MØTEINNKALLING SAKLISTE. 40/15 15/8040 Forvaltningsrevisjon - Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg - prosjektplan

Transkript

1 Side 1 av 1 Organ: Møtestad: KONTROLLUTVALET Thon Hotel Jølster, Skei MØTEINNKALLING Møtedato: Tid: 09:00 Medlemene blir med dette kalla inn til møtet. Eventuelt forfall må meldast til utvalssekretæren straks. Varamedlemer møter berre etter særskild innkalling. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 39/15 15/8050 Selskapskontroll Informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen 40/15 15/8040 Forvaltningsrevisjon - Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg - prosjektplan 41/15 15/8045 Revisorbrev Svar frå administrasjonen 42/15 15/8053 Oppfølgingsliste 6/15 43/15 15/8055 Forvaltningsrevisjon - Læringsmiljø og PP-tenesta - rapport 44/15 15/8262 Desisjon av møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala /15 15/8448 Tildeling og oppfølging av tilskot - oppfølging av tilrådingane - brev frå administrasjonen 46/15 15/9160 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 1. oktober 2015

2 Møtebok Kontrollutvalet MØTEBOK Organ Møtestad Kontrollutvalet Thon Hotel Jølster, Skei Møtedato Kl. 09:00 12:00 Faste medlemer til stades: Forfall til møtet: Varamedlemer til stades: Til stades med møte- og talerett: Sekretariat for møtet: Arve Mjømen, Per Rune Vereide, Kari Maria Rutle Fjærestad, Turid Vassliås Borgund, Kåre Jarl Langeland Administrasjonen: Assisterande fylkesdirektør OA, Tor-Einar Holvik Skinlo (sak 43/15); Løn- og rekneskapsjef, Alvhild Orvedal (sak 41/15) Deloitte AS: Stein Ove Songstad (sak 40/15 og 43 45/15); Iver Fiksdal (sak 43/15) SF revisjon IKS: Ingvar Linde ; Marianne Vara (sak 39/15, 41-43/15 og 46/15) Einar Ulla Ingen merknader til innkalling og sakliste. Ope møte. Møtebok frå vart godkjend utan merknader. Side 1 av 5

3 Møtebok Kontrollutvalet SAK 39/15 Selskapskontroll Informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Reglement for sakshandsaming i politiske utval 10 får følgjande tillegg: Innhaldet i orienteringar gitt i politiske organ skal refererast i møteboka. Endringsframlegg som kom fram i møtet: 1. Fylkestinget tek saka «selskapskontroll 2015 informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen» til vitande. 2. Det må for framtida sikrast gode nok rutinar på informasjonsflyt slik at eigar gjennom Fylkesutvalet har tilfredstillande kunnskap til å utføre aktiv og god eigarskap. 3. Fylkesrådmannen vert bedt om å legge fram ei sak med endring av reglement for politiske utval som sikrar at vesentleg informasjon gitt i møte vert dokumentert. a. Blant anna skal all eigarskapsinformasjon dokumenterast. b. Tema for alle munnlege orienteringar skal protokollerast. Avrøysting: Endringsframlegget vart samrøystes vedteke. Dette gir følgjande VEDTAK: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek saka «selskapskontroll 2015 informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen» til vitande. 2. Det må for framtida sikrast gode nok rutinar på informasjonsflyt slik at eigar gjennom Fylkesutvalet har tilfredstillande kunnskap til å utføre aktiv og god eigarskap. 3. Fylkesrådmannen vert bedt om å legge fram ei sak med endring av reglement for politiske utval som sikrar at vesentleg informasjon gitt i møte vert dokumentert. a. Blant anna skal all eigarskapsinformasjon dokumenterast. b. Tema for alle munnlege orienteringar skal protokollerast SAK 40/15 Forvaltningsrevisjon - Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg - prosjektplan Dette gir følgjande VEDTAK: Side 2 av 5

4 Møtebok Kontrollutvalet Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen slik den er framlagd. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan utgangen av mars SAK 41/15 Revisorbrev Svar frå administrasjonen Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek svarbrevet frå fylkesrådmannen til revisorbrev til vitande. 2. Vidare oppfølging av det som er påpeikt i revisorbrev vert gjort i samband med revisjon av årsrekneskapen Oppfølging av revisorbrev er fullført SAK 42/15 Oppfølgingsliste 6/15 Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Oppfølgingsliste 6/15 vert teken til vitande SAK 43/15 Forvaltningsrevisjon - Læringsmiljø og PP-tenesta - rapport Dette gir følgjande VEDTAK: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av læringsmiljøet i vidaregåande skule vert teken til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følgje opp revisor sine tiltak i kapittel 7 i rapporten. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen melde status på oppfølginga, og eventuell plan for vidare oppfølging, til kontrollutvalet innan 31. mars Side 3 av 5

5 Møtebok Kontrollutvalet SAK 44/15 Desisjon av møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala 2014 Dette gir følgjande VEDTAK: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Rapport etter gjennomgang av møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala 2014 vert teken til etterretning SAK 45/15 Tildeling og oppfølging av tilskot - oppfølging av tilrådingane - brev frå administrasjonen Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek brev frå administrasjonen med oppfølging av tilrådingane til vitande. 2. Kontrollutvalet vurderer forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltning til å vere fullført SAK 46/15 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 1. oktober 2015 Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet: 1. Tertialrapport 2/2015 Tertialrapporten vart teken til orientering. 2. Revisjonsplan finansiell revisjon 2016 v/sf revisjon IKS Revisor orienterte om plan for finansiell revisjon, der oppdragsvurdering, risikovurderingar, interimsrevisjon og årsoppgjersrevisjon var blant dei tema som vart Side 4 av 5

6 Møtebok Kontrollutvalet tekne opp. I tillegg vart det orientert om at klagen på foreldelsen av skattekrav i samband med fakturaer frå Statens vegvesen er avslått av Skattedirektoratet, som legg til grunn at kompensasjonskravet er forelda etter kompensasjonslova 10 tredje ledd. SF revisjon har i sitt budsjett føreslege ein auke i honoraret frå fylkeskommunen og kommunane på 8% på grunn av auka pensjonskostnader i selskapet og generell lønsauke. Budsjettet vert handsama i representantskapsmøte 16. oktober. Orienteringa vart teken til vitande. 3. Orienteringar frå leiar, nestleiar og kontrollsjef a. Per Rune orienterte frå møtet i finansutvalet, der kontrollutvalet sin nestleiar la fram utvalet sitt behov for auka midlar i budsjett 2016 og 2017 til opplæring av nytt kontrollutval. Finansutvalet gjekk mot å auke kontrollutvalet sitt budsjett. b. Fylkeskommunal datamaskin til politisk arbeid skal leverast inn etter endt fylkestingsperiode seinast innan utgangen av Side 5 av 5

7

8

9

10

11

12 Side 1 av 3 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/ Selskapskontroll Informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Reglement for sakshandsaming i politiske utval 10 får følgjande tillegg: Innhaldet i orienteringar gitt i politiske organ skal refererast i møteboka. Sett inn saksutredningen under denne linja Vedlegg: Notat frå SF revisjon datert Notat selskapskontroll Fjord1 AS 2015 Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalsleiar kalla kontrollutvalet inn til møte 16. april 2015 for å drøfte det som i tida føre var kome fram om informasjonsflyten mellom fylkeskommunen og Fjord1 AS i samband med fusjonsplanane mellom selskapa Fjord1 AS og Norled AS. Utvalet gjorde slikt vedtak i møtet: 1. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen om å lage eit saksnotat om informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og Sogn og Fjordane fylkeskommune vedrørande fusjonsplanane mellom Fjord1 AS og Norled AS. 2. Kontrollutvalet ber om at notatet vert lagt fram i neste møte i kontrollutvalet. I etterkant av møtet vart kontrollutvalsleiar og kontrollsjef samde om at dette var innanfor selskapskontrollområdet og at det var rett å sende bestilling til SF revisjon IKS om oppdraget. I bestilling, som vart sendt 23. april, var det bedt om å få utarbeidd eit notat på bakgrunn av revisor si kartlegging av informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og Sogn og Fjordane fylkeskommune i samband med fusjonsplanane mellom Fjord1 AS og Norled AS. Det stod også at utvalet ynskte å få fram informasjon om tidslinja for informasjonen mellom partane - kven fekk informasjon når?

13 Side 2 av 3 Notatet frå revisor, datert 19. juni 2015, vart handsama av kontrollutvalet 23. juni 2015 i KUsak 31/15. Utvalet vedtok i møtet å be sekretariatet om å legge fram ei sak til møtet 26. august om vidare arbeid med saka herunder vurdering av eventuell høyring. Kontrollutvalet handsama 26. august 2015 i KU-sak 35/15 spørsmålet om vidare arbeid i saka. I samband med handsaming av saka 26. august vart fylkesordførar intervjua av kontrollutvalet. I intervjuet stilte kontrollutvalet spørsmål om kva informasjon fylkesordførar, i rolla som fylkeskommunen sin eigarrepresentant i Fjord1 AS, hadde fått på dei forskjellege tidspunkt, og kva informasjon som hadde gått vidare til fylkesutvalet. Utvalet handsama spørsmålet om vidare arbeid i saka på bakgrunn av notatet frå SF revisjon som var lagt fram for utvalet 23. juni, intervjuet med fylkesordførar 26. august og diskusjon i utvalet same dato. Dette resulterte i eit vedtak der sekretariatet i lag med revisor fekk i oppdrag å intervjue fylkesutvalsmedlemmane om informasjonsflyten mellom fylkesordføraren og fylkesutvalet i denne saka. Utvalet ba om ei sak til neste møte i utvalet med oppsummering og vurdering av informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen. 2. Vurderingar Kontrollsjef og oppdragsansvarleg revisor i SF revisjon IKS har gjennomført intervju med fylkesutvalet sine medlemmer og gjort ei vurdering av resultata av intervjua med omsyn til informasjonsflyten frå eigarmøtet i Fjord1 AS 1. november 2013 med fokus på fylkesordførar sin orientering til fylkesutvalet 6. november Eigarmøte i Fjord1 AS 1. november 2013 I notatet frå SF revisjon datert 19. juni kom det fram at styreleiar i Fjord1 AS orienterte eigarane i eigarmøtet 1. november 2013 om for selskapet sin overordna strategi. I følgje styreleiar frå Fjord1 AS var følgjande tema oppe i møtet: Utgreiing om konsolidering og strategi i styremøtet 23. september 2013 o «Reidar Sandal presenterte styret si oppsummering etter strategisamlinga 23. september. Sandal la spesielt vekt på dei strategiske grep selskapet ville rette fokus mot den komande tida.» o Det blei gjort greie for vurdering av ulike kandidatar som Fjord1 AS eventuelt kan fusjonere med. Begge eigarane var til stades i dette eigarmøtet. Følgjande representantar frå fylkeskommunen var til stades: Åshild Kjelsnes, Tore Eriksen og Jan Øhlckers. I notatet frå SF revisjon datert 19. juni 2015 står det at Jan Øhlckers og Åshild Kjelsnes bekrefta i intervju hendingane fram til intensjonsavtalen vart signert slik dei er gjort greie for av styreleiar i Fjord1 AS, Reidar Sandal. I intervjuet føreteke av kontrollutvalet 26. august i år svarte fylkesordførar bekreftande på at det var orientert om Fjord1 AS sin overordna strategiar i eigarmøtet 1. november 2013, og at styret i Fjord1 AS såg for seg store strukturendringar i bransjen og hadde starta arbeidet med å posisjonere verksemda i høve til det. Fjord1 leiinga orienterte om at dei såg på fusjon som ein framtidig mogelegheit, men at det var på eit overordna nivå. Det var ikkje varsla at selskapet gjekk inn i forhandlingar eller førespurnadar til andre selskap eller aktørar i dette møtet. Fylkesutvalsmøtet 6. november 2013 I protokollen frå fylkesutvalet 6. november 2013 står følgjande: «Ikkje off. 23.4: Fylkesordføraren orienterte fylkesutvalet og styret i F1 Holding frå eigarmøte i Fjord1.» Datoen for eigarmøtet skal i protokollen vere 1. november 2013.

14 Side 3 av 3 Spørsmålet som kontrollutvalet har stilt seg er i kva grad fylkesutvalet har vore kjent med selskapet sin strategi, som det vart orientert om i eigarmøtet 1. november Kva har dei fått informasjon om, og kva oppfatning har dei hatt etter at dei eventuelt har fått informasjon? Fylkesordføraren sa i intervjuet 26. august at fylkesutvalet i møte 6. november 2013 vart orientert om det som var sagt i eigarmøtet 1. november. Det var mellom anna orientert om at leiinga i Fjord1 AS såg på større strukturendringar i bransjen som viktig, og at fusjon kunne vere aktuelt. Fylkesordføraren meiner ho har orientert fylkesutvalet om selskapet sine overordna strategiar i samsvar med det som kom fram i eigarmøtet nokre dagar i førevegen. Det vart gjennomført telefonintervju av alle medlemmane i fylkesutvalet i veke 38 og 39. Intervjua ber preg av at fylkesutvalet 6. november 2013 hadde fått ei munnleg orientering, at det ikkje finnast skriftleg dokumentasjon som til dømes eit referat frå orienteringa, og at vi nesten går to år tilbake i tid. Resultata frå intervjua ga ingen klare indikasjonar på kva fylkesutvalsmedlemmane har oppfatta at dei fekk av orientering frå eigarmøtet i Fjord1 AS i fylkesutvalsmøtet 6. november Vurdering av saka Fjord1 AS har, etter den informasjonen som er innhenta, orientert eigarane om strategival, ref. møte 1. november Eigarane har ikkje, etter vår kjennskap, gjeve kommentarar eller andre innspel til selskapet sine overordna strategiplanar. Dersom ein ser det frå Fjord1 AS si side er eigarane orienterte om det mogelege strategivalet utan å ha kome med innvendingar, kommentarar eller spørsmål. Det er ingen ting som tyder på at Fjord1 AS ikkje har følgt aksjelova sine føresegner om styret sitt ansvar for forvaltninga av selskapet. Denne saka ber preg av at det ikkje er skrive referat eller protokoll med opplysningar frå fylkesordføraren si orientering til fylkesutvalet frå eigarmøtet 1. november 2013 som det er mogeleg å etterprøve. I den offentlege protokollen etter møtet i fylkesutvalet 6. november 2013 står det at fylkesutvalet vart orientert frå eigarmøtet 1. november. Orienteringa var unntatt offentleg, og møtet var lukka. Det hadde i ettertid vore fordelaktig om det hadde vore eit referat med kva denne orienteringane inneheldt i eit dokument som var unntatt offentleg, eller i protokollen som var unntatt offentleg. Intervjua av fylkesutvalsmedlemmane ga ikkje klart svar på i kva grad informasjonen frå orienteringa i eigarmøtet 1. november 2013 har kome fram til fylkesutvalet. Ut frå resultata etter intervjua er det ingenting som tyder på at det har vore orienteringar om Fjord1 AS sin strategi i fylkesutvalsmøte mellom 6. november 2013 og fylkesutvalsmøte 26. mars i år der intensjonsavtalen mellom Fjord1 AS og Norled AS vart kjent for fylkesutvalet. 3. Konklusjon Informasjonsflyten i denne saka ber preg av å bestå av munnlege orienteringar nesten to år tilbake i tid. Det er utfordrande for politikarar som tek imot store mengder informasjon å huske kva som var sagt i ei kort munnleg orientering så langt tilbake i tid. På bakgrunn av det vil vi foreslå at fylkeskommunen endrar sine rutinar slik at innhaldet i alle orienteringar som blir gitt i politiske organ i framtida blir referert.

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 15/ Internt l.nr /15 Sak: 39/15 Tittel: Selskapskontroll Informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen Behandling: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Reglement for sakshandsaming i politiske utval 10 får følgjande tillegg: Innhaldet i orienteringar gitt i politiske organ skal refererast i møteboka. Endringsframlegg som kom fram i møtet: 1. Fylkestinget tek saka «selskapskontroll 2015 informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen» til vitande. 2. Det må for framtida sikrast gode nok rutinar på informasjonsflyt slik at eigar gjennom Fylkesutvalet har tilfredstillande kunnskap til å utføre aktiv og god eigarskap. 3. Fylkesrådmannen vert bedt om å legge fram ei sak med endring av reglement for politiske utval som sikrar at vesentleg informasjon gitt i møte vert dokumentert. a. Blant anna skal all eigarskapsinformasjon dokumenterast. b. Tema for alle munnlege orienteringar skal protokollerast. Avrøysting: Endringsframlegget vart samrøystes vedteke. Dette gir følgjande endeleg vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek saka «selskapskontroll 2015 informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen» til vitande. 2. Det må for framtida sikrast gode nok rutinar på informasjonsflyt slik at eigar gjennom Fylkesutvalet har tilfredstillande kunnskap til å utføre aktiv og god eigarskap. 3. Fylkesrådmannen vert bedt om å legge fram ei sak med endring av reglement for politiske utval som sikrar at vesentleg informasjon gitt i møte vert dokumentert. a. Blant anna skal all eigarskapsinformasjon dokumenterast.

32 b. Tema for alle munnlege orienteringar skal protokollerast.

33 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/ Forvaltningsrevisjon - Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg - prosjektplan Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen slik den er framlagd. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan utgangen av mars Vedlegg: Prosjekplan frå Deloitte AS Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Fylkestinget vedtok revidert plan for forvaltningsrevisjon i FT-sak 4/14. I planen var forvaltningsrevisjon av vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg prioritert som prosjekt nr. 4. Prosjekt nr. 5 og 6 vart slått saman og kontrollutvalet prioriterte det samanslåtte prosjektet framfor vedlikehald og inneklima. Kontrollutvalet vedtok å bestille forvaltningsrevisjon av vedlikehald og inneklima i KU-sak 32/15 i møte 26. august Vurderingar og konsekvensar Revisor har i prosjektplanen gått gjennom føremål og problemstillingar i bestillinga og gjort endringar ved omstrukturering og operasjonalisering av problemstillingane. Prosjektplanen er trass desse endringane i store trekk i samsvar med bestillinga som kontrollutvalet vedtok 26. august. Utvalet ba i bestillinga om at prosjektet skal ferdigstillast innan utgangen av februar 2016, noko revisor stadfester i prosjektplanen. Revisor tek atterhald om at dei får nødvendig dokumentasjon til rimeleg tid i tillegg til at utvalde personar stiller til intervju og verifiserer intervjureferat innan fastsette fristar. Prosjektet er i prosjektplanen stipulert til å kunne gjennomførast innanfor ei ramme på 290 timar.

34 Side 2 av 2 3. Konklusjon Endring og operasjonalisering av problemstillingane medfører ikkje endring av prosjektet sitt formål. Endringane er gjort for å kunne få eit best mogeleg resultat ut av forvaltningsrevisjonsprosjektet. Prosjektplanen vert vurdert som eit dokument som er i samsvar med bestillinga frå kontrollutvalet og at den gjev eit godt grunnlag for å få gjennomført forvaltningsrevisjon av vedlikehald og inneklima på fylkeskommunen sine skulebygg på ein god måte.

35 Forvaltningsrevisjon Sogn og Fjordane fylkeskommune Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg Prosjektplan/engagement letter September 2015

36 Innhald 1. Føremål og problemstillingar Bakgrunn Føremål og problemstillingar Avgrensingar Revisjonskriterium Opplæringslova Folkehelselova med forskrifter Verdibevarande vedlikehald Vedlikehaldskostnader og vedlikehaldsetterslep Ulike former for vedlikehald Referansenivå for vurdering av tilstand Universell utforming Diskriminerings- og tilgjengelegheitslova Internkontroll Fylkeskommunale vedtak og retningslinjer Metode Dokumentanalyse Intervju Elektronisk spørjeundersøking Verifiseringsprosessar Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Tidsbruk Gjennomføringsperiode... 12

37 1. Føremål og problemstillingar 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet , sak 32/15, utarbeidd prosjektplan for forvaltningsrevisjon av vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg i Sogn og Fjordane fylkeskommune. 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjonen vil vere å undersøkje i kva grad Sogn og Fjordane fylkeskommune har føremålstenlege system og rutinar for å ivareta eit godt og verdibevarande vedlikehald av fylkeskommunale skulebygg. Vidare er det eit føremål å underssøkje i kva grad fylkeskommunen etterlever regelverk, og følgjer opp eventuelle fylkeskommunale målsettingar og vedtak, som omhandlar det fysiske miljøet i skulebygga. Med bakgrunn i føremålet er det formulert følgjande problemstillingar: 1. I kva grad etterlever fylkeskommunen regelverk som gjeld det fysiske miljøet på dei vidaregåande skulane i fylket? a. I kva grad har det fysiske miljøet i fylkeskommunen sine skulebygg ein tilfredsstillande verknad for helsa, trivselen og læringa til elevane, jf. opplæringslova 9a-1 og 9a-2? b. Er det fysiske miljøet i fylkeskommunen sine skulebygg i samsvar med sentrale krav i forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular om reinhald ( 13), inneklima/luftkvalitet ( 19) og sanitære forhold ( 23)? a. Er fylkeskommunen sine skulebygg godkjent i samsvar med krav i forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular 6? b. Er det etablert system og rutinar for å sikre at saka blir behandla etter reglane om enkeltvedtak i forvaltningslova, dersom ein elev eller forelder ber om tiltak for å rette på fysiske miljøtilhøve, jf. oppll. 9a-2? 2. Har fylkeskommunen eit internkontrollsystem som bidrar til å sikre eit godt fysisk miljø på dei vidaregåande skulane? a. Er det ei tydeleg ansvarsdeling mellom eigar, forvaltar og brukar av skulebygga, når det gjeld forhold knytt til det fysiske miljøet? b. I kva grad er det sett mål og/eller etablert lokale standardar for det fysiske miljøet i skulebygga? c. Har fylkeskommunen oversikt over tilstanden til skulebygga, og eventuelle endringar i tilstanden? d. Har fylkeskommunen eit velfungerande avvikssystem i samband med problemstillingar knytt til vedlikehald og inneklima i skulebygga? 3. I kva grad sikrar fylkeskommunen eit verdibevarande vedlikehald av skulebygga? a. I kva grad er det eit vedlikehaldsetterslep knytt til fylkeskommunale skulebygg, og kva konsekvensar har eit eventuelt vedlikehaldsetterslep? b. I kva grad er vedlikehaldsarbeidet knytt til skulebygga løpande og førebyggjande? 3

38 4. I kva grad tilfredsstiller skulebygga krav til universell utforming? a. I kva grad blir skulane innreia slik at det blir teke omsyn til dei elevane ved skolen som har funksjonshemmingar, jf. oppll. 9a-2? b. I kva grad har fylkeskommunen oversikt over status for universell utforming ved skulebygga, og planar for eventuelle utbetringar? 1.3 Avgrensingar Sogn og Fjordane fylkeskommune er eigar av ein bygningsmasse som består av skulebygg og enkelte administrasjonsbygg. Forvaltningsrevisjonen er avgrensa til å omhandle skulebygg. Forvaltningsrevisjonsprosjektet vil ikkje omfatte målingar av inneklima, eller andre fysiske undersøkingar av bygningsmassen. 4

39 2. Revisjonskriterium Innsamla data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar, rettsregler og eventuelle relevante fylkeskommunale vedtak og retningsliner. Lista med kriterium under er ikkje utømmande for det som kan vere relevant for prosjektet. Andre kriterium vil kunne kome til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane. 2.1 Opplæringslova Opplæringslova kapittel 9a fungerer som «elevane si arbeidsmiljølov», og tråtte i kraft 1. april Av generelle krav i 9a-1 går det fram at «Alle elevar i grunnskolar og vidaregåande skolar har rett til eit godt fysisk og psykososialt miljø som fremjar helse, trivsel og læring.» Vidare går følgjande fram av 9a-2: «Skolane skal planleggjast, byggjast, tilretteleggjast og drivast slik at det blir teke omsyn til tryggleiken, helsa, trivselen og læringa til elevane. Det fysiske miljøet i skolen skal vere i samsvar med dei faglege normene som fagmyndigheitene til kvar tid anbefaler. Dersom enkelte miljøtilhøve avvik frå desse normene, må skolen kunne dokumentere at miljøet likevel har tilfredsstillande verknad for helsa, trivselen og læringa til elevane. Alle elevar har rett til ein arbeidsplass som er tilpassa behova deira. Skolen skal innreiast slik at det blir teke omsyn til dei elevane ved skolen som har funksjonshemmingar. Dersom ein elev eller forelder, eller eit av råda eller utvala ved skolen der desse er representerte, ber om tiltak for å rette på fysiske miljøtilhøve, skal skolen snarast mogleg behandle saka etter reglane om enkeltvedtak i forvaltningslova. Om skolen ikkje innan rimeleg tid har teke stilling til saka, vil det likevel kunne klagast etter føresegnene i forvaltningslova som om det var gjort enkeltvedtak.» I forarbeida til opplæringslova, ot.prp.nr.72 ( ), er det gjort nærare greie for kva som ligg i kravet om at miljøet skal ha ein «tilfredsstillende» verknad. Her går det mellom anna fram at spørsmålet om i kva grad situasjonen/tilstanden er «tilfredsstillende», må bli vurdert i kvart einskild tilfelle, og at ein må nytte fagleg skjønn. Det som er avgjørande er kva verknad til dømes inneklimaet har, eller kan antas å ha, på helsa, trivselen og læringa til elevane. Vidare står det at grunnkravet bør «knytast til verknaden av miljøet på den enkelte elev, snarare enn å knyte det direkte til miljøet.» 1 Vidare går følgjande fram av merknadene til 9a-1: «At verknaden skal vere tilfredsstillande, vil seie at skolemiljøet ikkje skal forårsake eller forsterke helseplager eller mistrivsel, eller øydeleggje, hindre eller forstyrre læringa. Kravet gjeld både det fysiske og det psykososiale miljøet. Kravet gjeld uavhengig av skolen si økonomiske stilling. Det kan ikkje dispenserast frå føresegna.» Av ot.prp.nr.72 ( ) går det også fram at «føre vâr-prinsippet inneber at ein ikkje bør vente til problema oppstår, men vere i framkant». 2 I merknadene til 9a-2 er dette nærare forklart: 1 Ot.prp.nr.72 ( ), punkt om Det fysiske miljøet, side Ot.prp.nr.72 ( ), punkt om Det fysiske miljøet, side 15. 5

40 «Enkelte elevar vil på grunn av allergiar eller anna overfølsemd reagere raskare på negativ miljøpåverknad enn andre. Forutan at skolemiljøet ikkje vil vere tilfredsstillande for denne gruppa, vil medlemmene fungere som «røykvarslarar» som kan gi indikasjonar på at fleire elevar vil bli plaga på lengre sikt om tilhøva ikkje vert betra. Sjukdom og plager utviklar seg ofte over tid, og det er derfor viktig å ta også mindre plager på alvor.» 2.2 Folkehelselova med forskrifter Sentralt blant føresegna som regulerer inneklimaet er folkehelselova kapittel 3, som omhandlar miljøretta helsevern. Av 8, første ledd, går det fram at «Miljørettet helsevern omfatter de faktorer i miljøet som til enhver tid direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen. Disse omfatter blant annet biologiske, kjemiske, fysiske og sosiale miljøfaktorer.» Av Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular går det fram kva krav som gjeld spesielt for det fysiske miljøet i skular og barnehagar. Statens Helsetilsyn har i tillegg utarbeidd ein rettleiar til forskrifta. 3 I denne blir det gitt rettleiing til dei ulike paragrafane i forskrifta, mellom anna gjennom praktiske døme. I 6 i forskrifta blir det stilt krav om godkjenning av skular og barnehagar: «Virksomheter som omfattes av forskriften, jf. 2, skal være godkjent av kommunestyret. ( ) Søknad skal fremlegges for godkjenningsmyndigheten når det foreligger plan for etablering, utvidelse eller endring av virksomheten. Søknad om godkjenning skal inneholde dokumentasjon som viser hvordan virksomhetens eier vil sikre at virksomheten planlegges, etableres, drives og videreutvikles i samsvar med forskriftens bestemmelser. ( )» Av 7 i forskrifta går det fram at «Virksomheter som omfattes av forskriften, skal være helsemessig tilfredsstillende. ( ).» I 13 i same forskrift blir krav til reingjering og vedlikehald omtala: «De deler av virksomhetens innendørs arealer som er i daglig bruk, skal ha forsvarlig renhold etter hygienisk tilfredsstillende metoder. Hovedrengjøring skal gjennomføres årlig i innendørs arealer. Uteområdet og tekniske anlegg skal vedlikeholdes og rengjøres etter behov.» I rettleiaren til forskrifta går mellom anna følgjande fram om reinhald og den betydinga reinhaldet har for inneklimaet: «Sammenheng mellom støv og helseplager hos følsomme individer og individer med astma og allergi er godt dokumentert. Hensikten med renhold er å redusere forekomsten av støvpartikler, allergener og smittestoffer. ( ) Støv kan i seg selv være skadelig, samtidig som støvet transporterer med seg kjemiske forbindelser som kan ha negativ innvirkning på helsen.» 4 I rettleiaren blir det også påpeikt at tilfredsstillande vedlikehald er ein føresetnad for å sikre best mogleg reinhald. I 19 i forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular går følgjande krav til inneklima/luftkvalitet fram: «Virksomheten skal ha tilfredsstillende inneklima, herunder luftkvalitet. 3 Statens Helsetilsyn (1998): Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. IK Statens Helsetilsyn (1998): Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. IK Side 50. 6

41 Temperaturregulering og ventilasjon skal være tilpasset bruksområdet og årstidsvariasjoner.» I 20 og 21 blir det stilt krav om høvesvis tilfredsstillande lydforhold og tilfredsstillande lysforhold. I 23 i forskrifta blir det også stilt krav om at «Virksomheten skal ha et tilstrekkelig antall tilgjengelige toaletter og vasker. Sanitære anlegg skal ha hygienisk tilfredsstillende utforming, kapasitet og standard.» 2.3 Verdibevarande vedlikehald Vedlikehaldskostnader og vedlikehaldsetterslep Ifølgje st.prp.nr.61 ( ) er det «en sentral målsetting at dagens vedlikehaldsetterslep fjernes, samtidig som man unngår at nytt etterslep oppstår.» 5 Det blir også vist til at for å oppnå dette, må kommunesektoren auke driftsutgiftene til vedlikehald. 6 Av melding til Stortinget nr. 28 ( ) går det fram at det offentlege skal ha framtidsretta og kostnadseffektive bygg. 7 I KS sin rettleiar for betre eigedomsforvaltning og vedlikehald frå 2009, blir det vist til at anslått årleg vedlikehaldsbehov, for å ha eit verdibevarande vedlikehald, vil vere 100 kroner per m 2 ved 30 års levetid og 170 kroner per m 2 ved 60 års levetid (inklusiv naudsynte oppgraderingar). Dette er eit gjennomsnitt basert på vedlikehaldsbehovet til ulike bygningstypar, og arealfordelinga mellom bygningstypane. 8 Det blir vidare peikt på at utan, eller ved lågt vedlikehald, vil bygget vere slitt ned etter år og kommunen blir «løpande» mellom akutte situasjonar og offentlege pålegg som krev ekstraordinære løyvingar. Det går også fram at manglande vedlikehald tvinger fram ei tidlegare totalrehabilitering, som vil kunne auke driftsutgiftene (inkludert årlege renter og avdrag) til langt meir enn 100 kroner per m 2 per år. KS konkluderer i sin rettleiar med at eit godt løpande vedlikehald er lønsamt. 9 Fleire kommunar har også valt å leggje til grunn Holte Byggsafe sin FDV-nøkkel for vedlikehaldskostnader. For 2012 var FDV-nøkkelen frå Holte Byggsafe for årlege kostnader til planlagt vedlikehald for barneskular følgjande: 71,91 kroner per m 2 (lågt nivå), 106,71 kroner per m 2 (middels nivå) og 168,41 kroner per m 2 (høgt nivå) Ulike former for vedlikehald I ein rapport frå Norges Byggforskningsinstitutt (byggforsk) blir det også vist til at levetida til eit skulebygg blir forlenga ved ulike typar vedlikehald. I rapporten går det fram at «vedlikeholdskostnader blir lavest ved en fornuftig kombinasjon av løpende og forebyggende vedlikehold.» 11 Former for vedlikehald som blir rekna som lite lønsame, er «brannslokking» 12 og «skippertak.» 13 Også Eigedomsforvaltningsutvalet peikar i NOU 2004:22 på at planmessig vedlikehald er lønsamt over tid, og vil medføre lågare forvaltningskostnader enn dersom vedlikehaldet blir utført etter «brannslokkingsmetoden.» Eigedomsforvaltningsutvalet definerer «planmessig vedlikehold» som: «Tiltak som tar sikte på å opprettholde kvaliteten eller forsinke forringelsen av de tekniske egenskapene som er nødvendige for at bygningsdelene skal kunne funksjonere som forutsatt. I dette inngår også utskifting av komponenter, for eksempel utskifting av fugemasse, utskifting av listverk, dører, vinduer osv.» 14 5 St.prp.nr.61 ( ): «Om lokaldemokrati, velferd og økonomi i kommunesektoren 2007 (kommuneproposisjonen)», s St.prp. nr. 61 ( ) 7 Meld. St. 28 ( ): «Gode bygg for eit betre samfunn». 8 KS Veileder 2009: «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold - En veileder for folkevalgte og rådmenn», s 9. 9 KS Veileder 2009: «Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold - En veileder for folkevalgte og rådmenn», s Holte Byggsafe FDV-nøkkelen s Norges Byggforskningsinstitutt, 2004: Brannslukning blir nytte for å beskrive en situasjon der det blir utført for lite førebyggjande vedlikehald, og det oppstår akutte skader som må prioriterast. Dette kan for eksempel være en taklekkasje. 13 «Skippertak» beskriver en situasjon der vedlikehaldet er forsømt over fleire år, og det må eit «skippertak» til for å ta igjen det forsømte. 14 NOU 2004:22, side 28. 7

42 Eigedomsforvaltningsutvalet viser til at eit utbredt alternativ til planmessig vedlikehald er å la eit bygg forfalle gradvis for deretter å gjennomføre ei større rehabilitering. Dette skjer gjerne i samband med ombygging av bygget for å tilpasse det til endra krav eller behov Referansenivå for vurdering av tilstand For å skildre tilstanden til eit bygg, er det viktig å ha eit eintydig og allment akseptert referansenivå for graderingar av tilstand. I samband med denne forvaltningsrevisjonen nyttar vi difor tilstandsgradene som går fram av Norsk Standard 3424, Tilstandsanalyse for byggverk. Innhold og gjennomføring. 15 I NS 3424 blir fire graderingar for vurdering av tilstandsgrad for eit bygg presentert. Desse er gjengjeve i Tabell 1 under. Tabell 1 Kartlegging av tilstand jamfør NS 3424 og Multiconsult 16 Tilstandsgrad Tilstand jamfør referansenivået Skildring 0 Ingen avvik 1 Mindre eller moderate avvik 2 Vesentlige avvike 3 Stort eller alvorlig avvik Veldig god standard utan feil og manglar og berre ubetydeleg slit og elde frå nybyggstandard Ingen symptom på avvik God, tilfredsstillande standard, der alle lovar og forskrifter er ivareteke. Noko slitasje og elde frå nybyggstandard. Eit visst omfang av feil og manglar som krev teknisk utbetring og/eller avvik frå lovar og forskrifter. Omfattande skadar, feil og manglar. Mykje slitasje. Monaleg behov for teknisk utbetring. Avvik frå lovar og forskrifter. Ifølgje Multiconsult 17 er det vanlegvis urealistisk for eigedomsforvaltarar å ha ei målsetting om at bygningsmassen skal oppretthalde ein standard som til ei kvar tid har eit kvalitetsnivå som samsvarer med nybyggkvalitet. Det går fram at ei målsetting om at bygningsmassen skal ha ein standard som samsvarer med tilstandsgrad 1 jamfør NS 3424 er meir fornuftig og realistisk. Ut ifrå dette står «oppgraderingsbehovet» for dei kostnader som er knytt til å heve kvaliteten på bygningsmassen slik at den tilfredsstiller krava til tilstandsgrad 1. Det finst tilråda verdiar og tilstandsgrader gitt av ulike fagmynde også for inneklimaet til dømes normer for CO2-innhald i lufta, tilråda støynivå, tilråda temperatur inne og normer for belysning til dømes i klasserom. Det vil ikkje bli nytta måleinstrument i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet, og ein vil difor ikkje gå nærare inn på detaljane i desse tilrådingane. 2.4 Universell utforming Diskriminerings- og tilgjengelegheitslova Kapittel 3 i diskriminerings- og tilgjengelegheitslova omhandlar universell utforming og individuell tilrettelegging. 13 seier at «Offentlige virksomheter skal arbeide aktivt og målrettet for å fremme universell utforming innenfor virksomheten.» Lova definerer universell utforming som «utforming eller tilrettelegging av hovedløsningen i de fysiske forholdene, inkludert informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig.» 15 Heretter omtala som NS Multiconsult (2004): Input til prosjekt 6219 Kommunenes ansvar for skolebygg 17 Multiconsult (2004): Input til prosjekt 6219 Kommunenes ansvar for skolebygg. 8

43 Vidare står det i 13, tredje ledd, at: «Offentlige og private virksomheter rettet mot allmennheten har plikt til å sikre universell utforming av virksomhetens alminnelige funksjon så langt det ikke medfører en uforholdsmessig byrde for virksomheten. Ved vurderingen av om utformingen eller tilretteleggingen medfører en uforholdsmessig byrde skal det særlig legges vekt på tilretteleggingens effekt for å nedbygge funksjonshemmende barrierer, hvorvidt virksomhetens alminnelige funksjon er av offentlig art, de nødvendige kostnadene ved tilretteleggingen, virksomhetens ressurser, sikkerhetsmessige hensyn og vernehensyn.» I 2009 utarbeidde regjeringa ein handlingsplan for universell utforming og auka tilgjenge for perioden Handlingsplanen skal mellom anna støtte opp under implementeringa av ny diskriminerings- og tilgjengelighetslov, ny plan- og bygningslov og anna ny lovgjeving som omhandlar universell utforming. Det vert vist til at det kan vere ei stor økonomisk belastning knytt til oppgradering til universell utforming av eksisterande bygningar, og at ein difor legg til grunn ei stegvis og prioritert tilnærming. Samtidig går følgjande fram: «Andre undersøkelser og analyser viser imidlertid at merkostnadene er begrensede dersom oppgradering til universell utforming skjer gjennom planmessig vedlikehold og utbedring.» 19 I opplæringslova 9a-2 er det stilt krav om at «Alle elevar har rett til ein arbeidsplass som er tilpassa behova deira. Skolen skal innreiast slik at det blir teke omsyn til dei elevane ved skolen som har funksjonshemmingar. 2.5 Internkontroll Av kommuneloven 23 andre ledd, går det fram at «administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.» Vidare blir det gjennom opplæringslova 9a-4 stilt krav om systematisk arbeid for å fremje helsa, miljøet og tryggleiken til elevane (internkontroll). Skulen skal arbeide kontinuerleg og systematisk, slik at krav i oppll. 9a blir oppfylte. Av oppll går det også fram at skuleeigar skal ha «( ) eit forsvarleg system for vurdering av om krava i opplæringslova og forskriftene til lova blir oppfylte.» Vidare går krav til internkontroll knytt til skulen sitt fysiske miljø fram av forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skular, samt tilhøyrande rettleiing frå Sosial- og helsedirektoratet. Av 4 i forskrifta går det fram at: «Leder av virksomheten har ansvar for å påse at bestemmelsene i eller i medhold av denne forskrift overholdes, og skal rette seg etter de pålegg som kommunen til enhver tid gir. Virksomhetens eier skal påse at det er etablert et internkontrollsystem.» Norges byggforskningsinstitutt viser til at kommunane plikter å gjennomføre dokumentert egenkontroll av at regelverket blir overholdt. En god forvalter av skolebygg ( ) har ( ) et system for kartlegging, rapportering og retting av avvik i forhold til de offentlige kravene som stilles. 20 ECON og Multiconsult viser til at regelmessige kontrollar av bygg er viktig, og då spesielt i forhold til bygningsmessige forhold som det ikkje kan forventast at brukarane vil gje tilbakemeldingar om. I tillegg seier ECON og Multiconsult at det bør innhentes systematiske tilbakemeldinger fra brukerne om drifts- og vedlikeholdspersonalets arbeid Barne- og likestillingsdepartementet (2009): Norge universelt utformet Regjeringens handlingsplan for universell utforming og økt tilgjengelighet Barne- og likestillingsdepartementet (2009): Norge universelt utformet Regjeringens handlingsplan for universell utforming og økt tilgjengelighet , side Norges byggforskningsinstitutt, 2004: ECON og Multiconsult, 2002: 43. 9

44 2.6 Fylkeskommunale vedtak og retningslinjer Eventuelle fylkeskommunale retningsliner eller vedtak som omhandlar vedlikehald og/eller inneklima ved dei vidaregåande skulane kan bli nytta som revisjonskriterium. 10

45 3. Metode Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 3.1 Dokumentanalyse Rettsreglar og relevante fylkeskommunale vedtak vil bli gjennomgått og brukt som revisjonskriterium. Vidare vil informasjon om fylkeskommunen sine system og rutinar, samt dokumentasjon på etterleving av interne rutinar, regelverk m.m. bli samla inn og analysert. Innsamla dokumentasjon vil bli vurdert opp mot revisjonskriteria. Føreliggjande statistikk frå Kostra, resultat frå elevundersøkinga og eventuelle andre aktuelle statistikkar vil også bli nytta som bakgrunnsinformasjon og for å belyse problemstillingane. 3.2 Intervju Revisjonen ønskjer å gjennomføre intervju med utvalde personar i fylkeskommunen. Vi vurderer det som aktuelt å intervju om lag 3 personar frå bygg og eigedomseininga, 2 personar frå Opplæringsavdelinga, samt rektor ved tre utvalde vidaregåande skular. Til saman vil det dermed bli gjennomført intervju medom lag 8 personar. 3.3 Elektronisk spørjeundersøking Vi vil utarbeide og sende ut elektroniske spørjeundersøkingar til rektorar, verneombod og elevråd ved alle skulane i fylket for å kartleggje brukarane si oppleving av tilstanden til skulebygga. Spørjeundersøkinga vil også bli nytta til å kartleggje eventuelle tilfelle der det fysiske miljøet ved skulane har hatt negativ innverknad på elevane si helse, trivsel og/eller læring, samt korleis slike saker eventuelt har blitt handtert på skulane. 3.4 Verifiseringsprosessar Oppsummering av intervju vil bli sendt til intervjuobjekta for verifisering. Det er informasjon frå dei verifiserte intervjureferata som vil bli nytta i rapporten. Faktadelen av rapporten vil bli sendt til fylkesrådmannen for verifisering. Deretter vil heile rapporten, inkludert vurderingsdel og revisjonen sine anbefalingar, bli sendt til fylkesrådmannen for uttale. Fylkesrådmannen sin høyringsuttale vil bli vedlagt den endelege rapporten. 11

46 4. Tid og ressursbruk 4.1 Nøkkelpersonell Prosjektleiar for prosjektet vil vere Line Margrete Johansen (senior manager). I tillegg vil Frode Løvlie (senior consultant) ha ei sentral rolle i prosjektet. Dei vil saman gjere operativt arbeid i form av dokumentinnsamling, gjennomføring av intervju og spørjeundersøking, analysearbeid og utarbeiding av rapport. Stein Ove Songstad vil vere ansvarleg partner på oppdraget. 4.2 Tidsbruk Med utgangspunkt i prosjektet sin art og planen som er lagt for korleis det skal bli gjennomført, er det stipulert at det vil ta 290 timar å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, analyse av data i høve til revisjonskriterium, utarbeiding av rapport og kvalitetssikring. Tidsestimatet inkluderer også presentasjon av ferdig rapport for kontrollutvalet. Tidsestimatet inkluderer ikkje førebuing og presentasjon av rapport i fylkestinget. Ein slik presentasjon vil bli fakturert per forbruk, opptil 8 timar. 4.3 Gjennomføringsperiode Prosjektet kan startast opp i løpet av første halvdel av oktober 2015 og ferdig rapport kan sendast til kontrollutvalet ved sekretariatet innan 29. februar For å kunne gjennomføre prosjektet innan denne fristen og med stipulert timebruk er det naudsynt at fylkeskommunen innan rimeleg tid stiller dokumentasjon tilgjengeleg og at utvalde personar stiller til og verifiserer intervju, samt at vi innan estimert tid får ein tilfredsstillande svarprosent på spørjeundersøkingane. Fakturering av kostnadane ved prosjektet vil skje i høve til avtale mellom Deloitte og Sogn og Fjordane fylkeskommune. Bergen, 11. september 2015 Stein Ove Songstad, ansvarleg partnar 12

47 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS

48 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 15/ Internt l.nr /15 Sak: 40/15 Tittel: Forvaltningsrevisjon - Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg - prosjektplan Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen slik den er framlagd. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan utgangen av mars 2016.

