ENHET FOR EIENDOM OG TEKNISK

Transkript

1 RISØR KOMMUNE Virksomhetsplan 2016 ENHET FOR EIENDOM OG TEKNISK Versjon 2.0 Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet

2 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 2 1) HOVEDMÅL, SATSINGSOMRÅDER OG DELMÅL ) RISØR KOMMUNES VERDIER TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE ) ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING ANSVARSOMRÅDE ORGANISERING ) ENHETENS ARBEID MED TILTAK I KUNNSKAP REGIONAL UTVIKLING ATTRAKTIVITET ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Område helse og omsorg Område plan, teknisk, kultur og støtte FOLKEHELSE OG LEVEKÅR KLIMA OG MILJØ ) ENHETENS ANSVAR I BUDSJETTVEDTAKET ) TJENESTEPRODUKSJON ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE OPPLEVD TJENESTEKVALITET Resultat av siste brukerundersøkelse Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Vurdering av avviksrapportering siste år Tiltak for å redusere avvik ) ORGANISASJONSUTVIKLING: ENHETENS UTVIKLINGSARBEID KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR Satse på ledere Utvikle en lærende organisasjon Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Likestillingstiltak SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Eksternt med andre kommuner eller nettverk Samarbeid med frivillig sektor MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Siste medarbeiderundersøkelser Enhetsleders kommentar Tiltak som følge av siste undersøkelse INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Vurdering av avviksrapportering Tiltak for å redusere avvik Forebygge og håndtere uønskede hendelser ) ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER ) SAMLET VURDERING AV ENHETENS UTFORDRINGER... 20

3 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 3 1) Hovedmål, satsingsområder og delmål Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse og levekår, klima og miljø er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet.

4 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE Enheten tilstreber halvårlige dagssamlinger for alle ansatte for å gjennomgå utvalgte temaer fra verdidokumentet. Disse samlingene (kalles verdidag ) oppfattes positivt for å sette søkelys på aktuelle psykososiale forhold i arbeidslivet. Typisk opplegg er foredrag kombinert med gruppeoppgaver. På siste verdidag var temaet stressmestring etterfulgt av gruppearbeid.

5 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 5 3) Ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten er delt opp i flere tjenesteområder: 082 Tjenestene som omfatter vann, avløp, feier og renovasjon er selvfinansierende. 091/092 Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av kommunale bygg og grunneiendommer. Eiendomsskattekontoret er tillagt enheten. 093 Renholdstjenester 094 Tekniske driftsoppgaver for vei, parkering, parker/grøntanlegg, friluftsområder, idrettsanlegg, skjærgårdstjeneste, havn, båtplasser. Det faktureres årlig ut betydelig beløp for vann, avløp, feier, båtplasser, husleier, eiendomsskatt m.v. 3.2 ORGANISERING Flere av oppgavene er løst gjennom interkommunalt samarbeid og omfatter renovasjon (RTA), brann- og redningstjeneste (ØABV), forebyggende brannarbeid (ØABV), feiertjeneste (ØABV), 110-alarmsentral (Arendal kommune) og akutt forurensningsutvalg (IUA). Fra 2011 faktureres renovasjonstjenestene direkte fra RTA. Enhetsleder Kom. avgifter Tilskuddsøknader Miljøfyrtårn Eiendomsskatt Husleie Båtplasser Renhold Bygg/eiendom Tekniske tjenester Det er pr totalt 49 ansatte med ulik kompetanse fordelt på 46 årsverk Administrasjonen består av 10 ansatte/årsverk, hvorav 5 er kvinner. Uteseksjonen /vaktmestre har 19 fast ansatte (hvorav 1 kvinne), fordelt på 18 årsverk. Renholdere har 20 fast ansatte, fordelt på 18 årsverk.

