Lørenskog kontrollutvalg

Transkript

1 Lørenskog kontrollutvalg Dato: kl. 17:30 Sted: Møterom 457, Lørenskog rådhus Notat: Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil evt. på e-post Varamedlemmer skal ikke møte uten særskilt innkalling. Lørenskog For leder i Lørenskog kontrollutvalg, Erik Bratlie Kjell Nordengen Rådgiver

2 Saksliste Saker til behandling 1/19 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten 3 2/19 Eierskapskontroll i NRV og NRA 14 3/19 Kontrollutvalgets årsrapport /19 Selskapskontroll i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS 27 5/19 Orientering ved revisjonen 30 6/19 Referater 31 7/19 Eventuelt 37

3 1/19 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten - 19/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten : Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Kjell Nordengen Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg PROSJEKTPLAN FOR EN FORVALTNINGSREVISJON AV SKOLEHELSETJENESTEN Forslag til vedtak/innstilling: 1. Prosjektplan skolehelsetjenesten vedtas og legges til grunn for gjennomføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektet. 2. Uavhengighetserklæring tas til orientering. Vedlegg: 1. Prosjektplan skolehelsetjenesten i Lørenskog kommune 2. Uavhengighetserklæring Saksframstilling: Kontrollutvalget bestilte prosjektplan for en forvaltningsrevisjon innenfor området skolehelsetjenesten/forebyggende helsearbeid i møtet den 6. desember I prosjektplanen foreslås det som formål å undersøke i hvilken grad skolehelsetjenesten i Lørenskog kommune bidrar i det forebyggende arbeidet for barn og unge. Det foreslås to hovedproblemstillinger: 1. I hvilken grad har kommunen lagt til rette for at skolehelsetjenesten arbeider forebyggende? 2. I hvilken grad bruker kommunen skolehelsetjenestens kunnskap og kompetanse i det forebyggende arbeid for barn og unge? Undersøkelsen vil i første rekke bygge på dokumentanalyse og intervjuer. Intervjuene vil være av ansvarlige for skolehelsetjenestetilbudet og medarbeidere i tjenesten. Det vil også bli sendt ut en spørreundersøkelse til helsesøstre og rektorer. Det er lagt opp til en fremdriftsplan som tar sikte på ferdigstillelse av rapporten i slutten av juni. Kontrollutvalget vil da få rapporten til behandling i det første møtet etter sommeren, som er planlagt avholdt 26. september. Beregnet tidsbruk på dette prosjektet er inntil 350 timer. 1

4 1/19 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten - 19/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten : Prosjektplan

5 1/19 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten - 19/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten : Prosjektplan

6 1/19 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten - 19/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten : Prosjektplan

7 1/19 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten - 19/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten : Prosjektplan

8 1/19 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten - 19/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten : Prosjektplan

9 1/19 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten - 19/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten : Prosjektplan

10 1/19 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten - 19/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten : Uavhengighetserklæring

11 1/19 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten - 19/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten : Uavhengighetserklæring

12 1/19 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten - 19/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten : Uavhengighetserklæring

13 1/19 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten - 19/ Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten : Uavhengighetserklæring