49 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/ Revisorbrev Svar frå administrasjonen Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek svarbrevet frå fylkesrådmannen til revisorbrev til vitande. 2. Vidare oppfølging av det som er påpeikt i revisorbrev vert gjort i samband med revisjon av årsrekneskapen Oppfølging av revisorbrev er fullført. Vedlegg: Brev frå fylkesrådmannen datert 3. september 2015, svar på revisorbrev E-post frå SF revisjon IKS, datert svar revisorbrev Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet skal sjå til at dei tilhøve som revisjonen peikar på, etter forskrift om revisjon 4, vert følgt opp av fylkeskommunen. Dette er nedfelt i forskrift om kontrollutval 8. Innhaldet i forskrifta inneber ei plikt for kontrollutvalet til å sjå til at skriftlege påpeikingar frå revisor vert følgt opp. Revisor skal sende nummererte revisorbrev, ref. forskrift om revisjon 4, til kontrollutvalet for å peike på forhold som til dømes manglande oversikteleg registrering og dokumentasjon av rekneskapsopplysningar, feil og manglar ved den økonomiske internkontrollen, feil som kan medføre feilinformasjon i årsrekneskapen etc. SF revisjon IKS sendte revisorbrev , datert 4. mai 2015 til kontrollutvalet med kopi til fylkesrådmannen. Kontrollutvalet handsama brevet 12.mai 2015, og gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek revisorbrev til etterretning. 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om å sette i gang tiltak som er kravd for å følgje opp tilrådingar og oppmodingar i revisorbrevet. 3. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen rapportere staus på arbeidet innan 1. september til SF revisjon IKS med kopi til kontrollutvalet.

50 Side 2 av 2 2. Vurderingar og konsekvensar Kontrollutvalet mottok kopi av brev til SF revisjon IKS 3. september, med fylkesrådmannen si oppfølgjing av revisorbrev Fylkesrådmannen gjev i brevet ein status på tiltak for å følgje opp tilrådingar i revisorbrev Revisor skriv i ein uttale (e-post ) at SF revisjon IKS ikkje har merknadar til fylkesrådmannen si tilbakemelding på revisorbrev Revisor vil i samband med interimrevisjonen gjennom året og ved revisjon av årsrekneskapen 2015 gjennomføre kontrollar der ein ser om oppfølginga er tilfredsstillande. Kontrollsjefen har ingen merknadar utover det revisor skriv, og vil rå til at kontrollutvalet vedtek at oppfølginga av revisorbrev er fullført. 3. Konklusjon Revisorbrev er etter kontrollsjefen si oppfatning oppfølgt av administrasjonen. Revisor vil følgje opp forholda i samband med revisjon av årsrekneskapen 2015.

51 Side 1 av 2 Løns- og rekneskapstenesta SF revisjon IKS Askedalen Leikanger Sakshandsamar: Alvhild Orvedal E-post: Alvhild.Orvedal@sfj.no Tlf.: Vår ref. Sak nr.: 15/ Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr /15 Dykkar ref. Dato, Revisorbrev 2015 Status ymse tiltak som er kravd for å fylgje opp tilrådingar og oppmodingar Tiltak for å fylgje tilrådingar og oppmodingar vert svar på og nummerert som i revisorbrev Bruk og avsetning til fond 1.1 Avsetning til disposisjonsfond i driftsrekneskapen I samsvar med brev 7 april 2010 frå departementet til NKRF vil avsetjing og bruk av disposisjonsfond vera i samsvar med budsjett. Unnataket vert fond som er oppretta for overføring av midlar mellom dei ulike avdelingane, og resultatoverføringar. 1.2 Bruk av fond i investeringsrekneskapen Fylkeskommunen vil tilretteleggja budsjettprosessen slik at ein fylgjer forskrifter og retningslinjer for bruk av og avsetjing til fond. Rekneskapen vert avslutta i samsvar med forskrift og budsjett. 2. Revisorbrev 01/2014 I samband med årsoppgjersrevisjon er forholda fylgde opp. Manglar avvik vert omtala i punkta nedanfor: 3. Avstemming av kontantkasse og omsetning på tannklinikkane og dei vidaregåande skulane Det er utarbeida nye skjema for kontantoppgjer. Me har hatt opplæring med skulane og med tannklinikkane. Oppfylging med kvar eining i samband med føring av månadsoppgjer. Det er krav om at skjema skal sendast inn kvar månad uavhengig av omsetning. Det vert planlagt ny samling for skulane i løpet av hausten. 4. Føring av anleggsregister Investeringar knytt til tannhelsa vil frå 2015 verta utgiftsført pr tannklinikk slik at anleggsregisteret vil verta korrekt. Tilsvarande investeringar for skulane har siste åra vore spesifisert, men ført under eit anleggsmiddel. Me vil endre praksis for dette slik at det vert enklare å lese investeringar for kvar skule. For investeringar som bygg og eigedom har ansvar for, eks. brannvern, vil me freista få rett spesifikasjon frå Bygg og eigedom må leggje om konteringsrutinane frå Dokumentasjon av balanse Utlån, lån, og bankkonti er dokumentert med vedtak om utlån, kontoutskrifter. Tlf.: Alvhild.Orvedal@sfj.no Org.nr.: NO MVA

52 Side 2 av 2 Krav, gjeld, fond. Det vert henta inn dokumentasjon for ulike offentlege midlar som vert avsett til fond slik at vilkår/statuttar vert lett tilgjengelege. Nokre krav- og gjeldspostar som er registert, nyttar reskontronummer. Me oppmodar avdelingane om å nytta faktureringssystemet ved registrering av ulike krav, reskontroføring vil då verta automatisk. Tilskotsmidlar vert ført på ulike konti knytt til aktuell avdeling og type tilskot. Eldre krav (213xx)/eldre gjeld(232xx) vert lagt fram for ansvarleg person i samsvar med delegasjonsfullmakt, med tilråding om bortskriving 6. Fullstendig balanse Bankkonti som er oppretta som fylkeskommunale konti, men som eigentleg høyrer til andre; for det meste elevar, vil verta registrert og ført mot bundne fond. Årleg kontroll mot rekneskap for gjeldande konto. Rentekonto i bank var ukjend pr Manglande renter vart etterlyst av fylkeskommunen. Desse som ikkje var godskrive fylkeskommunen i 2014, er inntektsført Med helsing Tore Eriksen fylkesrådmann Alvhild Orvedal løns- og rekneskapssjef Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Vedlegg: Mottakar (ar) SF revisjon IKS Askedalen Leikanger Kopi til: Einar Ulla, SEK

53 Fra: Marianne Vara Til: Postmottak Sentraladm Kopi: Einar Kåre Ulla Sendt: :28:41 Emne: Svar - revisorbrev 02/2015 Vedlegg: Til Sogn og Fjordane fylkeskommune v/kontrollutvalet Vi har ikkje merknader til fylkesrådmannen sin tilbakemelding på revisorbrev 02/2015. Vi vil i samband med interimsrevisjon gjennom året og ved revisjonen av Årsrekneskapen for 2015, gjennomføra kontrollar der vi ser etter om oppfølginga er tilfredsstillande. Med vennleg helsing frå Marianne Vara Oppdragsansvarleg revisor Sogn og Fjordane revisjon IKS Mobil:

54 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 15/ Internt l.nr /15 Sak: 41/15 Tittel: Revisorbrev Svar frå administrasjonen Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet tek svarbrevet frå fylkesrådmannen til revisorbrev til vitande. 2. Vidare oppfølging av det som er påpeikt i revisorbrev vert gjort i samband med revisjon av årsrekneskapen Oppfølging av revisorbrev er fullført.

55 Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/ Opfølgingsliste 6/15 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Oppfølgingsliste 6/15 vert teken til vitande. Vedlegg: Oppfølgingsliste 6/15 Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING Sekretariatet for kontrollutvalet skal, etter forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 20, 2. ledd sjå til at utvalet sine vedtak vert sett i verk. Kontrollutvalet har dei seinare åra fått seg førelagt ei sak om oppfølging av saker som utvalet har handsama i utvalet tidlegare og som enten ikkje er avslutta, eller som vart avslutta i førre møte. Dei sakene som er merkte med AVSLUTTA vert ikkje med på neste utgåve av oppfølgingslista. Utvalet får i denne saka oppfølgingsliste 6/15 til handsaming. Lista er oppdatert etter kontrollutvalsmøtet 26. august i år. I tillegg til oppfølgingslista vil utvalet få ei sak med oversikt over forvaltningsrevisjonar med status og oppfølgingsdatoar. Denne lista vert lagt fram for utvalet eit par gongar kvart år. Resultatet av dette er at kontrollutvalsmedlemmane til ei kvar tid har oversikt over dei sakene som utvalet har til handsaming og til oppfølging.

56 Oppfølgingsliste 6/2015 Saker som er avslutta vil ikkje kome med på neste statusrapport. Sak-nr Saker som er tekne opp Dato Oppfølging KU Status 53/14 FR - Tilskotsforvaltning Vedtak KU tilråding til FT: 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltninga til etterretning. 2. Fylkestinget tek fylkesrådmannen si vurdering når det gjeld tilråding nr. 3 i rapporten til etterretning. 3. Fylkestinget tek fylkesrådmannen sin konklusjon vedr. tilråding nr. 9 i rapporten til etterretning. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følgje opp dei øvrige tilrådingane frå revisor i kapittel 6 i rapporten 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for oppfølging av tilrådingane og plan for eventuelt vidare arbeid innan Vedtak FT : Lik tilrådinga frå KU Vedtaket er sendt frm /14 FR 2010 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane oppf. frå frm 11/15 FR Samhandling og prosjektstyring rapport Vedtak KU: 1. Kontrollutvalet tek brev frå fylkesrådmannen datert til orientering. 2. Utvalet ber om å bli orientert når retningslinjer og rutinar knytt til prosjektrekneskap for veg- og bygginvesteringar er komne på plass i løpet av våren Kontrollutvalet ber om å bli orientert om status på oppfølginga av tilrådingane 2 5 innan utgangen av 1. halvår Vedtaket sendt frm Sjå sak 33/ Januar 2016 Vedtak tilråding til FT: 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomføring av forvaltningsrevisjon «Samhandling og prosjektstyring» til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å følgje opp tilrådingane i rapporten, kapittel Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for oppfølging av tilrådingane og plan for eventuelt vidare arbeid innan utgangen av Fylkestinget handsama saka i FT-sak 2/15, og vedtok KU si tilråding. Vedtaket sendt frm /15 FR Fylkesarkivet - rapport 25.3 Januar 2016 Vedtak: 1. Fylkestinget tek rapport etter 1

57 14/15 FR Tryggleik og beredskap oppfølging av vedtak i FTsak 7/14 gjennomført forvaltningsrevisjon av fylkesarkivet til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørgje for at tilrådingane i rapporten vert gjennomførde, og melde tilbake til kontrollutvalet status så raskt som mogeleg, og seinast innan utgangen av Fylkestinget handsama saka i FT-sak 3/15, og vedtok KU si tilråding. Vedtaket sendt frm Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert 10. februar 2015 frå fylkesrådmannen til orientering 2. Kontrollutvalet ber om orientering om status i KU-møte 25. august 2015 for oppfølging av vedtaket i FT-sak 7/ Kontrollutvalet ber om ny oppfølgingsrapport innan 15. januar Vedtaket sendt til frm med kopi til ass frm Sjå sak 38/15 pkt. 3 22/15 Revisorbrev Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek revisorbrev til etterretning. 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om å sette i gang tiltak som er kravd for å følgje opp tilrådingar og oppmodingar i revisorbrevet. 3. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen rapportere status på arbeidet innan 1. september 2015 til SF revisjon IKS med kopi til kontrollutvalet Vedtaket er sendt til fylkesrådmannen 15. mai /15 FR Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport 30/15 Skriv, meldingar og orienteringar 23. juni Vedtak tilråding til fylkestinget: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon av innkjøp og oppfølging av kollektivtransport til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følgje opp tilrådingane frå revisor. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å rapportere til kontrollutvalet når oppfølginga er ferdig, seinast innan 31. desember 2015 Fylkestinget vedtok tilrådinga frå kontrollutvalet i FT-sak 13/ Vedtak: a. Utvalet ynskjer å invitere fylkesordførar og fylkesrådmann til evaluering av kontrollutvalet. Leiar i utvalet fekk i samråd med kontrollsjef i oppdrag å sende ut invitasjonar. AVSLUTTA b. Neste møte i kontrollutvalet vart 2

58 31/15 Selskapskontroll 2015 notat om informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen 32/15 FR vedlikehald og inneklima i fylkeskommunal bygg - bestilling 33/15 FR 2010 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane - oppfølging våren /15 KU - Budsjett 2016/ økonomiplan vedteke å flytte frå 25. til 26. august. Møtet vert på Fylkeshuset. AVSLUTTA Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek notat om informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og Sogn og Fjordane fylkeskommune til vitande. 2. Sekretariatet får i oppdrag å legge fram ei sak på neste kontrollutvalsmøte om vidare arbeid med saka. Herunder vurdere eventuell høyring. AVSLUTTA Vedtak: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon «Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg» etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling med føreslegne endringar frå kontrollsjefen. 2. Vedteken bestilling vert sendt Deloitte AS AVSLUTTA April 2016 Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek notat frå fylkesrådmannen datert Retningslinjer for byggerekneskap i Sogn og Fjordane fylkeskommune - til vitande. 2. Kontrollutvalet vurderer tilrådingane 1 og 6 9 i tillegg til punkt 3 i vedtaket i FT-sak 2/11 til å vere oppfølgde. 3. Kontrollutvalet ber om ein ny status på tilrådingane 2 5 innan utgangen av mars Vedtak: 1. Kontrollutvalet gjer framlegg om budsjett for 2016/økonomiplan for 410 Kontrollutval Deler av tabellen i vedtaket 410 Kontrollutval Netto - budsjett 2016 Netto - budsjett 2017 Kontrollutvalet Sekretariatet Tenestekjøp SUM Kontrollutvalet vil peike på det særlege opplæringsbehovet som ligg til utvalet og ber om at denne posten bør aukast i 2016 og Kontrollutvalet ber om auke på kroner begge desse åra. 3. Budsjett og økonomiplan vert å sende til fylkesutvalet/finansutvalet for innarbeiding i fylkeskommunen sitt budsjett. 35/15 Selskapskontroll Vedtak: 3

59 vidare arbeid 36/15 Fylkesmannen Tilsyn om forvaltningskompetanse Stryn vgs 1. Kontrollutvalet ber kontrollsjef og revisor intervjue fylkesutvalet sine medlemmer med bakgrunn i drøftingane i kontrollutvalsmøte 26. august. 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen utarbeide ei sak til neste møte med oppsummering og vurdering av informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen på bakgrunn av opplysningar i rapporten frå SF revisjon IKS, opplysningar som kom fram i kontrollutvalsmøte 26. august og resultata av intervju med fylkesutvalet sine medlemmar Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek rapporten frå fylkesmannen sitt tilsyn om forvaltningskompetanse på Stryn vgs til orientering AVSLUTTA 37/15 Oppfølgingsliste 5/ Vedtak: 1. Oppfølgingsliste 5/2015 vert teken til vitande AVSLUTTA 38/15 Skriv, meldingar og orienteringar KU Vedtak: 1. Status forvaltningsrevisjon v/deloitte a. Læringsmiljø og PP-tenesta Prosjektet er i rute. Rapport er til verifisering og høyring no, og vert oversendt i god tid før neste møte i kontrollutvalet. Kontrollutvalet tok orienteringa til vitande. AVSLUTTA 2. Evaluering av kontrollutvalet a. Fylkesordførar b. Fylkesrådmann Det vart gjennomført evalueringar av kontrollutvalet si verksemd denne perioden. Utvalet fekk gode tilbakemeldingar om kva som vert gjort bra og konstruktive innspel til endring både frå fylkesordførar og fylkesrådmann. Utvalet tok evalueringane til vitande. AVSLUTTA 3. Orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjon av tryggleik og beredskap v/assisterande fylkesrådmann. Assisterande fylkesrådmann ba om 4

60 utsetting for oversikt over kaianlegg. Det er ikkje mogeleg å få denne oversikta klar til 1. september. Vil kome tilbake til dato seinare. Det er ynskje frå ass. frm å få kontrollsjefen med i arbeidet med å sette opp ein plan for oppfølgingsarbeidet med dette prosjektet fram til neste møte i kontrollutvalet. Kontrollutvalet og kontrollsjefen peikar på viktigheita av å ivareta uavhengigheit i arbeidet for kontrollorgana, men stiller seg positiv til initiativet. 4. Orientering v/fylkesrådmannen. Kontrollutvalet vedtok at orienteringa skulle gå for lukka dører, jf. Kommunelova 31 nr. 3 og 5, jf. Offentleglova 23 og 24. Kontrollutvalet tok orienteringa til vitande. AVSLUTTA 5. Orientering frå leiar og kontrollsjef Kontrollsjefen orienterte om status for utvalet sin årsplan. Orienteringa vart teken til vitande. AVSLUTTA Utvalet vedtok å flytta neste kontrollutvalsmøte frå 29. september til 1. oktober. AVSLUTTA Oppdatert

61 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 15/ Internt l.nr /15 Sak: 42/15 Tittel: Oppfølgingsliste 6/15 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Oppfølgingsliste 6/15 vert teken til vitande.

62 Side 1 av 4 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/ Forvaltningsrevisjon - Læringsmiljø og PP-tenesta - rapport Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av læringsmiljøet i vidaregåande skule vert teken til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følgje opp revisor sine tiltak i kapittel 7 i rapporten. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen melde status på oppfølginga, og eventuell plan for vidare oppfølging, til kontrollutvalet innan 31. mars Vedlegg: Rapport frå Deloitte AS etter gjennomført forvaltningsrevisjon av læringsmiljøet i vidaregåande skule Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Samandrag Kontrollutvalet har fått utført forvaltningsrevisjon av læringsmiljøet i vidaregåande skule i fylket vårt. Deloitte AS har gjennomført undersøkingar der det er avdekka forhold som revisor har vurdert mot revisjonskriterier som gjeld for dette fagområdet. Det er utarbeidd fem tiltak på bakgrunn av vurderingane i til revisor. Tiltaka er presentert i kapittel 7 i rapporten. Fylkesrådmannen har hatt rapporten til høyring, og har skissert oppfølging i tre av dei fem tiltaka. Det er konkludert med ei tilråding om oppfølging av dei fem tiltaka i kapittel 7 i rapporten. 2. Bakgrunn for saka Revidert plan for forvaltningsrevisjon vart vedteken av fylkestinget 11. juni 2014 i FT-sak 4/14. I planen er forvaltningsrevisjon av læringsmiljø prosjekt nr. 6. Forvaltningsrevisjon av PP-tenesta er prosjekt nr. 5. Kontrollutvalet konkluderte, etter diskusjon i møte , med å slå saman prosjekta, og gjennomføre forvaltningsrevisjon av desse områda før ein gjennomfører forvaltningsrevisjon av vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg (prosjekt nr. 4). Leiar i utvalet fekk fullmakt til å bestille prosjektet i samråd med kontrollsjef. Bestillinga vart sendt Deloitte AS Prosjektplan vart vedteken av kontrollutvalet 10. februar 2015 i KU-sak 1/15. Leveringsfristen for rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon var sett til 11. september 2015.

63 Side 2 av 4 Kontrollutvalet v/sekretariatet mottok rapport etter gjennomførd forvaltningsrevisjon 15. september Vurderingar og konsekvensar Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjonen var å få undersøke om skuleeigar og den enkelte skule arbeider systematisk for å sikre eit godt læringsmiljø ved dei vidaregåande skulane i Sogn og Fjordane. Det har også vore eit føremål å få undersøkt i kva grad PPT bistår skulane med systemretta arbeid, og i kva grad PPT bidrar i skulane sitt arbeid med læringsmiljøet. Det vart på bakgrunn av bestillinga frå kontrollutvalet og føremålet med prosjektet utarbeidd følgjande problemstillingar: 1. I kva grad sikrar skuleeigar at dei vidaregåande skulane i fylket arbeider systematisk med å sikre eit godt læringsmiljø for elevane? 2. I kva grad driv skulane eit systematisk og kontinuerleg arbeid for å sikre eit godt læringsmiljø for elevane? 3. I kva grad bistår den pedagogisk psykologiske tenesta (PPT) dei vidaregåande skulane med systemretta arbeid? Metode Det har ved gjennomføring av dette prosjektet blitt nytta dokumentanalyse der revisor har gjennomgått regelverk, førearbeid til regelverket, rundskriv m.m. Informasjon om system og rutinar, samarbeidsavtaler med PPT og dokumentasjon på arbeid med elevane sitt læringsmiljø er samla inn og analysert. Det er også nytta spørjeundersøking for å få betre kjennskap til læringsmiljøet og samarbeidet med PPT. Spørjeundersøkinga gjekk til rektorane ved alle vidaregåande skulane i fylket. Svarprosenten ved spørjeundersøkinga var på 100%. Revisor sendte også ut elektronisk spørjeundersøking til elevråda ved alle dei vidaregåande skulane for å undersøke i kva grad elevrepresentantane opplever at skulen har eit systematisk og kontinuerleg arbeid på dette området, og i kva grad elevane blir involvert i dette arbeidet. 7 av 12 elevråd svarte på undersøkinga. Det vart også gjennomført intervju med to personar i opplæringsavdelinga for å få betre kjennskap til arbeidet med læringsmiljø, oppfølging av skulane og oppfølging av PPT frå skuleeigar si side. For å få nærar kjennskap til skulane sin praksis i arbeidet med elevane sitt læringsmiljø og samarbeidet med PPT vart det gjennomført intervju med 3 rektorar. Det vart innhenta dokumentasjon på arbeidet med elevane sitt læringsmiljø ved dei tre skulane desse rektorane kjem frå. Det vart gjennomført intervju enten med kontorleiar eller skulen sin kontaktperson frå dei PPTkontora som desse tre skulane er knytt til for å få ytterlegare informasjon om PPT sitt systemretta arbeid ved desse skulane og andre skular i same region. Revisjonskriterium Revisjonskriteria i dette prosjektet er i hovudsak henta frå opplæringslova (oppll.), og er dei krav og forventningar forvaltningsrevisjonsobjektet skal vurderast opp imot. Revisjonskriteria er presentert i innleiinga til kvart tema, og i vedlegg 2 i rapporten. Revisor sine vurderingar og tilrådingar

64 Side 3 av 4 Skuleeigar sitt arbeid med læringsmiljøet Undersøkinga som revisor har gjort tyder på at skuleeigar legg vekt på det å arbeide med elevane sitt læringsmiljø, og at dette er viktig for skuleeigar. Dette vert vist gjennom felles overordna mål, felles strategidokument og at temaet vert teke opp i dei årlege skulebesøka som direktør for opplæringsavdelinga gjennomfører der ein ser på analyser og drøftingar av resultat i elevundersøkinga. Det er, etter revisor si vurdering, ikkje etablert konkrete system for å følgje opp og kontrollere i kva grad skulane oppfyller krava til å arbeide kontinuerleg og systematisk med elevane sitt skulemiljø. Revisor vurderer fylkeskommunen sitt forsvarlege system knytt til oppll. kapittel 9a ikkje i tilstrekkeleg grad oppfyller krava til eit forsvarleg system etter oppll , slik krava er presisert i rundskriv Udir Skulane sitt arbeid for å sikre godt læringsmiljø Det er fokus på læringsmiljø ved dei vidaregåande skulane i fylket. Det er stor variasjon i korleis skulane sine system og rutinar knytt til dette er utforma. Revisor meiner at det ikkje er etablert eit tilfredsstillande system for internkontroll etter oppll. 9a-4 ved alle skulane, då det for fleire skular berre delvis er utarbeidd konkrete mål, kartlagt utfordringar og planlagt og sett i verk tiltak som gjeld skulemiljøet etter oppll. Kapittel 9a. Undersøkinga viser at ansvar og oppgåver knytt til læringsmiljøarbeidet ved skulane synes i hovudsak å vere tydeleg. Det føreligg ikkje dokumentasjon på rutinar eller retningslinjer for evaluering av skulemiljøarbeidet, og det er etter revisor si vurdering ikkje dokumentert tilstrekkeleg tydelege krav til kva som skal vurderast i samband med evalueringane, og korleis dette skal gjennomførast. Revisor stiller på bakgrunn av dette spørsmål ved om skulane i tilstrekkeleg grad evaluerer skulemiljøarbeidet, slik det er kravd i Udir Det er store variasjonar når det gjeld planer og rutinar ved skulane når det gjeld skulemiljøarbeidet. Revisor føreslår at det bør vurderast auka grad av felles rutinar og retningslinjer, og at beste praksis og gode rutinar vert delt og gjort til felles rutinar i større utstrekning enn i dag. Dette vil også bidra til ei betre ressursutnytting, og til å redusere risikoen for manglande regeletterleving. Det er for ein stor del oppretta skulemiljøutval som sikrar elevmedverknad. Men ein skule manglar slikt utval, ein skule fekk det etablert våren 2015, og ved ein skule har ikkje elevane fleirtal i utvalet, noko som dei skal ha iflg. Oppll. 11-5a. Revisor rår til at dette kjem på plass ved alle skulane i fylket, noko fylkesrådmannen i sin høyringsuttale slår fast skal kome på plass. Elevråda sine svar i undersøkinga når det gjeld elevane si involvering i arbeidet med å sikre eit godt skule- og læringsmiljø vert av revisor vurdert til å indikere behov for å få undersøkt i kva grad og eventuelt korleis elevane i ennå større grad kan involverast i læringsmiljøarbeidet ved fleire skular i fylket. Revisor rår til at det vert vurdert i kva grad og eventuelt korleis dette kan gjerast. Samarbeid mellom skulane og pedagogisk-psykologisk teneste (PPT) Kvar fylkeskommune skal ha ei pedagogisk-psykologisk teneste, som mellom anna skal hjelpe skulen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for elevar med særskilde behov. Dette er nedfelt i oppll Revisor har gjennom undersøkinga i dette prosjektet fått kjennskap til at fylkeskommunen som skuleeigar har eit tydeleg fokus på PPT sitt systemretta arbeid mot dei vidaregåande skulane. Det går fram av undersøkinga at det er forskjellar både mellom skulane og mellom PPT-kontora når det gjeld dette arbeidet. Eit fleirtal av rektorane opplever at skulen får tilstrekkeleg systemretta bistand frå PPT, men det er også nokre av rektorane som har behov for meir systemretta bistand. Sett frå PPT si side er det behov for å bevisstgjere skulane for å få dei til å etterspørje meir systemretta bistand frå PPT. PPT har behov for meir informasjon om skulen sitt læringsmiljøarbeid, for å kunne bidra i dette arbeidet. Det er derfor viktig å invitere PPT inn i fora der temaet vert diskutert.

65 Side 4 av 4 Revisor meiner det er behov for å oppretthalde fokus mot skulane og PP-tenesta når det gjeld i kva grad og korleis PPT kan bistå skulane med systemretta arbeid. Skuleeigar bør sikre at beste praksis blir gjort gjeldande, og at både skular og PPT lærar av kvarandre. Tiltak til forbetringar frå revisor Revisor understreker i konklusjonen at fylkeskommunen som skuleeigar har eit tydeleg fokus på å arbeide for eit godt læringsmiljø ved skulane. PP-tenesta bidreg vesentleg i skulane sitt systemretta arbeid. Revisor har utarbeidd 5 tiltak til forbetringar som følgje av vurderingar som er gjort i prosjektet. Fylkesrådmannen har i sin høyringsuttale skissert oppfølging i tre av tiltaka (1,3 og 5). Når det gjeld dei to siste (2 og 4) har fylkesrådmannen kommentert desse med at «det er fylkesrådmannen si vurdering at det er etablert nok arenaer for erfaringsdeling i organisasjonen», og «arbeidet med elevane sitt læringsmiljø er eit tilbakevendande og kontinuerleg tema på rektormøta, i styringsdialogen med skulane og i utviklingssamtale med rektorane». Kontrollsjefen sine vurderingar Revisor har svart på dei tre problemstillingar som er gitt i prosjektet. Det er utarbeidd fem tiltak til forbetringar på bakgrunn av dei vurderingar revisor har gjort som følgje av arbeidet med prosjektet. Fylkesrådmannen har i sin høyringsuttale skissert oppfølging av tre av tiltaka frå revisor, som går på å etablere system for internkontroll, at skulemiljøutvala er i samsvar med oppll. 11-5a, og følgjer opp samarbeidet mellom skule og PPT. Tiltaka er viktige for å betre læringsmiljøet i den vidaregande skulen. Tiltak nr. 2 går på å etablere system for å sikre beste praksis og gode rutinar. Dette kan gjennomførast i dei arenaer som er i dag. Det er snakk om å ha ei bevisstheit omkring det å kunne gjere seg nytte av det arbeidet som vert gjort rundt omkring på skulane, og at ein legg opp til at gode rutinar i arbeidet med læringsmiljøet vert delt i organisasjonen. Tiltak nr. 4 går på at skuleleiinga kan vurdere korleis elevane i større grad kan bli involvert i læringsmiljøarbeidet. Elevundersøkinga viser at skulane i fylket kjem godt ut i spørsmål knytt til læringsmiljø i samanlikning med landsgjennomsnittet (kap. 3.2). Undersøkinga revisor har gjort mot elevråda på dette punktet (kap ) har gitt tilbakemeldingar som gjer at det kan vere interessant å finne ut om dette er noko den enkelte skule kan bli betre på med omsyn til elevmedverknad i læringsmiljøarbeidet. 4. Konklusjon Deloitte AS har gjennomført forvaltningsrevisjon av læringsmiljøet i vidaregåande skule. Revisor har svart på dei problemstillingane som var gitt i prosjektet, og har konkludert med fem tiltak til forbetring av læringsmiljøet. Det vert i saka tilrådd at tiltaka vert følgt opp.

