ENHET FOR EIENDOM OG TEKNISK

Transkript

1 RISØR KOMMUNE Årsmelding 2016 ENHET FOR EIENDOM OG TEKNISK Versjon 1.0 Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet

2 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 2 1) HOVEDMÅL, SATSINGSOMRÅDER OG DELMÅL ) RISØR KOMMUNES VERDIER TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE ) ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING ANSVARSOMRÅDE ORGANISERING ) ENHETENS ARBEID MED TILTAK I KUNNSKAP REGIONAL UTVIKLING ATTRAKTIVITET ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Område helse og omsorg Område plan, teknisk, kultur og støtte FOLKEHELSE OG LEVEKÅR KLIMA OG MILJØ ) ENHETENS ANSVAR I BUDSJETTVEDTAKET ) TJENESTEPRODUKSJON ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE OPPLEVD TJENESTEKVALITET Resultat av siste brukerundersøkelse Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Vurdering av avviksrapportering siste år Tiltak for å redusere avvik ) ORGANISASJONSUTVIKLING: ENHETENS UTVIKLINGSARBEID KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR Satse på ledere Utvikle en lærende organisasjon Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Likestillingstiltak SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Eksternt med andre kommuner eller nettverk Samarbeid med frivillig sektor MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Siste medarbeiderundersøkelser Enhetsleders kommentar Tiltak som følge av siste undersøkelse INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Vurdering av avviksrapportering Tiltak for å redusere avvik Forebygge og håndtere uønskede hendelser ) ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER ) SAMLET VURDERING AV ENHETENS UTFORDRINGER... 25

3 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 3 1) Hovedmål, satsingsområder og delmål Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse og levekår, klima og miljø er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet.

4 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE Enheten tilstreber halvårlige dagssamlinger for alle ansatte for å gjennomgå utvalgte temaer fra verdidokumentet. Disse samlingene (kalles verdidag ) oppfattes positivt for å sette søkelys på aktuelle psykososiale forhold i arbeidslivet. Typisk opplegg er foredrag kombinert med gruppeoppgaver. Av kapasitetsmessige årsaker ble det ikke avholdt verdidag i 2016.

5 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 5 3) Ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten er delt opp i flere tjenesteområder: 082 Tjenestene som omfatter vann, avløp, feier og renovasjon er selvfinansierende. 091/092 Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av kommunale bygg og grunneiendommer. Eiendomsskattekontoret er tillagt enheten. 093 Renholdstjenester 094 Tekniske driftsoppgaver for vei, parkering, parker/grøntanlegg, friluftsområder, idrettsanlegg, skjærgårdstjeneste, havn, båtplasser. Det faktureres årlig ut betydelig beløp for vann, avløp, feier, båtplasser, husleier, eiendomsskatt m.v. 3.2 ORGANISERING Flere av oppgavene er løst gjennom interkommunalt samarbeid og omfatter renovasjon (RTA), brann- og redningstjeneste (ØABV), forebyggende brannarbeid (ØABV), feiertjeneste (ØABV), 110-alarmsentral (Arendal kommune) og akutt forurensningsutvalg (IUA). Fra 2011 faktureres renovasjonstjenestene direkte fra RTA. Enhetsleder Kom. avgifter Tilskuddsøknader Klima/miljø Eiendomsskatt Husleie Båtplasser Renhold Bygg/eiendom Tekniske tjenester Det er pr totalt 50 ansatte med ulik kompetanse fordelt på 46 årsverk Administrasjonen består av 10 ansatte/årsverk, hvorav 5 er kvinner. Uteseksjonen /vaktmestre har 19 fast ansatte (hvorav 1 kvinne), fordelt på 18 årsverk. Renholdere har 21 fast ansatte, fordelt på 18 årsverk. I tillegg er 2 personer inne på arbeidstrening gjennom NAV. Renhold har 4 nasjoner representert i sin virksomhet.

6 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 6 4) Enhetens arbeid med tiltak i 2016 Tiltak fra Handlingsprogram og økonomiplan : 4.1 KUNNSKAP Vi skal utvikle talenter innen kunst, kultur og idrett. Oppgradering av idrettsanlegget på Kjempesteinsmyra (T) pkt Fotballbanen skal få kunstgress og undervarme. I tillegg skal løpebanen fornyes med fast dekke. Planlegging og gjennomføring i samarbeid med Risør Fotballklubb. Fotballbanen har fått kunstgress og løpebanen er fornyet med fast dekke. Undervarme på fotballbanen avventes ift avklaring på aktuell varmekilde. Røropplegg mm for undervarmen er ferdigstilt. 4.2 REGIONAL UTVIKLING Vi skal delta aktivt i utvikling av regionen. Ladestasjoner for el-bil (U/T) pkt Behovet for etablering av ladestasjoner for elbiler skal i første omgang kartlegges. Aktuelle stasjoner kan være kommunale bygg med lademuligheter for besøkende og ansatte samt kommunale parkeringsplasser. Ulike ladeanordninger på stasjonene vurderes i forhold til praktiske løsninger og økonomi. Omfanget av faktisk etablering vil være avhengig av kostnader knyttet til hver enkelt stasjon. Som vedlegg til HP er det laget en handlingsplan for utbygging av ladestasjoner for elbiler. I planen er det tatt hensyn til behov for kommunens egen bilpark, ansatte/besøkende ved kommunale bygg samt avgiftsbelagte plasser i sentrum. Planen gjennomføres i takt med årlige bevilgninger. Energi og klimaplan (U) pkt Energi og klima er sterkt prioriterte områder i kommuneplanen. Nåværende energi- og klimaplan er fra 2010 og skal rulleres. Rullering av planen pågår i regi av et oppnevnt «Forum for klima og miljø» som utgjør en arbeidsgruppe, mens Miljø og teknisk komité er styringsgruppe. Energimerking av bygg (T) pkt Kommunene er pålagt energimerking av alle formålsbygg, men ligger på etterskudd ift gjennomføring. Energimerkingen er også en forutsetning i Miljøfyrtårnsertifisering av byggene.

