektive i det daglige arbeidet. Kvaliteten på det som prioriteres i kommuneplanen og det som overleveres fra prosjektet må være sammenfallende. Politikerne må prioritere ny og riktig teknologi og føringer i kommuneplan. I prosjekter må kommunen som byggherre styre arkitektene mer, slik at en får riktige bygg fremfor arkitektenes ønske om å tegne signalbygg. En annen utfordring er at det forventes at eiendomsforvaltningen skal ha ansvaret for arealbruk, planlegging og holde kostnadene knyttet til arealbruk på et så lavt nivå som mulig, uten at man har styringsrett på utfallet. Eiendomsforvaltningen har ikke det siste ordet når det kommer til hvordan brukerne skal benytte arealene som de får tildelt. Eiendomsforvaltningen har per i dag ikke fullmakten til å ta den endelige beslutningen. Eiendomsforvaltningens manglende fullmakter medfører at selv de minste sakene om arealdisponering og bruk må besluttes av rådmanns ledergruppe. Eiendomsforvaltningen burde ha det mandatet at virksomheten har siste ord i saker som dette. I dagens organisering vil en stille spørsmål om habilitet siden eiendomsforvaltningen ikke er en selvstendig enhet men en del av teknisk sektor. Resultatet av dagens ordning er at veldig mange ledd i kommunens administrasjon bruker mye tid og ressurser på enkeltsaker. Mål Tiltak Samle kveldsaktiviteter på færrest mulig bygg. Se på fordeling av ledig kapasitet, ledige arealer og bygg. Samordne og effektivisere arealer. Utrede alternative kontorløsninger og arbeidsmetoder for å senke areal per bruker. Påvirke i planleggingsprosessen for å finne riktig areal per bruker. Temaplan eiendomsforvaltning Side 20

85 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 6 FDV Lørenskog kommune har fornyet mange av sine eiendommer i perioden Kommunens hovedutfordring er i å ivareta dagens bygningsmasse på en best mulig måte og ikke hvordan en skal ta igjen vedlikeholdsetterslepet. Det er viktig at vedlikeholdsnivået på bygningsmassen ikke blir for lavt slik at kommunen ender opp med det samme vedlikeholdsetterslepet som før Bygningsmassen til kommunen blir eldre og vil i tiden fremover ha et økende behov for vedlikeholdsmidler. Lørenskog hus anses som et nytt bygg, men er allerede 5 år og vil ha et økende behov for vedlikehold. Bygningsmasse i m 2 (0-10 år) Bygningsmasse i m 2 (11-20 år) Bygningsmasse i m 2 (21 år +) Total bygningsmasse 1) Alder Alder Alder på bygningsmassen på bygningsmassen på bygningsmassen m2 % m2 % m2 % % % % % % % % ) 41 % % % % % Endringen bygningsmasse over 21 år, forutsetter at Hagasvingen 15 og 17 rives i løpet av Et virkemiddel kommunen har tatt i bruk for å kartlegge tilstanden er internkontrollsystemet IK-bygg. Dette nettbaserte systemet kartlegger tilstanden til byggene ved at fire ulike roller svarer på en sjekkliste som omhandler de ulike bygningsdelene av bygget. Gjennom systemet får forvaltningen tilgang til data fra andre kommuner, på denne måten kan man sammenligne tilstanden med andre kommuner. Svakheten med dette systemet er at det er Lørenskog kommunes egne ansatte som svarer på spørsmålene, enten i rollen som bruker, eier, forvalter eller utfører. Uten felles forståelse av referansenivå kan svarene bli objektive og tilstandsnivået bli satt ulikt. Dette kan føre til avvik mellom virkelig tilstand og rapportert tilstand. Temaplan eiendomsforvaltning IK -Bygg : IK-Bygg er et internkontrollsystem(ikke et FDV-system) som synliggjør byggets tilstand og skaderisiko slik at det blir lettere å få politisk støtte til nødvendig vedlikehold. Side 21

86 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen For at kommunen skal få en dypere analyse av alle bygningselementene i kommunens bygningsmasse skal det gjennomføres en tilstandsanalyse per bygg eldre enn 5 år som bygger på den Norske standarden «Tilstandsanalyse av byggverk - innhold og gjennomføring». Analysen vil fungere som et verktøy til å få oversikt over tilstanden til byggene i forhold til et gitt referansenivå og eventuelle tiltak som kan redusere eller lukke tiltak. De første fem tilstandsvurderingene for skoler indikerer et behov for mill. kr i investering/oppgradering og vedlikehold for å komme opp til kravene som settes i TEK 10. To av hovedmålene i økonomiplanen er: Samskaping, innovasjon og utvikling av sektorens tjenester sammen med brukerne av de samme tjenestene. Dreie oppmerksomheten fra reparasjon til vedlikehold på kommunal infrastruktur og eiendommer slik at det oppnås økonomisk balanse mellom drift og vedlikehold i et livssyklusperspektiv. I perspektivmeldingen for 2017, skal etterslep unngås i framtiden, og det er avgjørende viktig at kostnader til drift og løpende vedlikehold av kommunale bygg og infrastruktur ikke undervurderes, men gis prioritet i framtidige budsjetter. Det er alminnelig kjent at ressursbruken på bygningsmessig vedlikehold er for lav i kommune Norge, og at dette også er tilfelle for Lørenskog sin del. Hovedinntrykket av den bygningsmessige tilstanden i Lørenskog er imidlertid god sett fra brukers ståsted. Tilstander med sopp, råte og totalt forfall som nasjonale medier med jevne mellomrom presenterer fra statlige og kommunale bygg, er per i dag på ingen måte representativt for bygningsmassen i Lørenskog. Ved noen formålsbygg er den generelle slitasje uakseptabel, men dette er i stor grad begrenset til det estetiske. Feil og mangler av betydning for liv og helse, aksepteres ikke og tiltak mot dette iverksettes fortløpende. TEK 10: Forskrift om tekniske krav til byggverk trekker opp grensen for minimum av egenskaper et byggverk må ha for å kunne oppføres lovlig i Norge. No rsk standard : Standard Norge har ansvar for standardiseringsoppgaver på alle områder unntatt elektro og telestandardisering, og har enerett på å utgi Norsk Standard. Holte Prosjekt: Holte Prosjekt har utarbeidet en FDV-nøkkel som omhandler alle områder innenfor budsjettering, planlegging og kontroll av kostnadsdata knyttet til FDV. Tallene i FDVnøkkelen kan brukes i Benchmarking av kommunens egne tall. Forvaltning, drift og vedlikeholdskostnadene (FDV) vil være uttrykk for hvor store ressurser som går med til å drifte en enhet. Det vil si utgifter per kvadratmeter. Lave driftskostnader per kvadratmeter trenger ikke være ensbetydende med en ønsket tilstand. Lave FDV kostnader vil gi lavere kvalitet og bygningsmessig forfall over tid. Via eiendomsforvaltningens egenkontrollrutiner og årskontrollavtaler er det avdekket feil og mangler relatert til myndighetskrav og ordinært vedlikehold. Avvik relatert til myndighetskrav er i kategorien heisanlegg, lekeapparater og utearealer, elektriske anlegg og branntekniske anlegg. De fleste kommunene i KOSTRA nettverket som Lørenskog kommune er deltager i, bruker høyere beløp per kvadratmeter på forvaltning enn Temaplan eiendomsforvaltning Side 22

87 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Lørenskog. Dette gjør at Lørenskog blir hengende etter i forhold til oppfølging/kontroll og utvikling av eiendomsforvaltningen. Å ha en god drift vil medføre at behovet for vedlikehold vil utsettes og at bygningskomponentenes levetid forlenges. Driftsoperatørenes og renholdernes innsats og eierskap til byggene premieres også av forsikringsselskapene i form av lave forsikringspremier som følge av få skader, hærverk og innbrudd. Renholdsavdelingen bruker frekvensbaserte renholdsplaner med avtalte kvalitetsmål. Det benyttes NS-INSTA 800- kvalitetsmålesystem for å fastsette og vurdere rengjøringskvaliteten. Forum for offentlige bygg og eiendommer (FOBE) sine foreslåtte kvalitetsmål blir brukt. De har som mål å få et mest mulig optimalt renhold. De fleste rom i skoler og barnehager skal rengjøres daglig. Ved å bruke denne standarden er det renholderne som skal avgjøre hva som må til av renhold for å oppnå avtalt kvalitet hver gang. Renholdsbehovet varierer fra dag til dag, så renholdsplanen gir kun en gjennomsnittlig tid. Hvor mye tid en trenger til renholdet avhenger av hvor godt det er tilrettelagt for et effektivt renhold og hvor flinke brukerne er til å holde orden i lokalene. Det er derfor viktig at fagpersoner fra renhold får bidra i planlegging-/prosjekteringsfasen av nybygg/ rehabiliteringer/ vedlikehold og at samarbeidet mellom brukere og renholdsavdelingen fungerer godt. Alt ordinært vedlikehold blir ført over driftsregnskapet i Lørenskog kommune, i samsvar med lover og retningslinjer og i samsvar med god regnskapsskikk. Normer som er utarbeidet i forhold til drift og vedlikehold av egen bygningsmasse, viser at ramme per. m2 burde ligget på rundt kr per m2. Lørenskog kommune ligger i dag på ca. 150 kr per m2. Dette betyr at det årlig opparbeides en antatt verdiforringelse på bygningsmassen på 30 millioner kroner per år. Dette vedlikeholdsetterslep kan tas igjen ved å øke vedlikeholdet, rehabilitere eller ved å sanere og investere i nybygg. Godt, verdibevarende vedlikehold: Er uttrykk for et optimalt vedlikehold, hvor arten og omfanget av vedlikeholdet vurderes i et langsiktig økonomisk perspektiv og i forhold til de politiske målene for eiendomsforvaltningen. NOU:2004 Dårlig tilrettelagt for renhold Bra tilrettelagt for renhold Utvikling av vedlikeholdsetterslep i Lørenskog kommune 400 KOSTRA nettverk : Det er opprettet et nettverk i regi av NKF der Asker, Lørenskog, Moss, Nittedal, Ringerike, Sarpsborg, Skedsmo, Sørum og Rælingen deltar. Formålet er å danne et grunnlag for videre prioriteringer for drift og organisering. r 300 k r e n200 o il il M Tid Temaplan eiendomsforvaltning Side 23

88 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Innenfor ordinært vedlikehold har kommunen avvik på tekniske anlegg, VVS og byggteknisk. Eiendomsforvaltningen må prioritere myndighetskrav frem for ordinært vedlikehold. Eiendomsforvaltningen prioriterer sikre bygg, tette tak, godt innemiljø og fornøyde brukere. Dagens ventilasjonskrav er vesentlig høyere enn hva eksiterende byggningsmasse innehar. En oppgradering til nye ventilasjonskrav i henhold til TEK10 vil medføre økte investeringskostnader. Generelt er etterslepet på de tekniske anleggene størst, og vil medføre de største vedlikeholdskostnadene fremover. Sintef Byggforsk serien : Byggforskserien, byggenæringens kvalitetsnorm, angir dokumenterte løsninger som kan benyttes for å tilfredsstille funksjonskravene i Forskrift om tekniske krav til byggverk (TEK) til lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Hensikten med Byggforskserien er å tilrettelegge erfaring og resultater fra praksis og forskning på en slik måte at de hurtig kan komme til nytte. Anvisninger, løsninger og anbefalinger skal lette arbeidet og fremme god kvalitet ved prosjektering, bygging og forvaltning av bygninger. Figur: Kvalitet og funksjon for en bygning sett i et levetidsperspektiv Figuren over gir en oversikt over forventede intervaller for vedlikehold og utskifting av materialer, komponenter og bygningsdeler. Figuren angir også aktuelle tiltak og henviser til mer utfyllende kilder i Byggforskserien. Data om vedlikehold og levetider kan brukes som grunnlag ved vedlikeholdsplanlegging, beregning av års- og livssykluskostnader og som underlag ved for eksempel tilstandsanalyser, tekniske rapporter, byggsertifisering eller tilsvarende bygningsteknisk dokumentasjon. Temaplan eiendomsforvaltning Side 24

89 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen I kommuneplanen har Lørenskog kommune en visjon om at "Lørenskog kommune skal være en grønn kommune". Kommuneplan har mange målsetninger og føringer som kan overføres til "den grønne virksomhet". Utfordring for parkavdelingen i det videre arbeidet med å nå målsetningen i kommuneplan går både på kompetanse og ressurser. Samtidig er det viktig at parkavdelingen har en aktiv rolle for å kunne påvirke det endelige resultatet og behovet for ressurser til drift og vedlikehold av det grønne. Lørenskog kommune skal bekjempe spredningen av fremmede skadelige arter i henhold til kommuneplanen. Bekjempelse av fremmede arter har parkavdelingen hatt som oppgave i mange år og Fylkesmannen i Oslo og Akershus legger også føringer for dette arbeidet. Antall arter som skal bekjempes øker og omfanget av spredningen av de ulike artene øker. Bekjempelse av fremmede arter vil derfor kreve større ressurser av parkavdelingen og vil kunne gå utover andre skjøtselsoppgaver i årene som kommer. Gjennom kommuneplan legges det opp til en stedsutvikling med parker og grønne lunger med fokus på lek, nærrekrasjon, opphold og hverdagsaktiviteter for alle generasjoner. I tillegg til dette kommer gater og torg som er tilgjengelig for alle og fungerer som møteplasser. Dette tilsier at antall kvadratmeter grøntarealer som skal driftes og vedlikeholdes av kommune vil øke med årene. Befolkningsveksten og fortetting fører til en økende bruk av både nye og allerede etablert grønne områder. Dette gir økt behov for skjøtsel og da spesielt når det gjelder søppel. Både antall søppelkasser og tømmefrekvensen er økt på områdene som brukes av store grupper av befolkningen i dag. Større ressurser har derfor de siste årene gått med til søppelhåndtering noe som igjen går på bekostning av andre skjøtselsoppgaver som bør være parkavdelingens primæroppgave. Samtidig er det viktig at det fra kommunens side utføres vedlikehold av de mer parkpregede områdene og friområdene etterhvert som innbyggertallet øker og områdene brukes mer intensivt og får større slitasje med tanke på folkehelse og at innbyggerne har grøntområder som inviterer til bruk. Utfordringen for parkavdelingen er derfor å holde ønsket standard på grøntområdene og gjøre de riktige prioriteringene når oppgavene øker. En annen utfordring er holdningene og preferansene hos publikum når det gjelder aksept av endret vedlikehold på grunn av dette. Suksessfylt og rasjonell parkdrift handler om opplevd standard og kvalitet. Utbyggingsavtaler er inngått og nye skal inngås med private utbyggere og de offentlige rommene som er bygget eller skal bygges gjennom slike avtaler skal i mange tilfeller forvaltes, driftes og vedlikeholdes av kommunen. Kommunen har i slike tilfeller påtatt seg et framtidig drift- og vedlikeholdsansvar, men uten at det er sikret et budsjett til det. Dette er et dilemma, da hverken politikere eller virksomheter kan inngå avtaler som binder opp framtidige budsjetter, samtidig som man ikke bør igangsette tiltak man ikke har ressurser til å følge opp. Gjennom utbyggingsavtaler sikrer kommunen seg at nødvendig infrastruktur blir finansiert og kommer til utførelse samtidig som bolig og næringsbebyggelse kommer på plass. Her er det viktig at forvaltere av grøntområder og gater har en aktiv rolle som premissleverandør og godkjenning av planer. Dette for å kunne påvirke de fremtidige drifts- og vedlikeholdsrutiner og hvilke kostnader de som skal drifte anleggene vil få. Grøntanleggene som kommunen skal overta driften av må være av høy kvalitet og med gode løsninger som på sikt gir lave livsløpskostnader. Det må også sikres at grøntanlegg som skal overtas ikke er for Temaplan eiendomsforvaltning Side 25

90 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen ressurskrevende. Kommunen må være grunneier til de grøntanleggene som skal driftes av kommunen. Mål Tiltak Holde en norm på nivået på driftskostnader tilsvarende gjennomsnittet av KOSTRA nettverket. Ha en god og effektiv drift som forlenger bygningskomponentenes levetid og vil utsette nødvendig vedlikehold. Unngå å øke vedlikeholdsetterslepet. Bevilgninger til FDV avsettes til fond for å kunne ta svingninger i bygningenes livssyklus. Øke bevilgningene for vedlikehold til 250 kr per m 2. Bevilgede midler til FDV følger bygningsmassen. Ha riktig vedlikeholdsnivå på bygg som skal fases ut eller erstattes, slik at de holder ut fram til utfasing. Prioritere bygg og bygningstyper avhengig av viktighet, alder og framtidig bruk og utvikling. Kartlegge det reelle etterslepet på vedlikeholdet. Gjennomføre tilstandsvurderinger på kommunale bygg etter NS 3424 «Tilstandsanalyse av byggverk - innhold og gjennomføring». Innføre og ta i bruk IK-bygg som arbeidsverktøy. Ivareta byggeiers internkontroll og ha oversikt over byggenes tilstand. Utføre jevnlige tilstandsvurderinger i IK-Bygg. Gi brukerne tilgang, å få de til å ta i bruk verktøyet. Ha gode og driftseffektive grøntanlegg som gir et godt tilbud til innbyggerne i kommunen. Grøntanleggene som kommunen skal overta driftingen av må være av høy kvalitet og med gode løsninger som på sikt gir lave livsløpskostnader. Det må også sikres at grøntanlegg som skal overtas ikke er for ressurskrevende. Stille krav til utbyggingsavtaler med private utbyggere. Kun grøntanlegg på kommunal grunn skal driftes av kommunen. Grønne fagfolk, de som er utdannet innen landskapsarkitektur, grøntanleggforvaltning og naturforvaltning, bør derfor finnes i seksjoner/avdelinger helt fra planlegging til drift. Kommunen har en klar linje fra overordnet planlegging til drift og nyanlegg for en grønn helhetstenking og utvikling av kommunen. Godt samarbeid mellom renhold og brukerne. Levere avtalt renholdskvalitet på en mest mulig effektiv måte. Påse at det blir lagt til rette for et effektivt renhold ved nybygg/rehabiliteringer/vedlikehold. Bruke NS INSTA 800 som kvalitetsmål. Temaplan eiendomsforvaltning Side 26

91 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 6 Teknologi Nye teknologier påvirker utviklingen i arbeidsprosesser, trender innen design og styringssystemer endrer kravene til eiendomsforvaltningen, driften av byggene og de grønne områdene. Teknologi utviklingen kan øke produktiviteten i tjenesteproduksjonen, samtidig som den øker kravene til kompetanse for arbeidstakere innen eiendomsforvaltningen. Denne utviklingen kan innen kort tid gjøre det mulig å overvåke miljøer, bygg, ressurser og arbeidstakere i sanntid for å kunne bruke ressursene mer effektivt, samtidig som den kan redusere bruken av fysisk arbeidskraft. Byggautomatiseringssystemer (BAS): Er løsninger hvor de forskjellige tekniske installasjonene i et bygg er koblet sammen i et eller fler kommuniserende nettverk Selvgående skråingsklipper Robotklipper Teknologi som reduserer fysisk arbeidskraft: Automasjon: robotteknologi, byggautomasjonsystemer (BAS). Ressurs optimalisering: intelligente planleggingsverktøy og mobile systemer. Material og utstyrsteknologi som for eksempel smarte materialer. Bruk av roboter er et tiltak for både renholds- og parkavdelingen. I parkavdelingen vil bruk av robotgressklipper frigjøre tid til andre skjøtselsoppgaver og det er en tilpasning til mer miljø- og klimavennlig drift. I begge avdelingene kan bruk av roboter være med på å senke sykefraværet ved at man minsker på det fysiske arbeidet. Temaplan eiendomsforvaltning Robot gulvvaskemaskin Fremtidens robotvasker (Biosverm) Side 27