6 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 6 4) Enhetens arbeid med tiltak i 2016 Tiltak fra Handlingsprogram og økonomiplan : 4.1 KUNNSKAP Vi skal utvikle talenter innen kunst, kultur og idrett. Oppgradering av idrettsanlegget på Kjempesteinsmyra (T) pkt Fotballbanen skal få kunstgress og undervarme. I tillegg skal løpebanen fornyes med fast dekke. Planlegging og gjennomføring i samarbeid med Risør Fotballklubb. 4.2 REGIONAL UTVIKLING Vi skal delta aktivt i utvikling av regionen. Ladestasjoner for el-bil (U/T) pkt Behovet for etablering av ladestasjoner for elbiler skal i første omgang kartlegges. Aktuelle stasjoner kan være kommunale bygg med lademuligheter for besøkende og ansatte samt kommunale parkeringsplasser. Ulike ladeanordninger på stasjonene vurderes i forhold til praktiske løsninger og økonomi. Omfanget av faktisk etablering vil være avhengig av kostnader knyttet til hver enkelt stasjon. Energi og klimaplan (U) pkt Energi og klima er sterkt prioriterte området i kommuneplanen. Nåværende energi- og klimaplan er fra 2010 og skal rulleres. Energimerking av bygg (T) pkt Kommunene er pålagt energimerking av alle formålsbygg, men ligger på etterskudd ift gjennomføring. Energimerkingen er også en forutsetning i Miljøfyrtårnsertifisering av byggene. Gatelys utskifting av kvikksølvarmaturer (T) pkt Av miljøhensyn er det gitt pålegg i sentrale forskrifter om utskifting av gatelys med kvikksølvholdig armatur. Anslagsvis skal ca. 250 armaturer skiftes ut montering av LED-lys vil i denne sammenheng bli vurdert. Plan for anlegg for folkehelse og fysisk aktivitet (U) pkt Årlig rullering som grunnlag for søknad om spillemidler. Oppgradering av kommunale veier (T) pkt I de senere år har flere grusveier blitt oppgradert med grøfting, bærelag og fast dekke. Som vedlegg til HP ligger en tiltaksplan for oppgradering av veiene. Prioriterte veistrekninger i 2016 vil være Åmdalsveien og kommunal vei til Hasdalen ved SSSveien.

7 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 7 Fv 416 (P) pkt Statens vegvesen opparbeider ny gang- og sykkelvei langs fv 416 på strekningen Frydendal-Østebø. Risør kommune mottar overskuddsmasse fra veianlegget til henholdsvis molo på Stangholmen, molo i Mindalen og massedeponi på Hestemyr. 4.3 ATTRAKTIVITET Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut. Risør Utvikling og Vekst RUV (T) pkt Tiltaket er organisert som et eget utviklingsprosjekt med utstrakt planlegging av nye utbyggingsområder. Prosjekt ligger under BYG. ETT har rollen som aktiv støttespiller ift kommunaltekniske vurderinger. Kommunale utleieboliger (T) pkt Bosetting av nye flyktninger forutsetter innkjøp av nye boliger både til enslige og til familier. Boligkjøpene håndteres av BKE (BoligKoordinerende Enhet) der ETT er medspiller for erverv og utøvende for boligadministrasjon og tilsyn/vedlikehold/drift. Hovedplan vann og avløp (T) pkt Kommunen ligger på etterskudd for sanering av gammelt ledningsnett i sentrumsområdet. Prioriteringen av tiltak styres av årlig rullert Plan for utskifting av vann og avløp (vedlegg 3 i HP ). Av større prosjekter kan nevnes sanering på Tangenområdet. Styrke kapasitet innen VA (T) pkt Gjennomføringskapasiteten hos administrasjonen er for liten ift handlingsprogram, politiske vedtak og forventninger generelt. Årsaken ligger i at prosjektene blir mer omfattende enn planlagt og at alle prosjekter krever mye egen administrasjon selv om det benyttes eksterne konsulenter som støttespillere. For å bedre egen kapasitet styrkes bemanningen med en ny ingeniørstilling som finansieres over investeringsbudsjettet til prosjektene. Overføring av kommunal eiendom (T) pkt Flere kommunale eiendommer er vedtatt overført til lag og foreninger. Styres av RÅD, men som eiendomsforvalter er ETT deltakende i prosessen. Vedlikehold av kommunale bygg (U/T) pkt Avsetting av midler til vedlikehold av kommunale bygg ligger langt under faktisk behov. Som vedlegg 5 i HP ligger en forenklet vedlikeholdsplan for kommunale bygg. For å komme opp på et forsvarlig vedlikeholdsnivå bør budsjettet økes 2,5-3 ganger fra dagens nivå. Årets avsetting rekker neppe lenger enn til akutte