7 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 7 Energimerkingen utført som forutsatt. Gatelys utskifting av kvikksølvarmaturer (T) pkt Av miljøhensyn er det gitt pålegg i sentrale forskrifter om utskifting av gatelys med kvikksølvholdig armatur. Anslagsvis skal ca. 250 armaturer skiftes ut montering av LED-lys vil i denne sammenheng bli vurdert. Av bestillingskapasitetsmessige årsaker er gjennomføringen utsatt. Ved en nærmere gjennomgang fra nettleverandøren, viser det seg at omfanget er betydelig mer beskjedent enn tidligere oppgitt. Plan for anlegg for folkehelse og fysisk aktivitet (U) pkt Årlig rullering som grunnlag for søknad om spillemidler. Rullert i 2016 som grunnlag for søknader i Oppgradering av kommunale veier (T) pkt I de senere år har flere grusveier blitt oppgradert med grøfting, bærelag og fast dekke. Som vedlegg til HP ligger en tiltaksplan for oppgradering av veiene. Prioriterte veistrekninger i 2016 vil være Åmdalsveien og kommunal vei til Hasdalen ved SSSveien. I 2016 ble det utført restarbeider for rehabilitering av en kulvert på Moland Vest. Opprinnelig plan om å utbedre Åmlandsveien er utsatt for å spare opp midler til å kunne utføre en lengre parsell. Fv 416 (P) pkt Statens vegvesen opparbeider ny gang- og sykkelvei langs fv 416 på strekningen Frydendal-Østebø. Risør kommune mottar overskuddsmasse fra veianlegget til henholdsvis molo på Stangholmen, molo i Mindalen og massedeponi på Hestemyr. Utført som forutsatt. 4.3 ATTRAKTIVITET Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut. Risør Utvikling og Vekst RUV (T) pkt Tiltaket er organisert som et eget utviklingsprosjekt med utstrakt planlegging av nye utbyggingsområder. Prosjektet ligger under BYG. ETT har rollen som aktiv støttespiller ift kommunaltekniske vurderinger. Som forutsatt.

8 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 8 Kommunale utleieboliger (T) pkt Bosetting av nye flyktninger forutsetter innkjøp av nye boliger både til enslige og til familier. Boligkjøpene håndteres av BKE (BoligKoordinerende Enhet) der ETT er medspiller for erverv og utøvende for boligadministrasjon og tilsyn/vedlikehold/drift. Som forutsatt. Hovedplan vann og avløp (T) pkt Kommunen ligger på etterskudd for sanering av gammelt ledningsnett i sentrumsområdet. Prioriteringen av tiltak styres av årlig rullert Plan for utskifting av vann og avløp (vedlegg 3 i HP ). Av større prosjekter kan nevnes sanering på Tangenområdet. Sanering i Tangenområdet utført i tillegg ble det også montert slangeposter som sikringstiltak mot brann. Påbegynt sanering i Buvikbakken, sanering i Siris vei og ny trykkøkningsstasjon i Siris vei. Styrke kapasitet innen VA (T) pkt Gjennomføringskapasiteten hos administrasjonen er for liten ift handlingsprogram, politiske vedtak og forventninger generelt. Årsaken ligger i at prosjektene blir mer omfattende enn planlagt og at alle prosjekter krever mye egen administrasjon selv om det benyttes eksterne konsulenter som støttespillere. For å bedre egen kapasitet styrkes bemanningen med en ny ingeniørstilling som finansieres over investeringsbudsjettet til prosjektene. Stillingen besatt betydelig bedring av kapasiteten for prosjekter innen VA. Overføring av kommunal eiendom (T) pkt Flere kommunale eiendommer er vedtatt overført til lag og foreninger. Styres av RÅD, men som eiendomsforvalter er ETT deltakende i prosessen. Som forutsatt. Vedlikehold av kommunale bygg (U/T) pkt Avsetting av midler til vedlikehold av kommunale bygg ligger langt under faktisk behov. Som vedlegg 5 i HP ligger en forenklet vedlikeholdsplan for kommunale bygg. For å komme opp på et forsvarlig vedlikeholdsnivå bør budsjettet økes 2,5-3 ganger fra dagens nivå. Årets avsetting rekker neppe lenger enn til akutte utbedringer. Feil og mislighold på tak og utvendige konstruksjoner som kan forvolde følgeskader prioriteres. Staten bevilget sysselsettingsmidler til kommuner med høy ledighet derav mottok Risør ca. 1,4. I tillegg bevilget bystyret 1 til vedlikehold som en avsetting ved regnskapsavslutningen. Dette ble en betydelig økning til vedlikehold som ble utført som hastetiltak gjennom kommunens rammeavtaler for vedlikeholdsarbeider. I hovedsak ble