14 2/19 Eierskapskontroll i NRV og NRA - 19/ Eierskapskontroll i NRV og NRA : Eierskapskontroll i NRV og NRA Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Kjell Nordengen Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg EIERSKAPSKONTROLL I NRV OG NRA Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget vedtar utvidelse av eierskapskontrollen der følgende problemstillinger også blir en del av undersøkelsen: 1. I hvilken grad er eierstyringssekretariatets rolle og ansvar tydelig avklart, og fungerer dette etter forutsetningene? 2. I hvilken grad er eiernes planer koordinert eierne i mellom? Vedlegg: Notat om utvidelse av eierskapskontrollen i NRV og NRA Saksframstilling: Kontrollutvalget har tidligere vedtatt å gjennomføre en selskapskontroll i Nedre Romerike Vannverk IKS og Nedre Romerike Avløpsselskap IKS. Bestillingen var å gjennomføre en kontroll av oppfølgingen av anbefalingene fra eierkontrollen utført i I forbindelse med denne kontrollen er det avdekket nye problemstillinger som relaterer seg til eierskapet i selskapene. Revisjonen anbefaler derfor at undersøkelsen utvides. De problemstillinger som foreslås i tillegg til etterkontrollen er følgende: 1. I hvilken grad er eierstyringssekretariatets rolle og ansvar tydelig avklart, og fungerer dette etter forutsetningene? 2. I hvilken grad er eiernes planer koordinert eierne i mellom? Det er lagt opp en tidsplan som tar sikte på ferdigstillelse av rapporten i uke 10, Anslått timebruk på hele prosjektet er 400 timer. Eiere i NRV er Fet, Lørenskog, Rælingen, Nittedal, Sørum, Skedsmo og Gjerdrum. Lørenskogs eierandel er 24,91%. Eiere i NRA er Lørenskog, Rælingen, Skedsmo og Nittedal. Lørenskogs eierandel er 31,2%. 1

15 2/19 Eierskapskontroll i NRV og NRA - 19/ Eierskapskontroll i NRV og NRA : Notat

16 2/19 Eierskapskontroll i NRV og NRA - 19/ Eierskapskontroll i NRV og NRA : Notat

17 3/19 Kontrollutvalgets årsrapport / Kontrollutvalgets årsrapport 2018 : Kontrollutvalgets årsrapport 2018 Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Kjell Nordengen Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2018 Forslag til vedtak/innstilling: Forslag til kontrollutvalgets årsrapport 2018 vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2018 til orientering. Vedlegg: Forslag til kontrollutvalgets årsrapport 2018 Saksframstilling: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. I henhold til kommunelovens 77 nummer 6 skal kontrollutvalget rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Rapporteringen skjer ved at utvalget løpende gjennom året oversender saker og rapporter for videre behandling. I tillegg utarbeider utvalget hvert år en årsrapport som oversendes kommunestyret til orientering. 1

18 3/19 Kontrollutvalgets årsrapport / Kontrollutvalgets årsrapport 2018 : Årsrapport 2018-KU-Lørenskog ÅRSRAPPORT 2018 KONTROLLUTVALGET I LØRENSKOG KOMMUNE Utarbeidet av ROKUS IKS

19 3/19 Kontrollutvalgets årsrapport / Kontrollutvalgets årsrapport 2018 : Årsrapport 2018-KU-Lørenskog INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET MEDLEMMER MØTER OG SAKER KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER OG SAKER ORIENTERINGER KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAPET FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL TILSYN MED REVISJONEN BUDSJETTBEHANDLING KONTROLLUTVALGETS RAPPORTERING ØVRIGE AKTIVITETER SEKRETARIATSFUNKSJON AVSLUTTENDE KOMMENTARER... 7 VEDLEGG

20 3/19 Kontrollutvalgets årsrapport / Kontrollutvalgets årsrapport 2018 : Årsrapport 2018-KU-Lørenskog 1 INNLEDNING Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll på vegne av kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid iht. kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp ethvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Noen saker som f.eks. forvaltningsrevisjonsrapporter og rapporter etter selskapskontroller oversendes kommunestyret gjennom året etter hvert som de foreligger. Årsrapporten gir en samlet oversikt over kontrollutvalgets virksomhet i KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 2.1 Medlemmer Kontrollutvalget i Lørenskog består av 5 medlemmer. Følgende medlemmer er valgt for perioden Medlemmer Erik Bratlie, leder Volker Raths Marie Oppegaard Ragnar Kristoffersen, nestleder Thilagawaty Sanmuganathan Varamedlemmer 1. Asbjørn Løken 2. Elisabeth Bødtker Larsen 3. Arild Rambøl 1. Dag Haugland 2. Grethe Nordby 2.2 Møter og saker I løpet av 2018 har kontrollutvalget hatt 7 møter og behandlet 48 saker. Hvilke saker som er behandlet går frem av vedlegg til årsrapporten. Kontrollutvalget er beskrevet på kommunens hjemmeside og møteinnkallinger og protokoller blir lagt ut på siden. Sekretariatet har en egen hjemmeside hvor møteinnkallinger, protokoller og rapporter blir lagt ut ( Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører. 3 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER OG SAKER Kontrollutvalget tar opp et bredt spekter av saker, og kontroll- og tilsynsoppgavene omfatter mer enn bare revisjon. Kontrollutvalget har da ulike kontrollformer som kan tas i bruk. Dette kan illustreres ved figuren nedenfor, 3