66 Sogn og Fjordane fylkeskommune Læringsmiljø i vidaregåande skular Forvaltningsrevisjon 2015

67 Læringsmiljø i vidaregåande skular September 2015 Rapporten er utarbeidd for Sogn og Fjordane fylkeskommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

68 Innhald 1 Samandrag 4 2 Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar Avgrensing Metode Revisjonskriterium 7 3 Om tenesteområdet Organisering Resultat i Elevundersøkinga 9 4 Skuleeigar sitt arbeid med læringsmiljø Problemstilling Revisjonskriterium Datagrunnlag Revisjonen si vurdering 16 5 Skulane sitt arbeid for å sikre godt læringsmiljø Problemstilling Revisjonskriterium Datagrunnlag Revisjonen si vurdering 27 6 Samarbeid mellom skulane og PPT Problemstilling Revisjonskriterium Datagrunnlag Revisjonen si vurdering 34 7 Konklusjon og anbefalingar 35 Vedlegg 1: Høyringsuttale 36 Vedlegg 2: Revisjonskriterium 38 Vedlegg 3: Sentrale dokument og litteratur 42 3

69 1 Samandrag I samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune har Deloitte gjennomført ein forvaltningsrevisjon av læringsmiljø i vidaregåande skular i fylkeskommunen. Føremålet med forvaltningsrevisjonen har vore å undersøkje om skuleeigar og den enkelte skule arbeider systematisk for å sikre eit godt læringsmiljø ved dei vidaregåande skulane i Sogn og Fjordane. Vidare har det vore eit føremål å undersøkje i kva grad PPT bistår skulane med systemretta arbeid, og i kva grad PPT bidrar i skulane sitt arbeid med læringsmiljøet. Revisjonen har gått gjennom aktuell dokumentasjon frå fylkeskommunen, og det er gjennomført intervju med til saman åtte personar i samband med forvaltningsrevisjonen. Vidare er det gjennomført ei elektronisk spørjeundersøking til rektorar ved alle dei vidaregåande skulane i fylkeskommunen, samt ei spørjeundersøking retta mot elevråda ved dei vidaregåande skulane. Undersøkinga viser at det frå skuleeigar si side er tydeleg fokus på viktigheita av å arbeide for å sikre eit godt læringsmiljø ved skulane. Det har dei siste åra også blitt eit tydelegare fokus på viktigheita av at PPT bistår skulane med systemretta arbeid, og undersøkinga viser ei positiv utvikling på dette området. Når det gjeld arbeidet med læringsmiljø, går det samtidig fram at det i stor grad er opp til den enkelte skule å etablere system og rutinar for å ivareta krava til systematisk og kontinuerleg arbeid med elevane sitt læringsmiljø, og at det er store forskjellar mellom systema som er etablert og kva desse inneheld. Undersøkinga viser at krava til internkontroll etter oppll. 9a-4 ikkje er tilstrekkeleg ivareteke ved alle skulane, og revisjonen meiner fylkeskommunen som skuleeigar må etablere system som sikrar at alle skulane etterlever krava til internkontroll etter oppll. 9a-4. Revisjonen meiner mellom anna at det kan vere føremålstenleg å i større grad enn i dag sørgje for at beste praksis og gode rutinar blir delt og gjort til felles rutinar. Fylkeskommunen må også sikre at alle skulane etablerer skulemiljøutval i samsvar med krav i opplæringslova. Vidare registrerer revisjonen at det framleis er forskjellar både mellom skulane og mellom dei ulike PPT-kontora når det gjeld det systemretta arbeidet. Revisjonen meiner at fokuset på systemretta arbeid bør oppretthaldast, og at både skulane og PPT bør følgjast opp når det gjeld i kva grad og korleis PPT bistår skulane med systemretta arbeid. Også her meiner revisjonen det kan vere føremålstenleg med auka grad av deling av beste praksis. Basert på undersøkinga anbefaler revisjonen at Sogn og Fjordane fylkeskommune som skuleeigar sett i verk følgjande tiltak: 1. Etablerer system som sikrar at alle vidaregåande skular i Sogn og Fjordane fylkeskommune driv eit kontinuerleg og systematisk arbeid etter oppll. 9a-4, og har system og rutinar som oppfyller krav til internkontroll slik desse er presisert i rundskriv Udir Etablerer system for å sikre at beste praksis og gode rutinar knytt til læringsmiljøarbeidet blir delt, og vurdere å i større grad etablere felles rutinar på området. 3. Sikrar at alle vidaregåande skular i Sogn og Fjordane fylkeskommune har skulemiljøutval der representantar for elevane er i fleirtal, jf. oppll. 11a Vurderer i kva grad og eventuelt korleis elevane i enno større grad kan involverast i læringsmiljøarbeidet ved skulane. 5. Følgjer opp både skulane og PP-tenestene når det gjeld i kva grad og korleis PPT bistår skulane med systemretta arbeid, samt etablerer system for auka grad av erfaringsdeling når det gjeld PPT sitt systemretta arbeid. 4

70 2 Innleiing 2.1 Bakgrunn Deloitte har i samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune, datert , gjennomført ein forvaltningsrevisjon av læringsmiljø i vidaregåande skular. Prosjektet omfattar det som opphavleg var planlagt som to prosjekt i revidert plan for forvaltningsrevisjon ; læringsmiljøet i vidaregåande skule og PP-tenesta. Prosjektet tar difor utgangspunkt i skildringa av desse to prioriterte prosjekta, og dei utfordringar og risikoar som er skildra i overordna analyse og som låg til grunn for prioritering av dei to prosjekta i revidert plan for forvaltningsrevisjon. 2.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjonen har vore å undersøke om skuleeigar og den enkelte skule arbeider systematisk for å sikre eit godt læringsmiljø ved dei vidaregåande skulane i Sogn og Fjordane. Vidare har det vore eit føremål å undersøkje i kva grad PPT bistår skulane med systemretta arbeid, og i kva grad PPT bidrar i skulane sitt arbeid med læringsmiljøet. I samsvar med føremålet med prosjektet er det utarbeidd følgjande problemstillingar : 1. I kva grad sikrar skuleeigar at dei vidaregåande skulane i fylket arbeider systematisk med å sikre eit godt læringsmiljø for elevane? 2. I kva grad driv skulane eit systematisk og kontinuerleg arbeid for å sikre eit godt læringsmiljø for elevane? 3. I kva grad bistår den pedagogisk psykologiske tenesta (PPT) dei vidaregåande skulane med systemretta arbeid? Under problemstilling 1 er det fokus på i kva grad skuleeigar har gitt føringar for skulane sitt arbeid med å sikre eit godt læringsmiljø, og om det eventuelt er formulert nokre felles mål for arbeidet med læringsmiljøet ved skulane. Vidare har vi under denne problemstillinga hatt fokus på i kva grad skuleeigar følgjer opp skulane sitt arbeid for å sikre eit godt læringsmiljø. Under problemstilling 2 er fokus på om skulane sitt arbeid for å sikre eit godt læringsmiljø for elevane er systematisk og kontinuerleg, slik det blir stilt krav om i opplæringslova. For å belyse denne problemstillinga, har revisjonen undersøkt i kva grad skulane arbeider aktivt med å kartleggje og vurdere kva faktorar det er viktig å ha fokus på for å sikre eit godt læringsmiljø, om det ved den enkelte skule er formulert mål, laga planar og sett i verk tiltak for å sikre eit godt læringsmiljø, samt om det er gjort ei tydeleg fordeling av ansvar og oppgåver. Vidare har det blitt undersøkt om det er etablert rutinar for jamleg å gjennomgå og evaluere skulen sitt arbeid for å sikre eit godt læringsmiljø. Det er krav om at elevane skal engasjerast i det systematiske skulemiljøarbeidet, og vi har difor også undersøkt i kva grad elevane deltar i desse prosessane. Vi vil også undersøkje i kva grad skulane har skriftlege rutinar som sikrar at arbeidet med elevane sitt læringsmiljø er målretta og systematisk. Under problemstilling 3 er fokus på i kva grad fylkeskommunen og/eller den enkelte skule har etablert avtalar med dei aktuelle PP-tenestene, der det går fram i kva grad og korleis PPT skal bistå skulane med systemretta arbeid. Vidare har det blitt undersøkt i kva grad skulane opplever at dei i tilstrekkeleg grad får systemretta bistand frå PPT, og i kva grad PPT er ein aktiv samarbeidspart i skulane sitt arbeid med å sikre eit godt læringsmiljø for elevane. 5

71 2.3 Avgrensing I dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har hovudfokuset vore på i kva grad og korleis skuleeigar og skulane arbeider systematisk for å fremje eit godt læringsmiljø. Prosjektet har difor ikkje i detalj undersøkt i kva grad dei spesifikke krava knytt til høvesvis psykososialt og fysisk skulemiljø, som går fram av opplæringslova kapittel 9a, blir etterlevd ved skulane. Prosjektet har derimot undersøkt om det er etablert system som skal sikre at desse krava blir etterlevd. Når det gjeld PPT, har fokus i dette prosjektet vore på PPT sitt systemretta arbeid, og i kva grad PPT blir involvert i skulane sitt arbeid med å sikre eit godt læringsmiljø for elevane. 2.4 Metode Oppdraget er utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Oppdraget er gjennomført i tidsrommet februar til august Dokumentanalyse Revisjonen har gjennomgått regelverk med tilhøyrande førearbeid, rundskriv mv., og brukt desse som revisjonskriterium. Vidare har revisjonen samla inn og analysert informasjon om system og rutinar, samarbeidsavtalar med PPT og dokumentasjon på arbeidet med elevane sitt læringsmiljø. Innsamla dokumentasjon har blitt vurdert opp mot revisjonskriteria Spørjeundersøking For å få kjennskap til arbeidet med læringsmiljø og samarbeidet med PPT ved alle dei vidaregåande skulane i fylkeskommunen, har revisjonen sendt ut ei elektronisk spørjeundersøking til rektorane ved alle dei vidaregåande skulane. Spørsmåla i undersøkinga omhandla sentrale forhold knytt til det å arbeide systematisk og kontinuerlig med elevane sitt læringsmiljø, korleis arbeidet er organisert, kven som deltar i arbeidet mv. Vidare inneheldt undersøkinga spørsmål knytt til PPT sitt systemretta arbeid ved skulen. Spørjeundersøkinga blant rektorane hadde ein svarprosent på 100 prosent (12 av 12 rektorar). Revisjonen har også sendt ut ei kort elektronisk spørjeundersøking til elevråda ved alle dei vidaregåande skulane i fylkeskommunen, for å undersøkje i kva grad elevrepresentantane opplever at skulen har eit systematisk og kontinuerleg arbeid på dette området, samt i kva grad elevane blir involverte i dette arbeidet. Undersøkinga blei sendt til elevrådsleiar, men med oppmoding om at elevrådet i fellesskap burde svare på spørsmåla. 58 prosent av elevråda (7 av 12 elevråd) svarte på undersøkinga Intervju Revisjonen har gjennomført intervju med to personar i Opplæringsavdelinga som mellom anna har ansvar for og god kjennskap til arbeid med læringsmiljø, oppfølging av skulane og samhandling med og oppfølging av PPT. Dei som blei intervjua var ein teamleiar og ein rådgjevar i Opplæringsavdelinga. For å få nærare kjennskap til skulane sin praksis når det gjelder arbeidet med elevane sitt læringsmiljø og samarbeid med PPT, har revisjonen gjennomført intervju med rektorar ved tre utvalde vidaregåande skular i fylket. Dei tre utvalde skulane, som omfattar skular av ulik storleik og i ulike delar av fylket er: Dale vidaregåande skule Firda vidaregåande skule Sogndal vidaregåande skule. 1 Gjennom svara på spørjeundersøkinga blir det opplyst at elevrådet i fellesskap svarte på undersøkinga ved fire av skulane. Ved to av skulane var det elevrådsleiar som svarte på undersøkinga, medan det er ein skule der nokre spørsmål blei besvart av elevrådsleiar og andre spørsmål blei besvart av elevrådet i fellesskap. 6

72 Ved dei utvalde skulane har revisjonen også henta inn dokumentasjon på arbeidet med elevane sitt læringsmiljø. Vidare har revisjonen intervjua anten kontorleiar eller skulen sin kontaktperson frå dei PPT-kontora som dei utvalde skulane er tilknytt, for å få ytterlegare informasjon om PPT sitt systemretta arbeid ved dei aktuelle skulane og andre skular i dei ulike regionane. Det har til saman blitt gjennomført intervju med åtte personar i samband med prosjektet Verifiseringsprosessar Oppsummering av intervju er sendt til dei som er intervjua for verifisering og det er informasjon frå dei verifiserte intervjureferata som er brukt i rapporten. Rapportutkast er sendt til fylkesrådmannen for verifisering og høyring. Faktafeil som blei påpeikt i samband med verifiseringa er retta opp i den endelege rapporten. Rådmannen sin høringsuttale er vedlagt rapporten som vedlegg Revisjonskriterium Revisjonskriterium er dei krav og forventingar som forvaltningsrevisjonsobjektet skal bli vurdert opp mot. Kriteria er utleda frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon. I dette prosjektet er revisjonskriteria i hovudsak henta frå opplæringslova. Kriteria er nærare presentert i innleiinga til kvart tema, og i vedlegg 2 til rapporten. 7

73 3 Om tenesteområdet 3.1 Organisering Opplæringsavdelinga i fylkeskommunen Sogn og Fjordane fylkeskommune har ei opplæringsavdeling med 35 tilsette, som er leia av fylkesdirektør for opplæring. Opplæringsavdelinga utgjer bindeleddet mellom fylkeskommunen som skuleeigar og dei vidaregåande skulane i fylket, og rektor ved kvar skule rapporterer til fylkesdirektør for opplæring. Fylkesdirektør for opplæring har også overordna ansvar for å sikre at fylkeskommunen har ei pedagogisk-psykologisk teneste i samsvar med krav i opplæringslova. Også leiarane for dei fylkeskommunale PPT-kontora rapporterer til fylkesdirektør for opplæring. Figuren under viser organiseringa av opplæringssektoren i fylkeskommunen. 2 Figur 1: Organisasjonskart opplæringssektoren i Sogn og Fjordane fylkeskommune per Kjelde: Sogn og Fjordane fylkeskommune. Dei ulike teama i Opplæringsavdelinga har ansvar for utviklingsarbeid, rettleiing og oppfølging av skulane, i tillegg til enkelte sentraliserte oppgåver innan sine definerte ansvarsområde. Team for skule arbeider til dømes med oppfølging av skulane, under dette arbeid med kompetanseutvikling, læringsmiljø, oppfølging av elevundersøkinga mm. Teamet har også ansvar for å førebu og delta i gjennomføringa av fylkesdirektøren sin årlege kvalitetsdialog med dei vidaregåande skulane Dei vidaregåande skulane Det er totalt 12 fylkeskommunalt eigde vidaregåande skular i Sogn og Fjordane 3. Av desse tilbyr to skular berre yrkesfaglege utdanningsprogram, ein skule berre studiespesialiserande utdanningsprogram og dei resterande ni skulane både yrkesfaglege og studiespesialiserande studieprogram. Skulane varierer når det gjeld tal elevar, frå 52 elevar ved Sogn jord- og hagebruksskule, til om lag 800 elevar ved Sogndal vidaregåande skule. 2 Fagskulen i Sogn og Fjordane rapporterer til eit eige styre, og inngår difor ikkje i organisasjonskartet. 3 Dale, Eid, Firda, Flora, Hafstad, Høyanger, Mo og Øyrane, Måløy, Sogn jord- og hagebruksskule, Sogndal, Stryn og Årdal. 8

74 3.1.3 Pedagogiske-psykologisk teneste (PPT) Pedagogisk-psykologisk teneste (PPT) i Sogn og Fjordane er, med unntak for kommunane Luster, Aurland, Bremanger og Selje, ei gjennomgåande PP-teneste som dekkjer behovet for PP-tenester i heile det 13-årige opplæringsløpet, samt tenester i førskulealder og i vaksenopplæring. Sogn og Fjordane fylkeskommune eig og driv to PPT-kontor: PPT Sogndalsregionen og PPT Eid og Vågsøy. Fylkeskommunen sine PPT-kontor leverer tenester til dei vidaregåande skulane som ligg innanfor dei geografiske nedslagsfelta kontora dekkjer. Kontora sel også tenester til kommunane som ligg i desse geografiske områda. I tillegg kjøper fylkeskommunen PP-tenester frå både kommunale og interkommunale PPT-kontor, regulert av eigne samarbeidsavtalar. Totalt kjøper Sogn og Fjordane fylkeskommune PP-tenester frå seks ulike kommunale og interkommunale PPT-kontor rundt om i fylket. Dei ulike PPT-kontora (både fylkeskommunale, kommunale og interkommunale) har ansvar for oppfølging av dei vidaregåande skulane som ligg innanfor deira kontaktområde. Kvar vidaregåande skule har vanlegvis tilgang til ein fast kontaktperson ved PPT-kontoret, som gjerne har ein fast kontordag i veka ved skulen. 3.2 Resultat i Elevundersøkinga Resultat frå elevundersøkinga hausten 2014 viser at Sogn og Fjordane fylkeskommune på ei rekkje indikatorar som vedkjem fysisk og psykososialt læringsmiljø har resultat som er betre enn det nasjonale snittet for vidaregåande skule. 4 På andre indikatorar ligg resultatet på same nivå som det nasjonale snittet. Til dømes er snittet det same på spørsmål om eleven trivst på skulen (4,3). 5 Detaljerte svar på dette spørsmålet går fram av figuren under. Som ein kan sjå av figuren, var det ein noko større prosentdel i Sogn og Fjordane (44%) enn i landet som heile (41%) som har svart «trivst svært godt» på dette spørsmålet. Figur 2: Trivsel på skulen. Prosent Trivst du på skulen? Nasjonalt vgs. Sogn og Fjordane fylkeskommune Trivst svært godt Trivst godt Trivst litt Trivst ikkje noko særleg Trivst ikkje i det heile tatt Kjelde: Elevundersøkinga, haust 2014 Også på fleire indikatorar knytt til trygt miljø, er gjennomsnittleg resultat i Sogn og Fjordane fylkeskommune høgre enn for vidaregåande skular nasjonalt. Påstanden «De voksne på skolen har klare forventninger om hvordan vi elever skal oppføre oss mot hverandre» har eit gjennomsnittleg resultat i Sogn og Fjordane fylkeskommune på 4,3, medan snittet nasjonalt er 4,2. På spørsmål om dei vaksne reagerer når nokon seier eller gjer noko ubehageleg/ekkelt mot ein elev, er snittet i Sogn og Fjordane fylkeskommune 4,1, medan snittet nasjonalt er 4,0. 4 I Sogn og Fjordane fylkeskommune var det hausten elevar ved vidaregåande skular som blei inviterte til å svare på elevundersøkinga. Av desse svarte 3635, noko som utgjer ein svarprosent på 88,2 %. 5 Utdanningsdirektoratet gir på Skoleporten følgjande skalaforklaring: «Skala 1-5. Høy verdi betyr positivt resultat. Unntakene er mobbing på skolen hvor lav verdi er positivt ( ). Resultatene for mobbing på skolen vises også i form av andelen elever som opplever mobbing 2 eller 3 ganger i måneden eller oftere.» Skoleporten er Utdanningsdirektoratet sin nettjeneste der skular og skuleeigarar skal kunne finne relevante og pålitelige data om grunnopplæringa. 9

75 Vidare har Sogn og Fjordane fylkeskommune eit snitt på 4,0 på påstanden «I min klasse gjer vi ikkje narr av kvarandre dersom nokon gjer feil», medan snittet nasjonalt er 3,9. Resultat frå elevundersøkinga hausten 2014 viser vidare at 2,7 % av elevane ved vidaregåande skular i Sogn og Fjordane har opplevd å bli gjort narr av eller erta 2 eller 3 gonger i månaden eller oftare, medan det nasjonalt er 4,2 prosent av elevane ved vidaregåande skular som har opplevd dette. Når det gjeld mobbing, svarer 1,8 % av elevane ved vidaregåande skular i Sogn og Fjordane at dei har opplevd mobbing 2 eller 3 gonger i månaden eller oftare. Tilsvarande prosentdel nasjonalt er 2,4 %. Elevundersøkinga inneheld også nokre spørsmål knytt til fysisk læringsmiljø. Også på fleire av desse indikatorane har Sogn og Fjordane fylkeskommune eit betre gjennomsnittleg resultat enn det nasjonale snittet for vidaregåande skular. Når det gjeld kor nøgd elevane er med lufta i klasseromma er til dømes snittet i Sogn og Fjordane fylkeskommune 3,1, medan snittet nasjonalt er 2,8. Svarfordelinga går fram av figuren under. Figur 3: Lufta i klasseromma Er du nøgd med følgjande forhold på skulen: Lufta i klasseromma Nasjonalt vgs. Sogn og Fjordane fylkeskommune Svært fornøyd Fornøyd Ganske fornøyd Litt fornøyd Ikkje særleg fornøyd Kjelde: Elevundersøkinga, haust 2014 Når det gjeld temperaturen i klasseromma er snittet i Sogn og Fjordane fylkeskommune 2,8, medan det nasjonale snittet er 2,6. Snittet for kor fornøyd elevane er med klasseromma elles er 3,7 i Sogn og Fjordane fylkeskommune, og 3,6 nasjonalt. Snittet for kor fornøyd elevane er med lærebøker og utstyr, er 3,9 i Sogn og Fjordane fylkeskommune og 3,6 nasjonalt. 10

76 4 Skuleeigar sitt arbeid med læringsmiljø 4.1 Problemstilling I dette kapitlet vil følgjande problemstilling bli svart på: I kva grad sikrar skuleeigar at dei vidaregåande skulane i fylket arbeider systematisk med å sikre eit godt læringsmiljø for elevane? 4.2 Revisjonskriterium Skuleeigar sitt ansvar for å følgje opp skulane, og sikre at krav i regelverket blir oppfylte, går fram av opplæringslova Her står det mellom anna at: «ommunen fylkeskommunen ( ) har ansvaret for at krava i opplæringslova og forskriftene til lova blir oppfylte, under dette å stille til disposisjon dei ressursane som er nødvendige for at krava skal kunne oppfyllast. ommunen fylkeskommunen ( ) skal ha eit forsvarleg system for vurdering av om krava i opplæringslova og forskriftene til lova blir oppfylte. ommunen fylkeskommunen ( ) skal ha eit forsvarleg system for å følgje opp resultata frå desse vurderingane ( ). I eit rundskriv frå Utdanningsdirektoratet om systemretta arbeid etter opplæringslova kapittel 9a går det fram at krav om at skuleeigar skal ha eit forsvarleg system for å vurdere om krav i regelverket blir oppfylte, inneber at: «( ) systemet må inneholde en oversikt over lovkrav på området alle aktuelle lovbestemmelser på området må operasjonaliseres - må kartlegge innholdet i hver enkelt relevant lovbestemmelse mht rettigheter og plikter, og avgjøre hva dette innebærer for skoleeiers system.» 6 Utfyllande revisjonskriterium på dette området går fram av vedlegg 2 til rapporten. 4.3 Datagrunnlag Felles mål og føringar for skulane sitt arbeid med læringsmiljø Frå skuleeigar blir det vist til at felles mål og strategiar for læringsmiljøet ved dei vidaregåande skulane går fram av mål- og strategidokumentet «God betre best! Mål og strategiar for vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane 2012 til 2015». 7 I det overordna strategidokumentet går det fram at det er avgjerande å oppretthalde fokus og høg kvalitet innanfor mellom anna psykososialt læringsmiljø og fysisk skulemiljø. Det går også fram av mål- og 6 Utdanningsdirektoratet: Systemrettet arbeid etter opplæringsloven kapittel 9a, Rundskriv Udir Vedtatt i Fylkestinget, 17. april 2012, sak 05/12. I FU- sak 18/15 Vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane frå arbeid med nytt målog strategidokument gjorde fylkesutvalet vedtak om å forlenge mål- og strategidokumentet for vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane , "God betre best!", med to år, og at det skal utarbeidast eit nytt handlingsprogram for vidaregåande opplæring for perioden

77 strategidokumentet at fokus på elevmedverknad er viktig for dei vidaregåande skulane i fylket. I eit vedlegg til strategien, er viktigheita av eit godt læringsmiljø i den vidaregåande skulen gått gjennom og drøfta 8. Det er mellom anna vist til lovkrav og relevant forsking på feltet, og det er lista opp følgjande kjenneteikn på eit godt læringsmiljø: Elevane kjenner seg verdsette og er ein aktiv del av fellesskapet. Elevane møter ein skule som fremjar god fysisk og psykisk helse. Elevane møter ein skule fri for mobbing, vald og rasisme. Elevane har ansvar og plikter som medspelarar i skulesamfunnet, og deltek gjennom eit aktivt elevdemokrati. Undervisninga er tilgjengelig for den einskilde og elevgruppa samla, både med omsyn til læremateriell, utstyr og bygningar. Vidare er det vist til strukturelle og prosessuelle kvalitetar som er viktige i arbeidet med læringsmiljø. Fysisk miljø blir vist til som ein viktig strukturell kvalitet, og til dømes tilpassa og likeverdig opplæring, elevmedverknad og eksternt samarbeid blir vist til som viktige prosessuelle kvalitetar. Det blir også understreka at det for å skape eit godt og trygt læringsmiljø, er avgjerande at skulen har tydelege reglar, og at regelbrot blir handheva på ein konsekvent måte. Hovudutval for opplæring har vedteke eit handlingsprogram for perioden , som følgjer opp dei overordna måla i strategidokumentet «God betre best!» med tiltak. I samband med oversending av dokumentasjon til revisjonen, trekk skuleeigar fram særskilte satsingsområde i handlingsprogrammet som er relatert til opplæringslova 9a. Dei satsingane som blir trekt fram, er innan følgjande område: Klasseleiing Samfunnsrolla Skuleeigarrolla Danning Når det gjeld klasseleiing, kjem det mellom anna fram at rektor har ansvar for ein del tiltak knytt til oppfølging av mål knytt til god klasseleiing, som bruk av mentorordning for nyutdanna lærarar, tilrettelegging for kollegabasert rettleiing, og innføring av skulevandring. For å sikre at skuleleiinga har tilstrekkeleg kompetanse, skal rektor óg leggje til rette for deltaking på «rektorskulen» og leggje til rette for hospitering og etterutdanningstiltak. Vidare går det fram av handlingsprogrammet at rektor er ansvarleg for utarbeiding av plan for å ta i mot, støtte og følgje opp bortebuarar, etablering av samarbeid med ungdomssteget om vurdering i gjennomgåande fag og ansvar for å gjere kompetansemål og vurderingskjenneteikn kjend blant elevar og lærarar. På Sogn og Fjordane fylkeskommune sin læringsplakat, som gir oversikt over kva prinsipp fylkeskommunen skal ha for opplæring, står det at skulen og lærebedrifta skal «sikre at det fysiske og psykososiale arbeids- og læringsmiljøet fremjar helse, trivsel og læring». 10 Frå skuleeigar blir det vidare vist til Kvalitets- og rutinehandboka for vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane som sentral i samband med kravet om at skuleeigar skal sikre at krav i regelverket blir innfridd. Det blir peikt på ulike område i Kvalitets- og rutinehandboka som omhandlar læringsmiljøet. Mellom anna gjeld dette rutinen «Elevane sitt skulemiljø, Kap. 9a og 11 i Opplæringslova.» 11 I dette dokumentet er det kort vist til dei overordna krava i regelverket og lovheimel. Vidare er det lagt inn lenkje til aktuelle rettleiarar, rundskriv mv. frå Utdanningsdirektoratet. Det ligg også inne ei lenkje til mal for enkeltvedtak. Det blir også vist til ei rekkje andre rutinar i Kvalitets- og rutinehandboka som omhandlar læringsmiljøet. Mellom anna: 8 Kjenneteikn på kvalitet i vidaregåande opplæring. Vedlegg 1 til mål- og strategidokument for vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane Vedtatt i Fylkesting, 17. april 2012, sak 05/12. 9 Handlingsprogram for vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane Vedtatt i Hovudutval for opplæring, 13. juni 2012, sak 15/ Frå Kjenneteikn på kvalitet i vidaregåande opplæring. Vedlegg 1 til mål- og strategidokument for vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane Vedtatt i Fylkesting, 17. april 2012, sak 05/12 11 Sogn og Fjordane fylkeskommune: Elevane sitt skulemiljø, Kap. 9a og 11 i Opplæringslova.. versjon nr 2, dato endra

78 Bortvising elevar 12 : Av rutinen framgår fullmakt til og kriterium for bortvising av elevar, samt lovgrunnlag og lenkje til ordensreglementet. Elevmedverknad - råd og utval 13 : Av rutinen går det fram at elevane skal engasjerast i planlegginga og gjennomføringa av det systematiske arbeidet for helse, miljø og tryggleik ved skulen. Vidare blir det vist til at det skal etablerast elevråd, skuleutval og skulemiljøutval. Det er vist til lovgrunnlag og rettleiar frå Kunnskapsdepartementet. Elev- og lærlingundersøkinga: 14 Når det gjeld elevundersøkinga går det fram at undersøkinga er frivillig, men at skulane skal informere om denne og at den skal gjennomførast på VG1. Det er vist til forskrift til opplæringslova og til Utdanningsdirektoratet si nettside. Mobbing: 15 Det blir vist til kjenneteikn på mobbing, at kapitel 9a i opplæringslova gir alle elevar rett til eit godt fysisk og psykososialt miljø som fremjar helse, trivsel og læring, samt at skuleeigar og skulen har tydelege plikter når det gjeld rutinar og tiltak. Det går ikkje eksplisitt fram kva som inngår i desse pliktene. Det er vist til lovgrunnlag og aktuelle lenkjer på nettet. Det føreligg ikkje overordna fylkeskommunale retningsliner eller andre dokument der krava i opplæringslova kapittel 9a er operasjonalisert, eller malar mv. som til dømes viser korleis skulane kan arbeide for å operasjonalisere desse krava og setje mål for læringsmiljøet ved skulen. Det føreligg heller ikkje dokumentasjon på at skuleeigar har kartlagt innhaldet i kapittel 9a med omsyn til rettar og plikter og vurdert kva dette inneber for skuleeigar sitt forsvarlege system, utover at det i fleire rutinar i Kvalitets- og rutinehandboka er vist til krav i oppll. kapittel 9a. I årleg ansvarsbrev frå fylkesdirektøren til den einskilde skule ved rektor blir det gitt informasjon og føringar knytt til budsjett og økonomiske rammer. I eit døme på ansvarsbrev som revisjonen har fått tilsendt 16, er det vist til fylkeskommunen sitt styringssystem, og blir mellom anna bedt om at rektor legg vedteke målekart og tilhøyrande styringssignal til grunn for sektoren sine prioriteringar. Vidare går det fram at alle skulane skal ha levande utviklingsplanar som er forankra i God-betre-best! og tilhøyrande handlingsprogram. Revisjon av skulane sine utviklingsplanar skal vere gjennomført etter at nytt handlingsprogram er vedteke. Når det gjeld risikovurderingar, går det fram at rektor har ansvar for å gjennomføre risikovurdering for sin skule, og basert på denne ved behov utarbeide handlingsplan med tiltak for å redusere sannsynet for at feilen skjer og/eller redusere konsekvensane av feil som likevel måtte skje. Det er i ansvarsbrevet vist til felles mål for gjennomføring i vidaregåande opplæring, og stilt krav til skulen om rapportering i den samanheng. Det er ut over dette ikkje gitt eksplisitte føringar eller stilt eksplisitte krav knytt til arbeidet med læringsmiljø ved skulen. Vidare blir det opplyst at fylkesdirektøren gjennom den årlege styringsdialogen med den einskilde skule (sjå kapittel under) ønskjer å gje tydelege styringssignal og å vere ein pådrivar i kvalitets- og utviklingsarbeid ved skulane. I spørjeundersøkinga til rektorane ved dei tolv vidaregåande skulane i fylkeskommunen, kjem det fram at sju rektorar i stor grad opplever at det blir stilt krav frå skuleeigar til skulen sitt arbeid for å sikre godt læringsmiljø. Fem rektorar opplever at det i nokon grad blir stilt krav til arbeidet skulen gjer for å sikre eit godt læringsmiljø. Svarfordelinga går fram av figuren under. 12 Sogn og Fjordane fylkeskommune: Bortvising elevar. Versjon nr. 1, dato endra Sogn og Fjordane fylkeskommune: Elevmedverknad - råd og utval. Versjon nr. 1, dato endra Sogn og Fjordane fylkeskommune: Elev- og lærlingundersøkinga. Versjon nr. 1, dato endra Sogn og Fjordane fylkeskommune: Elev- og lærlingundersøkinga. Versjon nr. 1, dato endra Sogn og Fjordane fylkeskommune: Ansvarsbrev - Ansvar 210 Årdal vidaregåande skule. Budsjett for våren 2015 og økonomiske rammer for skuleåret

79 Figur 4: I kva grad stiller Opplæringsavdelinga krav til skulen sitt arbeid for å sikre eit godt læringsmiljø? (N=12) I stor grad I nokon grad I liten grad Ikkje i det heile Veit ikkje Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar I intervju med rektorane ved dei tre utvalde skulane kjem det fram at rektorane opplever at fylkeskommunen har definert sentrale element i læringsmiljøarbeidet i dei vidaregåande skulane gjennom overordna mål- og strategidokument. Samtidig blir det frå to av dei tre rektorane kommentert at dei saknar meir felles føringar og system for korleis dei ulike skulane i fylket skal følgje opp og arbeide med dei sentrale elementa i strategien. Det blir opplyst at rektor per i dag i stor grad må ta ansvar for utarbeiding av eigne system for oppfølging av skule- og læringsmiljø, og at det ikkje er gitt felles føringar eller rettleiing frå skuleeigar når det gjeld korleis systema bør byggjast opp. Dei to rektorane trekk fram at skuleeigar gjerne kunne ha hatt tydelegare fokus på korleis skulane skal følgje opp dei lovpålagte oppgåvene på området, og ei meir praktisk retta tilnærming til kva arbeid skulane skal gjere for å klare å utføre desse oppgåvene på tilstrekkeleg vis. Frå skuleeigar blir det vist til at det på nokre område har blitt formidla meir praktisk retta mål, føringar og forventningar til dei vidaregåande skulane. Mellom anna blir det vist til at skulane skal ha folkehelsegrupper og miljøkoordinator, og at desse er involvert i arbeidet med skule- og læringsmiljø. Det er utarbeidd ein eigen rutine for miljøkoordinator i Kvalitets- og rutinehandboka. Her går det fram at ordninga med miljøkoordinator er eit sosialpedagogisk tiltak ved dei vidaregåande skulane, og at miljøkoordinator har tre hovudarbeidsområde: Førebyggande arbeid Kontaktskapande arbeid Sosialpedagogisk arbeid Vidare går det fram at kvar rektor/skule må definere arbeidsoppgåvene til miljøkoordinator, ut frå den enkelte skule sitt behov. Det er også vist til felles retningsliner for miljøkoordinator sitt arbeid, der det mellom anna blir peikt på ulike oppgåver miljøkoordinator bør vere involvert i. Frå skuleeigar blir det også vist til at det er formidla klare forventningar når det gjeld skulane si oppfølging av Elevundersøkinga. Slike forventningar blir formidla i samband med styringsdialogen med dei vidaregåande skulane og gjennom ulike tema for rektormøte. I brev frå fylkesdirektør for opplæring til alle rektorane 17 blir det også vist til eit felles tiltak i arbeidet med psykisk helse i vidaregåande skule. Det blir informert om at fylkeskommunen i samarbeid med Helse Førde har etablert ei faggruppe som tilbyr ein «fyrstehjelpspakke» i arbeidet med psykisk helse. Tilbodet er retta mot elevar på VG1 og tilsette ved skulane. Det aktuelle tilbodet har vore gjennomført over dei to siste åra, og frå fylkesdirektøren blir skulane gjennom brevet oppmoda om å nytte seg av tilbodet komande skuleår Skuleeigar si oppfølging av arbeidet med læringsmiljø ved skulane Det blir opplyst at skuleeigar nyttar den årlege elevundersøkinga frå Utdanningsdirektoratet som ei hjelp til å analysere og utvikle læringsmiljø i dei vidaregåande skulane i fylket. I årsrapport 2014 for Sogn og fjordane fylkeskommune blir det under kapittelet om opplæring 18 presentert mål, indikatorar og resultat frå målekartet. Her 17 Sogn og Fjordane fylkeskommune, Fylkesdirektør for opplæring: Arbeid med psykisk helse i vidaregåande skule. Brev til alle rektorane Følgjande går fram av årsrapporten: «Med heimel i opplæringslova er fylkeskommunen som skuleeigar pålagd å utarbeide ein årleg rapport om tilstanden i den vidaregåande opplæringa. Tema skal vere læringsresultat, fråfall og læringsmiljø. ( ) rsrapport 201 dekkjer krava som ligg til ein slik tilstandsrapport.» Side

80 går det fram at «læringsmiljø» er ein suksessfaktor, med «trivsel i vidaregåande opplæring» som ein tilhøyrande måleindikator. Ambisjonsnivået er eit gjennomsnittleg resultat på > 4,4 (på ein skala frå 1 til 5) i elevundersøkinga. 19 Det blir oppgitt eit evalueringsresultat på 4,3, og kommentert at ambisjonsnivået ikkje er nådd. Det blir samtidig vist til at «fylkesdirektøren vurderer tilbakegangen som svært liten, og det er uråd å identifisere faktorar som gir utslag». 20 Frå skuleeigar blir det vidare vist til den årlege styringsdialogen med alle dei vidaregåande skulane som ein sentral arena for å følgje opp skulane sitt arbeid med læringsmiljø. Ved kvar skule blir det arrangert eit dagsmøte der opplæringsdirektør og tilsette i Opplæringsavdelinga møter skuleleiing, tillitsvalde ved skulen og elevrepresentantar. Besøket begynner med eit fellesmøte der alle nemnde grupper deltar, deretter er det eit møte med leiargruppa, før fylkesdirektøren til slutt har utviklingssamtale med rektor. 21 Frå 2013 har elevane blitt inviterte til å melde tema dei ønskjer å drøfte i samband med fellesmøtet. Dei førehandsdefinerte temaa for fellesmøtet på alle skulane i 2013 var gjennomføring i vidaregåande opplæring, og trivsel og meistring (psykisk helse, trivsel og karakterutvikling). Vidare går det fram at mellom anna resultat frå elevundersøkinga på området mobbing på skulenivå blei sendt over til skulane i forkant av møtet, for å utgjere ein del av grunnlaget for drøftingane på fellesmøtet. I rapport frå skulebesøka blir det vist til at resultat frå elevundersøkinga over tid har vist høg trivsel og lite mobbing blant elevane. Samtidig blir det vist til at både elevane og skuleleiinga er særleg merksame på at nettmobbing er vanskeleg å avdekke. Blant innmeldte tema frå elevane var mellom anna helse og miljø. Ifølgje rapporten merkar fylkesdirektøren seg at god dialog mellom skuleleiing, lærarar og elevar er avgjerande for trivsel og utvikling av eit godt læringsmiljø for elevane, og det blir vist til at elevane sine rettar blir sikra gjennom god dialog og gode rutinar for oppfølging av det psykososiale arbeidsmiljøet. Vidare blir det vist til at fylkesdirektøren gjennom besøka får innsyn i om fylkeskommunen lukkast med å nå målsetnadene som er sett i styringsdokument både nasjonalt og på fylkesnivå. Rektorane ved dei tre utvalde skulane stadfestar at læringsmiljø er tema i dei årlege skulebesøka, og det blir vist til at skulebesøka blir brukt mellom anna til oppfølging av den enkelte skule sine resultat i elevundersøkinga. Alle dei tre intervjua rektorane opplever at desse møta fungerer godt som arena for å diskutere læringsmiljø, og at dialogen med skuleeigar er god. Ein annan sentral møtearena er rektormøta som blir gjennomført om lag ein gong per månad med utgangspunkt i oppsett plan. Møta er organisert over to dagar, der rektorane i regionane er ansvarlege for innhaldet den første dagen og fylkesdirektør for opplæring den andre dagen. I intervju blir det vist til at læringsmiljø har vore tema på rektormøta ved enkelte høve, men at desse møta som regel har ein fastsatt agenda med lite tid og moglegheit til å ta opp tema etter rektorane sine ønskje. Det blir trekt fram av dei intervjua rektorane at det over det heile eksisterer få arenaar og forum der skulen kan ta opp læringsmiljø som tema med skuleeigar, og omvendt. I spørjeundersøkinga kjem det fram at fem rektorar i stor grad opplever at skuleeigar følgjer opp og/eller etterspør informasjon om skulen sitt arbeid for å sikre eit godt læringsmiljø. Seks rektorar opplever at dette i nokon grad er tilfellet, medan éin rektor opplever at skuleeigar i liten grad følgjer opp og/eller etterspør informasjon om skulen sitt arbeid med læringsmiljøet. Svarfordelinga går fram av figuren under. 19 Utdanningsdirektoratet gir på Skoleporten følgjande skalaforklaring: «Skala 1-5. Høy verdi betyr positivt resultat. Unntakene er mobbing på skolen hvor lav verdi er positivt og andel elever som opplever mobbing som viser andelen elever (prosent).» Skoleporten er Utdanningsdirektoratet sin nettjeneste der skular og skuleeigarar finn relevante og pålitelige data om grunnopplæringa. 20 Sogn og Fjordane fylkeskommune. Årsrapport Side Skulebesøk Informasjonsskriv frå fylkesdirektør til alle rektorane Sogn og Fjordane fylkeskommune: Rapport frå skulebesøka Notat frå fylkesrådmannen til fylkesutvalet

81 Figur 5: I kva grad følgjer Opplæringsavdelinga opp og/eller etterspør informasjon om skulen sitt arbeid for å sikre eit godt læringsmiljø? (N=12) Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar 5 6 Frå skuleeigar blir det vist til Fylkesmannen i 2011 gjennomførte tilsyn etter oppll. kapittel 9a ved fire av dei vidaregåande skulane: Sogndal vidaregåande skule (pålegg om endring knytt til individretta arbeid og brukarmedverknad) Høyanger vidaregåande skule (ingen pålegg om endring) Flora vidaregåande skule (ingen pålegg om endring) Hafstad vidaregåande skule (pålegg om endring knytt til førebyggjande arbeid og internkontroll, individretta arbeid og brukarmedverknad) Tilsyna der det blei gitt pålegg om endring blei avslutta etter tilbakemelding om tiltak frå fylkeskommunen. Ved Hafstad vidaregåande skule blei det gjennomført eit oppfølgingstilsyn hausten Også i dette tilsynet blei det gitt pålegg om retting knytt til både førebyggjande arbeid, individretta arbeid og brukarmedverknad. Tilsynet blei avslutta etter tilbakemelding om tiltak frå fylkeskommunen. Frå skuleeigar blir det vist til at tilsynsrapportane og konklusjonane blei gjort kjende for resten av skulane, og var tema både på rektormøte og i skulebesøka i etterkant. Det er ikkje bedt om skriftleg rapportering frå skulane når det gjeld etablering av system for å oppfylle krav i oppll. kapittel 9a, og det blir vist til at dette blir vurdert å vere dekka av Kvalitets- og rutinehandboka I stor grad I nokon grad I liten grad Ikkje i det heile Veit ikkje 4.4 Revisjonen si vurdering Undersøkinga viser at viktigheita av å arbeide med elevane sitt læringsmiljø er tydeleg vektlagt frå skuleeigar si side, både gjennom felles overordna mål og utdjuping av viktigheita av dette arbeidet gjennom felles strategidokument. Temaet har også stått i fokus i dei årlege skulebesøka som opplæringsdirektøren gjennomfører, mellom anna gjennom analysar og drøftingar av resultat i Elevundersøkinga. Gjennom kvalitetssystemet er det også tydeleggjort kva krav som er stilt i regelverket når det gjeld læringsmiljø, og lagt til rette med lenkjer til både regelverk og utfyllande føringar på området. Samtidig er det ikkje etablert konkrete system for å følgje opp og kontrollere i kva grad skulane oppfyller dei spesifikke krava til å arbeide kontinuerleg og systematisk med elevane sitt skulemiljø. Skuleeigar har ikkje gjort ei operasjonalisering av krava som går fram av oppll. kapittel 9a, for å tydeleggjere kva desse krava inneber av rettar og plikter, eller kva system, rutinar, planar mv. det er forventa at skulane må ha på plass for å oppfylle lovkrava om systematisk og kontinuerleg arbeid med elevane sitt skulemiljø. Revisjonen kan basert på dette ikkje sjå at fylkeskommunen sitt forsvarlege system knytt til oppll. kapittel 9a i tilstrekkeleg grad oppfyller krava til eit forsvarleg system etter oppll , slik krava er presisert i rundskriv Udir Denne vurderinga må også sjåast i lys av revisjonen sine vurderingar i kapittel 5.4, der det går fram at funn i undersøkinga indikerer at ikkje alle skulane i tilstrekkeleg grad oppfyller krava til systemretta arbeid etter oppll. 9a-4. Revisjonen vil i den samanheng presisere skuleeigar sitt ansvar slik det mellom anna er skildra av Fylkesmannen i Sogn og Fjordane i fleire tilsynsrapportar: «Sjølv om opplæringslova legg ansvaret på skuleleiinga for den daglege gjennomføringa og etterlevinga av dei kontrollerte reglane, er det kommunen som har det overordna ansvaret. Det er kommunen som skuleeigar som må syte 16