92 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Renhold er en av de viktige og mest kostbare områdene innen FDV. Det stilles stadig økende krav til både kvalitet og utførelsen av renholdet, samtidig stilles det krav til at den samme leveransen gjøres mer effektiv av hensyn til kostnader. Det er derfor viktig å ha mest mulig maskinelt renhold for å sikre god kvalitet og holde kostnadene nede. Det finnes nå roboter i mange størrelser på markedet. For at disse skal kunne brukes må byggene tilrettelegges for dette, ved å ha tett dialog med prosjektavdelingen ved nybygg/ rehabiliteringer. Dokumentasjon og kommunikasjon er også viktige elementer for å møte kravene. Registrering av daglige og periodiske oppgaver kan nå gjøres med nettbrett på renholdstrallen, med for eksempel Jonathan CleanPilot. Renholdsleder kan da kommunisere med renholder og ta NS-INSTA 800 kontroller ved bruk av nettbrett. Dette krever investering i et nytt og bedre kalkuleringsverktøy for renhold. Dette verktøyet bygger på tidskalkyler og hvor det er mulig å registrere type og tetthet på inventaret, noe som er avgjørende for nøyaktigheten av renholdsplanen og tidsforbruket. Kommuner som har tatt i bruk dette verktøyet har kunnet redusere renholdskostnadene, hvor mye varierer etter hvor effektive renholdsplanen var fra før. Nytt i markedet er papir- og såpedispensere med integrerte sensorer som melder fra når det er behov for renhold og påfylling. Dette skjer via en nettbasert tjeneste som er tilgjengelig på PC, smarttelefon og nettbrett. Det er da mulig å gå over til behovsbasert renhold i stedet for frekvensbasert renhold. Mange tilsvarende og nye løsninger er under utvikling og dette er noe man bør se på fremover. Manuell gulvvaskemaskin Ny teknologi innenfor renhold, brukt og tenkt riktig kan redusere sykefraværet ved å redusere tunge løft og frigjøre tid til andre oppgaver. «Tilrettelegging for bruk av roboter vil for mange eiendomsforvaltereresultere i en bedre, og mer effektiv drift.» Kilde: Morten Gilberg Lilleborg Sykefravær innenfor renhold: Gevinstene ved å benyttes seg av BAS er avhengig av hvilken type system, størrelse og antall bygg som systemet brukes på, men kan gi mange fordeler i driftsfasen ved et bygg. Systemet gir mulighet for fjernstyring og overvåking av flere geografiske spredte eiendommer fra en driftssentral i kommunen. Fleksibiliteten økes ved at man kan administrere drift og vedlikeholdet uavhengig av tilstedeværelse. BAS kan også styre byggenes energiforbruk ved at energioppfølgingsprogrammerog brukstider gir systemet optimal styring og ivaretar effektregulering. I tillegg kan systemet benyttes som et hjelpemiddel for å oppfylle internkontroll og komplementere kvalitetssikringssystemet,ved at man kan dokumentere kravene til innemiljø (lys, luftkvalitet og lysforhold). Både interne og lovpålagte krav skaper behov for ulike elektroniske forvaltningssystemet. Dagens helhetlige forvaltningssystemer er krevende å administrere, styre og vedlikeholde. Hvert system har databaser i form av filer, informasjon og plantegninger som må ajourføres. Eiendomsforvaltningen kan velge å låse seg ved å velge Temaplan eiendomsforvaltning Side 28

93 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen et system med den konsekvens at en avdeling har et godt system mens en annen avdeling må nøye seg med et som ikke er optimalt. Eiendomsforvaltningen bør derfor i fremtiden fokusere på å finne uavhengige systemer som kan integreres opp mot hverandre for å redusere tidsforbruket med å ajourføre flere databaser. Det er behov for å finne en løsning som kan redusere ressursbruken og effektivisere administrasjonen av byggetekniske data, med tanke på overvåking, styring og ruting av alarmer. Driftsrelatert informasjon bør samles og behandles igjennom et system eller en sentral slik at eiendomsforvaltningen sikrer at alle alarmer, varslinger, feilmeldinger blir samlet, behandlet og besvart. Dagens situasjon er at noen systemer varsler per mail og SMS og/eller nettbaserte systemer som krever innlogging. Utfordringen med alt dette er at man må hente ut informasjonene flere steder med ulike løsninger. Gevinsten ved å kunne sentralisere feil-/alarmmottak anses som stor knyttet til følgende punkter: Prioritering av utrykninger Riktig kompetanse på utrykningen Raskere avdekking av feil Reduksjon i skadeomfang Mer effektiv arbeidsflyt 6.1 Digital infrastruktur Det blir stadig flere krav til bærekraft og miljø fra det offentlige, leverandører og brukere. Teknologier som blir påvirket av miljø, bærekraftig tankegang og utvikling er energi, vann, avfall og innendørs økologi. Kommuneplanen fokuserer på å ta i bruk ny velferdsteknologi som setter større krav til driften og forvaltningen av byggene. IKT sektoren i Lørenskog kommune har utarbeidet en digital strategi for Lørenskog kommune hvor velferdsteknologien er et av satsingsområdene. Eiendomsforvaltningens digitale infrastruktur vil begrense seg til byggets plattform, slik at disse ikke vil komme i konflikt med hverandre, slik at varsling, brann og sikkerhet fortsatt vil bli ivaretatt. Temaplan eiendomsforvaltning Side 29

94 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Mål Forenkle driften både for eiendomsforvaltningen og brukerne av byggene. Tiltak Investere i eksisterende bygningsmasse for enklere styring og bruk av byggene. Ved nybygg, investere i smarte bygg. Prosjektere nybygg slik at det er mulig med mer utstrakt bruk av maskinelt renhold. Utrede økt bruk av roboter i alle avdelinger. Sentralisere styringen av byggene i en driftssentral. Effektivisere tjenestene og automatisere byggene. Prøveprosjekt med Jonathan CleanPilot. Utrede bruk av renholdsmoduler på nettbrett i alle kommunale bygg. Følge med i utviklingen av teknologi som kan brukes i avdelingene. Begrense tidsbruk til administrasjon av dataprogrammer. Ved anskaffelse av systemer og programmer bør det settes krav til integrasjon til eksisterende systemer. Redusere sykefraværet ved å redusere tunge løft. Innføre ny teknologi og legge til rette for bruk av roboter innenfor renhold. Tett samarbeid med IKT sektoren. Øk digital kompetanse og ferdigheter. Ta i bruk ny og innovativ teknologi for bygg. Temaplan eiendomsforvaltning Side 30

95 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 7 Energi, miljø og sikkerhet For å nå målene i kommuneplan må kommunale bygg, både nybygg og eksisterende tilpasses vedrørende miljø, klima og energi. Lørenskog skal være en framtidsrettet og miljøvennlig kommune, og være en pådriver for at utslipp av klimagasser reduseres. For å nå disse målene er følgende handlinger utpekt i kommuneplanen: Gå foran som et godt eksempel ved å velge miljøvennlige løsninger innen transport, bygg og anlegg. Sørge for at egne bygg er energieffektive og klimanøytrale, og at fornybare energiformer tas i bruk. Bruke klimanøytralt og miljøvennlig bygningsmateriale med lang levetid i egne bygg og anlegg. Øke naturmangfoldet i tettsteder slik at alle innbyggere kan få naturopplevelser i sitt nærmiljø. Bekjempe spredning av fremmede skadelige arter i samarbeid med innbyggere og organisasjoner. Optimera energi: Energi Lørenskog kommunes kommuneplan beskriver et energiforbruk per kvadratmeter som er lavere enn landsgjennomsnittet. Arbeidet med å redusere energiforbruket i kommunale bygg og anlegg, samt øke bruken av fornybar energi, skal videreføres. Eiendomsforvaltningen bruker per i dag energioppfølgingssystemet Optima energi fra ENTRO. Systemet skal gi eiendomsforvaltningen bedre kontroll over energibruken per strømmåler i byggene. Systemet brukes i dag for det meste til rapportering av forbruket ved de kommunale byggene. Utfordringen for eiendomsforvaltningen er at det er for lite kapasitet til oppfølgingen og analysen av dataen som ENTRO gir. Det kan for eksempel være å identifisere forbruket og tilpasse SDanleggene ute på byggene eller tilpasse bruken av byggene. Slik som situasjonen er i dag har kommunen en del å hente i forhold til energistyring av byggene. Driftsoperatørene ute ved byggene har mulighet til å styre SD-anleggene, men kompetansen må bedres i tråd med den teknologiske utviklingen. En mulighet er å ha en sentralisert stilling som kan ivareta energioppfølgingen og tilpassingen ute ved byggene. Kongsberg kommune er et eksempel hvor de har en slik stilling og der de har gode resultater på bedret energistyring. Temaplan eiendomsforvaltning SD-anlegg: SD-anlegg er i hovedsak en overordnet styring av de tekniske anlegg i et eller flere bygg. Sentralt plasseres en PC med programvare som kommuniserer mot automatikkutstyr plassert i fordelings- og automatikktavler i byggene. Fra PCen programmeres eksempelvis driftstider for ventilasjon eller ønsket temperatur i et klasserom. Side 31

96 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen NS-EN ISO 50001: Internasjonal standard som angir krav til etablering, iverksetting, vedlikehold og forbedring av et energiledelsessystem. Denne figuren viser hvilke besparinger god styring av et SD-anlegg kan gi og hvilke besparelser behovsstyring kan gi. Et viktig element i denne sammenheng er at det reduserte energiforbruket et SD-anlegg og/eller et byggautomasjonssystem gir, ikke skal gå på bekostning av komfort, effektivitet eller brukervennlighet av bygget men heller bidrar til å forbedre disse faktorene. Energiledelse- og oppfølging er viktig både for miljø og for at kommunen kan redusere energiforbruket og dette bør det settes større fokus på i fremtiden. Energiledelse dreier seg om samspillet mellom mennesker, teknologi og organisasjon. Effektiv energiutnyttelse kan sikre optimal produksjon og bruk av energi i virksomheter. Gjennom energiledelse kan lønnsomme adferds- og investeringstiltak påvises og gjennomføres. Lavere energibruk reduserer kostnader, bedrer miljøprofilen og styrker konkurranseevnen. Den internasjonale standarden NS-EN ISO kan være et effektivt verktøy for implementering av energiledelse i eiendomsforvaltningen. En annen mulighet for å senke energikostnadene er å inngå en EPC kontrakt med ekstern energientreprenør. Fordelen med denne kontrakten er at entreprenøren garanterer for besparelsen og overtar risikoelementer som utbyggingskostnader, ferdigstillingstidspunkt og tiltakenes drift- og vedlikeholdskostnader. En EPC kontrakt har normalt en varighet tilsvarende inntjeningstiden på de investeringene som er gjort og det er besparelsene som betaler energitiltakene. Etter kontraktsperiodens slutt overtar kommunen driften av alle installasjoner og for å opprettholde besparelsene må kommunen bruke tilsvarende ressurser som entreprenøren har brukt i kontraktsperioden. Faren er at kommunen ikke sitter igjen med den Temaplan eiendomsforvaltning Denne standarden kan brukes av enhver organisasjon som ønsker å sikre at den oppfyller sin fastsatte energipolitikk, og som ønsker å vise dette for andre. Dette kan bekreftes ved egenvurdering og egenerklæring eller ved at energiledelsessystemet sertifiseres av en ekstern organisasjon. EPC kontrakt: Enerigsparekontrakter (EPC) bidrar til at offentlige og private kunder kan investere i fornuftige energisparetiltak uten at de løpende kostnadene øker. Penger kunder sparer på energiregningen går til å betale for investeringene. Kontrakten innebærer et langsiktig samarbeid mellom kunde og EPCaktør. Aktøren kartlegger kundes tekniske anlegg, for å foreslå tiltak som kan reduseres kundens energiforbruk. Aktøren har ansvar for gjennomføring av de avtalte tiltakene, og bærer risiko for at kunden oppnår de avtale energibesparelsene. Side 32

97 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen kompetansen og de ressursene man trenger for å administrere og drifte nyinstallasjonene på samme måte som entreprenøren. Kommunen kan ved å etterinstallere teknisk utstyr og benytte seg av mer energieffektive lyskilder senke energibruken ved byggene. Et aspekt man ser går igjen i organisasjoner der man enten har implementert energiledelsesstandarden eller benyttet seg av EPC kontrakt er viktigheten og besparelsen man kan oppnå ved å endre brukers innstilling og holdninger, samt bruken av byggene. 7.2 Miljø Kommuneplanen stiller krav om at kommunen må ha et sterkt miljøfokus slik at utviklingen blir fremtidsrettet, bærekraftig og miljøvennlig. Den største kilden til luftforurensing i kommunen er transport. For å bidra til mindre klimagassutslipp, lokalluftforurensning, støv og støy må eiendom se på alternative løsninger og transportmidler. Med tanke på at kommunens bygg og anlegg ligger innen en radius på 3 kilometer, kan et tiltak være at man går mer over til el-biler og andre typer av arbeidsmaskiner. Kjøretøyene bør også ha piggfrie vinterdekk. ISO vs EPC: Forsvarsbygg har ved å implementere ISO50001 i sitt energiledelses- prosjekt oppnådd en energireduksjon på nærmere 30 %, dette er omtrentlig like mye besparelser en EPC kontrakt kan garantere. Dersom man kan oppnå en energireduksjon på ca. 30 % enten ved å benytte EPC kontrakt eller ved å innføre standarden ISO Et viktig argument for en automasjonsstillinger at man beholder kompetansen innen organisasjonen. I motsetning til å stå igjen uten denne kompetansen når en eventuell EPC kontrakt opphører. Det er viktig for eiendomsforvaltningen å sette et større fokus på miljø i utlysninger av nye rammeavtaler slik at kommunenes samarbeidspartnere også fokuserer på miljøet. I visse rammeavtaler eiendomsforvaltningen har er det få miljøkrav som kan stilles, men det er viktig i arbeidet med utlysningen å gjøre en grundig analyse slik at man sikrer å få med de kravene som er mulige, som for eksempel miljøfyrtårnsertifisering. Temaplan eiendomsforvaltning Side 33

98 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Et annet viktig virkemiddel er at eiendomsforvaltningen hele tiden strever etter å finne miljøvennlige produkter og materialer som har et minst mulig fotavtrykk med tanke på hele levetiden, fra produksjon til avfallhåndtering. For eiendomsforvaltningen vil det si at man må velge miljøvennlige løsninger innen transport, bygg og anlegg. Sette større fokus på energiforbruk, løsninger for mer miljøfokusert avfallshåndtering, mer gjenbruk og økt bruk av miljøvennlige produkter. Forskning viser at grøntarealer er med på å gi mindre klimautslipp, bedre helse og trivsel og mindre kostnader til helsevesenet i framtida. Gode grøntanlegg der folk bor kan derfor være ett av de viktigste og mest kostnadseffektive tiltakene som kan være med på å nå målet om bedre folkehelse. 7.3 Sikkerhet Etter terrorangrepet den 22. juli 2011 har trusselbildet i Norge endret seg vesentlig. Arbeidet med å forebygge er viktig og sikkerhet ved offentlige bygg er i søkelyset. Krav til sikring av kritisk infrastruktur og viktige samfunnsfunksjoner er økt betraktelig. Statlige aktører og offentlige byggherrer har satt i gang en satsning for å sikre og beskytte offentlige eiendommer, bygg og anlegg mot terrorhandlinger, sabotasje og kriminalitet. Sikring mot terror, trusler og sabotasje er et eget fagfelt som er voksende i Norge. Nasjonal sikkerhetsmyndighet, Politidirektoratet og Politiets sikkerhetstjeneste har i 2015 utarbeidet en veiledning i sikrings- og beredskapstiltak mot tilsiktede uønskede handlinger. I veiledningen fremkommer det sikkerhetsråd som er viktig å ta med seg i de forebyggende arbeidet. Dette arbeidet består av flere elementer og starter med grunnsikringen av bygget. Grunnsikring vil si at man må planlegge sikkerhet fra starten ved alle typer endringer, prosjekter og programmer, slik som omorganisering, relokalisering og liknende. Fysisk sikring beskytter både informasjon, objekt og personell. Det er også grunnleggende at det holdes orden i bygg og publikumsområder, samt sørge for at de er godt opplyst. Parkering rundt bygget bør også styres slik at man kan unngå at kjøretøy parkeres i eller nærheten av bygget. Dette er noe eiendomsforvaltningen kan være med på å tilrettelegge for og sørge for at de bygningsmessige Temaplan eiendomsforvaltning Side 34

99 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen tiltakene som er nødvendige blir gjennomført. Et annet tiltak er adgangskontroll for ansatte, besøkende, kjøretøy, samt post- og varemottak. Adgangskort system er allerede i bruk ved mange av kommunens bygg og driftes av eiendomsforvaltningen. Ved skoler kan lysvarslingssystem som kan utløses via SMS være tiltak som en kan se på i fremtiden for å bedre sikkerheten ved en trusselsituasjon. Den enkelte virksomhet må sørge for grunnsikring i normalsituasjon, da man ikke kan forvente forvarsel om terrorhandlinger. Det må også utarbeides sikkerhetsrisikoanalyser for å kartlegge trusselbildet for virksomheten og beskytte verdiene med tilpassende tiltak. Virksomheten må sørge for å være hensiktsmessig organisert og sikkerhets- instrukser, rutiner og planer må være kjent for alle ansatte. Det bør også gjennomføres øvelser for å teste beredskapsplaner og sikringstiltak. Dette gjelder eksempelvis mottak av terrortrusler, søkerutiner og evakuering ved sikkerhetshendelser. Politiet og andre myndigheter kan være behjelpelige med opplysninger og det bør etableres gode rutiner for kontakt mellom virksomhetene og politi/nødetater Oppvekst og utdanning arbeider nå med å kartlegge skolene i Lørenskog og vil foreta en risikovurdering. Politiet som ser utfordringene med sikkerhet i det offentlige rom, har påpekt følgende om skoler: Noen skoler er veldig bra utformet med tanke på en kritisk nødsituasjon. Andre skoler har en arkitektur hvor arkitektene har fått utfolde seg litt for fritt, og hvor sikkerheten kommer i andre rekke. Arkitektoniske utfordringer som store glass- og vindusflater, og skolebygg hvor det ikke er mulig å låse alle dører. Når fremtidens skoler skal bygges, må det også tas hensyn til trusselbildet. Da kan ikke arkitekturen alltid komme i første rekke. Temaplan eiendomsforvaltning Side 35

100 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Mål Tiltak Øke kapasitet til oppfølgingen og analysen av dataen som energioppfølging systemet gir. Energiledelse- og oppfølging er viktig både for å oppfylle kommuneplanens krav til miljø og for at kommunen kan redusere energikostnadene. Senke energikostnadene ved byggene og få mer energieffektive bygg. Bygge mer miljøvennlige og mer energieffektive bygg i samsvar med kommuneplanens føringer og øke fokuset i prosjekteringsfasen. Senke energikostnadene ved økt styring i byggene. Se på muligheten ved å implementere energiledelsesstandarden i virksomheten. Utnytte energibruken i de bygg som blir brukt kveldstid, ved å samlokalisere bruken. Utrede brukers energistyring og øke brukers forståelse av energibruk/styring. Øke kompetansen til driftsoperatører i styring av SDanlegg. Utrede bruk av EPC kontrakt i kommunen. Utrede nye fremtidsløsninger for energibesparelse i eksisterende bygningsmasse. Sette fokus på energibesparende løsninger i prosjektfasen ved nye bygg. Velge riktige materialer ved nybygg og rehabiliteringer. Bruke klimanøytrale og miljøvennlige, slitesterke og vedlikeholdsvennlige materialer med lang levetid. Utrede andre løsninger vedrørende utstyrspark. Senke kostnader til drivstoff og spare miljø i form av mindre utslipp. Bruke EL-biler der det er hensiktsmessig. Bruke piggfrie dekk til alle kjøretøyer. Benytte de nyeste mest miljøvennlige og effektive renholdsmetodene. Opprettholde og utvikle kompetansen innen renholdsteknikker. Sette et større fokus på miljø i utlysninger av nye rammeavtaler slik at kommunenes samarbeidspartnere Oppfylle Kommuneplanen krav om at kommunen må ha et sterkt miljøfokus slik også fokuserer på miljøet. at utviklingen blir fremtidsrettet, bærekraftig og miljøvennlig. Tilkoble byggene til avfallssuganlegget der det er mulig. Oppfordre og øke fokuset på gjenvinning og gjenbruk. Tryggere skoler og bygg for lærere, elever og innbyggere. Se på avfallshåndteringen og antall fraksjoner kommunen sorterer. Dypcontainere på flest mulig eksiterende kommunale bygg. Arbeidet med sikkerhet starter allerede ved planlegging av nye skoler og bygg. I nye byggeprosjekter må det stilles krav i utlysningen til arkitekt at sikkerhet og terrorbildet må ivaretas. Tett samarbeid med IKT sektoren og brukerne om digitale løsninger Tettere samarbeid med brukerne om ankomstpunkter, adgangssystem for ansatte, besøkende og kjøretøy. Bedre kompetansen på sikkerhetsstyring i organisasjonen. Gjøre virksomheten bedre rustet i sikkerhetsspørsmål ved byggene og øke sikkerheten ved byggene. Utrede mulige sikkerhetsløsninger for eksisterende bygningsmasse. Ta med sikkerhets betraktninger i prosjekteringen av nybygg. Temaplan eiendomsforvaltning Side 36