21 3/19 Kontrollutvalgets årsrapport / Kontrollutvalgets årsrapport 2018 : Årsrapport 2018-KU-Lørenskog hvor tiltak som krever lite ressurser fra kontrollutvalgets side, slik som orienteringer fra rådmannen, er plassert nederst i trappa. 3.1 Orienteringer Kontrollutvalget gjennomfører samtaler med rådmann ved behov. Ordfører har generell møterett i kontrollutvalgets møter. Rådmannen blir innkalt for å rapportere eller orientere kontrollutvalget i spesielle saker. I enkelte saker blir også andre ansatte innkalt til kontrollutvalget for å orientere. I februar fikk utvalget orientering om kommunens beredskapsarbeid fra beredskapskoordinator/spesialrådgiver. I juni orienterte kommunaldirektør om kommunens planer i forhold til økning i antall eldre og om gjennomføringsevnen når det gjelder planene. I tillegg orienterte kommunaldirektøren om hvilke framtidsutsikter kommunen ser innenfor eldreomsorgen, og hvilke boformer som kan øke trivselen for de eldre. I desember orienterte kommunaldirektør om bakgrunnen for økning i antall personer over 16 år med diagnosen psykisk utviklingshemmet i Lørenskog kommune. 3.2 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet Kontrollutvalget skal påse at årsregnskapet for kommunen blir revidert på en betryggende måte (kontrollutvalgsforskriften 6). Det vil si at regnskapene skal revideres etter de kravene som går fram av forskrift om revisjon og god kommunal revisjonsskikk. Når revisjonsberetningen foreligger skal også utvalget avgi en uttalelse om regnskapet. Kommuneregnskapet for 2017 ble behandlet i kontrollutvalget den 15. mai 2018 der det ble avgitt en uttalelse om årsregnskapet. Økonomisjef presenterte kommunens årsregnskap. Revisjonen redegjorde for revisjonsberetningen og arbeidet med regnskapsrevisjonen. Kontrollutvalget hadde ingen særskilte merknader til årsregnskapet for