82 for at skuleleiinga ved kvar skule etterlever krava og pliktene i lova, og at dei tilbyr tenestene og aktivitetane som lova omtalar.» 23 Undersøkinga viser at det per i dag i stor grad er opp til kvar skule å gjere ei vurdering av kva lovkrava på området medfører av rettar og plikter, og vurdere kva system og rutinar som må etablerast for å ivareta desse rettane og pliktene på ein god måte. Dette medfører at det kan vere til dels store variasjonar mellom skulane når det gjeld kva system som er utarbeidd (sjå kapittel 5). System- og rutineutviklinga på eit meir detaljert nivå enn dei overordna rutinane som inngår i Kvalitets- og rutinehandboka, framstår i dag ikkje som ein koordinert og styrt prosess. I tillegg til å medføre ein risiko for manglande regeletterleving, meiner revisjonen at denne praksisen inneber ei lite føremålstenleg ressursutnytting. Revisjonen meiner at beste praksis og gode rutinar bør delast og gjerast til felles rutinar i større utstrekning enn i dag. Då vil ein i større grad sikre at rutinar er dekkande og oppdaterte i forhold til gjeldande regelverk og at beste praksis blir gjort gjeldande ved alle skulane. 23 Fylkesmannen i Sogn og Fjordane: Tilsynsrapport frå oppfølgingstilsyn. Skulen sitt arbeid med elevane sitt psykososiale miljø. Sogn og Fjordane fylkeskommune. Hafstad vidaregåande skule Side 3. 17

83 5 Skulane sitt arbeid for å sikre godt læringsmiljø 5.1 Problemstilling I dette kapitlet vil følgjande problemstilling bli svart på: I kva grad driv skulane eit systematisk og kontinuerleg arbeid for å sikre eit godt læringsmiljø for elevane? 5.2 Revisjonskriterium Krav til elevane sitt skulemiljø går fram av opplæringslova kapittel 9a. Av 9a-1 går det overordna kravet fram: «Alle elevar i grunnskolar og vidaregåande skolar har rett til eit godt fysisk og psykososialt miljø som fremjar helse, trivsel og læring.» Vidare omhandlar 9a-2 spesifikke krav til det fysiske miljøet, mens 9a-3 omhandlar krav til det psykososiale miljøet. Her går det mellom anna fram at skulen «aktivt og systematisk [skal] arbeide for å fremje eit godt psykososialt miljø, der den enkelte eleven kan oppleve tryggleik og sosialt tilhør.» I opplæringslova 9a-4 blir det stilt krav om systematisk arbeid for å fremje helsa, miljøet og tryggleiken til elevane, der «Skolen skal aktivt drive eit kontinuerleg og systematisk arbeid for å fremje helsa, miljøet og tryggleiken til elevane, I 9a-5 blir det stilt krav om elevdeltaking i skulemiljøarbeidet, og 9a-6 omhandlar informasjonsplikt og ulike organ sin rett til å uttale seg om skulemiljøet. I eit rundskriv frå Utdanningsdirektoratet blir krava til skulane sitt systemretta arbeid knytt til kapittel 9a i opplæringslova gjennomgått. 24 Her blir det mellom anna vist til at ein sentral føresetnad i det systematiske arbeidet på dette området er at dlinger. Skolen må ha planer og rutiner for hvordan elevens rett skal oppfylles.» Skulane skal kunne dokumentere skriftleg kva som skal gjerast, korleis det skal bli gjort, kven som skal gjere det, kva tid det skal bli gjort og kva som faktisk blir gjort. Dette inneber at det må føreliggje ein del skriftlege rutinar som sikrar at arbeidet er målretta og systematisk. Utfyllande revisjonskriterium på dette området går fram av vedlegg 2 til rapporten. 5.3 Datagrunnlag Kartlegging og vurdering av faktorar som er viktige for læringsmiljøet ved skulane I spørjeundersøkinga til rektorar opplyser åtte av tolv rektorar at skulen har operasjonalisert krava til elevane sitt skulemiljø som går fram av opplæringslova kapittel 9a, for å tydeleggjere kva krava faktisk betyr for skulen. Dei øvrige fire rektorane svarer at skulen delvis har operasjonalisert desse krava. Undersøkinga viser vidare at sju av tolv rektorar er heilt einig i ein påstand om at skulen har «tydelege planar og rutiner for korleis elevane sin rett etter kapittel 9a i opplæringslova skal oppfyllast». Fem av rektorane er delvis einige i påstanden. 24 Utdanningsdirektoratet. Systemrettet arbeid etter opplæringsloven kapittel 9a. Rundskriv Udir Publisert:

84 Ifølgje rektorane sine svar i spørjeundersøkinga, har halvparten av skulane kartlagt kva som er skulen sine viktigaste utfordringar og risikoar når det gjeld læringsmiljø. Tre skular har delvis kartlagt utfordringar og risikoar, medan tre skular ikkje har gjennomført slik kartlegging. Figuren under viser svarfordelinga. Figur 6: Har skulen kartlagt kva som er skulen sine viktigaste utfordringar og risikoar når det gjeld læringsmiljøet? (N=12) Ja Delvis Nei Veit ikkje 0 Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar I opne svarfelt i spørjeundersøkinga opplyser fleire av rektorane om kva aktivitetar og/eller prosessar skulen har gjennomført for å kartlegge utfordringar og risikoar ved læringsmiljøet. Her blir gjennomføring av årleg elevundersøking og oppfølging av resultat frå denne, samt folkehelseundersøking ved skulen nemnt av fleire rektorar. Kartlegging av fysisk skulemiljø (måling av temperatur, vernerundar, risikovurdering i skulebygg) blir også nemnt. I intervju med rektorane ved dei tre utvalde skulane, kjem det fram at dei tre skulane gjennomfører kartleggingar av ulike slag, men at det er noko variasjon når det gjeld kva aktivitetar som blir gjennomført for å kartlegge utfordringar og risikoar. Blant dei aktivitetane som blir nemnt, og som blir omtalt som sentrale for å kartlegge utfordringar ved læringsmiljøet, er følgjande: Læringsmiljø er fast tema i ulike møte ved skulane som involverer både leiing, lærarar, elevar og foreldre. Mellom anna blir resultat frå Elevundersøkinga drøfta i ulike fora ved alle dei tre skulane. Det blir gjennomført halvårlege eller årlege undervisningsevalueringar. Ein skule har utarbeidd ei eiga undersøking for vurdering av læringsmiljøet i klassane, med spørsmål som til dømes «Kjenner du deg trygg i gruppa?», «Tykkjer du at eg som lærar har evne til å fange opp signal frå gruppa eller frå einskildelevar?», «Hender det at eg uttrykkjer meg sårande eller spydig?». Ved ein skule blir det gjennomført ei årleg spørjeundersøking blant VG3-elevane ved skulen, der det mellom anna blir stilt spørsmål om elevane sitt utbytte av tida ved skulen. Gjennomgang av dei fysiske tilhøva ved skulen, for å kartlegge eventuelle behov for utbetringar. Det er ikkje utarbeidd rutinar eller retningsliner for korleis skulane skal kartleggje læringsmiljøet og gjennomføre risikovurderingar. Det er heller ikkje for nokon av dei tre skulane utarbeidd eigne oversikter og eller dokument som samanfattar kartleggingar og risikovurderingar, og som tydeleggjer kva som er vurdert å vere skulen sine viktigaste utfordringar og risikoar knytt til læringsmiljø. Dette går likevel til dels fram av ulike dokument som er relatert til skulane sitt arbeid med læringsmiljø. Fleire av rektorane nemner Elevundersøkinga og oppfølging av resultat frå denne som ein viktig aktivitet for kartlegging av utfordringar og risiko innanfor læringsmiljøet i skulen. Resultat frå spørjeundersøkinga viser at åtte av tolv skular i stor grad nyttar resultat frå Elevundersøkinga til vurdering og oppfølging av risikoar knytt til læringsmiljøet. Ein skule gjer dette i liten grad, medan tre skular i nokon grad nyttar resultat frå Elevundersøkinga til vurdering og oppfølging av risikoar knytt til læringsmiljøet. Figuren under viser svarfordelinga. 19

85 Figur 7: I kva grad nyttar skulen resultat frå Elevundersøkinga til vurdering og oppfølging av risikoar knytt til læringsmiljøet? (N=12) Kjelde: spørjeundersøking til rektorar I stor grad I nokon grad I liten grad Ikkje i det heile Veit ikkje På spørsmål i spørjeundersøkinga om kva rektor oppfattar som dei største utfordringane og/eller risikoane knytt til læringsmiljøet ved skulen, blir tydeleg klasseleiing trekt fram av fleire rektorar som utfordrande. Høgt elevfråvær, store klassar som er utfordrande for ein lærar å følgje opp, og haldningsarbeid knytt til mobbing og rus blir óg trekt fram som utfordrande område som rektorane opplever det er viktig å arbeide med. I intervju blir det også vist til psykiske vanskar og emosjonelle utfordringar blant elevane som utfordrande område når det gjeld læringsmiljøarbeidet, i tillegg til utfordringar knytt til høgt fråvær og motivasjon Mål, planar og tiltak for godt læringsmiljø ved skulane Mål for læringsmiljøarbeidet Ifølgje rektorane sine svar i spørjeundersøkinga, har sju av skulane i stor grad sett seg konkrete mål for læringsmiljøet og læringsmiljøarbeidet, medan fem skular i nokon grad har sett seg konkrete mål for dette arbeidet. Figuren under viser svarfordelinga. Figur 8: I kva grad har skulen sett seg konkrete mål for læringsmiljøet og læringsmiljøarbeidet? (N=12) Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar I stor grad I nokon grad I liten grad Ikkje i det heile Veit ikkje Ifølgje rektorane er mål for læringsmiljøet og læringsmiljøarbeidet skriftleg dokumentert ved åtte av tolv skular, medan måla opplysast å vere delvis skriftleg dokumentert ved dei resterande fire skulane. Dei tre utvalde skulane har utarbeidd mål for læringsmiljø gjennom sine utviklingsplanar. Desse måla er i varierande grad operasjonalisert. Ved to av skulane er det i tillegg utarbeidd temavise handlingsplaner som er relatert til læringsmiljø, og som inneheld mål og/eller viktige område som skulen skal arbeide med. 20

86 Mål for læringsmiljøarbeidet I Firda vgs sin utviklingsplan, heiter det at skulen skal «skape eit arbeidsmiljø som fremjar læring, trivsel og samarbeid for både elevar og tilsette». Planen inneheld ikkje ei tydeleg operasjonalisering av dette overordna målet, men inneheld ei rekkje tiltak og aktivitetar som skal gjennomførast på kort og lang sikt. Tidspunkt og ansvarleg er oppgitt. Skulen har i tillegg Handlingsplan for folkehelse , Handlingsplan mot rus og Handlingsplan for auka frammøte, som definerer mål og/eller viktige område skulen skal jobbe med på desse områda. I utviklingsplanen til Dale vgs står det at prinsippa for opplæring ved skulen byggjer direkte på innhaldet i fylkeskommunen sin Læringsplakat, og at skulen vil «sikre at det fysiske og psykososiale arbeids- og læringsmiljøet fremjar helse, trivsel og læring». Det går også fram at skulen over tid har hatt gode resultat på Elevundersøkinga, men at skulen [må] ha kontinuerleg fokus på å sikre eit inkluderande miljø der alle kan finne sin plass. Det fremjar trivsel, førebyggjer mobbing, skaper Til slutt i utviklingsplanen er det definert ulike målsetningar og tiltak, med gjennomføringsperiode og ansvarleg. Blant måla er «Eit godt psykososialt læringsmiljø/ Elevmedverknad». Dale vgs har i tillegg ein eigen Handlingsplan for fysisk og psykisk helsearbeid v/dale vgs, der mål relatert til elevane sitt fysiske og psykiske miljø er operasjonalisert. Planen er utarbeidd av folkehelsegruppa ved skulen, og måla blir omtala som mål for folkehelsearbeidet. Hovudmåla for folkehelsearbeidet ved skulen er følgjande: å setje fokus på område som er viktige for elevane si helse, både psykisk og fysisk. å sikre at ingen elevar vert mobba (nulltoleranse for mobbing/rasisme). å jobbe for at elevane skal trivast og ha eit godt læringsmiljø. Vidare går følgjande delmål fram av planen: Auka fysisk aktivitet. At elevane skal få kunnskap om skadeverknadene ved bruk av røyk og rusmiddel. At elevane skal verte meir medvitne på eige kosthald. At elevane sjølve kan gripe tak i konfliktar/problem og løyse desse på lågast mogleg nivå. Sogndal vgs har ein utviklingsplan som per månadsskiftet mai/juni 2015 ber preg av å ikkje vere ferdigstilt, då den inneheld både spørsmål og felt som ikkje er fylt ut. Den er også meir kortfatta og punktvis utforma enn ved dei to andre skulane. Når det gjeld mål for læringsmiljø, er imidlertid måla i større grad operasjonalisert i utviklingsplanen her enn ved dei to andre skulane. Av utviklingsplanen går det fram at skulen «skal vidareutvikle det psykososiale og det fysiske miljøet». Dette målet er vidare brote ned og operasjonalisert i følgjande mål: Kartleggje og arbeide systematisk med å betre læringsmiljøet i klasser og grupper. Mobbefri skule. Alle tilsette og elevar har plikt til å gripe inn ved tilløp til mobbing. Vi legg til rette for eit aktivt og utviklande skulemiljø, der vi og nyttar skulen om ettermiddagen og kvelden. Vere ein leiande skulen på Vestlandet i å drive skulen på ein berekraftig og miljømessing god måte der tilsette og elevar er medvitne si rolle. Det blir opplyst at Sogndal vgs siste skuleår har starta eit prosjekt på læringsmiljø. I dokumentet «utviklingstekst 1 læringsmiljø» som skildrar dette arbeidet blir det vist til følgjande mål med prosjektet: «Skulen vil oppnå eit betre læringsmiljø i klassene på skulen, som skal byggje opp om den einskilde elev, slik at alle får ut sitt potensial. Me vil ha fleire trygge elevar både fagleg og sosialt når prosjektet er gjennomført og blitt implementert i skulen.» Det er oppgitt spesifikke kriterium for måloppnåing. Planar og tiltak for å sikre eit godt læringsmiljø I spørjeundersøkinga til rektorane svarer fem rektorar at skulen har utarbeidd skriftlege planar for korleis måla knytt til elevane sitt læringsmiljø skal nåast. Ved seks av skulane er det delvis utarbeidd slike skriftlege planar, medan ein skule ikkje har skriftlege planar for korleis måla knytt til elevane sitt læringsmiljø skal nåast. Svarfordelinga går fram av figuren under. 21

87 Figur 9: Har skulen utarbeidd skriftlege planar for korleis måla knytt til elevane sitt læringsmiljø skal nåast? (N=12) Ja Delvis Nei Veit ikkje 1 0 Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar I spørjeundersøkinga svarer vidare ni av elleve rektorar som har svart på spørsmålet, at skulen i stor grad har sett i verk konkrete tiltak for korleis skulen skal nå dei måla som er sett for elevane sitt læringsmiljø. Ved to skular er dette i nokon grad gjort, ifølgje rektorane. Ved alle dei tre utvalde skulane er det utarbeidd utviklingsplanar som mellom anna inkluderer tema knytt til skulane sitt arbeid med læringsmiljø. I alle utviklingsplanane inngår ein tabell der tiltak, tidsperiode, ansvarleg mv. skal fyllast ut. Denne delen av planen er fylt ut ved to av dei tre skulane. Dei same to skulane har også fleire tematiske handlingsplanar som blir opplyst å vere sentrale i skulen sitt arbeid for å nå måla knytt til elevane sitt læringsmiljø, og som inneheld ei rekkje tiltak. Alle dei tre skulane har ulike rutinar og retningsliner som skildrar aktivitetar som ifølgje rektorane er del av skulane sitt arbeid med læringsmiljøet. Ved ein av skulane er rutinane samla i ei eiga rutinehandbok. 22

88 Planar og tiltak for å nå mål knytt til læringsmiljøet Firda vgs har i tillegg til utviklingsplanen utarbeidd handlingsplanar for folkehelse, auka frammøte og rus. I handlingsplanen for folkehelse blir det fokusert spesielt på psykisk helse blant elevane, og det blir skissert ei rekkje tiltak for korleis skulen skal arbeide med psykisk helse som eit ledd i arbeidet med godt læringsmiljø. I handlingsplanen for auka frammøte er det mellom anna utarbeidd rutinar for skulen si oppfølging av elevar med høgt fråvær. Handlingsplan mot rus skisserer både mål og tiltak for korleis skulen skal klare å vere ein rusfri skule. Planane inneheld i hovudsak informasjon om ansvarlege og tidspunkt for gjennomføring. Rektor ved Firda vgs. viser til at handlingsplanane skulen har utarbeidd i stor grad baserer seg på vurderingar av kva som er sentral utfordringar og problem relatert til læringsmiljøet ved skulen. Døme på tiltak som blir trekt fram i dei ulike planane er årleg hybelkurs for oppfølging av hybelbuarar, open skule på ettermiddagar som tiltak for godt skulemiljø, og særskilt oppfølging av klassemiljø frå kontaktlærarane. I tillegg til dei nemnde planane er det utarbeidd enkelte rutinar og malar som skildrar aktivitetar som inngår blant skulen sine tiltak for å sikre eit godt læringsmiljø. Til dømes skjema for undervisningsvurdering, skjema for spørjeundersøking blant VG3-elevar, og rutinen Kontaktlærar første møte med elevane VG1. Rutinar for mobbing, Rutinar ved trugsmål mot elevar, tilsette og skule mv. inngår i skulen sin krise- og beredskapsplan. Ved Dale vgs er det i tillegg til utviklingsplanen utarbeidd handlingsplan for fysisk og psykisk helsearbeid og handlingsplan mot mobbing. Begge planane spesifiserer mål og tiltak for korleis Dale vgs skal sikre eit godt fysisk og psykososialt læringsmiljø, som også er mobbefritt. I planane er det også gjort greie for kven ved skulen som er ansvarleg for gjennomføring av tiltaka, samt kva tid tiltaka skal gjennomførast. Som døme på tiltak blir det vist til at det blir halde open skule på ettermiddag og kveld, det å sørge for fellesopplevingar som skaper identitet, hybelbesøk med miljøkoordinator, fadderordning for VG1-elevar, informasjonsmøte om skulen sitt hjelpeapparat, og ulike aktivitetsdagar med idrett og andre sosiale aktivitetar. I tillegg til dei nemnde planane er det utarbeidd ulike rutinar og retningsliner som skildrar aktivitetar som inngår blant skulen sine tiltak for å sikre eit godt læringsmiljø. Til dømes Samarbeid med Oppfølgingstenesta, Årshjul rutinar miljøkoordinator, Rådgjevar årshjul, Årshjul for samarbeidet mellom Dale vgs og ungdomsskulane i HAFS, Trygg russetid, Gjennomføring av mottakssamtalen, Elevundersøkinga: Oppfølging i klassane og Psykisk helse. Ved Sogndal vgs er det ikkje utarbeidd handlingsplanar eller liknande som synleggjer korleis skulen skal arbeide får å nå måla som er sett for læringsmiljøet. Skulen har imidlertid skriftlege rutinar og planar for ulike spesifikke aktivitetar og tiltak som blir opplyst å vere sentrale i skulen sitt arbeid med læringsmiljø. Som eit sentralt tiltak blir det vist til tett oppfølging av fråvær. Rutinane er samla i skulen si rutinehandbok. Blant desse er til dømes Rettleiing til Startsamtalen / Elevsamtalen, Rutine kring elevrådsarbeidet ved Sogndal vgs., Rutine for fråvær, Rutine og skjema for avvikshandsaming, Husreglar ved Sogndal vidaregåande skule og Rutine for Skulemiljøutvalet ved Sogndal vgs. Skulen har også utarbeidd eit skjema for vurdering av læringsmiljøet som skal nyttast i alle fag, og ei rutine for leiinga si deltaking i klassens time, der fokus på læringsmiljø er framheva. Rutinar for mobbing, vald og/eller truslar inngår i skulen sin beredskapsplan Fordeling av ansvar og oppgåver ved den enkelte skule Av spørjeundersøkinga går det fram at rektor ved ni av tolv skular har ei oppfatning om at ansvar og oppgåver innanfor skulemiljøarbeidet ved skulen i stor grad er tydeleg fordelt. Dei øvrige tre rektorane svarer at skulen i nokon grad har ei tydeleg fordeling av ansvar og oppgåver knytt til arbeid med skulemiljø. Figuren under viser svarfordelinga. 23

89 Figur 10: I kva grad er det etter di oppfatning ei tydeleg fordeling av ansvar og oppgåver innanfor skulemiljøarbeidet ved skulen? (N=12) I stor grad I nokon grad I liten grad Ikkje i det heile Veit ikkje Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar Seks av tolv rektorar svarer ja på spørsmål om fordeling av ansvar og oppgåver innanfor skulemiljøarbeidet ved skulen er skriftleg dokumentert. Dei øvrige seks rektorane svarer delvis på dette spørsmålet. Alle dei tre rektorane som er intervjua, gir uttrykk for at skulen har ei tydelig fordeling av ansvar og oppgåver når det gjeld arbeid med å sikre godt læringsmiljø. Ein gjennomgang av planar og rutinar ved dei tre skulane viser også at det i all hovudsak går tydeleg fram kven som har ansvar for å setje i verk og/eller gjennomføre ulike aktivitetar og tiltak knytt til læringsmiljøet Evaluering av skulen sitt arbeid med læringsmiljø I spørjeundersøkinga svarer seks av tolv rektorar at skulen jamleg vurderer om skulen sitt system for å oppfylle krava i opplæringslova kapittel 9a er tilstrekkeleg implementert. Dei øvrige rektorane svarer at dette delvis blir gjort. Figuren under viser svarfordelinga: Figur 11: Vurderer skulen jamleg om skulen sitt system for å oppfylle krava i opplæringslova kapittel 9a er tilstrekkeleg implementert? (N=12) Ja Delvis Nei Veit ikkje Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar Rektorane har også fått spørsmål om skulen jamleg vurderer om skulen sitt system er eigna til å oppfylle krav i lova og dei konkrete måla skulen har sett for læringsmiljøarbeidet. Av dei elleve rektorane som svarte på spørsmålet, svarte seks ja, fire delvis og ein veit ikkje. Vidare svarer sju av tolv rektorar at skulen i stor grad vurderer om skulen når dei konkrete måla som er sett for læringsmiljø. Fem rektorar svarer at dette i nokon grad blir gjort. Svara går fram av figuren under. 24

90 Figur 12: I kva grad vurderer skulen om dei konkrete måla som er sett for læringsmiljø blir nådd? (N=12) Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar I stor grad I nokon grad I liten grad Ikkje i det heile Skulen har ikkje utarbeidd konkret mål Veit ikkje I opne svarfelt i spørjeundersøkinga kjem det fram at gjennomgang av resultat frå elevundersøking i ulike fora (klasselærarmøte, fokehelsegruppe, elevråd, i klassane mv.) er ein metode for evaluering av læringsmiljøarbeidet som blir brukt ved fleire skular. Av andre evalueringsverktøy knytt til arbeidet med læringsmiljø, blir det peikt på innhenting og gjennomgang av informasjon frå elevråd, skulemiljøutval, medarbeidarundersøkingar og kontaktlærarsamtalar. Fleire av rektorane opplyser óg om at lærings- og skulemiljø er fast tema i personalmøte og på planleggingsdagar for dei tilsette. Ingen av dei tre utvalde skulane har skriftlege planar eller system for evaluering av skulen sitt arbeid med læringsmiljøet, opp mot krav i lov og regelverk og lokale målsettingar. I enkelte plandokument som skildrar mål og tiltak er det imidlertid vist til at planen og tiltaka skal evaluerast på eit gitt tidspunkt. I intervju med rektorane blir det også peika på aktivitetar som blir gjennomførte som eit ledd i å vurdere om tiltak for å betre læringsmiljøet fungerer. Gjennomgang og analyse av resultat i elevundersøkinga blir nemnt som sentralt i denne samanheng, i tillegg til til dømes undervisningsevaluering, andre spørjeundersøkingar til elevgrupper, samt drøfting av planar og resultat i elevråd, skulemiljøutval og andre fora ved skulen. Ein av rektorane viser i intervju til at skulen ikkje alltid er like flink til å evaluere tiltak og satsingar i læringsmiljøarbeidet. Særleg er det utfordrande for skulen å evaluere tiltak og mål som ikkje er direkte kvantifiserbare i form av til dømes fråværstall. Rektor opplyser at det nok kan vere ein del tilfeldigheiter knytt til om alle tiltak skulen nyttar i arbeidet med å sikre godt læringsmiljø blir tilstrekkeleg evaluert Elevinvolvering i arbeid med læringsmiljø Av spørjeundersøkinga til rektorar går det fram at elleve av dei vidaregåande skulane har etablert skulemiljøutval. Ved ein av dei tolv skulane i fylket, er det ikkje etablert skulemiljøutval, jf. figuren under. Figur 13: Har skulen eit skulemiljøutval? (N=12) Ja Nei Veit ikkje 0 Kjelde: Spørjeundersøking til rektorane Ved ein av skulane der det er etablert skulemiljøutval, blir det opplyst at elevane ikkje er i fleirtal i skulemiljøutvalet. Vidare viser rektorane sine svar i spørjeundersøkinga at det ved alle skulane som har skulemiljøutval, har blitt 25

91 gjennomført eitt eller fleire møte i skulemiljøutvalet i løpet av skuleåret 2014/2015. Ved sju av skulane blir det opplyst at det har blitt gjennomført 1-2 møte i løpet av skuleåret. Det går vidare fram at det ved alle skulane blir utarbeidd skriftleg innkalling og referat frå møta i skulemiljøutvalet. I spørjeundersøkinga til elevråda ved dei vidaregåande skulane i Sogn og Fjordane, kjem det fram at to av elevråda opplever at elevane i stor grad blir involvert i skulen sitt arbeid med å sikre eit godt skule- og læringsmiljø. Fire av elevråda svarer at elevane i nokon grad blir involvert i skulen sitt arbeid med å sikre eit godt skule- og læringsmiljø, medan eitt elevråd opplever at elevane i liten grad involverast i skulen sitt arbeid med å sikre eit godt skule- og læringsmiljø. Figuren under viser svarfordelinga: Figur 14: I kva grad blir elevane involvert i skulen sitt arbeid med å sikre eit godt skule- og læringsmiljø? (N=7) I stor grad I nokon grad I liten grad Ikkje i det heile Veit ikkje Kjelde: Spørjeundersøking til elevråd I elevrådsundersøkinga kjem det vidare fram at to elevråd er heilt einige i at elevane i tilstrekkeleg grad blir involvert i arbeidet med å sikre eit godt skule- og læringsmiljø ved skulen. Fire av elevråda er delvis einige i denne påstanden, mens eitt elevråd er heilt ueinig i at elevane i tilstrekkeleg grad blir involvert i arbeidet med å sikre eit godt skule- og læringsmiljø ved skulen. Svarfordelinga går fram av figuren under: Figur 15: Elevane blir i tilstrekkeleg grad involvert i arbeidet med å sikre eit godt skule- og læringsmiljø ved skulen Kjelde: Spørjeundersøking til elevråd Heilt einig Delvis einig Delvis ueinig Heilt ueinig Veit ikkje 1 0 I intervju med rektorar ved dei tre utvalde skulane, kjem det fram at det er noko variasjon i korleis skulane involverer elevane i skulen sitt arbeid med læringsmiljø. Av dokumentasjon som er gått gjennom for dei tre skulane går det fram at møte i skulemiljøutvalet har blitt gjennomført ved alle dei tre skulane i løpet av det siste året, men ved den eine skulen var det ikkje etablert skulemiljøutval før våren Det føreligg skriftleg innkalling og referat frå møta. Ved to av dei tre skulane blir månadlege allmøte vist til som sentrale i kommunikasjonen mellom leiinga ved skulen og elevane. Læringsmiljø er blant dei tema som blir tatt opp i desse møta, og det blir vist til at det er ein god arena for å formidle informasjon til alle elevane. 26

92 Skulemiljøutval Rektor ved Firda vgs opplyser at skulemiljøutval har vore eit svakt punkt ved skulen. I løpet av 2014 kom det fram at skulen ikkje hadde eit skulemiljøutval. Dette er no tatt tak i, og eit eiget utval har blitt etablert. Skulemiljøutvalet har hatt eitt møte, men arbeidet har ikkje kome skikkeleg i gang. Rektor peiker på at det i skulen sin årsplan er lagt inn ein konkret dato for hausten 2015 for når skulemiljøutvalet skal vere i drift. Det blir samtidig peikt på at Firda vgs har både folkehelsegruppe og ei open skule-gruppe, som til saman har dekt mange av dei temaa som ofte blir dekt av skulemiljøutvalet. Det kjem fram at desse gruppene har fungert godt, og at det derfor tidlegare kanskje ikkje har blitt opplevd som så akutt å få på plass eit skulemiljøutval. Elles blir det vist til at elevrådsarbeidet er viktig for skulen. Det er et tett samarbeid mellom elevrådet og skuleleiinga, og ein tilsett i leiinga har ansvar for oppfølging av elevrådet. Det blir gjennomført eigne møte med elevrådet der fleire frå leiinga deltar, og rektor har i tillegg deltatt i møte i elevrådet. Rektor opplever at elevrådet utgjer eit stort og viktig bidrag til skulemiljøet ved Firda vgs. Rektor ved Dale vgs opplyser at skulen har eit veldig aktivt skulemiljøutval, som skulen bruker aktivt som eit rådgjevande organ som ein lyttar grundig til. Rektor opplever at skulen får mange gode idear og innspel frå elevane gjennom skulemiljøutvalet, under dette forslag til konkrete tiltak for atmosfære, miljø, og fysiske grep som kan betre elevane si velferd. Ved Sogndal vgs opplyser rektor at skulen har eit skulemiljøutval som i hovudsak er involvert i saker knytt til fysisk miljø, mens saker som omhandlar læringsmiljø meir generelt oftast blir tatt opp i elevrådet. I og med at skulen har mange elevar og mange avdelingar, har skulen eigne avdelingselevrådsmøte der fysisk skulemiljø ofte er tema. 5.4 Revisjonen si vurdering Undersøkinga viser at det er fokus på læringsmiljø ved dei vidaregåande skulane, men at det er til dels stor variasjon i korleis skulane sine system og rutinar knytt til dette arbeidet er utforma. Det er også variasjon mellom skulane når det gjeld i kva grad mål, planar, tiltak mv. er skriftleggjort. I Rundskriv Udir blir det presisert at 9a-4 i opplæringslova er ei føresegn om internkontroll, og at internkontroll føreset at skulen har omsett krava i kapittel 9a til konkrete mål for skulemiljøet, kartlagt utfordringane og planlagt og sett i verk tiltak for å nå måla. Undersøkinga viser at det ved fleire skular berre delvis er utarbeidd konkrete mål, kartlagt utfordringar og planlagt og sett i verk tiltak for å nå måla. Revisjonen meiner difor at det ikkje er etablert eit tilfredsstillande system for internkontroll etter oppll. 9a-4 ved alle skulane. Også når det gjeld skriftleg dokumentasjon av ulike ledd i arbeidet med skule- og læringsmiljøet er det variasjon mellom skulane. Dette går fram både av rektorane sine svar i spørjeundersøkinga, og av dokumentasjonen som er henta inn ved dei tre utvalde skulane. Manglande dokumentasjon på sentrale delar av skulane sine system for internkontroll på dette området, er ikkje i samsvar med krav til systematisk arbeid etter oppll. 9a-4. Basert på det som kjem fram i undersøkinga, synast ansvar og oppgåver knytt til læringsmiljøarbeidet ved skulane i all hovudsak å vere tydeleg. Når det gjeld evaluering av skulemiljøarbeidet, blir det vist til ulike aktivitetar som blir gjennomførte, og det er i enkelte planar vist til evalueringstidspunkt. Blant den dokumentasjonen revisjonen har mottatt i samband med forvaltningsrevisjonen, føreligg det likevel ingen dokumentasjon på rutinar eller retningsliner for evaluering av skulemiljøarbeidet, og det er etter revisjonen si vurdering ikkje dokumentert tilstrekkeleg tydelege krav til kva som skal vurderast i samband med evalueringane, og korleis dette skal gjennomførast. Basert på dette stiller revisjonen spørsmål ved om skulane i tilstrekkeleg grad evaluerer skulemiljøarbeidet, jf. krav til internkontroll som følgjer av oppll. 9a-4 og er spesifisert i rundskriv Udir Dybdeundersøkingane ved tre utvalde skular viser at det er stor forskjell når det gjeld kva planar og rutinar som er utarbeidd, samt utforming av desse. Ansvaret for etablering av system og rutinar på dette området er etter opplæringslova kapittel 9a lagt til den einskilde skule, og basert på dette er det naturleg at system og rutinar også vil kunne vere ulike. Som revisjonen peiker på i kapittel 4.4, meiner revisjonen likevel det er grunn til å vurdere auka grad av felles rutinar og retningsliner, samt at beste praksis og gode rutinar blir delt og gjort til felles rutinar i større 27

93 utstrekning enn i dag. Revisjonen meiner dette kan bidra både til ei meir føremålstenleg ressursutnytting, og til å redusere risikoen for manglande regeletterleving. Når det gjeld elevmedverknad, er det i all hovudsak oppretta lovpålagt organ i form av skulemiljøutval ved dei vidaregåande skulane. Det er imidlertid ikkje tilfredsstillande at det frå ein skule blir rapportert om at slikt organ ikkje er etablert, og at det ved ein annan skule ikkje blei etablert før våren Det er heller ikkje tilfredsstillande at det frå ein skule som har skulemiljøutval blir rapportert om at elevane ikkje er i fleirtal i utvalet. Ifølgje oppll. 11-5a skal alle vidaregåande skular ha skulemiljøutval, og representantar for elevane skal vere i fleirtal i utvalet. Revisjonen finn også grunn til å påpeike at svar frå elevråda i undersøkinga indikerer eit behov for å undersøke nærare i kva grad og eventuelt korleis elevane i enno større grad kan involverast i læringsmiljøarbeidet ved fleire av skulane i fylket. 28

94 6 Samarbeid mellom skulane og PPT 6.1 Problemstilling I dette kapitlet vil følgjande problemstilling bli svart på: I kva grad bistår den pedagogisk psykologiske tenesta (PPT) dei vidaregåande skulane med systemretta arbeid? 6.2 Revisjonskriterium Av opplæringslova 5-6 går det fram at kvar kommune og fylkeskommune skal ha ei pedagogisk-psykologisk teneste, som mellom anna skal hjelpe skulen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for elevar med særlege behov. I Meld. St. 18 ( ) blir det vist til at den pedagogisk-psykologiske tenesta i auka grad bør jobbe systemretta. Det blir i meldinga vist til at PP-tenesta bør bruke meir tid til å bistå i førebyggande arbeid og i kompetanse- og organisasjonsutvikling. Vidare viser Utdanningsdirektoratet i ein presentasjon av PPT si rolle mellom anna til at «PP-tjenesten gir systemrettet støtte, med råd og veiledning til skoler om pedagogisk ledelse av gruppe- og læringsmiljø, og bistand med kompetanse- og organisasjonsutvikling.» 25 Også gjennom ei nasjonal satsing på etter- og vidareutdanning for tilsette i PPT for perioden , blir dei nasjonale ambisjonane om at PPT i større grad skal arbeids systemretta synleggjort. Læringsmiljø og gruppeleiing er blant dei prioriterte områda i den nasjonale satsinga. 26 Utfyllande revisjonskriterium på dette området går fram av vedlegg 2 til rapporten. 6.3 Datagrunnlag Samarbeidsavtalar mellom skulane og PPT Det er utarbeidd samarbeidsavtalar mellom Sogn og Fjordane fylkeskommune og kommunane i fylket for levering av PP-tenester til dei vidaregåande skulane. Med unntak av PPT Sogndalsregionen og PPT Eid og Vågsøy, som fylkeskommunen eig, kjøper Sogn og Fjordane fylkeskommune PP-tenester til dei vidaregåande skulane frå kommunale og interkommunale PPT-kontor rundt om i fylket. I samarbeidsavtalar som er inngått går det fram at PPT-kontora skal yte tenester til dei vidaregåande skulane i samsvar med krav i opplæringslova, herunder både individretta arbeid og systemretta arbeid. Det blir ikkje presisert i avtalane i kva omfang PPT skal arbeid med systemretta arbeid ved dei vidaregåande skulane. Avtalane viser til Utviklingsplan for PPT i vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane med omsyn til kva innhaldet i samarbeidet om PP-tenesta skal vere Sogn og Fjordane fylkeskommune: Utviklingsplan for PPT i vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane Vedtatt i hovudutval for opplæring 25. april 2014, sak 7/14. 29

95 I utviklingsplanen går det fram at måla for PPT i fylket mellom anna er at det skal vere høg kvalitet på tenestene både på individ- og systemnivå, og at PPT skal ha kompetanse og kapasitet som samsvarar med brukarane sine behov. Vidare går det fram at fylkeskommunen gjennom samarbeid med kommunane skal leggje til rette for PPT sitt systemretta arbeid. Når det gjeld konkrete tiltak for systemretta arbeid i utviklingsplanen, står det at PPT skal vere involvert i skulane sitt arbeid med utviklingsplanar, og at det skal leggjast til rette for deltaking i dei vidaregåande skulane sine spes.ped.-team/ressursteam. Spørjeundersøkinga revisjonen har gjennomført blant rektorane i fylket, viser at det i nokre tilfelle er utarbeidd eigne avtalar for samarbeidet mellom PPT-kontora i fylket og dei vidaregåande skulane. Av svara går det fram at sju av tolv skular har skriftlege avtalar med PPT om samarbeid. Figuren under viser svarfordelinga: Figur 16: Er det utarbeidd ein samarbeidsavtale (eller tilsvarande skriftleg avtale) mellom skulen og PPT? (N=12) Ja Delvis Nei Veit ikkje Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar Når det gjeld innhaldet i avtalane, kjem det fram av undersøkinga at dei fleste avtalane som er utarbeidd, inneheld informasjon om faste møtepunkt mellom skulen og PPT. Avtalane inneheld i noko mindre grad informasjon om korleis PPT skal/kan bistå skulen med systemretta arbeid, og i kva grad PPT skal bistå skulen med systemretta arbeid. Svarfordelinga på desse tre spørsmåla går fram av figuren under. Figur 17: I kva grad inngår følgjande informasjon i samarbeidsavtalen mellom skulen og PPT? (N=10) I stor grad I nokon grad I liten grad Faste møtepunkt mellom skulen og PPT Korleis PPT skal/kan bistå skulen med systemretta arbeid I kva grad PPT skal bistå skulen med systemretta arbeid Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar Skuleeigar gjennomfører ein årleg styringsdialog med dei fylkeskommunale PPT-kontora, og dialogmøte med PPtenester som fylkeskommunen kjøper tenester frå. Det blir vist til at systema for styringsdialog og dialogmøte blei sett i gang for om lag eitt år sidan i samband med oppfølging av utviklingsplan for PPT for vidaregåande opplæring. 30