9 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 9 midlene fordelt på Tjennasenteret, prestekontoret i Kirkegaten, Motorbygget på Kjempesteinsmyra og Hvite Hus på Sandnes. Vedlikeholdsplan for kommunale bygg (U) pkt Det er behov for å utarbeide en helhetlig vedlikeholdsplan for å synliggjøre ressursbehov for et systematisk vedlikehold. I tillegg til egeninnsats med innkjøpt FDVU-programvare (Forvaltning/Drift/Vedlikehold/Utvikling) satses det på innkjøp av ekstern kompetanse. Vedlikeholdsplanen som omtalt er vurdert utført med ekstern bistand. Konklusjonen ble imidlertid først satse på å implementere aktuelle data og utvikle bruken av FDVUprogrammet. Dette må uansett ligge som grunnlag/referanse for en helhetlig vedlikeholdsplan. Den helhetlige vedlikeholdsplanen utsettes og det videreføres en vedlikeholdsplan i en form som er vedlagt i de rullerte handlingsprogrammene. Nedgraving av renovasjonstanker i sentrum (U/T) pkt I første omgang må det gjøres en kartlegging av mulighetene for plassering av renovasjonspunkter for kildesortert avfall med hensyn til fysiske muligheter og akseptabel gåavstand for den enkelte abonnent. Utredningen vil kreve mye ressurser til planlegging og saksbehandling. RTA (Risør og Tvedestrandsregionens Avfallselskap) vil være hovedansvarlig for gjennomføring av prosjektet og forutsettes å være en vesentlig bidragsyter økonomisk. Utredningen implementeres i pågående rullering av reguleringsplanen for sentrum. Båthavner utskifting av flytebrygger (T) pkt De senere år har det blitt foretatt en systematisk utskifting av eldre flytebrygger i båthavnene. I 2016 planlegges utskifting av flytebrygge i Buvika (se HP vedlegg 8). Den ene piren i Buvika skiftet ut. Utvidelse kirkegård og minnelund (T) pkt Det er behov for utvidelse av antall gravplasser på kirkegårdene. I 2016 forutsettes en utvidelse på Frydendal kirkegård samt opparbeidelse av en minnelund på Risør kirkegård. Utvidelse av kirkegård og ny minnelund på Frydendal under arbeid. Likeledes ny minnelund på Risør kirkegård. Nærmiljø, trafikksikkerhet og friluftsområder (T) pkt Samlepost for ulike tiltak der offentlige tilskudd forutsettes å være en del av finansieringen.

10 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 10 Midlene benyttet til trapp til friområdet på Nøysomheten og til nytt landfeste for flytebrygge på Stangholmen. Omregulering næringsområdet Moland Øst (U) pkt Utredning med sikte på å utnytte friområdet Sukkertoppen for å frigjøre ekstra areal til næringsformål og ikke minst skaffe overskudd av steinmasser til å fylle opp og klargjøre andre arealer på Moland Øst og Moland Vest. Vurdering av kost/nytte verdi ift omfanget av masseforflytting. Utredning utført med etterfølgende behandling i bystyret. Vedtak om ikke opparbeide «Sukkertoppen» pga kost/nytteverdi og at det er tilstrekkelig overskuddsmasse i Moland Vest til å dekke underskudd i Moland Øst. Ferdigstillling av Moland Øst (T) pkt På grunn av pågående arbeider med etablering av steindeponi på det nye næringsområdet på Hestemyr, har Moland øst blitt prioritert ned. Videre ferdigstillelse av Moland Øst vil være avhengig av konklusjoner fra ovenfor nevnte tiltak for Sukkertoppen. Videre oppfylling/ferdigstillelse av Moland Vest blir utført med overskudd fra Moland Vest. Utføres etter avtale med ekstern utbygger. Nytt næringsområde på Hestemyr (T) pkt Framdrift for dette næringsområdet vurderes ift videreutvikling av Moland Øst og Vest. I utgangspunktet er det begrenset kapasitet til å håndtere for mange prosjekter samtidig. Prosjekteringen er av kapasitetsmessige årsaker utsatt til Buvikveien og fiskerihavn (T) pkt Dersom det blir oppstart for utbygging av Holmen, vil dette utløse krav om utvidelse av deler av Buvikveien som hittil forutsettes utført av kommunen. Pågående utredninger og forhandlinger med utbygger og fylkeskommunen. Biler og utstyr (T) pkt Utskifting/fornyelse av biler og maskiner følger en utskiftingsplan i HP (vedlegg 2). I 2016 to biler og én lift. Utført som forutsatt derav én elbil til adm.bruk. Verksted/brannstasjon (T) pkt Brannstasjonsbygningen skal rehabiliteres for å lukke HMS-avvik for garderobeforhold, sanitær og ventilasjon. Evt. bygging av nytt verksted og kaldtlager vil følge senere.