101 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 8 Kompetanse og kapasitet Det er mye vi ikke vet om fremtiden og om hvordan hjelpemidler som vil være naturlige å benytte i hverdagen. Det skjer i dag en enorm digital utvikling og i framtiden vil også sannsynligvis robotteknologien være en del av det daglige arbeidslivet. Forvaltningssystemer er også i stadig utvikling og krever både kompetanse og kapasitet. Eiendomsforvaltningen må være forberedt på andre forutsetninger som vil gi andre utfordringer. Den tekniske utviklingen til nå har ført til at behovet for kompetanse har endret seg. Drift av teknisk avanserte bygninger krever mer teknisk kompetanse enn tidligere. Med mer avanserte bygninger følger også flere og mer kompliserte styringssystemer og programmer. Systemene må driftes og vedlikeholdes, dette øker behovet for kompetanse, jevnlig kursing, samt kapasitet i virksomheten. Teknologien gjør også at kommunen er mer avhengig av hyppigere servicer og serviceavtaler. Teknologien i dag åpner for mer sentraliserte systemer som kan gjøre at bemanningen ute på byggene blir mindre mens bemanningen må økes i administrasjonen. Det er ikke bare i drift og vedlikehold av bygg der det skjer utvikling. Forvaltning, drift og vedlikehold av parker og andre grøntområder er blitt en krevende profesjon og er et fag i utvikling. Kravene om miljøvennlig drift og endringer i klima med mer ekstremvær og høyere gjennomsnittstemperatur vil føre til nye driftsformer og andre krav til utforming av grøntanlegg. Disse nye utfordringene skal løses og implementeres i den løpende driften. Anleggsteknikk, Temaplan eiendomsforvaltning Side 37

102 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen materialkunnskap, plantekunnskap, miljø, bærekraft og driftsteknikk er noen av stikkordene som beskriver kompetansebehovet innenfor forvaltning av parker og andre grøntområder fremover. For renholdsavdelingen er bildet noe annerledes. Mye av arbeidsmetodene er fortsatt manuelle, noe som krever flere ansatte når antall kvadratmeter øker. Hvis renholdsavdelingen skal unngå å ansette flere ledere for å administrere økt bemanning og areal, må renhold se på andre måter å løse de administrative oppgavene på. Dette kan løses ved for eksempel å gi mer ansvar til arbeidslederne (renholder 1) på de største byggene og ved å bruke mer elektronisk kommunikasjon og dokumentasjon. Eiendomsforvaltningen vil trenge flere fagpersoner/spesialister i årene som kommer for å klare å ivareta, drifte og vedlikeholde bygg og grønne områder på en god og forsvarlig måte. Eiendomsforvaltningen har utfordringer i å tilpasse seg disse endringene og ha kompetanse og kapasitet i forhold til endrede driftsformer på forvaltning, drift og vedlikehold av parker og grøntområder. 8.1 Deltakelse i investeringsprosjekter Eiendomsforvaltningen deltar i prosjektgrupper ved nybygg der man bidrar med faglig bistand i forhold til materialvalg, utforming og løsninger for å få et best mulig sluttprodukt. Dette er ressurskrevende arbeid og krever mye kompetanse fra deltaker, slik at kommunen sikrer at alle nybygg er prosjektert med de mest hensiktsmessige løsningene som gir byggene optimale driftsforutsetninger. Det er viktig at det som kommunen bygger i dag er tilpasset eller lett kan tilpasses morgendagens teknologi. 8.2 Energioppfølging Energioppfølging krever ressurser og kompetanse. Gjennom energioppfølgingsprogrammet ENTRO har eiendomsforvaltningen oversikt over energibruken i kommunale bygg og anlegg. Utfordringen for eiendomsforvaltningen er at det er for lite ressurser og kompetanse til å utnytte dette programmet fullt ut. Dataene som hentes ut fra ENTRO kan brukes til å iverksette tiltak for å redusere energibruken ved for eksempel å justere SD-anleggene. Kompetansen blant driftsoperatørene må bedres for å kunne styre anleggene i tråd med den teknologiske utviklingen. 8.3 Samfunnssikkerhet Kommunen har et generelt og grunnleggende ansvar for ivaretakelse av befolkingens sikkerhet og trygghet. I og med at kommunen har ansvaret for formålsbygg og andre bygg må kommunen ha økt fokus på sikkerhet. Dette gjelder i prosjekter som må ta høyde for økt sikring mot ekstraordinære hendelser som terrorhandlinger, men også i eksisterende bygg. Hvilke tiltak forventes det at eiendomsforvaltningen iverksetter og tilpasser for hvis eksisterende skolebygg skal sikres bedre mot terrorhendelser? Temaplan eiendomsforvaltning Side 38

103 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Mål Tiltak Gjennomføre en generell kompetanseheving av ansatte i eiendomsforvaltningen. Øke kompetansen innen eiendomsforvaltningen. Fremstå som en fremtidsrettet organisasjon. Bedre kompetansen innen byggautomasjon og driftssentral Øke kompetansen innen energioppfølging. Øke kompetansen til arbeidsleder (renholder 1) for utvidet ansvar. Få tak i de beste medarbeiderne som er «foroverlent» og innovative. Tilby videreutdanning av ansatte. Ved nyansettelser skal det vurderes hvilken kompetanse som eiendom har behov for. Styrke fagkompetansen på grønt, miljø og energi. Etterleve kommuneplanens føringer for grøntområder. Bedre informasjonen ut til innbyggere og brukere. Fremtidsrettet skjøtsel av det grønne. Hindre kompetanselekkasje, ved å sørge for at sommerhjelper og vikarer blir i organisasjonen. Øke kunnskap og ressurser til informasjonsarbeid om bekjempelse av fremmede arter. Øke kapasiteten til å besvare spørsmål fra sosiale medier og tilbakemeldinger til innbyggere og brukere. Temaplan eiendomsforvaltning Side 39

104 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 9 Vedlegg 1. Kostra statistikkog sammenligninger Dekningsgrad Lørenskog kommune har store arealer sett i forhold til antall innbyggere i kvadratmeter. Her inngår eide og leide arealer på våre formålsbygg som blir rapportert til KOSTRA. Skole, institusjonslokaler, idretts- og kulturbygg er de mest arealkrevende områdene i kommunens tjenesteproduksjon. At Lørenskog kommune har store bygningsarealer kan leses som et uttrykk for valgt satsing på gode lokaler. I Lørenskog er de fleste byggene av nyere dato, hvor en har bygget etter nye forskrifter som stiller strengere krav til de ansattes kontorarbeidsplasser, areal per elev mm. Kommuner med gammel bygningsmasse kommer således «gunstig» ut på arealeffektivitet. Nyere skoler i Lørenskog bygges med samlingssal for å ivareta nærmiljøets behov for sosiale areaner, samt gymsaler til bruk for idrettslagene på kveldstid. Korrigerte brutto driftsutgifter Produktivitet vil i denne sammenheng være uttrykk for hvor store ressurser som går med til å drifte en enhet, det vil si utgifter per kvm. Lave driftskostnader per kvm trenger ikke være ensbetydende med en ønsket tilstand. Lave driftskostnader kan gi lavere kvalitet og bygningsmessig forfall. Produktivitetsbegrepet bør omgås med forsiktighet. Temaplan eiendomsforvaltning Side 40

105 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Av tabellene nedenfor fremgår det at driftskostnadene i Lørenskog ligger på gjennomsnitt av kommunene vi sammenligner med i denne rapporten. Dette skyldes høye avskrivninger som følge av investeringer i bygningsmassen. I Lørenskog blir alt vedlikehold ført over driftsregnskapet. Tallene for Lørenskog kommune er i sammenligningen noe for høye. I hovedsak skyldes dette den høye investeringsnivå som Lørenskog kommune har hatt de senere år, med påfølgende avskrivningskostnader. Av brutto driftskostnad på per m2, representerer avskrivningskostnaden kr 361, det vil si 32% av driftskostnaden. Lørenskog kommune har gjennom de siste årene investert mye i nye og gode bygg i erstatning for gamle. Her kan nevnes Løkenåsen, Solheim, Kjenn og Hammer skoler. Sum forvaltning drift og vedlikeholdskostnader (FDV) Sum forvaltning, drift og vedlikeholds kostnad (FDV) per kvm, er beregnet på grunnlag av KOSTRA-indikatorene: korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal forvaltning (forvaltningskostnad), utgifter til driftsaktivitet knyttet til bygningsmassen, korrigert for avskrivninger. Figuren viser prosentvis fordeling av FDVkostnadene til eiendomsforvaltningen for Lørenskog kommune. Det er store variasjoner på hva de enkelte kommuner oppgir brukt på vedlikehold. Det som fremkommer av tabellen, er at mens nettverket i gjennomsnitt bruker like mye per år i % av totale FDV kostnader til vedlikehold, så har Lørenskog i de siste tre år redusert sine kostnader til vedlikehold. Temaplan eiendomsforvaltning Side 41

106 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Forvaltningskostnader er kostnader som påløper bygningen uansett om den er i drift eller ikke. Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal forvaltning per kvadratmeter omfatter alle kostnader til utgifter knyttet til administrasjon, forsikring av bygg, samt skatter og avgifter (NS 3454). Ressursene til forvaltning i nettverket varierer fra 68% lavere og opptil 68% høyere en gjennomsnitt. Lørenskog vil i årene fremover ha behov for mer ressurser og økt kompetanse innen forvaltning for å kunne ivareta arbeidsoppgavene med en stadig større bygningsmasse på en god måte. Til driftsaktivitet inngår alle kostnader knyttet til oppgaver og rutiner som er nødvendige for at bygningen skal fungere best mulig funksjonelt, teknisk og økonomisk. Det omfatter generell drift og ettersyn av bygningsdeler og installasjoner, serviceavtaler på alle tekniske anlegg, oppfølging av offentlige myndighetskrav, styring av energibruk og inneklima, energi, renhold, avfallshåndtering, vakt og sikring, samt lønn til driftspersonalet det vil si alle de tjenester og rutiner som må utføres til daglig for å tilfredsstille brukernes behov. Driftskostnadene omfatter også kommunale avgifter til vann og avløp. De samlede utgiftene til driftsaktivitet for Lørenskog kommune i 2015 er under nivå med gjennomsnittet for gruppen og for kostragruppe 13. Temaplan eiendomsforvaltning Side 42

107 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen *Sørum kommune har fra 2015 riktig innrapporterte kostratall. KOSTRA-tallene viser kostnad per kvm brutto areal. Lørenskog ligger rett over gjennomsnittet i Det har i løpet av 2015 vært arbeidet med å redusere skolerenholdet med 4,5 årsverk. Full effekt av denne reduksjonen vil først komme til syne ved neste års rapportering. Diagrammet viser energikostnadene i kroner per kvm (BTA) formålsbygg og er hentet fra KOSTRA-rapporteringen. Energikostnadene er en av de store utgiftspostene innen eiendomsforvaltning og gjennomsnittet utgjorde i 2015 rundt 13 % av de totale FDV-kostnaden for kommunene i nettverket. Som vi ser av diagrammet har energikostnadene for Lørenskog kommune gått ned fra 2013 til Lørenskog ligger under gjennomsnittet for nettverket og under snitt for kostragruppe 13. Viktige påvirkningsfaktorer for energikostnadene er hvilke energiavtaler kommunene har og når disse er inngått, bygningsmassens beskaffenhet og alder, og hvilke ENØK/energibesparende tiltak kommunen har gjennomført. Oppvarming av energikrevende idrettsanlegg som svømmebasseng og kunstgressbaner vil også ha stor påvirkning på kostnaden. Temaplan eiendomsforvaltning Side 43

108 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Vedlikeholdskostnaden omfatter alle utgifter til oppgaver som er nødvendige for å opprettholde kvaliteten på bygningene og de tekniske installasjonene, slik at det er mulig å bruke bygningene til det formål de er tiltenkt. I 2015 utgjorde dette ca. 25 % av de totale kostnader til forvaltning, drift og vedlikehold, eksklusiv avskrivninger. Det er alminnelig kjent at ressursbruken på bygningsmessig vedlikehold er for lav i kommunene i Norge, og at dette også er tilfelle for Lørenskog. Hovedinntrykket av den bygningsmessige tilstanden i Lørenskog er imidlertid godt sett fra brukers ståsted. Tilstander med sopp, råte og totalt forfall som nasjonale medier med jevne mellomrom presenterer fra statlige og kommunale bygg, er på ingen måte representativt for bygningsmassen i Lørenskog. Ved noen formålsbygg er den generelle slitasje uakseptabel, men dette er i stor grad begrenset til det estetiske. Feil og mangler av betydning for liv og helse, aksepteres ikke. Total kostnad forvaltning-, drift- og vedlikehold (FDV) per kvm er beregnet på grunnlag av KOSTRA-indikatorene; korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal forvaltning Temaplan eiendomsforvaltning Side 44

109 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen (forvaltningskostnad), utgifter til driftsaktivitet knyttet til bygningsmassen (driftskostnad) og utgifter til vedlikeholdsaktivitet (vedlikeholdskostnad) i kommunal eiendomsforvaltning. Her inngår ikke avskrivninger eller utgifter til leie av lokaler og grunn fra private for tjenesteyting. Gruppen har valgt å fokusere på denne indikatoren og dens enkeltelementer da den kan gi et tydeligere uttrykk for Eiendomsforvaltningens egen innsats og ressursbruk på egne bygg. Lørenskog kommune ligger på 673 kroner per kvm. Ressursbruken til Lørenskog kommune ligger under gjennomsnitt med de sammenlignbare kommuner til forvaltning, drift og vedlikehold. KOSTRA-tallene har en del feilkilder, men med nettverkssamarbeidet i kommunegruppen vil tallgrunnlaget som innrapporteres til KOSTRA bli bedre år for år. KOSTRA-tallene må derfor brukes med omhu, og ikke ukritisk. Det er ikke den som bruker minst på FDV «som er best i klassen». Lave driftskostnader per kvm trenger ikke være ensbetydende med en ønsket tilstand. Lave FDV-kostnader kan gi lavere kvalitet og bygningsmessig forfall. Basert på anbefalte normer for å drive en verdibevarende forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen, ligger Lørenskog kommune i likhet med flertallet av kommunene noe lavt. Et vektet snitt av bygningsmassen tilsier at Lørenskog kommune burde bruke 950 kr. per kvadratmeter for lav standard (kilde: Holthe Prosjekt). Investeringer Diagrammet viser den gjennomsnittlige investeringsutgift per innbygger for de siste syv år. Tjenesteprofilen viser at Lørenskog kommunes investeringer i denne perioden har ligget på et relativt høyt nivå sammenlignet med utvalget. Dette har vært en bevisst strategi fra kommunens side og har gjennomført mange store investeringsprosjekter i perioden 2000 til 2013, med mange nye skoler, idrettsanlegg, ett stort nytt sykehjem og et nytt Lørenskog hus har bidratt sterkt til høye kapitalkostnader. Når man ser på investeringer i et 3-årsperspektiv kan dette ofte bli en for kort periode, slik at det blir store svingninger fra år til år. I et 10-årsperspektiv kan man mer anta at det ikke vil Temaplan eiendomsforvaltning Side 45

110 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen svinge så mye mellom hva den enkelte kommune investerer i nybygg. Man kan da lettere se hvilke kommuner som over år, har råd til å investere og hvem som ikke har det. I 2015 utgjorde avskrivninger på kommunale bygg ca. 32 % av den totale kostnaden til kommunal eiendomsforvaltning. Tjenesteprofilen viser at investeringene for 2015 øker for Lørenskogs del, og ligger nå på 2013 nivå men ligger på snitt for gruppen. Ingen byggeprosjekter for kommunale formålsbygg ble ferdigstilt i 2015 og overlevert eiendomsforvaltning. Prosjektvirksomheten rapportere investeringene i kommunen til politiske organer i samsvar med de nye vedtatte retningslinjene for investeringsprosjekter i Lørenskog kommune. Avskrivninger Diagrammet viser Lørenskog kommunes avskrivninger i kr. per kvm eide bygg for de siste tre år sammenlignet med nettverksgruppen og landsgjennomsnittet. Avskrivning er et uttrykk for det kapitalslit som den kommunale bygningsmassen representerer. Den samlede avskrivningen summerer seg til 65 mill. kr i Kommunale formålsbygg avskrives over 40 år. For å opprettholde eiendomsformuen bør det således årlig brukes 65 mill. kr på verdibevarende tiltak. Bygningsvedlikehold er et slikt verdibevarende virkemiddel. Vedlikeholdsnivået er vesentlig lavere enn avskrivingen, noe som er et uttrykk for at kommune har netto slitasje på bygningsmassen. Temaplan eiendomsforvaltning Side 46

111 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen 10 Vedlegg 2. Oppsummering av tiltak Mål Tiltak Start Ferdig Organisering Bedre forankringen til rådmannen og kommunestyret som eiere og kortere vei å formidle behov og tilstand på kommunens bygningsmasse og utomhusarealer. En eiendomsvirksomhet som ivaretar kommunens bygninger med et godt eierperspektiv. Skape en fremtidsrettet eiendomsvirksomhet som er hensiktsmessig organisert Få overlevert bygg som er kostnadseffektive å drifte. Utrede mulighetene og om det er hensiktsmessig å dele teknisk sektor i en eiendomssektor og en samfunnssektor. Eierrollen må utvikles gjennom en aktiv rapportering, god informasjon og ved å fremme saker hvor det fattes vedtak knyttet til kommunens bygningsmasse. Se på alternative organisasjonsformer. Gjennomgå dagens organisering for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens eiendommer, fullmakter og organisasjonsformer. Gjennomgå dagens organisering av kommunens forvaltning av grøntområder. Utrede muligheten til å samle ansvaret for grøntområder under en felles virksomhet i kommunen. Stille krav ovenfor prosjektet for hvilken type kvalitet byggene som overleveres eiendomsforvaltningen. Lære av egne erfaringer i byggeprosjekter for å få gode og fremtidsrettede bygg. Oppdatere og bruke kommunens bygghåndbok aktivt i byggeprosjekter. Tettere samarbeid med prosjektvirksomheten. Ivareta grunneierrollen på en hensiktsmessig måte i kommunen. Kontinuerlig Utvikling av samarbeid mellom det lokale og sentrale eierskap bør utvikles til felles beste for både byggene og brukerne. Samle ansvaret som grunneier av kommunens eiendommer under en felles virksomhet/funksjon i kommunen. Gjennomgå dagens organisering av kommunens grunneier rolle, ansvar og fullmakter Utarbeide mål, rutiner, grensesnitt grunneierrollen Temaplan eiendomsforvaltning Kontinuerlig Side 47