22 3/19 Kontrollutvalgets årsrapport / Kontrollutvalgets årsrapport 2018 : Årsrapport 2018-KU-Lørenskog 3.4 Forvaltningsrevisjon I april behandlet utvalget forvaltningsrevisjonsrapport om Byggesaksbehandling. Bakgrunnen for bestillingen var å undersøke om Lørenskog kommune har en forsvarlig saksbehandling og om kommunen yter god service. Kommunestyret behandlet rapporten 23. mai I august behandlet utvalget undersøkelsen av KAD Nedre Romerike. Bakgrunnen for bestillingen var bekymring for lavt belegg ved KAD. Det var Rælingen kontrollutvalg som tok initiativ til undersøkelsen. Ettersom Skedsmo kommune er vert for samarbeidet, er det Skedsmo kontrollutvalg som er bestiller av undersøkelsen. I det samme møtet fikk utvalget orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten om barneverntjenesten. I juni fikk utvalget orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om informasjonssikkerhet opplysning i barnevern og skole. Utvalget tok redegjørelsen til orientering. I desember behandlet utvalget forvaltningsrevisjonsrapporten på selvkost byggesak gebyrer og selvkostfond. Formålet med forvaltningsrevisjonen var å undersøke om kommunen etterlever gjeldende bestemmelser for beregning av selvkost. I oktober vedtok utvalget den reviderte prosjektplanen på hjemmetjenester. I desember ba utvalget revisjonen om å utarbeide prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten/forebyggende helsearbeid. 3.6 Selskapskontroll I mai behandlet utvalget eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Strandveien 1 AS. Selskapskontrollen var dels oppfølging av tidligere eierskapskontroll og dels en forvaltningsrevisjon Rapporten skulle behandles i februarmøtet, men utvalget valgte å utsette behandlingen og kalte inn Styreleder i Strandveien 1 AS til maimøtet. Utvalget vedtok å oversende rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber kommunens representant i eierorganet medvirke til at: 1. Prinsippene for offentlige anskaffelser legges til grunn for fremtidige anskaffelser av varer og tjenester. 2. Det blir vurdert fast ansettelse av daglig leder i stedet for dagens ordning med innleid daglig leder. For øvrig tas saken til orientering. Kommunestyret behandlet rapporten 12. september I det samme møtet behandlet utvalget oppfølging av forrige eierskapskontroll og en forvaltningsrevisjon av Romerike Krisesenter IKS. Formålet med eierskapskontrollen var å følge opp funn fra forrige kontroll i Det ble besluttet at forvaltningsrevisjonen skulle ta for seg driften, ressursbruk og økonomistyring, samt hvordan formålet for virksomheten ivaretas. Rapporten skulle behandles i marsmøtet, men utvalget vedtok å utsette behandlingen og ba 5

23 3/19 Kontrollutvalgets årsrapport / Kontrollutvalgets årsrapport 2018 : Årsrapport 2018-KU-Lørenskog revisjonen om å komme tilbake med en oversikt over hvilke kommuner som ikke har sendt utskrift av kommunestyrets behandling av revisjon av selskapsavtalen og informasjon om kommunenes deltagelse i representantskapsmøtene i valgperioden. Det viste seg at selskapsavtalen ikke var gyldig vedtatt i alle eierkommunene. Kommunestyret behandlet saken den 13. september I junimøtet behandlet kontrollutvalget en sak om bestilling av selskapskontroll i Romerike revisjon IKS. KPMG fikk etter en tilbudsforespørsel i oppdrag å utføre kontrollen. Rapporten vil bli behandlet våren Tilsyn med revisjonen I tillegg til å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at årsregnskapet blir revidert på en betryggende måte, skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget fikk en orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018 i oktobermøtet. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet ble behandlet i august. I det samme møtet ble rapport fra Romerike revisjon for revisjonsåret 2017/2018 behandlet. Revisjonen rapporterer muntlig om revisjonsarbeidet i hvert møte. 3.8 Budsjettbehandling Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge fram forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget bør foreligge tidsnok til at kommunen kan få innarbeidet dette i sine budsjetter. Budsjettforslaget skal inneholde utgifter til kontrollutvalgets virksomhet, ramme for sekretariatets budsjett og ramme for revisjonens budsjett. Til sammen skal dette utgjøre funksjon 110 i KOSTRA-rapporteringen. I kontrollutvalgets budsjett ligger godtgjørelser, utgifter til kurs/opplæring, møteutgifter og abonnementer. I revisjonens budsjett ligger revisjon av kommuneregnskapet, regnskapsbekreftelser samt andre tilhørende oppgaver. Det utføres også forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre undersøkelser etter bestilling fra kontrollutvalget. I sekretariatets budsjett ligger blant annet arbeid med å sørge for at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir fulgt opp. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 i augustmøtet. Forslaget ble deretter oversendt kommunen. For 2019 har forslaget en ramme på kr Kontrollutvalgets rapportering Rapporter fra forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller oversendes kommunestyret etter hvert som de foreligger. Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 ble behandlet i utvalget i februar og i kommunestyret den 14. mars