96 Skuleeigar såg eit behov for å systematisere dialogen ytterlegare, og det blir vist til at dette fungerer bra. Skuleeigar har i desse møta understreka at ein forventar at alle PPT-kontora skal arbeide systemretta. Leiar for eit PPT-kontor kommenterer i intervju at PPT i nokre tilfelle saknar ei tydeleg formalisering av kva fora og arenaar PPT skal vere inkludert i. Det førekjem at det har vore orienteringar og møte på skulane der PPT opplever at dei burde ha vore med, men der dei ikkje har blitt invitert. Det blir vidare vist til at sjølv om PPT får stadig meir innpass i den vidaregåande skulen, må dei vere bevisste på å synleggjere si eiga rolle og kva dei har kompetanse til, for å sikre at skulane inkluderer PPT på dei riktige arenaane. PPT-leiar peiker på at dette er noko PPT må jobbe med framover Bistand frå PPT til systemretta arbeid Frå skuleeigar blir det i intervju vist til at det har vore store forskjellar mellom skulane og PPT-kontora når det kjem til i kva grad PPT bistår dei vidaregåande skulane med systemretta arbeid. Det blir presisert at det i løpet av dei siste fem åra har vore eit auka fokus på meir systemretta arbeid i kontakten mellom vidaregåande skule og PPT. Vidare blir det vist til at ein del samarbeidsfora mellom skulane og PPT dei siste åra har blitt betre etablert i skulane, og at det i takt med desse prosessane også blir stadig enklare å arbeide godt med systemretta arbeid. PPT har gjennom deltaking i slike fora blitt meir aktive inn i skulane. Frå skuleeigar blir det også trekt fram at det er viktig at fylkeskommunen er aktiv inn mot både skulane og PPT. Det kjem fram at skuleeigar mellom anna har arbeida med å få skulane til å etterspørje dei same tinga frå PPT, noko som bidrar til at dei ulike PPT-kontora også bidrar med mykje av de same systemretta arbeidet. Samtidig blir det peika på at det er nokre forskjellar mellom PPT-kontora med omsyn til i kva grad og på kva vis dei arbeider systemretta mot dei vidaregåande skulane. Det blir vist til at forskjellane mellom anna skuldast varierande storleik på PPT-kontora, og dermed også variasjon i kva kompetanse som finst ved kvart PPT-kontor. I spørjeundersøkinga som er gjennomført, svarer fire av tolv rektorar at dei opplever at PPT i stor grad hjelper skulen med systemretta arbeid. Seks rektorar svarer at PPT i nokon grad bistår med systemretta arbeid, medan dei siste to rektorane svarer i liten grad på spørsmålet. Figuren under viser svarfordelinga: Figur 18: I kva grad hjelper PPT skulen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for elevar med særlege behov (systemretta arbeid)? (N=12) Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar I stor grad I nokon grad I liten grad Ikkje i det heile Veit ikkje Rektorane har også blitt bedt om å ta stilling til nokre påstandar knytt til PPT sin kapasitet og kompetanse til å bistå med systemretta arbeid, samt ein påstand som er knytt til om bistanden frå PPT er tilstrekkeleg. Som det går fram av figuren under, varierer svara frå rektorane. Imidlertid er det til saman eit fleirtal som er anten delvis ueinig eller heilt ueinig i alle dei tre påstandane. 31

97 Figur 19: Kor einig eller ueinig er du i følgjande påstandar om PPT sitt systemretta arbeid ved skulen? (N=12) PPT har ikkje tilstrekkeleg kapasitet til å bistå skulen med systemretta arbeid PPT har ikkje tilstrekkeleg kompetanse til å bistå skulen med systemretta arbeid Heilt einig Delvis einig Delvis ueinig Heilt ueinig PPT hjelper ikkje skulen med systemretta arbeid i tilstrekkeleg grad Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar Ved alle dei tre utvalde skulane blir det nemnt døme på korleis PPT bistår skulane med systemretta arbeid. Det varierer kva type systemretta bistand det dreier seg om, men nokre døme er: Deltaking i ulike råd og fora ved skulane, t.d. ressursteam, spesialpedagogiske team, folkehelsegruppe Deltaking i arbeidet med utarbeiding og revisjon av utviklingsplanar ved skulane Bistå i å styrke arbeidet med fleirspråklege elevar og planlegge tilbod til elevar med multifunksjonshemming Kurs/førelesningar om aktuelle emne Nettverksmøte kring alle nye VG1-elevar på avgjevarskulane, der elev, føresette, avgjevar- og mottaksskule og PPT deltek. Deltaking på temadagar om til dømes psykososiale forhold Råd knytt til tema som lese- og skrivevanskar Fleire peiker på det at PPT har fast kontordag på skulen som viktig med tanke på relasjonsbygging mellom PPT og skule, og dermed også som noko som bidrar til å auke samarbeidet på systemnivå. Enkelte viser også til at sjølv om det meste av kontakten gjerne dreier seg om individsaker, kan oppfølginga frå PPT i individsaker også vere nyttig for skulen i eit systemperspektiv. Frå skuleeigar blir det kommentert at det varierer frå PPT-kontor til PPT-kontor og skule til skule om PPT er ein aktiv samarbeidspart i skulane sitt arbeid med å sikre eit godt læringsmiljø for elevane. Det blir vist til at det mellom anna har vore ein del variasjon PPT si deltaking i utarbeiding av utviklingsplan for den enkelte skule. Det blir understreka at det er viktig at skulane inviterer PPT inn i arbeidet med utarbeiding av utviklingsplan. Det blir vidare opplyst at dette er eit sentralt punkt å få følgt opp, og at det er tema i dialogen både mellom skuleeigar og skulane, og skuleeigar og PPT. Det blir vist til at det er signalisert klåre forventningar om at PPT blir involvert i arbeidet med utviklingsplanar ved skulane. I intervju med rektorar ved dei tre utvalde skulane, kjem det fram at ein av rektorane opplever at samarbeidet med PPT er godt, men at vedkomande likevel saknar meir systemretta bistand frå PPT på nokre område. Det blir vist til at det hadde vore nyttig om PPT i større grad kunne gitt råd til lærarane ved skulen. Rektor opplyser at skulen forsøker å bøte på manglande rådgjeving ved å sende lærarar på kurs i ulike tema. Rektor ved ein av dei andre skulane opplyser at skulen får lite bistand og støtte frå PPT til systemretta arbeid. Rektor opplever at kompetansen til PPT kanskje ikkje er god nok innanfor det systemretta arbeidet, og at skulen har lite å hente hjå PPT på dette feltet. Det blir vist til at skulen sjølv har tilsett dyktige spesialpedagogar, men hadde 32

98 hatt behov for psykolog og logoped frå PPT. Rektor opplever at dette i liten grad er tilgjengeleg frå PPT. Frå det aktuelle PPT-kontoret blir det peikt på at det innanfor ein skule kan vere ulikt frå lærar til lærar kva dei opplever at PPT kan bistå med, og at det er viktig at det er leiinga ved skulen som må sørgje for å involvere PPT i systemretta arbeid. PPT-leiar opplever at det i samarbeidet mellom PPT og skulen dei siste åra har blitt meir fokus på systemretta arbeid enn for berre nokre få år sidan. Samtidig blir det kommentert at PPT framleis opplever å bli gløymt av skuleleiinga når det gjeld invitasjon til ulike fora der dei sjølv meiner dei bør ta del. PPT prøver difor sjølv å følgje med på kva som skjer på skulen, og inviterer seg sjølv med i ulike møte og fora der dei opplever at dei bør vere inkludert. Rektor ved den tredje skulen viser til eit godt samarbeid med PPT, og opplever ikkje spesifikke svakheiter eller manglar i PPT sin bistand til skulen. Samtidig peiker leiar for det aktuelle PPT-kontoret på at skulen i liten grad har etterspurt systemretta bistand frå PPT, og at PPT har opplevd at skulen ikkje har hatt tradisjon for å etterspørje slik bistand. Det blir vidare kommentert at PPT har nytta møte med skuleleiinga til å bevisstgjere skulen om kva PPT kan bidra med når det kjem til bistand på systemnivå. Som ein konsekvens av dette, begynner det no å opne seg fleire arenaar der PPT kan bidra med meir systemretta arbeid, mellom anna relatert til skulen sitt arbeid med læringsmiljø. Frå skuleeigar blir det vist til at utfordringane i dag, når det gjeld å auke fokuset på systemarbeid, i hovudsak dreier seg om at ein opplever eit stort press når det gjeld enkeltsaker som blir tilvist PP-tenesta. I tillegg ser ein at det er noko skilnad mellom skulane når det kjem til å legge til rette for at PPT skal gå inn som ein aktør og samarbeidspart i høve eksempelvis arbeid med utviklingsplanar og overordna pedagogisk planarbeid ved skulane Samarbeid mellom skulane og PPT om læringsmiljø I spørjeundersøkinga til rektorane svarar ti av tolv rektorar at deira skule samarbeider med PPT i samband med læringsmiljøarbeidet ved skulen. To rektorar opplyser at skulen samarbeider litt med PPT når det kjem til læringsmiljø ved skulen. Figuren under viser svarfordelinga: Figur 20: Samarbeider skulen med PPT i samband med læringsmiljøarbeidet ved skulen? (N=12) Ja Litt Nei Veit ikkje Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar På spørsmål i spørjeundersøkinga om i kva grad PPT sitt systemretta arbeid ved skulen er relevant med tanke på skulen sitt arbeid for å sikre eit godt læringsmiljø, svarar fire av tolv rektorar at det systemretta arbeid frå PPT i stor grad er relevant for læringsmiljøarbeidet ved skulen. Sju rektorar opplyser at PPT sitt arbeid i nokon grad er relevant for arbeidet med læringsmiljø, mens ein rektor svarer at PPT sitt systemretta arbeid i liten grad er relevant for læringsmiljøarbeidet ved skulen. Figuren under viser svarfordelinga. 33

99 Figur 21: I kva grad er PPT sitt systemretta arbeid ved skulen relevant med tanke på skulen sitt arbeid for å sikre eit godt læringsmiljø? (N=12) I stor grad I nokon grad I liten grad Ikkje i det heile Veit ikkje Kjelde: Spørjeundersøking til rektorar Ein PPT-leiar peiker i intervju på at PPT opplever at det er behov for ein arena der ein på leiarnivå både frå skule og PPT kommuniserer i større grad om arbeid og prosessar som pågår på skulen, og om skulen sine behov. PPT har behov for meir informasjon om kva skulen sjølv gjer i sitt læringsmiljøarbeid, slik at dei kan avdekke kva PPT kan bidra med i læringsmiljøarbeidet. Det blir opplyst at PPT så langt har mangla oversikt over kva skulen har hatt fokus på når det kjem til arbeid med læringsmiljø. 6.4 Revisjonen si vurdering Undersøkinga viser at det dei siste åra har vore eit tydeleg fokus frå skuleeigar si side på viktigheita av at PPT arbeider systemretta mot dei vidaregåande skulane. Det blir også gjennomgåande vist til ei positiv utvikling når det gjeld PPT sitt systemretta arbeid ved dei vidaregåande skulane. Samtidig går det fram at det er forskjellar både mellom skulane og mellom PPT-kontora når det gjeld det systemretta arbeidet. Sjølv om eit fleirtal av rektorane opplever at skulen i tilstrekkeleg grad får systemretta bistand frå PPT er det også nokre som meiner det kunne vore behov for ytterlegare systemretta bistand. Revisjonen meiner også det er verd å merke seg at det frå PPT si side blir vist til at det er behov for å bevisstgjere skulane og arbeide aktivt opp mot skulane for å få skulane til å etterspørje meir systemretta bistand frå PPT. Mellom anna blir det kommentert at PPT ikkje alltid blir invitert inn i fora der PPT meiner dei burde vore med, og at PPT har behov for meir informasjon om skulane sitt læringsmiljøarbeid for å kunne vurdere kva PPT eventuelt kan bidra med. Revisjonen meiner at undersøkinga viser at det er behov for å oppretthalde fokuset på systemretta arbeid frå skuleeigar si side, og følgje opp både skulane og PP-tenestene når det gjeld i kva grad og korleis PPT bistår skulane med systemretta arbeid. Det er i relativt liten grad etablert avtalar og/eller planar mellom den enkelte skule og aktuelt PPT-kontor som tydeleggjer i kva grad og korleis PPT skal bistå skulane med systemretta arbeid. Revisjonen meiner fylkeskommunen bør vurdere om slike avtalar, årshjul eller liknande kan vere eit nyttig virkemiddel for å synleggjere både behov for systemretta bistand, samt bevisstgjere skulane på kva PPT kan bidra med. Slike avtalar, årshjul eller liknande kan også vere nyttig for å sikre at alle relevante aktørar deltar i ulike fora og møte ved skulane. Revisjonen meiner også det er viktig å sikre erfaringsdeling mellom skular og PP-tenester når det gjeld i kva grad og korleis PPT bistår skulane med systemretta arbeid, for å sikre at beste praksis blir gjort gjeldande, og at både skular og PP-tenester kan lære av kvarandre. 34

100 7 Konklusjon og anbefalingar Undersøkinga viser at det frå skuleeigar si side er tydeleg fokus på viktigheita av å arbeide for å sikre eit godt læringsmiljø ved skulane. Det har dei siste åra også blitt eit tydelegare fokus på viktigheita av at PPT bistår skulane med systemretta arbeid, og undersøkinga viser ei positiv utvikling på dette området. Når det gjeld arbeidet med læringsmiljø, går det samtidig fram at det i stor grad er opp til den enkelte skule å etablere system og rutinar for å ivareta krava til systematisk og kontinuerleg arbeid med elevane sitt læringsmiljø, og at det er store forskjellar mellom systema som er etablert og kva desse inneheld. Undersøkinga viser at krava til internkontroll etter oppll. 9a-4 ikkje er tilstrekkeleg ivareteke ved alle skulane, og revisjonen meiner fylkeskommunen som skuleeigar må etablere system som sikrar at alle skulane etterlever krava til internkontroll etter oppll. 9a-4. Revisjonen meiner mellom anna at det kan vere føremålstenleg å i større grad enn i dag sørgje for at beste praksis og gode rutinar blir delt og gjort til felles rutinar. Fylkeskommunen må også sikre at alle skulane etablerer skulemiljøutval i samsvar med krav i opplæringslova. Vidare registrerer revisjonen at det framleis er forskjellar både mellom skulane og mellom dei ulike PPT-kontora når det gjeld det systemretta arbeidet. Revisjonen meiner at fokuset på systemretta arbeid bør oppretthaldast, og at både skulane og PPT bør følgjast opp når det gjeld i kva grad og korleis PPT bistår skulane med systemretta arbeid. Også her meiner revisjonen det kan vere føremålstenleg med auka grad av deling av beste praksis. Basert på undersøkinga anbefaler revisjonen at Sogn og Fjordane fylkeskommune som skuleeigar sett i verk følgjande tiltak: 1. Etablerer system som sikrar at alle vidaregåande skular i Sogn og Fjordane fylkeskommune driv eit kontinuerleg og systematisk arbeid etter oppll. 9a-4, og har system og rutinar som oppfyller krav til internkontroll slik desse er presisert i rundskriv Udir Etablerer system for å sikre at beste praksis og gode rutinar knytt til læringsmiljøarbeidet blir delt, og vurdere å i større grad etablere felles rutinar på området. 3. Sikrar at alle vidaregåande skular i Sogn og Fjordane fylkeskommune har skulemiljøutval der representantar for elevane er i fleirtal, jf. oppll. 11a Vurderer i kva grad og eventuelt korleis elevane i enno større grad kan involverast i læringsmiljøarbeidet ved skulane. 5. Følgjer opp både skulane og PP-tenestene når det gjeld i kva grad og korleis PPT bistår skulane med systemretta arbeid, samt etablerer system for auka grad av erfaringsdeling når det gjeld PPT sitt systemretta arbeid. 35

101 Vedlegg 1: Høyringsuttale 36

102 37

103 Vedlegg 2: Revisjonskriterium Læringsmiljø I perioden har det vore ei nasjonal satsing kalla Bedre læringsmiljø i regi av Utdanningsdirektoratet. I samband med satsinga utarbeidde ei forskargruppe leia av professor Thomas Nordahl materiell for heilskapleg arbeid med læringsmiljøet. Materiellet består av forskingsbaserte artiklar knytt til tema som er relatert til læringsmiljøet. Innleiingsvis i ein samla presentasjon av artiklane, er læringsmiljø definert slik: «Med læringsmiljø forstås de miljømessige faktorene i skolen som har innflytelse på elevenes sosiale og faglige læring samt elevenes generelle situasjon i skolehverdagen. Disse faktorene er i hovedsak relatert til vennskap og deltakelse i sosiale og faglige fellesskap, relasjoner til medelever og lærere, klasseledelse, normer og regler, verdier, forventninger til læring og det fysiske miljøet i skolen. Samlet kan dette også omtales som elevenes arbeidsmiljø.» 28 Kapittel 9a i opplæringslova omhandlar elevane sitt skulemiljø. Kapittel 9a blir også omtala som «elevane si arbeidsmiljølov». I presentasjonen av artiklane om læringsmiljø som er omtala over går det fram at «Et godt og inkluderende læringsmiljø er å forstå som de betingelser i skolen som fremmer elevenes helse, trivsel og sosiale og faglige læring. Dette innebærer at arbeid med skolens læringsmiljø kan kobles direkte til kapittel 9a i opplæringsloven, «elevenes arbeidsmiljølov».» Det er den enkelte skule som må sikre at krava til elevane sitt læringsmiljø blir oppfylt, og Utdanningsdirektoratet presiserer at «Et endrings- og utviklingsarbeid som skal bidra til et bedre læringsmiljø og læringsutbytte for elevene er betinget av at arbeidet knyttes til den enkelte skole. Det vil innebære at endringsarbeidet må realiseres og drives i hverdagen i den enkelte skole og ikke minst relateres til skolens egen pedagogiske praksis.» 29 Samtidig har skuleeigar etter opplæringslova ansvar for å sikre at krava i lova blir oppfylte, og for å etablere eit forsvarleg system for å vurdere om krava i lov og forskrift blir oppfylte. Skuleeigar har dermed ansvar for å følgje opp den enkelte skule sitt arbeid med læringsmiljøet til elevane (se avsnitt under for meir informasjon om skuleeigar sitt ansvar). Utdanningsdirektoratet har utarbeidd ei eiga nettside om læringsmiljø. Her går det mellom anna fram at følgjande fem forhold blir sett på som grunnleggjande i arbeidet med å sikre eit godt læringsmiljø ved skulane: «1. Lærerens evne til å lede klasser og undervisningsforløp 2. Positive relasjoner mellom elev og lærer 3. Positive relasjoner og kultur for læring blant elevene 4. Godt samarbeid mellom skole og hjem 5. God ledelse, organisasjon og kultur for læring på skolen» 30 Krav til elevane sitt skulemiljø Som det går fram over, kan arbeidet med læringsmiljøet ved skulen knytast direkte til dei krav til elevane sitt skulemiljø som går fram av kapittel 9a i opplæringslova. Av 9a-1 går det overordna kravet fram:

104 «Alle elevar i grunnskolar og vidaregåande skolar har rett til eit godt fysisk og psykososialt miljø som fremjar helse, trivsel og læring.» Vidare omhandlar 9a-2 spesifikke krav til det fysiske miljøet, mens 9a-3 omhandlar krav til det psykososiale miljøet. Her går det mellom anna fram at skulen «aktivt og systematisk [skal] arbeide for å fremje eit godt psykososialt miljø, der den enkelte eleven kan oppleve tryggleik og sosialt tilhør.» Vidare går følgjande fram av 9a-3, tredje ledd: «Dersom ein elev eller forelder ber om tiltak som vedkjem det psykososiale miljøet, deriblant tiltak mot krenkjande åtferd som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme, skal skolen snarast mogleg behandle saka etter reglane om enkeltvedtak i forvaltningslova. Om skolen ikkje innan rimeleg tid har teke stilling til saka, vil det likevel kunne klagast etter føresegnene i forvaltningslova som om det var gjort enkeltvedtak.» Vidare blir det i 9a-4 stilt krav om systematisk arbeid for å fremje helsa, miljøet og tryggleiken til elevane: «Skolen skal aktivt drive eit kontinuerleg og systematisk arbeid for å fremje helsa, miljøet og tryggleiken til elevane, slik at krava i eller i medhald av dette kapitlet blir oppfylte. Skoleleiinga har ansvaret for den daglege gjennomføringa av dette. Arbeidet skal gjelde det fysiske så vel som det psykososiale miljøet.» I 9a-5 blir det stilt krav om elevdeltaking i skulemiljøarbeidet, og av første ledd går det fram at «Elevane skal engasjerast i planlegginga og gjennomføringa av det systematiske arbeidet for helse, miljø og tryggleik ved skolen. Skolen skal leggje oppgåver til rette for elevane etter kva som er naturleg for dei enkelte årstrinna.» Vidare omhandlar 9a-6 informasjonsplikt og ulike organ sin rett til å uttale seg om skulemiljøet: «Samarbeidsutvalet, skoleutvalet, skolemiljøutvalet4 og dessutan elevrådet og foreldrerådet skal haldast løpande underretta om alle tilhøve - deriblant hendingar, planar og vedtak - som har vesentleg betydning for skolemiljøet. Råda og utvala har på førespurnad rett til å få framlagt dokumentasjon for det systematiske helse-, miljø- og tryggleiksarbeidet ved skolen.» Av opplæringslova 11-5a går følgjande fram om skulemiljøutval ved vidaregåande skular: «Ved kvar vidaregåande skole skal det vere eit skolemiljøutval. I skolemiljøutvalet skal elevane, dei tilsette, skoleleiinga og fylkeskommunen vere representerte. Skolemiljøutvalet skal vere sett saman slik at representantane for elevane er i fleirtal. Skoleutvalet kan sjølv vere skolemiljøutval. Når skoleutvalet fungerer som skolemiljøutval, må det oppnemnast ein eller fleire tilleggsrepresentantar for elevane, slik at dei får fleirtal. Skolemiljøutvalet skal medverke til at skolen, dei tilsette og elevane tek aktivt del i arbeidet for å skape eit godt skolemiljø. Skolemiljøutvalet har rett til å uttale seg i alle saker som gjeld skolemiljøet, jf. kapittel 9a.» Systemretta arbeid etter opplæringslova kapittel 9a I eit rundskriv frå Utdanningsdirektoratet blir krava til skulane sitt systemretta arbeid knytt til kapittel 9a i opplæringslova gjennomgått. 31 Her blir det mellom anna følgjande presisert: «Paragraf 9a-4 pålegger skolen å arbeide systematisk for å fremme elevens helse, miljø og sikkerhet. Skolens systematiske arbeid må ses i forhold til den overordnede normen i 9a-1. Hensikten med det systematiske skolemiljøarbeidet er å sikre at elevens rett oppfylles ved at skolen jobber kontinuerlig og systematisk for et godt miljø og sikrer at problemer oppdages og tas hånd om i tide.» I rundskrivet blir det vidare understreka at 9a-4 er ei føresegn om internkontroll, og at dette inneber at skulen sjølv må føre kontroll med om krava i kapittel 9a er oppfylt. Det går vidare fram at internkontroll føreset at skulen har omsett krava i kapittel 9a til konkrete mål for skulemiljøet, kartlagt utfordringane og planlagt og sett i verk tiltak for å nå måla. 31 Utdanningsdirektoratet. Systemrettet arbeid etter opplæringsloven kapittel 9a. Rundskriv Udir Publisert:

105 I rundskrivet blir det også presisert at skulen må kunne dokumentere at dei har eit system for internkontroll, og at skulen må kunne leggje fram skriftleg dokumentasjon for følgjande: Kva mål skulen har for skulemiljøet og skulemiljøarbeidet, jf. 9a 1, 9a-2 første ledd og 9a 3 første ledd Korleis skulen er organisert Planer og tiltak kva som skal gjeras, kva tid og av kven, for å sikre eit godt skulemiljø som fremmar helse, miljø og tryggleik Korleis kartlegging av risiko er gjennomført (rapportar, måleresultat og liknande) Rutinar for å avdekke, rette opp og førebygge avvik Korleis rutinane blir gjennomgått for å sikre at dei fungerer og er tenlege for å nå dei måla som er sett (evaluering av skulemiljøarbeidet) Utdanningsdirektoratet skisserer vidare følgjande fasar i skulen sitt systemretta arbeid: Fase 1: kartlegging av krava i opplæringslova kapittel 9a m.v. Fase 2: fastsetting av konkrete mål for skulemiljøet og skulemiljøarbeidet Fase 3: utarbeiding av eit system for oppfølging av krava i kapittel 9a Fase 4: implementering av systemet blant dei tilsette Fase 5: kontinuerleg, aktivt og systematisk skulemiljøarbeid i samsvar med systemet Fase 6: jamleg evaluering av skulen sitt system og systemretta arbeid Knytt til kvar av desse fasane blir det i rundskrivet skissert kva fasane inneber. Til dømes går følgjande fram under «fase 3»: «Systemet skal inneholde konkrete mål for skolemiljøet og skolemiljøarbeidet beskrivelser av hva som er et godt psykososialt miljø hva som skal gjøres for å forebygge brudd på elevens rett hva som skal gjøres dersom elevens rett ikke er oppfylt hvordan skolen skal evaluere sitt skolemiljøarbeid planer, rutiner og tiltak knyttet til skolemiljøarbeidet rutiner for å sørge for at de ansatte blir kjent med skolemiljøarbeidet og utfører sine plikter rutiner for involvering av elevene og skolens råd og utvalg Dette systemet må kunne dokumenteres.» 32 Skuleeigar sitt ansvar Skuleeigar sitt ansvar for å følgje opp skulane, og sikre at krav i regelverket blir oppfylte, går fram av opplæringslova 13-10: «ommunen fylkeskommunen ( ) har ansvaret for at krava i opplæringslova og forskriftene til lova blir oppfylte, under dette å stille til disposisjon dei ressursane som er nødvendige for at krava skal kunne oppfyllast. ommunen fylkeskommunen ( ) skal ha eit forsvarleg system for vurdering av om krava i opplæringslova og forskriftene til lova blir oppfylte. ommunen fylkeskommunen ( ) skal ha eit forsvarleg system for å følgje opp resultata frå desse vurderingane ( ). I rundskriv Udir om systemretta arbeid etter opplæringslova kapittel 9a går det fram at krav om at skuleeigar skal ha eit forsvarleg system for å vurdere om krav i regelverket blir oppfylte, inneber at: «- systemet må inneholde en oversikt over lovkrav på området - alle aktuelle lovbestemmelser på området må operasjonaliseres - må kartlegge innholdet i hver enkelt relevant lovbestemmelse mht rettigheter og plikter, og avgjøre hva dette innebærer for skoleeiers system. - systemet må inneholde jevnlig vurdering - aktiv informasjonsinnsamling og kartlegging» Utdanningsdirektoratet. Systemrettet arbeid etter opplæringsloven kapittel 9a. Rundskriv Udir Publisert: Kap. 1.3 Faser i skolens systematiske arbeid. 33 Utdanningsdirektoratet: Systemrettet arbeid etter opplæringsloven kapittel 9a, Rundskriv Udir

106 Pedagogisk-psykologisk teneste Av opplæringslova 5-6 går det fram følgjande krav til pedagogisk-psykologisk teneste: «Kvar kommune og kvar fylkeskommune skal ha ei pedagogisk-psykologisk teneste. Den pedagogiskpsykologiske tenesta i ein kommune kan organiserast i samarbeid med andre kommunar eller med fylkeskommunen. Tenesta skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for elevar med særlege behov. Den pedagogisk-psykologiske tenesta skal sørgje for at det blir utarbeidd sakkunnig vurdering der lova krev det. Departementet kan gi forskrifter om dei andre oppgåvene til tenesta. Kravet om at PP-tenesta skal arbeide med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling, blir ofte omtala som PPtenesta sitt systemretta arbeid. 34 I Meld. St. 18 ( ) blir det vist til at den pedagogisk-psykologiske tenesta i auka grad bør jobbe systemretta. Det blir vist til at «( ) -tjenesten bør bruke mer tid til å bistå i forebyggende arbeid og i kompetanse- og organisasjonsutvikling. PP-tjenestens systemarbeid skal fortsatt være rettet mot elever som har særskilte behov, men årsaken til behovene trenger ikke nødvendigvis være knyttet til eleven. De kan også ha sin årsak i måten skolen har valgt å organisere klassen og opplæringen på, mangel på nødvendig kompetanse og klasseledelsesutfordringer.» 35 Vidare viser Utdanningsdirektoratet i ein presentasjon av PPT si rolle mellom anna til at «PP-tjenesten gir systemrettet støtte, med råd og veiledning til skoler om pedagogisk ledelse av gruppe- og læringsmiljø, og bistand med kompetanse- og organisasjonsutvikling.» 36 Også gjennom ei nasjonal satsing på etter- og vidareutdanning for tilsette i PPT for perioden , blir dei nasjonale ambisjonane om at PPT i større grad skal arbeids systemretta synleggjort. Læringsmiljø og gruppeleiing er blant dei prioriterte områda i den nasjonale satsinga Sjå til dømes NOU 2015: 2 Å høre til Virkemidler for et trygt psykososialt skolemiljø. 35 Kunnskapsdepartementet: Meld. St. 18 ( ) Læring og fellesskap. Kapittel Forventning 2: PP-tjenesten arbeider forebyggende

107 Vedlegg 3: Sentrale dokument og litteratur Regelverk Kunnskapsdepartementet: Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). LOV Dokument frå Sogn og Fjordane fylkeskommune Elevundersøkinga Sogn og Fjordane fylkeskommune. Haust Svarprosent elevundersøkinga. Sogn og Fjordane fylkeskommune (haust 2014). God - betre - best - Mål og strategiar for vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane 2012 til FU - sak 18/15. Vedtatt i Fylkesting, 17. April 2012, sak 05/12 Kjenneteikn på kvalitet i vidaregåande opplæring. Vedlegg 1 til mål- og strategidokument for vidaregåande opplæring I Sogn og Fjordane Vedtatt i fylkesting, 17. april, sak 05/12 Handlingsprogram for vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane Vedtatt i Hovudutval for opplæring, 13. juni 2012, sak 15/12. Vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane frå arbeid med nytt mål- og strategidokument. Sak 18/15 i Fylkesutvalet. Utviklingsplan for PPT i vidaregåande opplæring i Sogn og Fjordane Vedtatt i hovudutval for opplæring 25. april 2014, sak 7/14. Sogn og Fjordane fylkeskommune. Årsrapport Skulebesøk Informasjonsskriv frå fylkesdirektør til alle rektorane Rapport frå skulebesøka Notat frå fylkesrådmannen til fylkesutvalet Samla oppsummering etter styringsdialog og dialogmøte mellom fylkesdirektøren og pedagogiskpsykologisk teneste for vidaregåande opplæring Dale vidaregåande skule: Utviklingsplan for Dale vgs Revidert skuleåret Dale vidaregåande skule: Handlingsplan mot mobbing. Dale vidaregåande skule: Handlingsplan for fysisk og psykisk helsearbeid v/dale vgs. Utarbeidd 25.juni 2014, evaluert 2.juni Firda vidaregåande skule: Utviklingsplan Firda vidaregåande skule Firda vidaregåande skule: Handlingsplan for folkehelse Firda vidaregåande skule: Handlingsplan mot rus. Firda vidaregåande skule: Handlingsplan for auka frammøte. Firda vidaregåande skule: Samarbeid med PPT. Sogndal vidaregåande skule: Utviklingsplan Sogndal vidaregåande skule Sogndal vidaregåande skule: Rutinehandbok. Sogndal vidaregåande skule: Organisasjonskart og fordeling av hovudansvarsområde for ulike stillingar/funksjonar ved skulen. Sogndal vidaregåande skule 15/16. Andre dokument og litteratur Fylkesmannen i Sogn og Fjordane: Tilsynsrapport frå oppfølgingstilsyn. Skulen sitt arbeid med elevane sitt psykososiale miljø. Sogn og Fjordane fylkeskommune. Hafstad vidaregåande skule Kunnskapsdepartementet: Læring og fellesskap. St. meld. 18 ( ). Tilråding fra Kunnskapsdepartementet av 8. april 2011, godkjent i statsråd samme dag. (Regjeringen Stoltenberg II) 42

108 Utdanningsdirektoratet: Systemrettet arbeid etter opplæringsloven kapittel 9a. Rundskriv Udir Publisert: Nettsider PPT.pdf?epslanguage=no

109 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS

110 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 15/ Internt l.nr /15 Sak: 43/15 Tittel: Forvaltningsrevisjon - Læringsmiljø og PP-tenesta - rapport Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av læringsmiljøet i vidaregåande skule vert teken til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følgje opp revisor sine tiltak i kapittel 7 i rapporten. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen melde status på oppfølginga, og eventuell plan for vidare oppfølging, til kontrollutvalet innan 31. mars 2016.

111 Side 1 av 3 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/ Desisjon av møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala 2014 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Rapport etter gjennomgang av møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala 2014 vert teken til etterretning Vedlegg: Rapport etter stikkprøvekontroll av møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala 2014 Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet legg årleg fram ei sak til fylkestinget om desisjon av møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala. Handsaming av saka er basert på ein stikkprøvekontroll av møtebøker og saker som er protokollert med sikte på å få gjennomført kontroll av: om vedtaket i den enkelte sak er gjort av eit organ med fullmakt til å gjere slikt vedtak om vedtaket er i samsvar med norsk lov, eventuelle andre relevante regelverk om vedtaket er i samsvar med budsjettvedtak, formål og om det er innanfor rammene av vedtak i fylkestinget Det er i år, som i fjor, sekretariatet for kontrollutvalet som har gjennomført stikkprøvekontrollen og skrive rapporten. Vurderingane i samband med kulepunkta er utført av Deloitte slik at kravet til revisjonsfagleg og juridisk kompetanse er stetta. I tillegg er ein også sikra at sekretariatet ikkje gjennomfører revisjonshandlingar med denne framgangsmåten. 2. Vurderingar og konsekvensar Gjennomførde møte i Det var i 2014 gjennomført 60 møte og handsama 408 saker fordelt på fylkesutvalet, planutvalet, finansutvalet fylkesutvalet som klagenemnd og dei forskjellege hovudutvala. Fylkesutvalet:

112 Side 2 av , i alt 17 møte. Tal saker som har vore handsama i perioden: 150, derav 116 saker med endeleg vedtak. Fylkesutvalet som klagenemnd: møte og 5 saker, der alle sakene har endelege vedtak. Fylkesutvalet som planutval: 26.1, 1 møte og 1 sak. Fylkesutvalet som finansutval: , i alt 5 møte og 5 saker. Hovudutval for opplæring: , i alt 7 møte Tal saker som har vore handsama i perioden: 35, derav 20 med endeleg vedtak Hovudutval for plan og næring: , i alt 9 møte Tal saker som har vore handsama i perioden: 86, derav 66 med endeleg vedtak. Hovudutval for samferdsle: , 08.12, i alt 10 møte Tal saker som har vore handsama i perioden: 63, derav 32 med endeleg vedtak Hovudutval for kultur: , i alt 9 møte Tal saker som har vore handsama i perioden: 63, derav 44 med endeleg vedtak. Bestillinga som vart sendt Deloitte AS: 1. Revisor blir bedt om å gjennomføre vurdering av følgjande 9 saker for å få svar på: o om vedtaket i den enkelte sak er gjort av eit organ med fullmakt til å gjere slikt vedtak o om vedtaket er i samsvar med norsk lov, eventuelle andre relevante regelverk o om vedtaket er i samsvar med budsjettvedtak, formål og om det er innanfor rammene av vedtak i fylkestinget Saker: Fylkesutvalet: Prioriteringar for kulturminneforvaltninga 2014, sak 12/14 Førde kommune kommuneplanen sin samfunnsdel , sak 48/14 Utpeiking av kandidatar til styret i Sogn og Fjordane Holding AS, sak 64/14 Omklassifisering/endring av fylkesveg 121 i Vik som følgje av utviding av Vik fengsel, sak 121/14

113 Side 3 av 3 Hovudutval for opplæring: Revidert plan for pedagogisk-psykologisk teneste for vidaregåande opplæring , sak 7/14 Hovudutval for plan og næring: Utvida tilskot til Solund kommune, sak 27/14 Utviklingsavtale med HAFS , sak 62/14 Hovudutval for samferdsle: Kostnader med installasjon av digitalt naudnett (TETRA) og digital radio (DAB) i tunnelar, sak 31/14 Hovudutval for kultur: Lærdal gb.nr. 45/29 Synneva Eris hus, Husfred, sak 19/14 Rapporten Deloitte AS konkluderte med at vedtaka i alle sakene var gjort i samsvar med regelverket. Revisjonen har gjort nokre vurderingar i høve til vedtaka i FU-sak 12/14, FU-sak 64/14 og HPNsak 27/14, men vedtaka i desse sakene var i samsvar med reglementet. Høyring Rapporten har vore til høyring hjå fylkesrådmannen, som har to kommentarar til rapporten. Den eine kommentaren gjeld pkt. 2.3 i rapporten. Det er rett som fylkesrådmannen skriv, at det ikkje var knytt kommentarar til utkastet som fylkesrådmannen fekk til høyring. Den andre kommentaren gjaldt FU-sak 64/14, der fylkesrådmannen meinte at det var irrelevant å trekke inn delegerings- og innstillingsreglementet kap. 4.1, tredje ledd. Deloitte AS har revidert sine vurderingar av vedtaket i FU-sak 64/14 etter at dei fekk sjå fylkesrådmannen sine kommentarar. Konklusjonen om at vedtaket var i samsvar med reglementet er ikkje endra. Det er den reviderte versjonen av vurderingane frå Deloitte AS som er vedlagt rapporten. Høyringsuttalen frå fylkesrådmannen er vedlagt rapporten. 3. Konklusjon Det er ikkje avdekka avvik i dei sakene som er gjennomgått i møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala Alle vedtak er gjort i samsvar med regelverket.