8 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 8 utbedringer. Feil og mislighold på tak og utvendige konstruksjoner som kan forvolde følgeskader prioriteres. Vedlikeholdsplan for kommunale bygg (U) pkt Det er behov for å utarbeide en helhetlig vedlikeholdsplan for å synliggjøre ressursbehov for et systematisk vedlikehold. I tillegg til egeninnsats med innkjøpt FDVU-programvare (Forvaltning/Drift/Vedlikehold/Utvikling) satses det på innkjøp av ekstern kompetanse. Nedgraving av renovasjonstanker i sentrum (U/T) pkt I første omgang må det gjøres en kartlegging av mulighetene for plassering av renovasjonspunkter for kildesortert avfall med hensyn til fysiske muligheter og akseptabel gåavstand for den enkelte abonnent. Utredningen vil kreve mye ressurser til planlegging og saksbehandling. RTA (Risør og Tvedestrandsregionens Avfallselskap) vil være hovedansvarlig for gjennomføring av prosjektet og forutsettes å være en vesentlig bidragsyter økonomisk. Båthavner utskifting av flytebrygger (T) pkt De senere år har det blitt foretatt en systematisk utskifting av eldre flytebrygger i båthavnene. I 2015 planlegges utskifting av flytebrygge i Buvika (se HP vedlegg 8). Utvidelse kirkegård og minnelund (T) pkt Det er behov for utvidelse av antall gravplasser på kirkegårdene. I 2015 forutsettes en utvidelse på Frydendal kirkegård samt opparbeidelse av en minnelund på Risør kirkegård. Nærmiljø, trafikksikkerhet og friluftsområder (T) pkt Samlepost for ulike tiltak der offentlige tilskudd forutsettes å være en del av finansieringen. Omregulering næringsområdet Moland Øst (U) pkt Utredning med sikte på å utnytte friområdet Sukkertoppen for å frigjøre ekstra areal til næringsformål og ikke minst skaffe overskudd av steinmasser til å fylle opp og klargjøre andre arealer på Moland Øst og Moland Vest. Vurdering av kost/nytte verdi ift omfanget av masseforflytting. Ferdigstillling av Moland Øst (T) pkt På grunn av pågående arbeider med etablering av steindeponi på det nye næringsområdet på Hestemyr, har Moland øst blitt prioritert ned. Videre ferdigstillelse av Moland Øst vil være avhengig av konklusjoner fra ovenfor nevnte tiltak for Sukkertoppen. Nytt næringsområde på Hestemyr (T) pkt