112 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Alle kommunale virksomheter bidrar til å ivareta kommunens pensjonsordning og kostnader til å verdibevare bygningene. Finne andre finansieringsformer for verdibevaring av Lørenskog Kommunale Pensjonskasse Start Ferdig 4. Arealeffektivisering, planlegging og bruk Mål Tiltak Samle kveldsaktiviteter på færrest mulig bygg. Fordeling av ledig kapasitet og ledige arealer og bygg. Samordne og effektivisere arealer Utrede alternative kontorløsninger og arbeidsmetoder for å senke areal per bruker. Kontinuerlig Påvirke i planleggingsprosessen for å finne riktig areal per bruker. 5. FDV Mål Ha en god og effektiv drift som forlenger bygningskomponentenes levetid og vil utsette nødvendig vedlikehold. Ha riktig vedlikeholdsnivå på bygg som skal fases ut eller erstattes, slik at de holder ut fram til utfasing. Kartlegge det reelle etterslepet på vedlikeholdet. Tiltak Holde en norm på nivået på driftskostnader tilsvarende gjennomsnittet av KOSTRA nettverk. Ikke øke vedlikeholdsetterslepet. Bevilgninger til FDV avsettes til fond for å kunne ta svingninger i bygningenes livssyklus. Øke bevilgningene for vedlikehold til 250 kr per m 2. Bevilgede midler til FDV følger bygningsmassen. Prioritere bygg og bygningstyper avhengig av viktighet, alder og framtidig bruk og utvikling. Gjennomføre tilstandsvurderinger på kommunale bygg etter NS 3424 «Tilstandsanalyse av byggverk innhold og gjennomføring». Innføre og ta i bruk IK-bygg som arbeidsverktøy. Ivareta byggeiers internkontroll og ha oversikt over byggenes tilstand. Utføre jevnlige tilstandsvurderinger i IK-Bygg. Gi brukerne tilgang, å få de til å ta i bruk verktøyet. Temaplan eiendomsforvaltning Start Ferdig Kontinuerlig Kontinuerlig Kontinuerlig Side 48

113 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Ha gode og driftseffektive grøntanlegg som gir et godt tilbud til innbyggerne i kommunen. Levere avtalt renholdskvalitet på en mest mulig effektiv måte. Grøntanleggene som kommunen skal overta driftingen av må være av høy kvalitet og med gode løsninger som på sikt gir lave livsløpskostnader. Det må også sikres at grøntanlegg som skal overtas ikke er for ressurskrevende. Stille krav til utbyggingsavtaler med private utbyggere. Kun grøntanlegg på kommunal grunn skal driftes av kommunen Grønne fagfolk, de som er utdannet innen landskapsarkitektur, grøntanleggforvaltning og naturforvaltning, bør derfor finnes i seksjoner/avdelinger helt fra planlegging til drift. Kommunen har en klar linje fra overordnet planlegging til drift og nyanlegg for en grønn helhetstenking og utvikling av kommunen. Kontinuerlig Godt samarbeid mellom renhold og brukerne. Kontinuerlig Påse at det blir lagt til rette for et effektivt renhold ved nybygg/rehabiliteringer/vedlikehold. Kontinuerlig NS INSTA 800 som kvalitetskontroller. Kontinuerlig 6. Teknologi Mål Tiltak Start Ferdig Investere i eksisterende bygningsmasse for enklere styring og bruk av byggene Forenkle driften både for Ved nybygg, investere i smarte eiendomsforvaltningen og brukerne bygg. av byggene. Prosjektere nybygg slik at det er mulig med mer utstrakt bruk av maskinelt renhold. Temaplan eiendomsforvaltning Kontinuerlig Kontinuerlig Side 49

114 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Utrede økt bruk av roboter i alle avdelinger. Effektivisere tjenestene og automatisere byggene. Kontinuerlig Sentralisere styringen av byggene i en driftssentral Prøveprosjekt med Jonathan CleanPilot Utrede bruk av renholdsmoduler på nettbrett i alle kommunale bygg Følge med i utviklingen av teknologi som kan brukes i avdelingene. Ved anskaffelse av systemer og Begrense tidsbruk til administrasjon programmer bør det settes krav til av dataprogrammer. integrasjon til eksisterende systemer. Kontinuerlig Kontinuerlig Tett samarbeid med IKT sektoren. Øk digital kompetanse og ferdigheter. Kontinuerlig Ta i bruk ny og innovativ teknologi for bygg. 7. Energi, miljø og sikkerhet Mål Tiltak Øke kapasitet til oppfølgingen og analysen av dataen som energioppfølging systemet gir. Senke energikostnadene ved økt styring i byggene. Energiledelse- og oppfølging er viktig både for å oppfylle kommuneplanens krav til miljø og for at kommunen kan redusere energikostnadene. Se på muligheten ved å implementere energiledelsesstandarden i virksomheten. Utnytte energibruken i de bygg som blir brukt kveldstid, ved å samlokalisere bruken. Utrede brukers energistyring og øke brukers forståelse av energibruk/styring. Temaplan eiendomsforvaltning Start Ferdig Kontinuerlig Kontinuerlig Side 50

115 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Senke energikostnadene ved byggene og få mer energieffektive bygg. Øke kompetansen til driftsoperatører i styring av SDanlegg Utrede bruk av EPC kontrakt i kommunen Utrede nye fremtidsløsninger for energibesparelse i eksisterende bygningsmasse Sette fokus på energibesparende løsninger i prosjektfasen ved nye bygg. Bygge mer miljøvennlige og mer energieffektive bygg i samsvar med Velge riktige materialer ved nybygg og rehabiliteringer. kommuneplanens føringer og øke fokuset i prosjekteringsfasen. Bruke klimanøytrale og miljøvennlige, slitesterke og vedlikeholdsvennlige materialer med lang levetid. Kontinuerlig Utrede andre løsninger vedrørende utstyrspark. Senke kostnader til drivstoff og Bruke EL-biler der det er spare miljø i form av mindre utslipp. hensiktsmessig. Kontinuerlig Bruke piggfrie dekk til alle kjøretøyer. Benytte de nyeste mest miljøvennlige og effektive renholdsmetodene. Oppfylle Kommuneplanen krav om at kommunen må ha et sterkt miljøfokus slik at utviklingen blir fremtidsrettet, bærekraftig og miljøvennlig. Oppfordre og øke fokuset på gjenvinning og gjenbruk. Opprettholde og utvikle kompetansen innen renholdsteknikker. Sette et større fokus på miljø i utlysninger av nye rammeavtaler slik at kommunenes samarbeidspartnere også fokuserer på miljøet. Tilkoble byggene til avfallssuganlegget der det er mulig. Kontinuerlig Kontinuerlig Se på avfallshåndteringen og antall fraksjoner kommunen sorterer. Kontinuerlig Dypcontainere på flest mulig eksiterende kommunale bygg. Arbeidet med sikkerhet starter allerede ved planlegging av nye skoler og bygg. I nye Ved byggeprosjekter må det stilles krav investeringsprosjekter Tryggere skoler og bygg for lærere, i utlysningen til arkitekt at sikkerhet elever og innbyggere. og terrorbildet må ivaretas. Tett samarbeid med IKT sektoren og brukerne om digitale løsninger. Temaplan eiendomsforvaltning Kontinuerlig Side 51

116 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Tettere samarbeid med brukerne om ankomstpunkter, adgangssystem for ansatte, besøkende og kjøretøy. Gjøre virksomheten bedre rustet i sikkerhetsspørsmål ved byggene og øke sikkerheten ved byggene. Kontinuerlig Bedre kompetansen på sikkerhetsstyring i organisasjonen Utrede mulige sikkerhetsløsninger for eksisterende bygningsmasse Ta med sikkerhets betraktninger i prosjekteringen av nybygg. Kontinuerlig 8. Kompetanse og kapasitet Mål Øke kompetansen innen eiendomsforvaltningen Fremstå som en fremtidsrettet organisasjon Etterleve kommuneplanens føringer for grøntområder Tiltak Start Ferdig Gjennomføre en generell kompetanseheving av ansatte i eiendomsforvaltningen Bedre kompetansen innen byggautomasjon og driftssentral Øke kompetansen innen energioppfølging Øke kompetansen til arbeidsleder (renholder 1.) for utvidet ansvar Få tak i de beste medarbeiderne som er «foroverlent» og innovative. Kontinuerlig Tilby videreutdanning av ansatte. Kontinuerlig Ved nyansettelser skal det vurderes hvilken kompetanse som en har behov for. Kontinuerlig Styrke fagkompetansen på grønt, miljø og energi Fremtidsrettet skjøtsel av det grønne Hindre kompetanselekkasje, ved å sørge for at sommerhjelper og vikarer blir i organisasjonen. Bedre informasjonen ut til innbyggere og brukere. Øke kunnskap og ressurser til informasjonsarbeid om bekjempelse av fremmede arter. Temaplan eiendomsforvaltning Kontinuerlig Side 52

117 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Øke kapasiteten til å besvare Facebook-spørsmål og tilbakemeldinger til innbyggere og brukere. Temaplan eiendomsforvaltning Side 53

118 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : VEDLEGG til rapport_bygg- Temaplan eiendomsforvaltningen Temaplan eiendomsforvaltning Fremtidens eiendomsforvaltning Temaplan eiendomsforvaltning TEKNISK SEKTOR Eiendomsforvaltningen Mailandveien 26, Postboks 304,1471 Lørenskog Side 54 Telefon: postmottak@lorenskog.kommune.no

119 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Notat L.skog ku NOTAT TIL KU Til: Lørenskog kontrollutvalg Saksbeh: Inger Berit Faller Kopi: Møtedato: 30. august 2017 OM HUSLEIEAVTALER MELLOM LØRENSKOG KOMMUNE OG LØRENSKOG KOMMUNALE PENSJONSKASSE 1 Innledning Kontrollutvalget i Lørenskog behandlet i møte den 8. juni 2017 under sak 13/17 forvaltningsrevisjonsrapport om eiendomsforvaltning. Kontrollutvalget utsatte den endelige behandlingen av rapporten til møtet den 30. august Kontrollutvalget ba revisjonen om en redegjørelse om hvordan husleien som kommunen betaler til pensjonskassen, har blitt fastsatt. I tillegg ba utvalget om en redegjørelse for hvordan kostnader er fordelt mellom pensjonskassen og kommunen. For å besvare kontrollutvalgets spørsmål har revisjonen henvendt seg til kommunen. Kommunens svar og dokumentasjon ble oversendt per e-post den 18. juli Dette notatet bygger på den mottatte dokumentasjonen fra kommunen. I tillegg til e-post ble følgende dokumenter oversendt som vedlegg eller som lenke til dokumenter: 1. Leieavtale brannstasjonen datert Leieavtale Finstad bolig- og servicesenter datert Verdivurdering Lørenskog kommune Eiendomsportefølje, utført av Hadrian Eiendom AS datert 8. mars Verdivurdering Fjellhamarhallen, utført av BER (Bygg og eiendomsrevisjon as) datert Verdivurdering Lørenskog Ishall, utført av BER (Bygg og eiendomsrevisjon as) datert Svar på spørsmål fra revisjonen om husleie til Lørenskog kommunale pensjonskasse, Leieavtale Lørenskog Ishall datert Leieavtale Fjellhamarhallen datert K-sak 46/10 i møte Opprettelse av Lørenskog kommunale pensjonskasse 10. K-sak 123/11 i møte Salg av Lørenskog ishall og Fjellhamarhallen 11. K-sak 032/11 i møte Lørenskog kommunale pensjonskasse orientering om fremdrift (vedlegg 1: Konsesjon fra Finanstilsynet og vedlegg 2: Leieavtaler punkt 7 og 8 ovenfor). I punkt to oppsummerer revisjonen og gir sine kommentarer, og i punktene tre til seks går vi noe nærmere inn på ordningen.

120 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Notat L.skog ku Revisjonens oppsummering og kommentarer 2.1 Oppsummering Følgende fire eiendommer som i dag eies av Lørenskog kommunale pensjonskasse, er henholdsvis overført til pensjonskassen som egenkapital, og solgt til pensjonskassen, fra Lørenskog kommune: Lørenskog ishall Finstad bolig- og servicesenter Fjellhamarhallen Lørenskog brannstasjon Lørenskog kommune leier byggene tilbake gjennom langsiktige leieavtaler. Leiekostnaden justeres årlig basert på stigning i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks. Revisjonen har satt opp en oversikt som viser husleie per bygg år 1 og for Finstad Brannstasjon Ishallen Fjellhamarhallen Sum husleie Årsleie år 1 Årsleie 2016 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Kilde: kontraktene og kommuneregnskapet for 2016 Leietiden er satt til 25 år for Finstad bolig- og servicesenter og for Lørenskog brannstasjon, og til 20 år for Lørenskog ishall og Fjellhamarhallen. Revisjonens beregninger viser at dette tilsvarer en økning av samlet husleie på 8 prosent fra leieperiodens oppstart og fram til Leiebeløp per kvadratmeter utgjorde mellom kroner per kvadratmeter for byggene med unntak av brannstasjonen. For denne oppgir husleiekontrakten det totale grunnareal, inklusive utearealer og tekniske installasjoner slik at husleien per kvadratmeter lå på 120 kroner ved oppstart. Kommunestyret har fattet vedtak om opprettelse av pensjonskassen og om salg av eiendommene. Leieavtalene er lagt fram for kommunestyret til orientering og underskrevet av Lørenskog kommunes ordfører på den tiden, Åge Tovan. Det er inngått «bare-house» kontrakter. Dette innebærer at kommunen som leietaker har flere forpliktelser enn det som ellers er vanlig i standardkontrakter om utleieforhold. Kommunen har ansvar for drift og vedlikehold og bærer kostnadene ved dette. Kommunen opplyser at det ble tatt hensyn til kommunens drifts- og vedlikeholdsansvar ved fastsettelse av husleie og at dette forholdet også er tatt hensyn til ved fastsettelse av salgsverdi for eiendommene. 2.2 Revisjonens kommentarer Husleien er etter revisjonens mening fastsatt etter beste skjønn i en ekstern markedsvurdering av Hadrian Eiendom, en kjent aktør i det norske eiendomsmarkedet. Det er ikke uvanlig å avtale en «bare house»-kontrakt, noe som innebærer at leietager tar fullt ansvar for leieobjektet, det vil si leietaker forestår selv alt vedlikehold og tekniske 2

121 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Notat L.skog ku oppgraderinger på eiendommene i leieperioden. Leieprisen er basert på «Bare House», ref. verdivurderingen og det er avtalt full årlig konsumprisindeksregulering. Dette er i tråd med generelle markedsvilkår. Revisjonen gjør samtidig kontrollutvalget oppmerksom på at kommunerevisjonen (Nedre Romerike distriktsrevisjon) i 2010/2011 stilte noen kritiske spørsmål knyttet til denne konstruksjonen og var særlig opptatt av fastsettelsen av husleien. 3 Nærmere om bakgrunn og historikk 3.1 Egenkapital ved pensjonskasse opprettelse av Lørenskog kommunale I forbindelse med opprettelsen av Lørenskog kommunale pensjonskasse måtte Lørenskog kommune skyte inn egenkapital. Noe av egenkapitalen ble tilført pensjonskassen ved overføring av eiendommer fra kommunen til pensjonskassen. I første runde ble det vedtatt overført to eiendommer til pensjonskassen som egenkapital; Finstad bolig- og servicesenter og Lørenskog brannstasjon. Det ble inngått leieavtaler gjeldende fra til Kommunestyret behandlet dette under sak 46/10 i møte den 16. juni 2010 (Lørenskog kommune). 3.2 Ytterligere salg av eiendommer fra kommunen til pensjonskassen I 2011 henvendte pensjonskassen seg til kommunen med forespørsel om å kjøpe flere eiendommer. Pensjonskassen kjøpte Fjellhamarhallen og Lørenskog ishall. Leieavtaler gjeldende fra til ble inngått. Kommunestyret behandlet salgene under behandlingen av sak 123/11 i møte den 30. november 2011 (Lørenskog kommune). 4 Nærmere om fastsettelse av leieinntektene for pensjonskassen Nedenfor gjennomgås eiendommene innskutt som egenkapital og eiendommene solgt til pensjonskassen hver for seg. 4.1 Eiendom innskutt som kapital i 2010 I forbindelse med at noe av egenkapitalen ble tilført pensjonskassen ved overføring av eiendommer, ble Hadrian engasjert til å verdivurdere eiendommer som kunne være aktuelle for overføring. Videre skriver kommunen: Hadrian vurderte eiendommene ut ifra en forutsetning om at det skulle etableres langsiktige leiekontrakter med kommunen for de respektive eiendommene, og leieforholdene ble forutsatt å være «operasjonelle leases». Helt konkret omtaler Hadrian enkelte forutsetninger i sin rapport: Tre hoved-scenarier basert på hhv 25/30/35 års leiekontrakter (Tidsperspektivene forutsettes ikke spesielt å påvirke avkastningskravet direkte, men understøtter det vurderte generelle avkastningskravet gjennom å påvirke restverdier på eiendommene) 3

122 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Notat L.skog ku I hovedsak er eiendommene vurdert ut i fra 25 års leiekontrakter. Leiekontraktene baseres på såkalt bare house -leie, dvs. leietaker forestår selv alt vedlikehold og tekniske oppgraderinger på eiendommene i leieperioden. 100 % årlig indeksering ift KPI over leieperiodene. To eiendommer ble vedtatt overført til pensjonskassen som egenkapital, Finstad bolig- og servicesenter og Lørenskog brannstasjon. Hadrian la følgende til grunn i sin vurdering: Eiendom Finstad Brannstasjon Verdi Årlig leie Leietid 25 år 25 år Finanstilsynet godkjente eiendommene som ting-innskudd pålydende , og det ble inngått leieavtaler som benytter Hadrians verdier mht valg av avtaleløsning «barehouse», leietid og årlig leie. 4.2 Eiendom solgt til pensjonskassen i 2011 Pensjonskassen henvendte seg til kommunen i 2011 med forespørsel om å kjøpe flere eiendommer. Kommunen skriver videre: Etter dialog med kommunen engasjerte pensjonskassen BER (Bygg- og eiendomsrevisjon AS) for å vurdere verdien av Fjellhamarhallen og Lørenskog ishall, og BERs oppgave var å prise hallene til markedsverdi (det vil si den pris flere sannsynlige investorer ville være villige til å gi for eiendommen). BER konkluderte i 2011 med følgende: Eiendom Verdi Ishallen Fjellhamarhallen Årlig leie Leietid 20 år 20 år Pensjonskassen kjøpte Fjellhamarhallen for kr og ishallen for , og inngikk leieavtaler på 25 år fra 1. januar Årlig leie for Fjellhamarhallen var kr, mens årlig leie for ishallen var kr. 5 Fordeling av kostnader mellom pensjonskassen og kommunen Kommunen opplyser at kommunen som leietaker har ansvar for drift og vedlikehold, og bærer kostnadene ved dette. Dette kommer fram av leieavtalene. Kommunen viser eksempelvis til punkt 8 i leieavtalene for Finstad bolig- og servicesenter og Lørenskog brannstasjon. Dette punktet er likelydende i de to kontraktene og kopieres inn under: Leieavtalen er en «bare-house» leieavtale, hvor utleier er helt uten ansvar for leieobjektet i utleieperioden. Leietaker forestår alt av vedlikehold og tekniske oppgraderinger på eiendommen i leieperioden, og har ansvar for offentligrettslige bygningstekniske krav. Leietaker plikter å sette seg inn i og følge de offentlige forskrifter, vedtekter, instrukser, ordensregler og lignende, som er eller måtte bli innført og som kommer til anvendelse på leieforholdet. Leietaker er ansvarlig overfor alle offentlige myndigheter for at hans benyttelse av leieobjektet tilfredsstiller de til enhver tid gjeldende offentligrettslige krav. Alle offentligrettslige krav, herunder krav fra arbeidstilsyn, helseråd, sivilforsvar, industrivern, branvern eller annen offentlig myndighet, foranlediget av den virksomhet som drives i leieobjektet, er det leietakers ansvar og oppfylle. Det er leietakers ansvar å oppfylle 4