24 3/19 Kontrollutvalgets årsrapport / Kontrollutvalgets årsrapport 2018 : Årsrapport 2018-KU-Lørenskog 3.10 Øvrige aktiviteter Kontrollutvalgets oppgaver er varierte og utvalget ser behov for en jevnlig oppdatering av sin kompetanse, samt å treffes og ha kontakt med andre kontrollutvalg. Kontrollutvalget var representert på Kontrollutvalgskonferansen Det er avholdt et seminar for alle kontrollutvalgene i Temaet var hvordan bli en bedre bestiller av forvaltningsrevisjon. I tillegg var alle utvalgene invitert til presentasjon av brukerundersøkelsen som styret i Romerike revisjon hadde fått gjennomført. 4 SEKRETARIATSFUNKSJON Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget i Lørenskog kommune utføres av Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (Rokus). Kontrollutvalgets sekretariat har brukt 200 timer på arbeid for kontrollutvalget i Lørenskog kommune. Fordelingen på oppgaver ser slik ut: Oppgaver 2018 Saksbehandling 184 Møter i utvalget Under saksbehandling ligger all saksforberedelse, rådgivning, møtetilrettelegging og utredning, herunder planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, årsplan og årsrapport. Det er videre utsendelse av møteinnkallinger, referater og vedtak til videre behandling, samt oppfølging av vedtak. 5 Avsluttende kommentarer Kontrollutvalgets oppgave er å ivareta kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen på vegne av kommunestyret, med støtte og hjelp fra sekretariat og revisjon. Utvalget er tilfreds med de tjenestene revisjonen og sekretariatet har levert. Dialogen med ordfører og rådmann oppleves som god. 7

25 3/19 Kontrollutvalgets årsrapport / Kontrollutvalgets årsrapport 2018 : Årsrapport 2018-KU-Lørenskog Vedlegg /18 Referater 2/18 Orientering fra administrasjonen 3/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Strandveien 1 AS 4/18 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av selvkost byggesak 5/18 Orientering ved revisjonen 6/18 Kontrollutvalgets årsrapport /18 Eventuelt /18 Forvaltningsrevisjonsrapport - Byggesaksbehandling 9/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon - Romerike Krisesenter IKS 10/18 Orientering ved revisjonen 11/18 Referater 12/18 Eventuelt /18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Strandveien 1 AS 14/18 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 Lørenskog kommune 15/18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon - Romerike Krisesenter IKS prosjektplan 16/18 Revidering av plan for forvaltningsrevisjon /18 Orientering ved revisjonen 18/18 REferater 19/18 Eventuelt /18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - informasjonssikkerhet - personopplysning i barnevern og skole 21/18 Orientering fra rådmannen om kommunens planer vedrørende økning i antall eldre 22/18 Revidering av plan for forvaltningsrevisjon /18 Bestilling av selskapskontroll i Romerike revisjon IKS - Lørenskog kontrollutvalg 24/18 Orientering ved revisjonen 25/18 Referater 26/18 Eventuelt /18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - barneverntjenesten 28/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - hjemmetjenester 29/18 Undersøkelse KAD Nedre Romerike 30/18 Budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten /18 Rapportering revisjonsåret 2017/ Lørenskog 32/18 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet 33/18 Orientering fra revisjonen 34/18 Referater 35/18 Eventuelt 8

26 3/19 Kontrollutvalgets årsrapport / Kontrollutvalgets årsrapport 2018 : Årsrapport 2018-KU-Lørenskog /18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen /18 Revidert prosjektplan - hjemmetjenester 38/18 Orientering fra revisjonen 39/18 Referater 40/18 Eventuelt /18 Orientering fra rådmannen vedrørende antall personer med psykisk utviklingshemming i kommunen 42/18 Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond 43/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 44/18 Møteplan /18 Kontrollutvalgets årsplan for /18 Orientering fra revisjonen 47/18 Referater 48/18 Eventuelt 9