9 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 9 Framdrift for dette næringsområdet vurderes ift videreutvikling av Moland Øst og Vest. I utgangspunktet er det begrenset kapasitet til å håndtere for mange prosjekter samtidig. Buvikveien og fiskerihavn (T) pkt Dersom det blir oppstart for utbygging av Holmen, til dette utløse krav om utvidelse av deler av Buvikveien som hittil forutsettes utført av kommunen. Biler og utstyr (T) pkt Utskifting/fornyelse av biler og maskiner følger en utskiftingsplan i HP (vedlegg 2). I 2016 to biler og én lift. Verksted/brannstasjon (T) pkt Brannstasjonsbygningen skal rehabiliteres for å lukke HMS-avvik for garderobeforhold, sanitær og ventilasjon. Evt. bygging av nytt verksted og kaldtlager vil følge senere. Brann- og ledelys i kommunale bygg (T) pkt Utskifting til nye anlegg for brann- og ledelys på Frydenborgsenteret, Tjennasenteret og Tollboden (politistasjonen). Prioriteres høyt. Forsterkede boliger til bostedsløse (T) pkt Prosjekt i regi av BKE med mål om å bygge 2 nye boliger for bostedsløse. Problem med å finne egnet lokasjon er årsaken til forsinket gjennomføring. Ombygging/tilpasning Orreveien (T) pkt Ombygging/utvidelse samt svalganger til å forbinde byggene. Heimen Sandnes (U) pkt Særdeles sterkt behov for akutte rehabiliteringstiltak spesielt tak og vinduer/kledning. Utredningen må ta sikte på å vurdere framtidig bruk. Prosjekt i regi av HAB med ETT som aktiv medspiller. Etablering av kommunalt hjelpemiddellager (U/T) pkt Utredning på etablering av nytt kommunalt hjelpemiddellager på Frydenborgsenteret. Prosjekt i regi av OMS der ETT har rollen som aktiv medspiller. Velferdsteknologi/Medisinsk utstyr (T) pkt Prosjekt i regi av OMS med tiltak for velferdsteknologi. ETT vil bli involvert ifm tekniske installasjoner i kommunale institusjoner og boliger. Utbedring av uteområder ved demensavdelingen Frydenborgsenteret (T) pkt Prosjekt i regi av OMS der ETT trekkes inn som utøvende i opparbeidelsen.

10 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 10 Bosetting av EM (T) pkt Prosjekt i regi av HAB der ETT involveres ift ombygging/administrasjon av eksisterende kommunal boligmasse. Vi skal ha mer besøk: Parkering i sentrum (T) - pkt Mer effektiv utnyttelse av P-areal i Hasdalen gjennom asfaltering og oppmerking. Bobilparkering i sentrum (T) pkt Tilrettelegging for bobiler med strøm/vann/toaletter. Molo på Stangholmen (T) pkt Etablering av steinmolo på Stangholmen for å forbedre anløpsmulighetene for besøkende med båt. Steinmasser fra pågående anlegg med gang- og sykkelvei langs Fv 416, tilføres med biltransport til Buvika og videre med lekter til Stangholmen. Utbedring av steinmoloen og Kanonbrygga på Holmen (U) pkt Steinmoloen og Kanonbrygga har fått setningsskader. Ift sikkerhet må skadeomfanget kartlegges med sikte på en senere utbedring. Kommunale kaier (T) pkt Flere brygger har behov for utbedringer. Behovet for utbedring av brygger/kaier er satt opp i egen Handlingsplan for utbedring av kommunale kaier i HP som vedlegg 7. Flytemoloen i Buvika har dukket opp som et hastetiltak pga erfaring fra uværsperioder i senere tid og vil bli prioritert først på listen. Eksisterende flytemolo vil bli rehabilitert og tilført nye forankringer om moringer. Tillegg i bystyrets behandling av HP : Oppgradering av Linpon (T) Holmen Linpon i Sørfjorden er tidligere blitt oppgradert med ny brygge. Videre oppgradering vil omfatte tilrettelegging med grill mm. Tiltak i tillegg til HP : Flisfyringsanlegg varmesentral fjernvarme (T) Risør kommune har overtatt varmesentralen fra Agder Energi og skal i større grad benytte flis til forbrenning. Ny flisfyringskjele installeres og settes i drift vinteren Brannsikring sentrum varmedeteksjonskamera (T) Trehusbebyggelsen i sentrum skal overvåkes med varmedeteksjonskameraer som tiltak for å oppdage branntilløp på et tidlig stadium.