114 Sogn og Fjordane fylkeskommune Desisjon av møtebøkene i fylkesutvalet og hovudutvala Gjennomgang basert på stikkprøvekontroll av møtebøkene frå fylkesutvalet og hovudutvala 2014 Sekretariatet for kontrollutvalet

115 Innhald 1 Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar Metode Dokumentanalyse Kontrollerte vedtak Uttale Kontrollkriterium Vedtak og vurderingar Fylkesutvalet (4 saker) Sak 12/14 Prioriteringar for kulturminneforvaltninga Sak 48/14 Førde kommune kommuneplanen sin samfunnsdel Sak 64/14 Utpeiking av kandidatar til styret i Sogn og Fjordane Holding AS Sak 121/14 Omklassifisering/endring av fylkesveg 121 i Vik som følgje av utviding av Vik fengsel Hovudutval for opplæring (1 saker) Sak 7/14 Revidert plan for pedagogisk-psykologisk teneste for vidaregåande opplæring Hovudutval for plan og næring (2 saker) Sak 27/14 Utvida tilskot til Solund kommune Sak 62/14 Utviklingsavtale med HAFS Hovudutval for samferdsle (1 sak) Sak 31/14 Kostnadar med installasjon av digitalt naudnett (TETRA) og digital radio (DAB) i tunnelar Hovudutval for kultur (1 sak) Sak 19/14 - Lærdal gb.nr 45/49 Synneva Eris hus, Husfred Oppsummering... 9 Vedlegg 1 Oversending av vurderingar frå Deloitte AS, datert , revidert versjon Vedlegg 2 Uttale frå fylkesrådmannen 3

116 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalet vedtok i 2013 å gje kontrollsjefen i oppdrag å gjennomføre framtidige stikkprøvekontrollar av møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala med innleidd kompetanse der kontrollsjefen vurderer det som nødvendig. 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med stikkprøvekontrollen er å kontrollere 1. om vedtaket i den enkelte sak er gjort av eit organ med fullmakt til å gjere slikt vedtak 2. om vedtaket er i samsvar med norsk lov, eventuelle andre relevante regelverk 3. om vedtaket er i samsvar med budsjettvedtak, formål og om det er innanfor rammene av vedtak i fylkestinget I tillegg vert det bedt om ei vurdering av fylkeskommunen sin praksis for protokollering av møta i finansutvalet og planutvalet. 2 Metode Kontrollsjefen har gjennomført saka ved å gjere førebuande arbeid som å lage oversikt over saker som er handsama i dei forskjellege utvala, gjere uttrekket av saker til stikkprøvekontrollen og skrive rapporten på grunnlag av undersøkinga. Vurderingane av vedtaka i dei utvalde sakene i høve til punkta i føremålet er utført av Deloitte AS (Vedlegg 1). 2.1 Dokumentanalyse Det vart i 2014 gjennomført 17 møte i fylkesutvalet, der det vart gjort 116 endelege vedtak. Hovudutvalet for opplæring gjennomførde 7 møte og det vart gjort 20 endelege vedtak. Hovudutvalet for plan og næring gjennomførde 9 møte med 66 endelege vedtak. Tala for hovudutval for samferdsle var 10 møte med 32 endelege vedtak, og for hovudutvalet for kultur 9 møte med 44 endelege vedtak. 2.2 Kontrollerte vedtak Det er trekt ut 9 saker til stikkprøvekontrollen. Fire av sakene er frå fylkesutvalet, to saker er frå hovudutval for Plan og næring, medan hovudutval for opplæring, hovudutval for samferdsle og hovudutval for kultur har to saker kvar med i kontrollen.: Fylkesutvalet Kap.nr Sak nr Sak /14 Prioriteringar for kulturminneforvaltninga /14 Førde kommune kommuneplanen sin samfunnsdel /14 Utpeiking av kandidatar til styret i Sogn og Fjordane Holding AS /14 Omklassifisering/endring av fylkesveg 121 i Vik som følgje av utviding av Vik fengsel Hovudutval for opplæring Kap.nr Sak nr Sak /14 Revidert plan for pedagogisk-psykologisk teneste for vidaregåande opplæring

117 Hovudutval for plan og næring Kap.nr Sak nr Sak /14 Utvida tilskot til Solund kommune /14 Utviklingsavtale med HAFS Hovudutval for samferdsle Kap.nr Sak nr Sak /14 Kostnadar med installasjon av digitalt naudnett (TETRA) og digital radio (DAB) i tunnelar Hovudutval for kultur Kap.nr Sak nr Sak /14 Lærdal gb.nr. 45/29 Synneva Eris hus, Husfred, sak 19/ Uttale Fylkesrådmannen har hatt utkast av rapporten til uttale, og har i sin høyringsuttale knytt kommenterer til to punkt i rapporten. Det er rett som fylkesrådmannen påpeikar vedkomande høyringsuttale (pkt 2.3). Fylkesrådmannen peikte i sin høyringsuttale på at revisor sine kommentarar til FU-sak 64/14 er irrelevant når det gjeld å trekkje inn kapittel 4.1 i delegerings- og innstillingsreglementet. Revisor har kome med ein revidert uttale om denne saka der vurderinga er endra. Konklusjonen til revisor vert ståande som før med at fylkesutvalet gjorde vedtak i samsvar med punkt 4.1 i delegerings- og innstillingsreglementet. Fylkesrådmannen sin uttale er vedlagt rapporten (vedlegg 2). 3 Kontrollkriterium Kontrollkriterium er dei krav og forventningar som vedtaka vert kontrollert opp mot. I denne stikkprøvekontrollen er dei innsamla data vurdert opp mot delegerings- og innstillingsreglement (sjå portalen), budsjettreglement (vedteke i FT-sak 50/14), reglement for politiske utval (sjå portalen), aktuelt lov- og regelverk, budsjettvedtak, føremål og rammene av vedtak i fylkestinget. 4 Vedtak og vurderingar 4.1 Fylkesutvalet (4 saker) Sak 12/14 Prioriteringar for kulturminneforvaltninga 2014 Vedtak: 1. Sogn og Fjordane fylkeskommune registrerer at Riksantikvaren vil delegere fleire oppgåver til fylkeskommunane, og er positive til slik overføring til det folkevalde fylkesnivået. Det må følgje naudsynte økonomiske ressursar med for å kunne ta imot arbeidskrevjande oppgåver på ein god måte. 5

118 2. Fylkeskommunen meiner at all delegering av oppgåver som krev betydeleg auka arbeidsinnsats, bør kanaliserast inn i prosessen fram mot nytt statsbudsjett. Oppgåvene må der omtalast med innhald, omfang og økonomisk kompensasjon. Fylkeskommunen føreset at staten skal finansiere oppgåver som til no har vore utført på statlege side ved tilsvarande innsparingar på statleg side. 3. Sogn og Fjordane fylkeskommune tek elles brevet frå Riksantikvaren av om prioriteringar for kulturminneforvaltninga i 2014 til vitande. Vurdering Denne saka blei først handsama i hovudutval for kultur som ga tilråding om vedtak til fylkesutvalet. Deloitte har fått opplyst frå fylkeskommunen at grunnen til at fylkesutvalet fatta vedtak i denne saka mellom anna var at fylkesutvalet har mynde på deler av det området saka gjeld. Vedtaket er i samsvar med punkt 4.2 i delegerings- og innstillingsreglementet Sak 48/14 Førde kommune kommuneplanen sin samfunnsdel Vedtak: 1. Fylkesutvalet meiner at kommuneplanen tek tak i sentrale utfordringar for Førde kommune som samfunn og organisasjon. Plandokumentet vil vere eit viktig styringsdokument når satsingsområda vert følgd opp i handlingsdelen og økonomiplanen 2. Fylkesutvalet rår til at kommunen i arbeidet med handlingsdelen definerer kva oppgåver kommunen kan løyse internt og kva oppgåver kommunen treng hjelp til frå fylke og stat. 3. Fylkeskommunen er innstilt på å gå i dialog med Førde kommune med sikte på å finne samarbeidsløysingar på område der fylkeskommunen kan bidra. 4. Fylkesutvalet rår til at kommunen i det vidare planarbeidet vurderer dei innspela som ligg i saksutgreiinga. Vurdering Punkta 1-3 i vedtaket er i samsvar med punkt 3.37, i delegerings- og innstillingsreglementet Sak 64/14 Utpeiking av kandidatar til styret i Sogn og Fjordane Holding AS Vedtak: Fylkesutvalet peikar ut følgjande kandidatar som medlemmar i styret for Sogn og Fjordane Holding AS for perioden juni 2014 til juni 2016: Styreleiar: Åshild Kjelsnes Nestleiar: Anders Ryssdal Medlem: Noralv Distad Varamedlemmar i prioritert rekkefølgje: 6

119 1. Varamedlem: Nils P. Støyva 2. Varamedlem: Anita Nybø 3. Varamedlem: Marit Barsnes Krogsæter Vurdering På bakgrunn av tilbakemelding frå fylkesrådmannen har vi gjort fornya vurdering av dette vedtaket. I saksutgreiinga knytt til saka står det at fylkesutvalet tidlegare har gjort vedtak om utpeiking av fylkeskommunale representantar til styret i Sogn og Fjordane Holding AS, sist i sak 40/12 i fylkesutvalet. I fylkeskommunen si eigarmelding frå 2014 står det at fylkesutvalet i Sogn og Fjordane gjev tilråding til generalforsamlinga om val av styre. Fylkesordføraren fungerer som generalforsamling. Etter aksjelova 6-3 vel generalforsamlinga styret. Vi antek at fylkesutvalet sitt vedtak er ei slik tilråding til generalforsamlinga som nemnd i eigarmeldinga. Vi kjenner ikkje til vedtak der det går fram at fylkesutvalet har mynde til å tilrå kven som skal sitte i styret i dette selskapet. Vi meiner likevel at gitt det arbeidsområdet som selskapet skal ha, er det naturleg at fylkesutvalet fattar vedtak der dei utpeiker kandidatar til styret i Sogn og Fjordane Holding AS. Vedtaket er derfor i samsvar med punkt 4.1 i delegerings- og innstillingsreglementet, fjerde avsnitt Sak 121/14 Omklassifisering/endring av fylkesveg 121 i Vik som følgje av utviding av Vik fengsel Vedtak: meter av dagens fylkesveg 121 i Vik sentrum vert omklassifisert til kommunal veg meter av dagens kommunale veg i Elvegata vert omklassifisert til fylkesveg Omklassifiseringane vert gjort gjeldande når det er sett opp rekkverk langs Elvegata og gjort trafikkregulerande tiltak mellom Vange bru og kryss ved Vik fengsel. Vurdering Punkta 1-3 i vedtaket er i samsvar med punkt 3.8 i delegerings- og innstillingsreglementet Hovudutval for opplæring (1 saker) Sak 7/14 Revidert plan for pedagogisk-psykologisk teneste for vidaregåande opplæring Vedtak: 1. Utviklingsplanen vert vedteken som framlagt. 2. Planen skal evaluerast og rullerast innan desember Iverksetjing av kostnadskrevjande tiltak i utviklingsplanen må skje igjennom budsjettog økonomiplanarbeidet. Vurdering Punkta 1-3 i vedtaket er i samsvar med punkt delegerings- og innstillingsreglementet. 7

120 4.3 Hovudutval for plan og næring (2 saker) Sak 27/14 Utvida tilskot til Solund kommune Vedtak: Solund kommune får utvida tilskot på inntil kr til fiberutbygging i Hardbakke. Løyvinga vert dekka med restmidlar frå tidlegare år. Vurdering Vedtaket er i samsvar med budsjettreglementet punkt Etter revisjonen si vurdering er vedtaket og saksutgreiinga ikkje tydeleg med omsyn til kva restmidlar som skal nyttast til finansiering av tilskotet. Frå fylkeskommunen får revisjonen opplyst at tilskotet gjeld statlege midlar sett av til breiband Sak 62/14 Utviklingsavtale med HAFS Vedtak: 1. Utkast til avtale mellom HAFS regionråd og Sogn og Fjordane fylkeskommune, vert vedteken slik den ligg føre, datert HAFS regionråd får ei løyving på kr for Løyving for 2015 vert gjort etter vedtak av budsjettet for Løyvinga vert dekt av budsjetterte midlar på Tenesteområde 7152 Satsingsområde Regionvise utviklingsprogram. Vurdering Punkt 1 i vedtaket er i samsvar med punkt i delegerings- og innstillingsreglementet. Punkta 2 og 3 i vedtaket er i samsvar med budsjettreglementet punkt Hovudutval for samferdsle (1 sak) Sak 31/14 Kostnadar med installasjon av digitalt naudnett (TETRA) og digital radio (DAB) i tunnelar. Vedtak: 1. Det skal installerast digitalt naudnett og DAB-radio i Høyangertunnelen samstundes med at tunnelen blir rehabilitert. 2. Kostnadsramma for utbetringsarbeidet blir auka til 208 mill kroner. Dette skal dekkast innan ramma til drift og vedlikehald 3. Etablering av DAB-radio i andre tunnelar som får nytt digitalt naudnett, må vurderast i samband med samla plan for rehabilitering av tunnelar. Vurdering Punkt 1 til 3 i vedtaket er i samsvar med punkt i delegerings- og innstillingsreglementet. 4.5 Hovudutval for kultur (1 sak) Sak 19/14 - Lærdal gb.nr 45/49 Synneva Eris hus, Husfred Vedtak: 8

121 1. Sogn og Fjordane fylkeskommune støttar eigar sitt ønskje om å bygge opp att ein eksteriørkopi av Synneva Eris hus. Dette samsvarar med kommunen sine ønskjer for attreising i Lærdal, er i tråd med gjeldande reguleringsplan og vil passe inn med dei verneverdige bygningane i området. Sogn og Fjordane fylkeskommune vil også prioritere arbeidet med å gje fagleg råd og rettleiing til eigar i hans arbeid med oppattbygginga, og til Lærdal kommune i samband med deira arbeid med reguleringsplan- og byggesaksarbeid. 2. Attståande midlar løyvd til istandsetjing av husa på gb.nr. 45/29 i 2013 vert omdisponert til arkitekthjelp i samband med attreisinga av hus på eigedomen. Sogn og Fjordane fylkeskommune vil og utfordre Riksantikvaren til å yte ytterlegare midlar til arkitekthjelp og byggleiing for å sikre høg kvalitet på attreisinga. 3. Sogn og Fjordane fylkeskommune set ut frå dette ikkje krav om att bygningane på gb.nr. 45/79 i Lærdal, Synneva Eris hus Husfred, skal gjenreisast som dei opphavlege freda bygga, og ber Riksantikvaren oppheve fredingsvedtaket på gb. nr. 45/79 Synneva Eris hus Husfred i Lærdal. ********************************************** Saka var tidlegare handsama i sak nr 09/14 i møte og vart då utsett.. Vurdering Punkt 1 i vedtaket er i samsvar 2 i reglement for hovudutval for kultur. Punkt 2 i vedtaket er i samsvar med punkt i budsjettreglementet. Punkt 3 i vedtaket er i samsvar med kap 3.9 i delegerings- og innstillingsreglementet.. 5 Oppsummering Revisor har vurdert vedtaka i 9 saker frå fylkesutvalet og hovudutvala, og har ikkje avdekka avvik. Revisor peikar på at vedtak og saksutgreiing i HPN-sak 27/14 ikkje er tydeleg med omsyn til kva restmidlar som skal nyttast til finansiering av tilskotet. Revisor fekk frå fylkeskommunen opplyst at tilskotet gjeld statlege midlar sett av til breiband. 9

122 Vedlegg 1 Vurderingar av vedtak - Brev frå Deloitte AS 10

123 Kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune v/ sekretariatet Deloitte Damsgårdsveien 135 Postboks 6013 Postterminalen 5892 Bergen Tel: Fax: OVERSENDING AV VURDERINGAR KNYTT TIL VEDTAK FATTA I HOVUDUTVAL ELLER FYLKESUTVALET - revidert I samsvar med bestilling frå kontrollutvalet sender Deloitte over vurderingar knytt til ni vedtak fatta i hovudutval eller fylkesutvalet i Vurderingar Fylkesutvalet Sak 12/14 Prioriteringar for kulturminneforvaltninga i 2014 Denne saka blei først handsama i hovudutval for kultur som ga tilråding om vedtak til fylkesutvalet. Deloitte har fått opplyst frå fylkeskommunen at grunnen til at fylkesutvalet fatta vedtak i denne saka mellom anna var at fylkesutvalet har mynde på deler av det området saka gjeld. Vedtaket er i samsvar med punkt 4.2 i delegerings- og innstillingsreglementet. Sak 48/14 Førde kommune kommuneplanen sin samfunnsdel Punkta 1-3 i vedtaket er i samsvar med punkt 3.37, i delegerings- og innstillingsreglementet. «Sak 64/14 Utpeiking av kandidatar til styret i Sogn og Fjordane Holding AS På bakgrunn av tilbakemelding frå fylkesrådmannen har vi gjort fornya vurdering av dette vedtaket. I saksutgreiinga knytt til saka står det at fylkesutvalet tidlegare har gjort vedtak om utpeiking av fylkeskommunale representantar til styret i Sogn og Fjordane Holding AS, sist i sak 40/12 i fylkesutvalet. I fylkeskommunen si eigarmelding frå 2014 står det at fylkesutvalet i Sogn og Fjordane gjev tilråding til generalforsamlinga om val av styre. Fylkesordføraren fungerer som generalforsamling. Etter aksjelova 6-3 vel generalforsamlinga styret. Vi antek at fylkesutvalet sitt vedtak er ei slik tilråding til generalforsamlinga som nemnd i eigarmeldinga. Vi kjenner ikkje til vedtak der det går fram at fylkesutvalet har mynde til å tilrå kven som skal sitte i styret i dette selskapet. Vi meiner likevel at gitt det arbeidsområdet som selskapet skal ha, er det naturleg at fylkesutvalet fattar vedtak der dei utpeiker kandidatar til styret i Sogn og Fjordane Holding AS. Vedtaket er derfor i samsvar med punkt 4.1 i delegerings- og innstillingsreglementet, fjerde avsnitt.

124 Sak 121/14 Omklassifisering/endring av fylkesveg 121 i Vik som følgje av utviding av Vik fengsel Punkta 1-3 i vedtaket er i samsvar med punkt 3.8 i delegerings- og innstillingsreglementet. Hovudutval for opplæring Sak 7/14 Revidert utviklingsplan for pedagogisk- psykologisk teneste for vidaregåande opplæring Punkta 1-3 i vedtaket er i samsvar med punkt delegerings- og innstillingsreglementet. Hovudutval for plan og næring Sak 27/14 Utvida tilskot til Solund kommune Vedtaket er i samsvar med budsjettreglementet punkt Etter revisjonen si vurdering er vedtaket og saksutgreiinga ikkje tydeleg med omsyn til kva restmidlar som skal nyttast til finansiering av tilskotet. Frå fylkeskommunen får revisjonen opplyst at tilskotet gjeld statlege midlar sett av til breiband. Sak 62/14 Utviklingsavtale med HAFS Punkt 1 i vedtaket er i samsvar med punkt i delegerings- og innstillingsreglementet. Punkta 2 og 3 i vedtaket er i samsvar med budsjettreglementet punkt Hovudutval for samferdsle Sak 31/14 Kostnader med installasjon av digitalt naudnett (TETRA) og digital radio (DAB) i tunnelar Punkt 1 til 3 i vedtaket er i samsvar med punkt i delegerings- og innstillingsreglementet. Hovudutval for kultur Sak 19/14 Lærdal gb.nr.45/29 Synneva Eris hus, Husfred Punkt 1 i vedtaket er i samsvar 2 i reglement for hovudutval for kultur. Punkt 2 i vedtaket er i samsvar med punkt i budsjettreglementet. Punkt 3 i vedtaket er i samsvar med kap 3.9 i delegerings- og innstillingsreglementet. Med venleg helsing Deloitte AS Stein Ove Songstad Partner

125 Vedlegg 2 Uttale frå fylkesrådmannen

126 Side 1 av 1 Fylkesrådmannen Sekretariatet for kontrollutvalet Askedalen LEIKANGER Sakshandsamar: Svein Hågård E-post: Svein.Hagard@sfj.no Tlf.: Vår ref. Sak nr.: 15/ Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr /15 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Desisjon av møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala fråsegn frå fylkesrådmannen Eg viser til oversending frå kontrollsjefen 15.d.m. Fylkesrådmannen har slik uttale til utkastet til rapport: 2.3 Uttale: I utkastet heiter det at fylkesrådmannen har knytt kommentarar til tre punkt i rapporten. Dette stemmer ikkje. Fylkesrådmannen hadde då utkastet vart produsert ikkje knytt kommentarar til rapporten i det heile FU-sak 64/14: Utpeiking av kandidatar til styret i Sogn og Fjordane Holding AS: Fylkesrådmannen er ikkje samd i at delegerings- og innstillingsreglementet kap. 4.1 er uklart formulert. Det er i tillegg irrelevant å trekkje inn kap. 4.1 tredje ledd, slik det er gjort i rapportutkastet. Tredje ledd regulerer utpeiking av representantar til generalforsamlingar (eigarutsendingar), ikkje utpeiking av styrerepresentantar, som det var tale om i FU-sak 64/14. Som det framgår av kap. 4.1 fjerde ledd, er det fylkesutvalet eller eit av hovudutvala som er rett organ til å peike ut kandidatar til styre i selskap. Då Sogn og Fjordane Holding AS ikkje «naturleg høyrer under» eit av hovudutvala, ligg myndet til å utpeike styrekandidatar til dette selskapet til fylkesutvalet. Utover dette har ikkje fylkesrådmannen merknader. Med helsing Tore Eriksen fylkesrådmann Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Fylkeshuset Askedalen LEIKANGER Tlf.: Bankgiro: postmottak.sentraladm@sfj.no Org.nr.: NO MVA

127 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 15/ Internt l.nr /15 Sak: 44/15 Tittel: Desisjon av møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala 2014 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Rapport etter gjennomgang av møtebøkene for fylkesutvalet og hovudutvala 2014 vert teken til etterretning

128 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/ Tildeling og oppfølging av tilskot - oppfølging av tilrådingane - brev frå administrasjonen Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek brev frå administrasjonen med oppfølging av tilrådingane til vitande. 2. Kontrollutvalet vurderer forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltning til å vere fullført. Vedlegg: Oppfølgingsbrev frå administrasjonen datert m/vedlegg Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Fylkestinget handsama rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon Tildeling og oppfølging av tilskot 9. desember 2014 i FT-sak 36/14. Det vart gjort slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltninga til etterretning. 2. Fylkestinget tek fylkesrådmannen si vurdering når det gjeld tilråding nr. 3 i rapporten til etterretning. 3. Fylkestinget tek fylkesrådmannen sin konklusjon vedr. tilråding nr. 9 i rapporten til etterretning. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følgje opp dei øvrige tilrådingane frå revisor i kapittel 6 i rapporten Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for oppfølging av tilrådingane og plan for eventuelt vidare arbeid innan Vurderingar og konsekvensar Kontrollutvalet mottok brev frå administrasjonen 31. august med oppfølging av denne fylkestingssaka. I brevet skriv fylkesrådmannen at det er utarbeidd eigne skriftlege rutinar i kultur-, plan- og samfunnsavdelinga for sakshandsaming. Næringsavdelinga har justert sine skriftlege rutinar for sakhandsaming. Rutinane er vedlagt.

129 Side 2 av 2 Vidare er brevmalane justert slik at ein sikrar at det vert opplyst om innsyns- og klagerett. Det er i tillegg utarbeidd eigne klageskjema for klage på forvaltningsvedtak, som vert vedlagt alle svarbrev. Skriftlege rutinar sikrar og at tilskotsforvaltninga er i samsvar med krav i forvaltningslova, skriv fylkesrådmannen i brevet. Fire av tilrådingane vert ikkje følgt opp gjennom skriftlege rutinar for sakshandsaming og brevmalar tilrådingane 1, 2, 8 og 15. Administrasjonen har skissert eigne oppfølgingspunkt for desse tilrådingane i brevet datert 31. august 2015 Kontrollsjefen har gått gjennom svarbrevet m/vedlegg frå administrasjonen og vurderer oppfølginga av prosjektet til å vere fullført. Alle tilrådingane er tekne omsyn til i rutineskriva, brevmalar, rapporteringsskjema, skjema for klagerett i tillegg til oppdatert informasjon på heimesida til fylkeskommunen og punkta nemnt i brev frå administrasjonen datert 31. august. 4. Konklusjon Kontrollsjefen vurderer oppfølging av forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltning til å vere fullført.

130 Side 1 av 2 Kulturavdelinga Kontrollutvalet v/einar Ulla Sakshandsamar: Jarlaug Lauritsen E-post: jarlaug.lauritsen@sfj.no Tlf.: Vår ref. Sak nr.: 14/ Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr /15 Dykkar ref. Dato FØRDE, Forvaltningsrevisjon - Tildeling og oppfølging av tilskot Oppfølging av tilrådingane I FT-sak 36/14 handsama fylkestinget Deloitte sin rapport for gjennomføring av forvaltningsrevisjon av tilskotsordningar i fylkeskommunen. Rapporten til Deloitte tilrår 17 oppfølgingspunkt. Fylkesrådmannen skal rapportere om status for oppfølging innan Fylkesrådmannen si oppfølging av rapport frå Deloitte Kultur-, plan- og samfunnsavdelinga har alle utarbeidd eigne skriftlege rutinar for sakshandsaming (vedlegg). Næringsavdelinga har justert sine skriftlege rutinar for sakshandsaming. Dei fleste punkta i rapporten frå Deloitte vert følgt opp gjennom desse rutinane. Brevmalane er justerte slik at ein sikrar at det vert opplyst om innsyns- og klagerett. Det er utarbeidd eige klageskjema som vert lagt ved alle svarbrev. Skriftlege rutinar sikrar og at tilskotsforvaltninga er i samsvar med krav i forvaltningslova. Punkt som ikkje vert følgt opp gjennom skriftlege rutinar for sakshandsaming og brevmalar: Punkt 1: Punkt 2: Vert gjennomført ved at fylkesrådmannen i sitt ansvarsbrev til fylkesdirektørane opnar for at mynde delegert frå hovudutvala gjennom året vil gå direkte frå fylkesrådmannen til fylkesdirektørane Administrative tildelingar av fylkesdirektørane (plan og næring) gjennom året, vert lagt fram for HPN til orientering ved årsslutt. Etter ny politisk organisering vil vi tilpasse oss til ny utvalsstruktur. Punkt 5, 6 og 7 er følgt opp gjennom ny heimeside til fylkeskommunen. Alle tilskotsordningar som blir forvalta av fylkeskommunen er tilgjengeleg på heimesida. Ny og meir utfyllande tekst vart vurdert ved oppretting av ny heimeside. Kulturmidlar vert nytta som felles omgrep for tilskot til frivillig sektor/kulturorganisasjonar. Punkt 8: Punkt 15: Næringsavdelinga har arrangert kurs i statstøtteregelverket, der plan- og samfunnsavdelinga også deltok. Dette er kurs som er opne for deltaking frå alle avdelingane. Fortløpande evaluering vert gjennomført kvart år gjennom vurdering av innkomne rapportar og ved sakshandsaming. Vurdering ved årsrapportering med målekart og jamleg rullering ved handlingsplanar. Med helsing Tore Eriksen fylkesrådmann Jarlaug Lauritsen fagkoordinator Storehagen 1B Pb FØRDE Tlf.: Bankgiro: postmottak.sentraladm@sfj.no Org.nr.: NO MVA

131 Side 2 av 2 Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Vedlegg: Skriftlege rutinar kultur Skriftlege rutinar næring Skriftlege rutinar plan og samfunn Brevmalar Skjema for klagerett

132 Skriftlege rutinar for sakshandsaming av tilskotsordningar innan kultur. Oppdatert: august UTLYSING 1. Tilskotsmidlar skal lysast ut på og lokalavisene. Utlysinga skal vere klarert med leiar. Annonsering med søknadsfrist skal lysast ut rundt Sikre at all informasjon og søknadsskjema er tilgjengeleg på sfj.no. 2. Vær obs på å skilje mellom kulturmidlar og kulturutviklingsmidlar samt konsistent bruk av omgrep i retningsliner, skjema, brev m.m. Samordne med PSA om utlysing av deira tilskotsordningar. II. FØREBUING TIL SAKSHANDSAMING 2. Det skal sendast førebels svar om ein søknad ikkje kan svarast på i løpet av tre veker etter at den er motteken. Søkjarar som søkjer elektronisk får automatisk svar om at søknaden er motteken og forventa handsamingstid. Må vere obs på at søkjarar som søkjer manuelt (e-post, post) får førebels svar. Sakshandsamar avtalar med arkivet at det vert sendt førebels svar i esa. 3. Vurder om søknadane er kome inn til rett ordning. Samordningsmøte med PSA og NA. Gi skriftleg informasjon til søkjar dersom flytting ml. ordningar. Det kan også vere aktuelt å delta på kurs og opplæring ved andre avdelingar, t.d. om statsstønad som NA arrangerer. Intern opplæring vert gitt avdelingsvis ved behov. 4. Innhent opplysningar frå andre fagmiljø. Vi arbeider etter prinsippet om fullførd sakshandsaming, og du må sjølv innhente opplysningar frå andre fagmiljø. Dette kan t.d. vere innan juridisk eller innkjøp. Eller det kan vere å samrå seg med ei anna avdeling. Søkjar skal få tydeleg og samordna informasjon frå fylkeskommunen. 5. Nye opplysningar. Alle nye opplysningar som er vesentlege for saka skal registrerast i Esa. Vurder om dokument skal skjermast for offentleg innsyn. Vurder dette opp mot offentleglova. 6. Tenk over om du kan vere ugild til å handsame saka. Habilitet skal vurderast ut frå forvaltningslova sine reglar. Dersom du er i tvil om du er ugild til å handsame søknaden må du melde frå til leiar. Leiar har då ansvar for å avgjere om du er ugild. Leiar innhentar juridisk kompetanse dersom det er naudsynt. Er leiar ugild er også sakshandsamar ugild. 7. Avgjere om det er administrativ eller politisk handsaming. Ved tvilstilfelle, sjekk ut med leiar.

133 8. Hovudsøknadsfrist er 15.januar kvart år. Når det kjem søknader utanom søknadsfrist må du vurdere om denne skal handsamast no, eller om søknaden skal leggast over til neste søknadsfrist. III. SAKSHANDSAMING 1. Syte for at all informasjon og vedlegg er kome inn i sakshandsamingssystemet. Dersom ein ber om tilleggsinformasjon skal denne også registrerast inn. Obs! E-post kan også innehalde arkivverdig informasjon. 2. Sjekk behov for tilleggsopplysningar. Ved tildelt sak må du snarleg sjekke om det er behov for å hente inn tilleggsopplysningar. Søkjar/part har krav på å få høve til å rette opp feil og manglar. Gje ein frist og gje gjerne rettleiing om korleis dette kan rettast opp. 3. Syte for at vurderingane som er gjort vert synt fram og grunngitt i sakshandsamingssystemet. Dette er særleg viktig der ein innstiller på avslag. 4. Sikre at det berre blir gitt tilskot til dei som er innanfor ordninga. 5. Sikre at alle vedtak er skriftlege og grunngjevne. Enkeltvedtak skal grunngjevast og bygge på reglar, retningslinjer, overordna vedtekne strategiar og faktiske tilhøve. Du kan gjere tilpassingar frå sak til sak. Dei hovudomsyna som har vore avgjerande ved bruk av forvaltingsmessig skjønn, bør nemnast. Det skal bli orientert om grunngjevinga for vedtaket og retten til innsyn i saka i tilskotsbrev. IV. MELDING OM VEDTAK TIL SØKJAR 1. Alle søkjarar skal ha skriftleg svar med info om kva søknad det gjeld og grunngjeve vedtak. Dette skal arkiverast i sakshandsamingssystemet. 2. Informasjon om grunngjeving og innsyn etter fvl. 3. Klagerett skal informerast om jf. fvl. Legg ved klageskjema. 4. Vise krav om rapportering i tilsegnsbrev. 5. Endeleg svar enten i form av avslag, tilskotsbrev eller anna, skal sendast innan ei veke etter at politisk vedtak er fatta eller administrativ handsaming er ferdig. Send ei kort melding til søkjar i fall du treng lenger tid til t.d. å lage ei tilskotsbrev. Gje gjerne råd om kor vedkomande kan vende seg om fylkeskommunen til dømes ikkje har høve til å gje økonomisk støtte. Lim inn lenke til saka ved politisk handsaming. V. ETTERARBEID 1. Følgje opp alle krav til rapportering i sakshandsamarsystemet. Vær obs. der ein gjer unntak.

134 2. Evaluering av måloppnåing for tilskotsordninga. Samhandlingsmøte i avdelinga etter rapporteringsfrist. 3. Arkivering av svarbrev Alle tilskotsbrev/avslag/svar skal arkiverast på saksnummeret som saka har fått i arkivet ved arkivering, og ikkje på til dømes saksnummeret til samlesaka. I tilskotsbrevet må du gjerne også oppgje saksnr til samlesaka, slik at det er lett å finne saksutgreiinga i «samlesaka». 4. Oppfølging utbetaling Sakshandsamar har ansvar for å følgje opp tilsegna. Dette inneber å sjå til at fristane som vert sette i tilskotsbrevet vert haldne og vurdere om det er greitt å betale ut. Alle utbetalingsoppmodingar skal sjekkast opp mot søknad og tilskotsbrev. Utbetalingskjema skal fyllast ut og sendast LOR sjå «Rutinar for utbetaling av midlar». 5. Dersom eit tilsegn ikkje vert gjennomført i planlagt omfang, og heile eller deler av tilskotet vert trekt tilbake skal det skrivast administrativt vedtak om dette (eventuelt handsamast politisk). Konferer med leiar. 6. Signering Alle tilsegnsbrev/inndraging av tilskot osv. skal underskrivast av leiar. 7. Språkbruk La gjerne nokon andre sjå gjennom det ferdige skriftlege arbeidet for å sikre innhald og betre språk og formuleringar.

135 Skriftlege rutinar for sakshandsaming næringsavdelinga Oppdatert: mai 2015 Sakshandsaming Notatet tek føre seg rutiner ved sakshandsaming og går gjennom saksgang og ulike problemstillingar som kan dukke opp. Relevante dokument som skjema, sjekklister, malar ligg på Q:/NA/Sakshandsaming NA. 1. Tilskotsmidlar skal lysast ut Tilskotsmidlar skal lysast ut på og på Vurder om det i tillegg er behov for å nytte andre kanalar som t.d. aviser for å nå den rette målgruppa. Utlysinga skal vere klarert med leiar. 2. Sjekk behov for tilleggsopplysningar Ved tildelt sak må du snarleg sjekke om det er behov for å hente inn tilleggsopplysningar. Søkjar/part har krav på å få høve til å rette opp feil og manglar. Gje ein frist og gje gjerne rettleiing om korleis dette kan rettast opp. Sjå og sjekkliste for sakshandsaming (vedlegg). 3. Tenk over om du kan vere ugild til å handsame saka Habilitet skal vurderast ut frå forvaltningslova sine reglar. Dersom du er i tvil om du er gild til å handsame søknaden må du melde frå til leiar. Leiar har då ansvar for å avgjere om du er ugild. Leiar innhentar juridiske råd dersom det er naudsynt. 4. Nye opplysningar Alle nye opplysningar som er vesentlege for saka skal registrerast i Esa. 5. Vurder om dokument skal skjermast for offentleg innsyn Ver merksam på dokument som skal graderast/skjermast for innsyn. Vurder dette opp mot offentleglova. 6. Førebelse svar Det skal sendast førebels svar om ein søknad ikkje kan svarast på i løpet av tre veker etter at den er motteken. Skriv i brevet når søkjar kan forvente handsaming/endeleg svar og eventuelt grunngje kvifor. 7. Grunngjeving i saksframstillinga Enkeltvedtak skal grunngjevast og bygge på reglar, retningslinjer, overordna vedtekne strategiar og faktiske tilhøve ( sjå sjekkliste). Du kan gjere tilpassingar frå sak til sak. Dei hovudomsyna som har vore avgjerande ved bruk av forvaltingsmessig skjønn, bør nemnast. Grunngjevinga for vedtaket skal gå fram av det brevet som vert sendt til søkjar (avslagsbrev eller tilskotsbrev). Retten til innsyn i saka skal også gå fram av dette brevet.

136 8. Innhent opplysningar frå andre fagmiljø Vi arbeider etter prinsippet om fullførd sakshandsaming, og du må sjølv innhente opplysningar frå andre fagmiljø. Dette kan t.d. vere innan juridisk eller innkjøp. Eller det kan vere å samrå seg med ei anna avdeling. Søkjar skal få tydeleg og samordna informasjon frå fylkeskommunen. 9. Endeleg svar frist og klagerett Endeleg svar enten i form av avslag, tilskotsbrev eller anna, skal sendast innan ei veke etter at politisk vedtak er fatta eller administrativ handsaming er ferdig. Send ei kort melding til søkjar i fall du treng lenger tid til t.d. å lage ei tilskotsbrev. Gje gjerne råd om kor vedkomande kan vende seg om fylkeskommunen til dømes ikkje har høve til å gje økonomisk støtte. Lim inn lenke til saka ved politisk handsaming. Atle Reidar skal ha kopi av tilskotsbrev innanfor 61-midlane (breiband og INU). Birte skal ha kopi av tilskotsbrev innanfor 60-midlane (dei vanleg KMD-midlane). Det skal opplysast om klagerett. Dette i form av eit eige skjema som skal ligge ved. 10. Arkivering av svarbrev Alle tilskotsbrev/avslag/svar skal arkiverast på saksnummeret som saka har fått i arkivet ved arkivering, og ikkje på til dømes saksnummeret til samlesaka. I tilskotsbrevet må du gjerne også oppgje saksnr til samlesaka, slik at det er lett å finne saksutgreiinga i «samlesaka». 11. Oppfølging - utbetaling Sakshandsamar har ansvar for å følgje opp tilsegna. Dette inneber å sjå til at fristane som vert sette i tilskotsbrevet vert haldne og vurdere om det er greitt å betale ut. Alle utbetalingsoppmodingar skal sjekkast opp mot søknad og tilskotsbrev. Utbetalingsoppmoding skal fyllast ut av sakshandsamar, underskrivast og leverast til Atle Reidar eller sendast elektronisk til økonomi sjå «Rutinar for utbetaling av midlar» i mappa på Q. Utbetalingsskjema finnast og på Q. Dersom eit tilsegn ikkje vert gjennomført i planlagt omfang, og heile eller deler av tilskotet vert trekt tilbake skal det skrivast administrativt vedtak om dette (eventuelt handsamast politisk). Konferer med Jan eller Endre. Kopi til Atle Reidar eller Birte (Atle Reidar for 61-midlar). 12. Signering av tilskotsbrev - gjenpart Alle tilskotsbrev/inndraging av tilskot osv. skal underskrivast av Endre. Birte (60-midlar) og Atle Reidar (61-midlar) skal ha gjenpart av breva i Esa. 13. Språkbruk La gjerne nokon andre sjå gjennom det ferdige skriftlege arbeidet for å betre språk og formuleringar. 14. Andre gode råd Tenk over følgjande i dei sakene som det kan vere aktuelt - Er søknaden direkte bedriftsretta? Då er det kanskje Innovasjon Norge som skal ha søknaden. - Kan vi kome i konflikt med innkjøpsreglementet. Sjekk i så fall med innkjøp.

137 - Kan vi kome i konflikt med statsstøttereglementet. Sjekk i så fall dette. Vedlegg Sjekkliste for sakshandsaming næringsavdelinga Denne sjekklista er meint som ei hugseliste, og skal tilpassast til kvar sak. 1. Samandrag 2. Bakgrunn Bakgrunn Tidlegare vedtak/andre løyvingar Anna omtale 3. Nærare omtale av søknaden (ikkje vurderingar) Samandrag om kva søknaden gjeld Mål og venta resultat Målgruppe Aktivitetar, framdrift, budsjett og finansiering Prosjekteigarskap og organisering Kven som har ansvar for å ivareta resultata frå prosjektet Eventuelle fråsegner frå uhilda miljø 4. Vurdering og konsekvensar Relevans. Prosjektet si tilknyting til overordna strategi (nasjonalt fylkeskommunale planar kommunale planar). Forankring i fylkeskommunale satsingar/mål. Er søknaden innan våre satsingar i budsjettet eller forankra i fylkeskommunale planar eller konkrete utlyste tilskotsordningar? Formalitetar; t.d. statstøtteregelverk / reglar om offentleg innkjøp. o Er søknaden bedriftsretta? o EØS-regelverk om offentleg støtte konflikt? o Er søknaden innanfor retningslinene for verkemiddelbruk? God koordinering i høve andre prosjekt? Bygger ein på arbeid som er gjort før. Mogelege synergieffektar som bør oppnåast? Prosjektsøknaden generelle krav til eit godt prosjekt o Vurdering av mål og forventa resultat o Manglar forstudie / forprosjekt / Bør vi tilrå forstudie / forprosjekt? o Nytte for / relevans i høve målgruppe o Risikovurdering / evne til gjennomføring / rette eigarar? god organisering? o Prosjektmakeri? Eigentleg drift?