27 4/19 Selskapskontroll i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS - 19/ Selskapskontroll i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS : Selskapskontroll i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Kjell Nordengen Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg SELSKAPSKONTROLL I ROMERIKE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Forslag til vedtak/innstilling: Enten 1. Kontrollutvalget bestiller en eierskapskontroll av Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Eller 1. Kontrollutvalget bestiller en eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS der følgende skal undersøkes i forvaltningsrevisjonen: 2. Sekretariatet gis fullmakt til å koordinere bestillingen, og forespørre et settesekretariat om å foreta en tilbudsforespørsel til minimum tre aktører basert på de prinsipper for konkurransen som fremkommer i saksfremlegget. Vedlegg: Saksframstilling: I Plan for selskapskontroll er det lagt opp til å bestille kontroll av Romerike kontrollutvalgssekretariat i Denne kontrollen må kjøpes eksternt, noe det er tatt høyde for i kontrollutvalgets budsjettforslag for Under behandlingen av Felles sak for alle kontrollutvalg på Romerike om plan for selskapskontroll , sak 5/17, fikk sekretariatet fullmakt til å koordinere bestillinger der det er flere eiere. I og med at dette en kontroll av sekretariatet, anbefaler vi at et settesekretariat foretar selve anskaffelsen og behandler leveransen. Romerike kontrollutvalgssekretariat (Rokus) etablert i mars 2012 med alle de 13 kommunene på Romerike som eiere. Eierne la vekt på at sekretariatet skal være uavhengig av både administrasjonen i kommunene og revisjonen en permanent og forutsigbar løsning for kontrollutvalgene 1

28 2 4/19 Selskapskontroll i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS - 19/ Selskapskontroll i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS : Selskapskontroll i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS et sterkt fagmiljø Rokus utfører sekretariatsfunksjonen for deltakerkommunenes kontrollutvalg. Vi påser at alle saker som behandles av kontrollutvalgene er forsvarlig utredet, og at utvalgenes vedtak blir iverksatt. Kravet til forsvarlighet i saksbehandlingen har det samme innholdet som rådmannens ansvar etter kommuneloven. Sekretariatet administrerer, gir råd og koordinerer på vegne av kontrollutvalget. Rokus utfører også utredninger som overordnet analyse og lager planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I Plan for selskapskontroll er det lagt opp til å gjennomføre den første kontrollen av hvordan eierne ivaretar eierskapet sitt i dette selskapet. Planen peker på følgende problemstillinger som aktuelle: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser i selskapet? Utøves kommunenes eierinteresser i selskapet i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? I planen har kontrollutvalget sagt at det i tillegg kan være aktuelt å se nærmere på sykefravær, HMS, anskaffelser, IT-sikkerhet og hvordan selskapet ivaretar samfunnsog miljøansvar. Kontrollutvalget må vurdere om det er ønskelig å utvide eierskapskontrollen i Rokus til også å omfatte problemstillinger nevnt ovenfor. Budsjett Kostnadene til selskapskontrollen vil bli fordelt etter eierandel. Dersom kontrollutvalgene går for en ren eierskapskontroll, tar sekretariatet utgangspunkt i en totalkostnad på kroner. Dersom utvalgene legger på tema for forvaltningsrevisjon, vil kontrollen bli dyrere, avhengig av antall problemstillinger. Nedenfor er det satt opp en fordeling av kostnader ut fra en total kostnadsramme på for eierskapskontroll og en fordeling innenfor en ramme på for eierskapskontroll med forvaltningsrevisjon. I tillegg har vi beregnet kroner i kostnader til settesekretariatet. Kommune Eierandel Kostnad Kommune Eierandel Kostnad Aurskog Aurskog 5,9 5,9 Høland Høland Eidsvoll 8, Eidsvoll 8, Fet 4, Fet 4, Gjerdrum 2, Gjerdrum 2, Hurdal 1, Hurdal 1, Lørenskog 13, Lørenskog 13, Nannestad 4, Nannestad 4, Nes 7, Nes 7, Nittedal 8, Nittedal 8, Rælingen 6, Rælingen 6, Skedsmo 19, Skedsmo 19, Sørum 6, Sørum 6,