11 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 11 Videreføring av tiltak fra HP : Moen (T) pkt i HP/ØP Båtbyggeriene på Moen skal utvikles til opplevelsessenter for kystkultur. I første omgang skal det etableres veilys på adkomstveien fra Risørveien. Tiltaket er utsatt pga uavklart mulig bygging av fortau langs strekningen. Tilpasning Linken (T) pkt i HP/ØP Oppgradering av brannsikringstiltak, ventilasjon, heis div. innvendig. 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Kriseledelsesplan (U) pkt Behov for en større revisjon av kriseledelsesplan/beredskapsplan. ETT er representert i kriseledelsen og har også ansvaret for funksjonen som beredskapskoordinator. I 2016 vil det bli gjennomført en større beredskapsøvelse i regi av Fylkesmannen. Det må påregnes stor ressursbruk til beredskap i Område helse og omsorg Garasjer til beboere ved Orreveien ressurssenter (T) - punkt i HP/ØP Tiltaket vil være et bedre tilbud til beboerne og fører til økt tilgjengelighet med persontransport for disse gruppene. Utsatt fra 2015 ses i sammenheng med øvrig utbygging på senteret Område plan, teknisk, kultur og støtte SD-anlegg i kommunale bygg (T) - punkt i HP/ØP Kommuneplanen legger stor vekt på klima og miljø. Optimalisering og styring av strømforbruket i kommunale bygg har et stort potensiale for besparelser. Tiltaket er en utvidelse av eksisterende utstyr og programvare for drift og styring (SD). 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR Eiendom og tekniske tjenester har ansvar for tilrettelegging for friluftsliv og idrett. I dette segmentet ligger oppgaver innen skjærgårdstjenesten, skjøtsel av friluftsområder og idrettsanlegg. 4.6 KLIMA OG MILJØ For tiden pågår en prosess med Miljøfyrtårnsertifisering av kommunale virksomheter. I første omgang skal Kommunehuset sertifiseres, deretter skolene og senere øvrige virksomheter. Enheten er opptatt av energibesparelser og vil utvide installering av elektronisk styringssystem for varme og ventilasjon i bygg. Deler av ledningsnettet for avløp i sentrumsområdene er i dårlig forfatning og skal saneres etter en prioritering i handlingsplanen for Hovedplan vann og avløp, se vedlegg i HP Slike tiltak er forebyggende mht utlekking og forurensning fra kloakk.

12 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 12 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket Pkt. 6: Rådmannen tar umiddelbart initiativ for å utnytte mulighetene til å få veilys på strekningen Haresvingen-Trondalen. Arbeidet gjøres i forbindelse med anleggsarbeidet for nytt veilys på Fv Dette tiltaket har god effekt både på trafikksikkerhet og folkehelse. Det søkes om støtte fra Aust-Agder Fylkeskommunes trafikksikkerhetstiltak og rådmannen legger fram en sak for bystyret om økonomiske konsekvenser for Risør kommune. ETT har ved flere anledninger tatt opp ønsket om veilys på nevnte strekning, både som en forlengelse av pågående veilysprosjekt på Fv. 416 og som et trafikksikkerhetstiltak i sammenheng med at strekningen benyttes som omkjøringsvei for pågående arbeider med ny gang- og sykkelvei på Fv. 416 fra Frydendal til Østebø. Fylkeskommunen har ikke imøtekommet kommunens ønske. På bakgrunn av bystyrets vedtak vil ETT ta opp saken med Fylkeskommunen på nytt. Pkt. 7: Rådmannen arbeider videre i forhold til Aust-Agder fylkeskommune og Statens vegvesen for bedret trafikksikkerhet på Kvernvikveien. Rådmannen legger fram en sak for bystyret om økonomiske konsekvenser for Risør kommune ved en eventuell samfinansiering eller behov for forskuttering av midler. ETT har over flere år hatt kontakt med Fylkeskommunen/Statens vegvesen og trafikksikkerheten på Vormeliveien (veien heter offisielt Vormeliveien ikke Kvernvikveien). Veistrekningen er ikke prioritert på Handlingsprogram for fylkesveier i Aust-Agder og tilsvarende strategiplan ETT hadde høsten 2015 en befaring med representanter fra Statens vegvesen for å sjekke mulighetene til enklere trafikksikringstiltak til en rimeligere kostnad. ETT tar sikte på en ny kontakt på bakgrunn av bystyrets vedtak. Pkt. 9: Risør kommune går i dialog med veieier av Vormeliveien, slik at det anlegges gang- og sykkelsti, samt lys på strekningen fra Rv. 418 til innkjøringen til skytebanen. Rådmannen legger frem sak til bystyret i løpet av 2016 angående inndekning av beløpet. I realiteten samme vedtak som pkt. 7. Pkt. 12: Kostnadene knyttet til snørydding kan variere mye fra år til år, dette gir en svært uforutsigbar budsjettsituasjon for teknisk og får også konsekvenser for midler til øvrig veivedlikehold resten av året. Vi ønsker derfor å fremme følgende forslag: Rådmannen beregner hvor mye som brukes i snitt på snørrydding pr. år og legger fram forslag til etablering av et snøryddingsfond som kan virke som nødvendig buffer for svingningene i disse kostnadene fra år til år. Ved underforbruk overføres resterende til snøryddingsfondet og tilsvarende dekkes merforbruk fra fondet.