123 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Notat L.skog ku offentligrettslige krav til teknisk standard, som relaterer seg til leietakers drift og som oppstår etter overtakelse. Kommunen viser videre til punkt 12 og 13 i leieavtalene for Fjellhamarhallen og Lørenskog ishall. Disse to punktene er likelydende, med et unntak, og kopieres inn under. Det avvikende punktet gjelder leieavtalen for Fjellhamarhallen. Dette punktet markeres med fetet skrift nedenfor: Det påhviler leietaker å besørge og bekoste vedlikehold og utskiftning av alle bygningsmessige konstruksjoner (herunder tak, vegger og fundamentering) og av alle tekniske innretninger (herunder heiser, ventilasjonsanlegg, branntekniske anlegg, og fyringsanlegg) samt hele utenomhusarealet som er tilknyttet eiendommen (herunder utendørs parkeringsplasser, veier og grøntområde). Alt arbeid leietaker plikter å utføre, skal han foreta uten ugrunnet opphold, med normale intervaller i leieperioden og på en forskrifts- og håndverksmessig god måte. Utskiftninger skal senest finne sted når vedlikehold ikke lar seg gjennomføre på regningssvarende måte. Leietaker skal sørge for at leieobjektet er i samsvar med de for eiendommen/leieobjektet gjeldende offentligrettslige krav, jf også punkt 10. Driftsavbrudd m.v. tilknyttet bygningstekniske forhold, jf også punkt 17, i forsyninger av vann, strøm, luft etc., plikter leietaker å tåle uten erstatning eller avslag i leien. Leietaker har risiko og ansvar for setning i grunnen, herunder plikter leietaker å besørge og bekoste utbedring av eventuelle skader setninger måtte medføre på bygning og/eller utenomhusareal/tomtegrunn (Fjellhamarhallen). Ved fastsettelse av leietakers plikter etter denne bestemmelsen skal det blant annet tas hensyn til hva som finnes naturlig i lys av den virksomhet som drives i lokalene, avtalens varighet mv., dog slik at bygget ved leieforholdets avslutning skal overleveres uten defekte bygningsmessige konstruksjoner eller tekniske innretninger, og uten skade på/teknisk funksjonssvikt ved bygningsmessige konstruksjoner eller tekniske innretninger. Utleier og Leietaker skal i fellesskap utarbeide en vedlikeholdsplan som skal sikre periodisk vedlikehold i hht Leietakers plikter i dette punkt Nærmere om det er tatt hensyn til kommunens ansvar for byggene ved fastsettelse av husleien Kommunen opplyser at en «bare-house» leiekontrakt er leiekontrakter der leietaker overtar en del forpliktelser tilknyttet leieobjektet som ellers i standardkontraktene tillegger utleier. Kommunen opplyser at kommunens drifts- og vedlikeholdsansvar er hensyntatt ved fastsettelse (stipulering) av husleie for byggene det her er snakk om. Verdien på byggene påvirkes også av inngått leieavtale (herunder kommunens driftsog vedlikeholdsansvar/husleie), og dette forholdet er også tatt hensyn til ved fastsettelse av salgsverdi for eiendommene. Kommunen opplyser videre at dette framgår av de foretatte verdivurderingene fra henholdsvis Hadrian og BER. På henholdsvis side 5 og side 3 i verdivurderingene framkommer at kommunens drifts- og vedlikeholdsansvar er hensyntatt ved fastsettelse (stipulering) av husleie for de aktuelle byggene. Kommunen opplyser at verdien på byggene også påvirkes av inngått leieavtale, herunder kommunens drifts- og vedlikeholdsansvar/husleie, og dette forholdet er også tatt hensyn til ved fastsettelse av salgsverdi for eiendommene da de ble solgt til pensjonskassen fra kommunens side. 5

124 19/17 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning - 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning : Notat L.skog ku Den administrative oppfølging av rapportene fra henholdsvis Hadrian og BER ble utført av økonomisjef og bygg- og eiendomssjef i samarbeid (Lørenskog kommune). 6 Andre forhold 6.1 Er byggene tatt ut av kommunens avskrivingsgrunnlag og foreligger det skjøte? Kommunen opplyser at byggene er registrert som solgt og de avskrives ikke i kommunens regnskap. I tilknytning til dette tar vi med at kommunen opplyser at kommunestyret under behandlingen av sak 46/10 blant annet vedtok «ved det videre arbeid med saken utredes om overdragelse av fast eiendom kan skje uten at hjemmelen til eiendommene overføres til pensjonskassen». Kommunen opplyser at dette ble fulgt opp og det ble drøftet bruk av urådighetserklæring til fordel for pensjonskassen. Dette er omtalt i sak 69/10 den , sak 98/10 den til kommunestyret. Poenget med dette var å unngå betaling av dokumentavgift. Finanstilsynet ga imidlertid konsesjon på det vilkår at det forelå skjøte for eiendommene med tilhørende leieavtaler. Dette kommer fram i kommunestyrets sak 32/11 den Halvårlige verdivurderinger Kommunen opplyser at Lørenskog verdivurderinger av sine eiendommer. kommunale pensjonskasse foretar halvårlige Kommunen opplyser at Newsec og Akershus Eiendom har vurdert eiendommene per 1. halvår, og gjennomsnittlig verdi, som et snitt av begge verdivurderingene, er: Finstad bolig- og servicesenter Lørenskog brannstasjon Lørenskog ishall Fjellhamarhallen kroner kroner kroner kroner Jessheim, 17. august

125 20/17 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling - 17/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling : Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Kjell Nordengen Saksgang Lørenskog kontrollutvalg Møtedato PROSJEKTPLAN FOR EN FORVALTNINGSREVISJON AV BYGGESAKSBEHANDLING Forslag til vedtak/innstilling: 1. Prosjektplan byggesaksbehandling vedtas. 2. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Vedlegg: 1. Prosjektplan byggesaksbehandling 2. Uavhengighetserklæring Saksframstilling: I møtet den 8. juni 2017 ba kontrollutvalget revisjonen utarbeide forslag til prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling der formålet skulle være å undersøke om kommunen har en forsvarlig sak saksbehandling og om man yter god service til søkere. Ut i fra denne bestillingen har revisjonen foreslått tre hovedproblemstillinger: 1. Er det etablert en tilstrekkelig internkontroll for byggesaksbehandlingen? 2. I hvilken grad overholdes lovpålagte saksbehandlingsfrister? 3. Er det etablert et tilfredsstillende servicenivå for søkere? Når det gjelder kilder til revisjonskriterier vises det til planen. Undersøkelsen vil i første rekke bygge på dokumentanalyse og intervjuer. For å få kunnskap om service-nivå og brukertilfredshet oppgis det i planen at det vil bli vurdert å gjøre en enkel spørreundersøkelse til et utvalg personer/foretak som har fått sin byggesøknad behandlet. Kontrollutvalget bør vurdere om dette ivaretar utvalgets formål med hovedproblemstilling 3 eller om man skal være mer konkret i forhold til innhenting av informasjon fra søkere. Det er lagt opp en tidsplan med sikte på levering av rapport i desember Anslått tidsforbruk er inntil 400 timer. 1

126 20/17 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling - 17/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling : Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling Revisjonen legger nå frem uavhengighetserklæring for hvert forvaltningsrevisjonsprosjekt. Oppdragsansvarlig revisor for dette prosjektet har avgitt egenvurdering av uavhengighet. 2

127 20/17 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling - 17/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling : Prosjektplan ROMERIKE ',, REVISJON [KS Enhet: Utarbeidet ' Avdeling ' ' ' on og selskapskontroll for - forvaltnmgsrev15j Regnskapsår: d12%;? t / ',: Sak: Gjennomgått PROSJEKTPLAN dato/sign: Prosjekt: 2017 Side: 1 av 4 Sist endret: Byggesaksbehandling Lørenskog PROSJEKTPLAN Versjon nr: kommune BYGGESAKSBEHANDLING Bakgrunn Med utgangspunkt Lørenskog i plan kommune Krav Revisjonen ble (sak bedt 15/17) om kontrollutvalget i et forvaltningsrevisjonsprosjekt å utarbeide et forslag om til prosjektplan til til byggesaksbehandling kontrollere skal bidra om de søknadspliktige at de private parters rettigheter at saksbehandlingen skal ivareta samfunnsmessige Lov og forskrift dermed gjelder krever er i samsvar blir ivaretatt. effektiv hensyn, søknad, de generelle til å sikre at bygningsmyndighetene tiltakene sikre beskriver saksbehandlingstid og forsvarlig herunder sikrer tiltak som omfattes og stiller krav til kommunens og foreløpig bør bidra enheten i kommunen systemer og rutiner av den løpende En effektiv til å sikre som har ansvar som beskriver ansvars- i lov og forskrift. I kapittel satt en rekke tidsfrister for ulike type saker. Blant annet kreves samtykker forskrifter fra annen myndighet innebære dispensasjon uttalelser, skal avgjøres avhengig av dispensasjon i løpet det at komplette og kommuneplaner, og parter foreligger, fra lov av med og forskrift, 12 uker. fra kommunens krav bidrar i lov og forskrift. omfatte saker. saksbehandlingsfrister 7 i byggeforskriften er det Det er ulike frister der tiltak er i samsvar og der det foreligger nødvendige av søknader har ingen lovpålagt samtykker hvor tidsfrist. med nødvendige i løpet av 3 uker. Søknader mangler i til kvalitetssikring av likeartede pålagte søknader avgjøres eller annet habilitet, og bemanning saksbehandling. Behandlingen arealplan blant Den bør videre og kapittel og klageinstansens I tillegg av søknadene. kompetanse/opplæring 21 i plan og bygningsloven for kommunens plan og bygningsloven, i samsvar overholder og som for byggesaksbehandlingen og oppgavefordelingen, at kommunen ( l l, b). mht. og sikrer ensartet behandling innebærer for å og klagebehandling. for byggesaksbehandlingen. byggesaksbehandlingen saksbehandling innhold tilstrekkelig heter det av byggesaker behandling en internkontroll saksbehandling, og sikre av byggesaksbestemmelsene, i forvaltningsloven, svar, enkeltvedtakets en god og forsvarlig Internkontrollen i byggverk hvilke i stand til å til byggeforskriften saksbehandling god kvalitet saksbehandlingsreglene settes med plan og bygningsloven, I formålsparagrafen Det kan legges til grunn at det bør være etablert kan vedtok møtet Byggesaksbehandlingen som forvaltningsrevisjon i møte byggesaksbehandling. kontrollutvalgets for tiltaket som og er Det er også

128 20/17 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling - 17/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling : Prosjektplan ROMERIKE REVISJON IKS skal forberedes av kommunen og oversendes satt som krav at klagesaker (fylkesmannen) senest innen 8 uker. Kommunen kan Kommunen skal registrere Effektiv i tillegg saksbehandling ha egne målsetninger av klagesaker, og i hvilken på kvalitet og service nivå av at brukerne Forvaltningsloven mangelfull grunn kommunen i byggesaksbehandlingen. opplever god tilgjengelighet og videre for å behandle en før informasj onsutveksling og forventningsavklaring innsendelse av av vedtak, Et godt til å ivareta både Også søknad, i en byggesak kan være en er i og informasjon. som blant annet søknad Det kan sendes og når slik at denne vet hva av bidra Også service nivå sine interesser. før bruk kan brukere. muligheten til å sikre (byggeforskriften til såkalt nødvendig 6 1). og problemstillinger Formålet er å undersøke om kommunen yter god service til søkere. Det foreslås følgende ]. Er det etablert har en forsvarlig saksbehandling av byggesaker og tre hovedproblemstillinger: en tilstrekkelig 2. I hvilken grad overholdes 3. Er det etablert Kilder overfor må få veiledning søknad. «forhåndskonferanse» Formål om disse i KOSTRA. til veiledning gjelder at tiltakshaver enn de lovpålagte. om veiledningsplikt, mulighet på byggesaksområdet mottas, trenger bestemmelse og andre interesserte at dette søknad og rapporterer grad disse fører til omgjøring har i 11 en generell skal bidra til å gi parter til tidsfrister er Viktig også som ledd i god tjenesteyting omfanget tillegg avhengig om kortere og måle saksbehandlingstiden indikasjon legges til klageinstansen internkontroll lovpålagte et tiljredsstillende for byggesaksbehandlingen? saksbehandlingsf'ister? servicenivå for søkere? til revisjonskriterier Revisjonskriterier er de normer og krav som kan stilles til kommunenes virksomhet på det området som er gjenstand for en forvaltningsrevisjon, og som dermed blir den målestokken som kommunens praksis holdes opp mot. Revisj onskriteriene utledes fra lover og forskrifter, veiledere, kommunens egne rutiner og hva som anses som god forvaltningsskikk på området Aktuelle kilder til revisj onskriterier 0 Lov om planlegging 0 Lov. Forskrift. Kommunens og byggesaksbehandling om behandlingsmåten om byggesak i denne undersøkelsen i forvaltningssaker er blant annet: (plan og bygningsloven). (forvaltningsloven). (byggesaksforskriften) egne planer, retningslinjer og rutiner på området. 2

129 20/17 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling - 17/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling : Prosjektplan ROMERIKE REVISJON IKS Fremgangsmåte/metode Undersøkelsen vil i første rekke bygge på dokumentanalyse og intervjuer. av for saksbehandlingen system og rutinebeskrivelser Aktuell dokumentasj on er kommunens samt eventuelle serviceegen statistikk for byggesaksbehandlingen, byggesøknader, på området. og brukerundersøkelser erklæringer/brukererklæringer fra fra KOSTRA, og klagestatistikk Det vil bli imihentet statistikk over saksbehandlingstid i KOSTRA er mangelfull, kan det i tillegg bli aktuelt å Hvis informasjonen fylkesmannen. f.eks. i 3 ukers saker, 12 ukers saker og dispensasj onssaker, ved måle saksbehandlingstiden, av et utvalg enkeltsaker. en gjennomgang Aktuelle intervjuobjekter byggesaker. For å få kunnskap spørreundersøkelse er ledere og saksbehandlere i kommunens enhet for behandling av vil det bli vurdert å gjøre en enkel om service nivå og bruke1tilfredshet, behandlet. som har fått sin byggesøknad til et utvalg personer/foretak og gjennomføringsrisiko Tidsplan følger Nedenfor gjennomføringen med en risikovurdering en milepælsplan onen. av forvaltningsrevisj av de forhold som kan påvirke Organ Frist Gjennomføringsrisiko Kontrollutvalget Oppstartsmøte Rådmannen/revidert enhet Uke 36 Eventuelt behov for endringer i prosjektplanen behandling. som følge av kontrollutvalgets for å kunne komme i Det er ofte en forutsetning og for a ivareta en god gang med datainnhenting, med at oppstartmøte revisjonsdialog, enhet er gjennomført. rådmannen/revidert innen rimelig Om møtet ikke lar seg gjennomføre tid kan prosjektet forsinkes i oppstartsfasen. Datainnsamling (f.eks. dokumenter, spørreundersøkelser intervjuer m.m.) av data Analyse Rapportutforming Revidert enhet/ Revisjonen Uke Mile æl Prosjektplan vedtas Revisjonen er avhengig av å få tilsendt relevant innen avtalt frist. fra kommunen dokumentasjon Det er usikkerhet knyttet til hvor ressurskrevende av enkeltsaker vil en eventuelt gjennomgang være. Når det gjelder intervjuer er det generelt skal passe for utfordringer med at intervjuavtaler alle parter og at referat fra intervjuene ikke blir verifisert av intervjuobj ektene innen rimelig tid. Dataene kan ikke brukes i rapporten før verifisering har funnet sted. vil En eventuell «brukertilfredshetsundersøkelse» blant annet være avhengig av at et utvalg brukere er villige til å svare på revisjonens undersøkelse, og at det svares innen fristen. Svar på faktahøring Revidert enhet Verifisering av rapportens faktadel. Avhengig svar fra revidert enhet innen avtalt frist. av 3

130 20/17 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling - 17/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling : Prosjektplan ROMERIKE REVISJON IKS Milepæl Organ Frist Gj ennomføringsrisiko Svar på foreleggelse av fullstendig rap ort Fullstendig rapport Rådmannen Avhengig frist. Revisjonen oversendes Tidsplan av svar fra rådmannen innen avtalt Rokus og revisors uavhengighet Prosjektplan legges frem for behandling på møte i kontrollutvalget Ved behov for vesentlige endringer av prosjektplanen i ettertid tas dette opp med kontrollutvalget. Oppstart av prosjektet er planlagt i september Det legges opp til en fremdriftsplan som tilsier at rapporten sendes på høring til rådmannen i november 2017, og vil bli lagt frem for kontrollutvalget i januar Ut fra planen antar revisjonen et tidsforbruk på inntil 400 timer på dette prosjektet. Prosjektet vil bli gjennomført av Lars Ivar Nysterud og Hilde Gamkinn. Prosjektleder er Øyvind Nordbrønd Grøndahl (oppdragsansvarlig). Revisjonen har i forbindelse med prosjektplanleggingen vurdert at prosjektleder og prosjektmedarbeideme fyller kravet til en uavhengig og objektiv revisjon. Uavhengigheten vil også bli vurdert løpende gjennom prosjektet, for alle som deltar i prosjektet. Jessheim, 16, I " W. éåäktfeåitöråfvlå avdelingsj/eder ' "L,. LL forvaltningsrevisjon øyvindn Grøndahl, ( 3 piosj ektleder 4 '

131 20/17 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling - 17/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling : Uavhengighetserklæring Til kontrollutvalget Vurdering i Lørenskog kommune av uavhengighet i forvaltningsrevisjonsprosjekt: byggesaksbehandling Innledning Ifølge forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Dette omfatter også oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisj on. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for medarbeidere som arbeider med forvaltningsrevisjon. Disse gir en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet som legges til grunn også innenfor forvaltningsrevisjon. I tillegg vurderes uavhengighet i forbindelse med det enkelte oppdrag. Både kommuneloven uavhengighet. Kravene ( 79) og forskrift er nærmere beskrevet om revisjon nedenfor. (kap. 6) setter krav til revisors Lovens og forskriftens krav til uavhengighet I flg. Kommuneloven 79 og 13 i forskrift om revisjon kan den som foretar revisjon ikke: 1. være ansatt i andre stillinger i kommunen eller i virksomhet som kommunen deltar i 2. være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen deltar i 3. delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet, når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiver, eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon 4. ha nærstående (ektefelle, samboer, nære slektninger), som har slik tilknytning til revidert at det kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Itillegg stiller loven 79 og forskriften 14 følgende begrensninger: 5. revisor kan ikke utføre rådgivningseller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet 6. revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisj onspliktiges (dvs. kommunens) egne ledelses og kontrolloppgaver 7. revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisj onspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven 8. det må ikke foreligge andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av revisjonsoppgavene Revisors egenvurdering av punktene ovenfor Pkt. 1: Undertegnede har ikke ansettelsesforhold Ansettelsesforhold Romerike Revisjon IKS. Pkt. 2: Medlem styrende organer Pkt. 3: Delta i Undertegnede er ikke medlem som kommunen deltar i. eller Undertegnede innehar?, ' på i andre av styrende ingen funksjoner ROMERIKE si REVISJON IKS organer i annen stillinger enn i noen virksomhet virksomhet som anses i

132 20/17 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling - 17/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling : Uavhengighetserklæring inneha funksjoner annen som i å føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. virksomhet, kan føre interessekonilikt til eller svekket tillit Pkt. 4: Nærstående Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Lørenskog kommune som har betydning for min uavhengighet og objektivitet. Pkt. 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede bekrefter at det for andre tjenester overfor Lørenskog med denne bestemmelsen. tiden ikke ytes rådgivnings eller kommune som kommer i konflikt Før slike tjenester utføres av Romerike Revisjon IKS foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede bekrefter at det for tiden ikke ytes tjenester overfor Pkt. 6: Tjenester Lørenskog kommune som hører inn under kommunens egne ledelsesunder kommunens egne ledelsesog og kontrolloppgaver. kontrollopp gaver Pkt. 7: Opptre fullmektig for revisj onspliktige Pkt. særegne bekrefter at verken revisor eller Romerike som Undertegnede den for tiden opptrer som fullmektig for Lørenskog kommune. 8: Andre forhold Jeg kjenner ikke til andre tilliten til min uavhengighet Jessheim, r,\_/ X/: M, /:,x?/ særegne forhold og objektivitet. HM" W 7 ni;/ 'CL/tbu, (":/,å Øyvind No1db1ønd Grøndahl Pr osjektleder/oppdl ', agsansvar ROMERIKE J REVISJON IKS ** / /U/ J, / liv lig IKS som er egnet til å svekke 16. august 2017 /,,, P,, Revisjon