11 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 11 Prosjektet omfatter nå rehabilitering av brannstasjonen, nytt verksted og kaldtlager. Arbeid pågår med ferdigstillelse ultimo Brann- og ledelys i kommunale bygg (T) pkt Utskifting til nye anlegg for brann- og ledelys på Frydenborgsenteret, Tjennasenteret og Tollboden (politistasjonen). Prioriteres høyt. Frydenborgsenteret og Tjennasenteret utført. Tollboden avventes til Forsterkede boliger til bostedsløse (T) pkt Prosjekt i regi av BKE med mål om å bygge 2 nye boliger for bostedsløse. Problem med å finne egnet lokasjon er årsaken til forsinket gjennomføring. Ingen framdrift. Ombygging/tilpasning Orreveien (T) pkt Ombygging/utvidelse samt svalganger til å forbinde byggene. Prosjektet utvidet til på/ombygging av én leilighet. Prosjektering pågår avventer tilskudd fra Husbanken. Heimen Sandnes (U) pkt Særdeles sterkt behov for akutte rehabiliteringstiltak spesielt tak og vinduer/kledning. Utredningen må ta sikte på å vurdere framtidig bruk. Prosjekt i regi av HAB med ETT som aktiv medspiller. Avventer utredning. Etablering av kommunalt hjelpemiddellager (U/T) pkt Utredning på etablering av nytt kommunalt hjelpemiddellager på Frydenborgsenteret. Prosjekt i regi av OMS der ETT har rollen som aktiv medspiller. Avventer utredning. Velferdsteknologi/Medisinsk utstyr (T) pkt Prosjekt i regi av OMS med tiltak for velferdsteknologi. ETT vil bli involvert ifm tekniske installasjoner i kommunale institusjoner og boliger. Ingen medvirkning foreløpig. Utbedring av uteområder ved demensavdelingen Frydenborgsenteret (T) pkt Prosjekt i regi av OMS der ETT trekkes inn som utøvende i opparbeidelsen.

12 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 12 Ingen aktivitet fra ETT. Bosetting av EM (T) pkt Prosjekt i regi av HAB der ETT involveres ift ombygging/administrasjon av eksisterende kommunal boligmasse. Gamle Randvik barnehage ombygget til bolig for 6 EM. Vi skal ha mer besøk: Parkering i sentrum (T) - pkt Mer effektiv utnyttelse av P-areal i Hasdalen gjennom asfaltering og oppmerking. Utført. Bobilparkering i sentrum (T) pkt Tilrettelegging for bobiler med strøm/vann/toaletter. Utført opplegg med strømstolper tilkobling mangler. Vann/toaletter/dusj i eget servicebygg utsatt av økonomiske årsaker. Molo på Stangholmen (T) pkt Etablering av steinmolo på Stangholmen for å forbedre anløpsmulighetene for besøkende med båt. Steinmasser fra pågående anlegg med gang- og sykkelvei langs Fv 416, tilføres med biltransport til Buvika og videre med lekter til Stangholmen. Utført. Utbedring av steinmoloen og Kanonbrygga på Holmen (U) pkt Steinmoloen og Kanonbrygga har fått setningsskader. Ift sikkerhet må skadeomfanget kartlegges med sikte på en senere utbedring. Spesialinspeksjon fra konsulent avventes. Kommunale kaier (T) pkt Flere brygger har behov for utbedringer. Behovet for utbedring av brygger/kaier er satt opp i egen Handlingsplan for utbedring av kommunale kaier i HP som vedlegg 7. Flytemoloen i Buvika har dukket opp som et hastetiltak pga erfaring fra uværsperioder i senere tid og vil bli prioritert først på listen. Eksisterende flytemolo vil bli rehabilitert og tilført nye forankringer om moringer. Rehabilitering av flytemoloen pågår.

13 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 13 Tillegg i bystyrets behandling av HP : Oppgradering av Linpon (T) Holmen Linpon i Sørfjorden er tidligere blitt oppgradert med ny brygge. Videre oppgradering vil omfatte tilrettelegging med grill mm. Tiltaket skal utføres i regi av velforeningen. Utsatt til Tiltak i tillegg til HP : Flisfyringsanlegg varmesentral fjernvarme (T) Risør kommune har overtatt varmesentralen fra Agder Energi og skal i større grad benytte flis til forbrenning. Ny flisfyringskjele installeres og settes i drift vinteren Flisfyringskjele er bestilt, men leveransen er forsinket. Brannsikring sentrum varmedeteksjonskamera (T) Trehusbebyggelsen i sentrum skal overvåkes med varmedeteksjonskameraer som tiltak for å oppdage branntilløp på et tidlig stadium. Utstyret er ferdig montert. Test/trimming pågår. Videreføring av tiltak fra HP : Moen (T) pkt i HP/ØP Båtbyggeriene på Moen skal utvikles til opplevelsessenter for kystkultur. I første omgang skal det etableres veilys på adkomstveien fra Risørveien. Tiltaket er utsatt pga uavklart mulig bygging av fortau langs strekningen. Veilys er bestilt med montering primo Tilpasning Linken (T) pkt i HP/ØP Oppgradering av brannsikringstiltak, ventilasjon, heis div. innvendig. Utført. 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Kriseledelsesplan (U) pkt Behov for en større revisjon av kriseledelsesplan/beredskapsplan. ETT er representert i kriseledelsen og har også ansvaret for funksjonen som beredskapskoordinator. I 2016 vil det bli gjennomført en større beredskapsøvelse i regi av Fylkesmannen. Det må påregnes stor ressursbruk til beredskap i 2016.