13 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 13 Midler til snørydding og midler til veivedlikehold budsjetteres hver for seg og tillates ikke å balansere mot hverandre. Nødvendige avsetninger til snøryddingsfondet hentes fra driftsfond. Forslaget legges fram i forbindelse med økonomiplan våren 2016 og innføres fra og med budsjettår Utredningen startes etter avslutningen på brøytesesongen 2015/2016. Pkt. 13: Rådmannen oppretter et Klima- og Miljøråd/-gruppe som innen april 2016 skal igangsette rullering av Miljø- og klimaplan for Risør kommune. Gruppen ble etablert allerede i august 2015 og består av ordfører, rådmannen, representanter fra rådmannes stab samt sekretær fra ETT. Rulleringen av Miljø- og klimaplanen er således startet og er for øvrig også vedtatt i kommunens planstrategi. Pkt. 14: Det ferdigstilles med lysmaster i Urheia (Barbulia, Linddalsveien og akebakken). Finansieres med inntil kr fra avsatte midler til nærmiljøanlegg (investeringsbudsjettet). Miljø- og teknisk komité involveres for gjennomføring. ETT vil i tillegg også søke om tilskuddmidler fra fylkeskommunen (statlige tilskudd) for tiltak i friluftsområder. I utgangspunktet er det usikkert hvor mye interne ressurser som kreves for å utføre utredningene/tiltakene fra budsjettbehandlingen. I enhetens handlingsprogram er det ikke tatt høyde for en vesentlig økning i omfanget av utredninger/tiltak. Det må derfor tas forbehold om forskyning eller omprioritering av oppgaver fra handlingsprogrammet sett i sammenheng med enhetens gjennomføringskapasitet.

14 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 14 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET Resultat av siste brukerundersøkelse Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Energikostnader i Risør kommune Kommunale energikostnader Energikostnader til administrasjonslokaler Energikostnader til skolelokaler Kilde: SSB. Kostnader i 1000 kroner Miljøfyrtårnsertifiserte bygg Kommunehuset er påbegynt som pilotbygg i Miljøfyrtårnsertifisering fortsetter i Mål for perioden Administrasjonsbygg 1*) Skoler 3**) Kilde: Risør kommune. *) Kommunehuset **) Risør barneskole, Hope oppvekstsenter og Søndeled skole Besøk i gjestehavn Båter totalt Inntekter totalt, kr Kilde: Risør kommune. Besøk i gjestehavna har i 2015 hatt en liten økning (9 %) Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for utvalgte tjenester som leveres av virksomheten.