133 20/17 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling - 17/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling : Uavhengighetserklæring Det følger av revisj onsforskriften 12 at oppdragsansvarlig forvaltningsrevisj on må ha ført en hederlig vandel, og at dette dokumenteres gjennom en vandelsattest. Dette kravet konstateres oppfylt ved ansettelse eller tildeling av oppdrag. xi ROMERIKE g g: REVISJON IKS

134 20/17 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling - 17/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av byggesaksbehandling : Uavhengighetserklæring á

135 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapportering revisjonsåret 2016/2017 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Kjell Nordengen Saksgang Lørenskog kontrollutvalg Møtedato RAPPORTERING REVISJONSÅRET 2016/2017 Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og viser til de forhold som er kommentert i saksfremstillingen. Vedlegg: Rapportering revisjonsåret 2016/2017 fra Romerike revisjon IKS Saksframstilling: Kontrollutvalget skal føre tilsyn med revisjonen jf. kontrollutvalgsforskriften. Revisors rapportering av ressursbruk og leveranser er et ledd i kontrollutvalgets arbeid med dette. Samtidig er revisjonen utfører av de bestillinger kontrollutvalget gjør. Sekretariatet har hatt en dialog med Romerike revisjon om rapporten, og har bedt om at følgende tema omtales: Tall som viser bench-marking Kvalitetskontroll Ansattes kompetanse og kompetanseutviklingstiltak i perioden Regnskapsrevisjon: timer og leveranser 2015 og Hva har effektiviseringsprosjektet bidratt til? Forvaltningsrevisjon: timer og leveranser 2015 og 2016 Selskapskontroll: timer og leveranser 2015 og 2016 Det er en god og omfattende rapport kontrollutvalget har fått. Den er nyttig i forhold til både tilsynsrollen og bestillerrollen som utvalget har. Som nevnt i rapporten gjør revisjonen enkelte oppdrag som ikke er bestilt av kontrollutvalget, men av rådmannen. Kontrollutvalget ønsker å bli løpende orientert om slike oppdrag i sin kommune. Dette kan ha betydning for hvilke bestillinger utvalget skal gjøre. Rapporten omtaler kvalitetskontroller som har vært i regi av Norges kommunerevisorforbund. På bakgrunn av den tilsynsrolle utvalget har, ønsker 1

136 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapportering revisjonsåret 2016/2017 utvalget å bli orientert når RRi blir tatt ut til kontroll, og om resultatet av kontrollen umiddelbart etter at dette foreligger. Når det gjelder kompetanseutviklingstiltak legges det til grunn at dette etter hvert blir noe mer omtalt i rapporten. Kontrollutvalget ser positivt på omstillingsprosjektet avdeling for regnskapsrevisjon gjennomfører, og at arbeidet med dette følger kommunenes fremdrift i arbeidet med digitalisering av økonomifunksjonen. 2

137 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) RAPPORTERING REVISJONSÅRET 2016/2017 Til kontrollutvalget i Lørenskog kommune

138 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS

139 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS INNHOLD 1 Om Romerike revisjon IKS Formål Organisering 1 2 Utvikling i selskapet 4 3 Rapportering - overordnet Kontrollutvalgene, kommunestyret og kommuneadministrasjonen 4 Avdeling for forvaltningsrevisjon Innledning Kompetanse og kvalitet Kompetanse presentasjon av ansatte i avdelingen Kvalitetskontroll Effektivitet og produktivitet Totalleveranse fra avdelingen i perioden Leveranse til kommunen i perioden 12 5 Avdeling for regnskapsrevisjon Innledning Kompetanse og kvalitet Kompetanse - presentasjon av de ansatte i avdelingen Kvalitetskontroll Effektivitet og produktivitet Totalleveranse fra avdelingen i perioden Leveranse til kommunen i perioden 20 6 Oppsummering 22 VEDLEGG 1 STRATEGISKE MÅL 23 VEDLEGG 2 OVERSIKT FORVALTNINGSREVISJON OVER LEVERANSER FRA AVD. 24

140 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS 1 OM ROMERIKE REVISJON IKS 1.1 Formål Formålet til RRI er fastsatt i selskapsavtalen, og beskrevet slik: Romerike revisjon IKS (RRI) skal utføre revisjon og rådgivning for deltakerkommunene. Dette skal skje gjennom dialog og samhandling med de folkevalgte og på administrativt nivå i deltakerkommunene. Kontrollaktiviteten vi utfører skal bidra til å styrke tilliten til kommunalforvaltningen på Romerike. RRI tilbyr også deltakerkommunene tjenester utover de lovpålagte oppgavene innenfor selskapets kompetanseområde. Selskapet skal også: - gi innspill til forbedringer i kommunenes kvalitetsarbeid - veilede om regelverk m.m. - videreformidle gode eksempler og bidra til læring mellom deltakerkommunene RRI kan utføre revisjonsoppdrag og rådgivning for andre kommuner enn deltakerkommunene og for andre selskaper. 1.2 Organisering Selskapet er organisert i henhold til lov om interkommunale selskaper, og eies av kommunene Aurskog-Høland, Eidsvoll, Fet, Gjerdrum, Hurdal, Lørenskog, Nannestad, Nes, Nittedal, Rælingen, Skedsmo, Sørum og Ullensaker. Eier- og ansvarsandelene er fastsatt på grunnlag av folketallet i kommunene per RRI har til sammen 28 ansatte. Selskapet er sammensatt av revisorer, samfunnsvitere, økonomer, jurister og en advokat i 50 % stilling. De ansatte har bred erfaring fra offentlig sektor, og har solid kunnskap om kommunene på Romerike. For mer informasjon om kompetanse, se presentasjon av hver avdeling. RRI skal utføre en effektiv revisjon preget av uavhengighet og kvalitet. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunene, samt revisjon for en rekke selvstendige kommunale- og interkommunale selskaper. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 1

141 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Organisasjonskart for RRI: RRI har egen hjemmeside, der det fortløpende legges ut nyheter fra revisjonen. Det sendes i tillegg ut fire nyhetsbrev hvert år. Selskapet utarbeider også kvartalsrapporter gjennom året til styret og eierne. Stab og støttefunksjon Administrasjon og støtte består av daglig leder og to halve stillinger. I tillegg til det daglige administrative arbeidet, bistår avdelingen i utviklingsoppgaver og administrative støttefunksjoner til de to fagavdelingene. Daglig leder, har i samarbeid med ledergruppen ansvar for ledelse og utvikling av selskapet. Selskapets advokat er også direkte underlagt daglig leder av selskapet. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 2

142 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Daglig leder og stab/støtte Nina Neset daglig leder Nina er utdannet internrevisor og økonom. Hun har solid kommunekunnskap og bred erfaring med regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Nina har blant annet ledet granskningsoppdraget for styrene i Nedre Romerike vannverk og Renseanlegget RA-2 i perioden Hun er styremedlem fylkesstyret i KS Akershus, og var medlem av et regjeringsutnevnt utvalg med oppgave å revidere kommuneloven. Hun har i tillegg hatt mange verv i Norges kommunerevisjon forbund. Hege Berntsen sekretær Hun har ansvar for lønn, internt regnskap og andre administrative kontoroppgaver. Ingrid Heiene leder administrasjon Bachelor i økonomi og administrasjon. Hun har jobbet i revisjonen siden Øyvind Schage Førde advokat Han er advokat og jobber med forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Øyvind har jobbet i revisjonen siden RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 3

143 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS 2 UTVIKLING I SELSKAPET Selskapet leverer revisjonstjenester til kommunene innenfor de rammer som ble satt for selskapet. RRI arbeider systematisk med utvikling av kompetanse og revisjonsmetoder for å kunne gjennomføre revisjon med høy kvalitet på en kostnadseffektiv måte. Erfaringsseminar og nyhetsbrev er produkter som bidrar til målet om læring mellom kommunene. Så langt har vi fått gode tilbakemeldinger på disse produktene. Leveransene i RRI har økt, sammenlignet med produksjonen i de tre tidligere selskapene. Dette gjelder spesielt omfanget av forvaltningsrevisjon. Tabellen under viser utviklingen av ulike undersøkelser som RRI utfører. Leveranser prosjekter siste år, målt mot 2012 (da revisjonene var tre enheter) 2012 Siste revisjonsår Forvaltningsrevisjons rapporter 7 14 Selskapskontroll (ingen i Øvre-kommunene) 4 4 Undersøkelser bestilt av KU Usikkert 8 Bestillinger fra kommunene 2 9 RRI har varslingstjeneste for kommunene, inkludert enkle undersøkelser av innkomne saker (tilgang til rådgiving fra advokat). Denne tjenesten inngår i tilskuddet kommunene betaler. RRI har utviklet gode rutiner for varslingsordningen. Datatilsynet stiller strenge krav til systemer og prosedyrer ved behandling av slike saker. Kravene gjelder for både det eksterne varslingspunktet og systemene i kommunen. Når det gjelder regnskapsrevisjon er leveransene stabile. De består av 13 revisjonsberetninger for kommunene, og omtrent 300 revisjonsbekreftelser av ulike tilskuddsordninger for kommunene. I tillegg reviderer selskapet kirker, IKS, stiftelser, mm., der vi mottok 50 slike oppdrag i Oppgavene innenfor regnskapsrevisjon er på samme nivå som i de tre tidligere selskapene, men løses med mindre resurser. Selskapet yter også bistand og veiledning til kommunene hovedsakelig innen regnskap, økonomi og kommunal rett. Etterspørselen etter denne tjenesten er økende. Tabellen under viser utvikling av denne tjenesten for årene 2014, 2015 og RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 4

144 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Bistand og veiledning timer 794 timer timer Signalene fra kommunene er at de ønsker å ha tilgang til revisjonens tjenester i forkant slik at krevende spørsmål er avklart så tidlig som mulig. Dette er helt klart fordelaktig for både revisjonen og kommunene. RRI arbeider for å tilrettelegge for at kommunene skal ha god tilgang til denne tjenesten. I tillegg til råd og bistand i enkeltsaker holder RRI ulike foredrag, erfaringsseminar, m.m. for kommunene. Foredrag om kommuneloven er gjennomført i nesten alle kommunene Opplæring av kontrollutvalgene Tre erfaringsseminar for kommunene offentlige anskaffelser, rus og psykiatri og tildeling av korttidsplass på sykehjem (samhandlingsreformen) Frokostseminar om arbeidsmiljøkriminalitet og varsling En rekke andre foredrag til kommunene på ulike områder Veiledning og opplæring i regelverk, forvaltning og eierstyring Samlet støtter disse aktivitetene opp om formålet med selskapet. Det er viktig for RRI at kontrollaktiviteten som utføres bidrar til å styrke tilliten til kommunalforvaltningen på Romerike, og at vårt arbeid også bidrar læring. Oppgavene RRI utfører skal søkes løst gjennom dialog og samhandling med kontrollutvalget og på administrativt nivå i deltakerkommunene. Romerike revisjon IKS arbeider med å effektivisere sine tjenester. I 2016 ble oppstartstilskudd på kr 0,5 mill., og ordinært tilskudd på kr 0,5 mill. tilbakebetalt til kommunene. Tilskuddene som kommunene betaler er ikke justert med forventet lønns- og prisvekst i Tilsvarende gjelder for tilskuddene i forslaget til budsjett Ikke-kompensasjon for lønns- og prisvekst for 2017 og 2018 utgjør en effektiviseringsgevinst på ca. kr 0,6 mill. for hvert av disse årene. For 2018 blir da den varige rammereduksjonen på kr 1,2 mill. I tillegg har kommunene på Romerike hatt en sterk realvekst i folketall, noe som bidrar til økning i revisjonsvolumet. RRI har som intensjon å holde tilskuddene for 2019 også på 2016-nivå, men vil foreta en endelig vurdering av dette i neste budsjett/økonomiplanrullering. Per i dag har vi klart å redusere tilskuddene ved å effektivisere arbeidet i revisjonen. En ytterligere reduksjon kan gå ut over tjenestetilbudet, noe kontrollutvalgene også må ta stilling til. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 5

145 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS 3 RAPPORTERING - OVERORDNET Revisjonen utfører sitt arbeid i perioden fra (revisjonsåret). Det er av den grunn naturlig å rapportere til kontrollutvalget for samme tidsintervall. Tid til disposisjon til regnskapsrevisjon, prosjekter (forvaltningsrevisjon og andre undersøkelser) og selskapskontroll fastsettes etter de rammer kontrollutvalget har tildelt (størrelse på tilskudd for kommunen). Tiden som rapporteres til kontrollutvalget er effektiv revisjonstid. Det kan oppstå uforutsette hendelser, som igjen kan medføre enkelte forskyvninger i tidsforbruket mellom kommunene i året. Det vil si at et kontrollutvalg/kommune kan få noen flere tjenester/produkter ett år og et annet kontrollutvalg/kommune noen færre tjenester. Slike skjevheter vil utjevnes over tid. Det kan også oppstå forskyvning av tid mellom de ulike oppgavene som revisjonen utfører innenfor en kommune det enkelte år. For eksempel ved at det går mer tid til regnskapsrevisjon enn planlagt, og mindre tid til forvaltningsrevisjon. Når det gjelder forvaltningsrevisjon kan det også oppstå forskyvninger i tidsforbruk dersom bestillingsdialogen med kontrollutvalget tar lenger tid enn antatt. Rapportering fra fagavdelingen fremgår av rapportens pkt. 4 og 5, i punkt 3,1 under redegjør vi for oppgaver og ressursbruk på kontrollutvalgene, kommunestyret og kommuneadministrasjonen. Dette er fellesoppgaver som ikke sorterer under avdelingene. I rapporteringen fra fagavdelingene tar vi med tall både for revisjonsåret 2015/2016 og for 2016/2017. Rapporteringen følger da valgperioden, slik at kontrollutvalgene får en samlet oversikt over leveranser fra RRI i hele perioden. 3.1 Kontrollutvalgene, kommunestyret og kommuneadministrasjonen For å levere kvalitative tjenester som bidrar til læring, er det viktig at det settes av tilstrekkelig tid til god kommunikasjon med kontrollutvalgene, kommuneadministrasjonen og kommunestyret. Ansatte fra RRI deltar på alle kontrollutvalgsmøtene og bidrar med presentasjoner og svarer på spørsmål som utvalget har. Videre stiller revisjonen opp i kommunestyremøter når saker fra revisjonen er oppe til behandling. Møter og dialog med politisk ledelse, administrativ ledelse og ROKUS inngår også her. RRI publiserer 4 nyhetsbrev i året. Videre gjennomfører vi erfaringsseminar og andre foredrag til kommunene. Tabellen under viser medgått tid til denne oppgaven samlet for selskapet: Antatt tidsforbruk var underestimert for revisjonsåret 2015/2016. Det har bl.a. sammenheng med kontrollutvalgene har flere møter enn det som var tilfelle tidligere. Videre leverer RRI flere produkter, RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 6

146 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS som medfører at vi også deltar i flere kommunestyremøter. Kontrollutvalgets tilsynsfunksjon ovenfor revisjonen har medført et økende behov for rapportering til kontrollutvalgene. Kontrollutvalg, kommunestyre, adm. og ROKUS Til KUs disposisjon 2015/2016 Utført 2015/2016 Til KUs disposisjon 2016/2017 Utført 2016/2017 Til KUs disposisjon 2017/ Til KUs disposisjon 2015/2016 Utført 2015/2016 Til KUs disposisjon 2016/2017 Utført 2016/2017 Til KUs disposisjon 2017/ Tidsforbruket i Lørenskog ble Kontrollutvalg, kommunestyre, adm. og ROKUS Kommentar Forbruket er omtrent som forventet. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 7

147 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS 4 AVDELING FOR FORVALTNINGSREVISJON 4.1 Innledning Hovedoppgavene for avdelingen er å gjennomføre forvaltningsrevisjon og selskapskontroll etter bestilling fra kontrollutvalgene. Medarbeiderne møter også ofte i kontrollutvalgene både under bestillingsdialogen forut for prosjektene, og når revisjonsrapporten er ferdigstilt og skal presenteres for utvalgene. I tillegg gjennomfører avdelingen enkelte oppdrag/notater for utvalgene og tar på seg mindre revisjonsoppdrag for rådmennene i samarbeid med kontrollutvalgene. Avdelingen gjennomfører også kurs/seminarer for kommunene. I revisjonsåret 2016/2017 har avdelingen bestått av 9 medarbeidere og under punkt 4.2 presenteres disse nærmere. 4.2 Kompetanse og kvalitet Kompetanse presentasjon av ansatte i avdelingen Avdelingen har siden oppstarten i 2013 utviklet seg til en avdeling med bredt sammensatt kompetanse, og vurderes å være robust både faglig og kapasitetsmessig til å levere kvalitet til rett tid. Det å beholde og rekruttere god kompetanse er avgjørende for å kunne utføre stadig mer komplekse prosjekter på de ulike kommunale sektorene for kontrollutvalgene. Alle medarbeiderne i avdelingen har høy utdannelsesbakgrunn som er relevant for oppgavene de skal utføre. Mange har lang og solid kommunekunnskap og erfaring fra revisjon, utredninger og forskning. Dette er avgjørende for at avdelingen skal prestere på et høyt nivå. Kompetansen til medarbeiderne blir lagt merke til i sentrale fagmiljø, og flere har bidratt med foredrag på nasjonale konferanser, undervisning, og i ulike verv bl.a. i NKRF. Nedenfor følger en oversikt over de ansatte, der det kort gjøres rede for formell utdannelse og litt om erfaringsbakgrunn. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 8

148 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Ansatte i avdeling for forvaltningsrevisjon Oddny Ruud Nordvik avdelingsleder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Cand.Jur. Har kommunalrett, forvaltningsrett, selskapsrett og offentlige anskaffelser som sine spesialområder. Har bl.a. bakgrunn fra lovforvaltning og utredning i juridisk seksjon i Kommunal- og moderniseringsdepartementet, og fra kommunalavdelingen hos fylkesmannen i Sogn og Fjordane. Øyvind Nordbrønd Grøndahl prosjektleder forvaltningsrevisjon Doktorgrad i historie. Han har lang erfaring som prosjektleder i Riksrevisjonen. I tillegg har han flere års erfaring med forvaltningsforskning ved Stein Rokkan senter for flerfaglige samfunnsstudier i Bergen. Morten L. Kallevig prosjektleder forvaltningsrevisjon Mastergrad i statsvitenskap og MBA i offentlig revisjon. Morten kom fra stilling som seniorrådgiver i Riksrevisjonen, hvor han har jobbet i bortimot 10 år med prosjekter rettet mot kommunesektoren (tiltrådte juni 2017). Inger Berit Faller seniorrådgiver Kommunalkandidat og diplomert internrevisor. Inger Berit har jobbet med kommunal revisjon siden 1987, og har bred erfaring både med forvaltningsrevisjon på alle sektorer i kommunen, i tillegg til regnskapsrevisjon. Hanne Tømte forvaltningsrevisor Master i statsvitenskap med fordypning i internasjonal politikk. Har erfaring fra private helseforetak, da særlig innen rus, psykiatri og barnevern. Ellen Bjørkum forvaltningsrevisor Hovedfag i sosiolog. Hun har spisskompetanse innen utforming og gjennomføring av både kvantitative og kvalitative undersøkelser. Ellen har tidligere jobbet med forbrukerpolitikk, forbruksforskning og markedsanalyse. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 9