14 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 14 Kriseledelsesplanen rulleres mer eller mindre kontinuerlig Område helse og omsorg Garasjer til beboere ved Orreveien ressurssenter (T) - punkt i HP/ØP Tiltaket vil være et bedre tilbud til beboerne og fører til økt tilgjengelighet med persontransport for disse gruppene. Utsatt fra 2015 ses i sammenheng med øvrig utbygging på senteret. Se pkt Område plan, teknisk, kultur og støtte SD-anlegg i kommunale bygg (T) - punkt i HP/ØP Kommuneplanen legger stor vekt på klima og miljø. Optimalisering og styring av strømforbruket i kommunale bygg har et stort potensiale for besparelser. Tiltaket er en utvidelse av eksisterende utstyr og programvare for drift og styring (SD). Videreføres ved løpende ombygginger og nybygg. 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR Eiendom og tekniske tjenester har ansvar for tilrettelegging for friluftsliv og idrett. I dette segmentet ligger oppgaver innen skjærgårdstjenesten, skjøtsel av friluftsområder og idrettsanlegg. Skjærgårdstjenesten utført på tradisjonell måte. I øvrige friområder er det utført oppgradering av området rundt badestranden på Vestre Randvik samt rydding langs stiene i området. 4.6 KLIMA OG MILJØ For tiden pågår en prosess med Miljøfyrtårnsertifisering av kommunale virksomheter. Kommunehuset er tilnærmet sertifisert, mangler klimamål sertifiseringsprosedyre pågår for Risør barneskole og Trollstua barnehage. ETT er opptatt av energibesparelser og har utvidet installering av elektronisk styringssystem for varme og ventilasjon i bygg i sammenheng med rehabilitering. Deler av ledningsnettet for avløp i sentrumsområdene har mye ut/innlegging og saneres fortløpende i samsvar med handlingsplanen for Hovedplan vann og avløp. Disse tiltakene er forebyggende mht utlekking og forurensning fra kloakk. I de samme saneringsprosjektene saneres vannledningsnettet hvilket hindrer utlekking av vann (besparende ift produksjon/energibruk) og er en sikkerhet for å hindre inntrenging av forurensning dersom ledningsnettet skulle bli trykkløst. ETT følger også opp kommunens satsing på elbiler ved innkjøp av foreløpig én elbil.

15 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 15 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket Pkt. 6: Rådmannen tar umiddelbart initiativ for å utnytte mulighetene til å få veilys på strekningen Haresvingen-Trondalen. Arbeidet gjøres i forbindelse med anleggsarbeidet for nytt veilys på Fv Dette tiltaket har god effekt både på trafikksikkerhet og folkehelse. Det søkes om støtte fra Aust-Agder Fylkeskommunes trafikksikkerhetstiltak og rådmannen legger fram en sak for bystyret om økonomiske konsekvenser for Risør kommune. ETT har ved flere anledninger tatt opp ønsket om veilys på nevnte strekning, både som en forlengelse av pågående veilysprosjekt på Fv. 416 og som et trafikksikkerhetstiltak i sammenheng med at strekningen benyttes som omkjøringsvei for pågående arbeider med ny gang- og sykkelvei på Fv. 416 fra Frydendal til Østebø. Fylkeskommunen har ikke imøtekommet kommunens ønske. På bakgrunn av bystyrets vedtak vil ETT ta opp saken med Fylkeskommunen på nytt. Etter fornyet kontakt og innspill til Fylkeskommunen, er nå dette prosjektet inntatt i «Handlingsprogram for fylkesveger » med 1 i Pkt. 7: Rådmannen arbeider videre i forhold til Aust-Agder fylkeskommune og Statens vegvesen for bedret trafikksikkerhet på Kvernvikveien. Rådmannen legger fram en sak for bystyret om økonomiske konsekvenser for Risør kommune ved en eventuell samfinansiering eller behov for forskuttering av midler. ETT har over flere år hatt kontakt med Fylkeskommunen/Statens vegvesen og trafikksikkerheten på Vormeliveien (veien heter offisielt Vormeliveien ikke Kvernvikveien). Veistrekningen er ikke prioritert på Handlingsprogram for fylkesveier i Aust-Agder og tilsvarende strategiplan ETT hadde høsten 2015 en befaring med representanter fra Statens vegvesen for å sjekke mulighetene til enklere trafikksikringstiltak til en rimeligere kostnad. ETT tar sikte på en ny kontakt på bakgrunn av bystyrets vedtak. Se neste punkt. Pkt. 9: Risør kommune går i dialog med veieier av Vormeliveien, slik at det anlegges gang- og sykkelsti, samt lys på strekningen fra Rv. 418 til innkjøringen til skytebanen. Rådmannen legger frem sak til bystyret i løpet av 2016 angående inndekning av beløpet. I realiteten samme vedtak som pkt. 7. Aust-Agder fylkeskommune har etablert en låneordning der kommunene kan finansiere tiltak på fylkesveier ved et låneopptak gjennom fylkeskommunen. På denne måten kan utgiftene finansieres som lån over 15 år og drar nytte av fylkeskommunens mva-