15 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 15 Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak Vurdering av avviksrapportering siste år Avviksrapporteringen initieres både av egne medarbeidere og andre brukere i kommunen spesielt relatert til bygningsmessige mangler. En gjennomgående problemstilling er at melderen ofte klassifiserer avviket som alvorlig basert på en subjektiv oppfatning. Bedre rutiner for å klassifisere avvikene etterstrebes. Ca. 1/3 av avvikene er arbeidsseddel til vaktmester eller observasjonskort eiendom. Avvikene forsøkes løst fortløpende. Et gjennomgående problem er at lave vedlikeholdsbudsjett fører til et stort etterslep som utløser avvik i QM Tiltak for å redusere avvik Alle medarbeidere må ha kjennskap til rutinene for rapportering. Læringseffekten av utbedring av avvikene er viktig som forebyggende tiltak. Enheten må også ha fokus på forbedrede rutiner. Internkontrollen for vannverket er i hovedsak revidert i 2015 og forventes sluttført i 2016.

16 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 16 7) Organisasjonsutvikling: enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR - med fokus på Satse på ledere Kompetanse hos lederne er avgjørende for å drifte enheten på en god møte. Det satses derfor på oppgradering både innenfor personalbehandling og økonomi Utvikle en lærende organisasjon Kompetanse er et bærende element i enheten. Noe begrenset av prioritering av de faktiske ressursene, forsøkes deltakelse på aktuelle faglige kurs og konferanser. I forbindelse med sertifisering for Miljøfyrtårn, er det viktig å fokusere på at tiltak innenfor klima og miljø i skoler og barnehager er en utmerket læringsarena for den oppvoksende generasjon Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Enheten tilstreber et teknisk samarbeid innen Østre Agder kommunene. I tillegg til teknisk forum innen kommunalteknikk, er det etablert et samarbeid for innkjøp av programvare for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av kommunale bygg Likestillingstiltak Enheten benytter seg av tilbud fra NAV om utplassering av personer på arbeidsmarkedstiltak. Disse bidrar positivt som supplement til den øvrige driften. 7.2 SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Fagområdene for eiendom og tekniske tjenester berører de aller fleste av de øvrige driftsenhetene i kommunen. Det er viktig med en god dialog og samarbeid på tvers av enhetene for å skape en felles forståelse for hverandres utfordringer Eksternt med andre kommuner eller nettverk Det er nært samarbeid med eksterne aktører for drift som: Risør- og Tvedestrandregionens Avfallsselskap A/S (RTA) Østre Agder Brannvesen (Arendal kommune) Regionalt akuttforurensningsutvalg Fylkesmannen i Aust-Agder Aust-Agder Fylkeskommune Statens Naturoppsyn (direktoratet for naturforvaltning) Driftsassistansen i Aust-Agder Mattilsynet Norpark Husbanken

17 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side Samarbeid med frivillig sektor Enheten har hatt et tett samarbeid med velforeninger i forbindelse med opparbeidelse av lekeplasser på Sagjordet, Hasdalen og Kjempesteinsmyra. Samarbeidet er viktig framover for vedlikehold og drift av lekeplassene. Samarbeid er også viktig for vedlikehold av idrettsanlegg. Risør fotballklubb har etter avtale overtatt vedlikeholdet av idrettsanlegget på Kjempesteinsmyra. Fotballklubben er også en aktiv aktør for å etablere nytt kunstgress med undervarme. Anleggene på Finnøya og Risøya driftes etter avtale med henholdsvis Risør Seilforening og Risør Motorbåtforening. 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Siste medarbeiderundersøkelser Enhetsleders kommentar Ny medarbeiderundersøkelse skal gjennomføres i Enheten betrakter slike undersøkelser som en indikasjon på de psykososiale forholdene og tilstreber (halv)årlige samlinger for å diskutere aktuelle temaer. I 2014 var temaet samarbeid, framsnakking og lagånd i 2015 tema mestring av stress. Utgangspunktet er kommunens verdidokument - løsningsorientert, trygghet, åpenhet, likeverd Tiltak som følge av siste undersøkelse 7.4 INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet Vurdering av avviksrapportering På samme måte som for internkontroll for tjenestekvalitet, rapporteres avvik for HMS gjennom rapporteringsmodulen QM+. Avviksmeldingene er fortsatt preget av subjektiv oppfatning av avvikenes alvorlighetsgrad Tiltak for å redusere avvik I tillegg til lave økonomiske rammer for å oppnå en ønsket god standard på tjenestene, har ETT også vært preget av lav bemanning til å administrere tjenestene spesielt på eiendomsavd. Forutsetter en bedring av bemanningen i 2016.