149 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Hung Tien Vu forvaltningsrevisor Master i økonomi og administrasjon fra NHH, med spesialisering innen økonomistyring. Han har særlig erfaring med offentlige anskaffelser og økonomiforvaltning. Miriam Sethne forvaltningsrevisor Master i statsvitenskap, med fordypning i offentlig politikk og administrasjon. Spesialkompetanse innenfor utforming og analyse av spørreundersøkelser. Lars Ivar Nysterud forvaltningsrevisor Master of Public Administration (MPA) fra Handelshøyskolen i København. Bachelor i kommunal økonomi og ledelse fra Høyskolen i Nord-Trøndelag. Lars-Ivar har kommunal eiendomsskatt som sitt spesialområde. Hilde Gamkinn forvaltningsrevisor Master i rettsvitenskap med spesialisering i skatterett. Hilde har erfaringsbakgrunn både fra NAV og kriminalomsorgen (tiltrådt juni 2017) Avdelingen gjennomfører både individuelle og felles kompetansehevingstiltak. Tiltakene kan rette seg mot de ulike sektorområdene vi jobber med, så vel som revisjonsfaglig metode. I tillegg har vi i år jobbet særlig med effektivitet i prosjektgjennomføring ved å ha fokus på at prosjektgruppene skal fungere optimalt. Vi har i tillegg rutiner for å lære av hverandre, ved bl.a. systematisk evaluering av prosjektene som er gjennomført med tanke på metodebruk og effektiv gjennomføring Kvalitetskontroll Forvaltningsrevisjonsavdelingen hadde kvalitetskontroll høsten Av åtte kontrollerte enheter, var RRI en av to som gikk gjennom kontroll med godkjent uten merknader. Avdelingen fikk gode tilbakemeldinger i kontrollen, særlig på det å utlede revisjonskriterier. Vi vurderer det slik at det å få gode tilbakemeldinger på denne delen er særlig viktig siden gjennomføring av revisjonsprosjektet hviler på gode kriterier. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 10

150 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Rapportene som ble trukket ut for kontroll var blant de aller første som var ble levert fra RRI, og vi mener at både kvalitet og fremstillingsevner ytterligere har forbedret seg etter dette. Avdelingen synes det er positivt å ha kvalitetskontroll, og mener det er viktig å ha faglig diskusjoner med eksterne om gjennomføring og kvaliteten på rapportene våre. Vi mener på generelt grunnlag at alle som tilbyr forvaltningsrevisjon (også private tilbydere) bør underlegges denne typen kvalitetskontroller Effektivitet og produktivitet I RRI føres alle timer i et timeregistreringssystem som gir styringsinformasjon til ledelsen. Tallene for revisjonsåret 2016/2017 viser at medarbeideren i avdelingen laster ut 85 % av sin tid til revisjonsarbeid og kundekontakt (KU møter, kommunestyremøter). Kontrollutvalgene har bedt revisjonen om en redegjørelse for benchmarking. Den årlige benchmarkingen som gjennomføres av NKRF er først og fremt en rettet mot å sammenligne ressursbruk knyttet til revisjon av kommuneregnskapet. Med andre ord gir den liten verdi når man vil måle produktivitet og effektivitet innenfor forvaltningsrevisjon. Det å sammenligne forvaltningsrevisjonsprosjekt for å måle effektivitet er krevende rent metodisk. Prosjektene kan være både store og små, og dermed kan det som måles være svært varierende. NKRF har gjennomført en egen kartlegging for å bidra til mer kunnskap om feltet forvaltningsrevisjon. Kartleggingen viser for det første at det er stor spredning på revisjonsenhetene i undersøkelsen. De spenner fra 3 til 30 medarbeidere. Antall kommuner som revideres pr. interkommunal enhet varierer også fra 5 til 33. Spredningen på antall årsverk som brukes på forvaltningsrevisjon spenner også fra 3,3 til 9 årsverk. Videre viser kartleggingen at de aller fleste forvaltningsrevisjonsprosjekter som gjennomføres er innenfor temaer som regelverksetterlevelse, styringsverktøy og Kostranalyser. Et viktig formål med kartleggingen var også å undersøke tidsbruk pr. prosjekt. Dette varierer selvsagt med område, kompleksitet og størrelse på kommunen. Nedenfor er det klippet inn en tabell fra kartleggingen om dette. Prosentvis fordeling av typiske timetall per prosjekt (kilde: NKRF kartlegging 2016) RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 11

151 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS De fleste prosjekter i RRI har så langt vært gjennomført innenfor en tidsramme på timer. Dette vurderes som rimelig tatt i betrakting at kommunene på Romerike er store i norsk sammenheng, og at mange av prosjektene har vært komplekse og med flere problemstillinger. RRI er opptatt av å levere god kvalitet innenfor timebudsjett og leveringsfrister, samt at ressursene brukes til revisjon og kundekontakt for kontrollutvalgene og kommunene. 4.3 Totalleveranse fra avdelingen i perioden Totaloversikten over rapporter levert fra avdelingen, og rapporter som er under arbeid finner du i vedlegg 2. Totalt leverte timer til forvaltningsrevisjon og andre undersøkelser/notater Til KUs disposisjon 2015/2016 Utført 2015/2016 Til KUs disposisjon 2016/2017 Utført 2016/2017 Til KUs disposisjon 2017/ * Forvaltningsrevisjon og andre prosjekter *leveransene fra RRI for 2015/2016 var under budsjett. Dette skyldes først og fremst forskyvinger i bestillinger fra KU. Tilsvarende er leveransene høyere enn budsjett i 2016/2017. Som tallene i tabellen viser utføres det stadig mer forvaltningsrevisjon for Romerikekommunene. For revisjonsåret 2016/2017 var det budsjettert med til sammen timer til gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter og andre mindre undersøkelser for kontrollutvalgene. I tillegg kommer en pott for prosjektdesign på 500 timer som er fordelt mellom KU etter størrelse (7 750 timer til sammen). Det er til sammen levert timer til revisjonsoppdrag fra kontrollutvalgene for revisjonsåret 2016/2017. Avdelingen har leid inn noe bistand for å løse oppdrag som ble utsatt fra året før, og til å løse noen mindre tilleggsoppdrag. For neste revisjonssår (2017/2018) budsjetteres det totalt på samme nivå som 2016/ Leveranse til kommunen i perioden Nedenfor følger en rapporteringsperioden. oversikt over RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 leveranser fra avdelingen til kontrollutvalget for Side 12

152 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Leveranse i dette revisjonsåret Leveringsdato Forvaltningsrevisjonsrapport: Informasjonssikkerhet personopplysninger i barnevern og skole Plan for forvaltningsrevisjonsprosjekt: Eiendomsforvaltning - en KOSTRA- og regnskapsanalyse Etterkontroll: Revisjonsrapporter i tre faser med etterkontroll av tidligere forvaltningsrevisjoner innenfor teknisk sektor. Levert til rådmannen og rådmannen oversender rapportene til kontrollutvalget (timene er ikke belastet KU) Levert i perioden junidesember 2016 Presentasjon av forvaltningsrevisjonsrapport for kommunestyret: Informasjonssikkerhet - personopplysninger i barnevern og skole Kommunestyremøte september 2016 Plan for forvaltningsrevisjonsprosjekt Barnevern - organisering, ressursbruk, saksutvikling, forebyggende og internkontroll (Selve rapporten leveres i august, og timene er dermed forbrukt i revisjonsåret 2016/2017) Forvaltningsrevisjonsrapport - eiendomsforvaltning en KOSTRAog regnskapsanalyse Tilleggsbestilling leveres i august, men noe av timene forbrukt på 2016/ Timerapportering for revisjonsåret 2016/2017 forvaltningsrevisjon og andre prosjekter Forvaltningsrevisjon og andre revisjonsundersøkelser Prosjektdesign Totalt Til KUs disposisjon 2015/2016 Utført 2015/2016 Til KUs disposisjon 2016/2017 Utført 2016/2017 KU s ramme 2017/ * *Fellespott som ble innført for året 2016/2017 på 500 timer som fordeles på alle KU. Gjelder opplesing og design av prosjekt som gjennomføres for første gang på et område, og som andre KU drar nytte av senere. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 13

153 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Timerapportering for revisjonsåret 2016/2017 eierskapskontroll Kontrollutvalgene har felles planer for eierskapskontrollen og kommunene eier mange selskaper sammen. Det rapporteres derfor felles på timer brukt til utførelse av eierskapskontroller. Til KUs disposisjon totalt 2015/2016 Eierskapskontroll Utført 2015/2016 Til KUs disposisjon totalt 2016/2017 Utført 2016/2017 Til KUs disposisjon totalt 2017/ Som tabellen viser at det er brukt lite ressurser på eierskapskontroller i dette revisjonsåret. Det er og gjennomført fire eierskapskontroller totalt og tre er under arbeid. Årsaken til dette er omlegging av bestillingsrutinene for selskapskontroller. Vi har gått fra et system der revisjonene har hatt mer langsiktige planer og eierskapskontrollen ble gjort forløpende, til et system der hver enkelt kontroll bestilles av kontrollutvalgene. Revisjonen regner med at når dette systemet har satt seg, så vil kontrollutvalgene kunne bestille revisjonen tilsvarende resursene som er satt av. Det er gjort forvaltningsrevisjon i et interkommunalt samarbeid (ØRU) etter bestilling fra kontrollutvalgene på Øvre Romerike. Disse timene er belastet forvaltningsrevisjon. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 14

154 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS 5 AVDELING FOR REGNSKAPSREVISJON 5.1 Innledning Avdelingen har i året bestått av elleve regnskapsrevisorer, tre oppdragsansvarlige revisorer og avdelingsleder. Regnskapsrevisjon innebærer å kontrollere at regnskapene ikke inneholder vesentlige feil og at de stemmer med vedtatte budsjett. I tillegg skal revisor bistå til at den interne kontrollen er organisert på en betryggende måte og å bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Vi bistår også med løpende veiledning innenfor de lover og regler som til enhver tid er gjeldende for regnskap og økonomi. God dialog med kommunene står sentralt i dette arbeidet. I tillegg utføres det en rekke attestasjonsoppdrag etter bestilling fra kommunen. 5.2 Kompetanse og kvalitet De fleste som jobber i avdelingen er revisorer på høgskolenivå, flere har tilleggsutdanningen innenfor økonomi, internkontroll og IKT. Alle medarbeiderne i avdelingen har lang erfaring og god kommunekompetanse og solid kunnskap om kommuneøkonomi og regnskapsføring Kompetanse - presentasjon av de ansatte i avdelingen Nedenfor følger en oversikt over de ansatte, der det kort gjøres rede for formell utdannelse og litt om erfaringsbakgrunn. Teamet som jobber med kommunen Oppdragsansvarlig revisor: Børge Haukeland Øvrige revisorer på teamet: Naheed Esam (Kontaktperson) Dag Findahl (gikk av med pensjon ) RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 15

155 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Ansatte i avdeling for regnskapsrevisjon Presentasjon av ansatte i regnskapsrevisjonen Kristin Hansstein Avdelingsleder regnskapsrevisjon Kristin har bachelor i revisjon fra HIOA, prosjektledelse fra BI, nettverkssikkerhet fra HIST og CISA eksamen gjennom ISACA. Hun har 12 års erfaring fra offentlig og privat revisjon, henholdsvis fra Riksrevisjonen og BDO. I tillegg har hun tre års erfaring fra KPMG, der hun arbeidet innenfor områdene IT revisjon, internrevisjon og granskning. Marion Hauan oppdragsansvarlig revisor Bachelor i revisjon og har jobbet med revisjon siden 1994, med hovedvekt på kommuneregnskap. Marion har tidligere jobbet i KomrevNor d og distriktsrevisjon i Vesterålen. Børge Haukland oppdragsansvarlig revisor Registrert revisor og begynte i RRI medio 2016 og har over 11 års erfaring innenfor revisjon, både privat og kommunalt i en rekke ulike bransjer. Camilla Eide oppdragsansvarlig revisor Bachelor grad i revisjon og bedriftsøkonom. Hun har jobbet med kommunal revisjon siden Tidligere har hun arbeidet med regnskap innenfor privat sektor. Anders O. Formoe spesialrevisor Høgskolekandidat innen økonomi og administrasjon, og har tilleggsutdanning innen kommunal finansforvaltning. Anders har over 25 års erfaring fra kommunal revisjon, og har spesialkompetanse innen bl.a. finans- og investeringsområdet. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 16

156 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Jan Arne Rasmussen spesialrevisor Skatterevisor med tilleggsutdanning innenfor regnskap og økonomi i kommuner. Jan Arne er også IT revisor gjennom ISACA og har bred og allsidig erfaring både fra Fylkesskattekontor og kommunerevisjon. Roger Gulbrandsen spesialrevisor Han var lærer i økonomi før han startet i kommunal revisjon i Roger har spesialkompetanse på en rekke områder innen kommunal økonomiforvalting, bl.a. innenfor selvkost og mva. Karen Therese Asak regnskapsrevisor Høyskolekandidat i økonomisk/administrative fag samt tollrevisor. Karen Therese har tidligere jobbet 14 år i tollvesenet, hvorav 8 år som spesialrevisor. Hun har jobbet i revisjonen siden Heidi Sæther regnskapsrevisor Bachelor i revisjon. Hun har jobbet som kommunal revisor siden Bjørn Håkonsen regnskapsrevisor Bjørn har en bachelor i revisjon, og en mastergrad innen offentlig revisjon (MBA). Bjørn har jobbet med kommunal revisjon siden Ann Tveter regnskapsrevisor Ann har om lag 10 års erfaring innen regnskap og 25 år innen revisjon. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 17

157 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Naheed Esam regnskapsrevisor Bachelor i revisjon, med arbeidserfaring i kommunal revisjon siden Kjell Grøtte regnskapsrevisor Bachelor i revisjon, og tilleggsutdanning innenfor virksomhetsstyring, regnskap og budsjettering i offentlig sektor (controller). Kjell har jobbet med revisjon av kommuner siden Mathyvathany Thilakesan regnskapsrevisor Bachelor i revisjon og har jobbet med kommunal revisjon siden Avdelingen jobber målrettet med omstilling og effektivisering av sine oppgaver. Formålet med dette arbeidet er å ta i bruk nye verktøy og metoder som vil medføre en mer treffsikker og effektiv revisjon. Dette arbeidet krever både kompetansehevende tiltak og utvikling av gode verktøy. Avdelingen har siden oppstarten i 2013 spesielt utviklet metodekompetansen innenfor revisjon og bruk av revisjonsverktøyet Decartes. Videre er IKT kompetansen i avdelingen økt både gjennom rekruttering og opplæring. Viktig fremover er å beholde og rekruttere god kompetanse i avdelingen Kvalitetskontroll Regnskapsrevisjonsavdelingen hadde kvalitetskontroll høsten 2016 (2015 regnskapet). Avdelingen fikk fire merknader, hvorav en var vesentlig. På regnkapsrevisjon fikk 6 av 10 kontrollerte enheter merknader. Standardene som regskapsrevisjonen skal utføres etter er svært detaljerte, slik at det er relativt vanlig å få merknad. RRI er likevel ikke fornøyd med resultatet, og har satt inn tiltak for å lukke avvikene. Kvalitetskontrollen ble utført første hele revisjonsåret i RRI. Avvikene var hovedsakelig knyttet til feil bruk av Descartes. Dette systemet var nytt for de fleste medarbeiderne i RRI. Avdelingen opplever kvalitetskontroll som nyttig. Vi fikk gode innspill for videre utvikling av avdelingen. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 18

158 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Effektivitet og produktivitet Kontrollutvalgene er muntlig informert om at avdeling for regnskapsrevisjon er under omstilling. Som omtalt over er både økonomiforvalting og regnskapsføringen i kommunene under endring. Spesielt blir regnskapsføringen og fakturabehandlingen mer og mer digitalisert. Dette får betydning for hvordan revisor innretter sin kontroll. På den ene siden vil systemene kunne erstatte en del av de manuelle kontrollene som revisor utfører/utførte. På den andre siden oppstår nye utfordringer på systemsiden. Her er datasikkerhet og mulighet til å manipulere systemene viktige stikkord. God ITkompetanse og forståelse av hvordan systemene virker vil være viktig fremover, og kan erstatte de kontrollene som tidligere ble utført manuelt. Kort oppsummert handler omstillingsprosjektet om kompetanse på metode, IT og effektivisering av arbeidet. Omlegging av arbeidet i revisjonen har direkte sammenheng med kommunenes etablerte intern kontroll, og kommunenes fremdrift i arbeidet med digitalisering av økonomifunksjonen. Det er for tidlig å evaluere prosjektet, men så langt har avdelingen satset på metodeutvikling og kompetansehevning. Dette er gjort ved kursing og læring av andre. Vi har for eksempel samarbeidet tett med ett privat revisjonsselskap og ett kommunalt revisjonsselskap. Formålet med dette tiltaket var å trekke erfaringer fra andre som vi mente kunne tilføre RRI kunnskap om effektivt og treffsikker revisjon. Å omstille seg betyr å gjøre arbeidet annerledes. Dette er krevende fordi de ansatte må avlære gamle arbeidsmetoder og se verdien i nye måter å jobbe på. Slike prosesser tar tid og må følges opp regelmessig. Mer analyser i revisjonsarbeidet og bedre utnyttelse av de kontrollmekanismene som systemene gir vil være viktig i det videre arbeidet med å utvikle avdelingen. Hvor raskt digitaliseringsarbeidet i kommunene skjer, vil ha betydning for dette arbeidet. Resultater så langt: Avdelingen er i gang med planleggingen av årets revisjon på et langt tidligere tidspunkt enn for tidligere år. IT-kompetansen og metodekompetansene er økt i avdelingen. Avdelingen utfører de samme arbeidsoppgaver, men med lavere bruk av ressurser. Antall ansatte ved avdelingen er redusert med 1,5 stillinger siden oppstart i 2013 RRI er med i benchmarkingen til NKRF. Benchmarkingen viser: Sammenligning av tidsforbruk knyttet til finansiell revisjon med 133 andre kommuner. Sammenligningsgrunnlag er revisjonskostand målt mot brutto driftsinntekt i kommunen. Kostnader for regnskapsrevisjon i RRI utgjør med noen få unntak, under en halv promille av kommunens driftsinntekt. Dette er på nivå med, eller i underkant av resultatene fra de kommunene som er med i sammenligningen. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 19

159 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Samlet viser benchmarkingen at RRI bruker noe mindre tid på regnskapsrevisjonen i 2015/2016 enn i 2014/2015, sammenlignet med øvrige deltakere. Tall for 2016/2017 kommer til høsten. Avdelingen er fornøyd med utviklingen, men som påpekt tidligere vil vi fortsatt se etter forbedringer. Vi vil presentere og redegjøre for resultatet fra benchmarkingen i kontrollutvalgsmøtene. 5.3 Totalleveranse fra avdelingen i perioden Våre tjenester innen regnskapsrevisjon består av; revidere kommuneregnskapet bekreftelser av bruken av en rekke tilskudd fra staten (attestasjoner) veiledning og bistand/tilleggstjenester Revisjon av kommuneregnskapet er en standardisert oppgave, som normalt varierer lite mellom årene. Det som påvirker omfanget av revisjonshandlinger er kommunens egen internkontroll. God internkontroll reduserer risikoen for feil i regnskapet. Når det gjelder attestasjoner, vil tidsforbruket variere etter omfanget og kvaliteten på internkontroll. Veiledning og bistand varierer både i den enkelte kommune og det enkelte år. Erfaringsvis er det behov for mer bistand og veiledning ved for eksempel utskifting av nøkkelpersoner som økonomisjef og regnskapssjef. Tilskuddssystemet, slik det fungerer i dag, har rom til en viss tilpasning når kommunene har behov for det. Tabellen viser samlet utviklingen av tidsforbruk for regnskapsrevisjon de to siste årene, samt rammen for inneværende år. Regnskapsrevisjon Til KUs disposisjon 2015/2016 Utført 2015/2016 Til KUs disposisjon 2016/2017 Utført 2016/2017 KUs ramme 2017/ Som tabellen viser brukes det mindre tid til regnskapsrevisjon i 2016/2017 enn forrige år. For 2017/2018 legger vi opp til en ytterligere reduksjon på 800 timer. Dette er en styrt utvikling i tråd med målene i omstillingsprosjektet. 5.4 Leveranse til kommunen i perioden Nedenfor følger leveranser fra avdelingen i perioden. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 20

160 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Samlet timeforbruk Til KUs disposisjon 2015/2016 Utført 2015/2016 Til KUs disposisjon 2016/2017 Utført 2016/2017 KUs ramme 2017/ Kommentar: Forbruket ligger på planlagt nivå både for revisjonsårene 2015/2016 og for 2016/2017. Det legges opp til en ytterligere reduksjon på regnskapsrevisjon for inneværende år, dette har sammenheng med at betalingen til RRI går ned. Effektivisering i RRI medfører at vi legger opp til å kunne revidere regnskapet til Lørenskog kommune med noe mindre ressurser, uten at dette går ut over kvaliteten på arbeidet. Medgått tid til å revidere kommuneregnskapet var på ca. 750 timer, resterende tid er knyttet til veiledning og attestasjoner. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 21