138 o Vurder kalkylen (overbudsjettert?) Evt. oppfølging i prosjektperioden o Aktivitetsoppfølging - kva vert gjort og framdrift o Sjansene for å nå måla o Gode beslutningspunkt Ansvar for oppfølging (har vi ønskje om å følgje opp noko) Etter prosjektperioden. Kven har ansvaret for å ta i bruk (evt forkaste) resultata prosjektet leverer. 5. Konklusjon og tilråding Det skal ikkje nemnast nye moment i tilrådinga. Alt som er vesentleg for konklusjonen skal ha vore drøfta i vurderinga. Tilråding skal vere tydeleg og klår, og saman med tittel skal det vere eintydig kva tilrådinga gjeld. Skal med: kva tidsperiode vedtaket/tildelinga gjeld, kven får midlar, kor kjem pengane i frå. Krav som går utover standardkrav i tilskotsbrev skal nemnast her. Ved fullmakt til administrasjonen skal dette stå i konklusjonen/tilrådinga: o administrasjonen får fullmakt til å formulere ytterlegare krav i tilskotsbrev. o fylkesrådmannen får fullmakt til å disponere midlar....

139 Skriftlege rutinar for sakshandsaming plan og samfunnsavdelinga Oppdatert: Sakshandsaming Notatet tek føre seg rutinar ved sakshandsaming og går gjennom saksgang og ulike problemstillingar som kan dukke opp. Relevante dokument som skjema, sjekklister, malar ligg på Q:/PSA/1 Administrasjon/Rutinar/ Bruk mal for tilsegnsbrev som du finn i esak. (Vi har eitt for tilsegn > og eitt for tilsegn < ). 1. Tilskotsmidlar skal lysast ut Tilskotsmidlar skal lysast ut på og på Vurder om det i tillegg er behov for å nytte andre kanalar som t.d. aviser for å nå den rette målgruppa. Utlysinga skal vere klarert med leiar. 2. Sjekk behov for tilleggsopplysningar Ved tildelt sak må du snarleg sjekke om det er behov for å hente inn tilleggsopplysningar. Søkjar/part har krav på å få høve til å rette opp feil og manglar. Gje ein frist og gje gjerne rettleiing om korleis dette kan rettast opp. Sjå og sjekkliste for sakshandsaming (vedlegg). 3. Tenk over om du kan vere ugild til å handsame saka Habilitet skal vurderast ut frå forvaltningslova sine reglar. Dersom du er i tvil om du er gild til å handsame søknaden må du melde frå til leiar. Leiar har då ansvar for å avgjere om du er ugild. Leiar innhentar juridiske råd dersom det er naudsynt. 4. Nye opplysningar Alle nye opplysningar som er vesentlege for saka skal registrerast i esak. 5. Vurder om dokument skal skjermast for offentleg innsyn Ver merksam på dokument som skal graderast/skjermast for innsyn. Vurder dette opp mot offentleglova. 6. Førebelse svar Det skal sendast førebels svar om ein søknad ikkje kan svarast på i løpet av tre veker etter at den er motteken. Skriv i brevet når søkjar kan forvente handsaming/endeleg svar og eventuelt grunngje kvifor. 7. Grunngjeving i saksframstillinga Enkeltvedtak skal grunngjevast og bygge på reglar, retningslinjer, overordna vedtekne strategiar og faktiske tilhøve ( sjå sjekkliste). Du kan gjere tilpassingar frå sak til sak. Dei hovudomsyna som har vore avgjerande ved bruk av forvaltingsmessig skjønn, bør nemnast. Grunngjevinga for

140 vedtaket skal gå fram av det brevet som vert sendt til søkjar (avslagsbrev eller tilskotsbrev). Retten til innsyn i saka skal også gå fram av dette brevet. 8. Innhent opplysningar frå andre fagmiljø Vi arbeider etter prinsippet om fullførd sakshandsaming, og du må sjølv innhente opplysningar frå andre fagmiljø. Dette kan t.d. vere innan juridisk eller innkjøp. Eller det kan vere å samrå seg med ei anna avdeling. Søkjar skal få tydeleg og samordna informasjon frå fylkeskommunen. 9. Endeleg svar frist og klagerett Endeleg svar enten i form av avslag, tilskotsbrev eller anna, skal sendast innan ei veke etter at politisk vedtak er fatta eller administrativ handsaming er ferdig. Send ei kort melding til søkjar i fall du treng lenger tid til t.d. å lage ei tilskotsbrev. Gje gjerne råd om kor vedkomande kan vende seg om fylkeskommunen til dømes ikkje har høve til å gje økonomisk støtte. Lim inn lenke til saka ved politisk handsaming. Stig skal ha kopi av tilskotsbrev. Det skal opplysast om klagerett. Dette i form av eit eige skjema som ligg ved. 10. Arkivering av svarbrev Alle tilskotsbrev/avslag/svar skal arkiverast på saksnummeret som saka har fått i arkivet ved arkivering, og ikkje på til dømes saksnummeret til samlesaka. I tilskotsbrevet må du gjerne også oppgje saksnr til samlesaka, slik at det er lett å finne saksutgreiinga i «samlesaka». 11. Oppfølging - utbetaling Sakshandsamar har ansvar for å følgje opp tilsegna. Dette inneber å sjå til at fristane som vert sette i tilskotsbrevet vert haldne og vurdere om det er greitt å betale ut. Alle utbetalingsoppmodingar skal sjekkast opp mot søknad og tilskotsbrev. Utbetalingsskjema skal fyllast ut av sakshandsamar, underskrivast og leverast til Stig eller sendast elektronisk til økonomi sjå «Rutinar for utbetaling av midlar» i mappa på Q. Utbetalingsskjema finnast og på Q. Dersom eit tilsegn ikkje vert gjennomført i planlagt omfang, og heile eller deler av tilskotet vert trekt tilbake skal det skrivast administrativt vedtak om dette (eventuelt handsamast politisk). Konferer med Stig eller Svein Arne. 12. Signering Alle tilsegnsbrev/inndraging av tilskot osv. skal underskrivast eller elektronisk godkjennast av Svein Arne. 13. Språkbruk La gjerne nokon andre sjå gjennom det ferdige skriftlege arbeidet for å betre språk og formuleringar. 14. Andre gode råd Tenk over følgjande i dei sakene som det kan vere aktuelt - Er søknaden bedriftsretta? Då er det kanskje Innovasjon Norge som skal ha søknaden. - Kan vi kome i konflikt med innkjøpsreglementet. Sjekk i så fall med innkjøp.

141 - Kan vi kome i konflikt med statsstøttereglementet. Sjekk i så fall dette. o Link? Vedlegg Sjekkliste for sakshandsaming: Denne sjekklista er meint som ei hugseliste, og skal tilpassast til kvar sak. 1. Samandrag 2. Bakgrunn Bakgrunn Tidlegare vedtak/andre løyvingar Anna omtale 3. Nærare omtale av søknaden (ikkje vurderingar) Samandrag om kva søknaden gjeld Mål og venta resultat Målgruppe Aktivitetar, framdrift, budsjett og finansiering Prosjekteigarskap og organisering Kven som har ansvar for å ivareta resultata frå prosjektet Eventuelle fråsegner frå uhilda miljø 4. Vurdering og konsekvensar Relevans. Prosjektet si tilknyting til overordna strategi (nasjonalt fylkeskommunale planar kommunale planar). Forankring i fylkeskommunale satsingar/mål. Er søknaden innan våre satsingar i budsjettet eller forankra i fylkeskommunale planar eller konkrete utlyste tilskotsordningar? Formalitetar; t.d. statstøtteregelverk / reglar om offentleg innkjøp. o Er søknaden bedriftsretta? o EØS-regelverk om offentleg støtte konflikt? o Er søknaden innanfor retningslinene for verkemiddelbruk? God koordinering i høve andre prosjekt? Bygger ein på arbeid som er gjort før. Mogelege synergieffektar som bør oppnåast? Prosjektsøknaden generelle krav til eit godt prosjekt o Vurdering av mål og forventa resultat o Manglar forstudie / forprosjekt / Bør vi tilrå forstudie / forprosjekt? o Nytte for / relevans i høve målgruppe o Risikovurdering / Evne til gjennomføring / Rette eigarar? God organisering? o Prosjektmakeri? Eigentleg drift?

142 o Vurder kalkylen (overbudsjettert?) Evt. oppfølging i prosjektperioden o Aktivitetsoppfølging - kva vert gjort og framdrift o Sjansene for å nå måla o Gode beslutningspunkt Ansvar for oppfølging (har vi ønskje om å følgje opp noko) Etter prosjektperioden. Kven har ansvaret for å ta i bruk (evt forkaste) resultata prosjektet leverer. 5. Konklusjon og tilråding Det skal ikkje nemnast nye ting/moment i tilrådinga. Alt som er vesentleg for konklusjonen skal ha vore drøfta i vurderinga. Tilråding skal vere tydeleg og klår, og saman med tittel skal det vere eintydig kva tilrådinga gjeld. Skal med: kva tidsperiode vedtaket/tildelinga gjeld, kven får midlar, kor kjem pengane i frå. Krav som går utover standardkrav i tilskotsbrev skal nemnast her. Ved fullmakt til administrasjonen skal dette stå i konklusjonen/tilrådinga: o administrasjonen får fullmakt til å formulere ytterlegare krav i tilskotsbrev. o fylkesrådmannen får fullmakt til å disponere midlar....

143

144

145

146

147

148

149

150

151

152 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 15/ Internt l.nr /15 Sak: 45/15 Tittel: Tildeling og oppfølging av tilskot - oppfølging av tilrådingane - brev frå administrasjonen Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet tek brev frå administrasjonen med oppfølging av tilrådingane til vitande. 2. Kontrollutvalet vurderer forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltning til å vere fullført.

153 Side 1 av 1 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/ Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 1. oktober Tertialrapport 2/ Revisjonsplan finansiell revisjon 2016 v/sf revisjon IKS 3. Orienteringar frå leiar og kontrollsjef

154 Side 1 av 11 Saksframlegg Saksbehandlar: Daniel Gåsemyr Fluge, Fylkesrådmannen Sak nr.: 15 / Tertialrapport 2/15 : : : Sett inn innstillingen under denne linja Fylkesrådmannen rår hovudutvalet til å gje slik tilråding: Hovudutvalet rår fylkesutvalet til å gje slik tilråding: Fylkesutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: A. Det vert gjort slike endringar i driftsbudsjettet for Budsjettert fylkeskatt vert redusert med 7,000 mill. kr. 2 Rammetilskotet vert auka med 24,385 mill. kr. 3 Føresette inntekter på rentekompensasjonsordningane vert redusert med 2,300 mill. kr. 4 Budsjetterte utgifter til renter og avdrag vert redusert med 2,300 mill. kr. 5 Konsesjonskraftinntektene vert redusert med 1,800 mill. kr. 6 Avsetting til disposisjonsfond vert auka med netto 17,000 mill. kr med slik fordeling: Bruk av disposisjonsfon d R eduks jon i lokale inntekter vert saldert mot buffe r fondet 1,800 mill. kr Fondsmidlar til juridisk honorar 1,200 mill. kr Avsetting til disposisjonsfond «Fylkesvegar vedlikehaldsmidlar» 20,000 mill. kr 7 Sektorbudsjettet til forvaltning vert redusert med 2,500 mill. kr med slik fordeling: Teneste 4200 Administrasjon vert redusert med 3,7 00 mill. kr. Teneste 4800 Juridisk honorar vert auka med 1,200 mill. kr. 8 Sektorbudsjettet til opplæring vert redusert med 11,246 mill. kr med slik fordeling: Teneste 5100 Utgifter til lokale vert redusert med 4,800 mill. kr. Teneste 5150 Forvaltning og fellesutgifter vert redusert med 1,400 mill. kr. Teneste 5200 Pedagogisk leiing m.v. vert redusert med 0,664 mill. kr. Teneste 5201 Pedagogiske fellesutgifter vert redusert med 3,200 mill. kr. Teneste 5202 Gjesteelevar vert redusert med 0,500 mill. kr. Teneste Utdanningsprogramma vert auka med 0,500 mill.kr. Teneste 5313 Jordbru ksskulegardar vert redusert med 0,100 mill. kr. Teneste 5613 Oppfølgingstenesta vert redusert med 0,182 mill.kr, Teneste 5701 Opplæring i bedrift vert redusert med 1,400 mill. kr. Teneste 5702 Fagprøvar vert auka med 0,500 mill. kr. Teneste 5810 Vaksenopplæring vert auka med 0,500 mill. kr. Teneste 5903 Karriererettleiing vert redusert med 0,500 mill. kr. 9 Teneste 7019 Andre næringsområde vert auka med 1,500 mill. kr. Midlane vert nytta til etablering av eit presåkornfond.

155 Side 2 av Sektorbudsjettet til kultur vert auka med 0,550 mill. kr med slik fordeling: Teneste 7500 Kulturminnevern vert auka med 0,100 mill. kr. Teneste 7710 Kunstformidling vert auka med 0,45 0 mill. kr. 11 Sektorbudsjettet til samferdsle vert auka med 11, 781 mill. kr med slik fordeling: Teneste 7221 Driftsmidlar overført til investering vert auka med 30, 281 mill. kr. Teneste 7222 Fylkesvegar drift og vedlikehald vert auka med 5,7 00 mill. kr. Te neste 7223 Fylkesvegar uforutsette hendingar vert redusert med 21,4 00 mill. kr. Teneste 7300 Buss Kjøp av teneste vert redusert med 0, 500 mill. kr. Teneste 7301 Buss Skuleskyss grunnskulen vert auka med 0,4 00 mill. kr. Teneste 7302 Buss Skuleskyss v gs. vert redusert med 0,7 00 mill. kr. Teneste 7303 Ungdomstilbod vert redusert med 1,3 00 mill. kr. Teneste 7306 Buss Diverse vert redusert med 0,7 00 mill. kr. Teneste 7310 Fylkesvegferjer vert auka med 4,7 00 mill. kr. Teneste 7321 Båt skuleskyss/veglause grender vert redusert med 0,6 00 mill. kr. Teneste 7322 Båt Ekspress - og lokalruter vert redusert med 2,8 00 mill. kr. Teneste 7331 Tilrettelagt transport vert redusert med 1,3 00 mill. kr. 12 I høve sluttsaldering av kostnader knytt til brannen i Skatestraumtunnelen får fylkes - rådmannen fullmakt til å saldere avrekning av tildelt skjønstilskot frå KMD og eventuell erstatning frå eigar av vogntoget si ansvarsforsikring mot skadefondet for fylkesvegnettet. B. Det vert gjort slike endringar i kapitalbudsjettet for Investeri ngsprogrammet for bygg med tilhøyrande finansieringsplan vert endra i samsvar med vedlegg 1. 2 Investeringsprogrammet for fylkesvegar med tilhøyrande finansieringsplan vert endra i samsvar med vedlegg 2. C. Andre område 1 Rapportering på finansporteføljen i vedlegg 3 vert teken til vitande. 2 Rapportering på konsesjonskraftomsetjing i vedlegg 4 vert teken til vitande. : : : Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Vedlegg: 1. Investerin gsprogrammet for bygg med tilhøyrande finansieringsplan. 2. Investeringsprogrammet for fylkesvegar med tilhøyrande finansieringsplan. 3. Rapportering på finansporteføljen. 4. Rapportering på konsesjonskraftomsetjinga. 5. S var på søknad om kompensasjon etter brann i Skatestraumstunnelen.

156 Side 3 av 11 SAKSFRAM STILLIN G 1. ØKON OMISK STATU S Fylkeskommunen er no inne i ei svært krevjande tid. Den store reduksjonen i rammetilskotet som følgje av nytt inntektssystem, gjer at vi i løpet av få år må ta ned drif tsnivået på aktiviteten vår med i beste fall 135 mill. kr, i verste fall om lag 220 mill. kr årleg. Det krev store omstillingar, og organisasjonen er prega av det utgreiingsarbeidet som no pågår med sikte på å få balanse i økonomien. Vi har i dag ei lånegjeld som utgjer ca. 80% av driftsinntektene våre. Fram mot slutten av økonomiplanperioden vil den utgjere om lag %. Tilrådd maksimumsnivå er på 75%. Betjening av lånegjelda legg stort beslag på dei årlege driftsmidlane våre, og vi er svært sårb are for ein renteoppgang. Ein kan grovt rekne at 1% - poeng renteauke vil medføre 25 mill. kr/år i auka kapitalutgifter (på ei usikra lånegjeld på 2,5 mrd. kr.) Eitt av salderingstiltaka som vart skissert i arbeidsdokument 3/15 er å redusere kapitalutgiften e våre. Dette kan gjerast på ulike måtar, m.a. ved å redusere planlagde låneopptak eller ved å betale ned på eksisterande lånegjeld. Ein slik reduksjon i kapitalutgiftene vil redusere behovet for å sette i verk innsparingstiltak på sektornivå. Gjennom den ne tertialrapporten tilrår fylkesrådmannen at frigjorte driftsmidlar på 15,381 mill. kr vert kanalisert mot investeringsbudsjettet. Dette gjer at vi kan redusere planlagt låneopptak t il - svarande. I tillegg har fylkestinget fastsett at innsparte kapitalutgifter i året skal gå til ekstra - ordinær nedbetaling av gjeld. Det ligg an til at vi her kan betale ned 27 mill. kr i Samla vil desse grepa gje oss ein reduksjon i kapitalutgiftnivået redusere behovet for å setje i verk innsparingstiltak tilsvarande. på 3 mill. kr årleg, og samstundes På investeringssida er det lagt opp til å redusere investeringsbudsjettet for bygg med ca. 46 mill. kr. Det te er i hovudssak knytt til forskyvingar for prosjekta, der løyvingane kjem seinare. Investeringsbu dsjettet for veg vert samla auka med 31 mill. kr. 22 mill. kr av dette er knytt til meirforbruk på Dalsfjordsambandet i DRIFTSBU D SJE TTE T 2.1 Fylkesskatt og statlege overføringar Fylkess katt I revidert nasjonal budsjett vart skatteanslaget for fylkeskommunane samla sett ned frå 4,4% til 3,3%. Basert på det justerte skatteanslaget for fylkeskommunane samla, til rår fylkesrådmannen å redusere skatteanslaget for inneverande år med 7 mill. kr. Rammetilskot Endringar i rammetilskotet etter Revidert nasjonalbudsjett (RNB) Endringar for fylkeskommunen som følgje av RN B medfører ein auke i rammetilskotet på 7, 985 mill. kr i Auken fordeler seg slik: Kompensasjon for redusert skatteanslag 3, 9 mill. kr Auka tapskompenasjon Auke i lærlingtilskotet etter omlegging til nytt inntekt s system 0,965 mill. kr 0,620 mill. kr Fordeling etter nye retningsliner for regionalstøtte transport 2, 5 mill. kr I RN B vedtok stortinget å kompensere/styrkje kommuneøkonomien med 187,3 mill. kr. Midlane v e rt fordelt etter del av skatteinntektene for vår fylkeskommune utgjer det 3,9 mill. kr.

157 Side 4 av 11 Vidare vart den samla taps kompensasjonen auka - med 10 mill. kr - til fylkeskommunane som taper på omlegginga av inntektssystemet. Vår del av dette utgjer berre 0,9 65 mill. kr. Utifrå storleiken på tapet vårt på omlegging til nytt inntektssystem, får vi altså ein veldig liten del. I fordelinga er det lagt vekt på verknadane i inntektssystemet det første året. Tapskompensasjonen tek såleis ikkje høgde for at omlegging a av inntektssystemet for vår del medfører ei opptrapping av tapet med 55,7 mill. kr årleg fram til L ærlingtilskotet vert auka med kr per kontrakt med verknad frå Kompensasjonen for auka utgifter er fordelt mellom fylkeskommunane etter delkostnadsnøkkel for vidaregåande opplæring. F or Sogn og Fjordane fylkeskommune utgjer det te 0,620 mill.kr. Fylkes - rådmannen til rår at opplæringssektoren får tilført desse midlane.(jf. pkt. 2.5 ) Kostnadane til fylkeskommunane som følgje av dei n ye retningslinjene for transportstøtte frå 2014 er anslege til 139 mill. kr for Sogn og Fjordane fylkeskommune sin del av desse midlane er 2,5 mill. kr. Fylkesrådmannen til rår at samferdslesektoren får tilført desse midlane.(jf. pkt. 2.8 ) Skjønsmidl ar frå KMD Skatestraumstunnelen K ommunal - og moderniseringsdepartementet (KM D) kompenserer oss med 16,4 mill. kr etter ulukka i Skatestraumstunnelen, jf eige brev/vedlegg. Dette er 50% av fylkeskommunen sine investerings kostnadar. Fylkesrådman nen legg opp til å nytte tildelte skjønsmidlar på samferdsle - sektoren, jf. pkt Samla auke i rammetilskotet vert på 24,385 mill. kr. 2.2 Kapitalinntekter og - utgifter Ordinære r enteinntekter Prognosane per 2.tertial viser at renteinntektene vert om lag som føresett. Rentenivået har vore lågare enn rekna med, men ein høgare likviditet gjer at inntektene er venta å verte om lag som budsjettert. Det er framleis knytt noko uvisse til delen av rent einntektene som skal tilfø rast fond og spesifikke tilskot (t.d. KM D - midlar). Rentekompenasjonsordning for skulebygg og fylkesvegar Marknadsrentene har vore fallande i Nivået på renta for kompensasjonsordningane for skulebygg og fylkesveg føl styri ngsrenta og marknadsrentene elles. Eit lågare rentenivå i 2015 enn føresett fører til ein inntektsreduksjon for oss på samla 2,3 mill. kr. Fylkesrådmannen tilrår å sjå dette i samanheng med reduserte renteutgifter, jf. under. Renteutgifter og avdrag Eit lægre rentenivå enn føresett medfører at prognosane for renteutgifter vert noko nedjustert e. Etter gjeldande rutine vert ev. innsparinga r knytt til reduserte renteutgifter nytta til ekstraordinær avdragsbetaling. I denne tertialrapporten vil fylkesrådmann en tilrå å gjere eit unntak frå rutinen. Det er naturleg å sjå eit lægre rentenivå i samanheng, både på inntekts - og utgiftsida. Fylkesrådmannen vil difor tilrå at 2,3 mill. kr av den samla reduksjonen i renteutgifter vert nytta til å dekke inn svikten i r enteinntekter frå rentekompensasjonsordningane. Reduserte renteutgifter i 2015 utover dette vert i tråd med gjeldande rutine nytta til ekstraordinær avdragsbetaling. Utifrå prognosar per 2.tertial vil renteutgiftene utgjere om lag 57 mill. kr i I dr iftsbudsjettet for 2015 er det rom for å betale om lag 127 mill. kr i avdrag, justert for endringane over. Utifrå dette vert budsjetterte inntekter frå rentekompensasjon redusert med 2,3 mill. kr. Utgiftene til renter og avdrag vert redusert tilsvarande. 2.3 Lokale inntekter Konsesjonskraft Oppdaterte prognosar viser ein inntektsvikt på 1,8 mill. kr i høve prognosen i T1 /15. Dette skuldast reduserte straumprisar og lægre områdeprisar i dei sonene fylkeskommunen leverer straum. I tråd med budsjettførese tnaden (65 mill.kr. lokale inntekter i driftsbudsjettet) vert reduksjonen i dei lokale inntekte ne avstemt mot bufferfondet. 2.4 Forvaltning Teneste 4200 administrasjon Deler av sentraladministrasjonen vert budsjettert på sektorane, jf. KOSTRA - retteleiaren. I

158 Side 5 av 11 budsjettet for 2015 pkt har fylkesrådmannen f ølgjande fullmakt: «Fylkesrådmannen får fullmakt til å sjå løyvingane innanfor sentraladministrasjonen i samanheng. Løyvingane til administrasjonsutgifter er fordelt på ulike tenes ter. Fylkesrådmannen får fullmakt til å sjå desse løyvingane på sektorbudsjetta i samanheng.» Eit av innsparingstiltaka i budsjett 2015/økonomiplan er reduksjon i budsjettet for sentraladministrasjonen. For å følgja opp dette har fylkesrådmannen hatt ei restriktiv haldning ved vurdering av behovet for tilsetjingar i vakante stillingar / permisjonar. For 2015 gje v dette ei samla innsparing på 3, 7 mill. kr utover fastsett innsparingskrav. Teneste 4800 Juridisk honorar I 2014 vart det avsett 1,2 mill. kr i unytta midlar til juridisk bistand. I 2015 har det vore høg aktivitet, i hovudssak knytt til arbeid med eigarsaka i Fjord 1 AS. Fylkesrådmannen tilrår at budsjettet til juridiske honorar vert auka med 1,2 mill. kr i 2015, og at auken vert finansi ert med avsette fondsmidlar. 2.5 Opplæring Teneste 5100 Utgifter til lokale Per andre tertial viser årsprognosen for 2015 eit mindreforbruk på om lag 4,8 mill. kr. Innsparinga er i hovudsak knytt til endring i leigeavtalar og at den økonomiske ramma for tildeling til dei vidaregåande skula ne er større enn faktisk behov. O m lag 0,7 m ill. kr av denne innsparinga er knytt til strukturendringane i skulebruksplanen og er såleis ei forsering av innsparinga som er innarbeidd i økonomiplanen frå hausten Fylkes - rådmannen tilrår ut frå dette ein samla reduksjon av tenesta i 2015 på 4,8 m ill. kr. Teneste 5150 Forvaltning og fellesutgifter Årsprognosen for 2015 viser eit mindreforbruk på ca. 1,4 mill. kr på tenesta. Om lag 0,9 mill. kr av dette er knytt til strukturendringane i skulebruksplanen og er såleis ei forsering av innsparinga som er innarbeidd i økonomiplanen frå hausten I tillegg tilrår fylkesrådmannen at tenesta vert redusert med 0,5 mill. kr frå Det er grunnlag for å vidareføre denne innsparinga. Teneste 5200 Pedagogisk leiing m.v. Gjen nom vedtak i H O - sak 07/15, er d et frå hausten 2015 realisert innsparing med ein årleg verknad på om lag 1,5 mill. kr. Innsparinga er knytt til endring i arbeidsoppgåver, ressursramme og organisering av arbeidslivskontaktressursen. Verknaden for 2015 er rekna til 0,664 mill. kr. Fylkesrå dmanne n til rår at budsjettet for tenesta i 2015 vert redusert tilsvarande Teneste 5201 Pedagogiske fellesutgifter Omstillingsmidlar/seniortiltak I budsjettet for 2015 er det samla sett av 9,9 mill. kr til omstillingsmidlar og i underkant av 1,0 mill. kr til seniortiltak. Årsprognosen for 2015 viser eit samla mindreforbruk på desse anslagsløyvingane på 2,9 mill. kr. Sektorintern utvikling Det er i økonomiplanen årleg budsjettert med 0,3 mill. kr til sektorintern utvikling. Løyvinga har i perioden vore nytta til saldering av innsparingstiltak og satsingar i opplæringssektoren. Løyvinga for 2015 er ikkje disponert. Fylkesrådmannen til rår at budsjettet for tenesta i 2015 samla vert redusert med 3,2 mill. kr. Teneste 5202 Gjesteelevar Det er i 2015 budsjettert med om lag 5,2 mill. kr til føremålet. Årsprognosen viser eit mindre - forbruk på om lag 0,5 mill. kr. Dette skuldast mellom anna at færre elevar enn føresett gjer seg nytte av Hordalandsavtalen. Fylkesrådmannen tilrår at budsjettet for tenesta i 2015 vert redusert med 0,5 mill. kr. Teneste 5210 Utdanningsprogramma Opplæringsfartøy - tilskot frå fylkeskommunen I FT - sak 45/12 Praksisop plæring for elevar i maritim og marin opplæring i Sogn og Fjordane alternative løysingar, vart tilskotet frå fylkeskommunen redusert frå 2,2 til 1,5 mill. kr årleg. Det var føresett at skulen skulle forhandle med selskapet om å få ned leigekostnadene for fartøyet og

159 Side 6 av 11 at skulen sjølv skulle finne inndekning av ev. differanse mellom leigekostnaden og det fylkes - kommunale tilskotet. Det har skuleåret vore arbeidd aktivt frå selskapet og skulen si side for å redusere kostnadene og auke inntektene m.a. ved å nytte fartøyet til andre oppdrag. D et syner seg at det ikkje er realistisk å redusere utgiftene eller auke inntektene som føresett. Opplæringsfartøyet er å sjå på som ein viktig læringsarena og såleis ein del av lokalitetane for skulen. I påvente a v vurderingane knytt til eventuelt nytt opplæringsfartøy og med finansiering over innsparte midlar på skulelokale, rår fylkesrådmannen difor til at det årlege tilskotet frå fylkeskommunen vert auka med 0,5 mill. kr frå Teneste 5313 Jordbruksskulega rdar I samband med økonomiplanarbeidet vart den ufordelte løyvinga til jordbruksskulegardar redusert med 0,4 mill. kr frå Fordelinga til skulane i 2015 viser ei ytterlegare innsparing på 0, 1 mill. kr, og fylkesrådmannen tilrår at tenesta vert redusert tilsvarande. Teneste 5613 Oppfølgingstenesta I vedtak et om organisering av oppfølgingstenesta i H O - sak 06/15, er det frå hausten 2015 realisert ei årleg innsparing på om lag 0,4 mill. kr. Innsparinga er knytt til endring i stillingsstorleik for O T - koordinatorane ved dei vidaregåande skulane. Verknaden for 2015 er rekna til 0,182 mill. kr. Fylkesrådmannen til rår at budsjettet for tenesta i 2015 vert redusert tilsvarande. Teneste 5701 Opplæring i bedrift I R evidert nasjonalbudsjett vart satsane fo r tilskot til lærebedrifter auk a med kr 2500 per lære - kontrakt. K ompensasjon en i rammetilskotet er på 0,6 20 mill. kr i 2015, og tenesta vert auka tilsvarande, jf. pkt Samstundes tyder å rsprognosen for tilskot til lærebedrifter på eit mindre - forbruk på om lag 2,0 mill. kr. Det er mon aleg uvisse knytt til prognosen. Fylkesrådmannen tilrår at budsjettet vert redusert med netto 1,4 mill. kr. Teneste 5702 Fagprøvar Det er i 2015 budsjettert med 10,6 mill. kr til føremålet. Årsprognosen tyder på eit meir forbruk på fagprøver på om lag 0,5 mill. kr, og f ylkesrådmann en til rår at b udsjet tet vert auka tilsvarande. Teneste 5810 Vaksenopplæring Det er i 2015 budsjettert med 3,3 mill. kr til føremålet. Årsprognosen for tenesta tyder på eit meirforbruk i 2015 på om lag 0,5 m ill. kr. Auken i forbruk kjem mellom anna som følgje av forskriftsendring gjeldande frå 2014, som inneber løpande opptak til vidaregåande opplæring for vaksne. I tillegg treng fleire vaksne med r ett meir opplæring fram til ønska sluttkompetanse, då dei har mindre yrkespraksis enn tidlegare. Fylkesrådmannen til rår at budsjettet for tenesta vert auka med 0,5 mill. kr i Teneste 5903 Karriererettleiing Det er i 2015 sett av 1,043 mill. kr i fyl ke skommunale midlar til karriererettleiing. I tillegg kjem statstilskot og tilskot frå kommunane og N AV på til saman om lag 2,1 mill. kr. Årsprognosen ved 2. tertial viser ei innsparing på om lag 0,5 mill. kr i 2015, i hovudsak som følgje av vakante stilli ngar. Fylkesrådmannen til rår at løyvinga for 2015 vert redusert tilsvarande. 2.6 Plan og næring Teneste 7019 Andre næringsområde Fylkeskommunen tildeler Innovasjon Norge midlar som m.a. v ert nytta som tilskot og lån til næringslivet i fylket. Deler av desse midlane vert sett av på eit sentra lt tapsfond for å dekke eventuelle tap i samband med desse utlån a. Når det er tilstrekkeleg med midlar på dette tapsfondet vert overskytande tilbakeført. I 2015 er det attendeført o m lag 1,5 mill. kr til fylkeskommunen. Fylkesrådmannen tilrår at inntekta vert nytta til etablering av eit presåkornfond som skal gå inn med eigenkapital i nystarta bedrifter. Kunnskapsparken i Sogn og Fjordane og Sparebanken Sogn og Fjordane har gått inn med midlar. Satsinga er i tråd verdiskapingsplanen sine tiltak for etablerarar og nyetablerte småbedrifter. Det er Kunnskapsparken i Sogn og Fjordane som administrer fondet, og midlane vert såleis overført til presåkornfondet. Tiltake t har ingen salderingsmessige konsekvensar.

160 Side 7 av Kultur Teneste 7500 Kulturminnevern Verdiskapingsprosjektet «European Route of Industrial Heritage» (ERIH) - «Reiseliv i industriens vogge» har vorte finansiert av eigendelsmidlar i 2013 og Prosjekte t er eit samarbeid mellom Sogn og Fjordane fylkeskommune, Hordaland fylkeskommune og Riksantikvaren. For 2015 er det løyvd høvesvis 0,150 mill. kr og 0,300 mill. kr frå Hordaland fylkeskommune og Riksantikvaren. Sogn og Fjordane er utfordra på 0,150 mill. kr. 0,050 mill. kr av finansieringa vert løyst innanfor avsette eigedelsmidlar. Fylkesrådmannen tilrår at tenesta vert auka med resterande 0,100 mill. kr. Teneste 7710 Kunstformidling Budsjett 2015 til fylkesmusikarordninga er teke ned med 0,9 mill. kr sett i høve til budsjett Den føresette reduksjonen medfører endringar i personale og iverksettinga av innsparingstiltaket har teke noko lenger enn føresett. Innsparingstiltaket vil difor berre gje halvårseffekt i Fylkesrådmannen tilrår difor å auka løyvinga med 0,450 mill. kr i Samferdsle Skatestraumstunnelen I FU - sak 79/15 om utbetring og finansiering etter brannen i Skatestraumstunnelen vart det vedteke å kome attende til oppdaterte tal og ei høveleg finansieringsløysing i tertialr apport 2/15. Det har ikkje vore grunnlag for å endre kostnadsoverslaget i høve rehabilite ring og utbetring av tunnelen. Kostnadsoverslaget er framleis rekna til 35,1 mill. kr for tiltak som følgje av brannen og 3,3 mill. kr til oppgradering i samsvar med tunneltryggingsforskrifta. I dette kostnadsoverslaget er det rekna inn byggherrekostnader på 2,1 mill. kr som vert dekka av sams vegadministrasjon. Byggherrekostnadane er fordelt med 2 mill. kr på rehabilitering og 0,1 mill. kr på oppgradering. Kostnadane t il fylkeskommunen vert såleis 36,3 mill. kr. Den ekstra ferjekostnaden på sambandet Smørhamn Kjelkenes var i FU - sak 79/15 stipulert til 16 mill. kr. Det var då føresett at tunnelen ville bli stengd resten av året. Statens vegvesen har no lagt opp til gjennomkøyring med ledebil frå Dette medførte at ferja vart lagt ned frå Kostnaden med ferje blir med dette monaleg redusert i høve til vårt tidlegare anslag på 16 mill. kr i Det er no berekna at nettokostnaden med ferja blir om lag 4,7 mill. kr. Finansiering: Fylkesrådmannen har hatt som mål å løyse denne uføresette kostnaden utan å nytte for mykje av løyvinga til ordinær drift - og vedli kehald på fylkesvegnettet. T ilrådinga som er skissert nedanfor tek omsyn til dette. Fylkeskommu nen har søkt Kommunal - og mo derniseringsdepartementet og Samferdsle - de partementet om statleg tilskot til etter brann i Skatestraumtunnelen. Fylkesrådmannen har fått svar frå KM D om at vi vil få tildelt skjønsmidlar på 16,4 mill. kr. Svarb revet følgjer som vedlegg 5. Tildelte skjønsmidlar er 50% av fylkeskommunen sine berekna direkte kostnadar for tiltak som følgje av brannen. Det vert tilrådd å nytte tildelte skjønsmidlar fullt ut. Vidare vil vi tilrå å omdisponere 21,4 mill. kr frå teneste 7223 Fylkesvega r uføresette hendingar. Statens vegvesen rapportere r også om eit mindreforbruk på tunnelvedlikehald i høve tunneltryggingsforskrifta grunna forseinkingar. Det er difor rom for å nytte 3,2 mill. kr av desse midlane til oppgraderingstiltaka i Skatestraumst unnelen. Fylkesrådmannen føreset at det vert ei avrekning av tildelt skjønstilskot mot KM D når arbeidet med tunnelen er ferdig. I tillegg er det framleis uavklart om vi vil få erstatning frå eigar av vogntoget si ansvarsforsikring. Med grunnlag i at hov udvekta av tiltaket vert finansiert ved å nytte løyvinga til skadefondet på fylkesvegnettet, finn f ylkesrådmannen det praktisk å legge opp til ei administrativ fullmakt til å saldere avrekning/meirinntekter mot dette fondet.

161 Side 8 av 11 I tabellen neda nfor er kostnad og finansiering knytt til brannen i Skatestraumstunnelen sett opp. Dei nødvendige endringane i løyving ane vert omtala under dei aktuelle tenestene. Kostnadsoverslag byggherrekostnader ekskl. Kostnad Finansiering Rehabilitering av tunnelen 33,1 mill. kr 16,4 mill. kr i skjønsmidlar frå KM D 16,7 mill. kr frå teneste 7222 Fylkesvegar uføresette hendingar Oppgradering i samsvar med tunneltryggingsforskrifta 3,2 mill. kr 3,2 mill. kr frå løyving til tunnelvedlikehald i høve tunneltryggingsforskrifta i Ferje Smørhamn - Kjelkenes 4,7 mill. kr 4,7 mill. frå teneste 7222 Fylkesvegar uføresette hendingar Sum 41,0 mill. kr Teneste 7221 Driftsmidlar overført til investering Fylkesrådmannen tilrår å auke løyvinga driftsmidlar overført til investering med 14,9 mill. kr. Midlane er tilrådd omprioritert frå samferdslesektoren med 7,5 mill. kr frå tenester knytt til kollektivtilbodet og 7,4 mill. kr frå vedlikehaldsmid lane på fylkesvegnettet. Midlane vil bli nytta som finansiering av veginvesteringar. I tillegg tilrår fylkesrådmannen at samla over skot i tertialrapport 2/15 på 15,381 mill. kr vert overført til investeringsbudsjettet for fylkesvegar. Låneopptaket vert re dusert tilsvarande, jf. vedlegg 2. Fylkesrådmannen tilrår a t tenesta vert auka med samla 30,281 mill. kr. Teneste 7222 Fylkesvegar drift og vedlikehald Dei økonomiske utfordringane knytt til Skatestraumstunnelen er omtalt i eit eige avsnitt overfor. Utover dette vert det rapportert om eit mindreforbruk på drift på ca. 1,1 mill. kr og eit mindre - forbruk på vedlikehald på 29,5 mill. kr. Mindreforbruket på vedlikehald er stort sett knytt til forseinka framdrift. Samla mindreforbruk ekskl. Skatestraumstunnelen er 30,6 mill. kr. Fylkesrådmanne n legg opp til følgjande disponering av mindreforbruket: 3,2 mill. kr til å dekkje kostnaden med oppgraderinga av Skatestraumstunnelen 20 mill. kr vert avsett til disposisjonsfondet «Fylkesvegar vedli kehaldsmidlar». Midlane vert stilt til disposisjon for tunnelvedlikehald i ,4 mill. kr vert omdisponert til teneste 7221 Driftsmidlar overført til investering. Budsjettet til drift og vedlikehald av fylkesvegnettet vert etter dei samla tilrådde disponeringa ne (inkl. Skatestraumen) auka med 5,7 mill. kr. Dette kjem fram slik: Budsjettendringar drift og vedlikehald Beløp Skjønsmidlar frå KM D 16,4 mill. kr Omdisponering frå teneste 7223 Fylkesvegar uføresette hendingar 16,7 mill. kr Avsetting til disposisjonsfond «Fylkesvegar vedlikehaldsmidlar» - 20,0 mill. kr Omdisponering til teneste 7221 Driftsmidlar overført til investering - 7,4 mill. kr Sum 5,7 mill. kr Teneste 7223 Fylkesvegar - uføresette hendingar Som ein konsekvens av brannen i Skatestraumstunnelen vert det tilrådd å omdisponere løyvinga med 21,4 mill. kr. 16,7 mill. kr vert omd i s p onert til teneste 7222 Fylkesvegar drift og vedlikehald og 4,7 mill. kr vert omdisponert til teneste 7310 Fylkesvegferjer. Tenesta ve rt tilrådd redusert med 21,4 mill. kr. Teneste 7300 Buss Kjøp av teneste Fylkeskommunen sin kompensasjon for bortfall av differensiert arbeidsgjevaravgift knytt til transporttenester er for 2015 fastsett til 2,5 mill. kr, jf. pkt Fylkesrådmannen vi tilrå å a uke teneste 7300 tilsvarande.