16 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 16 kompensasjon. Av kapasitesmessige årsaker utsettes planprosessen mm til 2017 og med oppstart av arbeidene i Tiltakene vil være fortau og veilys se egen sak i bystyret 112/16. Pkt. 12: Kostnadene knyttet til snørydding kan variere mye fra år til år, dette gir en svært uforutsigbar budsjettsituasjon for teknisk og får også konsekvenser for midler til øvrig veivedlikehold resten av året. Vi ønsker derfor å fremme følgende forslag: Rådmannen beregner hvor mye som brukes i snitt på snørrydding pr. år og legger fram forslag til etablering av et snøryddingsfond som kan virke som nødvendig buffer for svingningene i disse kostnadene fra år til år. Ved underforbruk overføres resterende til snøryddingsfondet og tilsvarende dekkes merforbruk fra fondet. Midler til snørydding og midler til veivedlikehold budsjetteres hver for seg og tillates ikke å balansere mot hverandre. Nødvendige avsetninger til snøryddingsfondet hentes fra driftsfond. Forslaget legges fram i forbindelse med økonomiplan våren 2016 og innføres fra og med budsjettår Utredningen startes etter avslutningen på brøytesesongen 2015/2016. Brøytefond etablert ved avsetning fra disposisjonsfond inntil 1 kr. Pkt. 13: Rådmannen oppretter et Klima- og Miljøråd/-gruppe som innen april 2016 skal igangsette rullering av Miljø- og klimaplan for Risør kommune. Gruppen ble etablert allerede i august 2015 og består av ordfører, rådmannen, representanter fra rådmannes stab samt sekretær fra ETT. Rulleringen av Miljø- og klimaplanen er således startet og er for øvrig også vedtatt i kommunens planstrategi. Rullering av planen pågår. Pkt. 14: Det ferdigstilles med lysmaster i Urheia (Barbulia, Linddalsveien og akebakken). Finansieres med inntil kr fra avsatte midler til nærmiljøanlegg (investeringsbudsjettet). Miljø- og teknisk komité involveres for gjennomføring. ETT vil i tillegg også søke om tilskuddsmidler fra fylkeskommunen (statlige tilskudd) for tiltak i friluftsområder. Av kapasitetsmessige årsaker er tiltaket utsatt til Generelt: I utgangspunktet er det usikkert hvor mye interne ressurser som kreves for å utføre utredningene/tiltakene fra budsjettbehandlingen. I enhetens handlingsprogram er det ikke tatt høyde for en vesentlig økning i omfanget av utredninger/tiltak. Det må derfor

17 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 17 tas forbehold om forskyning eller omprioritering av oppgaver fra handlingsprogrammet sett i sammenheng med enhetens gjennomføringskapasitet. Som varslet i virksomhetsplanen har enheten begrenset kapasitet til gjennomføring av prosjekter ift å ivareta løpende driftsoppgaver. Uten unntak ble det også i 2016 behov for å avsette ressurser til prosjekter som ikke var forutsatt i budsjett og handlingsprogram. Av ressurskrevende «tilleggsutredninger» kan nevnes utvikling/tomtesalg av Moland Øst/Vest, nytt helsesenter/omsorgsboliger/parkeringshus, utbygging Flisvika, utbygging Holmen/Buvikveien/fiskerihavn. Ovennevnte kommentarer fra status for handlingsprogrammet der tiltak er utsatt, har bakgrunn i en nødvendig prioritering når gjennomføringskapasiteten ikke strekker til.

18 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 18 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET Resultat av siste brukerundersøkelse Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Energikostnader i Risør kommune Kommunale energikostnader Energikostnader til administrasjonslokaler Energikostnader til skolelokaler Kilde: SSB. Kostnader i 1000 kroner Miljøfyrtårnsertifiserte bygg Kommunehuset er påbegynt som pilotbygg i Miljøfyrtårnsertifisering fortsetter i Mål for perioden Administrasjonsbygg 1*) Skoler/barnehager 2**) Kilde: Risør kommune. *) Kommunehuset **) Risør barneskole, Trollstua barnehage Besøk i gjestehavn Båter totalt Inntekter totalt, kr

19 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 19 Kilde: Risør kommune. Besøk i gjestehavna omtrent på nivå med Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for utvalgte tjenester som leveres av virksomheten. Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak Vurdering av avviksrapportering siste år Avviksrapporteringen initieres både av egne medarbeidere og andre brukere i kommunen. Bygningsmessige mangler og vaktmesteroppdrag er gjennomgående i rapporteringen. Ca. 25 % av avvikene er observasjonskort eiendom og ca. 40 % HMS. Avvikene forsøkes løst fortløpende. Bygningsmessige avvik er også gjennomgående mangler på vernerundene. Lave drifts- og vedlikeholdsbudsjetter er ofte begrensende for utførelsen og medfører en prioritering av nødvendigheten for utførelsen. Samlet har ca. 80 % av avvikene lav prioritet Tiltak for å redusere avvik Alle medarbeidere skal ha kjennskap til rutinene for rapportering. Læringseffekten av utbedring av avvikene er viktig som forebyggende tiltak. Enheten må også ha fokus på forbedrede rutiner. Internkontrollen for vannverket er i hovedsak revidert i 2015 og er sluttført i 2016.