161 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS 6 OPPSUMMERING Leveransene til kommunene er utført i tråd med bestillinger og de forutsetninger som lå til grunn for revisjonsåret 2017/2018. God service til kommunene og kontrollutvalgene prioriteres høyt i Romerike revisjon IKS. Tabellen under viser samlet medgått tid på oppdraget målt mot planlagt tid for årene 2015/2016 og 2016/2017. Tidsforbruk på eierskapskontrollen er ikke med i tabellen under, siden dette rapporteres samlet for alle kommunene. Samlet timeforbruk Til KUs disposisjon 2015/2016 Utført 2015/2016 Til KUs disposisjon 2016/2017 Utført 2016/2017 KUs ramme 2017/ Kommentar: Både timeforbruk og leveranser ligger på planlagt nivå Nina Neset daglig leder RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 22

162 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS VEDLEGG 1 STRATEGISKE MÅL Visjon Passe på fellesskapets verdier Hovedmål i perioden Ledende på kommunal revisjon i Norge Strategiske mål 1. Kompetanse Videreutvikle oss som en kunnskapsorganisasjon innenfor kommunal revisjon og generell kommunekunnskap (styring, organisering, forvaltning og tjenesteproduksjon). 2. Service og kvalitet Leveransene våre skal ha høy kvalitet og gi merverdi og læring for kommunene. Arbeidet vårt skal være preget av god service og høy effektivitet. 3. Fremtidsrettet Vi skal være i forkant av endringer kommunene vil møte, slik at våre tjenester er godt tilpasset kommunenes behov. 4. Sentral aktør innen kommunal revisjon Vi skal markere oss som en sentral aktør innen kommunal revisjon. Vi skal synliggjøre vår kompetanse, produkter og tjenester (og skaffe relevante samarbeidspartnere). 5. Åpenhet Vi skal være åpne, transparente og synlige i det vi gjør og leverer. 6. Attraktiv arbeidsplass Vi skal være en attraktiv arbeidsplass med et godt arbeidsmiljø, slik at vi beholder kompetanse og rekrutter gode medarbeidere. Selskapet har toårlige utviklingsplaner der de strategiske målene tas ned i konkrete resultatmål. RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 23

163 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS VEDLEGG 2 OVERSIKT OVER LEVERANSER FRA AVD. FORVALTNINGSREVISJON Leverte forvaltningsrevisjoner Kommune/oppdragsgiver Tema Leveringsår Skedsmo Eiendomsforvaltning 2014 Nittedal Oppfølging vedtak 2014 Sørum Introduksjonsordninger flyktninger 2014 Ullensaker Psykisk helse og rus 2014 Sørum Krogstad Miljøpark AS 2015 Eidsvoll Hjemmesykepleie 2015 Aurskog-Høland Korttidsopphold i institusjon 2015 Fet Korttidsopphold i institusjon 2015 Nes Korttidsopphold i institusjon 2015 Nannestad Korttidsopphold i institusjon 2015 Rælingen Psykisk helse og rus 2015 Skedsmo Psykisk helse og rus 2015 Lørenskog Psykisk helse og rus 2015 Gjerdrum Oppfølging vedtak 2015 Ullensaker Vedlikehold kommunale bygg 2016 Skedsmo Tilpasset opplæring 2016 Hurdal Forebyggende barn og unge 2016 Rælingen Barnevern 2016 Lørenskog Informasjonssikkerhet 2016 RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 24

164 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Fet PPT barnehage 2016 Nes PPT barnehage 2016 Eidsvoll Vedlikehold kommunale bygg 2016 Nittedal Beredskap skole 2016 Gjerdrum Folkehelse 2017 Ullensaker Skolehelsetjeneste 2017 Sørum Offentlige anskaffelser 2017 Øvre Romerike ØRU/ØRIK 2017 Skedsmo Eiendomsskatt 2017 Lørenskog Eiendomsforvaltning 2017 Nannestad Barnevern 2017 Rælingen Sykefravær 2017 Forvaltningsrevisjonsprosjekter planlagt og under arbeid pr Kommune Tema Planlagt levering Nes Forebyggende barn og unge August 2017 Lørenskog Barnevern August 2017 Nittedal Selvkost byggesak August 2017 Eidsvoll Folkehelse September 2017 Skedsmo Internkontroll September 2017 Aurskog-Høland Fastlegeordningen September 2017 Hurdal Økonomiske anskaffelser Oktober 2017 Sørum Mobbing Desember 2017 RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Side 25

165 21/17 Rapportering revisjonsåret 2016/ / Rapportering revisjonsåret 2016/2017 : Rapport KU Lørenskog (original) ROMERIKE REVISJON IKS Skedsmo Eiendomsskatt (undersøkelse) Desember 2017 Fet Byggesaksbehandling 2018 Revisjonsundersøkelser Kommune Selskap Leveringsår Styret SNR Organisering og virksomhetsstyring 2015 Skedsmo KU Eiendomsskatt 2016 Ullensaker kommune Kostnader og tilskudd barnehager 2016 Lørenskog kommune Investeringsprosjekter 2,3) Gjerdrum Internkontroll 2017 Aurskog-Høland Økonomisk tilsyn barnehage 2017 (fase 1, Selskapskontroller 2016 Kommune Selskap Leveringsår Gjerdrum Mjølkerampa AS 2016 Aurskog/Høland AS Aurskog/Høland Utbyggingsselskap 2016 A/H, Fet, Lørenskog, Skedsmo, Nittedal, Rælingen, Sørum Nedre Romerike Redning IKS og 2016 Eidsvoll, Hurdal, Ullensaker, Gjerdrum, Nannestad, Nes Øvre Romerike Brann og Redning IKS 2017 Romerike Orbit Arena August 2017 Skedsmo Strandveien 2 Oktober 2017 Romerike Romerike krisesenter Desember 2017 RAPPORT REVISJONSÅRET 2016/2017 Brann Side 26

166 22/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - 15/ Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet : Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Kjell Nordengen Saksgang Lørenskog kontrollutvalg Møtedato OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISORS EGENVURDERING AV UAVHENGIGHET Forslag til vedtak/innstilling: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Vedlegg: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet Saksframstilling: I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget. Dette er den årlige erklæringen. 1

167 22/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - 15/ Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet : Oppdragsansv. Regnskap - sak KU Lørenskog Revisors egenvurdering Kontrollutvalget Lørenskog av uavhengighet som oppdragsansvarlig regnskapsrevisjon i Lørenskog kommune i kommune Vurdering av oppdragsansvarlig revisors Lørenskog uavhengighet i forhold til kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet kontrollutvalget, jf. merknader til nevnte bestemmelse. revisor tilligger I følge revisjonsforslqiften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisj ons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) b) c) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person son nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert o Revisor kan etter denne forskrift fylkeskommunen eller i virksomhet i ved siden av revisoroppdraget.. Revisor kan ikke være medlem fylkeskommunen deltar i. i regnskapsførskriften 13. ikke inneha andre stillinger hos kommunen som den kommunen eller fylkeskommunen av styrende organer i virksomhet far r,: ROMERIKE 3fix 'i REVISJON IKS som kommunen eller deltar eller

168 22/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - 15/ Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet : Oppdragsansv. Regnskap - sak KU Lørenskog Revisors. egenvurdering av uavhengighet som oppdragsansvarlig regnskapsrevisjon begrensninger ved gjennomføring av oppgaver,. revisor kan ikke utføre rådgivnings eller andre tjenester eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet. revisor kan kommunens). revisor kan ikke opptre som fullmektig skattesaker etter domstolloven. ikke yte tjenester som hører inn egne ledelses og kontrolloppgaver Oppdragsansvarlig revisors Pkt. 1 : Ansettelsesforhold Pkt.2: Medlem styrende organer Pkt. 3: Delta eller kan føre vurdering under jf. revisj onsforskriften der dette er egnet til å påvirke den revisjonspliktiges for den revisj onspliktige, unntatt (dvs. ved bistand Undertegnede har ikke ansettelsesforhold Romerike Revisjon IKS. i andre Undertegnede som Lørenskog organ er ikke medlem av styrende kommune deltar i. stillinger i noen enn virksomhet i annen virksomhet tillit til rollen som revisor. til eller tillit Pkt. 4: Nærstående Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Lørenskog kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Pkt. 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Før slike tjenester utføres, foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må slg'e med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivningseller andre tjenester overfor Lørenskog kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt. under egne i av uavhengighet Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i som kan føre til interessekonflikt eller svekket virksomhet, interessekonflikt svekket i funksjoner annen som kommune Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommende interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekker tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende 14: inneha ilørenskog Tj ene ster Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Lørenskog kommune kommunens hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. ledelses og 6: Jff ::!J REVISJON IKS som i

169 22/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - 15/ Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet : Oppdragsansv. Regnskap - sak KU Lørenskog Revisors egenvurdering av uavhengighet som oppdragsansvarlig regnskapsrevisjon i Lørenskog kommune kontrolloppgaver Pkt. 7: Opptre som fullmektig for den revisj onspliktige Pkt. 8: Andre særegne forhold opptrer ikke som fullmektig h z/a for Lørenskog Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. 14. juni 2017 Revisjon IKS Jessheim, Romerike Bølge Undertegnede,!i.Åq aukland & oppdr agsansvar lig revisor Regnskapsrevisjon Lr ROMERlKE L.UUREVISJON IKS kommune. som er egnet til (?

170 22/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - 15/ Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet : Oppdragsansv. Regnskap - sak KU Lørenskog á

171 23/17 Orientering ved revisjonen - 16/ Orientering ved revisjonen : Orientering ved revisjonen Arkivsak-dok. Saksbehandler 16/ Kjell Nordengen Saksgang Lørenskog kontrollutvalg Møtedato ORIENTERING VED REVISJONEN Forslag til vedtak/innstilling: Skriv inn forslag til vedtak Saksframstilling: Denne saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de sakene som står på sakslisten. 1

172 24/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten / Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 : Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Kjell Nordengen Saksgang Lørenskog kontrollutvalg Møtedato BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSVIRKSOMHETEN 2018 Forslag til vedtak/innstilling: Det foreslåtte budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Vedlegg: 1. ROKUS sitt budsjettforslag for RRI sitt budsjettforslag for Saksframstilling: I følge forskrift om kontrollutvalg 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Kontrollutvalgets forslag skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Budsjettforslaget er delt inn i kontrollutvalgets egen virksomhet, sekretærfunksjonen og revisjonen. Kontrollutvalgets egen virksomhet Dette omfatter møtegodtgjørelse, møteutgifter/servering, kurs/opplæring og kjøp av tjenester/uforutsett. Ved beregning av møtegodtgjørelse og møteutgifter er det lagt til grunn 7 møter, samme som i år. Når det gjelder kurs/opplæring er det den sum man må påregne ved at utvalgsmedlemmene deltar på kontrollutvalgskonferansen. En del av posten kjøp av tjenester/uforutsett vil bli brukt til å finansiere Lørenskog kontrollutvalg sin andel av en selskapskontroll i Romerike revisjon IKS som er planlagt utført i Sekretærfunksjonen Budsjettet for ROKUS har en total ramme på kr Tilskuddet fra kommunene utgjør samlet kr Lørenskogs andel av dette er på kr I budsjettet er betalingen fra kommunene beregnet med 40% etter folketall og 60% fordelt likt. 60%-en blir justert etter medgått tid ved årsslutt. 1

173 24/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten / Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 : Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 Revisjonen Budsjettet til RRI har en total ramme på kr Tilskuddet fra kommunene utgjør samlet kr Lørenskogs andel av dette er på kr Tilskuddet fra kommunene består av en fast gradert del, som er gradert ut i fra folketall og en variabel del der folketallet legges til grunn. Budsjettramme for kontroll- og tilsynsvirksomheten blir etter dette slik: Tekst Budsjett 2018 Budsjett 2017 Møtegodtgjørelse Abonnementer Møteutgifter/servering Kurs/opplæring Kjøp av tjenester/uforutsett Sum kontrollutvalget Sekretærfunksjonen Revisjonen Sum

174 24/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten / Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 : Budsjett ROKUS /17 Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Budsjett 2018 behandlet av styret Budsjett 2018

175 24/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten / Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 : Budsjett ROKUS /17 Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Budsjett 2018 behandlet av styret Om Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS (Rokus) ble stiftet Selskapet er sekretariat for kontrollutvalgene i eierkommunene Aurskog-Høland, Eidsvoll, Fet, Gjerdrum, Hurdal, Lørenskog, Nannestad, Nes, Nittedal, Rælingen, Skedsmo, Sørum, Ullensaker kommuner. Selskapet er opprettet i medhold av lov om interkommunale selskaper. Regnskapet føres imidlertid etter kommunale regnskapsprinsipper jf. selskapsavtalen, og budsjettet er bygd opp etter disse prinsippene. 1.1 Sekretariatets oppgaver Kontrollutvalget er et lovpålagt utvalg, som har en sentral rolle i kommunens egenkontroll. For at kontrollutvalget skal være i stand til å ivareta sin funksjon, er det avhengig av bistand og tjenester fra et uavhengig sekretariat. Sekretariatet påser at de saker som behandles av kontrollutvalgene er forsvarlig utredet og at utvalgenes vedtak blir iverksatt. Kontrollutvalget har en bestillerrolle overfor revisjonen, som rapporterer alle sine leveranser via kontrollutvalget. Sekretariatet er sentral i å bistå kontrollutvalget med å fylle bestillerrollen. Et viktig ledd i dette er å utføre overordnet analyse og lage planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I tillegg utfører vi undersøkelser på oppdrag fra kontrollutvalgene. Rokus er en viktig faglig ressurs og diskusjonspartner for utvalgene og er det operative leddet som står for dialogen med rådmannen i tillegg til revisjonen. 1.2 Bemanning Sekretariatet har 3 ansatte. Bemanningen er godt tilpasset kontrollutvalgenes oppgaver og aktivitetsnivå. Rokus selger sekretariatstjenester til kontrollutvalgene i Asker og Bærum. 2 Budsjettforutsetninger De årlige tilskuddene fra eierkommunene utgjør så godt som hele omsetningen i selskapet. Utgifter til lønn utgjør hele 84 prosent av selskapets kostnader. Dersom inntekten ikke holder tritt med normal lønnsutvikling og pensjonsforpliktelse vil dette få stor negativ betydning for selskapets drift. Vi har spurt eierkommunene om signaler om hvilke forutsetninger som kan legges til grunn i budsjettarbeidet. Skedsmo og Lørenskog har lagt inn 2,5 prosent pris- og lønnsjustering. Fra Ullensaker har IKS-ene mottatt følgende signaler: det legges til grunn en deflator på 2,5% som tilsvarer en forventet lønnsvekst på 2,7% og prisvekst på 2,1%. Vi har på denne bakgrunn lagt til grunn en økning i eierkommunenes betaling på 2,5 prosent. Pensjonsutgiftene er budsjettert med 16 % i Styrebehandlet

176 24/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten / Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 : Budsjett ROKUS /17 Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Budsjett 2018 behandlet av styret Budsjett Utgifter Som sagt utgjør utgifter til lønn 84 prosent av selskapets kostnader. Driftsutgiftene er på og utgjør 17 prosent. Husleie og merkantile tjenester utgjør størstedelen av disse kostnadene. Sekretariatet har behov for å være oppdatert på utviklingen i kommunal forvaltning. Kursbudsjettet utgjør av den grunn en større post i budsjettet. 3.2 Inntekter Selskapets inntekter består hovedsakelig av tilskudd fra eierkommunene. Vi har i samsvar med signaler fra eierne budsjettert med en tilskuddsøkning på 2,5 % fra 2017 til 2018, noe som samlet utgjør kroner. Kommunenes betaling for sekretariatstjenesten fordeler seg slik: Kommuner Aurskog Høland Eidsvoll Fet Gjerdrum Hurdal Lørenskog Nannestad Nes Nittedal Rælingen Skedsmo Sørum Ullensaker Sum Endring Inntekter fra salg av sekretariatstjenester til kontrollutvalgene i Asker og Bærum er budsjettert med kroner. Avtalene varer til høsten Finanstransaksjoner og interne transaksjoner Denne posten består av renteinntekter og finansiering av selskapets innskudd i KLP. 3.4 Investeringsbudsjett Investeringsbudsjettet består at selskapets innskudd i KLP. Styrebehandlet

177 24/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten / Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 : Budsjett ROKUS /17 Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Budsjett 2018 behandlet av styret Driftsbudsjett R 2016 B 2017 Endelig 2017 B 2018 Salgsinntekter Mva-kompensasjon Lønn inkl. sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Driftsinntekter Refusjon fra kommunene Sum driftsinntekter Driftsutgifter Mva-kompensasjon Renteinntekter Sum finansposter Ordinært resultat Overføringer til kommuner Sum driftsutgifter Driftsresultat Finansposter Interne finansieringstransaksjoner Avsetninger Bruk av tidligere avsetninger Bruk av fond Finansiering av utgifter i investeringsregnskapet Regnskapsmessig resultat Ramme for virksomheten (sum driftsutg. + sum finansutgifter) Styrebehandlet

178 24/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten / Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 : Budsjett ROKUS /17 Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Budsjett 2018 behandlet av styret Investeringsbudsjett Konto UTGIFTER Kjøp av aksjer og andeler Dekning tidligere års underskudd Sum utgifter B 2018 B 2017 B Finansiering Overføring fra driftsregnsk. Bruk av disposisjonsfond Sum finansiering Styrebehandlet

179 24/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten / Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 : Budsjett ROKUS /17 Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Budsjett 2018 behandlet av styret Detaljert budsjett 2018 Konto/ Endelig 2017 JB 2017 R UTGIFTER Lønnsutgifter Godtgjørelse styret og valgkom Sum lønn Arbeidsgivers andel pensjon Gruppelivs- og ulykkesforsikring Arbeidsgiveravgift Sum sosiale utgifter Sum lønn og sosiale utgifter Kontorutgifter/rekvisita Kopiering/papir/toner Abonnementer Faglitteratur Bevertning Diverse driftsutgifter Mobiltelefon (inkl pc) Porto Annonser, reklame, informasjon Eget kursarrangement Oppgavepl. utg., diett/nattillegg Velferdstiltak - ansatte Kurs og konferanser Bilgodtgjørelse(oppg.pliktig) Diverse utlegg (ikke oppg pl) Transport, off. kommunikasjon Yrkesskadeforsikring Husleie Kontingenter Datautstyr/programvare Avgifter, gebyrer Revisjon Kjøp av regnskaps- og lønnstjenester Sum kj. av tjen.erstatter egenprod Driftsavtale IT - arkiv Sum kj.varer og tjen. i tjen.produksj. Styrebehandlet

180 24/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten / Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 : Budsjett ROKUS /17 Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Budsjett 2018 behandlet av styret Betalt mva Sum finansutg./finanstrans TOTAL SUM UTGIFTER Sum momskomp Avsetning til disposisjonsfond Overføring inv.regnsk Regnskapsmessig mindreforbruk INNTEKTER Div inntekter og refusjoner Diverse avgiftspliktige inntekter Aurskog Høland Eidsvoll Fet Gjerdrum Hurdal Lørenskog Nannestad Nes Nittedal Rælingen Skedsmo Sørum Ullensaker Sum salgsinntekter Momskomp. Påløpt i drift Sum refusjoner Overføring fra andre Sum overføringer Renteinntekter Bruk av tidligere års nto. dr.res Bruk av disposisjonsfond Sum finansinnt./finanstrans TOTAL SUM INNTEKTER Styrebehandlet

181 24/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten / Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 : Budsjett ROKUS /17 Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS - 16/ Budsjettforslag 2018 for Romerike kontrollutvalgsekretariat IKS : Budsjett 2018 behandlet av styret Lørenskog, Mona Moengen sign. Sekretariatsleder Styrebehandlet

182 24/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten / Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 : Budsjett 2018 RRI 2018 BUDSJETT 2018 ØKONOMIPLAN BEHANDLET AV STYRET I RRI TIL REPRESENTA NTSKAPET