18 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side Forebygge og håndtere uønskede hendelser Eiendomsavd. tar i bruk ny programvare for FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling) som vil fungere som database for bedre kontroll og forutsigbarhet i tjenestene.

19 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 19 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Budsjettet er meget stramt i forhold til faktisk behov spesielt innen vedlikehold for bygg. Budsjettet dekker kun mindre vedlikeholdsarbeider. Til vedlikehold av ca m2 kommunale bygg, er det fra tidligere avsatt kun 1,5 mill. kr. Enhetens vedlikeholdsplan for bygg beskriver et vedlikeholdsbehov på 4,3 mill. kr. i 2015 som kommer i tillegg til eksisterende løpende vedlikehold. For dette manglende vedlikeholdet, er det i rådmannens budsjettforslag kun funnet dekning for 0,5 mill. kr. innenfor kommunens økonomiske ramme. Vedlikeholdsbudsjettet for utedriften er også anstrengt. Utgiftene til brøyting og strøing er alltid en stor uforutsigbar variabel. For å styrke beredskapen til brøyting, er det behov for å besette en ledig gartnerstilling. Dessverre var det ikke dekning for dette og det er heller ikke tilført midler til å kunne styrke beredskapen med en ekstra brøytevakt i helgene. I forhold til budsjett 2015 er det for 2016 en minimal vekst som ikke kompenserer for prisøkning for kjøp av varer og tjenester. Dette medfører lavere aktivitet for tjenestene i Inntekten fra husleie har de senere årene hatt en synkende tendens grunnet stor ledighet i omsorgsboligene. Leieinntektene er imidlertid økt med 0,5 mill. kr. pga økt antall boliger, spesielt for flyktninger. For øvrig er båtplassavgiften økt med 3 % for å følge generell prisstigning.

20 Virksomhetsplan - Enhet for eiendom og teknisk 2016 side 20 9) Samlet vurdering av enhetens utfordringer Enheten har store utfordringer med hensyn til vedlikehold grunnet begrensede driftsrammer, som gir seg utslag i et stadig større etterslep. I stor grad håndteres strakstiltak på bekostning av systematisk vedlikehold. Av utfordringer nevnes: Medarbeiderne er en ressurs som skal videreutvikles til beste for den enkelte og for kommunens innbyggere Forventningene til bedre kvalitet på tjenestene øker både fra politikere og innbyggere for øvrig. Kapasiteten til å gjennomføre driftoppgaver og tiltak står ikke i forhold til ressursene hverken internt eller eksternt. Nye innspill og vedtak fører til en omprioritering som ikke er lett å markedsføre. Synliggjøre etterslep på vedlikeholdet og dokumentere konsekvensene. Øke økonomikompetansen innen enheten Øke kompetansen generelt innenfor enhetens fagområder, men spesielt oppdatering innenfor områder som er berørt av endrede forutsetninger i lover/forskrifter. Fullføre kompetanseplan. Tilpasse aktiviteten til de tildelte rammene, og være bevisst på dette forholdet innenfor egen organisasjon og ut til brukerne. Gjennomføre byggeprosjekter i henhold til gitte tidsfrister og ferdigstilles innenfor vedtatte økonomiske rammer. Gi brukerne av kommunale bygg lokaler og tjenester som er best mulig tilpasset virksomhetenes behov. Fremlegge saker slik at politiske beslutninger kan tas på et best mulig grunnlag Føre tett dialog med brukerne av kommunale bygg for å kartlegge deres behov for arealer og tjenester. Samarbeid på tvers i organisasjonen. Fokusere på positive tiltak.