20 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 20 7) Organisasjonsutvikling: enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR - med fokus på Satse på ledere Kompetanse hos lederne er avgjørende for å drifte enheten på en god måte. Det satses derfor på oppgradering både innenfor personalbehandling og økonomi Utvikle en lærende organisasjon Kompetanse er et bærende element i enheten. Noe begrenset av prioritering av de faktiske ressursene, forsøkes deltakelse på aktuelle faglige kurs og konferanser. I forbindelse med sertifisering for Miljøfyrtårn, er det viktig å fokusere på at tiltak innenfor klima og miljø i skoler og barnehager er en utmerket læringsarena for den oppvoksende generasjon Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Enheten tilstreber et teknisk samarbeid innen Østre Agder kommunene. I tillegg til teknisk forum innen kommunalteknikk, er det etablert et samarbeid for innkjøp av programvare for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av kommunale bygg Likestillingstiltak Enheten har også i 2016 benytter seg av tilbud fra NAV om utplassering av personer på arbeidsmarkedstiltak. Disse bidrar positivt som supplement til den øvrige driften. 7.2 SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Fagområdene for eiendom og tekniske tjenester berører de aller fleste av de øvrige driftsenhetene i kommunen. Det er viktig med en god dialog og samarbeid på tvers av enhetene for å skape en felles forståelse for hverandres utfordringer Eksternt med andre kommuner eller nettverk Det er nært samarbeid med eksterne aktører for drift som: Risør- og Tvedestrandregionens Avfallsselskap A/S (RTA) Østre Agder Brannvesen (Arendal kommune) Regionalt akuttforurensningsutvalg Fylkesmannen i Aust-Agder Aust-Agder Fylkeskommune Statens Naturoppsyn (direktoratet for naturforvaltning) Driftsassistansen i Aust-Agder Mattilsynet Norpark Husbanken

21 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side Samarbeid med frivillig sektor Enheten har hatt et tett samarbeid med velforeninger i forbindelse med opparbeidelse av lekeplasser på Sagjordet, Hasdalen og Kjempesteinsmyra. Samarbeidet er viktig framover for vedlikehold og drift av lekeplassene. Samarbeid er også viktig for vedlikehold av idrettsanlegg. Risør fotballklubb har etter avtale overtatt vedlikeholdet av idrettsanlegget på Kjempesteinsmyra. Fotballklubben er også en aktiv aktør for å etablere nytt kunstgress med undervarme. Anleggene på Finnøya og Risøya driftes etter avtale med henholdsvis Risør Seilforening og Risør Motorbåtforening. ETT benytter veldedige organisasjoner til ryddeoppdrag i friområder. 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Siste medarbeiderundersøkelser Medarbeiderundersøkelsen 10-FAKTOR ble gjennomført i uke FAKTOR er bedre egnet enn tidligere undersøkelser til å fange opp medarbeidernes oppfatning om hva som skal til for at den enkelte skal kunne gjøre en god jobb og til å synliggjøre områder det er mulig å påvirke. Svarprosenten i enheten var på imponerende 100 %! ETT vil følge dette videre opp med fellessamling for en gjennomgang av resultatene og tilrettelegge for forbedringer Enhetsleders kommentar Medarbeiderundersøkelsen skal følges opp med en felles gjennomgang for alle ansatte i enheten. Dette blir en del av samlinger for verdidager for ETT der utgangspunktet er kommunens verdidokument - løsningsorientert, trygghet, åpenhet, likeverd Tiltak som følge av siste undersøkelse 7.4 INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet.

22 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side Vurdering av avviksrapportering På samme måte som for internkontroll for tjenestekvalitet, rapporteres avvik for HMS gjennom rapporteringsmodulen QM+. Avviksmeldingene er fortsatt preget av subjektiv oppfatning av avvikenes alvorlighetsgrad Tiltak for å redusere avvik I tillegg til lave økonomiske rammer for å oppnå en ønsket god standard på tjenestene, har ETT også vært preget av lav bemanning til å administrere tjenestene spesielt på eiendomsavd. Forutsetter en bedring av bemanningen i Forebygge og håndtere uønskede hendelser Eiendomsavd. tar i bruk ny programvare for FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling) som vil fungere som database for bedre kontroll og forutsigbarhet i tjenestene.