162 Side 9 av 11 Vidare viser tilpassingar av ruteproduksjonen, som følgje av vedtekne endringar i rutetilbodet, eit mindreforbruk på tenesta. I tillegg vert inntektene i Nordfjordanbod et høgare enn budsjettert. M indreforbruk et vert på 3,0 mill. kr. Samla sett vert teneste 7300 tilrådd redusert med 0,5 mill. kr. Teneste 7301 Buss Skuleskyss undertransportør/diverse grunnskulen I H S - sak 20/15 «Budsjett 2015 Tertialrapport 1/15 for samferdslesektoren» vart det ved ein feil vedteke ein reduksjon av teneste 7301 med 0,700 mill. kr. Det var teneste 7302 Buss Skuleskyss vidaregåande skule som skulle ha vore redusert. Denne feilen vert no retta opp ved å tilrå at teneste 7301 vert auka med 0,7 mill. kr med ein tilsvarande red uksjon av teneste Basert på utvikling i behov for skuleskyss så langt i år kan løyving knytt til midlertidig/tilpassa skuleskyss i grunnskulen reduserast med 0,3 mill. kr. Samla vert teneste 7301 tilrådd ein auke med 0,4 mill. kr. Teneste 7302 B uss Skuleskyss vidaregåande skule Det vert vist til omtale under teneste 7301 Buss Skuleskyss undertransportør/diverse om retting av feil. grunnskule Tenesta vert tilrådd redusert med 0,7 mill. kr. Teneste 7303 Ungdomstilbod Ungdomskort på buss syner ein nedgang i bruk så langt i år, og tenesta vert tilrådd redusert med 1,3 mill. kr. Teneste 7306 Buss Diverse Lågare kostnadar knytt til marknadsaktivitetar og mindre uføresette kostnader gjev eit mindre - forbruk på 0,7 mill. kr. Tenesta vert tilrådd redusert tilsvarande. Teneste 7310 Fylkesvegferjer Det vert eit meirforbruk på ferjedrifta på 4,7 mill. kr knytt til ekstraferje på sambandet Smørhamn - Kjelkenes etter hendinga i Skatestraumstunnelen i sommar. Meirforbruket vert dekka av løyving på teneste 7223 Fylkesvegar uføresette hendingar, jf. omtalen over. Teneste 7310 vert tilrådd auka med 4,7 mill. kr. Teneste 7321 Båt skuleskyss/veglause grender V urdering per 2.tertial knytt til skyss for elevar i vidaregåande skule syner eit mindreforbruk på 0,6 mill. kr, og tenesta vert tilrådd redusert tilsvarande. Teneste 7322 Båt Ekspress - og lokalruter Nye krav til sertifisering av mannskap, STCW, fører til at Fjord1 og Norled må gjennomføre kompetanseh evingstiltak for mannskapa sine. Sertifiseringa skal vere ferdigstilt i løpet av Det har vore usikkerheit rundt kva dei nye krava faktisk inneber og kor store meirkostnadar dette vil påføre fylkeskommunen. Det har så langt ikkje vore store kostnadar knytt til denne sertifiseringa hjå selskapa i 2015, og teneste 7322 vert difor tilrådd redusert med 2,8 mill. kr. Teneste 7331 Tilrettelagt transport Ei ny vurdering knytt til ser viceskyss og TT - ordning syner eit mindreforbruk fylkesrådmannen tilrår at teneste 7331 vert redusert tilsvarande. på 1,3 mill. kr, og

163 Side 10 av KAPITALBUDSJETTET 3.1 Investeringsprogram for bygg I denne tertialrapporten legg fylkesrå d mannen opp til ein samla reduksjon i investerings - budsjettet for bygg på 46,150 mill. kr. Reduksjonen er i hovudssak knytt til tidsforskyvingar. Fylkesrådmannen føreset at reduserte løyvingar til prosjekta i vedlegg 1, vert teke inn att i samband rullering av investeringsplanen i budsjett 2016/økonomiplan Endringar for prosjektet som ikkje gjeld tidsforskyvingar er omtala under. TA 300 Oppgradering av tannklinikkar I samband med uvisse om framtidig struktur for tannklinikkane vert oppgradering og investeringar halde ti l eit minimum i Dette medfører ein reduksjon i løyvinga på 2 mill. kr. 3.2 Investeringsprogram for fylkesvegar I denne tertialrapporten legg fylkesrådmannen opp til ein samla auke i investeringsbudsjettet for fylkesvegar i 2015 med 31,0 mill. kr frå 156,7 mill. kr. til 187,7 mill. kr. Auken er knytt til meirforbruk på ordinære investeringsprosjekt på 27,1 mill. kr og skredsikring på 3,9 mill. kr. Skredsikring på fylkesvegnettet Budsjettet til skredsikring blir samla auka med 3,9 mill. kr. Auken vert finansiert med statleg løyving på 3,2 mill. kr og mva. refusjon på 0,7 mill. kr. Det vert lagt opp til følgjande endringar: Fv. 152 Allgøya vert redusert med 0,2 mill. kr Fv. 152 Rasvoll Alstokka vert redusert med 0,3 mill. kr. Sluttoppgjer vil bli belasta neste år. Fv. 337 Bjødnabakken vert auka med 7,0 mill. kr i Auken skuldast seinare oppstart enn føresett grunna lang vinter. Dette gir grunnlag for kompensasjon for lengre byggetid. Vidare er det noko større behov for vass - og frostsikring enn venta. Prosjektet er noko forseinka men det er framleis venta at prosjektet er ferdig hausten Fv. 55 Renninganeset rasvoll Lånefjorden vert redusert med 2,6 mill. kr. Sluttoppgjer vil bli belasta neste år. Detaljert investerings - og finansierings program for skredsikring følgjer i vedlegg 2. Ordinære investeringar på fylkesveg Budsjettet til ordinære investeringar vert samla auka med 26,6 mill. kr. Det vert lagt opp til følgjande endringar: Fv. 609 Dalsfjordsambandet I tertialrapport 1/15 rapporterte fylkesrådmannen følgjande om Dalsfjordsambandet: «Statens vegvesen har varsla eit meirforbruk på 22 mill. kr på Dalsfjordsambandet i Det er opplyst at det vart rapportert feil prognose for dette sambandet til FT - sak 25/14. SVV har enno ikkje funne årsaka til feilen, men vil rapportere på dette i tertialrapport 2/15. Fylkesrådmannen tilrår difor ingen endringar i prosjektet no, men vil kome attende til dette når det ligg føre ei forklaring. Viss det syner seg at gjeldande kostnadsoverslag er for lågt, må prognosen for prosjekt et aukast med 22 mill. kr til mill kr. Det er førebels ikkje teke høgde for finansiering av ei n ev. auke av kostnadsoverslaget.» Statens vegvesen melder no at totalprognose for prosjektet pr. 2. tertial 2015 er på mill kr. Dette er 27 mill. kr meir enn det som vart rapportert som behov i samband med FT - sak 25/14 Dalsf jordsambandet forliksavtale, og 68 mill. kr over gjeldande kostnadsoverslag. Dette svarar til ei overskriding på 5 pst. i høve til gjeldande kostnadsoverslag i prosjek tet.

164 Side 11 av 11 Årsaka til auken skuldast ein reknefeil på 22 mill. kr i prognosesettinga hausten 2014 utført av Statens vegvesen. Statens vegvesen forklarer reknefeilen med at det var mykje endringar på grunn av mange tilleggskrav og store endringar i samband med fo rlik i rettsaka. I tillegg er det no meldt om behov for 3 mill. kr til avklaring av etterkontroll av skredsikringstiltak langs vegen, og 2 mill. kr til auka grunnerstatning og etterarbeid. Dette er kostnadar som først kjem i mill. kr vil difor bli innarbeidd i investeringsbudsjettet for Fylkesrådmannen beklagar dette og er nø y dd til å tilrå ein auke i løyvinga på 22 mill. kr i Fv. 614 Lysanlegg Svelgen Prosjektet melder om meirforbruk på 2,6 mill. kr. Auken skuldast meir masseutskiftin g auka mengde av grøfter, asfalt og arbeid i grøntareal. Lengre byggetid og har gitt auka byggherre - kostnader. Fv. 545 Kinnvegen Prosjektet melder om eit meirforbruk på 2,5 mill. kr grunna meir omfattande arbeid med overflatevassanlegg. Dette har ført til behov for fleire kummar, meir rør og grøft, samt omlegging av gangsti, meir muring og auka behov for rekkverk. Fv. 609 Busslomme Rivedal Prosjektet er av slutta med eit mindreforbruk på 1,496 mill. kr. Av desse midlane vert 1 mill. kr omprioritert til planlegging jf. vedtak i FT - sak 25/15 Tertialrapport 1/15 der fylkestinget gav fylkesrådmannen fullmakt til å nytte inntil 1 mill. kr til å utgreie ferjeavløysingsordninga. Resterande løyving på 0,496 mill. kr vert sett av til kollektivtrafikktiltak. Planlegging Løyvinga vert auka med 1 mill. kr, jf. utgreiingar knytt til ferjeavløysingsordninga. Avslutning av diverse prosjekt S VV har nytta 1 mill. kr av løyvinga til sluttsaldering av diverse prosjekt, jf. vedlegg 2. Detaljert investerings - og fina nsierings program for fylkesvegar følgjer i vedlegg RAPPORTE RIN G PÅ FIN A N SPORTE FØLJEN OG KON SESJON SKRAFT Rapportering på finansporteføljen per 2. tertial vert lagt fram for fylkestinget som ein del av tertialrapport 2/15. Rapporten følgjer som vedlegg 3. Rapportering på konsesjonskraftomsetjinga per 2. tertial vert lagt fram for fylkestinget som del av tertialrapport 2/15. Rapporten følgjer som vedlegg Sett inn saksutredningen over denne linja

165 VEDLEGG 1 Prosj. nr Prosjekt namn Budsjett etter 1.tertial tertial 2015 Disponibelt budsjett etter 2.tertial Forvaltning IT001 IKT-investeringar inkl LØP-invest. 4,500 4,500 O2E07 Fylkeshuset - nytt ventilasjonsanlegg 2,000 2,000 O2M01 "Miljøprosjekt" - ufordelt 8,393-5,400 2,993 EK001 Eigenkapitalinnskot KLP 2,000 2,000 Sum forvaltning 16,893-5,400 11,493 Opplæring NY001 Konsekvensar av skulebruksplanen 39,125-30,000 9,125 OR200 Sikringstiltak, brannvern mv 29,119-3,000 26,119 IU 200 Utstyr 22,165 22,165 PC002 PC ordninga 5,900 5,900 NY018 Stryn vg- nybygg 0,000 0,000 NY020 Sogndal vg - nybygg (Fosshaugane Campus) 1,319 1,319 NY224 Sogndal vgs. byggesteg II 47,578-12,000 35,578 NY225 Sogndal Idrettshall - rehabilitering 0,000 0,000 NY022 Firda vg skule -rehabilitering/nybygg 1,377 1,377 NY023/NY027 Flora vg - nybygg/rehab. 0,608 0,608 NY 226 SJH - ekstraordinært vedlikehald 0,625 6,250 6,875 NY232 Mo og Øyrane - vassforssyning 0,091 0,091 NY233 Måløy vgs - gangveg 1,941 1,941 Sum opplæring 149,848-38, ,098 Tannhelse TA300 Oppgradering av tannklinikkar 4,000-2,000 2,000 Sum tannhelse 4,000-2,000 2,000 Samferdsle SA001 Elektronisk billettering 0,000 0,000 Sum samferdsle 0,000 0,000 0,000 SUM INVESTERINGAR 170,741-46, ,591 FINANSIERING Budsjett etter 1.tertial tertial 2015 Disponibelt budsjett etter 2.tertial PC-ordninga - elevbetaling 2,900 2,900 Kapital frå bufferfondet 14,900 14,900 Kompensasjon for meirverdiavgift ord. Invest 33,792-9,210 24,582 Lånemidlar ,540-40,340 47,200 Driftsmidlar til investering 15,000 15,000 Ubunde fond 3,740-1,600 2,140 Unytta lånemidlar frå ,869 12,869 Statleg tilskot 5,000 5,000 SUM FINANSIERING 170,741-46, ,591

166 VEDLEGG 2 Fylkesvegar Navn Overført beløp 2014 Budsjett 2015 Fordelt av SVV T1 Tertial 1/15 Fordelt av SVV T2 Tertial 2/15 Gjeldande budsjett Store prosjekt Fv. 616 Sørdal - Kolset (Bremanger II) 0,536 3,900 4,436 Fv. 609 Dalsfjordsambandet, ekskl. rassikring -6,644 5,100 22,000 20,456 Fv. 60 Olden - Innvik (Holentunnelen) 0,008 0,008 Fv. 60 Olden - Innvik (Agjeld - Ugla) -22,860 6,500 16,360 0,000 Fv. 60 Ugla-Skarstein 0,791 25,000-20,000 5,791 Fv. 4 Brandangersundet -0,569 0,574 0,005 Sum stor prosjekt -28,738 40,500 0,000-3,066 0,000 22,000 30,696 Mindre utbetringar Fv. 234 Aurland - Stegastein (refusjon) 4,000 4,000 Fv. 333 Mørkridsdalen 0,919 0,919 Fv 365 Pilestredet bru 0,786 6,400 2,680 9,866 Fv. 542 Osstrupen bru 0,023 14,500-14,523 0,000 Fv. 613 Steindøla bru 0,242-0,151 0,091 Fv. 614 Lysanlegg Svelgen 3,337 2,600 5,937 Avslutning av diverse prosjekt 2,000-0,215-1,015 0,770 Fv. 4 Utbetringar omklassifisering Gulen -0,414-0,414 Fv Skredradar Utledøla 0,781 0,781 Kabelsferje Hisarøy -0,291 0,367 0,076 Fv. 391 Bygstad - Laukeland 0,612-0,612 0,000 Askvoll ferjekai -0,056 0,060 0,004 Villevika ferjekai 0,066 0,066 Fv. 13 Rørvikfjellet 0,077-0,077 0,000 Fv. 724 Olden sentrum -0,172-0,172 Fv. 615 Seljesvora - rassikring 0,170-0,170 0,000 Fv. 61 Maurstad - M&R-grense 0,143 0,143 Fv. 617 Gotteberget - Kapellneset -0,259 0,310 0,051 Fv 661 Møteplassar Haugen - Espe bru -0,010 0,010 0,000 Fv. 93 Holsbru brøytestasjon - prosjektering 0,494-0,494 0,000 Fv. 57 Veglys Dale sentrum 1,600 1,600 Fv 483 Storesvatunnelen -0,145 0,145 0,000 Fv 616 Oldeidetunnelen 0,625 0,625 Fv. Hundeide bru -0,138 0,338 0,200 TS-synfaring Sogn -0,303-0,303 Sum mindre utbetringar 8,087 26,900 0,000-13,347 0,000 2,600 24,240 Gang og sykkelvegar Fv. 55 Håland-Austreim 0,326 0,326 Fv. 545 Kinnvegen -7,939 27,000 2,500 21,561 Fv. 546 Brandsøyvegen 1,300 1,300 Fv. 611 Naustdal kai - Sæle -0,088-0,088 Sum gang- og sykkelvegar -7,701 28,300 0,000 0,000 0,000 2,500 23,099 Trafikktryggingstiltak Trafikktryggingstiltak -0,229 8,000 7,771 Sum trafikktryggingstiltak -0,229 8,000 0,000 0,000 0,000 0,000 7,771 Kollektivtraffiktiltak Fv. 609 Busslomme Rivedal 1,505-1,496 0,009 Kollektivtrafikktiltak 0,154 0,496 0,650 Sum kollektivtrafikk 1,659 0,000 0,000 0,000 0,000-1,000 0,659 Andre kostnader Planleggingsmidlar 5,693 3,000 1,000 9,693 Sum planlegging og grunnkjøp 5,693 3,000 0,000 0,000 1,000 9,693 Sum fylkesvegar - investeringar -21, ,700 0,000-16,413 0,000 27,100 96,158

167 Finansiering Overført beløp 2014 Budsjett 2015 Tertial 1/15 Tertial 2/15 Gjeldande budsjett Driftsmidlar til investering 16,300 3,000 30,358 49,658 Føresett mva. kompensasjon -3,352 20,100-3,390 1,919 15,277 Fondsmidlar 3,000 3,000 Udekka finansiering i ,877-17,877 Låneopptak 67,300-16,023-5,177 46,100 Sum ordinære investeringar -21, , ,413 27,100 96,158 Skredsikring Navn Overført beløp 2014 Budsjett 2015 Tertial 1/15 Tertial 2/15 Gjeldande budsjett Rassikring Fv. 152 Allgøya -0,433 2,900-0,161 2,306 Fv. 337 Buskredene 2,260-1,900 0,360 Fv. 337 Bjødnabakken 3,332 76,900-11,500 7,000 75,732 Fv. 152 Alstokka -0,131 4,200-0,269 3,800 Fv. 55 Renninganeset - rasvoll Lånefjorden 0,044 6,700 4,331-2,625 8,450 Fv. 53 Fjellsikring Finnsåstunnelen -0,742 0,744 0,002 Fv. 55 Vadheimstunnlen vest -0,247 0,247 0,000 Fv. 615 Bukollesvora 0,190 0,190 Mindre rassikringtiltak - prosjektering for ,750 0,750 Sum rassikring 4,273 90,700-7,328 3,945 91,590 Finansiering Overført beløp 2014 Budsjett 2015 Tertial 1/15 Tertial 2/15 Gjeldande budsjett Statleg tilskott 1,345 74,800-6,028 3,245 73,362 Unytta midlar frå ,128 2,128 Føresett mva. kompensasjon 0,800 15,900-1,300 0,700 16,100 Sum 4,273 90,700-7,328 3,945 91,590

168 Side 1 av 4 VEDLEGG 3 Rapportering på finansporteføljen per 31.august 2015 Gjeldande finansreglement seier at fylkesrådmannen 3 gonger i året legg fram for fylkestinget rapport for finansforvaltninga. Rapporteringa skal skje i samband med tertialrapportering per 30. april, 31.august og ved utgangen av kvart år. Fylkesrådmannen legg no fram rapport om finansporteføljen per 31.august Reglementet omhandlar tre ulike forvaltningstypar: Forvaltning av ledig likviditet og andre midlar berekna for driftsføremål Forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtalar Plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva. Når det gjeld langsiktige finansielle aktiva har ikkje finansreglementet plasseringsrammer for dette. Fylkesrådmannen har såleis ingenting å rapportere på denne forvaltningstypen. Finansreglementet sitt punkt 6.4 og 7.7 gjev føringar for kva rapporteringa, som eit minimum, skal innehalde. Dei ulike elementa vert presentert i eit tabellverk. Fylkesrådmannen gjev i tillegg ei kort tekstleg omtale av føremålet med dei ulike elementa i tabellane. 1.1 Forvaltning av ledig likviditet og andre midlar berekna for driftsføremål Følgjande tabell viser fylkesrådmannen si rapportering på forvaltninga av ledig likviditet og andre midlar berekna for driftsføremål: Mill. NOK % Mill. NOK % Mill. NOK % Mill. NOK % Innskot hovudbank 252,9 30,5 406,2 45,2 937,2 86,3 1036,3 88,3 Innskot i andre bankar 476,2 57,4 389,9 43,4 46,3 4,3 34,1 2,9 Delar i pengemarknadsfond 100,0 12,1 101,8 11,4 102,5 9,4 103,0 8,8 Samla kortsiktig likviditet 829,1 100% 897,9 100% 1086,0 100% 1173,4 100% Største enkeltbinding på plassering Ingen Ingen Ingen Ingen Avkastning i perioden 8,0 mill. 6,3 mill. 7,3 mill. 8,6 mill. Akkumulert i rekneskapsåret 16,4 mill. 22,7 mill. 7,3 mill. 15,9 mill. Avkastning benchmark (gj.sn. 3 mnd nominell Nibor/ST1X) i perioden Stadfesting på enkelteksponering 2 % av forvaltningskapital Stadfesting på at alle plasseringar er gjort med 20 % BIS-vekt Stadfesting på fondseksponering 5 % av forvaltningskapital 5,1 mill. 4,5 mill. 4,5 mill. 4,9 mill. OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK I tillegg har fylkeskommunen om lag 37 mill. kr inneståande på eigen bunden skattetrekkskonto. Første del av tabellen viser samla kortsiktig likviditet fordelt etter plasseringsalternativ. Vi har funne det føremålstenleg å splitte bankinnskot i 2; hovudbank (banken vi har eigen bankavtale med) og andre bankinnskot. Oppsettet viser at per er den kortsiktige likviditeten plassert i bankinnskot og pengemarknadsfond. Plasseringa i bankinnskot og pengemarknadsfond er fordelt slik: 88,3 % i hovudbank, 2,9 % i andre bankar og 8,8 % i pengemarknadsfond. Innskota i andre bankar er i hovudssak i Danske Bank der konsesjonskraftinntektene vert innbetalt. Mesteparten av likviditeten

169 Side 2 av 4 er innskot i vår hovudbank, Sparebank 1 SMN. Det er vurderingar knytt til rentevilkår som er grunnlaget for å ha så mykje midlar i same bank. Risikoen knytt til å ha så mykje midlar i ein bank er vurdert som liten og handterbar. Finansreglementet har ei avgrensing på at kvar enkeltbinding ikkje skal utgjere meir enn 100 mill. kr. Inneståande i pengemarknadsfond vert ikkje vurdert som ei binding då pengane kan vere tilgjengelig på kort tid. Per 31. august 2015 har ikkje fylkeskommunen bindingar på likviditeten. I andre del av tabellen viser vi dei parameter finansreglementet pkt. 6.4 krev rapportering på. Tabellen gjev her ei samanlikning av eigne rentevilkår mot marknadsrenter, samt stadfesting på at fylkeskommunen sine plasseringar er innafor finansreglementet si ramme. Fylkesrådmannen har i si samanlikning med marknadsrenter for bankinnskot brukt gjennomsnittleg 3 mnd. Nibor som referanserente, samt nytta eit gjennomsnitt av samla kortsiktig likviditet i perioden som grunnlag for berekningane. For plasseringane i pengemarknadsfond er det nytta 3 mnd. statsobligasjonsindeks (ST1X) som referanserente. Oppsettet viser at fylkeskommunen har fått 8,6 mill. kr i renteinntekter i rapporteringsperioden. Renteinntektene per 2.tertial er om lag på nivå med budsjettet. I perioden har rentenivået i vår hovudbank vore betre enn plasseringane i pengemarknadsfond. Sett i lys av det låge rentenivået og lita interesse i marknaden for bankinnskot har fylkeskommunen fått relativt god avkastning. Fylkesrådmannen er nøgd med ei meiravkastning på 3,7 mill. kr i siste tertial, samanlikna med referanserenta. Fylkesrådmannen har i rapporteringsperioden ikkje inngått nye rentebindingsavtalar og det er heller ikkje gjort nye plasseringar i fond. Fylkesrådmannen føretek fortløpande vurderingar av fylkeskommunen sin likviditet og eventuelle nye plasseringar/bindingar. Oppsettet viser vidare at våre plasseringar/innskot er under 2 %/5 % av dei aktuelle bankane/fonda sin forvaltningskapital. Plasseringane i Pluss likviditet II og Danske Invest Norsk likviditet institusjon er i kategorien pengemarknadsfond med lav risiko og har ein BIS-vekt på under 20 %. Fylkeskommunen har ikkje hatt vesentleg endringar, utover renterisiko, i si risikoeksponering i rapporteringsperioden. Norges Bank sette ned styringsrenta med 0,25 %-poeng til 1,00 % på rentemøte Ut ifrå Norges Bank sine vurderingar av den norske økonomien på dette tidspunktet kan styringsrenta bli sett ned ytterlegare i løpet av hausten. Lågare aktivitet i oljesektoren har vore hovudårsak til at arbeidsløysa har vore stigande i perioden. Dette er med på å forsterke forventningane om eit lågt rentenivå dei komande åra.

170 Side 3 av Forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtalar Følgjande tabell viser fylkesrådmannen si rapportering på gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtalar: Mill. NOK % Mill. NOK % Mill. NOK % Mill. NOK Lån med pt rente 165,5 7,9 161,6 7,5 154,8 6,7 151,8 6,7 Lån med NIBOR basert rente 810,6 38,7 894,3 41,7 1048,7 45,8 1048,1 46,2 Lån med fast rente Lån sikra med rentebytteavtalar 1113,6 53,2 1086,7 50,6 1082,1 47,3 1066,4 47,1 Finansiell leasing 5,2 0,2 3,8 0,2 3,8 0,2 Samla langsiktig gjeld 2094,9 100% 2146,4 100% 2289,4 100% 2266,3 100% Rentekostnad i perioden 19,2 mill. 18,3 mill. 17,8 mill. 18,3 mill. (snittrente) Rentekostnad benchmark i 12,5 mill. 11,5 mill. 10,4 mill. 10,1 mill. perioden (gj.sn 3 mnd nominell Nibor) Betalte renter i året 32,4 mill. 58,7 mill. 10,3 mill. 31,8 mill. Tal lån Største enkeltlån NOK 483,6 mill. NOK 483,6 mill. NOK 483,6 mill. NOK 483,6 mill. % Første del av tabellen viser samla gjeldsportefølje fordelt på ulike rentevilkår/-avtalar. Oppsettet viser at per hadde fylkeskommunen ein gjeldsportefølje på nærare 2,3 milliardar kr. Oppsettet viser vidare at 52,9 % er på flytande vilkår og 47,1 % er på faste vilkår/avtalar om rentebytte. Finansreglementet gjev minimumsrammer for plassering på flytande og faste vilkår med 1/3 på kvar av porteføljane. Siste 1/3 skal vurderast ut frå marknadssituasjon. Oppsettet viser at dagens portefølje er innafor minimumsrammene i reglementet. Fylkesrådmannen vurderer fortløpande behovet for nye rentesikringar opp i mot det låge nivået på flytande renter. Andre del av tabellen viser: ei samanlikning av eigne rentevilkår (snittrente) mot marknadsvilkår i rapporteringsperioden kor mykje fylkeskommunen har betalt i renter i perioden og i løpet av året. kor mange lån, samt størrelsen på det største lånet i porteføljen. Eit gjennomsnitt av låneporteføljen i perioden er nytta som grunnlag for berekningane. Fylkesrådmannen har i si samanlikning med marknadsrenter brukt gjennomsnittleg 3 mnd Nibor som referanserente. Oppsettet viser at rentebelastninga i rapporteringsperioden utgjer 18,3 mill. kr. Samanlikna med referanserenta har vi ein meirkostnad på 8,2 mill. kr i perioden. Oppsettet viser vidare at fylkeskommunen har betalt 31,8 mill. kr i renter hittil i år. Meirkostnaden i høve referanserenta (flytande vilkår) er forsikringspremien fylkeskommunen betalar for å redusere risikoen i høve renteendringar på kort og mellomlang sikt. I tillegg har bankane ein margin på sine utlån utover referanserenta. Snittrenta for heile porteføljen er berekna til 2,41 %. Dette er 1,08 %-poeng høgare enn referanserenta som er berekna til 1,33 %. Dette skuldast at dei fleste rentebindingane er relativt dyre sett i høve til at rentenivået har gått ytterlegare ned til rekordlågt nivå. Ved kontraktsinngåinga vart desse rentebindingane vurdert som fordelaktige for fylkeskommunen.

171 Side 4 av 4 Marginen spesielt på serielån i Kommunalbanken gjev også eit høgare rentenivå samanlikna med 3 mnd Nibor. Meirkostnaden i høve referanserenta er det teke høgde for i budsjettet. Fylkesrådmannen meiner at likviditetsforvaltninga og låneforvaltninga sett under eitt gjev eit tilfredsstillande resultat. Fylkeskommunen har 18 enkeltlån der det største lånet er på 483,6 mill. kr. I samband med forskotering har også fylkeskommunen gjeld til kommunar på samla 129,3 mill. kr. Denne langsiktige gjelda er ikkje ein del av den ordinære gjeldsforvaltninga til fylkeskommunen og er såleis ikkje ein del av fylkesrådmannen sin rapportering. Fylkesrådmannen er forplikta til å ta opp vedteke lån i løpet av året. Låneopptaket for 2015 vart teke opp i løpet 1.tertial på bakgrunn av vedteke budsjett. Tre sertifikatlån er rullert i rapporteringsperioden. Det er ikkje inngått rentebytteavtalar eller avtalar ved bruk av andre finansielle instrument som til dømes framtidige renteavtalar (FRA), renteopsjonar eller finansiell leasing i rapporteringsperioden. Fylkeskommunen har per berre rentebytteavtalar (renteswap) som rentesikring. Ein kort definisjon av ein rentebytteavtale er at dette er ein avtale mellom bank og kunde om bytte av framtidige renteutbetalingar. Som hovudregel vil den eine parten betale fast rente i heile perioden, medan den andre parten betalar flytande Nibor rente. I gjeldande rentebytteavtalar er det fylkeskommunen som betalar fast rente medan banken betalar flytande Nibor rente. Gjennomsnittleg løpetid for låneporteføljen er 9,0 år. Vekta attståande rentebindingstid på låneporteføljen er berekna til 2,2 år. Dette er innafor finansreglementet sitt intervall på 1-5 år. Fylkeskommunen sin låneportefølje har i rapporteringsperioden vore i underkant 2,3 mrd. kr. Det er såleis eit stort beløp som er eksponert for mellom anna renterisiko. Fylkesrådmannen har hatt som målsetting å ha ein høg del av låneporteføljen på fastrentevilkår når det er forventing om stigande rentenivå. Dei svake økonomiske utsiktene i Europa og norsk økonomi framover gjer at marknaden trur på låge renter dei komande åra. På lengre sikt må ein likevel kunne forvente at rentene skal opp på eit historisk sett normalt nivå. Rentebindingar både på kort og lang sikt vert såleis vurdert fortløpande. I rapporteringsperioden har det vore lite endring i risikoeksponeringa på lånegjelda. Fylkesrådmannen vurderer risikoen for ein renteoppgang på finansporteføljen samla sett som handterbar. Omlag halvparten av porteføljen er finansiert i sertifikat- og obligasjonsmarknaden. Dette medfører at fylkeskommunen er utsett for ein viss refinansieringsrisiko. Risikoen og vilkår knytt til kortsiktig finansiering vert vurdert fortløpande. 1.3 Risikovurdering I finansreglementet punkt 10.2 står det at det skal gjerast ei risikovurdering i høve renterisikoen ved ei generell endring i renta på 1 % -poeng. Berekninga viser at med gjeldande portefølje per vil fylkeskommunen få eit tap på 0,3 mill. kr ved ein renteoppgang på 1 %. Den flytande delen av gjeldsporteføljen er noko høgare enn den samla rentebærande likviditeten. I følgje berekninga vil ei endring i renta få liten innverknad på økonomien i fylkeskommunen på kort sikt. Når ein tek omsyn til storleiken på finansporteføljen vil fylkesrådmannen konkludere med at risikoeksponeringa per er innafor eit akseptabelt nivå. 1.4 Konklusjon/tilråding Fylkesrådmannen har ovanfor lagt fram sin rapport på finansporteføljen per Fylkesrådmannen tilrår at fylkestinget tek rapporten til orientering.

172 Vedlegg 4 Tertialrapport 2/15 Konsesjonskraftomsetjing Budsjett ,9 44,2 37,5 38,7 38,7 Ny prognose T1/15 54,2 Ny prognose T2/15 52,4 48,0 42,5 41,0 40,9 Endring - 1,8 3,8 5,0 2,3 2,2 Føresetnader Budsjett 2015/øk.plan : Budsjettet for 2015/økonomiplan er basert på marknadsprisar og valutakursar per våren 2014 og konsesjonskraftmengde på 373 gwh. Kostnader med kjøp av konsesjonskraft er berekna til 13,14 øre/kwh (vår innkjøpspris 10,84 + innmating 2,30). Kostnader med forvaltar, ulike gebyr etc. er berekna til 1,0 mill. kr. I T1/15 vart prognosen for 2015 auka med 2,3 mill.kr. til 54,2 mill.kr. Ny prognose 2015 Prognosen pr. T2/15 legg til grunn kjent mengde i gwh og marknadsprisar/ valutakursar pr Med utgangspunkt i at vi, jf sikringsstrategien, har pris- og valutasikra deler av konsesjonskraft vår er vi mindre utsett vår pris og valutasvingingar. Men prisane på den usikra konsesjonskrafta har gjennom året vore vesentleg lægre enn det vi la til grunn ved inngangen til året. På den andre sida er euroen sterkare en føresett. Samla sett gjev desse komponentane ein inntektssvikt på -1,3 mill.kr. Vår innkjøpspris (OED prisen) for 2015 er fastsett til 10,60 ørd/gwh ein nedgang på 0,24 øre/gwh i høve grunnlaget for budsjettet. Dette gjev isolert sett ein reduksjon i våre innkjøpskostnader på om lag 0,8 mill. kr. På den andre sida er kostnadane med innmating etc. særs usikre. Basert på dei kostnadane vi ser pr. dato kan anslaget på kostnadane med kjøp av konsesjonskrafta reduserast med 0,5 mill.kr. Vår prognosemodell tek utgangspunkt i systemprisen på evalueringstidspunktet. Vår kraft vert imidlertid selt i område 5 (Vest-Norge). Områdeprisen vil ofte avvike frå systemprisen. Dette kan vere både positive og negative avvik. I tillegg har konsesjonskrafta ein meirverdi som vår forvaltar prøver å maksismera. Pr juli har desse to komponentane samla eit negativt avvik på 0,6 mill. kr., mens dei i prognosemodellen er vurdert til 0. Korleis utviklinga ut året vil bli er usikkert, men mest sannsynleg vil den auka noko. Fylkesrådmannen rår til at vi estimerer det negative avviket til 1 mill.kr. for heile 2015 sett under eitt. Samla gjev dette redusert prognose for T2/2015 med 1,8 mill. kr.

173 Urealisert valutagevinst (Agio) I nedfelte rutinar er det fastsett at agio valutagevinst/-tap skal tap utgiftsførast over drifta men gevinst kun skal balanseførast mot konto For åra 2012 til 2014 har vi hatt slik utvikling i agio. tap gevinst , , , , ,57 Vi har difor i vår balanse ein post urealisert gevinst agio på 5,9 mill.kr. Våre rutinane er drøfta med revisor. Konklusjonen er at våre rutinar er feil gevinst Agio skal inntektsførast førast over drifta. Oppretting av denne tidlegare feilføringa vil gje oss ei ekstraordinær inntekt i 2015 på kr ,57. Agioen for 2015 ser, så langt vi har oversikt over no ut til å bli negativ. Oppretting av tidlegare feilføring og føring av årets agio må sjåast i samanheng. Fylkesrådmannen kjem tilbake til sak til fylkestinget i desembermøtet. Prognose Ny prognose økonomiplan baserar seg på same grunnlag som ny prognose T2/15. Ved rullering av planperioden vart 2019 sett likt Prognosen tek utgangspunkt i følgjande: Prisar pr Tilgjengeleg volum: 394 gwh Innkjøpskostnader: 13,0 øre Valutakurs EUR: 9,34 Omkostn (forvaltar, div. gebyr) 1 mill.kr I høve gjeldande økonomiplan gjev dette følgjande ny prognose: Økonomiplan ,2 37,5 38,7 38,7 Ny prognose T2/15 48,0 42,5 41,0 40,9 Endring 3,8 5,0 2,3 2,2 Fylkesrådmannen vil koma attende til endeleg prognose for konsesjonskrafta for økonomiplanperioden i handsaminga av budsjett 2016/ØP

174 Sogn og Fjordane fylkeskommune Fylkeshuset, Askedalen LEIKANGER Dykkar ref Vår ref Dato 15/ / Svar på søknad om kompensasjon etter brann i Skatestraumstunnelen Vi viser til dykkar brev av 24. august 2015, med søknad om økonomisk støtte etter brannen i Skatestraumstunnelen i sommar. Departementet har no behandla søknaden og vedteke å kompensere halvparten av dei ekstraordinære utgiftene fylkeskommunen hadde til reparasjonar og ekstraferje. Departementet kan gje skjønsmidlar som ein delvis kompensasjon for fylkeskommunale utgifter knytte til handtering av den akutte krisesituasjonen og til reparasjon av fylkeskommunal infrastruktur ved naturskadar og andre ekstraordinære hendingar. Departementet tek utgangspunkt i at fylkeskommunane sjølve har eit ansvar for å handtere uventa utgifter. Fylkeskommunane må difor ta høgde for det i plan- og budsjettprosessane. Men utgiftene etter brannen i Skatestraumstunnelen er så store at departementet vil dekkje halvparten av dei ekstraordinære utgiftene. Departementet har teke utgangspunkt i kostnadsoverslaget for reparasjon av skadane på 28,1 mill. kroner (ekskl. mva.), slik det går fram av statusnotatet frå Statens vegvesen av 7. august Kostnadene til oppgradering i samsvar med tunneltryggingsforskrifta er ikkje rekna med. Departementet har vidare lagt til grunn eit kostnadsoverslag på 4,695 mill. kroner (ekskl. mva.) for utgifter til ekstraferje, jf. e-post av 4. september. Departementet vil i dette tilfellet kompensere halvparten av dei ekstraordinære kostnadene, dvs kroner. Pengane vil bli utbetalt i oktober. Følgjande vilkår gjeld for tildelinga: - Utgiftene som blir dekte skal vere ekstraordinære fylkeskommunale utgifter, og ikkje utgifter til normalt vedlikehald. - Utgiftene som blir dekte skal ikkje bli dekte på annan måte, gjennom forsikringar eller Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelinga Sakshandsamar Postboks 8112 Dep Akersg Lars Tore Rydland NO-0032 Oslo Org no postmottak@kmd.dep.no