29 3 4/19 Selskapskontroll i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS - 19/ Selskapskontroll i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS : Selskapskontroll i Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Ullensaker 12, Ullensaker 12, Sum 100, Sum 100, Ullensaker sin andel av kostnaden blir da kroner ved eierskapskontroll og kroner ved eierskapskontroll med forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget må vurdere hvilke kriterier som skal legges til grunn ved valg av leverandør. Det er naturlig å legge vekt på pris og kvalitet. Kriterier for kvalitet er metode, problemstillinger, revisjonskriterier, forståelse for oppdraget og beskrivelse av hvordan oppdraget er tenkt løst. I tillegg vil vi legge vekt på kompetanse i revisjonsteamet og referanser. Veileder i selskapskontroll skal legges til grunn. I tillegg skal RSK 001 legges til grunn dersom forvaltningsrevisjon skal gjennomføres. Når det gjelder vekting mellom pris og kvalitet, anbefaler sekretariatet at pris teller 30% og kvalitet 70%. En likelydende sak blir fremmet i de øvrige kontrollutvalgene på Romerike.

30 5/19 Orientering ved revisjonen - 16/ Orientering ved revisjonen : Orientering ved revisjonen Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Kjell Nordengen Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg ORIENTERING VED REVISJONEN Forslag til vedtak/innstilling: Skriv inn forslag til vedtak Saksframstilling: Denne saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de sakene som står på sakslisten. 1

31 6/19 Referater - 15/ Referater : Referater Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Kjell Nordengen Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg REFERATER Forslag til vedtak/innstilling: Saken tas til orientering. Vedlegg: 1. Kopi av e-post fra innbygger til kommunaldirektør teknisk vedrørende byggesaksbehandling. 2. Kopi av e-post fra kommunaldirektør til innbygger med svar på vedlegg Saker til behandling

32 6/19 Referater - 15/ Referater : Kopi av e-post fra innbygger vedrørende byggesaksbehandling

33 6/19 Referater - 15/ Referater : Kopi av e-post fra innbygger vedrørende byggesaksbehandling

34 6/19 Referater - 15/ Referater : Kopi av e-post fra kommunaldirektør tekninsk

35 6/19 Referater - 15/ Referater : Kopi av e-post fra kommunaldirektør tekninsk

36 6/19 Referater - 15/ Referater : Saker til behandling 2019 Kontrollutvalget i Lørenskog kommune Saker til behandling 2019 Møte Saker I hvert møte Orientering fra revisjonen Referater - Saker til behandling - Saker til oppfølging Eventuelt 7. februar Kontrollutvalgets årsrapport 2017 Kl. 17:30 Prosjektplan skolehelsetjenesten/forebyggende arbeid Utvidelse av NRA og NRV 21. mars Kl. 17:30 9. mai Kl. 17: juni Kl. 17: september Kl. 17: desember Kl. 17: Annet NRA - selskapskontroll NRV selskapskontroll Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 Lørenskog kommune. Oppfølging av FR barneverntjenesten Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten 2019 Rapport revisjonsåret 2017/2018 Uavhengighetserklæring Bestille nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt Oppfølging av selvkostrapporten Kontrollutvalgets årsplan for 2020

37 7/19 Eventuelt - 15/ Eventuelt : Eventuelt Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Kjell Nordengen Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg EVENTUELT Forslag til vedtak/innstilling: Skriv inn forslag til vedtak 1