23 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 23 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Enhet for eiendom og tekniske tjenester merforbruk kr. 0,28 mill. Nr Tjeneste Regnskap 2016 Rev. budsjett Avvik Budsjett 2016 Regnskap Kantine kommunehuset Eiendomsforvaltning Drift av adm bygg Drift av barnehagelokaler Drift av skolelokaler Drift av institusjoner Utleieboliger Kommunale festetomter Utleie næringsbygg/arel Tilskudd til Øysangfergen Kommunale veier Parkering Miljø og trafikksikkerhetstiltak Parker og lekeplasser Forebyggende arbeid Brannvesen Oljevernberedskap Naturforvaltning Skjærgårdstjenesten Risør Havnevesen Drift av idrettsanlegg Idrettslokaler Idrettsbygget Idrettshallen Kommunale kulturbygg Presteboliger Invest. I kirkegårder mm Eiendom & tekniske tjenester Kommentar: Enheten avslutter 2016 med et merforbruk på ca. 280 som følge av mange innvirkende årsaker. Lønnskostnadene i enheten har et totalt mindreforbruk på ca. 346 som følge av vakanser innenfor renhold. Eiendomsforvaltning, vaktmestre og tekniske tjenester overforbruker litt på hvert ansvar. På inntektssiden gir salgsinntektene på utleie merinntekter på totalt ca.1,86 mill hvor utleieboliger og institusjoner utgjør ca 78 % av dette. Dette skyldes både at enheten har fått flere utleieenheter og som følge av en justering av utleiesatsene til «gjengs leie». Innenfor tekniske tjenester har enheten en merinntekt på havn med ca 286. På kostnadssiden har enheten brukt ca. 6,7 mil på energi mot budsjettert 6,2 mill. Kostnaden er ca 1 mill høyere enn i 2015 regnskapet, som i hovedsak skyldes økte energikostnader. Innenfor eiendomsforvaltning har enheten brukt ca 2,9 mill mer enn budsjett på vedlikehold av kommunale bygg, med hovedvekt på utleieboliger og institusjoner. Totalt er det brukt ca 4,9 mill på vedlikehold, som fordelt på ca m2 kommunal eiendomsmasse utgjør ca kr.88,- pr /m2, mot ca 65 kr/m2 i Hovedårsaken til avviket skyldes at kommunen mottok et ekstra tilskudd til vedlikehold på ca 1,45 mill i juli. Enheten fikk også en ekstra bevilgning gjennom Handlingsprogram og økonomiplan på kr.0,5 mill, samt en disposisjonsfondsbevilgning på 1 mill til økt vedlikehold. Dette har medført en betydelig forsering av etterslepet til vedlikehold ift opprinnelige rammer i budsjettet. Enheten har ikke brukt av disposisjonsfondbevilgningen i 2016, men dekket merkostnad innen eget budsjett.

24 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 24 Innenfor tekniske tjenester har enheten hatt merkostnader på kommunale veier på ca 209, og parkeringstjenesten på ca 300 i Det ble bevilget kr.127 til å dekke svikt i parkeringsinntektene i desember, som da reduserte svikt i inntektene på ca 206 mot budsjettert opprinnelig.

25 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 25 9) Samlet vurdering av enhetens utfordringer Enheten har generelt store utfordringer med hensyn til vedlikehold grunnet begrensede driftsrammer. For vedlikehold kommunale bygg, ble det riktignok en bedring ved at bystyre bevilget 1 ekstra samt ca. 1,4 i sysselsettingstilskudd fra staten. Sistnevnte ble gjennomført som strakstiltak med rammeavtaler med lokale entreprenører. Enheten har også store utfordringere i gjennomføringskapasiteten ift handlingsprogrammet. Dette skyldes nødvendig saks- og administrajonstid som ikke samsvarer med tidshorisonten i budsjettet samt at prosjekt/tiltaksmengden er for stor sette i lys av en begrenset intern kapasitet til å håndtere prosjektene. Dessuten vedtas årlig en rekke tiltak/utredninger som ikke er planlagt i handlingsprogrammet. Et unntak fra denne kapasitetsproblematikken er driftstiltak som kan bestilles gjennom kommunens rammeavtaler med lokale entreprenører. Av utfordringer for øvrig kan nevnes: Medarbeiderne er en ressurs som skal videreutvikles til beste for den enkelte og for kommunens innbyggere. Forventningene til bedre kvalitet på tjenestene øker både fra politikere og innbyggere for øvrig. Kapasiteten til å gjennomføre driftoppgaver og tiltak står ikke i forhold til ressursene hverken internt eller eksternt. Nye innspill og vedtak fører til en omprioritering som ikke er lett å markedsføre. Synliggjøre etterslep på vedlikeholdet og dokumentere konsekvensene. Øke økonomikompetansen innen enheten. Øke kompetansen generelt innenfor enhetens fagområder, men spesielt oppdatering innenfor områder som er berørt av endrede forutsetninger i lover/forskrifter. Fullføre kompetanseplan. Tilpasse aktiviteten til de tildelte rammene, og være bevisst på dette forholdet innenfor egen organisasjon og ut til brukerne. Gjennomføre byggeprosjekter i henhold til gitte tidsfrister og ferdigstilles innenfor vedtatte økonomiske rammer. Gi brukerne av kommunale bygg lokaler og tjenester som er best mulig tilpasset virksomhetenes behov. Fremlegge saker slik at politiske beslutninger kan tas på et best mulig grunnlag Føre tett dialog med brukerne av kommunale bygg for å kartlegge deres behov for arealer og tjenester. Samarbeid på tvers i organisasjonen. Fokusere på positive tiltak.